APERFEIÇOAR A GESTÃO ARQUIVÍSTICA DO PJERJ PLANO DO PROJETO

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1 1. Escopo ou finalidade do projeto O presente projeto tem por finalidade a implementação de ações integradas que proporcionem o aperfeiçoamento da gestão arquivística do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro - PJERJ, dividindo-se em dois subprojetos: O primeiro subprojeto diz respeito às ações necessárias ao aperfeiçoamento da gestão operacional dos Arquivos, com foco na melhoria contínua dos processos de trabalho e na redução dos custos com a guarda do acervo arquivístico. Integram o subprojeto em referência a virtualização de parte do acervo arquivístico, por meio da implementação do Centro de Digitalização de Documentos, o descarte de documentos de acordo com a Tabela de ralidade de Documentos e o estudo da melhor alternativa para guarda e gerenciamento do acervo arquivístico administrado pelo Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos da Diretoria Geral de Gestão do Conhecimento DGCON/DEGEA. O segundo subprojeto tratará do aperfeiçoamento da normatização da gestão documental no PJERJ, permitindo-se a proposição de novas normas e a consolidação da regulamentação interna já existente, além de incluir as recomendações do Conselho Nacional de Justiça - CNJ. Também integram o conjunto de ações para aperfeiçoar a gestão documental: a capacitação de servidores, com foco na identificação, classificação e organização dos arquivos correntes (em suporte papel ou digital) das unidades organizacionais; a definição dos requisitos necessários ao desenvolvimento de ferramenta tecnológica para gerir o acervo corrente das UO e a criação de módulo no Sistema ARQGER para gerenciar os documentos destinados a guarda permanente, compreendendo a descrição do documento, a realização e controle de consultas ao documento (papel ou digital), os empréstimos e os arquivamentos de originais de documentos em papel e em outras mídias e suportes. 2. Alinhamento estratégico O presente projeto vincula-se ao tema Eficiência Operacional e o alinhamento do projeto está relacionado, prioritariamente, ao objetivo Buscar a Excelência na Gestão de Custos Operacionais, tendo em vista a diminuição dos gastos com a guarda e gerenciamento do acervo arquivístico. De forma subsidiária, o presente projeto está alinhado aos objetivos Garantir a Agilidade nos Trâmites Judiciais e Garantir a Agilidade nos Trâmites Administrativos, visando e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária dos documentos, possibilitando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. TEMA: Eficiência Operacional CONTRIBUIÇÃO DIRETA OBJETIVO ESTRATÉGICO: Buscar a Excelência na Gestão de Custos Operacionais CONTRIBUIÇÃO SECUNDÁRIA OU INDIRETA TEMA: Eficiência Operacional OBJETIVO ESTRATÉGICO: Garantir a Agilidade nos Trâmites Judiciais e Administrativos FRM-PJERJ Rev. 00 Data: 13/09/2010 1/9

2 3. Clientes do projeto As unidades impactadas diretamente por este projeto são: as unidades administrativas e jurisdicionais do PJERJ e usuários que consultam o acervo arquivístico Unidades Intervenientes UNIDADE INTERVENIENTE Diretoria Geral de Engenharia (DGENG) Diretoria Geral de Tecnologia da Informação (DGTEC) Diretoria Geral de Logística (DGLOG) GABPRES - DEAPE APOIO NECESSÁRIO Construção da estrutura física (obra civil) Fornecimento dos recursos tecnológicos (hardware e software) Contratação e licitação de equipamentos Contratação de apoio operacional Convênio para apoio operacional 4. Justificativa A rede de arquivos do PJERJ, composta pelo Arquivo Central de São Cristóvão e pelos Arquivos Regionais de Rio Bonito e Itaipava, apresenta capacidade de armazenamento insuficiente para manter sob sua guarda o acervo arquivístico existente, estimado em 1 milhão e 400 mil caixas-arquivo (cerca de 21 milhões de documentos). Tal fato acarreta a necessidade de manutenção de contrato junto à empresa especializada na guarda de documentos. Atualmente, a rede de arquivos do PJERJ tem capacidade para armazenar cerca de 700 mil caixas-arquivo (45% do acervo total). A taxa de crescimento do acervo arquivístico é superior ao ritmo de descarte possível no momento, havendo tendência de crescimento da parcela que excede a capacidade da rede de arquivos. Em conseqüência, elevam-se os custos do contrato de armazenamento dessa parcela em empresa especializada. O aumento significativo da demanda judicial pode reduzir o desempenho da atividade operacional da rede de arquivos (arquivamento/dia, tempo médio de desarquivamento, pesquisa histórica, etc.) e impactar o orçamento institucional. Neste sentido, torna-se imperiosa a busca de soluções que contribuam para redução do acervo arquivístico acumulado, tal como a implementação do Centro de Digitalização de Documentos do Arquivo Central, que objetiva a migração da informação de documentos em suporte papel para o meio eletrônico e sua posterior eliminação. FRM-PJERJ Rev. 00 Data: 13/09/2010 2/9

