MANUAL IMSLV - PETSHOP SGI L&V O SISTEMA

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1 MANUAL IMSLV - PETSHOP SGI L&V O SISTEMA Este manual visa fornecer instruções detalhadas das telas e processos do sistema de gestão integrado L&V, incluindo os módulos Comercial, Estoque, Vendas e PetShop.

2 1 MANUAL IMSLV SGI L&V O SISTEMA LOGIN Ao acessar o sistema pela primeira vez ou a cada vez que você fechar o navegador e abrir o sistema de novo, lhe será apresentado uma tela de login: SISTEMA WEB O sistema integrado de gestão da L&V funciona na web, ou seja, pode ser acessado por qualquer computador com uma conexão à internet. Para acessar o sistema basta digitar na barra de navegação do navegador a URL Nesta tela devem ser fornecidos seu respectivo usuário e senha. Você terá um usuário administrador padrão criado automaticamente cujo login e senha serão enviados por . Com este login, será possível criar outros usuários para que os mesmos possam também acessar a aplicação. Ao digitar usuário e senha, clique em Entrar ou aperte Enter. O botão Limpar serve para limpar os dados do formulário (usuário e senha). MENUS Ao digitar corretamente seu usuário e senha, lhe será apresentado uma tela com os menus disponíveis para o seu grupo de usuário. fornecida por nós. GRUPOS DE USUÁRIOS O IMSLV trabalha os usuários em grupos para organizar os acessos de forma uniforme. Você enxergará somente os Além dos menus do seu grupo, no canto direito será mostrado o usuário logado e uma opção de logout para sair do sistema. menus que forem prédefinidos ao seu grupo de usuário.

3 2 ADMINISTRAÇÃO O menu de administração contém sistemas para cuidar da administração do sistema. Alterar Senha Ao clicar em Alterar senha, a tela acima será mostrada. Esta tela serve para trocar a senha do usuário corrente; basta que se coloque uma nova senha no campo Nova Senha e clique em Salvar. Usuários LANÇAR

4 3 O lançamento de usuários serve para criar logins para que pessoas possam acessar o sistema. Para tal, você deve: 1. Escolher este login (que deve ser único, ou seja, cada pessoa deve ter o seu login e não pode haver logins repetidos); 2. Escolher uma senha (você pode escolher uma senha padrão como e a pessoa poderá mudar pela opção Alterar Senha no primeiro acesso); 3. Escolher o grupo do usuário. Feito estes três passos, basta clicar no botão Salvar. MANUTENÇÃO A tela de manutenção de usuários serve para visualizarmos e editarmos os usuários que temos cadastrados no nosso sistema. Cada linha na tabela mostrada (conforme figura acima) é um usuário; na primeira coluna mostra-se o login e na segunda à que grupo este login pertence. Na coluna ao lado, ao clicar, você ativa/inativa o usuário, a engrenagem edita o usuário (abrindo a mesma tela de lançamento basta alterar os dados e clicar em Salvar) e na última coluna você pode zerar a senha do usuário para , caso o mesmo tenha se esquecido da senha e não consiga entrar no sistema.

5 4 Grupos de Usuários LANÇAR Para lançar um novo grupo de usuário basta digitar o nome desse grupo na primeira aba e escolher quais menus os usuários deste grupo podem acessar na segunda aba. Basta selecionar e Salvar.

6 5 MANUTENÇÃO A tela de manutenção apresenta todos os grupos de usuários cadastrados até o momento, com a opção de ativar/inativar e editar. Ao clicar sobre a engrenagem, a mesma tela de lançamento é aberta, porém com os dados do registro clicado e você pode alterar o nome do grupo e/ou os acessos daquele grupo e Salvar.

7 6 COMERCIAL O menu do comercial contém sistemas das rotinas do departamento comercial. Minha empresa O sistema Minha Empresa é responsável pelo cadastro dos dados da empresa que está utilizando o software. Vamos supor que João firmou contrato com a L&V para uso do IMSLV PetShop para a empresa dele Cães Felizes; é neste menu onde João cadastrará os dados da sua empresa, como endereços, contatos e etc. Estes dados poderão ser utilizados futuramente pelo próprio sistema para envio de s e afins. Nesta primeira aba (vide imagem acima) é onde cadastramos o Nome Fantasia da empresa e a Razão Social.

8 7 Nesta segunda aba é onde cadastramos o endereço da empresa. Basta clicar no botão Adicionar e preencher a linha que é adicionada e clicar no botão Update. Na terceira aba precisamos informar os documentos principais da empresa. Mesmo procedimento da tela anterior, clica-se no botão Adicionar para adicionar uma linha na tabela daí preenchemos a linha e clicamos em Update. Para incluir mais de um documento, basta fazer o procedimento novamente.

