GERÊNCIA DE CONTRATAÇÃO, PROPOSTAS, CONTRATOS E LICITAÇÃO

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1 GERÊNCIA DE CONTRATAÇÃO, PROPOSTAS, CONTRATOS E LICITAÇÃO Professor: Carlos Magno Xavier (M.Sc, PMP) magno@beware.com.br V6 1 Nome e experiência em projetos (tipo de projeto e papel desempenhado)... 2

2 As dimensões do gerenciamento no PMBOK RH Aquisições Custo INTEGRAÇÃO Tempo Comunicação Escopo Qualidade Riscos 3 SUMÁRIO Os processos de gerenciamento das aquisições em um projeto: Planejar compras e aquisições Planejar contratações Solicitar respostas de fornecedores Selecionar fornecedores Administração de contrato Encerramento do contrato Licitações 4

3 Bibliografia PMI - PMBOK (Project Management Body of of Knowledge) 2004 (versão oficial português) Dinsmore, Paul (supervisão). Como se se tornar um profissional em Gerenciamento de Projetos: Livro-base de preparação para certificação PMP. RJ, 2003 Editora QualityMark (capítulo 9) 9) Chen, Yanping Principles of of Contracting for Project Management University of of Management & Technology Press 2003 Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993 e suas alterações (Normas para licitações e contratos da Administração Pública ) 5 Critério rio de avaliação Prova individual (60%) e trabalho em grupo (40%) 6

4 Dimensões do Gerenciamento de Projetos Ciclo de vida do projeto de um filme Mixagem Gravação diálogos Montagem Filmagem Escolha Elenco Roteirização Iniciação Planejamento Execução Controle Grupos de processos / Fases do ciclo de vida de gerenciamento do projeto Encerramento Integração Escopo Qualidade Tempo magno@beware.com.br Custo Risco Comunicação Recursos Humanos Aquisição Áreas de gerenciamento do projeto 7 Processos de Gerenciamento do Projeto Grupos de Processos de Gerenciamento de Projetos Iniciação Iniciação Planejamento Planejamento Controle Controle Execução Execução Fechamento Fechamento 8

5 Processos do PMBOK por área de conhecimento Escopo Planejamento do Escopo Definição do Escopo Criar a EAP Verificação do Escopo Controle do Escopo Rec. Humanos Planejamento de Recursos Humanos Contratar ou mobilizar a equipe do projeto Tempo Definição da Atividade Seqüenciamento de atividades Estimativa de recursos da atividade Estimativa de duração da atividade Desenvolvimento do cronograma Controle do Cronograma Custos Estimativa de Custos Desenvolver a equipe do Orçamentação projeto Controle de Gerenciar a Custos Gerência equipe de do Contratação em Projetos projeto Integração Desenvolver o Termo de Abertura Desenvolver a Declaração de Escopo (Preliminar) Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Projeto Orientar e Gerenciar a execução do Projeto Monitorar e Controlar o trabalho do projeto Controle Integrado de Mudanças Encerrar o projeto Qualidade Planejamento da Qualidade Realizar a Garantia da Qualidade Realizar o Controle da Qualidade Riscos Planejamento do gerenciamento de riscos Identificação de Riscos Análise Qualitativa de Riscos Análise Quantitativa de Riscos Planejamento de Respostas a Riscos Monitoramento e controle de riscos 9 Comunicação Planejamento das comunicações Distribuição das informações Relatório de desempenho Gerenciar as partes interessadas Aquisições Planejar compras e aquisições Planejar contratações Solicitar respostas de fornecedores Selecionar fornecedores Administração de contrato Encerramento do contrato COMO REAGIR DIANTE DA POSSIBILIDADE DE FRACASSO? Jogar tudo para o alto? Fazer beicinho? Rezar para que a coisa melhore? 10

6 Quem você quer ser no gerenciamento de seus projetos? Harold Kerzner ou Zeca Pagodinho? ZECA PAGODINHO: DEIXO A VIDA ME LEVAR; VIDA LEVA EU... HAROLD KERZNER: ADOTE UMA METODOLOGIA DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS E USE-A CONSISTENTEMENTE QUAL A IMPORTÂNCIA DO GERENCIAMENTO DE AQUISIÇÕES EM UM PROJETO? 12

