Assistência Técnica FEDER

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1 Programa Operacional Assistência Técnica FEDER Relatório Anual de Execução

2 Programa Operacional de Assistência Técnica FEDER Objectivo: Convergência e Competitividade Regional e Emprego Zona elegível: todo o território nacional Período de Programação: Número CCI: 2007PT16UPO002 Designação: Programa Operacional de Assistência Técnica FEDER Ano do Relatório: 2008 Data de aprovação pela Comissão de Acompanhamento:

3 Índice Nota Introdutória 3 Sumário Executivo 5 1. Enquadramento do Programa Operacional Apresentação e operacionalização do Programa Sistemas de gestão, acompanhamento e controlo Governação do Programa Operacional Procedimentos internos - descrição dos sistemas de gestão e controlo Sistemas de informação Comissão de Acompanhamento Outras tarefas de acompanhamento Regulamentos específicos Avaliação Evolução do contexto socio-económico 45 POAT FEDER - Programa Operacional Assistência Técnica FEDER Análise do progresso do Programa Operacional Candidaturas: apresentadas, admitidas, aprovadas e contratadas Execução Financeira do Programa Operacional Fluxos financeiros do Programa Operacional Execução Física do Programa Operacional por Eixo Prioritário Ponto de Situação dos Grandes Projectos Instrumentos de Engenharia Financeira Irregularidades - Reutilização de verbas Durabilidade das operações Utilização da Assistência Técnica Problemas significativos encontrados e medidas tomadas para os resolver Acções de divulgação, informação e publicidade Compatibilidade com as políticas comunitárias Conclusão Anexos 75 Relatório Anual de Execução

4 POAT FEDER - Programa Operacional Assistência Técnica FEDER Índice de Quadros e Gráficos Quadro 1 - Estrutura Financeira do Programa 8 Gráfico 1 - Distribuição Financeira por Eixo Prioritário 8 Quadro 2 - Cronograma de actividades do SIAG POAT FEDER 37 Quadro 3 - Indicadores de realização e resultado ao nível do Eixo Prioritário 40 Quadro 4 - Indicadores de Impacte ao nível do Programa 40 Quadro 5 - Fluxos Financeiros 48 Quadro 6 - Indicadores de Realização e de Resultado do Eixo Prioritário I 49 Quadro 7 - Indicadores de Realização e de Resultado do Eixo Prioritário II 52 Quadro 8 - Documentos IFDR publicados na plataforma colaborativa - GTT SIGA 55 Quadro 9 - Documentos IFDR publicados na plataforma colaborativa - GTT SIGA AC FEDER/FC 56 Quadro 10 - Pagamentos FEDER e FC no âmbito do QREN 60 Quadro11 - Fluxos Financeiros FEDER e FC por Programa Operacional 61 Quadro 12 - Indicadores de Realização e de Resultado do Eixo Prioritário III 62 Índice de Anexos Anexo I - Ficha de Programa 77 Anexo II - Processo de selecção por Eixo Prioritário 78 Anexo III - Programação financeira, aprovações e execução por Eixo Prioritário 80 Anexo IV - Projectos aprovados por Eixo Prioritário 82 Anexo V - Repartição cumulativa das dotações da contribuição comunitária por Categoria 83 Anexo VI - Aprovações e execução por Tema Prioritário 84 Anexo VII - Aprovações e execução por NUT III 85 Anexo VIII - Repartição da contrib. comunitária por dimensão Formas de Financiamento 86 Anexo IX - Repartição da contribuição comunitária por dimensão Tipo de Território 86 Anexo X - Repartição da contribuição comunitária por dimensão Actividade Económica 87 Anexo XI - Resumo Implementação Financeira - Anexo XVIII do Reg. (CE) nº 1828/ Anexo XII - Resumo Implementação Física - Anexo XVIII do Reg. (CE) nº 1828/ Anexo XIII - Informação relativa a Grandes Projectos 92 Anexo XIV - Caracterização dos Indicadores do POAT FEDER 94 Anexo XV - Legislação nacional e normativos de enquadramento 95 2 Relatório Anual de Execução 2008

5 Nota Introdutória O Relatório de Execução do Programa Operacional de Assistência Técnica FEDER (POAT FEDER), relativo ao ano 2008, vem dar resposta às obrigações regulamentares previstas no artigo 67º do Regulamento (CE) n.º 1083/2006 do Conselho, de 11 de Julho. Nestes termos, a Autoridade de Gestão apresenta à Comissão de Acompanhamento, para análise e aprovação, o presente Relatório, após o que o mesmo será apresentado à Comissão Europeia (CE). O Relatório agora apresentado seguiu a estrutura constante do anexo XVIII do Regulamento (CE) n.º 1828/2006, da Comissão, de 8 de Dezembro, pretendendo-se dar informação que possibilite a análise anual do Programa Operacional, de acordo com o estipulado no artigo 68º do Regulamento (CE) n.º 1083/2006, do Conselho, de 11 de Julho. Para a estruturação e preparação do Relatório foram tidas em conta as orientações emanadas pelo Instituto Financeiro para o Desenvolvimento Regional (IFDR), que foram articuladas com a Comissão Europeia e com o Observatório do Quadro de Referência Estratégico Nacional (QREN), no sentido da harmonização dos relatórios de execução anuais a produzir por cada Autoridade de Gestão. POAT FEDER - Programa Operacional Assistência Técnica FEDER Relatório Anual de Execução

6 POAT FEDER - Programa Operacional Assistência Técnica FEDER Sumário Executivo A apresentação do Programa à Comissão Europeia efectivou-se pela primeira vez em 05 de Março de 2007, tendo sido então seguida de um período de trabalho conjunto, que culminou com a sua aprovação através da Decisão CE (2007) 6883, de 21 de Dezembro. Em 2008, a Autoridade de Gestão concentrou-se nas actividades prioritárias e no cumprimento das obrigações regulamentares aplicáveis ao arranque do Programa, designadamente a criação da Comissão de Acompanhamento conjunta do Programa Operacional de Assistência Técnica FEDER e do Programa Operacional de Assistência Técnica FSE (POAT FSE) e elaboração do respectivo regulamento interno, a elaboração do Regulamento de Acesso a Financiamento do FEDER, a elaboração do Plano de Comunicação conjunto do FEDER, FUNDO DE COESÃO e do POAT FEDER, elaboração do Manual de Procedimentos da Autoridade de Gestão e do Manual de Procedimentos dos Beneficiários e descrição do Sistema de Gestão e Controlo do POAT FEDER. Em 2008 é ainda de destacar a entrada em funcionamento do Secretariado Técnico e os trabalhos de desenvolvimento do sistema de informação, tratandose, assim, de um ano totalmente dedicado à criação de condições para o arranque do programa e para a descrição do sistema de gestão e controlo e obtenção de parecer da Inspecção-Geral de Finanças (IGF). 4 Relatório Anual de Execução 2008

