MANUAL DE PROCEDIMENTOS REALIZAR MANUTENÇÃO PREDIAL

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1 Códig: MAP-DILOG-002 Versã: 00 Data de Emissã: 01/01/2013 Elabrad pr: Gerência de Instalações Aprvad pr: Diretria de Lgística 1 OBJETIVO Estabelecer cicl d prcess para a manutençã predial crretiva e preventiva, identificar s prcediments e frmuláris, descrever as atividades que serã desenvlvidas n prcess e estabelecer mecanisms de gestã, avaliaçã e cntrle de indicadres de desempenh. 2 DOCUMENTAÇÃO NORMATIVA DE REFERÊNCIA Nrma ABNT NBR ISO 9001:2008; e Nrmas e regulaments d CREA. 3 INFORMAÇÕES GERAIS A manutençã ds bens imóveis d PJAC é executada pelas Diretrias Reginais pr mei de cntrat de manutençã predial firmad cm empresas especializadas. Para s efeits deste manual, cnsidera-se manutençã cnjunt de atividades que cnservam u recuperam a capacidade funcinal da edificaçã e de seus cmpnentes, a fim de atender as necessidades e a segurança de seus usuáris. A manutençã pde ser: Crretiva: manutençã que exige intervençã imediata que garanta a cntinuidade de funcinament da edificaçã u de seus cmpnentes; e Preventiva: manutençã planejada que previne a crrência de dans ptenciais. A identificaçã da necessidade de manutençã ds bens é cnstatada pr casiã das vistrias periódicas mensais que as Diretrias Reginais fazem às instalações d PJAC. Nas visitas sã verificads s seguintes itens de manutençã: Instalações elétricas; Sistema Nrmativ d Pder Judiciári d Estad d Acre Resluçã d Tribunal Plen Administrativ n 166/2012 Pág: 1/8

2 Instalações hidráulicas; Iluminaçã; Alvenarias, prtas e divisórias; Telhads e frraçã; Telefnia; Redes de dads (física); Refrigeraçã; Equipaments de cmbate a incêndi e pânic; e Para-rais. Durante a vistria, é preenchid frmulári Lista de Verificaçã de Itens de Manutençã Predial (FOR-DILOG ), que cntém a identificaçã ds cmpnentes e a descriçã d que deve ser verificad, bem cm a sua peridicidade. N que diz respeit à realizaçã ds serviçs de manutençã crretiva, s usuáris ltads nas diversas unidades rganizacinais d PJAC abrem rdem de serviç (OS) pr mei da Unidade Central de Atendiment (UNICA) sempre que um item de manutençã apresentar defeit u prblema. A UNICA, após s prcediments frmais, distribui s chamads para as Diretrias Reginais realizarem s atendiments. O cicl d prcess de manutençã das instalações cmpreende, prtant, as seguintes fases: Manutençã preventiva Visitas periódicas mensais; Identificaçã de necessidade de manutençã preventiva; Abertura de rdem de serviç; Realizaçã d serviç; e Avaliaçã e melhrias. Sistema Nrmativ d Pder Judiciári d Estad d Acre Resluçã d Tribunal Plen Administrativ n 166/2012 Pág: 2/8

3 Manutençã Crretiva Slicitaçã de manutençã crretiva; Abertura de rdem de serviç; Realizaçã d serviç; e Avaliaçã e Melhrias. Nenhuma instalaçã u equipament pdem ser reparads, restaurads u revisads sem autrizaçã da Diretria Reginal. 3.1 Realizar visitas periódicas mensais às instalações d PJAC Ns meses de fevereir, mai, agst e nvembr de cada an, as Diretrias Reginais encaminham para a Gerência de Instalações frmulári Calendári de Verificaçã das Instalações (FOR-DILOG ), infrmand as datas das visitas mensais, as unidades a serem visitadas e s itens a serem verificads; Na data estabelecida n calendári, respnsável pela visita segue rteir definid na lista de verificaçã e registra estad geral e funcinament ds itens de manutençã: Cas um u mais itens nã pssam ser verificads, registra n frmulári a impssibilidade e reagenda a visita para cmplementaçã da verificaçã. A final das visitas mensais definidas em cada calendári, a Diretria Reginal encaminha as listas de verificaçã preenchidas para a Gerência de Instalações para planejament das necessidades de manutençã, bras e serviçs de engenharia nas instalações d PJAC; e Registra resultad das visitas n FOR-DILOG Realizar manutençã preventiva Os prcediments e a peridicidade de manutençã preventiva ds equipaments encntram-se descrits ns seus respectivs manuais, pdend ser ajustads cm prestadr d serviç em cada cntrat firmad; Sistema Nrmativ d Pder Judiciári d Estad d Acre Resluçã d Tribunal Plen Administrativ n 166/2012 Pág: 3/8