7 Gerenciamento de Aquisições do Projeto O gerenciamento de aquisições do projeto inclui os processos para comprar ou adquirir os produtos, serviços ou resultados necessários de fora da equipe do projeto para realizar o trabalho (PMBOK) 13 O gerenciamento de aquisições do projeto também inclui a administração de qualquer contrato emitido por uma organização externa (o comprador) que está adquirindo o projeto da organização executora (o fornecedor) e a administração de obrigações contratuais estabelecidas para a equipe do projeto pelo contrato. (PMBOK) 14

8 Processos de Gerenciamento de Aquisições Aquisições Planejar compras e aquisições Planejar contratações Solicitar respostas de fornecedores Selecionar fornecedores Administração de contrato Encerramento do contrato Procurement Purchase and Acquisitions Plan Contracting Request Sellers Response Select Sellers Contract Administration Contract Closure 15 Processos de Gerenciamento de Aquisições Planejar compras e aquisições Planejamento Planejar contratações Planejamento Solicitar respostas de fornecedores Execução Selecionar fornecedores Execução Administração de contrato Monitoramento e Controle Encerramento do contrato Encerramento Iniciação Controle Planejamento Encerramento Execução 16

9 Processos de Gerência de Aquisições do Projeto PLANO DE GERENCIAMENTO DO PROJETO PLANO GERENCIA- MENTO DO PROJETO Planejar compras e aquisições CRITÉRIOS AVALIAÇÃO Selecionar fornecedores DECLARAÇÃO TRABALHO + PLANO GEREN- CIAMENTO AQUISIÇÕES PROPOSTAS Planejar contratações DOCUMENTOS DE AQUISIÇÃO Solicitar respostas de fornecedores PLANO DE GERENCIA MENTO DO PROJETO PLANO GERENCIA- MENTO AQUISIÇÕES RESULTADOS TRABALHO MUDANÇAS SOLICITADAS CONTRATO Administração de Contrato DOCUMEN- TAÇÃO DO CONTRATO Encerramento do Contrato ARQUIVO DE CONTRATOS LIÇÕES APRENDIDAS CONTRATOS ENCERRADOS 17 Iniciação Processos de Planejamento P1 - Levantar os envolvidos P2 Estabelecer a organização do projeto e formar a equipe de planejamento P3 Definir o escopo e a estratégia do projeto P7 Planejar as Comunicações P8 -Planejar as Aquisições P9 - Planejar as Respostas a Riscos P4 - Elaborar a Estrutura Analítica do Projeto (WBS) P5 - Elaborar o Cronograma e montar a equipe P10 - Planejar a Qualidade P6 - Calcular o custo das atividades e do projeto (orçamento) Execução P12 - Consolidar e aprovar o e controle Plano do Projeto P11 - Planejar o controle Integrado de Mudanças 18

10 Planejar compras e aquisições Identificação das necessidades do Projeto que serão melhor atendidas por meio da contratação de produtos e/ou serviços fora da organização do projeto (PMBOK) Envolve considerar: se, o que, quanto, quando e como contratar 19 Processo de Planejamento das Aquisições Entradas Fatores ambientais da empresa (mercado + estrutura de aquisições) Políticas, procedimentos e sistemas para as aquisições na empresa Plano de Gerenciamento do Projeto Técnicas e Ferramentas Análise Make-or-Buy Opinião especializada Tipos de contrato Saídas Plano de gerenciamento de aquisições Declaração do trabalho (SOW) 20

11 Planejamento das Aquisições Estratégia Obter todos os bens/serviços de uma fonte única? Obter todos os bens/serviços de várias fontes? Obter somente uma parcela dos bens/serviços? Não obter os recursos/serviços? 21 Estratégias de Aquisições Estratégia da Organização Estratégia do Projeto essas estratégias são distintas conforme: restrições disponibilidade de de recursos necessidades específicas do do Cliente 22

