O que é a iniciativa de marcação de consultas pela Internet eagenda? Simplificar e melhorar o acesso a cuidados de saúde. O que é o eagenda?

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1 O que é a iniciativa de marcação de consultas pela Internet Simplificar e melhorar o acesso a cuidados de saúde Pedir Receitas A de pela Internet, no âmbito do Programa Simplex, surge no seguimento do processo de desmaterialização do agendamento, iniciada com o projecto Consulta a Tempo e Horas. Esta medida tem como objectivo reduzir o tempo de marcação de consultas nos Centros de Saúde e Unidades de Saúde Familiar e ao mesmo tempo criar um novo canal de relacionamento com o Utente. Se o utente for portador de uma patologia crónica, através do eagenda poderá, ainda, solicitar um pedido de receita no seu Centro de Saúde/USF. Para mais informações, por favor consulte 1

2 GESTÃO DA MARCAÇÃO DE CONSULTAS Ajuda Como Aceder? Como activar os alertas? Os serviços de gestão da marcação de consultas pela Internet (eagenda) estão disponíveis para o Administrativo do Centro de Saúde ou Unidade de Saúde Familiar. Deverá seleccionar o seguinte URL. O utilizador deverá inserir a sua password do Portal da Saúde. Caso não disponha de credenciais de acesso deverá contactar os serviços centrais da ACSS. 2

3 GESTÃO DA MARCAÇÃO DE CONSULTAS Ajuda Após a validação das credenciais, o portal irá ser redireccionado para a seguinte página: Como activar os alertas? Será então apresentada a lista de prestadores que podem ser acedidos pelo utilizador. 3

4 GESTÃO DA MARCAÇÃO DE CONSULTAS Ajuda Após seleccionar o prestador, o utilizador deverá seleccionar pedidos pendentes. Como activar os alertas? A lista de pendentes providencia um único local onde é possível visualizar todos os pedidos de consulta que ainda não tiveram seguimento. É importante que esta lista se mantenha a mais pequena possível, para que desta modo seja possível dar a resposta mais breve possível ao utente. 4

5 GESTÃO DA MARCAÇÃO DE CONSULTAS Ajuda A lista de pedidos pendentes é apresentada por ordem cronológica e inclui o número de identificação do pedido, o número do utente (SNS) e a data pretendida para marcação. Como activar os alertas? É possível ordenar por qualquer um dos campos do cabeçalho simplesmente clicando no cabeçalho do campo pretendido. 5

6 GESTÃO DA MARCAÇÃO DE CONSULTAS Ajuda Como activar os alertas? Os Centros de Saúde, Extensões e Unidades de Saúde Familiar são responsáveis pela gestão de todos os pedidos apresentados na lista de pendentes. Face à criticidade associada ao processo de marcação de consultas e a sua importância para utente, foi definido um tempo máximo de resposta de 2 dias úteis. Caso o administrativo responsável pela gestão e tratamento de pedidos pendentes não finalize o mesmo (isto é, marcar ou rejeitar a consulta), será notificado por pelo sistema central. Em última análise, os serviços centrais da ACSS, com o apoio das ARS, deverão garantir que todos os pedidos têm uma resposta no intervalo máximo identificado. Caso este intervalo máximo esteja prestes a ser atingido (isto é, caso o Centro de Saúde/USF seja notificado por fax), é de extrema importância contactar o utente. Este contacto tem como objectivo informar o cidadão de que o seu pedido está em análise e carece de validação do seu médico. O contacto deverá ser telefónico e assegurado pelo Centro de Saúde/USF. 6

7 GESTÃO DA MARCAÇÃO DE CONSULTAS Ajuda A título exemplificativo é apresentada a seguinte situação: Como activar os alertas? Dia 1: Utente procede ao pedido de marcação de uma consulta através do eagenda. O Administrativo é notificado de forma imediata com a criação de uma tarefa pendente na sua lista de pedidos. Caso deseje, poderá ser notificado por correio electrónico ver o capítulo Como activar alertas? deste manual. Dia 5 (Após 2 dias úteis): Caso o pedido ainda não tenha sido analisado pelo Administrativo do Centro de Saúde/USF, os Serviços Centrais enviam um fax de carácter urgente, a relembrar da necessidade de analise da solicitação de consulta. Nesta fase, o utente deverá ser contactado, no sentido de recordar que o seu pedido está em validação pelo seu médico. 7

