PREFEITURA MUNICIPAL DE PINHAIS ESTADO DO PARANÁ

Transcrição

1 NOVEMBRO /

2 APRESENTAÇÃO Este material foi solicitado pela Secretaria Municipal da Administração SEMAD, e elaborado com o intuito de capacitar os servidores desta prefeitura, de todos os cargos e lotações, tendo como objetivo principal estreitar as diferenças entre os conhecimentos de informática entre os servidores. Elaboração: Hélio Ishii Stroparo Técnico em Informática 17

3 ÍNDICE ALTERANDO O TAMANHO E A ORIENTAÇÃO DO PAPEL...7 CABEÇALHO E RODAPÉ...7 INSERIR NUMERAÇÃO DE PÁGINA...7 INSERINDO DATA E HORA...8 INSERIR UM CLI-ART...8 INSERIR UMA FIGURA...8 INSERIR WORDART...9 TRABALHANDO COM LISTAS NUMERADAS OU MARCADORES...9 TRABALHANDO COM COLUNAS...10 CRIANDO COLUNAS ATRAVÉS DA BARRA DE FERRAMENTAS...11 CRIANDO COLUNAS ATRAVÉS DO MENU FORMATAR...11 INSERINDO QUEBRAS DE COLUNA...11 REMOVENDO O COLUNAMENTO...11 TRABALHANDO COM ESTILOS...11 TRABALHANDO COM TABELAS...11 BORDAS E SOMBREAMENTO...11 CRIANDO MALA DIRETA...11 TRABALHANDO COM HIPERLINK

4 INTRODUÇÃO Word para Windows é um processador de textos cuja finalidade é a de nos ajudar a trabalhar de maneira mais eficiente tanto na elaboração de documentos simples, quanto naqueles que exijam uma editoração mais elaborada. Permite a organização de textos através de tópicos, possibilita a localização e substituição de uma palavra ou frase, por outra informação etc. FORMATANDO PARÁGRAFOS Através do Menu Formatar, temos acesso a todas as formatações que podemos dar a um parágrafo, de uma só vez. Antes de aplicarmos uma formatação, é necessário selecionar os parágrafos desejados, através do shift e das teclas de seta. Na seqüência, acionar o Menu Formatar e escolher a opção "Parágrafo..." A caixa de diálogo "Parágrafo" exibe as formatações do parágrafo corrente e no caso de seleção de mais de um, os valores podem aparecer em branco, quando eles tiverem formatações diferentes. 4/17

5 Espaçamento entre linhas: Espaçamento Simples: Ctrl 1 Espaçamento: 1,5 cm (Atalho Ctrl 5) Espaçamento: 2,0 cm (Atalho Ctrl 2) Guia Recuos e Espaçamento Opções disponíveis: Alinhamento Recuo Espaçamento Especifica o tipo de alinhamento para o texto selecionado (esquerdo, direito, centralizado ou justificado). Atalhos para Alinhamentos: Justificado: Ctrl + J Esquerdo: Ctrl + Q Direito: Ctrl + G Centralizado: Ctrl + E Determina a distância das margens até o início (esquerdo) ou fim (direito) do parágrafo. Define o espaço entre os parágrafos e entre as linhas de um mesmo parágrafo Guia Quebras de linha e de páginas Opções disponíveis: Controle de linhas Impede a impressão da linha final do parágrafo no início órfãs/viúvas (viúva) ou no fim (órfã) de uma página. Manter linhas juntas Não separa o parágrafo em páginas diferentes. Manter com o próximo Quebra de página Força a impressão do parágrafo atual na mesma página do parágrafo seguinte. Insere uma quebra de página incondicional, imediatamente na posição do cursor (Control Enter). Suprimir número de linhas Não hifenizar Suprime a numeração de linhas de um parágrafo. Não permite a hifenização automática de palavras. 5/17

6 FORMATANDO O DOCUMENTO Sempre que falamos em formatação do documento, devemos ter em mente que as alterações feitas terão efeito sobre todo o arquivo, ou para todas as páginas da mesma seção (próximo tópico). A formatação que altera todo o documento, nada mais é do que estabelecer o valor das margens superior, inferior, esquerda e direita em relação ao papel e o texto, colocação de cabeçalhos e rodapés, mudança no modo de impressão, etc. ALTERANDO AS MARGENS Acionar o menu Arquivo e a opção "Configurar Página...". Escolher a guia Margens, caso não esteja selecionada. Alterar as opções desejadas conforme descrito a seguir: Superior Inferior Esquerda Direita Medianiz Cabeçalho Rodapé Margens espelho Aplicar Altera a margem superior. Altera a margem inferior. Altera a margem esquerda. Altera a margem direita. Deixa uma margem para ser usada na encadernação. Define a posição em relação à margem superior, onde o cabeçalho será impresso. Define a posição em relação à margem inferior, onde o rodapé será impresso. Utilizadas para impressão como se fosse um livro. Determina onde as alterações deverão ser aplicadas. 6/17