9 8 Na quarta aba você pode colocar seus contatos, como endereço de e telefone/celular. Depois de preenchido as 4 abas (as abas endereços, documentos e contatos NÃO são obrigatórias) você pode clicar no botão Salvar. Clientes LANÇAR O lançamento de clientes é muito parecido com a tela de Minha Empresa; salvo a primeira aba. Aqui, você deve escolher o tipo do cliente (Físico ou Jurídico) e dependendo da sua escolha você preencherá campos diferenciados:

10 Em ambos os casos, sugere-se que preencha-se o máximo de informações possíveis na segunda, terceira e quarta abas, principalmente na aba de documentos (RG e CPF ou CNPJ e IE) e contatos (telefone/celular e ). Como anteriormente, a segunda, terceira e quarta abas não são obrigatórias. 9

11 10 MANUTENÇÃO A manutenção de clientes, como as manutenções anteriores, possibilita ativação/inativação do registro e edição do mesmo, abrindo a tela de lançamento com os dados do registro escolhido. Fornecedores O cadastro de fornecedor segue a mesmíssima lógica do cadastro de clientes.

12 11 ESTOQUE Rotinas de estoque, como cadastro de item, movimentações, almoxarifados/locais podem ser encontrados neste menu. Todos os menus acima tem opção de Lançar e Manutenção, salvo Movimentações: Itens O cadastro de itens serve para cadastrar todos os produtos e serviços que o PetShop trabalhará, inclusive produtos que não são vendíveis, ou seja, produtos que sejam usados internamente como produtos de limpeza e afins. Este cadastro é a base de todo o estoque e portanto deve-se fazê-lo com cautela e atenção.

13 12 Para o cadastro de itens deve-se preencher os seguintes campos: 1. Código do item (a empresa pode ter uma padronização interna de códigos de itens, por exemplo prefixo alfanumérico para identificar o tipo do item e sufixo numérico sequencial, por exemplo, SRV para o primeiro serviço cadastrado, PRD para o primeiro produto cadastrado ou conforme a empresa quiser): este é um campo alfanumérico, ou seja, aceita letras E números e serve para identificar o item com um código comum; 2. Descrição: campo para descrever o item é importante que este campo seja bem descritivo; 3. Tipo: Serviço ou Item para classificarmos o que é serviço e o que é item; 4. Grupo, Subgrupo e Linha: Classificações intermediárias para organização interna da empresa. Os dois primeiros obrigatórios (são cadastrados nos respectivos menus) e o último é opcional (também cadastrado em menu a parte). Preenchido os campos principais, temos que preencher algumas informações referentes à venda e estoque:

14 1. Vendível: se o item será vendido pela empresa; 2. EAN: código de barras do item; 3. Un. Faturamento: Unidade de medida que o item será faturado para serviços padronização pode ser feita como UM - Unidade. 4. Peso Líquido (KG) e Peso Bruto (KG): não se aplica à serviços; peso líquido e bruto do item, opcionais. 13

15 14 1. Local padrão Entrada: almoxarifado/local padrão que o item entra normalmente (para facilitar a entrada de materiais); 2. Estoque mínimo: Quantidade mínima do item para saber quando comprar mais do mesmo; 3. Un. Estoque: Unidade de medida que o item fica armazenado no estoque. A tela de manutenção de itens é similar às outras telas de manutenção do sistema. Grupos, subgrupos e linhas Classificações intermediárias de um item, servem para organizar melhor internamente a estrutura de itens da empresa. Grupos e subgrupos estão interligados numa hierarquia pai-filhos e linhas está desvinculada.

16 15 Os três cadastros necessitam de nome e descrição e o cadastro de subgrupo necessita que se escolhe o grupo pai daquele subgrupo. Cadastro de Local Locais ou almoxarifados são os locais físicos onde você guardará seus itens. Numa loja, você terá o local frente da loja (já cadastrado por padrão) e um ou mais estoques internos. O local frente da loja é o local padrão de saída dos itens em movimentações de saída (faturamento), já que pressupõe-se numa loja que todo produto vendido está na frente da loja; portanto, se quisermos vender um item, o mesmo precisa estar neste local se estiver em outro, basta que se faça uma saída deste e uma entrada nele. Em questão de telas, é igual ao cadastro de grupo ou cadastro de linha, o mesmo necessita apenas nome e descrição do local e a manutenção também segue os mesmos padrões apresentados até o momento. Cadastro de tipo de movimentação

17 16 Para fazer posteriormente as movimentações, é necessário que seja feito um cadastro dos tipos de movimentação. Estes tipos serão utilizados para caracterizar uma movimentação e se esta é uma movimentação de entrada ou de saída. Os tipos de movimentação podem ser criados pela empresa de acordo com regras pré-definidas, bastando informar nome, descrição e tipo (entrada ou saída). Como exemplo, imagine que cadastramos três tipos de entrada e dois de saída: Acerto manual entrada; Transferência entre locais (Entrada); Entrada de material; Acerto manual saída; Transferência entre locais (Saída). Além dos tipos criados, há um tipo padrão chamado Faturamento Saída por faturamento que é o tipo padrão adotado na saída de produtos numa venda. Nova movimentação A tela de nova movimentação serve justamente para efetuarmos uma nova movimentação no sistema. Para gerar uma nova movimentação, precisamos informar: 1. O tipo da movimentação, explicado anteriormente para caracterizar a movimentação. Note um botão com o símbolo? ao lado do campo. Clicando sobre este botão aparecerá todos