8 GESTÃO DA MARCAÇÃO DE CONSULTAS Ajuda Para proceder à análise do pedido, o Administrativo deverá clicar no número do mesmo. Todos os novos pedidos estão, univocamente identificados pela palavra!novo. A numeração dos pedidos é efectuada de forma sequencial, por unidade de cuidados de saúde. Assim, cada Centro de Saúde, Extensão ou Unidade de Saúde Familiar tem uma numeração própria, permitindo facilitar a gestão interna de pedidos de marcação. Como activar os alertas? 8

9 GESTÃO DA MARCAÇÃO DE CONSULTAS Ajuda A informação relativa ao detalhe do pedido complementa a lista inicial e deverá ser consultada apenas em caso de necessidade. Neste ecrã, para além do Número do Utente, do tipo de consulta e da data são apresentados osseguintes dados: Nome do Utente; Observações de marcação; Data fim (hora limite para consulta - identificado pelo utente); Dados de contacto do utente; Possibilidade de prescindir do médico de família. Como activar os alertas? 9

10 GESTÃO DA MARCAÇÃO DE CONSULTAS Ajuda Como activar os alertas? Após fechar o detalhe do pedido, o administrativo será redireccionado para a lista (anterior) dos pedidos pendentes. Caso deseje confirmar a consulta, o utilizador deverá proceder ao agendamento da mesma no SAM. A hora escolhida pelo utente, bem como a informação do tipo de consulta deverá, sempre que possível, ser respeitada. Após a marcação efectiva no SAM, o utilizador deverá seleccionar Em curso, isto é, iniciar a finalização do processo referente ao pedido que se encontra a gerir. Caso o médico opte pela não realização da consulta, ou no caso da agenda se encontrar cheia, deverá também seleccionar Em curso. 10

11 GESTÃO DA MARCAÇÃO DE CONSULTAS Ajuda Ao iniciar a finalização do pedido deverá seleccionar Rever Pedido de de Consulta Como activar os alertas? 11

12 GESTÃO DA MARCAÇÃO DE CONSULTAS Ajuda Deverá, então indicar a informação final a enviar ao utente. No caso de confirmação da consulta deverá indicar a data e a hora (disponibilizadas pelo SAM), bem como a referência ao nome do médico. Para finalizar o pedido deverá clicar em Aprovar Como activar os alertas? No caso da consulta não ter sido confirmada pelo médico, dentro do horário pretendido deverá seleccionar Rejeitar. 12

13 GESTÃO DA MARCAÇÃO DE CONSULTAS Ajuda Após a conclusão do último passo, o sistema enviará, de forma automática um correio electrónico e/ou SMS para o utente. O administrativo termina assim o processo de gestão de um pedido pendente. Poderá voltar à lista inicial de pedidos e iniciar outro processo de análise. Como activar os alertas? 13

14 GESTÃO DA MARCAÇÃO DE CONSULTAS Ajuda Como activar os alertas - Correio Electrónico? Os alertas estão disponíveis para qualquer utilizador de gestão de consultas. O objectivo dos alertas passa por facilitar a interacção com o sistema, tornando a resposta para os utentes mais rápida. Os alertas funcionam tendo por base o correio electrónico do administrativo. Para activar os alertas, o utilizador deverá aceder à lista de pedidos pendentes e seleccionar Acções. Como activar os alertas? 14

15 GESTÃO DA MARCAÇÃO DE CONSULTAS Ajuda No menu de acções deverá seleccionar Alertar-me Como activar os alertas? Deverá então preencher a seguinte informação: Título do alerta; Destinatário do alerta; Tipo de acontecimento que activa o alerta; Filtros a aplicar, e Intervalos de envio. Para feitos de parametrização desta informação, recomendamos o preenchimento tal como indicado na página seguinte deste manual. No final da parametrização deverá seleccionar OK. 15