7 1. Enquadramento do Programa Operacional Para o Programa Operacional de Assistência Técnica FEDER (POAT FEDER) foi determinante a aprovação do Quadro de Referência Estratégico - QREN , através da Resolução do Conselho de Ministros n.º 86/2007 de 28 de Junho, (DR n.º 126, 1ª Série, ) e da Decisão C (2007) 3165 de 28 de Junho, que definiu as orientações fundamentais para a utilização nacional dos fundos comunitários e para a estruturação dos programas operacionais. De referir ainda o Decreto-Lei n.º 312/2007, de 17 de Setembro, alterado e republicado pelo Decreto-Lei n.º 74/2008, de 22 de Abril e pelo Decreto-Lei n.º 99/2009 de 28 de Abril, que define o modelo de Governação do QREN e dos Programas Operacionais, o Regulamento Geral FEDER e Fundo de Coesão, aprovado pela Comissão Ministerial de Coordenação do QREN em 4 de Outubro de 2007, que estabelece o regime geral de aplicação destes Fundos, em especial no que respeita à apreciação, aprovação e execução das operações cofinanciadas, bem como a Resolução do Conselho de Ministros n.º 25/2008 de 17 de Janeiro (DR n.º 31, 1ª Série ), alterada pela Resolução do Conselho de Ministros n.º 72/2008 de 24 de Abril (DR n.º 84, 1ª Série, ), que cria as estruturas de missão dos Programas Operacionais de Assistência Técnica FEDER e FSE, designa o Presidente do IFDR e o Presidente do IGFSE como gestores dos respectivos Programas e define a constituição dos Secretariados Técnicos dos diversos Programas Operacionais. POAT FEDER - Programa Operacional Assistência Técnica FEDER A elaboração do POAT FEDER iniciou-se no final de 2006, tendo o processo de programação envolvido um trabalho de coordenação com o Grupo de Trabalho do QREN e de interacção com os responsáveis pelo POAT FSE, no sentido de ambos beneficiarem das relações de sinergia existentes entre eles e da experiência partilhada no anterior período de programação. A elaboração do POAT FEDER foi ainda acompanhada por um estudo de avaliação ex-ante realizado por uma equipa de avaliação externa. A apresentação do Programa à Comissão Europeia efectivou-se pela primeira vez em 05 de Março de 2007, tendo sido então seguida de um período negocial, que culminou com a sua aprovação através da Decisão CE (2007) 6883, de 21 de Dezembro. Relatório Anual de Execução

8 POAT FEDER - Programa Operacional Assistência Técnica FEDER Apresentação e operacionalização do Programa O Programa Operacional de Assistência Técnica FEDER foi concebido tendo em conta as orientações da Comunidade em matéria de coesão, o Quadro de Referência Estratégico Nacional, a experiência de programação de períodos anteriores e a avaliação ex-ante. Assim, foram definidas como prioridades estratégicas e principais vectores de actuação do Programa: a informação e reflexão estratégica, que inclui o reforço da produção de informação de natureza estratégica e de mecanismos de apoio à formulação e avaliação de políticas públicas e a disseminação da informação, a modernização dos sistemas, desmaterialização dos processos através de sistemas de informação em rede, reforço da comunicação e reforço dos mecanismos de segurança dos meios electrónicos e finalmente a profissionalização traduzida no reforço das competências de gestão, tendo em conta especificidades temáticas (centros de racionalidade), o reforço de competências técnicas específicas e a gestão assente numa abordagem temática transversal à visão sectorial. O Programa apoia acções com características transversais relativas ao QREN, independentemente do Fundo, acções respeitantes ao FEDER e Fundo de Coesão e, a nível territorial, abrange todo o território nacional. O POAT FEDER constitui, assim, o suporte instrumental ao desenvolvimento da estratégia do QREN, apoiando os sistemas e estruturas de coordenação e monitorização estratégica do QREN, os sistemas e estruturas de gestão, acompanhamento, avaliação, comunicação e controlo do FEDER e do Fundo de Coesão, bem como acções transversais aos vários programas operacionais. No POAT FEDER distinguem-se três áreas de actuação, de carácter transversal a todos os programas: - A coordenação e monitorização estratégica do QREN; - A coordenação e monitorização financeira do FEDER e do Fundo de Coesão - A auditoria e controlo do FEDER e Fundo de Coesão. Estas áreas de actuação foram enquadradas em quatro Eixos Prioritários: Eixo Prioritário 1 - Coordenação e Monitorização Estratégica do QREN nas Regiões de Objectivo Convergência Funcionamento dos sistemas e estruturas de coordenação e monitorização estratégica do QREN; Estudos e avaliação do QREN; 6 Relatório Anual de Execução 2008

9 Comunicação do QREN. Eixo Prioritário 2 - Coordenação e Monitorização Financeira do FEDER e do Fundo de Coesão nas Regiões de Objectivo Convergência Funcionamento dos sistemas e estruturas de coordenação, gestão e monitorização financeira do QREN, do FEDER e do Fundo de Coesão; Sistema de Informação; Estudos e avaliação do FEDER e do Fundo de Coesão; Comunicação do FEDER e do Fundo de Coesão. Eixo Prioritário 3 - Auditoria e Controlo do FEDER e Fundo de Coesão nas Regiões de Objectivo Convergência Auditoria e controlo da responsabilidade do IFDR; Auditoria e controlo da responsabilidade da IGF. Eixo Prioritário 4 - Coordenação, Monitorização, Auditoria e Controlo nas Regiões de Objectivo Competitividade Regional e Emprego POAT FEDER - Programa Operacional Assistência Técnica FEDER A coordenação e monitorização estratégica; A coordenação e monitorização financeira do FEDER e do Fundo de Coesão; A auditoria e controlo do FEDER e Fundo de Coesão. Considerando que, em termos regulamentares, cada Eixo Prioritário só pode beneficiar de dotação financeira a título de um objectivo e tendo ainda em conta que face ao carácter transversal das acções previstas, o programa cobre todo o território nacional, foi criado o Eixo Prioritário 4, no âmbito do qual não existirão operações apresentadas e aprovadas, mas sim operações que, em função das tipologias de temas e beneficiários, são apresentadas a um dos três primeiros Eixos às quais se aplicarão os critérios de imputação regional fixos, nos termos estabelecidos no Programa. A execução do POAT FEDER está centrada nas entidades responsáveis pela coordenação e monitorização estratégica do QREN, pela coordenação e monitorização financeira do FEDER e Fundo de Coesão e pela auditoria e controlo do FEDER e Fundo de Coesão, sendo que os programas operacionais ou as estruturas da Administração Central que asseguram o seu funcionamento jurídicofinanceiro também poderão concorrer ao apoio do programa desde que os projectos sejam enquadráveis na tipologia de acções nele previstas. Relatório Anual de Execução

