HP Visual Collaboration Desktop. Guia do usuário. HP Visual Collaboration Desktop v2.0

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1 HP Visual Collaboration Desktop Guia do usuário HP Visual Collaboration Desktop v2.0 First edition: December 2010

2 Avisos legais Copyright 2010 Hewlett-Packard Development Company, L.P. As informações aqui contidas estão sujeitas a alterações sem aviso prévio. As únicas garantias para produtos e serviços HP estão estabelecidas nas declarações de garantia que acompanham esses produtos e serviços. Nenhuma parte deste documento deve ser inferida como constituindo uma garantia adicional. A HP não deve ser responsabilizada por nenhum erro técnico ou editorial, ou por omissões aqui contidas. Microsoft, Windows e Windows NT são marcas registradas da Microsoft Corporation nos Estados Unidos da América. Impresso nos EUA.

3 Sumário Instalação e configuração... 5 Instalação do Desktop Client... 5 Requisitos do sistema... 5 Requisitos de hardware... 5 Acesso ao User Portal do Visual Collaboration... 6 Instalação do software... 7 Seleção de dispositivos... 7 Gerenciamento de reuniões... 8 Introdução... 8 Versões do Desktop... 9 Instauração rápida de reuniões Tipos de sala Tipos de reunião Inicialização do Desktop Client Convite para participar de uma reunião Participação em uma reunião como usuário registrado Participação em uma reunião como convidado Sobre os participantes convidados As reuniões Início de uma reunião Adição de participantes durante uma reunião Quando e como se conectar Status do usuário Status da sala Contato direto com outro usuário Início de uma reunião com um sistema herdado Logout Fechamento do cliente Gerenciamento de contatos Adição de um contato Remoção de um contato Controle do ambiente de reunião Opções de layout, compartilhamento e exibição Visualização de participantes Capacidade máxima de exibição Controles de layout Compartilhamento de conteúdo Controles de compartilhamento e exibição Controles de volume Controles de reunião no User Portal Personalização das configurações Logotipo do User Portal Alteração da senha Definição de um código de acesso de segurança Alteração do idioma do portal... 21

4 Configurações do cliente no Desktop Exibição do status da reunião Visualização de participantes na sala Alteração de configurações do dispositivo Alteração de configurações de vídeo Alteração das opções de idioma e reunião... 22

5 Instalação e configuração Instalação e configuração Instalação do Desktop Client Esta seção descreve: Requisitos mínimos do sistema e de hardware Acesso ao User Portal do Visual Collaboration para obtenção do software Desktop Client Instalação e inicialização do Desktop Client Configuração dos alto-falantes, do microfone e da câmera Requisitos do sistema Configuração recomendada (Windows) para codificar 640p a 15 fps/decodificar 720p a 30 fps Microsoft Windows XP SP2, Vista ou Windows 7 Intel Core 2 Duo de 2,4 GHz (ou superior) ou Intel Core i3 de 2,1 GHz (ou superior) 2 GB de RAM O sistema deve ser compatível com o DirectX v9.0c ou superior e totalmente compatível com o DirectDraw Acceleration e o Direct3D Acceleration Configuração recomendada (Windows) para codificar e decodificar 720p a 30 fps Microsoft Windows XP SP2, Vista ou Windows 7 Intel Core 2 Quad de 2,66 GHz (ou superior) ou Intel Core i5 de 2,4 GHz (ou superior) 2 GB de RAM O sistema deve ser compatível com o DirectX v9.0c ou superior e totalmente compatível com o DirectDraw Acceleration e o Direct3D Acceleration Requisitos de hardware O equipamento descrito a seguir é necessário para se usar o Visual Collaboration Desktop. Laptop ou PC padrão da indústria Câmera Logitech HP Pro Webcam B910 (recomendada) Logitech Pro Webcam 9000 Headset com supressão de eco Logitech USB Headset H330 (recomendado) Plantronics Audio 480 USB Headset HP PC Headset 860 Microsoft Lifechat LX-3000 Headset Alto-falante opcional Viva-voz ClearOne Chat 50 (recomendado) 5

6 Instalação e configuração Acesso ao User Portal do Visual Collaboration Quando o administrador do sistema o adiciona como um usuário do Visual Collaboration, você recebe um com o nome de usuário, a senha e URL para acessar o User Portal. 1. Abra um navegador da Web. 2. Navegue até o endereço enviado pelo administrador. 3. Digite seu nome de usuário e sua senha e clique em Logon. Na primeira vez em que você efetuar logon no User Portal, haverá uma solicitação de instalação do software. Posteriormente, caso haja uma atualização disponível, haverá uma solicitação de atualização. O software mais recente está sempre disponível no User Portal. 6

