Manual de Relacionamento com. Fornecedores

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1 Manual de Relacionamento com Fornecedores

2 Sumário I Introdução 1. Missão, visão e valores Política institucional 04 II O processo de seleção e avaliação de fornecedores 1. Objetivos Princípios éticos Aplicabilidade dos princípios e normas de conduta ética no relacionamento da Sociedade Beneficente de Senhoras Hospital Sírio-Libanês (SBSHSL) com os fornecedores de materiais, produtos, bens e serviços Avaliação do fornecedor Critérios de Sustentabilidade para Homologação dos 06 Fornecedores do HSL 3.3 Condições de operacionalização Auditorias em fornecedores Regras de conduta Regras gerais de conduta para a SBSHSL Regras de conduta para os colaboradores da SBSHSL no atendimento aos fornecedores de bens e serviços Regras de conduta para os fornecedores de bens e serviços da SBSHSL Política de privacidade Relações com os colaboradores Direitos humanos Política de saúde e segurança do trabalho Meio ambiente Boas práticas em sustentabilidade Medição de desempenho do fornecedor 13 2

3 I Introdução Fundada em 1921 por senhoras das comunidades síria e libanesa, a Sociedade Beneficente de Senhoras Hospital Sírio-Libanês desenvolve ações integradas de assistência social, de saúde, de ensino e de pesquisa. Após grandes conquistas, transformações e crescimento, o Hospital Sírio-Libanês conta com uma infraestrutura de mais de 100 mil metros quadrados na região da Bela Vista, três unidades externas (Itaim e Jardins, em São Paulo, e Brasília, na capital federal), cerca de 320 leitos de internação e capacidade para realizar aproximadamente 60 cirurgias por dia. Hoje, é reconhecido como um dos principais centros médicos do Brasil. Como parte do esforço para oferecer um atendimento de excelência e aprimorar continuamente seus processos, o Hospital iniciou a busca pelas certificações ISO (Gestão Ambiental), OHSAS (Saúde e Segurança do Traba lhador) e Diretrizes de Responsabilidade Social. A Instituição entende que é fundamental selecionar os fornecedores e identificar aqueles que, além de terem reconhecida capacidade técnica, estão comprometidos com a preservação do meio ambiente, a saúde, a segurança e a responsabilidade social. Com este Manual, assumimos o compromisso de realizar a compra de bens e serviços com base em princípios como ética e transparência, valorizando, dessa forma, não apenas os parceiros, mas também a história da Instituição. Este documento detalha os processos envolvidos, incluindo a seleção, avaliação, auditoria e medição de desempenho do fornecedor. 1. Missão, Visão e Valores Missão A Sociedade Beneficente de Senhoras Hospital Sírio-Libanês é uma instituição filantrópica brasileira que desenvolve ações integradas de assistência social, de saúde, de ensino e de pesquisa. Visão Ser reconhecida internacionalmente pela excelência, liderança e pioneirismo em assistência à saúde e na geração de conhecimento, com responsabilidade social, ambiental e auto-sustentabilidade, atraindo e retendo talentos. Valores Calor humano Excelência Pioneirismo Conhecimento Filantropia 3

4 2. Política institucional A Sociedade Beneficente de Senhoras Hospital Sírio-Libanês (SBSHSL) compromete-se com a sustentabilidade, focando suas atividades e serviços na área da saúde, do ensino, da pesquisa e da filantropia para: Prevenir a degradação do meio ambiente; Prevenir as lesões e doenças de seus colaboradores; Influenciar os parceiros às boas práticas ambientais, de saúde e segurança do trabalhador e responsabilidade social; Atuar socialmente com sustentabilidade; Cumprir os objetivos e metas referentes ao sistema de gestão: ambiental, saúde e segurança do trabalhador e de responsabilidade social; Atender a legislação aplicável e o código de ética institucional; Melhorar continuamente os sistemas de gestão para garantir a sustentabilidade. 4