10 POAT FEDER - Programa Operacional Assistência Técnica FEDER A dotação financeira do POAT FEDER corresponde a uma despesa pública de e a um montante FEDER de , sendo as despesas elegíveis as incorridas entre 1 de Janeiro de 2007 e 31 de Dezembro de O quadro seguinte - Quadro 1 - sintetiza a repartição da dotação do Programa por Eixo Prioritário, que se encontra também representada no Gráfico 1. Eixo Prioritário Eixo I Eixo II Eixo III Eixo IV Quadro 1 - Estrutura Financeira do Programa Designação Coordenação e Monitorização Estratégica do QREN nas Regiões de Objectivo Convergência Coordenação e Monitorização Financeira do FEDER e do Fundo de Coesão nas Regiões de Objectivo Convergência Auditoria e Controlo do FEDER e Fundo de Coesão nas Regiões de Objectivo Convergência Coordenação, Monitorização, Auditoria e Controlo nas Regiões de Objectivo Competitividade Regional e Emprego Financiamento Total Despesa Pública FEDER Total Gráfico 1 - Distribuição Financeira por Eixo Prioritário Eixo III 22% Eixo IV 5% Eixo I 23% Eixo II 50% 8 Relatório Anual de Execução 2008

11 1.2. Sistemas de gestão, acompanhamento e controlo Tendo em vista a operacionalização e arranque do POAT FEDER, iniciou-se em 2008 a preparação de um conjunto de normas específicas, necessárias à sua gestão e acompanhamento, enquadradas pelas disposições relativas ao QREN, nomeadamente o Decreto-Lei n.º 312/2007, que define o modelo de governação do QREN e dos respectivos programas operacionais e estabelece a estrutura orgânica relativa às funções de monitorização, auditoria e controlo, certificação, gestão, aconselhamento estratégico, acompanhamento e avaliação do QREN e das Intervenções Operacionais. Nesta conformidade, constituiu-se a Comissão de Acompanhamento conjunta do Programa Operacional de Assistência FEDER e do Programa Operacional de Assistência Técnica FSE, aprovou-se o regulamento interno da Comissão de Acompanhamento, elaborou-se o regulamento de acesso a financiamento FEDER, definiram-se os critérios de selecção de projectos, apresentou-se o Plano de Comunicação conjunto do FEDER, FUNDO DE COESÃO e POAT FEDER, elaboraram-se os manuais de procedimentos da Autoridade de Gestão e dos Beneficiários e apresentou-se a descrição dos sistemas de gestão e controlo do Programa Operacional. POAT FEDER - Programa Operacional Assistência Técnica FEDER Governação do Programa Operacional O Decreto-Lei n.º 312/2007 de 17 de Setembro, com a redacção que lhe foi dada pelo Decreto-Lei n.º 74/2008 de 22 de Abril e com a alteração introduzida pelo Decreto-Lei n.º 99/2009, de 28 de Abril, define o modelo de governação do Quadro de Referência Estratégico Nacional (QREN), e dos respectivos Programas Operacionais (PO), e estabelece a estrutura orgânica relativa ao exercício das funções de gestão monitorização, auditoria e controlo, certificação, aconselhamento estratégico, acompanhamento e avaliação, nos termos de Regulamento (CE) n.º 1083/2006, do Conselho, de 11 de Julho. De acordo com o estabelecido nos artigos 37º e 38º do Decreto-Lei n.º 312/ 2007, a governação do POAT FEDER compreende um órgão de gestão e um órgão de acompanhamento, sendo o órgão de gestão tutelado pelo Ministro responsável pelo desenvolvimento regional. Relatório Anual de Execução

12 POAT FEDER - Programa Operacional Assistência Técnica FEDER Governação Governacao QREN FEDER/Fundo / Fundo de Coesao de Coesão Auditoria Autoridade de Auditoria Estrutura Segregada de Controlo - IFDR Tribunal de Contas Observatório QREN CA PO AT FEDER Gestao Gestão CMC QREN CTC QREN AG PO AT FEDER Beneficiário MAOTDR O órgão de gestão é a Autoridade de Gestão (AG), designada nos termos da alínea a) do n.º 1 do artigo 59º do Regulamento (CE) n.º 1083/2006 e composta por: IFDR Interloc ução CE Monitorização Avaliação SI Apoi o à Gest ão EP AC UE UE CE SFC O Gestor, que nos termos do n.º 3 do artigo 57º do Decreto-Lei n.º 312/2007 é, por inerência, o Presidente do Instituto Financeiro para o Desenvolvimento Regional, IP; O Secretariado Técnico. O órgão de acompanhamento é a Comissão de Acompanhamento conjunta dos Programas Operacionais de Assistência Técnica FEDER e FSE, constituída através do Despacho conjunto dos Ministérios do Ambiente, do Ordenamento do Território e do Desenvolvimento Regional e do Trabalho e da Solidariedade Social n.º 9141/2008, de 3 de Março, (DR n.º 62, 2ª série, ). Seguidamente descrevem-se as relações organizacionais entre os diversos órgãos de governação, bem como as relações institucionais com a Comissão Europeia. A Comissão Europeia define as orientações fundamentais para a utilização dos Fundos Comunitários e partilha responsabilidades com o Estado-membro, designadamente em termos de programação, avaliação, acompanhamento e controlo. As relações institucionais da Autoridade de Gestão com a Comissão Europeia, efectuam-se, regra geral, através do IFDR, enquanto Órgão Técnico de Monitorização Financeira e Autoridade de Certificação, designadamente no que respeita à apresentação dos relatórios de execução e do plano de comunicação, certificação de despesa e pedidos de pagamento. 10 Relatório Anual de Execução 2008

