FENICIA GESTÃO ERP Enterprise Resource Planning (Planejamento dos Recursos da Empresa)

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1 FENICIA GESTÃO ERP Enterprise Resource Planning (Planejamento dos Recursos da Empresa) O FENÍCIA GESTÃO ERP é uma solução integrada, personalizável, de gerenciamento corporativo, que se destaca pela sua robustez aliada ao alto grau de tecnologia e conhecimento aplicado. Sua aplicação permite automatizar e gerenciar os processos internos de forma integrada promovendo ganhos que geram vantagem competitiva ao seu negócio. Com a sua implantação, a organização desfruta de uma administração eficiente, com processos automatizados, eliminando retrabalhos, gerando informações confiáveis e de qualidade para uma melhor tomada de decisão. Observação: As caixas em vermelho representam módulos adicionais.

2 DEFINIÇÃO DAS POLÍTICAS DE ACESSO Cadastros de usuários organizados por departamento, empresa e função, com políticas individuais de acesso; As políticas de acesso são personalizadas e chegam ao detalhe da operação. Como exemplo, para cada função do sistema é possível definir quem pode adicionar, alterar, cancelar ou excluir um registro; Gestão de acessos multiempresa, isto é, o sistema permite definir quais usuários possuirão acesso a determinadas empresas, negando o acesso e as informações das demais; Controle total sobre o log de utilização de cada usuário no sistema, demonstrando a data, hora, módulo, número do documento, função, se houve autorização de outro usuário etc. DEPARTAMENTO DE VENDAS Gerenciamento da carteira de pedidos, validando prazos de entrega, disponibilidade em estoque, descontos, tabela de preços diferenciados, vendedores, cálculos de impostos, limites de crédito, títulos vencidos, entre outras; Administração das vendas, posição financeira e hábitos de compras de cada cliente; Emissão de layouts de pedido, orçamento, nota fiscal, boleto bancário, duplicata, relatórios, mala direta etc.; Controle dos orçamentos emitidos e administração das perdas e ganhos por pedido referenciando o motivo para administração futura; Definição personalizada dos status dos pedidos; Gestão das entregas totais ou parciais dos pedidos administrando os itens pendentes; Controle de vendedores com suas devidas comissões e metas. Emissão de relatórios de apuração de comissão por data da venda, data de pagamento, markup e outros; Controle de reservas no estoque; Gerenciamento de crédito de clientes integrado com contas a receber; Controle de consignação; Geração de gráficos de vendas por região, vendedor ou representante, unidade de negócios e grupos de produtos; Controle de saldo dos pedidos; Integração com o banco de dados dos Correios para busca de endereços e CEP. ROTEIRIZAÇÃO DE ENTREGA Cadastro de transportadoras próprias ou terceirizadas; Identificação da transportadora que fará as entregas no momento do registro da venda ou através da emissão do roteiro de entrega, que demonstra as notas que devem ser entregues por diversos filtros; Gestão dos roteiros de entrega por região, bairro, cidade ou CEP; Apontamento personalizado das ocorrências de um roteiro como: produto entregue com sucesso, endereço inexistente, entrega recusada pelo cliente, produto danificado etc.; Incidência ou não do valor de frete na nota fiscal de venda; Emissão de ordem de pagamento do valor de frete devido pela transportadora; Apropriação das despesas da frota no financeiro, como: troca de pneus, óleo, manutenção preventiva etc.