16 GESTÃO DA MARCAÇÃO DE CONSULTAS Ajuda Como activar os alertas? Pedir Receitas 16

17 PEDIDO DE RECEITAS Ajuda Como Aceder? Pedido de Receitas Como gerir autorizações? Os serviços de gestão da marcação de consultas pela Internet (eagenda) estão disponíveis para o Administrativo do Centro de Saúde ou Unidade de Saúde Familiar. Deverá seleccionar o seguinte URL. O utilizador deverá inserir a sua password do Portal da Saúde. Caso não disponha de credenciais de acesso deverá contactar os serviços centrais da ACSS. O que fazer após entregar a receita? 17

18 PEDIDO DE RECEITAS Ajuda Após a validação das credenciais, o portal irá ser redireccionado para a seguinte página: Pedido de Receitas Como gerir autorizações? O que fazer após entregar a receita? Será então apresentada a lista de prestadores que podem ser acedidos pelo utilizador. 18

19 PEDIDO DE RECEITAS Ajuda Após seleccionar o prestador, o utilizador deverá seleccionar uma das opções dos pedidos de prescrição: Gestão de Autorizações ou Gestão da Prescrições. Pedido de Receitas Como gerir autorizações? O que fazer após entregar a receita? 19

20 PEDIDO DE RECEITAS Ajuda Pedido de Receitas Como gerir autorizações? Como gerir autorizações? A gestão de autorizações de receita, deverá ser o primeiro passo associado à gestão do processo de prescrições. Após uma consulta de acompanhamento de Doentes Crónicos, e caso ainda não esteja definido, o Médico deverá dar indicação ao Administrativo que deverá associar um medicamento ao referido Utente. No sentido de formalizar este processo, o pedido deverá ser efectuado com base no preenchimento manual de uma Guia de Renovação Medicação Prolongada. Com base neste pedido do médico, o administrativo poderá então parametrizar uma autorização no eagenda. Para o efeito, deverá aceder a Autorizações na página Principal. O que fazer após entregar a receita? 20

21 PEDIDO DE RECEITAS Ajuda A primeira etapa passa por identificar o SNS do Utente. Posteriormente, deverá clicar no botão Próximo. Pedido de Receitas Como gerir autorizações? O que fazer após entregar a receita? 21

22 PEDIDO DE RECEITAS Ajuda Na etapa seguinte, o utilizador deverá identificar o nome do Médico, responsável pela autorização. Posteriormente, deverá clicar no botão Próximo. Pedido de Receitas Como gerir autorizações? O que fazer após entregar a receita? 22

23 PEDIDO DE RECEITAS Ajuda Na etapa seguinte, o utilizador deverá identificar o medicamento a prescrever. Posteriormente, deverá clicar no botão Próximo. Pedido de Receitas Como gerir autorizações? O que fazer após entregar a receita? 23

24 PEDIDO DE RECEITAS Ajuda Antes do processo de confirmação, o administrativo deverá indicar qual a quantidade máxima a prescrever, a data de validade da prescrição e a posologia indicada pelo médico. Posteriormente, deverá clicar no botão Próximo. Pedido de Receitas Como gerir autorizações? O que fazer após entregar a receita? 24

25 PEDIDO DE RECEITAS Ajuda Antes do processo de confirmação, o administrativo deverá indicar qual a quantidade máxima a prescrever, a data de validade da prescrição e a posologia indicada pelo médico. Posteriormente, deverá clicar no botão Próximo. Após este processo a autorização é confirmada e o Utente poderá solicitar pedidos de receita associados a esta informação. Pedido de Receitas Como gerir autorizações? O que fazer após entregar a receita? 25

26 PEDIDO DE RECEITAS Ajuda O tratamento de pedido de receitas, deverá ser iniciado com a selecção de Gestão de prescrições no Menu Principal. Pedido de Receitas Como gerir autorizações? O que fazer após entregar a receita? 26

27 PEDIDO DE RECEITAS Ajuda A lista de pedidos pendentes é apresentada por ordem cronológica e inclui o número de identificação do pedido, o nome do utente, o número do utente (SNS), o nome do médico, a data do pedido e o estado. Pedido de Receitas Como gerir autorizações? O que fazer após entregar a receita? Para prosseguir com o processo, o administrativo deverá clicar em Seleccionar. 27