5 II Processos de seleção e avaliação de fornecedores 1. Objetivos Estabelecer um bom relacionamento com os fornecedores de materiais, produtos, bens e serviços, por meio de uma conduta ética nas relações comerciais Preservar a imagem e a reputação da SBSHSL, na relação comercial, por meio de procedimentos que estejam de acordo com as normas éticas previstas neste documento. 2. Princípios éticos Prevalência do interesse institucional sobre os interesses particulares Valorização da dignidade, do decoro e da eficácia na contratação de serviços e na compra de materiais, produtos e bens, garantindo sempre uma relação de respeito com o público de seu interesse Zelo pelos benefícios gerados pelas relações comerciais transparentes e sustentáveis a partir de interesses comuns. 3. Aplicabilidade dos princípios e normas de conduta ética no relacionamento da SBSHSL com os fornecedores de materiais, produtos, bens e serviços A SBSHSL entende que o relacionamento com os fornecedores de materiais e bens e prestadores de serviços que com ela mantenham relações comerciais, no sentido de que adotem uma postura ética compatível com princípios, valores e normas que promovam a cidadania e o desenvolvimento humano, visando a uma sociedade mais justa, sustentável e solidária. O objetivo da SBSHSL é trabalhar apenas com fornecedores que adotam práticas de sustentabilidade. Existem duas categorias de fornecedores: Categoria PRODUTOS SERVIÇOS Responsabilidades do fornecedor Fornecer produtos como materiais hospitalares, medicamentos, OPME (Órteses, Próteses, Materiais Especiais e Síntese), imobilizados e outros materiais de consumo, conforme padrões técnicos estabelecidos e documentados pela SBSHSL Fornecer/prestar serviços de manutenção, consultoria, segurança, limpeza, obras, médicos, ensino e pesquisa, transporte e outros, conforme padrões técnicos estabelecidos e documentados pela SBSHSL 5

6 3.1 Avaliação do fornecedor A avaliação de fornecedores é feita com base em rígidos padrões de qualidade, capazes de garantir insumos e serviços de alto padrão. Aplica-se a avaliação em todos os fornecedores de produtos que participam ou desejam participar dos processos de cotação e de compra. A classificação de cada operação será obtida a partir do produto entre os valores obtidos nos critérios de risco ambiental e de SST, seguindo a tabela abaixo. Classificação Obrigações 3.2 Critérios de Sustentabilidade para Homologação dos Fornecedores do HSL Maior ou igual a 9 CRÍTICO Entre 3 a 9 Médio Cadastro total com todos os documentos (Ver documentos na plataforma Bionexo). Cadastro com apenas as licenças obrigatórias legais (Alvará de Funcionamento e Licença Ambiental, se aplicável a atividade). Todos os fornecedores que tem operações com potencial de risco ambiental e de saúde e segurança do trabalhador junto ao Hospital Sírio-Libanês, devem ser cadastrados na plataforma da Bionexo conforme a classificação de sua atividade. Para determinar o potencial de risco de sustentabilidade de cada fornecedor foram estabelecidos os seguintes critérios: Risco Ambiental: 3. Alto impacto (produto com danos reversíveis a longo prazo ou serviço com geração de resíduos perigosos). 2. Médio Impacto (produto com potencial de danos reversíveis a médio prazo ou serviços com geração de resíduos não perigosos, mas em grande quantidade). 1. Baixo Impacto (produtos com impactos reversíveis a curto prazo ou serviços que não geram resíduos perigosos ou em quantidade significativa). Menor que 3 Não Crítico Não exigido cadastro na plataforma Bionexo. OBS 1: Os fornecedores que forem classificados pelas atividades, com notas acima de 3, devem se cadastrar na plataforma Bionexo. OBS 2: Os fornecedores que tem atividades com classificação abaixo de 3 não tem necessidade de se cadastrar, pois não apresentam riscos ambientais e SST. OBS 3: Os documentos e fluxos de cadastramento estão descritos na plataforma Bionexo. OBS 4: Não é necessário cadastrar fornecedores do corpo clínico, como médicos e biomédicos, sendo que não representam riscos ambientais e de SST como fornecedores. A estes se aplicam as regras de integração dos funcionários e as normas internas do HSL, presentes no Quali.doc. Risco SST: 3. Alto Perigo e Dano (produto com danos reversíveis a longo prazo, com potencial de danos ou lesões graves ou serviço que exigem mão de obra locada com potencial de trabalhos com riscos na SST). 2. Médio Perigo e Dano (produto com potencial de danos reversíveis a médio prazo, com potencial de danos médios, com afastamento ou serviços com que exigem mão de obra locada pontualmente e com potencial de trabalhos com riscos não significativos na SST). 1. Baixo Perigo ou Dano (produto com danos reversíveis a curto prazo, com potencial de danos ou lesões remotas e imperceptíveis ou serviço que não exigem mão de obra locada e sem potencial de trabalhos com riscos na SST). 6

