WEB SUPPLIERS. Manual Usuário

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1 Manual Usuário

2 Conteúdo: OBJETIVO GERAL... 3 ACESSO AO PORTAL WEBSUPPLIER... 6 ESQUECEU SUA SENHA?... 7 ORIENTAÇÕES DA DIREÇÃO FINANCEIRA... 9 PEDIDO DE COMPRAS A FATURAR HISTÓRICO DE NOTAS FISCAIS PAGAMENTOS SAIR DO APLICATIVO MANUAIS E PERGUNTAS FREQUENTES... 27

3 1 Objetivo Geral O objetivo deste manual é orientar o Fornecedor sobre o processo de compra e pagamento de serviços RENAULT DO BRASIL e RENAULT COMÉRCIO. Processo de Compra e Pagamento: Na imagem abaixo representa o fluxo de compra/pagamento de serviços. Detalhamento do fluxo: 1) Responsável: Área de negócios Renault e Fornecedor A área de negócios buscar junto ao fornecedor o detalhamento da despesa para iniciar o processo de Compras

4 2) Responsável: Área de negócios Renault Área de negócios é responsável pela criação da requisição de compras no SAP. Após a criação da mesma, é gerado um WorkFlow de aprovação interna. 3) Responsável: Área de negócios Renault Após a aprovação interna da Requisição de Compras é gerado o Pedido de Compras e na sequência o mesmo é enviado através de um automático para o fornecedor, indicando o respectivo número gerado. Importante: o pedido de compras é a autorização para executar o serviço e não a autorização para faturamento do serviço 4) Responsável: Fornecedor O fornecedor é o responsável por executar o serviço solicitado. 5) Responsável: Área de negócios Renault A área de negócios deve realizar a confirmação do serviço realizado pelo fornecedor, no sistema SAP WEB. Nessa etapa a área de negócios está autorizando o faturamento do serviço. 6) Responsável: Sistema SAP e WebSupplier Nesta etapa é realizada a migração de todos os pedidos de compras com recepção de serviço (etapa 5) para o WebSuppllier. Período: Diário as 06:00 BR durante o período 01 a 20 do mês.

5 7) Responsável: Sistema WebSupplier Após a execução dos passos (5 e 6) os pedidos estarão disponíveis no WebSupplier para faturamento. Importante: Será enviado um automático para o fornecedor informando sobre os pedidos disponíveis para faturar. 8) Responsável: Fornecedor Nesta etapa deverá ser emitida a nota fiscal. Orientações direção financeira Renault: A data da emissão da Nota Fiscal deverá ser igual ou posterior a recepção do serviço SAP (etapa 5); A competência deverá ser igual ao mês da data de emissão da Nota Fiscal. Exemplo: 9) Responsável: Fornecedor O Fornecedor deverá enviar a nota fiscal através do sistema WebSupplier. Seguir o item 2 desse manual. 10)

6 Responsável: SSC Renault O SSC é responsável por registar a nota fiscal enviada pelo fornecedor no SAP. Se houver alguma divergência, a nota fiscal será rejeitada e o fornecedor informado. 11) Responsável: Fornecedor Após o registro da Nota fiscal (etapa 10), o fornecedor pode consultar a data de pagamento referente a mesma diretamente no WebSupplier. Seguir o item 3 desse manual. Acesso ao Portal WebSupplier Este portal permite realizar a gestão de pedidos de compras e enviar nota fiscal para pagamento. Acesse o aplicativo através do link: Para iniciar a sessão no Portal WebSupplier insera o seu usuário e senha, sendo estes já informados anteriormente, através de um automático. Se não possuir acesso ao Portal WebSupplier, envie um para: suporte.websupplier@renault.com.

7 Caso seja a primeira vez que está acessando, abrirá automaticamente uma janela com os termos e condições, dos quais deverão ser aceitos para que os módulos do Portal sejam habilitados. Esqueceu sua senha? Para visualizar essa opção é necessário clicar no botão Esqueceu sua senha.

8 Ao clicar na mesma, será direcionado para uma nova página, para inserir o endereço de e um captcha, em seguida basta clicar em Enviar. Por fim, será enviado um automático para o usuário, possibilitando assim a alteração de senha.