12 Organização formal para as atividades de Aquisições Estrutura Centralizada Escritório de Contratos que gerencia os Contratos de todos os Projetos Descentralizada O Administrador de Contratos - Não é necessariamente o gerente do Projeto! - gerencia o Contrato do Projeto em que ele esteja alocado 23 Organização formal para as atividades de Aquisições Centralizada Vantagens aumenta o expertise em em Gerenciamento de de Contratos estabelece práticas comuns carreira definida Desvantagens criação de ilhas de conhecimento perda de foco em função de servir a vários Projetos 24

13 Organização formal para as atividades de Aquisições Descentralizada Vantagens mais fácil acesso ao know how mais foco no Projeto Desvantagens não alocação do administrador de Contratos após término do Projeto dificuldade para manter um padrão de conhecimento adequado duplicação da função e ineficácia do uso do recurso falta de padronização de práticas de um Projeto para outro 25 Questão Qual das seguintes é uma vantagem da contratação centralizada? A. Acesso mais fácil ao perito em contratação B. Aumento do expertise em Gestão de Contratos na Empresa C. Mais lealdade ao projeto D. Nenhum departamento especifico para o pessoal dos contratos 26

14 Técnicas e Ferramentas Análise Make-or-Buy => Decisão de fazer Facilidade de integração com as operações de rotina Utilização de capacidade ociosa Controle direto Falta de fornecedores confiáveis Uso de mão-de-obra disponível Garantia absorção da tecnologia Custo / prazo 27 Técnicas e Ferramentas Análise Make-or-Buy => Decisão de comprar / terceirizar / contratar Fornecimento especializado Pequenos volumes Capacidade limitada Concentração no core business da empresa Custo / prazo 28

15 Técnicas e Ferramentas Tipos de Contrato Preço fixo, preço global ou preço fechado (Lump Sum or Fixed Price) Tempo e Material ou Preço unitário (Time & Material or Unit Price ) Custos reembolsáveis ou Por administração (Cost Reimbursable or cost plus) 29 Contrato de Preço Fixo, preço Global ou Preço Fechado Lump Sum ou Fixed Price Forma mais comum de contrato Preço acordado para todo o trabalho Apropriado quando o contratante pode descrever o escopo do trabalho => O contratante tem menor risco Todo risco de custos fica com o fornecedor => O fornecedor se preocupa com o escopo do trabalho 30

16 Contrato de preço unitário Unit price or or time & material Normalmente utilizado para quantias pequenas e por curto espaço de tempo. O preço é feito em uma base por hora e/ou por item. Possui elementos de um contrato a preço fixo (no preço fixado por hora) e de um contrato de custo reembolsável (nos custos materiais e pelo fato do custo total ser desconhecido) O risco do contratante em relação aos custos é médio, comparado ao Custo reembolsável e Preço fixo 31 Contrato por administração ou de custo reembolsável Cost Reimbursable ou Cost Plus Os custos do fornecedor são reembolsáveis pelo contratante O risco é maior para o contratante, pois os os custos são desconhecidos Tipo de contrato normalmente utilizado quando o contratante pode descrever apenas o que ele precisa, sem descrever como fazer O fornecedor irá escrever o escopo do trabalho detalhado 32

17 Contratos de Incentivo => Visa oferecer ao contratado um lucro maior se se os os custos forem reduzidos ou um lucro menor se se o custo for excedido. Além disso, a cláusula de incentivo ajuda a alinhar os os objetivos do contratado (seller) com os os do Contratante (buyer). - Preço Fixo com Incentivo FPIF: Fixed Price Incentive Fee (Ex.: menor prazo) - Custo Reembolsável com Incentivo CPIF: Cost Plus Incentive Fee (Ex.: menor prazo ou custo) 33 O que pode influenciar a seleção do tipo de contrato? Quão clara é ou pode ser a definição do escopo do trabalho? Quantidade ou freqüência de mudanças esperada após o início do projeto Esforço ou expertise do contratante (buyer) para gerenciar o fornecedor (seller) 34