3 O impacto da implementação do Centro de Digitalização pode ser dividido nos horizontes de curto e médio prazo. Em curto prazo, o projeto irá possibilitar a digitalização de documentos armazenados na empresa contratada, o que por sua vez terá como conseqüência a redução dos valores pagos, repercutindo favoravelmente para o cumprimento do objetivo de Buscar a Excelência na Gestão de Custos Operacionais. No médio prazo, o projeto irá acarretar a transferência de suporte no qual as informações estão armazenadas, de papel para o meio digital, ocasionando diminuição no tempo de disponibilização desses documentos, contribuindo para o alcance dos objetivos de Garantir a Agilidade nos Trâmites Judiciais e Garantir a Agilidade nos Trâmites Administrativos. Ainda em relação à redução do acervo arquivístico, também é oportuno o aperfeiçoamento dos instrumentos normativos, dos operacionais e, principalmente, dos sistemas informatizados necessários ao descarte de documentos, atividade já realizada pelo DEGEA de forma rotineira. No que tange à administração da documentação sob a responsabilidade do DEGEA, que não pode ser objeto de descarte ou de virtualização, é necessário buscar alternativas para redução das despesas com a guarda em empresa terceirizada, que crescem de forma significativa. O DEGEA deverá avaliar e comparar os custos de alternativas existentes, tais como: a manutenção do acervo em empresa especializada; a construção de nova unidade de Arquivo e a locação de imóvel para guarda do acervo. Verifica-se também que é necessário dar continuidade às iniciativas relacionadas à gestão documental no âmbito do PJERJ, iniciadas com a aprovação do Código de Classificação de Documentos e da Tabela de ralidade de Documentos, sendo de grande relevância a aprovação de Resolução do Órgão Especial, que estabeleça a política de gestão documental nos moldes das recomendações emanadas do Conselho Nacional de Justiça. Ainda em relação à gestão documental, é importante que a documentação produzida ou recebida pelas diversas unidades do PJERJ seja devidamente classificada e organizada na origem, de modo a proporcionar que informações importantes para tomadas de decisões judiciais ou administrativas - sejam recuperadas sem grande esforço. Para isto, faz-se necessária a capacitação permanente dos servidores em gestão documental, com a ampliação do curso de Gestão de Registros e Arquivos Correntes (GDA) e outras formas de capacitação (assessoramento técnico arquivístico às unidades, seminários, oficinas, dentre outros), bem como a utilização de ferramentas tecnológicas que apóiem tal atividade ainda na fase corrente do documento. A adoção de tais medidas traria um grande impacto na gestão de documentos e arquivos do PJERJ, vez que a documentação já chegaria ao DEGEA devidamente tratada, evitando-se o arquivamento de documentos que poderiam ser eliminados ainda na fase corrente e facilitando o recolhimento daqueles tarjados como de guarda permanente (valor histórico, informativo ou probatório). 5. Marcos e entregas do projeto Cronograma Estrutura de Decomposição de Trabalho (EDT) Início Término Responsável na unidade (Nominal) APERFEIÇOAMENTO DA GESTÃO DE ARQUIVOS MARCO 1 Virtualização do acervo arquivístico Área interveniente (Nominal) Custo Peso % 61,7% Construir as instalações físicas (obra) que irão abrigar o Centro de Digitalização. 31/1/ /1/2011 da DGENG / DGENG ,9 2 FRM-PJERJ Rev. 00 Data: 13/09/2010 3/9