3 DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gerenciamento total do departamento de compras e seus pedidos monitorando fornecedores, preços, prazos de entrega, impostos e condições de pagamento, centros de custo e projetos, transportadores ou fretes; Relação Produto x Fornecedor facilitando o processo de cotação de preços; Monitoramento automático da pontualidade de entrega e outros índices de controle; Gestão on-line das devoluções pendentes dos produtos com problemas para o fornecedor em momento de pedido; Gestão do status dos pedidos de compra, como: pedido recebido com sucesso, produto danificado, divergências entre o pedido de compra e a nota fiscal recebida etc.; Extração de diversos relatórios gerenciais em função dos prazos de entrega, produtos, status dos pedidos, fornecedores, centros de custos/projetos etc.; Consulta em tempo real do giro do produto com: saldo em estoque por empresa, seis últimos meses de vendas, consumo médio por empresa e global, pedidos de venda e de compra pendentes, valores de última compra, previsão de término do estoque; Função de requisição de produtos/serviços de material de consumo ou estoque de vendas para os usuários do sistema com decisão e controle do usuário comprador; Histórico acumulado de todas as operações realizadas por fornecedor integrado ao FENÍCIA SRM, que permite um a- companhamento e gestão de suas ocorrências, principalmente para controles de ISO; Integração com o Banco de dados dos Correios para cadastro correto dos fornecedores. POLÍTICAS DE ALÇADA E COTAÇÃO DE PREÇOS Definição e gestão das alçadas de compras por comprador e o quanto cada destes pode comprar por mês, configurado por Grupo de Produtos e Empresas; Em função da necessidade de compra, indicada pelo ressuprimento do estoque ou manualmente, o sistema gera um mapa de coleta de preços com os fornecedores cadastrados; Após o preenchimento dos valores dos fornecedores na cotação de preços, o sistema emite um mapa de coleta que demonstra os preços, prazos de entrega, condições de pagamento e impostos ofertados nos produtos de cada fornecedor, facilitando a decisão pela melhor opção ao comprador; Integração com a Internet para envio das cotações; Autorização eletrônica dos fornecedores que ganharam a cotação pelo usuário responsável emitindo automaticamente para cotação vencedora a ordem de compra, que pode ser encaminhada por . RESSUPRIMENTO DO ESTOQUE Ressuprimento do estoque automático em função do estoque mínimo ou em função do consumo no período, identificando o saldo ideal do produto no estoque; O ressuprimento em função do consumo além de identificar o movimento de vendas no período, identifica prazo de reposição, as empresas do grupo e os subgrupos dos produtos; Em função do ressuprimento, o sistema oferece dois caminhos ao usuário: gerar direto um pedido de compra para o fornecedor ou abrir um processo de coleta e cotação de preços, conforme descrito acima.

4 GESTÃO DE ESTOQUES Classificação personalizada dos tipos de movimentação do estoque proporcionando maior aderência na operação; Classificação do produto em até oito subgrupos, extraindo deles os relatórios de análise gerencial; Análise do estoque dos produtos através da ficha Kardex; Identificação da quantidade de estoque mínima, máxima e ideal em relação ao consumo de cada produto; Integração com leitores e coletores de código de barras; Indicação das similaridades dos produtos no estoque; Consulta em tempo real do giro do produto com: saldo em estoque por empresa, seis últimos meses de vendas, consumo médio por empresa e global, pedidos de venda e de compra pendentes, valores de última compra, previsão de término do estoque; Gestão de promoções com opção de até quatro preços de venda diferentes por produto; Multi-moedas reajustados em função de sua cotação diária; Função especial para o segmento de moda, utilizando a grade de produtos; Função especial para produtos com controle de estoque em m² e m³; Atualização Automática do custo real e do custo médio do produto, demonstrando seu markup e markdown; Inclusão opcional da foto do produto; Apropriação do custo incluindo impostos e despesas operacionais e diversas; Demonstração das lucratividades individuais ou por grupo de produtos, curva ABC de margem, quantidade e valor, lucratividade por vendedor, empresa ou cliente; Cadastramento automático do nome do produto em função dos oito subgrupos, evitando dessa forma erros de cadastros; Diversas opções de reajustes do preço de venda como: em função da alteração do valor de compra, inflação, por grupo ou subgrupo, reajuste na formulação do KIT ou ficha técnica, da cotação da moeda etc.; Emissão de etiquetas de código de barras em impressoras específicas homologadas pela Artsoft; Disponibilização de recursos gráficos para interpretação e demonstração figurativa de dados estatísticos; Controle do saldo por estabelecimento, depósito, localização física, lote e número de série; Gestão das transferências entre estoques, pendentes e realizadas, com opção de conferência cega. INVENTÁRIO O inventário pode ser feito de diversas maneiras: através de coletores de dados, leitores de código de barras ou através da contagem manual, para esta são emitidas as folhas de contagem do estoque; Após a contagem, o sistema gera o relatório de divergências apuradas no inventário, o que permite ao usuário: contar novamente o produto, analisar através dos relatórios do sistema, como na ficha Kardex, se existe algum erro de lançamento ou atualizar o saldo do produto no sistema. Para isso, o usuário precisa de uma senha especial para processar a informação; Todos os registros de inventários ficam gravados no sistema com identificação do usuário para futuras consultas; O inventário pode ser feito por grupo de produtos, permitindo a contagem com a empresa em operação.