13 Órgãos de Governação Global A Comissão Ministerial de Coordenação do QREN, a quem compete a coordenação global e a direcção política do QREN e dos PO, é composta pelo Ministro do Ambiente, do Ordenamento do Território e do Desenvolvimento Regional, que coordena, pelos Ministros coordenadores das Comissões Ministeriais de Coordenação do PO Potencial Humano, do PO Factores de Competitividade, do PO Valorização do Território, pelo Ministro coordenador dos instrumentos de programação do desenvolvimento rural e das pescas e pelo Ministro responsável pela área das finanças. O Ministro do Ambiente, do Ordenamento do Território e do Desenvolvimento Regional, enquanto ministro responsável pelo desenvolvimento regional, tutela a Autoridade de Gestão do POAT FEDER. A Autoridade de Gestão do POAT FEDER, para além de responder perante o Ministro do Ordenamento do Território e do Desenvolvimento Regional reporta à Comissão Técnica de Coordenação e aos órgãos técnicos de coordenação e monitorização estratégica e financeira do QREN, respectivamente o Observatório do QREN e o IFDR. POAT FEDER - Programa Operacional Assistência Técnica FEDER A Comissão Técnica de Coordenação do QREN, composta pelo Coordenador do Observatório, que preside, pelos Presidentes dos Conselhos Directivos do IFDR e do IGFSE e pelo Inspector-Geral de Finanças, tem, designadamente, por missão propor à Comissão Ministerial de Coordenação do QREN orientações gerais sobre a gestão dos PO e emitir orientações técnicas que apoiem o exercício das funções das autoridades de gestão, sem prejuízo das atribuições do IFDR, IGFSE e IGF. A Comissão Técnica de Coordenação do QREN responde perante a Comissão Ministerial de Coordenação do QREN. O Observatório do QREN é o órgão técnico responsável pela coordenação e monitorização estratégica do QREN e dos PO, que assegura a coerência das intervenções no cumprimento da estratégia de desenvolvimento definida. O Observatório do QREN responde perante a Comissão Ministerial de Coordenação do QREN. À Autoridade de Gestão do PO cabe acolher as orientações emanadas por este órgão, designadamente no que se refere à avaliação, comunicação e reprogramação, sem prejuízo das orientações do IFDR nestas matérias. O IFDR, enquanto órgão técnico responsável pela monitorização operacional, física e financeira das operações apoiadas pelo FEDER, assegura a coordenação e gestão financeira global do FEDER, centraliza as relações com a CE no plano operacional e financeiro e assegura um sistema de informação que tem em conta todo o edifício de governação do QREN e a interligação ao SFC. O IFDR reporta ao Ministro da tutela, sem prejuízo de articular, de forma Relatório Anual de Execução

14 POAT FEDER - Programa Operacional Assistência Técnica FEDER adequada, as relações de cooperação institucional com a Comissão Ministerial de Coordenação do QREN. À Autoridade de Gestão do PO cabe, designadamente, acolher as normas orientações emanadas por aquele órgão e apresentar a informação necessária nos moldes por ele definidos. O IFDR, enquanto Autoridade de Certificação, é responsável por apresentar à CE as declarações de despesas certificadas e pedidos de pagamento, assegurar, para efeitos de certificação, que recebeu informações adequadas da AG e ter em conta os resultados de todas as auditorias efectuadas, auditar os procedimentos implementados pelas entidades intervenientes no processo de gestão. Para estes efeitos, à Autoridade de Gestão cabe apresentar a informação necessária, nos moldes definidos pela Autoridade de Certificação. À Autoridade de Gestão cabe ainda disponibilizar à Autoridade de Certificação, as previsões de execução de despesa, que permitam ao IFDR enviar à CE as previsões de pedidos de pagamento a apresentar, nos termos do n.º 3 do artigo 76º do Regulamento (CE) n.º 1083/2006. O IFDR assume ainda as funções de Entidade Pagadora, sendo responsável por receber as transferências da CE e realizar os pagamentos aos beneficiários do PO. Para este efeito, a Autoridade de Gestão seguirá as orientações emanadas pelo IFDR. Entidades de auditoria e controlo A Inspecção-Geral de Finanças, enquanto Autoridade de Auditoria única do QREN, é responsável pelas auditorias ao sistema de gestão e controlo e por emitir parecer, com base nos controlos e auditorias efectuados sob sua responsabilidade, sobre a eficácia do funcionamento do sistema, de modo a dar garantias razoáveis de que as declarações de despesa apresentadas à CE são correctas e respeitam a legalidade e regularidade. À Autoridade de Gestão cabe prestar todas as informações solicitadas, elaborar os exercícios de contraditório, proceder ao cumprimento das recomendações e, quando for o caso, desenvolver os procedimentos necessários à recuperação dos montantes indevidos. A Estrutura de Auditoria Segregada do IFDR é responsável pela auditoria das operações do POAT FEDER, tal como para os demais Programas Operacionais FEDER. No entanto, sendo também esta estrutura beneficiária do POAT FEDER, as auditorias serão realizadas por auditores externos. 12 Relatório Anual de Execução 2008