18 Questão Qual dos seguintes tipos de contrato apresenta o maior risco para o fornecedor? A. Preço Fixo - Firm Fixed Price (FFP) E. Tempo e Materiais (T&M) C. Custo mais Remuneração Fixa - Cost Plus Fixed Fee (CPFF) D. Custo mais Remuneração de Incentivo - Cost Plus Incentive Fee (CPIF) 35 Comparação dos Tipos de Contratos Preço fixo Preço unitário Custo reembolsável Alto Risco do Fornecedor Baixo Baixo Risco do Contratante Alto 36

19 SITUAÇÃO DO CONTRATANTE Você precisa começar imediatamente o trabalho Você quer adquirir expertise para determinar o que precisa ser feito. Questão TIPO DE CONTRATO Você sabe exatamente o que precisa ser feito Você está comprando os serviços de um programador para ampliar seu staff Você Gerência não de Contratação tem habilidade em Projetos para auditar faturas 37 Saída Plano de Gerenciamento de Aquisições Deve descrever como serão administrados os processos de aquisição de bens e serviços. Algumas empresas possuem normas / políticas organizacionais para as aquisições (basta referenciar). Podem ter como anexo um cronograma de aquisições 38

20 Questão Quais são as três modalidades de contratos mais freqüentes? A) IFB, RFP e RFQ B) SOW, SOO e RAM C) SPI, TQM e SV D) FP, CR e (T & M) (preço fixo, administração de custos, preço unitário) 39 Plano de Gerenciamento de Aquisições Informações que podem conter: Quais os tipos de contrato a serem usados? É preciso um orçamento de referência? Quem prepara e quando? Como são feitos os pedidos de aquisições? Existem documentos/formulários padrões? Onde encontrálos? Como será a coordenação com área de compras do acompanhamento do cronograma de aquisições? 40

21 Saída Declaração do trabalho Statement of Work (SOW) Descrição do item a ser comprado em detalhe, tal que, os os potenciais fornecedores possam avaliar se se são capazes de fornecê-lo Claro, completo e conciso => Ex.: memorial descritivo ou o objeto de uma licitação 41 Exercício de especificação em um SOW... 42

22 Processos de Gerência de Aquisições do Projeto PLANO DE GERENCIAMENTO DO PROJETO PLANO GERENCIA- MENTO DO PROJETO Planejar compras e aquisições CRITÉRIOS AVALIAÇÃO Selecionar fornecedores DECLARAÇÃO TRABALHO + PLANO GEREN- CIAMENTO AQUISIÇÕES PROPOSTAS Planejar contratações DOCUMENTOS DE AQUISIÇÃO Solicitar respostas de fornecedores PLANO DE GERENCIA MENTO DO PROJETO PLANO GERENCIA- MENTO AQUISIÇÕES RESULTADOS TRABALHO MUDANÇAS SOLICITADAS CONTRATO Administração de Contrato DOCUMEN- TAÇÃO DO CONTRATO Encerramento do Contrato ARQUIVO DE CONTRATOS LIÇÕES APRENDIDAS CONTRATOS ENCERRADOS 43 Iniciação Processos de Planejamento P1 - Levantar os envolvidos P2 Estabelecer a organização do projeto e formar a equipe de planejamento P3 Definir o escopo e a estratégia do projeto P7 Planejar as Comunicações P8 -Planejar as Aquisições P9 - Planejar as Respostas a Riscos P4 - Elaborar a Estrutura Analítica do Projeto (WBS) P5 - Elaborar o Cronograma e montar a equipe P10 - Planejar a Qualidade P6 - Calcular o custo das atividades e do projeto (orçamento) Execução P12 - Consolidar e aprovar o e controle Plano do Projeto P11 - Planejar o controle Integrado de Mudanças 44

23 Planejar contratações Processo de preparar os documentos necessários que servirão de suporte ao processo Solicitar respostas de fornecedores e ao processo Selecionar fornecedores (PMBOK) 45 Planejar contratações Entradas Plano de Gerenciamento de Aquisições Declaração do trabalho Plano de Gerenciamento do Projeto Técnicas e Ferramentas Formulários Padrão (contratos, documentos de aquisição etc.) Opinião especializada Saídas Documentos de aquisição Critérios de Avaliação 46