7 3.3 Condições de operacionalização O manual visa garantir o conhecimento dos critérios de homologação pelos fornecedores, estabelecidos pela SBS-Hospital Sirio Libanês, e assim assegurando sua responsabilidade técnica e jurídica sobre o fornecimento e/ou prestação de serviços. Cada fornecedor deve possuir um prontuário com os dados cadastrais (inclui referência bancária) da empresa e cópia da documentação comprovando a legalidade de seu exercício. Documentos necessários: Contrato social (com as alterações, se houver) Autorização de funcionamento (documento único) Licença de funcionamento (renovação anual) Certidão negativa de débitos tributários Os dois últimos balanços. Para fornecimento de medicamentos, é obrigatória a apresentação do Certificado de Responsabilidade Técnica (documento único) emitido pelo Conselho Regional de Farmácia ou do protocolo de assunção dessa responsabilidade técnica e também do Certificado de Boas Práticas de Fabricação, expedido pela ANVISA (renovação anual). 3.4 Auditorias em fornecedores As visitas técnicas visam a garantir a qualidade do pro duto oferecido e devem ser realizadas por uma equipe técnica específica para o tipo de produto e fornecedor que se deseja qualificar, com o intuito de confirmar as condições de cumprimento. No caso de distribuidora, a empresa deve enviar também as cartas de autorização de comercialização emitidas pelos fabricantes dos produtos por ela comercializados. Os documentos devem estar sempre dentro do prazo de validade e são armazenados na área de Compras, em plataforma eletrônica. No caso de fornecimento de produtos com registro no Ministério da Saúde, é necessária uma cópia do registro ou da publicação no Diário Oficial da União no prontuário. No caso de fornecimento de produtos isentos de registro no Ministério da Saúde, é necessária uma cópia do documento de isenção. No caso de registros provisórios, são necessários documento que comprove a renovação de registro quando expirar a data ou registro definitivo. 7

8 Medicamentos: equipe coordenada por farmacêutico e/ou por meio da participação no Grupo de Avaliação de Fornecedores. Materiais descartáveis: equipe designada pela Comissão de Padronização de Materiais e/ou por meio da participação no Grupo de Avaliação de Fornecedores. Órteses, próteses e materiais especiais: equipe coordenada por farmacêutico e/ou por meio da participação no Grupo de Avaliação de Fornecedores. Nutrição: equipe designada pela nutricionista. Higiene e limpeza: equipe coordenada pela Comissão de Controle de Infecção Hospitalar (CCIH). Durante a visita, os produtos oferecidos e os cuidados com sua produção são verificados em profundidade. Observa-se também se a empresa tem capacidade para produzir toda a demanda necessária com garantia de qualidade. Para apurar os diversos aspectos de interesse, segue-se roteiro específico que contempla todas as informações necessárias. Também fazem parte dos objetivos da visita: Solicitar a apresentação dos documentos de controle de qualidade e dos manuais operacionais; Verificar se as rotinas são conhecidas e, principalmente, cumpridas; Observar a área física sob aspectos de higiene e organização; Observar se a equipe de colaboradores trabalha uniformizada e de acordo com normas de segurança; Observar se os estoques estão organizados, limpos e armazenados adequadamente; Verificar os sistemas de entrega e a qualidade do transporte; Observar se o fornecedor apresenta capacidade de suprir os pedidos conforme a necessidade de abastecimento; Verificar se o fornecedor tem a cultura de atender corretamente e integralmente os pedidos que lhes são destinados, nos prazos combinados; Observar se o fornecedor possui uma cultura de pontualidade nas suas entregas e é comprometido com os prazos estabelecidos; Observar se o fornecedor apresenta capacidade de reagir rapidamente a pedidos emergenciais. 8

