Otimização de abastecimento de pedidos

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1 Otimização de abastecimento de pedidos Quando passar da separação com papel para zero papel automação 1 Otimização que de traz abastecimento resultados de pedidos

2 Otimização de abastecimento de pedidos Quando passar da separação com papel para zero papel Lance Reese, diretor de soluções técnicas da área de Abastecimento de pedidos da Intelligrated Para a operação de abastecimento que atualmente utiliza separação manual por papel, a dúvida inevitavelmente surge: quando é o momento certo para deixar de utilizar separação manual por papel e utilizar métodos como separação por indicação luminosa ou por comando de voz e o que podemos esperar se e quando tomarmos esta decisão? Este informativo resume os fatores que devem ser considerados, as vantagens das tecnologias de separação automatizadas disponíveis e analisa algumas das melhoras na eficiência e o retorno sobre investimento que elas podem oferecer à operação. Nada de novo: análise de alguns dos desafios de abastecimento modernos O gerente de um centro de distribuição moderno enfrenta uma enorme quantidade de desafios. Alguns dependem de sua localização e outros são consequências esperadas ou inesperadas da economia globalizada. Essas pressões comerciais e econômicas são a barreira entre um gerente de Centro de distribuição e sua meta de aumento de produtividade e precisão. A precisão é outro ativo do abastecimento de pedidos que nunca vai mudar. Em algumas empresas, como as farmacêuticas, a precisão está acima de qualquer outra coisa no Centro de distribuição. Qualquer que seja o produto, a exatidão na separação, verificação e embalagem é crucial quando o abastecimento correto pode criar uma base de clientes fiel, e quando um erro pode fazer a empresa perder muitos clientes. Alguns dos desafios mais recentes que têm crescido nos últimos anos são a necessidade de incluir funcionários cujo idioma nativo não é o inglês e a necessidade de aumentar a flexibilidade para adaptar-se às inconstâncias do crescimento, influências econômicas e acentuação das curvas sazonais e de demanda. 2 Otimização de abastecimento de pedidos

3 Finalmente, a intensificação do uso de softwares de gestão sofisticados, desde sistemas ERP a aplicativos de inteligência comercial, está motivando os Centros de distribuição a usar mais automação, garantindo mais visibilidade para a administração desse segmento da cadeia de fornecimento. Para superar esses desafios, cada vez mais os gerentes de Centro de distribuição estão procurando soluções automatizadas de abastecimento de pedidos, como separação por indicação luminosa ou por comando de voz. Mas qual é o melhor lugar para começar, e o que deve ser considerado para fazer essa mudança? Comece por onde você está Há um ditado muito pertinente quando se quer avaliar se a mudança do abastecimento manual para o automatizado será viável: Como você vai chegar aonde quer ir, se não sabe onde está? O melhor modo de começar é fazer uma análise detalhada das operações atuais do Centro de distribuição, com dados de pelo menos seis meses se a operação não for sazonal, e de pelo menos 12 meses se houver sazonalidade na operação. A maioria dos integradores de gerenciamento automatizado de materiais tem questionários de análise operacional detalhados e pode ajudar a administração do Centro de distribuição a respondê-los. Os dados dessas pesquisas geralmente indicam com clareza as tecnologias e sistemas mais adequados. Dados frequentemente necessários: Dados de posição (racks, estantes, número de unidades de manutenção de estoque etc.) Dados de mão de obra (turnos, número de separadores, verificadores e empacotadores) Custos (mão de obra e devoluções) Métodos de separação atuais Perfil típico dos pedidos (número de pedidos, linhas, itens, dados de expedição, porcentagem de erros, custo dos erros) Sistemas de gerenciamento de armazém (WMS) ou outro software implementado Principais problemas enfrentados Após responder ao questionário com o fornecedor, o gerente do Centro de distribuição terá estabelecido uma referência e identificado pontos fracos e áreas onde soluções automatizadas podem gerar retorno sobre investimento. 3 Otimização de abastecimento de pedidos