7 Instalação e configuração Instalação do software Antes de instalar o software Desktop Client, instale o headset e a câmera de acordo com as instruções fornecidas com os dispositivos. Na primeira vez em que você efetuar logon, será exibida uma mensagem indicando que o Visual Collaboration Desktop não está em execução. 1. Clique em Instalar o Desktop para iniciar o Installation Wizard. 2. Quando solicitado, clique duas vezes em Executar. O ícone do Desktop é exibido no menu do sistema. Seleção de dispositivos É necessário selecionar a câmera, o alto-falante e o microfone apropriados do Visual Collaboration Desktop para o correto funcionamento. 1. Clique com o botão direito no ícone do Desktop no menu do sistema e clique em Configuração. 2. Clique em Dispositivos. 3. Selecione os dispositivos na lista de dispositivos instalados. 4. Clique em Aplicar para aplicar os dispositivos. 7

8 Gerenciamento de reuniões Gerenciamento de reuniões Introdução Com o HP Visual Collaboration Desktop Client e o User Portal na Web, você pode participar de reuniões em videoconferência usando seu computador pessoal. Usando esses produtos, você pode executar as seguintes tarefas: Iniciar uma reunião Participar de uma reunião Entrar em contato direto com qualquer usuário do sistema Convidar outros usuários para participar de uma reunião Controlar uma reunião Gerenciar sua lista de contatos Alterar as configurações pessoais O Visual Collaboration Desktop é um software instalado no computador local pelo qual você pode participar de reuniões. Com o software Desktop, você pode gerenciar o compartilhamento e o layout de reuniões em andamento. O User Portal é uma interface do usuário na Web. Ele é a sua "Central de comandos", de onde você inicia, participa e gerencia as reuniões. IMPORTANTE: se o software Desktop não estiver em execução no computador local, você não conseguirá acessar o User Portal. 8

9 Gerenciamento de reuniões Versões do Desktop São duas as versões do HP Visual Collaboration Desktop: Visual Collaboration Desktop Faça o download do Desktop Client no User Portal do Visual Collaboration. Ele pode ser instalado em qualquer PC ou laptop padrão da indústria. Visual Collaboration Executive Desktop O Executive Desktop é executado na plataforma HP Touchsmart. 9

10 Gerenciamento de reuniões Instauração rápida de reuniões Esta seção descreve os tipos de sala e reunião, a inicialização do Desktop Client, o envio de convites para reuniões e a instauração e participação em reuniões. Tipos de sala São dois os tipos de salas do Visual Collaboration. Uma Visual Collaboration Room é uma sala física com o hardware do Visual Collaboration, controlado por controle remoto. Uma Sala de reunião é o espaço virtual onde você se conecta com os outros usuários; use o botão Sala de participação do software Visual Collaboration Room para se conectar a uma sala de reunião. Cada usuário do Desktop ou do Visual Collaboration Room tem uma sala de reunião. Tipos de reunião São dois os tipos de reunião: Chamadas diretas (também conhecidas como reuniões ponto a ponto). Somente dois usuários podem participar. Reuniões multiponto. Mais de dois usuários podem participar. Inicialização do Desktop Client Inicie o Desktop Client antes de acessar a interface na Web. 1. Clique em Início e em Todos os programas. 2. Clique em HP Visual Collaboration. 3. Selecione Visual Collaboration Desktop. O ícone do Visual Collaboration Desktop é exibido no menu do sistema. 4. Clique com o botão direito no ícone no menu do sistema e clique em Fazer uma chamada. É aberta a página inicial do Visual Collaboration. 10

11 Gerenciamento de reuniões Convite para participar de uma reunião Convide outros usuários para participar de uma reunião enviando por o link de uma sala. OBSERVAÇÃO: os participantes não precisam estar registrados no Visual Collaboration. Você pode convidar usuários "convidados" que não tenham o Desktop Client instalado em seus computadores. 1. Clique com o botão direito no ícone do Desktop no menu do sistema e clique em Fazer uma chamada. 2. Selecione o link Convite por na parte inferior da página inicial. Caso haja uma solicitação de criação de um link para sua sala de reunião, selecione OK. 3. Digite os endereços de dos participantes e clique em Enviar. Participação em uma reunião como usuário registrado Para aceitar o convite para uma reunião como usuário registrado: 1. Clique no link no convite por . É exibida a tela de logon da reunião. 2. Digite seu nome de usuário e sua senha e clique em Participar. 11