9 4. Regras de conduta 4.1. Regras gerais de conduta para a SBSHSL A SBSHSL e seus colaboradores comprometem-se, na condução dos processos de contratação e gestão de contratos, bem como no relacionamento com fornecedores de materiais, produtos, bens e serviços, obedecer aos princípios da legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade, eficiência, probidade administrativa, vinculação ao instrumento convocatório, julgamento objetivo e, também, ao seguinte: Atuar em consonância com valores e princípios universais, como direitos humanos, princípios e direitos fundamentais do trabalho, princípios sobre meio ambiente e desenvolvimento; Ver os fornecedores e os potenciais fornecedores, antes de tudo, como parceiros, zelando pela sua imagem, pelos interesses comuns e pelos compromissos acordados; Respeitar e valorizar a diversidade, garantindo tratamento equânime, repudiando preconceitos e discriminações de gênero, orientação sexual, etnia, raça, credo ou qualquer outra; Repudiar o trabalho infantil e o trabalho em condições degradantes e escravas, não contratando fornecedores e prestadores de serviços que adotem essas práticas; 9

10 Zelar pela segurança no trabalho e pela segurança das instalações, equipamentos e sistemas; Contribuir para a inclusão de pessoas portadoras de necessidades especiais; Priorizar, observadas as disposições legais, a utilização do meio eletrônico para a realização dos processos de contratação de bens e serviços; Selecionar e contratar fornecedores de bens e serviços baseando-se em critérios estritamente legais e técnicos de qualidade, custo e pontualidade, e exigir um perfil ético em suas gestões de responsabilidade social e ambiental, recusando práticas de concorrência desleal, trabalho forçado ou compulsório, e outras contrárias aos princípios desse Manual; Cumprir e exigir o cumprimento integral de todas as obrigações contratuais assumidas, estabelecendo uma relação de parceria com o fornecedor; Prestar orientações e informações claras para permitir aos fornecedores a proposição mais adequada a ser entregue à SBSHSL; Manter canais de comunicação e negociação com os fornecedores, prestadores de serviços e a sociedade em geral, incluindo no seu plano de negócio a viabilização de programas e projetos socioambientais e o patrocínio de projetos culturais que contribuam para o desenvolvimento sustentável das comunidades e para a preservação e valorização do saber e da expressão de sua cultura; Avaliar os fornecedores de bens e serviços com base em critérios técnicos e transparentes que privilegiem o bom desempenho e demonstrem oportunidades de melhoria para aqueles que não tenham se mostrado satisfatórios; Preservar as informações de caráter reservado fornecidas por qualquer um de seus fornecedores e prestadores de serviço; Buscar os melhores resultados para a SBSHSL e disponibilizar informações atualizadas sobre contratação e gestão de contratos para todos, por meio de comunicação transparente e oportuna que lhes permita acompanhar as atividades e a performance da SBSHSL, obedecendo aos procedimentos legais aplicáveis. 10

11 4.2. Regras de conduta para os colaboradores da SBSHSL no atendimento aos fornecedores de bens e serviços Os colaboradores da SBSHSL comprometem-se a: Assumir o compromisso de cumprimento das normas deste Manual; Tratar seus parceiros e fornecedores de bens e serviços de maneira respeitosa e cordial, buscando fortalecer as relações e aperfeiçoar os processos de comunicação; Não aceitar convites de caráter pessoal para hospedagem, viagem e outras formas de entretenimento que possam gerar danos à imagem e/ou interesses da SBSHSL; Não solicitar ou aceitar dinheiro, quaisquer vantagens ou favores de atuais ou potenciais fornecedores; Não aceitar presentes de fornecedores ou potenciais fornecedores, com exceção daqueles distribuídos por entidades de qualquer natureza a título de brindes, propaganda, divulgação habitual ou por ocasião de eventos especiais ou datas comemorativas e que não tenham valor superior a 30% do salário mínimo vigente; Cumprir ou fazer cumprir integralmente as obrigações contratuais assumidas com os fornecedores e exigir que eles também as cumpram, mantendo relações honestas e íntegras, preservando-se os direitos de ambas as partes; Oferecer tratamento cortês, respeitoso e equânime aos fornecedores, vedando qualquer privilégio ou espécie de discriminação ou adoção de comportamentos incompatíveis com este Manual e que levem à impontualidade dos compromissos assumidos com a SBSHSL; Não usar cargo, função, facilidades, amizades, tempo, posição, influências ou informações a que tenham acesso em virtude de cargo ou função, para obter favorecimento para si ou para outrem no processo de contratação e gestão de fornecedores; Fortalecer o compromisso individual como base aos esforços coletivos de atendimento sistemático dos indicadores e das metas. 11