9 2 Orientações da Direção Financeira IMPORTANTE: Regra Dia 21 até o último dia do mês, não serão migrados os pedidos com confirmação de serviço SAP para o WebSupplier. A emissão da Nota fiscal pelo fornecedor deverá ser maior ou igual a data da confirmação de serviço SAP. A competência do serviço deve ser igual a emissão da nota fiscal. Fora da Regra Todas as confirmações de serviço que ocorrerem nesse período deverão serão canceladas e gerado uma nova confirmação entre os dias 01 a 20 do mês. Se o fornecedor emitir a nota fiscal antes da confirmação do serviço SAP, a Nota Fiscal será rejeitada. Se a competência da Nota Fiscal for diferente da data de emissão, a Nota Fiscal será rejeitada.

10 3 Pedido de compras a faturar Objetivo: O objetivo dos itens 2 Pedido de compras a faturar e 3 Histórico de notas fiscais é auxiliar o fornecedor a enviar as faturas correspondentes às recepções feitas à RENAULT. Todos os pedidos de compras que estão disponíveis para faturar estarão disponíveis no menu superior. Para entender melhor o processo de disponibilização de pedidos de compras seguir o item 1 desse manual. Ao selecionar a opção Pedidos de Compras será direcionado para a página de detalhamento dos pedidos. O campo Liberação corresponde a data que foi importado o pedido SAP para o Websupplier. (Será executado todos os dias as 06:00 BR durante o período 01 ao 20 mês).

11 Na parte superior do site, é possível identificar o valor da fatura com a moeda indicada. Na margem superior direita existe um ícone PDF dos mesmos. que permite carregar os dados da fatura e extrair um

12 Ao clicar neste ícone, o sistema mostrará a tela abaixo para que os seguintes campos do formulário sejam preenchidos: Onde se observa: 1. Data de emissão da Nota Fiscal: Campo editável (que traz automaticamente a data do dia de hoje). O mesmo permite edição, uma vez que a mesma deve ser sempre igual à data indicada na Nota Fiscal. 2. Tipo de documento: Este campo é preenchido automaticamente (sem possibilidade de edição) sempre com o termo Nota Fiscal Eletrônica de Serviço NFS-e. 3. Número da Nota Fiscal: O número aqui preenchido terá que corresponder ao formato permitido XXXXXX (6 dígitos). XXX: 3 caracteres alfanuméricos.

13 4. Valor Total da Nota Fiscal: Este campo é preenchido automaticamente, considerando a soma de todas os pedidos indicados. Sem possibilidade de edição. 5. Valor Total dos Pedidos: Este campo é preenchido automaticamente, de acordo com a soma dos pedidos selecionados para enviar e importar os impostos. Sem possibilidade de edição. 6. Moeda: Campo não editável. Sempre mostrará a moeda local indicada, neste caso BRL. 7. Impostos: Carregado automaticamente com a informação enviada no pedido de compra, indicando PIS, COFINS, ISS, IRF, INSS, CSLL, sendo possível detalhar os valores para cada imposto. Na parte inferior o sistema lista todos os pedidos associados ao pedido de compra com seus respectivos montantes. É possível agrupar os pedidos que são necessários em diferentes faturas, por esta razão, o sistema permite esta seleção individual. É possível extrair a fatura em formato PDF: Quanto o botão é clicado, o sistema abre uma janela solicitando a confirmação da ação, em seguida, a informação da fatura é enviada para o processo do SAP.

14 IMPORTANTE: Uma vez que a fatura foi enviada, ela não poderá ser reenvida. Os pedidos que foram associados à esta fatura não poderão ser associados à outra fatura. Por fim, o campo check se mostra inativo, para que o pedido não possa ser selecionado e atribuído a outra fatura. Em seguida, o sistema mostra o resumo do pedido de compra enviado:

15 4 Histórico de notas fiscais Nesta opção é possível visualizar as faturas que foram enviadas anteriormente, basta clicar no item Histórico de Notas Fiscais. Os status que aparecem são: ENVIADO: Quando a fatura foi enviada ao SAP; CONTABILIZADO: Quando a fatura ingressada e contabilizada no SAP; REJEITADO: Caso em que a fatura foi rejeitada pelo fornecedor. Em seguida, o sistema mostra a lista de faturas que foram enviadas, de acordo com a data indicada. Caso queira filtrar a informação listada, basta clicar no em. A continuación, se muestran los campos de filtro, Numero Nota Fiscal / Fatura, Data Nota Fiscal De Até, Pedido, diligencie los filtros necesarios y pulse el botón Buscar:

16 Na sequência, se mostra os campos para filtro, como: Número Nota Fiscal/ Fatura, Data Nota Fiscal ( De e Até ) e Pedido, preencha os filtros necessários e pressione o botão Pesquisa. O sistema permite visualizar a fatura em anexo enviada, clicando no ícone correspondente ao registro. Uma vez que a fatura foi contabilizada, nesta mesma consulta é possível ver um novo status indicado por CONTABILIZADO e é possível também ver a fata de contabilização. Para imprimir a informação de histórico das faturas, clique no ícone direita:, indicado na parte superior É aberta uma janela que mostra o detalhe do pedido de compra, clique na opção imprimir indicada na parte superior direita:

17 Em seguida, parametralize a impressão de acordo com a impressora associada: Para exportar a inforação do histórico, cliquei no ícone, indicado na parte superior direita:

18 A informação é exportada em um arquivo Excel, com extensão.xls.

19 5 Pagamentos Objetivo: O objetivo deste item é auxiliar os fornecedores a gerir e a consultar a informação necessária para o processo de pagamento. Para visualizar a informação das ordens de pagamento, se deve clicar na opção superior. no menu

20 O sistema mostra os campos Nro. Fornecedor, Nome Fornecedor, CNPJ e País correspondentes e também é possível visualizar a lista dos documentos que têm ordem de pagamento. Assim como também, na parte inferior, aqueles que não contam com tal ordem. Se o fornecedor conta com sede fora do Brasil, o sistema permite seleção de outro país e é possível visualizar as respectivas informações do mesmo. Por exemplo, o usuário do acesso abaixo só tem informações referentes ao Brasil: Nos detalhes dos documentos

21 O detalhe dos documentos é exibido por Ordem de pagamento, Data Ordem de pagamento, Nota fiscal / Nota Crédito, Classe de documento, Valor de pagamento, Dados de pagamento e Empresa : Para exportar a informação apresentada, deve se clicar no ícone que se encontra na parte superior direita. O sistema permite visualizar as informações por meio de um arquivo Excel, como segue:

22 Para imprimir, clique no ícone, indicado na parte superior direita.

23 É aberta uma nova janela com os detalhes dos pagamentos e com a opção para impressão. Em seguida, o sistema abre uma janela, na qual é possível selecionar as impressoras de acordo com as que estão configuradas (disponíveis para impressão):

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25 6 Sair do aplicativo Para sair do aplicativo se deve finalizar a sessão clicando da botão superior: indicando no menu O sistema finaliza a sessão e mostra a interface de autenticação para que seja efetuado novo acesso, caso necessário:

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27 7 Manuais e Perguntas Frequentes No menu de acesso: Suporte é possivel realizar o upload dos manuais e acessar as perguntas frequentes referente ao Portal e o processo compra e pagamento Renault. Perguntas Frequentes: Perguntas Frequentes 1 - Como recupero meu usuário ou senha? Se você não se lembra o usuário ou senha para acessar o site. Solicite o reset de usuário ou senha através do login incial, após a tentativa falha de acesso. Será enviado ao seu o nome do usuário ou no caso de senha, um código de confirmação para geração de uma nova senha. Ao inserir o código no link fornecido será gerado uma nova senha e em seguida basta se conectar ao site. 2- Como posso alterar minha senha ou dados pessoais? Para alterar a sua senha ou os dados pessoas, deverá acessar o menu de perfil de usuário. O mesmo se encontra dentro de menu de navegação na opção: Suporte > Perfil de usuário. Nessa opção é possível alterar seu nome, e sua senha, não poderá alterar o seu nome de usuário. Se deseja alterar algum dado (exceto senha), simplesmente deixar em branco e clique no botão "Enviar". 3 - Como posso ordenar os resultados apresentados nas colunas?