15 À Autoridade de Gestão cabe, à semelhança do que acontece com a Autoridade de Auditoria, prestar todas as informações solicitadas, elaborar os exercícios de contraditório, dar cumprimento às recomendações efectuadas e, quando for o caso, desenvolver os procedimentos necessários à recuperação dos montantes indevidos. A Comissão Técnica de Auditoria, constituída pela Inspecção-Geral de Finanças (IGF) e pelas estruturas segregadas de auditoria de IFDR e do IGFSE, tem como função a articulação técnica global da actividade de auditoria, sem prejuízo das competências específicas da Autoridade de Auditoria. A Comissão de Acompanhamento conjunta do POAT FEDER e POAT FSE assegura a eficácia e qualidade da execução do Programa. A presidência é exercida em regime de rotatividade, sendo de salientar que o Gestor assume o pleno exercício das funções de Presidente relativamente às matérias específicas do PO de que exerce as funções de Autoridade de Gestão. Em 18 de Março de 2008 realizou-se a 1ª reunião da Comissão de Acompanhamento. As actividades realizadas e decisões adoptadas por esta Comissão estão descritas no ponto POAT FEDER - Programa Operacional Assistência Técnica FEDER Organização da Autoridade de Gestão De acordo com o artigo 55º do Decreto-Lei n.º 312/2007 as competências e responsabilidades da Autoridade de Gestão do POAT FEDER são exercidas pelo IFDR, assegurando na sua organização a segregação de funções imposta pelas normas nacionais e comunitárias. O princípio da segregação de funções é observado em três planos distintos: Nas funções exercidas pelo Gestor que, por inerência, exerce as funções de Presidente do Conselho Directivo do IFDR; Na organização interna do Secretariado Técnico; Na relação institucional entre a Autoridade de Gestão e o IFDR. O Gestor assumiu o compromisso perante a Comissão Europeia de delegar no Secretário Técnico o exercício das funções a que aludem as alíneas a) e b) do artigo 60º do Regulamento (CE) n.º 1083/2006, do Conselho, de 11 de Julho, respeitantes respectivamente à selecção de candidaturas e validação de despesa. Esta delegação de competências concretizou-se através do despacho do Gestor n.º 1/2008 de 12 de Dezembro de A Autoridade de Gestão constitui uma estrutura independente do IFDR, no que diz respeito às funções a que alude o artigo 45º do Decreto-Lei n.º 312/2007, Relatório Anual de Execução

16 POAT FEDER - Programa Operacional Assistência Técnica FEDER embora se apoie nos serviços desse Instituto, designadamente no que se refere ao apoio logístico, administrativo, financeiro e jurídico, desenvolvimento do Sistema de Informação do PO e implementação do Plano de Comunicação Conjunto do FEDER, do FUNDO DE COESÃO e do POAT FEDER. Organograma e descrição de funções Devido às suas características e especificidades, a Autoridade de Gestão do POAT FEDER não apresenta uma estrutura baseada em unidades com funções específicas. Seguidamente apresenta-se esquematicamente a estrutura aprovada para a Autoridade de Gestão e a identificação dos conteúdos funcionais: Conforme referido, a Autoridade de Gestão estrutura-se em dois níveis: Gestor No primeiro nível situa-se o Gestor, o Presidente do IFDR, que como primeiro responsável pela Autoridade de Gestão superintende e decide sobre as propostas apresentadas pelo Secretariado Técnico. Secretariado Técnico No segundo nível situa-se o Secretariado Técnico que é coordenado pelo Secretário Técnico. 14 Relatório Anual de Execução 2008

17 Tendo em conta as competências da Autoridade de Gestão, o Secretariado Técnico inclui os seguintes conteúdos funcionais: Análise de candidaturas; Análise de despesa/pedidos de pagamento; Controlo interno; Gestão financeira; Monitorização física e financeira; Encerramento do Programa Operacional Assistência Técnica ao QCA III. As actividades respeitantes às áreas funcionais descritas são desempenhadas pelos elementos do Secretariado Técnico num regime de flexibilidade, sendo salvaguardada a segregação de funções no que se refere à análise de candidaturas, por um lado, e à análise de pedidos de pagamento/verificação das despesas e verificações no local, por outro. POAT FEDER - Programa Operacional Assistência Técnica FEDER Colaboração institucional e de Apoio do IFDR ao POAT FEDER Constitui objectivo de gestão do POAT FEDER assegurar um funcionamento eficaz e eficiente, com um custo mínimo de estrutura, em particular de custos regulares e permanentes, valorizando-se para o efeito, a proximidade em relação ao IFDR e as sinergias potenciais daí decorrentes. Tendo em vista identificar as funções de secretariado técnico exercidas pelo IFDR a título de apoio institucional, as condições de utilização pela Autoridade de Gestão do POAT FEDER do património do IFDR e os recursos humanos que o IFDR mobiliza para apoio ao funcionamento do Secretariado Técnico, foi celebrado um memorando de entendimento entre o IFDR e Autoridade de Gestão do PO. Este procedimento visou ainda melhor salvaguardar a segregação de funções e o papel que o IFDR exerce enquanto organismo técnico de apoio ao Secretariado Técnico, por um lado, e a sua participação enquanto promotor e beneficiário de projectos a aprovar pelo POAT FEDER. Assim, o IFDR assegurará, com carácter regular e permanente, através das suas unidades funcionais competentes, o exercício das seguintes funções de apoio ao funcionamento do POAT FEDER: Gestão de recursos humanos; Apoio administrativo e financeiro; Relatório Anual de Execução

18 POAT FEDER - Programa Operacional Assistência Técnica FEDER Auditoria interna ao funcionamento do Secretariado; Apoio jurídico e de contencioso; Sistemas de informação e apoio informático; Comunicação. Através do recurso às figuras de mobilidade na Administração Pública, o IFDR poderá facultar ao POAT FEDER os recursos humanos necessários ao adequado funcionamento do Secretariado Técnico. Constituição do Secretariado Técnico Nos termos da proposta apresentada pelo Gestor foi aprovada, pelo Secretário de Estado do Desenvolvimento Regional em 18 de Dezembro de 2008, a constituição do Secretariado Técnico com a seguinte composição: 1 Secretário Técnico; 3 Técnicos Superiores; 1 Assistente técnico. Com esta composição de Secretariado Técnico, o Gestor fica com a disponibilidade de recrutar adicionalmente mais 1 técnico superior, o que será realizado em momento cuja intensidade de tarefas e fase de cruzeiro do desenvolvimento do PO o justifiquem. As funções previstas para cada elemento do Secretariado Técnico são as seguintes: 2 Técnicos Superiores: funções de análise de candidaturas, validação de despesa, acompanhamento e controlo interno; 1 Técnico Superior: funções na área de informática e de sistemas de informação; 1 Assistente Técnico: funções de secretariado do Gestor. Para efeitos administrativos, considera-se que o Secretariado Técnico iniciou as suas funções com a nomeação da Secretária Técnica do POAT FEDER, a partir de 1 de Dezembro de 2008, e com a cedência de um técnico superior, nos termos do memorando de entendimento subscrito pelo IFDR e pelo Gestor do POAT FEDER em 15 de Dezembro de Já em 2009 iniciou-se o processo de recrutamento de 1 técnico superior para 16 Relatório Anual de Execução 2008