7 ALTERANDO O TAMANHO E A ORIENTAÇÃO DO PAPEL Acionar o Menu Arquivo e a opção "Configurar Página...", o Word estará visualizando a guia Margens. Pressione a tecla TAB até ouvir a palavra Margens, na seqüência utilize uma vez a seta para direita, dessa forma a guia Tamanho do papel, será ativada.alterar as opções desejadas conforme descrito abaixo: Tamanho do Permite selecionar um tamanho já definido (Carta, A4) ou definir um papel tamanho personalizado Largura Altera a largura do papel Altura Altera a altura do papel Orientação Retrato: na vertical (padrão) Paisagem: horizontal Aplicar Determina onde as alterações deverão ser aplicadas: - No documento inteiro; - Deste ponto em diante. Após executar as alterações desejadas, escolher o botão "OK". Observação: Estatísticas sobre o documento, tais como: nº de páginas, palavras, caracteres, parágrafos e linhas poderão ser acessados através do atalho Control Shift G CABEÇALHO E RODAPÉ Um cabeçalho e rodapé é um trecho de texto impresso no topo ou na parte inferior de todas as páginas de um documento. O cabeçalho fica na margem superior e o rodapé na margem inferior. Para criar um cabeçalho ou rodapé vá para o menu clique em Exibir Cabeçalho e rodapé e um retângulo tracejado irá aparecer. Para mover-se entre o cabeçalho e o rodapé clique e digite um texto dentro do retângulo tracejado no cabeçalho ou rodapé que será repetido em todas as páginas de um documento e depois clique em Fechar. Caso seja necessário modificar o texto do retângulo clique sobre o mesmo duas vezes rapidamente. INSERIR NUMERAÇÃO DE PÁGINA Para incluir numeração de página nos arquivos, é necessário: Acessar o menu Inserir e a opção "Números de páginas..." Selecionar as opções desejadas dentre as citadas abaixo: 7/17

8 Posição Indica se a numeração será impressa no rodapé (padrão) ou no cabeçalho. Alinhamento Indica o alinhamento da numeração, sendo que à direita é o padrão. Imprimir na 1ª página Imprime (padrão) ou não a numeração na 1ª página do documento. O botão Formatar, nos abre outra caixa de diálogo, que permite mais algumas alterações: Formato do número Permite selecionar a forma como a numeração deverá ser feita. Incluir n.º do capítulo Só está ativa quando se trabalha com tópicos. Numeração da página Em caso de quebra de seção, permite que a numeração continue na seqüência correta. Iniciar em permite iniciar a numeração com qualquer valor. Geralmente este recurso é utilizado quando se imprime arquivos diferentes que devem manter a seqüência de paginação. Após fazer as alterações desejadas, escolher o botão "OK" INSERINDO DATA E HORA A Data e a hora, podem ser inseridas em qualquer lugar do documento. Primeiro devemos acessar o menu Inserir e depois a opção "Data e hora...", na seqüência selecionar uma formatação e acionar o botão "OK". Atalho para Data: Alt + Shift + D Atalho para Hora: Alt + Shift + T INSERIR UM CLI-ART O Word traz uma série de imagens e para um inserir um clip-art vá ao menu clique em Inserir Figura Clip-art e selecione a imagem ou na barra de desenho clique. INSERIR UMA FIGURA Uma figura pode ser qualquer arquivo de imagem ou fotografia. Vá em Inserir -> Figura -> Do arquivo e selecione a imagem desejada ou na barra de desenho clique. 8/17

9 INSERIR WORDART Para inserir um WordArt clique no ícone ou no menu Inserir Figura WordArt. Selecione um estilo de WordArt e depois clique no botão Ok. Digite o texto e clique em Ok. TRABALHANDO COM LISTAS NUMERADAS OU MARCADORES Quando necessitamos descrever itens de uma relação dispomos de dois recursos excelentes: Marcadores e Numeração. Trabalhando com Marcadores: Quando usamos marcadores, não precisamos nos preocupar com o alinhamento ou a seqüência, pois após pressionarmos <Enter>, um novo marcador é inserido. Para desativar o marcador, basta pressionar <Enter> 2 vezes. Trabalhando com Numeração: Assim que acionamos este recurso, a cada <Enter> pressionado, uma nova numeração já na seqüência correta é inserida. Caso algum item seja apagado, os demais são renumerados automaticamente. Para desativar a numeração, basta pressionar <Enter> 2 vezes. 9/17

