Perguntas e Respostas sobre o Webinar de Treinamento para Secretários de Clube

Transcrição

1 Cadastro e acesso ao MyLCI P: Quando o MyLCI estará disponível? R: O MyLCI estará disponível em todos os idiomas oficiais para propósitos de criação de senha e treinamento em 15 de junho de O site estará disponível para uso oficial em 1º de julho de P: Como chego à página de login do MyLCI? R: A partir da página inicial da associação ( clique em Enviar relatórios localizado na seção superior no lado direito da página. P: O meu nome de usuário pode ser o meu ou número de sócio? R: Sim, pode ser tanto um como o outro. P: A minha senha é válida por 60 ou 90 dias, ou ela funcionará por todo o ano? R: A senha não tem data de validade, será válida sempre. O seu acesso se encerrará no final do seu mandato. P: Posso alterar o meu nome do usuário e senha? R: Sim, você pode alterar o seu nome do usuário e senha a qualquer momento. Quando você digitar o seu nome do usuário e senha, marque a opção que indica que você gostaria de alterar estes itens. P: O endereço de correspondência do clube pode ser diferente do endereço residencial do dirigente? Todos os dirigentes podem especificar um endereço do sócio (geralmente o residencial) e um de dirigente. P: Se tivermos mais de um secretário, ambos poderão acessar o site? R: Não. No momento somente os dirigentes de clube oficiais terão acesso ao MyLCI. P: Se houver secretários que não usem o computador, como o clube consegue o acesso para outra pessoa entrar a informação para eles? R: O governador de distrito pode solicitar o acesso para ser dado a um administrador do distrito. Envie um para mailto:mylci@lionsclubs.org. P: Se eu tiver dois cargos de dirigente, vou precisar de dois logins ou toda a informação de que preciso estará sob um único login? R: Não, somente um login/conta lhe permitirá acesso à funcionalidade necessária para cumprir com as obrigações associadas a ambos os cargos. P: Qual "página inicial" verei se tenho dois cargos (exemplo se sou secretário do clube e presidente de região)? R: Você verá a página inicial que corresponde ao seu cargo mais alto. Contudo, em julho, você somente verá os painéis do secretário do clube. Os painéis de região estarão disponíveis no final de setembro. 1 P á g i n a

2 Cadastro e acesso ao MyLCI, continuação P: Meu esposo e eu temos um endereço de que usamos para os assuntos de LCI. Temos que agora ter endereços de separados se formos ambos dirigentes de clube e/ou distrito? Os endereços de devem ser particular e únicos para que o sistema cadastre com sucesso para o uso de MyLCI. P: Os sócios do clube podem acessar o MyLCI? R: Estamos planejando permitir que os sócios usem o MyLCI em uma versão futura. No momento ainda não temos a data da nova versão. P: Os dirigentes existentes terão acesso ao MyLCI? R: O MyLCI somente estará disponível aos dirigentes de em diante Os dirigentes de terão acesso ao WMMR até o final do seu mandato. P: Se eu fui um dirigente no passado e estou retornando a um cargo, poderei ainda usar minha senha e nome do usuário antigos para o login? R: Se você foi um dirigente em ou depois, a sua informação para login atual funcionará. Se você foi um dirigente antes de 2010, você terá que se recadastrar. P: Depois que o mandato de um dirigente se encerra, por quanto tempo ainda ele terá acesso ao site? R: 30 dias P: Sou um dirigente saindo do mandato, e o novo dirigente pediu ajuda. Posso ter acesso ao sistema, se não sou o dirigente em mandato? R: Não. Você terá que oferecer toda a assistência antes do final do período extra de 30 dias no WMMR. P: Os dirigentes que voltarem a ocupar cargo poderão criar um nome de usuário uma vez que atualmente usam o número de sócio? P: Mais de um dirigente pode ter acesso à área do secretário de MyLCI? R: O presidente vigente possui o mesmo acesso que o secretário vigente. No momento, exdirigentes não têm acesso. P: O secretário é o único dirigente que pode mudar informações no site, uma vez que todos os dirigentes de clubes terão acesso ao MyLCI? R: Os presidentes e secretários de clube de terão o mesmo acesso online e poderão atualizar o quadro social, atividades de serviços, dirigentes e reuniões de clube. Os tesoureiros de clube terão acesso visual a estas informações e poderão fazer pagamentos online. No momento, ex-dirigentes não têm acesso. 2 P á g i n a