4 A manutençã preventiva das instalações decrre das visitas periódicas das Diretrias Reginais às instalações d PJAC; A final de cada visita, a Diretria Reginal identifica s itens que necessitam de atençã u representam riscs ptenciais para funcinament das instalações; Emite, em duas vias, Ordem de Serviç (OS) (FOR-DILOG ) para empresa prestadra de serviç de manutençã, que elabra rçament prévi e submete à aprvaçã da Diretria Reginal; De psse d rçament, verifica a cmpatibilidade ds custs apresentads cm tip de serviç a ser executad, bem cm se s preçs unitáris estã de acrd cm s fixads n cntrat; Verifica a dispnibilidade de recurss em face da cta mensal de desembls; Verificada a cnfrmidade d rçament, aprva a despesa e autriza a execuçã na Ordem de Serviç, anexand a ela rçament e fixand praz para a sua realizaçã, ns terms d cntrat; Acmpanha a finalizaçã ds serviçs, bservand a qualidade d que fi executad e cumpriment d praz estabelecid: Em cas de cnstataçã de qualquer irregularidade u descumpriment d praz, infrma à Gerência de Cntrataçã pr mei d frmulári Term de Ocrrência de Execuçã de Cntrat (FOR-DILOG ) as crrências cm prestadr d serviç. A OS permanece aberta até que a sluçã para a crrência seja apresentada pel prestadr d serviç. O Diretr Reginal atesta na OS a finalizaçã d serviç e encaminha uma via para prestadr d serviç, que realiza faturament mensal junt à Diretria Financeira; Arquiva a OS na pasta OS finalizadas. Registra resultad da manutençã realizada na planilha Manutenções Realizadas (FOR-DILOG ), mantend assim um históric das manutenções realizadas nas diversas instalações durante an Realizar manutençã crretiva Sistema Nrmativ d Pder Judiciári d Estad d Acre Resluçã d Tribunal Plen Administrativ n 166/2012 Pág: 4/8

5 A manutençã crretiva acntece quand crre falha em sistemas elétrics u hidráulics, u algum dan na estrutura d imóvel que necessite de crreçã imediata, sb pena de cmprmeter a funcinalidade d prédi u mesm a segurança de servidres, magistrads e usuáris: A manutençã deve ser acinada pr mei da Unidade Central de Atendiment (UNICA); Após recebiment e registr da demanda, a UNICA dispnibiliza chamad para a Diretria Reginal que tem jurisdiçã sbre a unidade demandante; A Diretria Reginal verifica reiteradamente n sistema da UNICA, buscand identificar demandas registradas; Uma vez identificada a existência de um chamad, executa s seguintes prcediments: Preenche a Ordem de Serviç (OS); Verifica in lc a extensã e gravidade d dan; Registra as infrmações na OS (descriçã d defeit, gravidade e serviçs a serem executads); Encaminha a OS para prestadr de serviç para que este apresente rçament; De psse d rçament, verifica a cmpatibilidade ds custs apresentads cm tip de serviç a ser executad, bem cm se s preçs unitáris estã de acrd cm aqueles fixads n cntrat; Verifica a dispnibilidade de recurss em face da cta mensal de desembls; Decide sbre a autrizaçã ds serviçs, estabelecend praz de cnclusã, ns terms d cntrat; Acmpanha a finalizaçã ds serviçs, bservand a qualidade d que fi executad e cumpriment d praz estabelecid; e Em cas de cnstataçã de qualquer irregularidade u descumpriment d praz, infrma à Gerência de Cntrataçã pr mei d frmulári Term de Ocrrência de Execuçã de Cntrat (FOR-DILOG ) as crrências cm frnecedr. A OS permanece aberta até que a sluçã para a crrência seja apresentada pel frnecedr. O Diretr Reginal atesta na OS a finalizaçã d serviç e encaminha uma via para frnecedr, que realiza faturament mensal junt à Diretria Financeira; Finaliza chamad junt à UNICA, identificand- cm status de cncluíd; Arquiva a OS na pasta OS finalizadas ; e Registra resultad da manutençã realizada na planilha Manutenções Realizadas (FOR-DILOG ), mantend assim um históric das manutenções realizadas nas diversas instalações durante an. 4 GESTÃO DO PROCESSO Sistema Nrmativ d Pder Judiciári d Estad d Acre Resluçã d Tribunal Plen Administrativ n 166/2012 Pág: 5/8