12 Gerenciamento de reuniões Participação em uma reunião como convidado Para aceitar o convite para uma reunião como convidado registrado: 1. Clique no link no Digite seu nome no campo Nome do convidado e clique em Participar. 3. Se for solicitado, instale o Visual Collaboration Desktop 2.x. a. Selecione Instalar o Desktop. b. Selecione Executar duas vezes. c. Siga as instruções do Assistente de instalação. 4. Selecione a câmera, o microfone e os alto-falantes que serão usados na reunião. OBSERVAÇÃO: se você estiver usando um headset, selecione-o em vez de o microfone e os alto-falantes. 5. Selecione Salvar. A reunião começa no HP Visual Collaboration Desktop. Se você for o primeiro participante a ingressar na reunião, verá somente a si próprio. Sobre os participantes convidados Crie um link para a reunião para todos os convidados O link da reunião concede acesso apenas à sua sala de reunião Não é necessário que os convidados utilizem nomes de usuários ou senhas Eles podem entrar na sala antes da reunião começar 12

13 Gerenciamento de reuniões As reuniões Início de uma reunião Depois de enviar o convite, você deve entrar na sala de reunião e aguardar a presença dos outros usuários. Não é preciso que você esteja na sala para que os outros participantes entrem. 1. Clique em Minha sala. 2. Clique em Sala de participação. DICA: você pode ingressar na sua sala de reunião pelo ícone do Visual Collaboration Desktop. Clique com o botão direito no ícone do Desktop e selecione Iniciar minha reunião. Adição de participantes durante uma reunião Você pode adicionar um participante na reunião atual. 1. Selecione Controlar reunião. 2. Selecione Adicionar participantes. 3. Digite o nome do usuário no campo Adicionar participantes. 4. Selecione o usuário na lista abaixo do campo Adicionar participantes. 5. Selecione Adicionar. 6. Selecione Conectar. O usuário recebe um convite para participar de sua reunião por meio do Visual Collaboration Desktop. Ao aceitar o convite, ele começa a participar da reunião. 13

14 Gerenciamento de reuniões Quando e como se conectar O status do usuário ou da sala determina se você pode fazer uma chamada para o usuário, entrar na sua sala ou convidá-lo para participar de uma reunião. Status do usuário A tabela a seguir descreve os ícones de status do usuário. Esses ícones são exibidos próximos ao nome do usuário na lista de contatos. O status Significa... Disponível. O usuário está disponível para chamada direta. Você pode entrar na sala ou convidá-lo para uma reunião. Ocupado. O usuário está ocupado e você não pode chamá-lo diretamente ou convidá-lo para uma reunião. Você pode entrar na sala se não estiver cheia ou bloqueada. Na sala. O usuário está na sala. Não é possível chamá-lo diretamente. Você pode entrar na sala se não estiver cheia ou bloqueada, e eles podem sair da sala e entrar na sua sala. Na sala/sala cheia. O usuário está na sala cheia. Não é possível chamá-lo diretamente ou entrar na sala, mas o usuário pode sair da sala e entrar na sua. Na sala/sala bloqueada. O usuário está na sala bloqueada. Não é possível chamá-lo diretamente ou entrar na sala. O usuário pode sair da sala e entrar na sua. Em uma sala protegida por PIN. O usuário está na sala protegida por PIN. Não é possível chamá-lo diretamente, mas você pode entrar na sala usando o código PIN correto. O usuário pode sair da sala e entrar na sua. Off-line. O usuário não efetuou logon no portal. Não é possível chamá-lo diretamente, mas você pode entrar na sala se a sala não estiver cheia ou bloqueada. Herdado. Tipo de usuário de endpoint herdado. Status da sala Assim como os usuários, o status da sala determina se você pode se conectar. Por exemplo: a sala pode estar protegida por PIN, bloqueada ou não poder aceitar novos participantes. O status Significa... Vazio. A sala está vazia e você pode entrar nela. O botão Sala de participação está ativo. Cheio. A sala está cheia e não pode aceitar mais participantes. O botão Sala de participação não está ativo. Bloqueado. Não é possível entrar na sala porque ela está bloqueada. O botão Sala de participação não está ativo. Ocupado. É permitida a entrada de novos participantes, mas a sala está ocupada. O botão Sala de participação está ativo. Protegido por PIN. É necessário informar um número de código PIN para entrar na sala. O botão Sala de participação está ativo. (O PIN é informado no convite enviado por pelo proprietário da sala.) 14