10 Observação: Para inserir listas numeradas ou marcadores num texto já digitado, Primeiro será necessário selecioná-lo, depois na barra de ferramentas de formatação, escolher o botão numeradores ou marcadores. Para desativá-los basta repetir o procedimento citado. Para alterar o tipo de marcador: Acione o menu Formatar (Alt F), Desça até marcadores e numeração tecle Enter, Tab até ver vários números de página, Seta para esquerda até acionador de páginas com marcadores, Tab até nenhum, setas para escolher o tipo de marcador, Tab até OK Finalize com Enter Quando você numera manualmente os itens de uma lista, o Word converte os números digitados em numeração automática. Para criar automaticamente uma lista numerada a medida que digitar, siga estes passos: 1. Digite 1 ponto, 1 traço, a traço ou a sinal de fecha parênteses, seguido de um espaço e do texto desejado. Quando você pressionar ENTER para adicionar o item seguinte da lista, o Word inserirá automaticamente o número, portanto você só precisa digitar o texto. 2. Para concluir a lista, pressione ENTER duas vezes. Você também pode concluir a lista pressionando BACKSPACE para excluir o último número da lista. Para trabalhar com marcadores, você só precisa iniciar um parágrafo com um hífen ou um asterisco, o Word converterá automaticamente o parágrafo em um item com marcador quando você pressionar ENTER para encerrar o parágrafo. Para criar automaticamente uma lista com marcadores a medida que digitar, siga estes passos: Digite asterisco ou hífen seguido de um espaço e do texto desejado. Quando você pressionar ENTER para adicionar o item seguinte da lista, o Word inserirá automaticamente o próximo marcador. Para concluir a lista, pressione ENTER duas vezes. Você também pode concluir a lista pressionando BACKSPACE para excluir o último marcador. TRABALHANDO COM COLUNAS Por padrão, o Word trabalha com arquivos em apenas uma coluna. Mas, é possível a edição do documento em formato de coluna, que é como os textos de jornais e revistas são editados. A divisão do texto em colunas é feita na região selecionada e caso não haja nenhuma, no documento todo. 10/17

11 CRIANDO COLUNAS ATRAVÉS DA BARRA DE FERRAMENTAS 1. Selecionar o texto que vai ser colunado. 2. Acionar o botão "Colunas" na barra de ferramentas. 3. Para definir o número de colunas, pressionar seta para direita de acordo com a quantidade desejada. Pressionar Enter para finalizar. Observação: No Word após selecionar o botão Colunas na barra de ferramentas você deverá teclar o Enter primeiramente, em seguida movimentar a seta para a direita a fim de selecionar o número de colunas desejado e por fim, teclar o Enter novamente para confirmar. É importante ressaltar que inicialmente estará selecionada a opção referente à divisão em uma única coluna e ao movimentar com a seta para a direita. CRIANDO COLUNAS ATRAVÉS DO MENU FORMATAR 1. Selecionar o texto que vai ser colunado. 2. Acionar o menu Arquivo, seta para direita até Formatar, 3. Descer em colunas, 4. Teclar Enter, 5. Digitar o número de colunas ou pressionar seta para direita de acordo com a quantidade de colunas desejada 6. Pressionar Enter para finalizar. Observação: O texto só será visualizado em mais de uma coluna no modo de visualização "Layout da página". INSERINDO QUEBRAS DE COLUNA O Word quebra automaticamente as colunas de modo que elas caibam na página. Às vezes, essa quebra automática não fica de acordo com o desejado e surge então a necessidade de forçarmos uma quebra em um local específico. Para fazer uma quebra manual de colunas, devemos: 1. Posicionar o ponto de inserção onde deve iniciar a nova coluna. 2. Acessar o menu Inserir e selecionar a opção "Quebra". O cursor estará posicionado na opção "Quebra de página". Pressionar seta para baixo e escolher a opção "Quebra de coluna", em seguida escolher o botão Ok, ou pressionar Enter. REMOVENDO O COLUNAMENTO Caso queira retornar o texto para apenas uma coluna, devemos: 1. Selecionar todo o texto colunado. 2. Acessar o menu Formatar(Alt F) e selecionar a opção "Colunas...". 3. Definir o número de colunas para 1 11/17