12 4.3. Regras de conduta para os fornecedores de bens e serviços da SBSHSL A SBSHSL, com o objetivo de estabelecer políticas empresariais compatíveis com o propósito, espera dos seus fornecedores a adoção de todas as normas deste Manual, especialmente nos aspectos a seguir relacionados: Respeito pelos colaboradores aos princípios éticos e aos compromissos de conduta enquanto perdurarem os contratos e processos de aquisição com a SBSHSL; Demonstração de proatividade na execução dos contratos de fornecimento ou prestação de serviços, o que é entendida como a capacidade do fornecedor em antecipar a solução de possíveis problemas e/ou desconformidades do objeto contratado; Reparação de perdas ou prejuízos decorrentes de danos causados sob sua responsabilidade aos seus consumidores e clientes, com a máxima agilidade, em prazos exequíveis e de acordo com a legislação vigente; Manutenção da civilidade no relacionamento com a concorrência, buscando informações de maneira lícita e conforme a moral Política de privacidade Garantir a segurança dos dados e informações da SBSHSL, divulgando-as somente com seu expresso consentimento; Garantir o direito de propriedade própria e de terceiros; Não oferecer qualquer tipo de vantagem aos colaboradores da SBSHSL, nem pagar suas despesas pessoais; Oferecer produtos e serviços de qualidade, não utilizando ou comprando produtos de origem ilegal Relações com os colaboradores Cumprir todas as obrigações trabalhistas, previdenciárias, contratuais e firmadas em convenções e acordos coletivos no relacionamento com seus colaboradores; Garantir aos trabalhadores das empresas porventura subcontratadas os direitos básicos análogos aos de seus colaboradores Direitos humanos Não utilizar trabalho escravo, forçado ou involuntário em sua cadeia produtiva; Não empregar mão de obra infantil em sua cadeia produtiva, salvo na condição de aprendiz e desde que o jovem tenha a partir de 14 anos; Garantir as condições dignas para os colaboradores, inclusive de empresas subcontratadas, relativas a local de trabalho, transporte, alojamento, alimentação, higiene e outros aspectos correlatos; Não admitir discriminação por questões de cor, raça, estado civil, condição física e cognitiva, idade, religião, sexo, classe social ou qualquer outra espécie; Respeitar e valorizar a diversidade, garantindo tratamento equânime, repudiando preconceitos e discriminações de gênero, orientação sexual, etnia, raça, credo ou qualquer outra; Eliminar todas as formas de ameaças, coerção e violência física, verbal ou psicológica, tornando clara a proibição de assédio moral e sexual; Permitir efetivamente o exercício do direito de livre associação profissional ou sindical dos trabalhadores. 12

13 4.7. Política de saúde e segurança do trabalho Cumprir integralmente os planos de saúde e segurança do trabalho previstos na lei e estabelecidos nos contratos e realizar outros controles dos riscos ocupacionais cabíveis; Realizar exames admissionais, periódicos e demissionais; Garantir a saúde e segurança dos seus colaboradores, terceiros e visitantes, por meio da prevenção e minimização dos riscos do ambiente de trabalho; Estimular os trabalhadores a adotar de hábitos saudáveis de lazer, esporte, higiene e alimentação, visando o bem-estar coletivo Meio ambiente Observar e cumprir a legislação ambiental vigente; Adotar práticas de sustentabilidade ambiental; Cumprir a função socioambiental. 5. Boas práticas em sustentabilidade A SBSHSL entende que são de extrema importância as boas práticas em sistemas de gestão que contribuam para a sustentabilidade, como a conservação do meio ambiente para evitar a poluição e a valorização das con dições humanas necessárias para desempenho dos tra balhos de forma digna, segura e saudável. A SBSHSL entende que seus fornecedores são extensões do sistema de gestão sustentável. Sendo assim, recomenda a seus fornecedores a prática da gestão sustentável, melhorando sempre as relações laborais com o meio ambiente, com seus colaboradores e com a sociedade. 6. Medição de desempenho do fornecedor A SBSHSL trabalha com um sistema eletrônico de avaliação das empresas que desejam compor o rol de fornecedores da Instituição. Por meio de um questionário eletrônico, essas companhias são avaliadas sob diversos aspectos, incluindo respeito à legislação vigente, adoção de boas práticas de gestão, sustentabilidade e comprometimento com a responsabilidade social. O formulário de avaliação de fornecedores pode ser acessado pelo site da SBSHSL. 13