18 17 os tipos de movimentações disponíveis e clicando duas vezes sobre uma delas o registro é escolhido. Este botão de ajuda de preenchimento chama-se minihelp; 2. Entrada/Saída é preenchido automaticamente quando escolhe-se o tipo da movimentação; o campo em si é apenas para conhecimento do usuário utilizador; 3. EAN: posicionando o foco neste campo, pode-se usar o leitor de código de barras para pesquisar o item; também pode-se digitar o código EAN manualmente e apertar Enter ou escolher pelo minihelp; 4. Item: Produto que será movimentado (serviços NÃO entram neste caso). Escolha pelo minihelp também; 5. Fornecedor: opcional, nos casos de entrada você pode escolher o fornecedor do item que você está dando entrada; 6. Local Saída/Local Entrada: Apenas um dos campos ficará visível depois de escolher o tipo de movimentação. Escolha DE ONDE o item está saindo nos casos de Saída e PARA ONDE o item está indo nos casos de entrada; 7. Unidade E/S: Unidade que você está dando entrada no item pode ser unidades diferentes das unidades de estoque do item já que o sistema trata conversões da unidades de medida; 8. Nota e Valor: nota fiscal de compra do produto nos casos de entrada e valor pago para efeito de comparações e pesquisas futuras; 9. Quantidade: Quantidade que está sendo movimentada; como é possível notar, sempre os campos obrigatórios possuem um * e os opcionais não. Preenchido os campos, basta clicar em Salvar. Algumas validações serão feitas, como no caso de movimentações de saída verificar se o item tem o estoque referente à quantidade que será movimentada entre outras.

19 18 PETSHOP Módulo de PetShop para cadastro dos animais do Pet. As três opções possuem menus de Lançar e Manutenção. Tipos de Animais Nesta opção, você cadastrará os tipos de animais que o PetShop atenderá: cachorro, gato, papagaio, etc. Raças Nesta segunda opção, você cadastra uma raça e associa ela à um tipo de animal, por exemplo: Pastor Alemão cachorro.

20 19 Animais Para cadastrar um animal, deve-se preencher os seguintes campos: 1. Tipo do animal: Cachorro, cavalo, gato, etc. 2. Raça: É carregado após escolhido o tipo do animal; raça do animal; 3. Nome do animal; 4. Data de Nascimento do animal; 5. Porte: tamanho do animal: pequeno, médio ou grande; 6. Dono: escolha pelo minihelp o dono do animal; 7. Observações: campo aberto para escrever observações sobre o animal, como alergias, especificações de shampoo etc.

21 20 VENDAS O módulo de vendas cuida da parte de preços dos produtos e serviços e pela geração de novas vendas Tabelas de Preços Esta opção serve para precificar os produtos e serviços cadastrados no módulo de estoque. As tabelas de preços funcionam basicamente criando um preço que tem uma data de vigência de-até para todos os itens vendíveis da empresa. Você pode ter várias listas de preços com vigências diferentes e o preço vai mudando de acordo com isso. Na primeira aba, é necessário colocar o nome da tabela de preços e a vigência dela.

22 21 Na segunda aba é onde efetivamente colocamos os preços nos produtos e serviços vendíveis. Será mostrado todos os itens que podem ser vendidos e clicando duas vezes sobre cada um deles, é possível editar a última coluna (Valor) com o preço desejado (digite o valor no campo e clique em Update). Como informação interessante, a coluna imediatamente à esquerda desta é a coluna que contém o valor de última compra do item, para facilitar a revenda de produtos que sejam comprados de terceiros e revendidos pela empresa. Cadastrado o valor de todos os produtos e serviços, basta clicar em Salvar. Nova Venda

23 22 Na primeira aba, é necessário escolher o cliente e a forma de pagamento. Na segunda aba do sistema, os itens podem ser adicionados de duas formas: 1. Pelo código Ean: posicione o foco neste campo e utilize o leitor de códigos de barras para colocar todos os produtos e serviços comprados; quando um mesmo item for colocado mais de uma vez, o item não será adicionado novamente e sim a quantidade aumentará em 1. Manualmente aqui também é possível digitar o código de barras do item e apertar Enter. 2. Pelo código do Item: decorando os códigos dos itens, é possível digitar o código do item em questão e apertar Enter para incluir o item na venda. O procedimento se assemelha ao descrito para o código ean. Para quantidades quebradas, a quantidade pode ser editada na mão, clicando sobre a linha do item, digitando a quantidade correta e apertando Update. Também é possível colocar um desconto naquele item seguindo o mesmo procedimento da quantidade. O total daquele item fica visível na última coluna à direita. Clicando em Salvar, será gerado um extrato da venda:

24 O valor que deve ser cobrado do cliente é o último valor mostrado no extrato (Valor Total). Para efetuar e finalizar a venda, basta clicar novamente no botão Salvar. Isto já disparará também a baixa no estoque e quaisquer outros processos vinculados. 23