12 Pressione Enter ou pelo botão "OK" para finalizar TRABALHANDO COM ESTILOS Estilo é um grupo de formatos para caráter e/ou parágrafos ao qual atribuímos um nome. As vantagens são: Economia de tempo Padronização de formatação Criar Estilos Faça as alterações desejadas formatos e parágrafos na palavra selecionada e para transformar um estilo, basta ir a barra de formatação, seta para direita, quando ouvir estilo caixa combinada, tecle seta para baixo uma vez, digite o nome que deseja dar ao estilo criado e tecle Enter. Excluir Estilos Na barra de ferramentas de formatação o primeiro botão é o estilos de formatação, tecle Enter para acioná-lo, quando ouvir a mensagem: escolher a formatação a ser aplicada, desça com a seta até o estilo que deseja excluir, tecle Shift F10, para abrir o menu, desça até a opção excluir, tecle enter duas vezes para confirmar a exclusão do estilo. Em seguida vá até a opção estilo de formatação acionando as teclas Alt, Ctrl Tab duas vezes para cair no botão e tecle Enter para fechar o menu. TRABALHANDO COM TABELAS Uma tabela é um conjunto de linhas e colunas, onde cada área é chamada de célula, que podem ser preenchidas com texto e elementos gráficos. Existem duas formas de inserir uma tabela, a primeira vá ao menu clique em Tabela -> Inserir -> Tabela ou na barra de ferramentas clique no ícone. Se for pelo menu a seguinte caixa de diálogo irá aparecer, digite o número de colunas e o número de linhas: Se for pelo menu a seguinte caixa de diálogo irá aparecer, digite o número de colunas e o número de linhas: 12/17

13 Já na barra de ferramentas ao clicar no ícone irá aparecer a seguinte tela, onde com o mouse deve-se selecionar as linhas e colunas da tabela: Em uma tabela é possível digitar um texto, formatá-lo, inserir uma imagem ou fotografia, formatar as bordas e o preenchimento das células. Para digitar um texto clique sobre a célula em que deseja digitar, pode-se mover com as setas do teclado entre as células. Podemos inserir na tabela figuras, mesclar células Dentro de uma tabela é possível inverter a direção de um texto. Na célula em que se deseja inverter, clique com o botão direito do mouse e selecione a opção Direção do texto. 13/17

14 BORDAS E SOMBREAMENTO Colunas Um texto pode ser formatado em uma ou mais colunas. Para colocar um texto em colunas, selecione o texto clique no menu Formatar Colunas e selecione o número de colunas. 14/17

15 Borda da Página Para inserir uma borda na página vá em Formatar Bordas e sombreamento e clique no item Borda da página, escolha os itens de formatação. CRIANDO MALA DIRETA Você alguma vez já deve ter presenciado ou até mesmo recebido uma correspondência, cujo destinatário da mesma era totalmente desconhecido, mas bastou abrir o envelope para que o mistério fosse completamente desvendado, tratando-se do recebimento de uma mala direta. A utilização de mala direta é um recurso bastante eficaz, usado principalmente para a divulgação de produtos, serviços ou para fins informativos. O grande diferencial da mala direta está no fato de que através de um único modelo de carta, o remetente consegue dirigir-se diretamente a cada pessoa, independentemente do número de destinatários ao qual a mesma será remetida. O Word nos oferece um recurso que facilita bastante a execução de uma tarefa que antes demandava muito tempo. Para fazermos uma mala direta, precisamos criar dois arquivos: o documento principal que contém o texto para ser enviado com todas as formatações desejadas, juntamente com os campos região que o Word cria para receber os dados a serem alterados e um arquivo de dados (conteúdo dos campos) que mudarão de cliente para cliente. Para servir como base de informações da nossa mala direta, crie no Microsoft Word uma tabela dividida em três colunas contendo as respectivas descrições: 15/17