5 DEPARTAMENTO FINANCEIRO Cadastro personalizado do plano de contas gerencial integrado opcionalmente com o plano de contas contábil, que proporciona uma análise mais esclarecedora do movimento financeiro da empresa; Gerenciamento completo das contas a pagar com funções especiais como: gerar parcelas para lançamento automático das previsões de pagamento; integração CNAB com os bancos (verificar as listas de homologados na Artsoft Sistemas), que facilita o trabalho de cadastramento dos títulos nos sites dos bancos; emissão de cheque e cópia de cheque; Gerenciamento das contas a receber integradas com a movimentação do estoque ou de serviços com funções especiais como: integração CNAB com os principais bancos do mercado (verificar as listas de homologados na Artsoft Sistemas) esta função otimiza a emissão e a baixa automática dos títulos, emissão de boletos em formulário contínuo ou em impressora laser, emissão de duplicatas, cartas de cobrança, em 3 níveis, Borderoux; Gestão de indicadores de inadimplência; Função especial para desconto de duplicata; Conciliação automática do extrato bancário com o sistema através do download do arquivo do banco e importação da movimentação no sistema (verificar a lista de bancos homologados na Artsoft Sistemas); Gestão completa para análise gerencial por data de competência ou vencimento; Cálculo automático de juros por atraso; Gestão multi-moeda; Gerenciamento da carteira de clientes com controles de créditos, descontos pré-fixados, análise cadastral, títulos vencidos, pagos e a vencer; Geração automática de vencimentos repetitivos, que facilita a projeção no fluxo de caixa; Previsão financeira orçamentária, confrontando os valores previstos com os realizados; Controle de pagamento de comissão pela data da venda ou pelo pagamento. ANÁLISE FINANCEIRA Apresentação em tempo real da lucratividade do negócio através da emissão do DRE (demonstrativo de resultados) por centro de custo, empresa e período de data, sem a necessidade de implantação do módulo de contabilidade; O DRE demonstra uma série de informações, tais como: o ponto de equilíbrio operacional, o quanto é necessário de vendas para atingir o P.E.O., qual o resultado operacional do negócio em valor e percentual, além da receita líquida, margem de contribuição, CMV, e muitos outros, garantindo uma análise precisa do negócio; Geração de gráficos e relatórios de controle e análise financeira com diversos filtros, exemplo: por empresa, projeto, centro de custo, operação sintética ou financeira, fornecedores, clientes, vendedores, data de competência, vencimento, digitação, bancos, nota fiscal etc.; Administração do fluxo de caixa previsto e realizado por empresa e consolidação em diversos níveis, integrado com o saldo bancário.

6 FICHA TÉCNICA E PRODUÇÃO MRP I O FENÍCIA GESTÃO ERP proporciona à indústria um controle eficaz na composição da ficha técnica do produto e uma gestão completa dos estoques de matéria-prima e produto acabado. Além de fazer a gestão das ordens de produção emitidas. Para uma gestão dos tempos de cada fase ou das máquinas da produção com análise da capacidade produtiva da fábrica é preciso adquirir o FENÍCIA PCP para este controle - MRP II. As indústrias que necessitam identificar, controlar e rastrear os lotes e validades dos produtos fabricados e das matérias-primas utilizadas precisam adquirir o módulo de controle de lote e validade da Artsoft Sistemas. CARACTERÍSTICAS DO PRODUTO Composição da ficha técnica dos produtos, definindo a quantidade necessária de cada componente com até 5 sub-níveis de produtos semiacabados; Gestão integrada dos custos do produto acabado levando em consideração as matérias-primas necessárias para sua produção, através do valor de custo registrado na nota fiscal de compra; Reajuste automático do custo da formulação do produto acabado em função da variação dos preços de compra das matérias-primas; Alerta de ressuprimento do estoque de produtos acabados ou de matérias-primas em função das ordens de produção emitidas, estoque mínimo, estoque de consumo ou pedidos de venda; A função de ressuprimento permite ao usuário gerar um mapa de coleta de preços ou emissão direta do pedido de compra ao fornecedor; No momento da emissão da ordem de produção ou ao final de sua execução, o sistema baixa automaticamente, nas quantidades indicadas pela ficha técnica do produto, as suas matérias-primas utilizadas; A emissão da ordem de produção pode ser feita manualmente ou em função do ressuprimento do estoque ou através da área de vendas, no momento do registro do pedido; O sistema também permite o apontamento do status da ordem de produção, compartilhando esta informação com os demais usuários do sistema. CONTROLE FÍSICO E FINANCEIRO DE UM PROJETO O sistema Artsoft permite uma análise física e financeira sobre o retorno de um investimento ou sobre uma prestação de serviço ao cliente. Isso é possível porque toda movimentação de estoque ou serviço e a movimentação financeira estão vinculadas a um projeto. Por consequência, a análise do balanço deste projeto é simplificada e otimizada, garantindo um maior controle dos investimentos e dos custos programados para este projeto. CARACTERÍSTICAS DO PRODUTO Cadastro do projeto identificando o patrocinador (a própria empresa ou um cliente); Definição do valor de investimento do projeto; Definição de um gestor responsável pelo projeto; Vínculo do projeto nas movimentações de estoque, tanto de entrada quanto de saída, nos lançamentos de contas a pagar, contas a receber ou nos lançamentos de despesas e receitas; Emissão de gráficos de análise financeira por projeto; Emissão de relatórios gerenciais de saldo do projeto demonstrando o previsto, o comprometido e os valores já gastos, fornecendo um total em valor e percentual do projeto; Emissão de fatura de recebimento por projeto; Integração com o FENÍCIA Gerenciamento de Projetos onde são contabilizadas as horas trabalhadas no projeto e suas previsões; Integração também com o FENÍCIA BI, para melhor customização e apuração dos resultados.