19 as funções de análise de candidaturas, validação de despesa, acompanhamento e controlo interno, de 1 Técnico Superior para as funções na área de informática e de sistemas de informação e de 1 Assistente Técnico para as funções de secretariado, cujo processo de selecção já está concluido Procedimentos internos - descrição dos sistemas de gestão e controlo De acordo com do artigo 71º do Regulamento (CE) n.º 1083/2006, antes da apresentação do primeiro pedido de pagamento intermédio ou no prazo de doze meses a contar da data de aprovação do Programa Operacional, deverá ser apresentada à Comissão Europeia uma descrição dos sistemas de gestão e controlo, que deve abranger designadamente os aspectos relativos à organização e procedimentos das autoridades de gestão e de certificação, dos organismos intermédios e da autoridade de auditoria e de outros organismos que efectuem auditorias sob a sua responsabilidade. Nestes termos, foi elaborado um documento com o objectivo de dar resposta às obrigações regulamentares em matéria de informação sobre o funcionamento e procedimentos da Autoridade de Gestão. POAT FEDER - Programa Operacional Assistência Técnica FEDER A descrição dos sistemas de gestão e controlo do POAT FEDER foi enviada, em 18 de Dezembro de 2008, à Inspecção-Geral de Finanças, entidade responsável pela elaboração de um relatório dos resultados da avaliação dos sistemas de gestão e controlo estabelecidos para o POAT FEDER e pela emissão de parecer sobre a respectiva conformidade. O exame abrangeu as autoridades de gestão, certificação e auditoria, bem como o IFDR na qualidade de organismo responsável por assegurar os fluxos financeiros com a CE e na qualidade de entidade pagadora responsável pelos pagamentos aos beneficiários. O parecer emitido pela Inspecção-Geral de Finanças sobre a conformidade dos sistemas de gestão e controlo do POAT FEDER foi o que seguidamente se transcreve: "Com base no exame mencionado supra, considero que os sistemas de gestão e controlo estabelecidos para o Programa Operacional Assistência Técnica FEDER , CCI n.º 2007PT16UPO002, respeitam os requisitos aplicáveis por força dos artigos 58º a 62º do Regulamento (CE) n.º 1083/2006 do conselho e da Secção 3 do regulamento (CE) n.º 1828/2006 da Comissão." Relatório Anual de Execução

20 POAT FEDER - Programa Operacional Assistência Técnica FEDER A Comissão Europeia pronunciou-se através de carta datada de 17/02/2009, informando que considerava que os sistemas de gestão e controlo criados para o programa não cumpriam as disposições dos artigos 58º a 62º do Regulamento (CE) n.º 1083/2006. Relativamente à descrição apresentada pela Autoridade de Gestão, a objecção da Comissão Europeia prendia-se exclusivamente com o facto de o Sistema de Informação (SIAG POAT FEDER) não se encontrar, à data, totalmente em produção e com a necessidade de clarificar as ligações entre todos os sistemas de informação envolvidos. Sobre o desenvolvimento do SIAG POAT FEDER é de referir que, em 18 de Dezembro de 2008, se encontravam em produção os módulos de Candidaturas e de Execução (pedidos de pagamento, pagamentos e certificação de despesa). Com a entrada em produção, em Abril de 2009, dos módulos essenciais e a perspectiva de entrada em produção dos restantes, a curto prazo, a descrição dos sistemas de gestão e controlo foi revista e enviada formalmente à Inspecção- Geral de Finanças no dia 4 de Junho, com garantia razoável de aprovação pela Comissão Europeia, uma vez que previamente foi enviada informalmente. A descrição dos sistemas de gestão e controlo implicou a definição prévia de procedimentos e o desenvolvimento do sistema de informação, entre outras acções. Neste âmbito foi criado um conjunto de disposições/orientações de gestão e circuitos, organizados sob a forma de Manual de Procedimentos, a considerar por todos os intervenientes no processo de análise de candidaturas, decisão de financiamento, acompanhamento, execução e encerramento das operações financiadas pelo POAT FEDER. O Manual de Procedimentos da Autoridade de Gestão tem como objectivo definir circuitos, difundir orientações de gestão, e estabelecer as regras e procedimentos a aplicar na fase de candidatura e durante todo o período de vigência das operações, bem como sistematizar os mecanismos processuais e regras nacionais e comunitárias em que o Gestor, com o apoio do Secretariado Técnico, se apoia para o cumprimento das suas atribuições. Para além das regras e circuitos a observar pela Autoridade de Gestão, este Manual inclui também informação sobre condições de acesso ao Programa e sobre os direitos e deveres dos beneficiários, bem como sobre as regras e procedimentos a observar por estes, desde a instrução de candidaturas até ao encerramento das operações. O Manual de Procedimentos da Autoridade de Gestão foi aprovado pelo Gestor em 18 de Dezembro de 2008 e, em consequência das alterações do sistema de gestão e controlo, foi alvo de uma segunda versão aprovada pelo Gestor em 18 Relatório Anual de Execução 2008

21 28 de Maio de Este Manual será alvo das necessárias actualizações/ adaptações sempre que se justifiquem, designadamente para introdução de novos procedimentos e/ou alteração dos pré-existentes, quer por orientação da Autoridade de Gestão, quer por recomendação de entidades de auditoria e controlo. Para além do Manual de Procedimentos da Autoridade de Gestão foi elaborado o Manual de Procedimentos do Beneficiário, inicialmente aprovado pelo Gestor em 18 de Dezembro de 2008 e alvo de uma segunda versão datada de 28 de Maio de 2009, que tem como objectivo fundamental informar os beneficiários acerca dos seus direitos e deveres e das condições de acesso ao Programa, bem como estabelecer um conjunto de regras e procedimentos a observar por estes, desde a instrução de candidaturas até ao encerramento das operações. Os manuais estão disponíveis para consulta na página internet Seguidamente, destacam-se alguns aspectos essenciais do sistema de gestão e controlo do POAT FEDER: Candidaturas POAT FEDER - Programa Operacional Assistência Técnica FEDER As candidaturas são apresentadas de forma contínua. Nesta modalidade as candidaturas são analisadas e seleccionadas ao longo do período de apresentação das candidaturas, em conformidade com a avaliação de mérito de cada candidatura face à pontuação mínima de aprovação fixada, enquanto houver dotação disponível. As candidaturas são submetidas, através do sistema de informação do POAT FEDER (SIAG POAT FEDER), no Módulo Candidaturas, que agrega toda a informação relativa ao processo de candidatura, (registo, análise e decisão) e ou reprogramação da decisão de financiamento. Todo o processo de análise e tomada de decisão sobre as candidaturas, desde o preenchimento de check-lists e pareceres até à decisão final, é efectuado online, através do SIAG POAT FEDER. A análise da candidatura envolve um conjunto de verificações de carácter administrativo, técnico e financeiro com o objectivo de confirmar que a candidatura reúne as condições necessárias para a sua aprovação pela Autoridade de Gestão. As verificações a efectuar consistem na análise das condições de admissibilidade e de aceitabilidade dos beneficiários e das operações, da existência de condições técnicas e financeiras que permitem evidenciar a elegibilidade da operação e na aplicação dos critérios de selecção das operações. Relatório Anual de Execução