3 Cadastro e acesso ao MyLCI, continuação P: Se o secretário estiver ausente e eu estiver agindo no seu lugar e o prazo de envio de relatório estiver se esgotando, como posso enviar os relatórios sem ser cadastrado? R: O presidente do clube deve enviar os relatórios neste caso. Estamos trabalhando na possibilidade dos dirigentes de clube poderem delegar suas tarefas a outros sócios do clube no futuro. P: Os ex-governadores de distrito somente terão acesso visual ao MyLCI? R: O governador de distrito poderá conceder 5 identidades de login/senhas de cortesia adicionais, as quais podem ser fornecidas ao ex-governador de distrito. No futuro, espera-se ampliar o acesso ao MyLCI/ WMMR a outros cargos. P: Os Vice-Governadores de Distrito terão acesso a esta informação, como os Governadores de Distrito? R: Sim, mas o novo MyLCI não estará disponível aos dirigentes de distrito e distrito múltiplo antes de agosto. Durante o mês de julho, eles serão direcionados ao WMMR. Planeja-se o acesso da Equipe Global de Aumento de Sócios e outros para outubro. P: Os secretários de gabinete terão acesso ao MyLCI? R: Os secretários de gabinete de distrito terão acesso ao MyLCI em agosto. Até lá, eles usarão o WMMR. P: Os secretários de gabinete de distrito terão direitos de administrador para impedir que os governadores de distrito tenham que se cadastrar? R: O governador de distrito pode solicitar o acesso para ser dado a um administrador do distrito. As solicitações podem ser enviadas para mylci@lionsclubs.org. P: Quais informações os presidentes de divisão poderão ver? R: Em agosto, os presidentes de divisão poderão examinar o saldo vigente de todos os clubes da sua divisão. P: Se você não for o secretário ou presidente, mas um coordenador da GLT de distrito, por exemplo, que conduz treinamento de dirigentes, como pode praticar ou treinar no novo site? R: Estamos trabalhando em uma posição para Treinador de Clube a qual os dirigentes vigentes podem designar outros com o propósito de treinamento. P: A área de treinamento terá as informações mais atualizadas para auxiliar com o treinamento de outros tesoureiros? P: O MyLCI inclui Núcleos? R: Incluirá no decorrer deste ano. 3 P á g i n a

4 Cadastro e acesso ao MyLCI, continuação P: O que acontece se você se cadastra e o sistema NÃO o reconhece? R: É possível que você tenha o seu número de sócio incorreto ou que não esteja designado como dirigente. Em ambos os casos, contate os dirigentes do seu clube ou o Centro de Atendimento de LCI. Sistema de Relatórios de Atividades de Serviço e Movimento de Sócios P: Existirá um botão para enviar relatórios por ao presidente do clube, presidente de divisão e governador de distrito? Ou os presidentes de clube têm que eles próprios acessarem o site? R: Não há nenhum botão que envie relatórios automaticamente. O relatório pode ser baixado e enviado por como um anexo. O presidente de clube também poderá visualizar os extratos. P: Os prazos para envio de relatórios impressos e online permanecerão o mesmo? P: Os antigos relatórios do WMMR serão carregados no novo site MyLCI? R: Alguns relatórios gerais seguirão disponíveis. Em relação às informações de atividades de serviço e movimento mensal de sócios, sim; MyLCI usará o mesmo banco de dados do WMMR. P: Se você fez um informe mensal de sócios, pode ainda fazer alterações antes do final do mês? Você pode entrar o Informe Mensal de Sócios (MMR) mais de uma vez ao mês? P: O mês do relatório pode ser alterado? R: Não. P: O MyLCI atualizará os registros de distrito múltiplo de transferências também? A informação aparecerá na avaliação mensal da saúde do clube do governador de distrito? Tudo que for enviado online refletirá em todos os relatórios relacionados, inclusive no relatório de avaliação da saúde quando pertinente. Mesmo assim, o distrito pode lhe pedir que envie uma cópia do seu relatório. Entre em contato com o distrito para saber o que desejam receber. P: Os endereços de digitados com os informes mensais de movimento de sócios serão acessíveis a Leões em nível internacional e/ou distrital ou ou exclusivamente a dirigentes de clube? R: As informações pertinentes a sócios, como de , estão disponíveis aos dirigentes de clube e outros dirigentes da estrutura de distrito/distrito múltiplo do clube. Elas também estão disponíveis à Sede Internacional de LCI. P: O relatório mensal é automaticamente enviado a Lions Club International ou eu tenho que enviálo anualmente? R: Se você já deu a entrada online, não há necessidade de enviá-lo para nós. 4 P á g i n a