4 Estabelecer metas: o que esperar do abastecimento automatizado Para se comprometer a investir em uma tecnologia nova, é importante saber exatamente o retorno sobre investimento esperado, em números concretos e também em termos de vantagens subjetivas. Alguns pontos comuns para cálculo de retorno sobre investimento são produtividade e precisão, e vantagens adicionais seriam flexibilidade, visibilidade para a administração e integração com o WMS. Cálculo do retorno sobre investimento (ROI): produtividade e precisão Determinar uma estimativa de retorno sobre investimento é fundamental quando uma operação considera deixar a separação manual e adotar uma solução de separação sem papel. Um método simples para calcular o retorno sobre investimento começa com a avaliação da posição atual da operação e um exemplo de uma empresa que tenha feito a mudança. Retorno sobre investimento com ganho de produtividade Muitas empresas tentam aumentar a eficiência para controlar os custos. Com a mudança de papel para separação por indicação luminosa, uma empresa pode aumentar a produtividade em 50% ou mais; empresas que passam do papel para radiofrequência ou voz conseguem aumentos de cerca de 25%. Com software para controlar a produtividade dos funcionários individualmente ou por zona, tecnologias de abastecimento automático permitem à administração diversas escolhas que estariam ocultas sob a pilha de papel de um sistema manual, como definir a quantidade correta de mão de obra necessária, estruturação de turnos e aumentar o rendimento de uma instalação existente. Se houver aumento de demanda no Centro de distribuição, o custo da aplicação da automação para aumentar a produtividade pode acabar dando mais retorno sobre investimento do que acrescentar mais um turno, com todos os custos de mão de obra decorrentes. Para estimar o retorno sobre investimento do aumento de produtividade resultante de uma solução de separação sem papel, a primeira etapa é definir o Figura 1 - exemplo de cálculo de retorno sobre investimento com ganho de produtividade Custo atual Abastecedores 6 Méd. Horas/Ano 2,080 Salário/Hora (c/ benefícios) US$ 30,00 Total de horas de trabalho em abastecimento/ano 12,480 Total salários/ano US$ Ganho Aumento de produtividade 30% Horas de mão de obra economizadas/ano 3,744 Dólares economizados em mão de obra/ano US$ É tudo uma questão de escolha: panorama das tecnologias modernas de separação A separação por indicação luminosa foi desenvolvida há cerca de 30 anos e é a solução mais eficiente para abastecimento de pedidos em alta velocidade. Usando luzes coloridas para informar ao abastecedor o local e a quantidade a ser separada, a separação por indicação luminosa permitiu o desenvolvimento de diversos processos de abastecimento de pedidos modernos, como separação em cluster, cadeia humana e armazenamento dinâmico. A separação por indicação luminosa também permitiu o desenvolvimento de algoritmos de separação sofisticados, diminuindo os tempos de movimentação e acomodando produtos frequentes. Os sistemas para abastecimento de pedidos por indicação luminosa costumam mostrar dados sofisticados de todas as atividades do Centro de distribuição, integrando-se aos softwares de WMS, SRP ou sistemas herdados, de forma que o gerente do Centro de distribuição pode visualizar em tempo real toda a operação. - continua na página seguinte 4 Otimização de abastecimento de pedidos