22 POAT FEDER - Programa Operacional Assistência Técnica FEDER Aplicação dos critérios de selecção As candidaturas que satisfizerem as condições de admissibilidade e aceitabilidade e as condições técnicas e financeiras são objecto de apreciação quanto ao mérito, através da aplicação de critérios de selecção e ponderadores. A aplicação dos critérios de selecção tem em conta as tipologias das operações e respectivos beneficiários, distinguindo-se, por um lado, as candidaturas enquadradas nas áreas de intervenção respeitantes ao funcionamento dos sistemas e estruturas de coordenação gestão e monitorização, auditoria e controlo e sistemas de informação, cujas acções são imprescindíveis ao regular funcionamento desses sistemas e, por outro lado, as candidaturas enquadradas nas áreas de intervenção de estudos e avaliação, com um âmbito mais alargado, quer em termos de conteúdos, quer em termos de beneficiários, bem como as candidaturas das áreas de intervenção da comunicação, pela sua natureza específica. Os critérios de selecção aprovados pela Comissão de Acompanhamento, em 18 Março de 2008, denominados critérios comuns, são aplicados a todas as candidaturas, seja qual for a área de intervenção em que se enquadrem. Adicionalmente, às candidaturas enquadradas nas áreas de intervenção de estudos e avaliação e nas áreas de intervenção da comunicação, para além dos critérios comuns serão aplicados critérios específicos, aprovados pelo Gestor. Critérios comuns Na apreciação das candidaturas são considerados os seguintes critérios, comuns a todas as áreas de intervenção: Relevância das candidaturas face aos objectivos definidos para o Programa; Contributo para o desenvolvimento de acções e instrumentos que se considerem relevantes, designadamente para a concretização das prioridades do QREN, para a eficácia de aplicação do FEDER e Fundo de Coesão ou para a melhoria dos instrumentos de apoio à decisão; Contributo para o desenvolvimento de actividades de natureza transversal aos programas operacionais; Coerência das candidaturas com a fundamentação da sua necessidade e oportunidade; Qualidade técnica das candidaturas, designadamente no que respeita à coerência entre o perfil dos beneficiários, os conteúdos, os objectivos e resultados a atingir. 20 Relatório Anual de Execução 2008

23 Critérios específicos No caso específico das áreas de intervenção de Estudos e Avaliação do QREN e Estudos e Avaliação do FEDER e Fundo de Coesão serão aplicados os seguintes critérios específicos: Relevância das acções para a concretização dos objectivos definidos para a respectiva área de intervenção do Programa; Relevância das acções no quadro das obrigações regulamentares comunitárias e nacionais; Valorização de acções direccionadas para áreas temáticas prioritárias do QREN ou acções de características transversais direccionadas para áreas temáticas com maiores lacunas de conhecimento; Contributo das acções para a avaliação ou disseminação de resultados alcançados; Contributo para a concretização do Plano Anual de Actividades. No caso específico das áreas de intervenção de Comunicação do QREN e Comunicação do FEDER e Fundo de Coesão serão aplicados os seguintes critérios específicos: POAT FEDER - Programa Operacional Assistência Técnica FEDER Contributo para a implementação da estratégia de informação definida no Plano de Comunicação QREN ou no Plano de Comunicação Conjunto FEDER, Fundo de Coesão e POAT FEDER; Valorização de acções que permitam reforçar a visibilidade da UE, do QREN ou do FEDER e Fundo de Coesão ou que contribuam para o aumento da transparência e facilitação do acesso à informação; Aferição da adequação entre os meios propostos, o público-alvo a alcançar e a mensagem que se pretende transmitir; Valorização de candidaturas que englobem acções de disseminação ou avaliação de resultados; Contributo para a concretização do Plano Anual de Actividades. O mérito das operações é determinado pela soma das pontuações parcelares ponderadas obtidas em cada um dos critérios. As candidaturas que não obtiverem uma pontuação igual ou superior a 50% do valor máximo da matriz não serão objecto de financiamento. O Gestor delegou no secretário Técnico as competências respeitantes à selecção das candidaturas. A Decisão de Financiamento Favorável é formalizada através de contrato escrito a Relatório Anual de Execução

24 POAT FEDER - Programa Operacional Assistência Técnica FEDER celebrar entre o beneficiário e a Autoridade de Gestão. Do contrato constam, para além dos elementos respeitantes à operação, um conjunto de obrigações a observar pelo beneficiário e pela Autoridade de Gestão. Pedidos de Pagamento Os pedidos de pagamento podem assumir as modalidades de reembolso de despesa realizada e paga, adiantamento contra-factura de despesa realizada ainda não paga e de adiantamento que não ultrapasse 25% do montante anual de apoio FEDER previsto no plano de financiamento do projecto. Os pedidos de pagamento são submetidos através do SIAG POAT FEDER, com o preenchimento, on-line, do formulário próprio e da lista recapitulativa dos documentos de despesa, que contém as referências documentais de todos os documentos de despesa. Tendo em vista verificar a conformidade da despesa face às regras de elegibilidade do Programa e da legislação nacional e comunitária e ao seu enquadramento na operação aprovada, todos os pedidos de reembolso ou pedidos de regularização de adiantamentos, sem excepção, estão sujeitos a verificações administrativas sistemáticas, que incluem a análise da informação constante do formulário e da listagem de documentos justificativos de despesa e a verificação de uma amostra seleccionada, dos documentos enumerados na listagem de documentos justificativos de despesa, respectivos documentos de enquadramento da despesa e procedimentos de contratação pública. O processo de análise do pedido de pagamento é efectuado on-line SIAG POAT FEDER, através do preenchimento, on-line, das respectivas check-lists de verificação que o compõem e respectivos pareceres. Todo o processo de análise do pedido de pagamento, desde o preenchimento de ou upload de check-lists e pareceres até à decisão final, é efectuado através do SIAG POAT FEDER. O Gestor delegou no secretário Técnico as competências de validação de despesa. Verificações no Local Para além das verificações administrativas efectuadas em sede de análise dos pedidos de pagamento, a Autoridade de Gestão do POAT FEDER desencadeará, complementarmente, acções de verificação junto dos beneficiários. As verificações incidirão, designadamente, no efectivo fornecimento dos bens e 22 Relatório Anual de Execução 2008