16 NOME, CARGO E SALÁRIO (preencha com dados) estabelecer nº de linhas com o nº de informações. no mínimo cinco linhas desta tabela, salve o documento com o nome de Contatos.doc e o feche em seguida). OBS.: A tabela deverá ser criada na primeira linha, pois casa haja um Enter acima você não conseguirá concluir a mala direta. Vamos agora criar o documento padrão para a composição da nossa mala direta. Para tanto, abra um novo documento no Word, digite a carta abaixo considerando inclusive as informações descritas entre parênteses: (com o alinhamento à direita, insira o local e a data) (tecle quatro vezes o Enter e digite alinhado à esquerda) At.: NOME (tecle quatro vezes o Enter e digite alinhado à esquerda) Ref.: Promoção (tecle quatro vezes o Enter e digite as informações abaixo usando o alinhamento justificado) Informamos que a vossa promoção para o cargo de CARGO foi aprovada pela nossa Diretoria Executiva, sendo o vosso salário reajustado para o valor de R$ SALÁRIO. (tecle seis vezes o Enter e digite alinhado à esquerda) Atenciosamente (tecle seis vezes o Enter e digite com o alinhamento centralizado) DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS. Após concluir a edição da carta acima, aplique as formatações que julgar necessárias e em seguida, salve o documento com o nome de Mala direta.doc. Agora, para facilitar e agilizar o desenvolvimento do nosso trabalho, siga os passos descritos abaixo para a exibição da barra de ferramentas mala direta: Pressione o Alt da esquerda para acessar a barra de menus. Desloque com a seta para a direita até o menu Ferramentas. Desça com a seta até o item Cartas e correspondências e mova uma vez a seta para a direita. Desça com a seta até o item Mostrar barra de ferramentas 'Mala direta' e caso esta opção esteja desmarcada, tecle Enter para exibi-la, no contrário, tecle Esc para abandonar a barra de menus e retornar à área de edição. Agora que possuímos uma base de informações e um modelo de documento principal, para fins didáticos, vamos dividir a criação da mala direta em quatro etapas. 1. Configurando o documento principal: Acesse a barra de ferramentas mala direta, através da tecla Alt e depois Control Tab. Pressione Enter no botão Configuração do documento principal. Selecione com o uso das setas a opção Cartas e tecle Enter para confirmar. 2. Selecionando a base de informações: Acesse a barra de ferramentas mala direta. Desloque até o botão Abrir fonte de dados e tecle Enter. Indique o arquivo Contatos.doc e tecle Enter para confirmar. 16/17

17 3. Atribuindo campos ou valores ao documento principal da mala direta: Através do comando Localizar Ctrl L, localize na carta o campo desejado ex: Localize o campo Nome, tecle enter, Esc para fechar o menu Localizar, com o ponto poderá verificar a palavra selecionada. Acesse a barra de ferramentas mala direta. Desloque até o botão Inserir campos de mesclagem e tecle Enter. Com o uso das setas selecione o campo desejado, como por exemplo NOME. Pressione Tab até o botão Inserir, tecle Enter para confirmar e Esc para retornar à área de edição do documento. Execute os passos descritos acima também para os campos CARGO e SALÁRIO e em seguida, salve o arquivo Mala direta.doc. Para alternar entre a exibição dos campos ou dos seus respectivos valores no documento, você deverá acessar a barra de ferramentas mala direta e pressionar o botão Mostrar campos/valores. 4. Gerando a mala direta: Acesse a barra de ferramentas mala direta. Desloque até o botão Mesclar ao documento e tecle Enter. No controle apresentado, selecione uma entre as opções Todos (exibe todos os registros), Registro atual (exibe o registro selecionado) e De (você precisará informar um intervalo indicando valores para os campos "De" e "Até"). Pressione Enter no botão OK para concluir. Por fim, as cartas serão exibidas em um novo arquivo onde você poderá imprimi-lo ou salvá-lo para uma futura impressão. TRABALHANDO COM HIPERLINK Através da criação de hyperlinks, podemos ir instantaneamente para qualquer outro documento do Microsoft Office ou para qualquer página Web na Internet. Criando Hyperlinks: Selecione a palavra ou frase que deseja transformar num hyperlink (Atalho: Ctrl K), quando ouvir a mensagem endereço digite todo caminho onde encontra-se o arquivo que vinculará ao hyperlink ex: C:\nome do arquivo e tecle enter, posicione o cursor um das letras da palavra que virou um hyperlink, tecle Shift F10 para abrir o menu arquivo, desça com a seta na opção abrir hyperlink e tecle enter, será aberto automaticamente o arquivo vinculado ao hyperlink criado. Para verificar se realmente o arquivo foi aberto basta ler a barra de títulos através da tecla Zero do teclado numérico. Hyperlinks para páginas da Web: Basta posicionar o cursor no local desejado de um texto ou planilha, digite o endereço da página ex: e tecle a barra de espaços o hyperlink será criado automaticamente, posicione o cursor em uma das letras do hyperlink criado, tecle Shift F10 para abrir o menu, desça com a seta até a opção abrir hyperlink e tecle enter que a página será aberta. 17/17