24 Documentos de Aquisição São documentos usados para solicitar propostas dos potenciais fornecedores IFB - Invitation for Bid (Carta-Convite para licitação) Edital de licitação RFQ - Request for Quotation (Decisão pelo menor preço) RFP - Request for Proposal (Decisão também por outros critérios: técnicos, metodológicos, prazos, garantias etc.) Convite para negociação 47 Critérios de Avaliação Critérios a serem utilizados na análise, equalização e classificação das propostas, estabelecem ítens, notas e pesos a serem considerados para efeito de comparação. Visam transformar aspectos qualitativos, de difícil mensuração, em aspectos quantitativos, constatáveis, mensuráveis, para efeito de comparação das propostas. 48

25 Critérios de Avaliação (pré-requisitos e desejos) => => Serão usados para avaliar e classificar as as propostas Preço e custo do ciclo de vida do produto Atendimento ao SOW Qualidade (Ex.: ISO 900x) Capacidade técnica (Ex.: Atestados de execução) Capacidade de gerenciamento (Ex.: PMP) Capacidade financeira (Ex.: Carta de fiança, exame de balanço e outros) Garantia, referências etc. 49 Processos de Gerência de Aquisições do Projeto PLANO DE GERENCIAMENTO DO PROJETO PLANO GERENCIA- MENTO DO PROJETO Planejar compras e aquisições CRITÉRIOS AVALIAÇÃO Selecionar fornecedores DECLARAÇÃO TRABALHO + PLANO GEREN- CIAMENTO AQUISIÇÕES PROPOSTAS Planejar contratações DOCUMENTOS DE AQUISIÇÃO Solicitar respostas de fornecedores PLANO DE GERENCIA MENTO DO PROJETO PLANO GERENCIA- MENTO AQUISIÇÕES RESULTADOS TRABALHO MUDANÇAS SOLICITADAS CONTRATO Administração de Contrato DOCUMEN- TAÇÃO DO CONTRATO Encerramento do Contrato ARQUIVO DE CONTRATOS LIÇÕES APRENDIDAS CONTRATOS ENCERRADOS 50

26 Solicitar respostas de fornecedores É o processo através do qual se obtém respostas (ofertas, cotações e propostas) de possíveis fornecedores sobre como satisfazer as necessidades do projeto. (PMBOK) 51 Solicitar respostas de fornecedores Entradas Plano de Gerenciamento de aquisições Documentos de aquisição Lista dos fornecedores Qualificados Técnicas e ferramentas Reuniões com licitantes Anúncios Desenv. lista de fornecedor Saídas Pacote de documento de aquisição Propostas 52

27 Solicitar respostas de fornecedores Os possíveis fornecedores, normalmente sem custos diretos para o projeto, gastam a maior parte do esforço real neste processo. 53 Processo de Execução, mas precisa planejar... Planejamento Processos de Execução E2 Distribuir Informações E3 Assegurar Qualidade E1 Executar Plano de Gerenciamento do Projeto E4 - Solicitar respostas de fornecedores E5 Selecionar Fornecedores E6 Administrar Contratos Controle Encerramento 54

28 Processos de Gerência das Aquisições do Projeto PLANO DE GERENCIAMENTO DO PROJETO PLANO GERENCIA- MENTO DO PROJETO Planejar compras e aquisições CRITÉRIOS AVALIAÇÃO Selecionar fornecedores DECLARAÇÃO TRABALHO + PLANO GEREN- CIAMENTO AQUISIÇÕES PROPOSTAS Planejar contratações DOCUMENTOS DE AQUISIÇÃO Solicitar respostas de fornecedores PLANO DE GERENCIA MENTO DO PROJETO PLANO GERENCIA- MENTO AQUISIÇÕES RESULTADOS TRABALHO MUDANÇAS SOLICITADAS CONTRATO Administração de Contrato DOCUMEN- TAÇÃO DO CONTRATO Encerramento do Contrato ARQUIVO DE CONTRATOS LIÇÕES APRENDIDAS CONTRATOS ENCERRADOS 55 Selecionar fornecedores O processo Selecionar fornecedores recebe cotações ou propostas e aplica critérios de avaliação, conforme aplicável, para selecionar um ou mais fornecedores que sejam qualificados e aceitáveis como um fornecedor. 56