5 Sistema de Relatórios de Atividades de Serviço e Movimento de Sócios, continuação P: Podemos enviar automaticamente um relatório mensal aos dirigentes de distrito e presidentes de divisão e região? R: Não automaticamente, mas você poderá baixar o relatório como um arquivo PDF e enviá-lo como anexo. Os presidentes de região e divisão também terão acesso à leitura da sua informação no MyLCI. P: Se eu já enviei o PU101 para o ano Leonístico de , tenho que enviá-lo novamente? R: Não. P: Tenho que relatar as atividades de clube a cada mês ou aguardar até o final do ano para fazêlo? R: Sugerimos que você reporte a informação pertinente à Atividade de Serviço assim que a atividade acontecer. Contudo, ao contrário do MMR, o relatório de Atividades de Serviço não é obrigatório e pode ser feito em qualquer momento durante o ano. P: Podemos reportar informações do ano anterior? R: As atividades de serviço podem ser reportadas/atualizadas até 15 de julho para o ano anterior. As informações de sócios podem ser reportadas/atualizadas somente para o mês vigente e dos dois últimos meses anteriores. As informações anteriores a esta não podem ser digitadas. P: Os assessores de RP de distrito e distrito múltiplo terão acesso aos relatórios de atividade? R: Neste momento não, mas pensaremos nesta possibilidade para o futuro. Características dos relatórios P: Pode-se fazer o download de relatórios no Excel? P: Os relatórios de movimento de sócios terão alguma flexibilidade para formatação de informações? ex.: relatórios de frequência A: Não, neste momento. Pensaremos nesta possibilidade para o futuro. P: As categorias serão alteradas nos Relatórios de Atividades? R: Não, serão as mesmas que temos agora. P: Os secretários de clube poderão imprimir a lista de sócios diretamente de MyLCI? P: Como se pode imprimir cartões de sócios? R: Selecione Cartões de sócio no menu do Meu Lions Clube. 5 P á g i n a

6 Funções do MyLCI P: Como se pode fazer a entrada de um sócio transferido? R: Para esclarecer, uma transferência é sempre que um sócio é adicionado/transferido para o seu clube. Refere-se ao sócio que esteja saindo do seu clube como sócio baixado (a razão pode ser transferência em dia com as suas obrigações). Para transferir um sócio, selecione Quadro de Afiliação do menu do Meu Lions Clube > clique em Adicionar sócio> selecione Transferir sócio. P: Como fazemos com um sócio que esteja se transferindo para um outro clube? R: Baixe o sócio e selecione a razão "transferido em dia com as suas obrigações". P: Como reinscrevo um sócio que foi baixado anteriormente? R: Para reinscrever um sócio, selecione Quadro de Afiliação do menu do Meu Lions Clube, clique em Adicionar sócio e depois selecione Reinscrever sócio. P: Ao digitar dados de um sócio, deve-se fazê-lo em letra maiúscula ou minúscula? R: Ambas são permitidas. P: É necessário se ter a data de nascimento dos sócios? Onde podemos encontrar a data de nascimento do sócio se não estiver no MMR? R: Somente o ano de nascimento é exigido, não a data completa. Você precisa contatar o sócio, se você não souber o ano do seu nascimento. P: Deve-se saber o nome do patrocinador de um novo sócio? P: Pode-se corrigir o patrocinador na tela do sócio? R: Não, as alterações pertinentes ao patrocinador devem ser feitas pela Sede. P: Será possível editar informações do sócio no MyLCI e ver quando se afiliaram ao clube? P: Há planos para se registrar os cargos ocupados e prêmios recebidos por sócios no MyLCI? R: Estamos pensando em exibir as informações sobre os prêmios recebidos pelos sócios, mas não estará disponível no MyLCI este ano. Porém, será mostrado o cargo mais alto ocupado pelo sócio. P: Como os secretários acessam a lista dos sócios patrocinadores para que se acompanhe os Prêmios Chaves? R: Envie uma solicitação para mailto:memberops@lionsclubs.org. 6 P á g i n a