4 DEFOB Adquirir escâneres de alta produtividade para o Centro de Digitalização. 31/1/ /9/2010 Comissão Permanente de Licitação DGTEC; DGLOG ,00 Adquirir software e consultoria para desenvolvimento e integração com o sistema ARQGER 1º/7/ /11/2011 Comissão Permanente de Licitação DGTEC; DGLOG ,0 0 Desenvolvimento de sistema informatizado para o Centro de Digitalização de Documentos do Arquivo Central Contratação de equipe para apoio operacional ao Centro de Digitalização 03/01/ /09/ /07/ /08/2011 Wellington Amaral Fiscal do contrato - Locanty DESIS - 8% ,00 Contratação de surdos para digitalização de documentos 1º/7/ /8/2011 do DEAPE GABPRES/ DEAPE ,00 Realizar treinamento das rotinas de arquivamento, desarquivamento e movimentação de caixas no sistema ARQGER. 15/8/ /8/2011 SEDIG Diretores, Chefe de Serviço e Funcionários que irão atuar no 22/8/ /8/2011 SEDIG SEDIG Supervisores FENEIS e Conferentes Locanty 1º/9/ /9/2011 Realizar Curso de Libras no DEGEA 14/9/ /10/2011 Realizar Palestras sobre SIGA e Norma ISO Supervisores FENEIS e conferentes Locanty 15/9/ /9/2011 SEDIG 1º grupo de operadores de escâneres 3/10/ /10/2011 Realizar palestra sobre SIGA e NORMA ISO 1º grupo de operadores de escâneres SEDIG 2º grupo de operadores de escâneres 15/10/ /10/2011 1º/11/ /11/2011 Realizar palestra sobre SIGA e NORMA ISO 2º grupo de 16/10/ /10/2011 operadores de escâneres SEDIG 3º grupo de operadores de escâneres 1º/12/ /12/2011 s do DERUS Alexandre Leite Ribeito e FENEIS Artur Evaristo da Costa do DERUS e Artur Evaristo da Costa do DERUS e Artur Evaristo da Costa do DERUS e DERUS GABPRES / DEAPE DERUS DERUS DERUS FRM-PJERJ Rev. 00 Data: 13/09/2010 4/9 - - Realizar palestra sobre SIGA e 15/12/ /12/2011 Artur Evaristo

5 NORMA ISO 3º grupo de operadores de escâneres MARCO 2 Aperfeiçoamento do descarte de documentos Melhoria no sistema informatizado ARQGER Capacitação da equipe na avaliação/classificação de documentos Ampliação da capacidade de reciclagem de documentos Definição de novos parâmetros para a meta de descarte MARCO 3 Estudo de alternativa para guarda do acervo Arquivístico Pesquisar custo de imóveis para aquisição para Unidade de Arquivo Pesquisar custo de terrenos para aquisição construção de Unidade de Arquivo Pesquisar custo para construção de Unidade de Arquivo. Pesquisar custo de imóveis para locação para Unidade de Arquivo Estimar custos para funcionamento de Unidade de Arquivo Estimar custos para guarda e gerenciamento nas alternativas propostas para os próximos cinco e dez anos da Costa 1º/7/ /03/2012 Wellington Amaral 1º/8/ /10/2011 Kátia Maria Guimarães Soares Hintez 1º/10/ /07/2012 da ABATERJ 30/9/ /06/2012 Gilberto de 1º/7/ /06/2012 Marcio 1º/7/ /06/2012 Marcio 1º/7/ /06/2012 Marcio 1º/7/ /06/2012 Marcio 1º/8/ /09/2012 Marcio 1º/8/ /09/2012 Marcio APERFEIÇOAMENTO DA GESTÃO DE DOCUMENTOS MARCO 1 Normatização da gestão documental Elaborar minuta de Resolução sobre Gestão Documental Encaminhar minuta de Resolução à Administração Superior MARCO 2 Capacitação dos servidores em gestão documental Aperfeiçoar o Curso sobre Gestão de Registros e Arquivos(GDA) Aperfeiçoar o Curso sobre Classificação de Documentos segundo Tabelas Processuais do CNJ (TCV e TCC) MARCO 3 Estudo de ferramenta tecnológica para apoiar a gestão 1º/7/ /7/2011 Marcus Vinicius Domingues Gomes 1º/8/ /04/2012 Marcia Relvas de 1º/9/ /12/2011 Gilberto de 1º/9/ /08/2012 Gilberto de 5% DESIS - 3,5% DGLOG / ABATERJ 3% 7% 5% - 2,5% 5% FRM-PJERJ Rev. 00 Data: 13/09/2010 5/9

6 documental nos arquivos correntes Avaliar os softwares utilizados por instituições públicas Verificar a disponibilidade do software utilizado pelo Governo do Estado do Rio de Janeiro para gestão documental Avaliar software SIGA- DOC(expedientes e processos administrativos) da Justiça Federal MARCO 4 Estudo de ferramenta tecnológica para apoiar a descrição arquivística do acervo permanente Avaliar os softwares utilizados por instituições públicas Avaliar software do Arquivo da Torre do Tombo 6. Custos do projeto 1º/7/ /08/2012 Marcio 1º/7/ /08/2012 Marcio 1º/7/ /08/2012 Wellington Amaral 1º/9/ /05/2012 Gilberto de 1º/9/ /06/2012 Gilberto de - 1% - 1% DESIS - 3% 5% - 7% - 2% Categoria Realização de obras e instalações Aquisição de escâneres Aquisição de Estanteria Aquisição de software e consultoria Contrato de suporte operacional Detalhamento Construir as instalações físicas (obra) que irão abrigar o Centro de Digitalização. Adquirir escâneres de alta produtividade para o Centro de Digitalização. Adquirir e montar estanteria para acondicionamento de parcela do acervo arquivístico do PJERJ Adquirir licença de software e contratar consultoria para desenvolvimento e integração de software para o Centro de Digitalização Disponibilizar prestação de serviço apoio operacional ao Centro de Digitalização Responsável pela Aquisição DGENG DELFA DECAN DGTEC DELFA DECAN DGENG DELFA DECAN DGTEC DELFA DECAN DGLOG Método de Aquisição Data Limite para Aquisição Exercício Financeiro Custo Estimado Licitação Janeiro/ / ,92 Licitação Janeiro/ ,00 Licitação Setembro / ,00 Licitação Janeiro/ ,00 Possibilidade já prevista no contrato atual Agosto/ ,00 FRM-PJERJ Rev. 00 Data: 13/09/2010 6/9