29 Selecionar fornecedores Entradas Propostas Critérios de avaliação Políticas Organizacionais Plano de Gerenciamento do Projeto Técnicas e Ferramentas Sistemas de pré-requisitos (triagem) Sistemas de pesos (Scoring model) Sistemas de avaliação de fornecedores Negociações de contratos Saídas Fornecedores selecionados Contrato 57 DINÂMICA SELEÇÃO DE FORNECEDOR DE SOFTWARE ERP 58

30 Técnicas e Ferramentas Negociação do Contrato Nós não obtemos o que merecemos, mas o que negociamos 59 Negociação Principais itens a serem negociados: Necessidades para a adequada administração do contrato, tendo em vista a interface com o gerenciamento do projeto 60

31 Negociação de contratos Objetivos da negociação Obter um preço justo e razoável Desenvolver uma boa relação com o fornecedor O gerente de projeto deve estar sempre presente durante a negociação no mínimo para salvaguardar a relação com o fornecedor 61 Saída Contrato O contrato é um acordo mútuo que obriga o fornecedor a entregar o produto/serviço especificado e obriga o contratante a pagar por ele => Acordo, contrato, carta-contrato, subcontrato, pedido de compra, carta de intenções, ordem de compra 62

32 Questão Qual das afirmativas a seguir está correta com relação ao controle de mudança em um contrato? A. Um contrato preço fixo irá minimizar a necessidade de controle de mudança B. As mudanças raramente fornecem benefícios reais ao projeto C. Os contratos devem incluir procedimentos para acomodar mudanças D. Especificações mais detalhadas irão eliminar a necessidade de mudanças 63 Processo de Execução, mas precisa planejar... Planejamento Processos de Execução E2 Distribuir Informações E3 Assegurar Qualidade E1 Executar Plano de Gerenciamento do Projeto E4 - Solicitar respostas de fornecedores E5 Selecionar Fornecedores E6 Mobilizar e desenvolver equipe Controle Encerramento 64

33 Processos de Gerência das Aquisições do Projeto PLANO DE GERENCIAMENTO DO PROJETO PLANO GERENCIA- MENTO DO PROJETO Planejar compras e aquisições CRITÉRIOS AVALIAÇÃO Selecionar fornecedores DECLARAÇÃO TRABALHO + PLANO GEREN- CIAMENTO AQUISIÇÕES PROPOSTAS Planejar contratações DOCUMENTOS DE AQUISIÇÃO Solicitar respostas de fornecedores PLANO DE GERENCIA MENTO DO PROJETO PLANO GERENCIA- MENTO AQUISIÇÕES RESULTADOS TRABALHO MUDANÇAS SOLICITADAS CONTRATO Administração de Contrato DOCUMEN- TAÇÃO DO CONTRATO Encerramento do Contrato ARQUIVO DE CONTRATOS LIÇÕES APRENDIDAS CONTRATOS ENCERRADOS 65 Administração de Contrato O processo garante que o desempenho do fornecedor atende aos requisitos contratuais e que o comprador atua de acordo com os termos do contrato (PMBOK) 66

34 Processo de Administração de Contrato Entradas Contrato Resultados do trabalho Relatórios de desempenho Solicitações de Mudança aprovadas Técnicas e Ferramentas Sistema de Controle de mudanças no contrato Análise de desempenho do contratado / inspeções e auditorias Sistema de registro Saídas Documentação do contrato Mudanças solicitadas Ações corretivas 67 Processo de Controle, mas precisa planejar... Planejamento C1 C1- -Elaborar relatórios relatórios de de desempenho desempenho C3 C3 Controlar Controlar e monitorar monitorar os os riscos riscos Execução C2 - Realizar controle integrado de mudanças C5 - Administrar contratos C4 C4 Obter Obter aceitação aceitação do do escopo escopo Encerramento 68