6 A Diretria Reginal exerce cntrle rígid das aberturas de chamads e também da qualidade ds serviçs realizads; Prvidencia juntamente a Gerência de Cntrataçã, Term de Referência cm vistas à ampliaçã ds serviçs prestads u substituiçã ds atuais cntrats; As rdens de serviç sã arquivadas pr rdem crnlógica de númers, separadas pr mês e prestadr de serviç; Mantém registr atualizad, pr unidade, de tdas as manutenções realizadas durante an; Mensalmente, elabra a planilha Cntrle Mensal de Manutençã Predial (FOR- DILOG ) individualizada pr prestadr de serviç, anexand a respectiva fatura; Os cass reiterads de nã cnfrmidade ds serviçs prestads pr empresas sã cmunicads à Gerência de Cntrataçã; A Diretria Reginal cnslida durante mês s indicadres d prcess nas planilhas existentes na unidade; Encaminha para a Gerência de Instalações (GEINS) e para a Gerência de Prcesss (GEPRO), até quint dia útil de cada mês, resultad cnslidad ds indicadres; Acmpanha regularmente s indicadres para verificar tendências nas demandas e pssibilitar gerenciament da equipe; Realiza, a cada dis meses, Reuniã de Equipe (RE) para discutir questões relacinadas à melhria e à gestã d prcess; A RE é dcumentada para evidenciar a análise ds prcesss; e Arquiva s frmuláris nas respectivas pastas e realiza cntrle de sua tempralidade. 5 INDICADORES Nme Fórmula Períd de apuraçã Fnte Sistema Nrmativ d Pder Judiciári d Estad d Acre Resluçã d Tribunal Plen Administrativ n 166/2012 Pág: 6/8

7 Nme Quantidade de atendiments Índice de execuçã ds serviçs Satisfaçã d usuári Temp médi de atendiment ds chamads Fórmula Períd de apuraçã Fnte Ttal de atendiments Mensal UNICA [ttal de atendiments finalizads / ttal de atendiments registrads] [ttal de usuáris satisfeits / ttal de usuáris atendids] Smatóri da diferença d númer de dias entre a abertura e fechament de tds s chamads recebids / ttal de chamads recebids Mensal Mensal Mensal UNICA UNICA UNICA 6 REGISTROS Identificaçã Armazenament Temp de Guarda Destinaçã Calendári de Verificaçã das Instalações (FOR-DILOG ) Manutenções Realizadas (FOR-DILOG ) Ordem de Serviç (FOR-DILOG ) Lista de verificaçã de Itens de Manutençã Predial (FOR-DILOG ) Cntrle mensal de manutençã predial (FOR-DILOG ) Pasta 1 an Eliminaçã Pasta 1 an Eliminaçã Pasta AZ Pasta AZ (cntrle mensal de manutençã empresa: XXX) e prcess de pagament Pasta O dbr d temp de vigência d cntrat Eliminaçã 1 an Eliminaçã O dbr d temp de vigência d cntrat Eliminaçã 7 ANEXOS Anex 1: Fluxgrama d prcess de manutençã. Sistema Nrmativ d Pder Judiciári d Estad d Acre Resluçã d Tribunal Plen Administrativ n 166/2012 Pág: 7/8

8 Anex 1: Fluxgrama d prcess de manutençã Sistema Nrmativ d Pder Judiciári d Estad d Acre Resluçã d Tribunal Plen Administrativ n 166/2012 Pág: 8/8