15 Gerenciamento de reuniões Contato direto com outro usuário Ao chamar outro usuário diretamente você começa uma reunião na qual somente o remetente e o destinatário participarão. É diferente de entrar em uma sala de reunião, porque nenhum outro participante pode entrar nesta reunião. 1. Procure o usuário ou sala, ou localize na lista de Meus contatos. 2. Selecione Chamada direta. O Visual Collaboration Desktop é aberto e o usuário recebe um convite exibido em uma janela pop-up. Início de uma reunião com um sistema herdado Se não for possível encontrar um sistema herdado na página Início do portal, você pode chamar diretamente. É necessário saber a extensão ou o endereço IP do sistema herdado para estabelecer uma conexão com esse sistema. Entre em contato com o administrador do sistema para obter mais sistemas. Logout IMPORTANTE: somente é possível se conectar ao sistema legado, se o sistema Visual Collaboration incluir um gateway. 1. Informe a extensão ou o endereço IP na página Início do portal. 2. Selecione Chamada direta. O Visual Collaboration Desktop é aberto e o sistema herdado recebe um convite. O usuário seleciona Responder para se conectar à reunião. Efetue logout do User Portal para fechar a interface. Você ainda estará conectado ao sistema do Visual Collaboration e poderá receber chamadas. 1. Selecione Logoff no User Portal. 2. Selecione OK. Fechamento do cliente Você pode sair do Visual Collaboration Desktop para não receber chamadas. 1. Clique com o botão direito do mouse (tecla Control + clique no Macintosh) no ícone do Desktop na barra de tarefas ou estação. 2. Selecione Sair. 15

16 Gerenciamento de reuniões Gerenciamento de contatos Contatos são usuários e salas com os quais você interage nas reuniões. São exibidos na guia Meus contatos na página Início. Ao usar o portal pela primeira vez, a lista de contatos exibe somente a sua sala de reunião. Se você realiza reuniões com um contato com frequência, você pode adicionar esse contato à sua lista Meus contatos. Adição de um contato Para adicionar um contato: 1. Procure o contato em Meus contatos. 2. Clique no contato para destacá-lo. 3. Clique em Adicionar contato. O contato é adicionado à lista Meus contatos e continuará nessa lista até que você eventualmente o remova. Os contatos são exibidos em ordem alfabética e você pode rolar para visualizá-los. Remoção de um contato Se a lista Meus contatos ficar muito grande ou se você não se reunir mais com um contato com frequência, você pode remover o contato da lista Meus contatos. 1. Procure o contato em Meus contatos. 2. Clique no contato para destacá-lo. 3. Clique em Remover contato. O contato é removido da lista Meus contatos. 16

17 Controle do ambiente de reunião Controle do ambiente de reunião Opções de layout, compartilhamento e exibição Os controles da reunião são exibidos no topo da janela do participante. Com os controles da reunião você pode ajustar o layout, compartilhar e visualizar conteúdo e controlar o volume. Visualização de participantes No modo Preferencial, o orador (ou o último orador) é exibido em uma tela maior. Clique no botão Layout para ativar ou desativar o modo Preferencial. Capacidade máxima de exibição Clique na seta da lista suspensa do botão Layout para selecionar um número específico de participantes que deseja exibir. É possível usar esta opção de exibição quando há três ou mais participantes na reunião. É possível visualizar até oito participantes, além da exibição da sua própria imagem. 17

18 Controle do ambiente de reunião Controles de layout Clique em... Para... Clique no botão Layout para mudar entre os modos preferencial e não preferencial de exibição. Clique na seta para baixo para visualizar um número específico de participantes. Exibir a reunião na tela inteira. Compartilhamento de conteúdo Selecione a seta para baixo para selecionar um aplicativo ou tela para compartilhar. Controles de compartilhamento e exibição Use os controles abaixo para gerenciar o que você e os outros participantes durante a reunião. Clique em... Para... Maximizar a janela da reunião na tela inteira. Clique na seta para baixo para selecionar o aplicativo ou exibição que deseja compartilhar. Clique no botão Compartilhar para ativar ou desativar o compartilhamento. Clique no botão Alternar para alternar entre o conteúdo compartilhado. Clique na seta para baixo para selecionar uma exibição compartilhada. Ativar ou desativar a exibição da própria imagem. Permitir que você veja sua imagem ou não. Ativar ou desativar a câmera. Desativa o vídeo para que os outros participantes não o vejam. Não silencia o áudio. 18