35 Processos de Gerência das Aquisições do Projeto PLANO DE GERENCIAMENTO DO PROJETO PLANO GERENCIA- MENTO DO PROJETO Planejar compras e aquisições CRITÉRIOS AVALIAÇÃO Selecionar fornecedores DECLARAÇÃO TRABALHO + PLANO GEREN- CIAMENTO AQUISIÇÕES PROPOSTAS Planejar contratações DOCUMENTOS DE AQUISIÇÃO Solicitar respostas de fornecedores PLANO DE GERENCIA MENTO DO PROJETO PLANO GERENCIA- MENTO AQUISIÇÕES RESULTADOS TRABALHO MUDANÇAS SOLICITADAS CONTRATO Administração de Contrato DOCUMEN- TAÇÃO DO CONTRATO Encerramento do Contrato ARQUIVO DE CONTRATOS LIÇÕES APRENDIDAS CONTRATOS ENCERRADOS 69 Processo de Encerramento do Contrato Dá suporte ao processo Encerrar o projeto (Integração) pois envolve a confirmação de que todo o trabalho e as entregas foram aceitáveis. Este processo também envolve atividades administrativas, como a atualização de registros para refletir resultados finais e o arquivamento dessas informações para uso futuro (PMBOK) 70

36 Processo de Encerramento do Contrato Entradas Documentação do Contrato Plano de gerenciamento das aquisições Técnicas e Ferramentas Auditoria de Aquisições Sistema de registros Saídas Arquivo do Contrato Contratos encerrados 71 Documentação do Contrato Contrato e seus termos aditivos Cronogramas Alterações solicitadas e aprovadas Documentações técnicas Relatórios de desempenho Faturas e pagamentos Resultados de fiscalizações Atas de reuniões 72

37 Auditoria de Aquisições A revisão estruturada do processo de aquisição desde o Planejamento das Aquisições até o Encerramento do Contrato 73 Arquivo do Contrato Um grupo de de documentos que devem ser preparados e indexados para composição do do arquivo final do do projeto Aceitação Formal e Encerramento O contratante deve fornecer ao ao contratado uma notificação escrita de de encerramento do do contrato Termo de de recebimento provisório Período de de observação Termo de de recebimento definitivo 74

38 Processo de Fechamento, mas precisa planejar... Processos de Fechamento Controle F 1 Fechar os Contratos F 2 - Fechar o Projeto 75 Processos de Gerência das Aquisições do Projeto PLANO DE GERENCIAMENTO DO PROJETO PLANO GERENCIA- MENTO DO PROJETO Planejar compras e aquisições CRITÉRIOS AVALIAÇÃO Selecionar fornecedores DECLARAÇÃO TRABALHO + PLANO GEREN- CIAMENTO AQUISIÇÕES PROPOSTAS Planejar contratações DOCUMENTOS DE AQUISIÇÃO Solicitar respostas de fornecedores PLANO DE GERENCIA MENTO DO PROJETO PLANO GERENCIA- MENTO AQUISIÇÕES RESULTADOS TRABALHO MUDANÇAS SOLICITADAS CONTRATO Administração de Contrato DOCUMEN- TAÇÃO DO CONTRATO Encerramento do Contrato ARQUIVO DE CONTRATOS LIÇÕES APRENDIDAS CONTRATOS ENCERRADOS 76

39 Estudo de caso Contratação de um link de Comunicação 77 Conceituação Licitações É o procedimento administrativo pelo qual a Administração Pública seleciona candidatos aptos a celebrar acordos ou a tornarem-se permissionários ou concessionários. Norma Federal: Lei 8.666/93 78

40 Licitações Modalidades de Licitação Convite Tomada de Preços Concorrência Concurso Leilão Pregão (Decreto nº 3.555, de 8 de agosto de 2000) 79 Licitações Fases da Licitação Habilitação Julgamento (Classificação) Homologação Adjudicação 80

41 Afastamento: Licitações Dispensa art. 24 (Ex.: valor, emergência, órgão público, concessionários etc.) Inexigibilidade art. 25 (Ex.: fornecedor exclusivo, notória especialização, artistas) 81 OBRIGADO beware.com.br) 82