5 número total atual de abastecedores de pedidos e seus respectivos salários. Multiplique esse número por (total de horas em um ano). No exemplo abaixo, o total de salários por ano é de US$ ,00. Como discutimos acima, o investimento em uma solução de separação sem papel pode aumentar a produtividade de 25 a 50 por cento. Com um ganho de 30% de produtividade, no exemplo abaixo, a redução dos custos de mão de obra seria de US$ ,00. O resultado é diminuição na mão de obra ou aumento de volume. Retorno sobre investimento com ganho de precisão A precisão é importantíssima para os parâmetros de sucesso de um Centro de distribuição. A proporção de abastecimentos corretos, além de aumentar a satisfação dos clientes, também reduz os custos com devoluções. E, como já vimos, para empresas de setores como o farmacêutico, a precisão do abastecimento é a base do sucesso da empresa como um todo. Com as mudanças na área da mão de obra, o tempo de treinamento de um separador preciso e produtivo é sempre um problema. Além disso, há funcionários cuja língua materna não é o inglês, e os problemas com treinamento de mão de obra vão se tornando um dos maiores fatores de estresse no Centro de distribuição. Com a separação por indicação luminosa ou comando de voz, o tempo de treinamento pode ser reduzido de dias a minutos, com precisão próxima de 100%. Figura 2 - Exemplo de cálculo de retorno sobre investimento com ganho de precisão Ganho de precisão Atual Ganho Número de separadores de pedidos Linhas/hora do separador (8 horas por dia) Precisão 99,90% 99,95% Custo/erro US$ 15,00 US$ 15,00 Erros/ano (260 dias por ano) 2,808 1,310 Custo dos erros/ano US$ ,00 US$ ,00 Economia anual com a precisão US$ ,00 A partir do aumento de 30% na produtividade usado no exemplo acima, o total de separadores necessários foi reduzido de seis para quatro, e o total de linhas abastecidas por hora aumentou de 250 para 325. Esse aumento de produtividade reflete-se na Figura 2. Para estimar o retorno sobre investimento obtido com o aumento de precisão oferecido pela tecnologia de abastecimento, defina primeiro a taxa de precisão, o custo de um erro de seleção e o número atual de erros por dia. Multiplique esses números e o resultado é o custo dos erros gerados pelo processo de abastecimento atual. No exemplo abaixo, o custo anual estimado dos erros é de US$ ,00. A implementação de uma tecnologia de abastecimento vai resultar em aumento de 0,05% ou mais na precisão, com aumento de até Panorama das tecnologias modernas de separação (continuação da página anterior) Também existe a colocação por indicação luminosa, ou separação por indicação luminosa invertida. Assim como o sistema de separação por indicação luminosa (pick-to-light) mostra ao separador o local correto de onde o item deve ser selecionado, a colocação com indicação luminosa (put-to-light) mostra ao separador o local correto onde o item deve ser colocado. Ela é usada principalmente em sistemas onde itens separados em lote precisam ser separados para pedidos individuais e tem as mesmas vantagens de aumento de produtividade e precisão sobre a separação e embalagem manuais. - continua na página seguinte 5 Otimização de abastecimento de pedidos