28 PEDIDO DE RECEITAS Ajuda No próximo passo o utilizador deverá aprovar ou rejeitar o pedido. O utente será informado do estado do pedido (por SMS ou correio electrónico), com a indicação de que deverá levantar a receita no Centro de Saúde/USF. Pedido de Receitas Como gerir autorizações? O que fazer após entregar a receita? Após esta acção, o utilizador deverá garantir, manualmente, que a receita é emitida e se encontra disponível para levantamento. 28

29 PEDIDO DE RECEITAS Ajuda O que fazer após entregar a receita? A após entregar a receita ao utilizador, o deverá actualizar o sistema. No menu principal deverá seleccionar a Gestão de Prescrições. Pedido de Receitas Como gerir autorizações? O que fazer após entregar a receita? 29

30 PEDIDO DE RECEITAS Ajuda Deverá seleccionar novamente o pedido relativo à receita entregue e clicar em Seleccionar. O utilizador poderá filtrar os pedidos por SNS. Pedido de Receitas Como gerir autorizações? O que fazer após entregar a receita? 30

31 PEDIDO DE RECEITAS Ajuda Para finalizar o processo, o utilizador deverá, então, seleccionar Entregue. Pedido de Receitas Como gerir autorizações? O que fazer após entregar a receita? 31

32 Cenários de Utilização Acesso e registo de utilizadores Aceder ao site eagenda O utilizador acede ao site do Portal da Saúde e selecciona Serviços On-line. 1 P á g i n a

33 Na opção Serviços On-line o utilizador deverá seleccionar eagenda O utilizador é redireccionado para a página de agendamento electrónico em O site verifica se utilizador está autenticado. Se não está, o site apresenta ligações para as duas opções possíveis de autenticação: Utilizador e palavra-passe atribuído pelo Portal da Saúde Cartão de Cidadão É apresentada uma quarta opção Se ainda não tem registo no eagenda, por favor registe-se aqui. O utilizador selecciona uma das três opções disponíveis, executando uma das subfuncionalidades. Caso a autenticação seja bem sucedida, o site apresenta a lista de pedidos submetidos e a ligação submeter um novo pedido de agendamento. Registar Novo Utilizador O site apresenta uma página solicitando os dados de registo, em particular: Primeiro e Último Nomes Utilizador Palavra-passe Endereço de correio electrónico O utilizador preenche e submete estes dados. 2 P á g i n a

34 O site valida, verificando o obrigatoriedade de todos os dados e a unicidade o utilizador fornecido. Se a validação for bem sucedida, o utilizador acede ao Menu Principal do eagenda. 3 P á g i n a

35 Autenticar o utilizador com palavra-passe atribuída pelo Portal da Saúde O site solicita as credenciais número do sistema nacional de saúde e palavra-passe com as opções Submeter e Cancelar. O utilizador deverá introduzir a sua informação pessoal, para ficar associada ao seu registo: Nome e Apelido Data de Nascimento Meio de contacto: Número de Telemóvel ou Endereço de Correio Electrónico O utilizador, após preencher toda a informação, submete as credenciais. O site valida as credenciais, com base na informação no Registo Nacional de Utentes. Se forem válidas, prossegue com o cenário principal. Caso contrário, o site fornece a mensagem Utilizador ou palavra-passe errada e a ligação Não se recorda da palavra-passe? e solicita de novo as credenciais. Ao seleccionar a opção Não se recorda da palavra-passe? o utilizador executa o cenário Recuperar a palavra-passe. Autenticar o utilizador com o Cartão de Cidadão O site apresenta uma página solicitando ao utilizador a introdução do Cartão de Cidadão no leitor de SmartCards do seu PC. Para aceder a este serviço necessita de um certificado digital disponibilizado por uma entidade credenciada. De momento, este certificado apenas está disponível no Cartão do Cidadão, pelo que a sua utilização é de âmbito restrito. 4 P á g i n a