25 serviços, quando aplicável, na regularidade dos registos respeitantes à operação, incluindo as despesas realizadas, receitas e comparticipações recebidas, respectivas classificações económicas e registos contabilísticos, bem como sobre a conformidade da despesa com as regras nacionais e comunitárias em matéria de elegibilidade e de procedimentos de contratação pública. As acções de verificação no local incidirão sobre todas as operações cofinanciadas. Assim, para cada operação será efectuada pelo menos uma acção de verificação no local, que ocorrerá o mais tardar até ao seu encerramento. Dentro de cada operação, as verificações incidirão sobre uma amostra que deverá ser constituída a partir dos documentos contabilísticos que sustentam as despesas. Todos os elementos respeitantes às acções de verificação no local são registados no SIAG POAT FEDER, que permite também o acompanhamento do cumprimento das recomendações efectuadas. POAT FEDER - Programa Operacional Assistência Técnica FEDER Pagamentos O IFDR é, na qualidade de Entidade Pagadora, o organismo responsável por efectuar transferências directas para os beneficiários, em regime de adiantamento ou de reembolso, executando pedidos de pagamento emitidos pelas autoridades de gestão, às quais compete proceder à validação da despesa e do pedido de pagamento do beneficiário. Assim, após apuramento do montante FEDER a pagar ao beneficiário e respectiva aprovação pelo Gestor, procede-se à emissão de um Pedido de Pagamento junto da Entidade Pagadora (IFDR) para que esta proceda ao efectivo pagamento, por transferência bancária, a favor do beneficiário. Certificação da Despesa As funções da Autoridade de Certificação do FEDER e do Fundo de Coesão são da responsabilidade do IFDR, cabendo-lhe assegurar que, no âmbito do processo de certificação de despesas, recebeu da Autoridade de Gestão informações adequadas sobre os procedimentos e verificações realizadas em relação às despesas incluídas nas declarações de despesas, conforme dispõe a alínea c) do artigo 61º do Regulamento (CE) n.º 1083/2006, de 11 de Julho. Para tal, o IFDR, enquanto Autoridade de Certificação, definiu modelos Relatório Anual de Execução

26 POAT FEDER - Programa Operacional Assistência Técnica FEDER padronizados e as condições específicas, aos quais a prestação de informação por parte da Autoridade de Gestão, no âmbito do processo de certificação de despesas, deve obedecer. Estes modelos e condições encontram-se coligidos na Norma n.º 1/2008 do IFDR de 4 de Junho. Esta informação visa dotar a Autoridade de Certificação dos elementos necessários à apreciação da legalidade e regularidade das despesas declaradas pela Autoridade de Gestão previamente à apresentação das declarações de despesa certificadas e dos pedidos de pagamento à Comissão Europeia. A transmissão à Autoridade de Certificação da informação respeitante à declaração de despesa para efeitos de certificação será feita através SIAG POAT FEDER, através do Módulo Execução - Processo Certificação Sistemas de informação Em 2008 iniciaram-se os trabalhos de desenvolvimento do Sistema de Informação do POAT FEDER (SIAG POAT FEDER), tendo entrado em produção, no final de Dezembro, os módulos respeitantes às candidaturas, pedidos de pagamento e certificação de despesa. A descrição que se segue enquadra o SIAG POAT FEDER no modelo de governação do QREN e no Sistema de Informação do FEDER e Fundo de Coesão, através de uma breve apresentação do Sistema de Informação do SI FEDER e Fundo de Coesão, seguindo-se a descrição do Sistema de Informação do POAT FEDER. Sistema de Informação do FEDER e Fundo de Coesão - SI FEDER/FC De acordo com o modelo de governação do QREN e dos Programas Operacionais, o IFDR exerce, no âmbito do FEDER e do Fundo de Coesão, um conjunto amplo de funções: Autoridade de Certificação; Entidade pagadora; Monitorização operacional, física e financeira; Avaliação; Interlocução com a CE; Notificação de grandes projectos; 24 Relatório Anual de Execução 2008

27 Divulgação de normas e de boas práticas; Auditoria das operações; Correspondente nacional dos Programas de Cooperação Territorial; Autoridade de Gestão do POAT FEDER. O Sistema de Informação FEDER e Fundo de Coesão tem uma estrutura modular, cuja arquitectura atende ao modelo de governação, de gestão e de auditoria do QREN e acolhe as várias funções exercidas pelo IFDR no âmbito destes fundos, com excepção da auditoria das operações, reflectindo a segregação interna de funções e de processo de decisão que as boas práticas o recomendam. Conselho Directivo Função Vice-Presidente Presidente Vice-Presidente Entidade Pagadora SI QREN Monitorização Avaliação Normas BPG Certificação Controlo Auditoria das Operações POAT FEDER - Programa Operacional Assistência Técnica FEDER Unidade Apoio à Gestão Institucional Sistemas de Informação Coordenação Financeira Coordenação da Gestão Operacional Certificação Controlo e Auditoria Para o efeito, o IFDR definiu o modelo estratégico para os sistemas de informação de acordo com a estrutura da informação identificada no diagrama 1: DIAGRAMA 1 - Estrutura da Informação 3 Planos Horizontais da Estrutura de Informação Governação Certificação Monitorização estratégica e financeira Coordenação de fundo, certificação, fluxos financeiros Gestão Gestão dos PO 1 Plano Vertical Auditoria Controlo e auditoria Relatório Anual de Execução