6 10% em alguns indicadores. Um aumento de precisão de somente 0,05% proporciona uma economia de US$ ,00 ao ano. Retorno sobre investimento previsto total A partir destes cálculos, o retorno sobre investimento total da implementação de uma solução de separação sem papel nesta operação seria de US$ ,00. Para a maioria dos sistemas de abastecimento com seis separadores, isso representa retorno sobre investimento em apenas um ano. Outros fatores importantes que vão aumentar o retorno sobre investimento da operação: treinamento simplificado, redução no custo de consumíveis (etiquetas, listas de separação) e redução no número de funcionários de suporte necessários. Além disso, a operação vai se beneficiar da flexibilidade, da gestão em tempo real e de relatórios fornecidos por uma solução de separação automatizada, além da integração com o Sistema de gerenciamento de armazém (WMS) existente. Outras vantagens de uma solução automatizada: Flexibilidade A dinâmica das curvas de demanda, da sazonalidade e do crescimento projetado são motivos citados para substituir um sistema de separação baseado em papel pela separação por indicação luminosa. Sistemas automatizados podem adaptar-se a pedidos urgentes ou acelerados, que podem ser muito complicados quando a separação é feita por papel. Em áreas com alta rotatividade de mão de obra, a automação apresenta vantagens muito concretas. Se uma equipe experiente é reduzida por diminuição nos pedidos ou situação econômica desfavorável, o gerente do Centro de distribuição pode precisar contratar Panorama das tecnologias modernas de separação (continuação da página anterior) A separação por voz oferece comandos de voz claros e concisos transmitidos por rede sem fio. É uma opção econômica, ou uma tecnologia adicional que elimina muitas das ineficiências das listas de separação em papel e aumenta a velocidade, a precisão e a produtividade geral da separação. Outra vantagem é que os comandos de voz podem ser gravados em qualquer idioma, o que diminui consideravelmente a necessidade de treinamento para um operador de Centro de distribuição. Em algumas aplicações, a separação por voz pode ser usada juntamente com indicações luminosas, com ambas integradas ao sistema pelo software de abastecimento de pedidos. As soluções de separação por carrinho com radiofrequência são ideais para sistemas com baixa velocidade e grandes distâncias no fracionamento dos pacotes. Criada para permitir separação em lote ou em grupo de vários pedidos, que geralmente provocam lentidão e muitos erros na separação, a separação por carrinho combina indicações luminosas e radiofrequência em uma só plataforma. Esse sistema é ideal para separar quantidades grandes de itens de movimentação lenta, e tem o mesmo nível de integração com o software de abastecimento de pedidos, para comunicação e relatórios em tempo real. 6 Otimização de abastecimento de pedidos

7 trabalhadores não qualificados quando a demanda voltar a crescer. Dependendo da disponibilidade de mão de obra qualificada e da rotatividade, investir em tecnologia de separação avançada pode resultar em ainda mais retorno sobre investimento do que aumentar o treinamento e adicionar cargos de qualidade. A possibilidade de manter a flexibilidade na equipe, com ou sem rotatividade, é um desafio que uma tecnologia moderna de separação pode ajudar a resolver. Visão para a administração Os sistemas de separação por indicação luminosa trazem transparência total e em tempo real de todos os processos para o gerente do Centro de distribuição. Localização dos funcionários, velocidade de separação e precisão estão disponíveis o tempo todo em qualquer aparelho digital, como PDAs, smartphones ou laptops. De qualquer lugar, mesmo fora das instalações, a direção pode acompanhar ao vivo a eficiência e a produtividade do Centro de distribuição. Como a administração geral exige cada vez mais dados de todos os parâmetros da empresa, um gestor precisa de dados precisos, em tempo real. Com sistemas em papel, isso não é possível. Uma solução de abastecimento de pedidos automatizada permite não só que o gerente do Centro de distribuição veja e administre em tempo real com mais eficácia, mas também oferece à administração geral a possibilidade de integrar os dados aos sistemas corporativos. Sinal verde para uma solução de separação sem papel Toda empresa, Centro de distribuição, localização, mercado de trabalho e setor tem seus próprios desafios, que podem não se parecer com nenhum dos outros. Certas circunstâncias são comuns às empresas que consideram a mudança do papel para a separação por indicação luminosa ou outro sistema sem papel automatizado. Pode ser o crescimento da empresa, problemas com rotatividade de mão de obra, aumento da demanda por produtividade e precisão ou a necessidade de a administração ter mais acesso em tempo real. Trabalhar com um integrador de gerenciamento automatizado de materiais de desenvolver parâmetros de desempenho é o primeiro passo de uma solução de automação. Analisando as necessidades atuais nos últimos seis a doze meses, e as necessidades previstas para o futuro nos próximos três a cinco anos, você terá uma base sólida para desenvolver a solução de automação ideal e implementá-la com sucesso. Para mais informações, entre em contato com a Intelligrated pelo info@intelligrated.com, ou pelo telefone , ou visite Interface de WMS Uma das principais vantagens de passar de papel para separação por indicação luminosa ou outra solução automatizada é a possibilidade de integração com o sistema WMS, ERP ou outra ferramenta já instalada. OFOWP Intelligrated. Todos os direitos reservados.