7 Unidade Familiar P: O que é uma unidade familiar? Quais são os benefícios de se formar uma unidade familiar? R: O intuito da Unidade Familiar é incentivar os familiares a se tornarem Leões. Ela proporciona descontos nas quotas aos seus integrantes. Favor entrar em contato com o Departamento de Programas de Aumento de Sócios e Novos Clubes para obter mais detalhes. P: Pode-se criar e adicionar integrantes da unidade familiar a qualquer momento? R: Sim, contudo a data efetiva das transações será do mês em que a informação foi digitada. P: Quantos sócios podem haver em uma unidade familiar? R: Podem haver um máximo de 5 sócios na unidade familiar incluindo o chefe da residência. P: Ao se criar uma unidade familiar, os valores das quotas associadas aos integrantes são automaticamente alterados? R: Quando um familiar é adicionado à unidade familiar, os valores das quotas são automaticamente ajustados. O desconto inicia no mês em que os familiares são adicionados à unidade. P: Temos um marido e esposa no nosso clube. Temos que formar uma unidade familiar? R: Vocês não precisam formar, mas é necessário oferecer-lhes as quotas com desconto. P: Se criarmos uma unidade familiar, eles receberão somente uma revista LION? P: Não é mais fácil adicionar os novos sócios de uma família e depois criar a unidade familiar? R: Com o MyLCI, deve-se adicionar os sócios primeiramente. P: Se houverem vários integrantes para serem adicionados à unidade familiar, temos que começar o procedimento de adicionar desde o início com cada integrante? R: Primeiro selecione o chefe de família. Clique então em "Criar uma Unidade Familiar ". Quando estiver na tela da Unidade Familiar, selecione os integrantes um de cada vez e responda às perguntas de verificação de documentos. Então, selecione o próximo integrante. P: Quando se baixa um sócio integrante de uma unidade familiar, se deve removê-lo da unidade familiar primeiramente? R: Não, ele será automaticamente retirado da unidade familiar. P: O se faz quando o chefe da residência se muda ou deixa o clube? Como isto afeta o restante da família? R: Ao se baixar o chefe da residência, a família será também removida. 7 P á g i n a

8 Leo Clubes e Núcleos P: Haverá treinamento para os diferentes papéis, especificamente para Leos? Estamos planejando oferecer treinamentos via webinar para dirigentes Leos, conselheiros de Leo clubes e secretários e presidentes de Lions clube (que patrocinarem Leo Clube) em setembro. P: O conselheiro de Leo Clube terá acesso ao MyLCI para ajudar o estudante com o relatório? P: Os secretários de clube digitam as informações no sistema para o Leo clube ou é o conselheiro de Leo clube que reporta esta informação? R: Os dirigentes do Leo clube digitam esta informação no sistema. O secretário do Lions clube e o conselheiro de Leo clube poderão ajudar. P: Sou o secretário de um Lions Clube de uma faculdade de optometria. Sou o patrocinador de todos os sócios novos ou os sócios estudantes não necessitam de patrocinador? R: Você não é automaticamente considerado o patrocinador dos novos sócios, mas você pode patrocinar quantos quiser. Todos os novos sócios necessitam de um patrocinador. O patrocinador é selecionado quando se adiciona um sócio usando o MyLCI. Outros P: Por que nos é permitido ficar 20 minutos online e somos desconectados se estamos trabalhando? R: Estabelecemos este limite de tempo por motivos de segurança, e a desconexão somente ocorre se não houver atividade por 20 minutos. P: Sempre que eu "salvar", o relógio será reajustado e terei outros 20 minutos? Na verdade, qualquer botão que for usado ou ação feita reajustará o relógio. P: Se o tempo se encerra, o trabalho será automaticamente salvo? R: Não, ele não será salvo. P: Sob a seção Meus Dirigentes, poderemos adicionar um grupo de ou cada de dirigente deve ser separado? R: Requisita-se um endereço de particular para cada pessoa para se proteger a privacidade das informações. P: Fizemos a configuração de pagamentos eletrônicos no atual WMMR, estes ajustes serão levados para o MyLCI? P: Existe uma forma do website do clube expor informações em uma seção "somente para sócios"? R: Você teria que usar o e-clubhouse. 8 P á g i n a

9 Continuação de Outros P: Onde posso encontrar as atividades de outros clubes? R: Para encontrar atividades de serviços que foram compartilhadas por outros clubes, use a caixa de Busca na seção de Atividades. P: Onde posso obter mais informações sobre atividades de serviço? R: Veja informações sobre os relatórios de atividades de serviço aqui. A página de Dúvidas frequentes também está disponível. P: Pode-se usar tablets e smart phones para digitar dados? R: O site ainda não foi testado nestes ambientes. P: Onde há mais treinamento de secretário disponível no web site? R: Veja o módulo de Auto-Estudo para o Secretário de Clube aqui. P: O Manual dos Dirigentes de Clube será atualizado para o ano Leonístico de ? P: Qual é o número de contato do Centro de Atendimento do MyLCI? R: O telefone do Centro de Atendimento é P: Posso comunicar um erro? Envie um para mailto:mylci@lionsclubs.org. 9 P á g i n a