7 Convênio Locação de Imóvel Disponibilizar prestação de serviço apoio operacional na atividade de digitalização de documentos Alugar imóvel em condomínio de armazéns, para guarda de processos pertencentes ao acervo arquivístico do PJERJ GABPRES/ DEAPE DGLOG Convênio Março/ Licitação Setembro / , 2013 e , ,00 (2012) ,00 (2013) ,00 (2014) ,92 7. Indicadores e metas do projeto INDICADOR DE RESULTADO DO PROJETO: LINHA DE BASE: META Quantidade de processos digitalizados Não há 2012: Digitalizar pelo menos processos até dezembro 2013: Digitalizar pelo menos processos até dezembro 2014: Digitalizar pelo menos processos até dezembro INDICADOR DE RESULTADO DO PROJETO: Percentual do acervo armazenado na contratada LINHA DE BASE: 54% em dezembro de 2010 META 2012: Reduzir para 53% o acervo armazenado na contratada 2013: Reduzir para 52% o acervo armazenado na contratada 2014: Reduzir para 51% o acervo armazenado na contratada INDICADOR DE CONTROLE DO PROJETO: LINHA DE BASE: META Índice de cumprimento do cronograma Não há Concluir 100% das ações planejadas até o final de cada ano INDICADOR DE CONTROLE DO PROJETO: LINHA DE BASE: META Índice de cumprimento do orçamento do projeto. Não há Cumprir o orçamento planejado, com variação máxima (positiva ou negativa) de até 5% FRM-PJERJ Rev. 00 Data: 13/09/2010 7/9

8 8. Riscos do projeto Categoria: Probabilidade: Impacto: Severidade: Custo//Qualidade/Outros (1) Baixa; 2 (Média); 3 (Alta); (4) Muito Alta (1) Baixo; (2) Médio; (3) ; (4) Muito Impacto x Probabilidade, de 1 a 3 baixo risco de 4 a 5 médio risco de 6 a 9 alto risco de 10 a 16 altíssimo risco Resposta: Se (Causa) Atraso no cronograma da obra Os escâneres não forem adquiridos no prazo estabelecido. Atraso na aquisição do software. Atraso no desenvolvimento e integração do software. Atraso na contratação de apoio operacional Atraso na aquisição e/ou montagem da estanteria Atraso na Locação de imóvel Então (conseqüência) Não será possível iniciar a transferência do acervo armazenado na empresa contratada Não será possível iniciar a transferência do acervo armazenado na empresa contratada IDENTIFICAÇÃO Categoria Probabilidade Impacto Severidade 3 Alta 2 Média 2 Média 3 - Alta 2 Média 2-Média 2-Média 4- Muito 4- Muito 12 Altíssimo Risco Resposta Monitorar andamento obra. o da 8 Risco para licitação dos escâneres. 8 Risco para aquisição do software. Monitorar 12 Altíssimo desenvolvimento Risco do software. 8 Risco para contratação de apoio operacional 8- Risco para aquisição da estanteria 8- Risco para locação do imóvel o 9. Gestor do Projeto Nome Cargo Marcio Analista - Diretor de Departamento Telefone Endereço Eletrônico Lotação (21) mrlteixeira@tjrj.jus.br DGCON/DEGEA FRM-PJERJ Rev. 00 Data: 13/09/2010 8/9

9 10. Aprovação do Projeto Elaborado por Data Assinatura Márcio Revisado por Data Assinatura Márcia Relvas de Ciente das Áreas Intervenientes Data Assinatura Luís Claudio Regaço da Silva Andréa Maria Humbert Lopes Alves D amico Sandro Denis de Nunes Rosilea Di Masi Palheiro Recebido por / DGDIN Data Assinatura ASSEP Aprovado por / Juiz Auxiliar da Presidência vinculado à DGDIN Dr. Gilberto de Mello Nogueira Abdelhay Júnior Data Assinatura Atualizações Data Versão Descrição Revisado por Aprovado por FRM-PJERJ Rev. 00 Data: 13/09/2010 9/9

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