7 NOTA FISCAL ELETRÔNICA NF-e A nota fiscal eletrônica é hoje uma realidade, além de uma obrigatoriedade para determinados segmentos. A nota fiscal eletrônica funciona como um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços, ocorrida entre as partes. Benefícios: - Redução de custos de impressão do documento fiscal; - Redução de custos de aquisição de papel; - Redução de custos de armazenagem de documentos fiscais; - Simplificação de obrigações acessórias; - Redução de tempo de parada de caminhões em postos fiscais de fronteira; - Eliminação de digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias; - Redução de erros de escrituração.

8 MÓDULO DE CONTROLE DE LOTE E VALIDADE O módulo de controle de lote e validade é integrado à operação do FENICIA GESTÃO ERP e proporciona os seguintes controles para empresas que precisam registrar e rastrear os lotes dos produtos vendidos, comprados ou fabricados: CARACTERÍSTICAS DO PRODUTO Cadastro do lote e da validade dos produtos no momento da entrada da mercadoria no estoque; No registro do lote na entrada da mercadoria, o sistema já permite a impressão de uma etiqueta de identificação com código de barras para ser anexada ao produto ou na sua localização no estoque; Na emissão da nota fiscal de saída, o sistema também solicita a identificação dos lotes que estão sendo retirados do estoque e ainda alerta o usuário caso exista um lote mais antigo que precisa sair antes do que ele estava registrando; Identificados os lotes na entrada e na saída do estoque, o sistema fornece uma série de relatórios de controle de estoque e rastreabilidade do lote; Algumas das demonstrações na rastreabilidade do lote são: data da movimentação, operador, cliente ou fornecedor, número da nota fiscal, produto, tipo de movimentação, quantidade, saldo do lote, vendedor e CFOP; Os relatórios de saldo em estoque trazem subtotais de cada lote, e isso facilita a gestão do estoque. Para as indústrias que precisam identificar, registrar e rastrear os lotes e validades dos produtos acabados e das matériasprimas utilizadas, este módulo permite, no momento da produção e baixa do produto do estoque, fazer estes registros e usufruir dos relatórios de controle de estoque e rastreabilidade. MÓDULO DE DECLARAÇÃO DE IMPORTAÇÃO O módulo de Declaração de Importação possibilita ao cliente o registro de todas as importações realizadas, com a apuração dos impostos e com a emissão das notas fiscais. PRINCIPAIS CARACTERÍSTICAS Faz registro da página de rosto da Declaração de Importação, para posterior conferência dos valores apurados; Permite a utilização de moedas diferentes para frete e mercadorias; Emite notas fiscais por adição, o que possibilita emitir notas fiscais com naturezas diferentes por adição; Possui uma função de fechamento que possibilita a conferência entre os valores digitados na página de rosto da Declaração de Importação com os valores apurados.