19 Controle do ambiente de reunião Controles de volume Use os controles abaixo para ajustar o volume do microfone. Clique em... Para... Clique no botão Alto-falante para ativar o volume dos oradores ou silenciá-los. Clique na seta para baixo para ajustar o volume. Clique no botão Microfone para ativar e desativar o volume do seu microfone. Clique na seta para baixo para ajustar o volume. Controles de reunião no User Portal Além dos controles que podem ser usados nas reuniões no Desktop, também é possível efetuar tarefas na interface da web. Você pode acessar a página Controlar reunião na página Início do portal. Efetue login no portal e clique em Controlar reunião. Selecione... Para... Adicionar um participante à reunião. Conectar todos os participantes e iniciar a reunião. Desconectar todos os participantes e encerrar a reunião. Bloquear a sala para que nenhum outro participante possa entrar. Silenciar todos os participantes. Reativar o volume de todos os participantes. Remover todos os participantes da sala. Enviar um convite por com um link para a sua sala de reunião. 19

20 Personalização das configurações Personalização das configurações Logotipo do User Portal No User Portal você pode mudar a sua senha, o link da sala de reunião, o PIN da sala de reunião e também mudar o idioma de exibição do portal. Na página Início do User Portal, selecione Configurações. Alteração da senha Você pode mudar a senha de logon no User Portal. 1. Selecione Conta. 2. Selecione Alterar senha. 3. Insira a nova senha nos campos Senha e Confirmar senha. 4. Selecione Salvar. Definição de um código de acesso de segurança Você pode definir um código de acesso de segurança (PIN da sala de reunião) para proteger a sua sala contra o acesso não autorizado. O PIN da sala é incluso nos convites por Selecione Minha sala. 2. Informe o PIN no campo PIN da sala. O PIN deve ter de 4 a 10 dígitos numéricos. 3. Selecione Salvar. 20

21 Personalização das configurações Alteração do idioma do portal O portal pode ser exibido em sete idiomas. 1. Selecione Idioma. 2. Selecione o idioma de exibição. 3. Selecione Salvar. Configurações do cliente no Desktop No Desktop você pode controlar as configurações das opções de rede, vídeo e reunião que o Desktop usa na conexão com as reuniões. 1. Clique com o botão direito do mouse no ícone do Desktop no menu do sistema. 2. Selecione Configuração Exibição do status da reunião Se você estiver em uma reunião, a guia Status informa com qual sala de reunião você está conectado, assim como quaisquer alarmes que indiquem eventuais problemas na reunião. Visualização de participantes na sala A guia Participantes exibe os participantes que estão na mesma reunião que você. São exibidos todos os participantes da reunião com a qual você está conectado. Selecione Atualizar para atualizar a lista de participantes. OBSERVAÇÃO: se forem exibidas pequenas caixas de letras ou caracteres, o nome do usuário está grafado com uma fonte específica de idioma incompatível com as configurações atuais do seu computador. 21

22 Personalização das configurações Alteração de configurações do dispositivo Na instalação do cliente do Desktop você selecionou as opções padrão de orador, microfone e câmera. É necessário acessar a página Devices se for necessário atualizar ou alterar essas opções. OBSERVAÇÃO: o menu será aberto automaticamente se o Desktop detectar um novo dispositivo quando você atender a uma chamada. Alteração de configurações de vídeo Você pode escolher diversas configurações de vídeo diferentes relacionadas à codificação de vídeo do Desktop. Recomendamos usar a opção Best Quality como padrão. Alteração das opções de idioma e reunião De modo geral, o Desktop usa o mesmo idioma de exibição selecionado no User Portal. Se você deseja que o Desktop use um idioma diferente do portal, selecione o idioma desejado na página Options do Desktop. OBSERVAÇÃO: ao reiniciar o Desktop, o idioma voltará ser aquele especificado no User Portal. É possível selecionar várias opções globais do Desktop nesta guia. Marque... Iniciar o Visual Collaboration Desktop ao conectar Resposta automática ativada Executar um tom quando os participantes entrarem/saírem Iniciar conferência em tela inteira Sempre exibir barra de ferramentas Para... Iniciar o Desktop na inicialização do computador. Não é necessário aceitar convites; se você receber um convite para uma reunião e estiver disponível, você entrará na sala de reunião automaticamente. Emite um alerta sonoro quando os usuários entram ou saem de uma sala de reunião. Todas as reuniões começam no modo de tela inteira em vez de uma janela. A barra de ferramentas da reunião não deixa de ser exibida no modo de tela inteira. 1. Selecione Opções. 2. Selecione o idioma e as opções. 3. Selecione Salvar. 22