36 O certificado digital é um documento electrónico que liga os dados de verificação de assinatura ao seu titular e confirma a identidade desse titular. Este tipo de certificado, quando utilizado para assinar um documento electrónico equivale, para efeitos legais, a uma assinatura manuscrita. Com o Cartão de Cidadão os cidadãos passam a dispor de um certificado digital integrado no respectivo cartão que lhes permitirá aceder aos serviços de marcação de consultas e pedido de receitas. Recuperar a palavra-passe Para recuperar a sua palavra-passe, o utilizador deverá seleccionar na aplicação Recuperar a palvra-passe e identificar os seus dados pessoais. Deverá inserir o número do Sistema Nacional de Saúde, o Nome e Apelido, bem como a data de nascimento. O utilizador deverá inserir também a sua nova palavra-passe. Para efeitos de segurança, é necessário proceder à sua confirmação. Após a inserção destes dados, o eagenda valida as credenciais, com base na informação no Registo Nacional de Utentes. 5 P á g i n a

37 de A marcação de consultas deverá permitir ao utilizador, agendar uma nova consulta, consultar os pedidos existentes e consultar os três próximos pedidos para todos os utentes do agregado familiar. Agendar nova consulta Para proceder à marcação de uma consulta, o utilizador deverá seguir os passos visualmente indicados no ecrã. Inicialmente será necessário identificar o utente para o qual se pretende marcar a consulta. A lista de utentes deverá estar sincronizada com o definido no agregado familiar do utente <Consultar Parametrizar Agregado Familiar >. 6 P á g i n a

38 Após identificar o utente, o utilizador deverá seleccionar o tipo de consulta. Nesta fase deverá estar prevista a integração com sistema informático da unidade de cuidados de saúde primários (por exemplo SINUS). No caso do sistema da unidade de saúde não estar integrado com o eagenda deverá ser possível visualizar o tipo de consultas carregado no SIIP Sistema de Informação Interno de Prestadores. Caso, por motivos imprevistos, o médico de família do utente não esteja disponível e seja possível, o utente poderá aceitar ser atendido por outro Médico. Na selecção do período de marcação, o utente deverá ter ao seu dispor duas opções: Agendamento da primeira consulta disponível Selecção do horário. No caso da selecção do horário, deveriam estar previstas duas situações: Numa primeira alternativa, o site deverá consultar o horário definido no sistema informático da unidade de cuidados de saúde primários (por exemplo SINUS). Os dias apresentados e respectivos tempos de marcação, deverão representar horários reais definidos pelos Centros de Saúde/USF. No sentido de garantir alguma homogeneidade os tempos livres para marcação deverão ser agrupados em blocos de uma hora. Como solução de contingência, e no caso de não existir integração com o sistema informático do prestador, o eagenda deverá apresentar os horários definidos no SIIP 7 P á g i n a

39 Sistema de Informação Interno de Prestadores. Neste caso, o pedido não ficará automaticamente marcado. O sistema deverá despoletar uma tarefa, para notificação do administrativo do Centro de Saúde/USF. O administrativo será então responsável por confirmar o pedido e efectivar a respectiva marcação. No final deste processo manual, o sistema deverá notificar o utente por correio electrónico e enviar um SMS. A validação do pedido é da responsabilidade do utilizador. Nesta página serão apresentados todos os dados de confirmação da marcação: Número do utente; Tipo de consulta; Horário pretendido. Todos os pedidos submetidos e por uma questão de segurança, deverão ser validadas. Deverá ser implementado um CAPTCHA, que deverá ser preenchido com a confirmação visual do 8 P á g i n a

40 utilizador. O CAPTCHA é um acrónimo da expressão "Completely Automated Public Turing test to tell Computers and Humans Apart". Um utilizador apenas poderá ter 3 pedidos por realizar, por elemento inserido na conta família. Consultar os pedidos submetidos O utilizador poderá consultar os pedidos submetidos pelo eagenda, através da página de lista de pedidos. A informação deverá fazer referência ao número de pedido interno (composto pelo código do prestador e um número sequencial). Para além do número, deverá incluir o nome do utente, o tipo de consulta, a data do pedido, a situação, a data de marcação e o nome do Médico. 9 P á g i n a

41 Consultar três próximas consultas A visualização das próximas consultas deverá estar destacada na página principal de agendamento. A informação apresentada deverá ser entendida como reminder de consultas. Será possível gravar o compromisso gerado no correio-electrónico do utente (por exemplo Outlook). Cancelamento de A partir do cenário de consulta de pedidos submetidos <Consultar Consultar os pedidos submetidos >, o utilizador selecciona o pedido que deseja cancelar. Para efectivar o pedido deverá seleccionar a opção Cancelar. 10 P á g i n a