28 Todas as visões de colunas apresentam a possibilidade de ordenação por título da coluna. Um clique ordena de forma ascendente e um segundo clique ordena de forma descendente. Algumas colunas não podem ser ordenadas dependendo do tipo de dado que ela contém. 4 - Como posso exportar os resultados para o Excel? Nem todos os resultados apresentam a possibilidade de serem exportados. Apenas os que possuem as visões que contem o ícone do Excel. A exportação aplicará primeiro os filtros (se houver) e em seguida será gerado o arquivo. 6 - Minha empresa tem mais de CNPJ e só posso visualizar uma delas? Por política, foi determinado que cada usuário pode estar relacionado a apenas com um fornecedor. Isso implica que você ou sua empresa tem mais de um CNPJ operando com a Renault, será fornecido um usuário para cada CNPJ. Se quiser consultar outro CNPJ deverá desconectar e acessar com o usuário correspondente ao outro CNPJ. 7 - Quanto tempo se atualiza as informações? A atualização depende do módulo de informação. O módulo de pagamento e pedido de compras a faturar tem frequência de atualização diária 08 - Como posso solicitar meu acesso como fornecedor do Grupo Renault? Todo fornecedor que deseja pertencer ao painel de fornecedor do grupo Renault, pode iniciar seu registro nesta página, indicando os seus dados básicos. Depois disso, o comprador responsável do perímetro irá solicitar documentações e informações para avaliação. Durante o processo de avaliação, o fornecedor potencial poderá ser convidado para cotação. Uma vez que o fornecedor for avaliado e homologado será designado um número de fornecedor e poderá fazer parte do painel de fornecedores 09 - O que é Portal Fornecedores (WebSupplier)? Essa nova alternativa de comunicação da Renault Brasil/Comércio tem por principal objetivo melhorar o serviço e comunicação com nossos fornecedores e ao mesmo tempo otimizar o nosso processo de compras. Nesse portal nosso fornecedores tem a possibilidade de consultar os pedidos de compras para faturar, suas notas fiscais pendentes, emissão de pagamento (tanto os pendentes quanto os já pagos), enviar as notas fiscais com o objetivo de realizar o seguimento das mesmas e detectar com antecipação possíveis erros que podem gerar atraso no pagamento Como entro em contato com a equipe do Portal de Fornecedores (WebSupplier)? Antes de qualquer consulta relacionada ao Portal de Fornecedores (WebSupplier), você pode consultar os manuais de instrução disponíveis no menu SUPORTE. Caso necessário, entrar em contato via suporte.websupplier@renault.com 11- Com que frequência se atualiza a informação? A atualização depende do módulo: - Informação - módulo de pagamento: Atualização diária. Diariamente se envia a informação correspondente a pagamentos desde 15 dias antes da data de pagamento. Não existe rastreio de histórico no Portal. - Informação - módulo de pedido de compras: Atualização diária durante o período: 01 ao 20 de cada mês. Nos dias 21 até o último dia do mês não serão atualizados os pedidos de compras.

29 12 - É possível ter mais de um usuário? Sim, é possível. A única condição é que cada usuário tenha um endereço de diferente. Para solicitar novos usuários deverá entrar em contato com a administração do Portal WebSupplier através do suporte.websupplier@renault.com 14 - Qual a data de emissão da nota fiscal que devo indicar ao enviar a fatura no modulo de Pedido de Compras? A data de emissão da nota fiscal deverá ser superior a data da confirmação de serviço SAP. O Portal preenche esse campo automaticamente conforme a data de liberação, pode ser modificado com uma data futura Faturamento por lotes a partir de uma data de liberação Cada liberação está confirmada por diferentes pedidos (45xxxxxxxx), na margem superior do lado direito está o total de todos os pedidos da data de liberação e a soma total de cada pedido. O fornecedor pode agrupar por lotes e enviar uma fatura por lote que contém um pedido, ou vários. Não pode incluir em um lote nas linhas de um pedido. Maiores informações no Manual de instrução que se encontra no menu "Manual de enviar notas fiscais" 17 - Com quem devo entrar em contato em caso de visualizar no Portal uma informação que considero incorreta? Relacionado ao processo de compras: por favor, se comunique com o seu contato habitual da área de compras ou com seu contato comercial. Em casos de não se encontrar a informação pública no portal. Com respeito ao processamento das notas fiscais e questões técnicas de funcionamento, entrar em contato com suporte.websupplier@renault.com 18 - Qual significado dos diferentes status das notas fiscais? Se a nota fiscal tem o status ENVIADA: significa que o fornecedor a enviou, mas a mesma ainda não foi CONTABILIZADA no SAP; Se a nota fiscal tem o status CONTABILIZADA: significa que já foi contabilizada no SAP; Se a nota fiscal tem o status REJEITADA: significa que a mesma foi rejeitada e não contabilizada.