42 Gestão do Agregado Familiar A opção Agregado Familiar permitirá associar ao seu perfil os Utentes do Sistema Nacional de Saúde pertencentes ao seu agregado familiar. Para este efeito, o utilizador deverá seleccionar Agregado no menu principal do eagenda. Ao associar um novo Utente deverá introduzir a informação única e pessoal do elemento do seu agregado de família que deseja adicionar. Após este processo, será então possível, submeter pedidos de agendamento de consulta para todos os utentes identificados correctamente. Por omissão, o agregado familiar está parametrizado com a informação do utilizador de registo. 11 P á g i n a

43 Pedido de Receita Validar se algum utente do agregado familiar é Doente Crónico O utilizador deverá ter acesso às funcionalidades de pedido de receita no caso de um dos elementos do seu agregado familiar ser portador de Doenças Crónicas. Esta validação deverá ser efectuada com base na informação disponibilizada pelo Registo Nacional de Utentes e pela informação do sistema informático da unidade de cuidados de saúde primários. A atribuição de doente crónico é da exclusiva responsabilidade do médico. Esta funcionalidade não deverá estar disponível no eagenda. Identificar lista de autorizações definidas pelo Médico A definição das autorizações associadas aos doentes crónicos é parametrizada pelo médico, tipicamente no Sistema de Apoio ao Médico (SAM). O eagenda deverá disponibilizar para consulta esta informação. No caso do prestador de saúde não dispor de sistema informático de apoio a este processo médico, deverá ser possível parametrizar esta lista no backoffice do eagenda. A parametrização das autorizações deverá ser efectuada apenas no caso de não existir sistema no prestador, e será sempre da responsabilidade do médico. Neste caso, o responsável pela marcação do registo deverá inserir a seguinte informação: Código do medicamento; Médico; Posologia; Validação da prescrição; Quantidade máxima. 12 P á g i n a

44 Solicitar pedido de receita O pedido de receitas deverá ser despoletado pelo utente. O eagenda deverá permitir que o utente solicite apenas receitas associadas aos medicamentos previamente autorizados. <Consultar Identificar lista de autorizações definida pelo médico >. 13 P á g i n a

45 O portal apresenta ao utente a lista de medicamentos passíveis de prescrição prolongada/renovável que o respectivo médico de família assumiu que ele tem. Os medicamentos que já não estão dentro da validade de prescrição electrónica não podem ser escolhidos e contém uma nota a informar o utente que deve marcar consulta. O utente escolhe os medicamentos que pretende solicitar ao seu médico, bem como a respectiva quantidade. O sistema solicita que o utente valide os dados introduzidos antes de gravar a sua escolha esta validação, para efeitos de segurança é efectuada utilizando o CAPTCHA. Após o processo de validação, o sistema informa o utente por correio electrónico e/ou SMS que deverá levantar a sua receita no Centro de Saúde/USF. 14 P á g i n a

46 Notificar Centro de Saúde com Medicação Crónica Após a submissão do pedido de receitas o sistema deverá enviar uma notificação para o administrativo do Centro de Saúde/USF. Esta notificação deverá ser acompanhada de uma Guia de Medicamentos. 15 P á g i n a

47 Após a recepção da notificação, o administrativo deverá validar o respectivo de prescrição com o Médico. Ao validar uma receita, a mesma deverá ser carregada no Sistema de Apoio ao Médico (ou similar) com as características escolhidas pelo utente e validadas pelo médico. Assim que a receita for introduzida no Sistema de Apoio ao Médico (ou similar) o eagenda deverá notificar o Utente que deverá levantar a sua receita no dia seguinte no Centro de Saúde/USF. Consulta de pedidos de receita O utilizador poderá consultar os pedidos de receita submetidos no eagenda, através da página de lista de pedidos de receita. A informação deverá fazer referência ao número de pedido interno (composto pelo código do prestador e um número sequencial). Para além do número, deverá incluir o nome do utente, o tipo de consulta, a data do pedido, a situação, a data de marcação e o nome do Médico. 16 P á g i n a

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