GESTÃO CONDOMINIAL CONCEITO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS GESTÃO DE DOCUMENTOS: DOCUMENTOS QUE DEVEM CONSTAR EM UM QUADRO DE AVISO:

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1 Prof. Durval Salge Junior TURMAS 14 e 04 (on-line) 31/08/2018 GESTÃO CONDOMINIAL PRECAUÇÕES DO SÍNDICO: 1. Segurança; 2. Sossego; 3. Saúde. CONCEITO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS GESTÃO DE DOCUMENTOS: Art. 3º, Lei nº 8.159/91. Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. DOCUMENTOS QUE DEVEM CONSTAR EM UM QUADRO DE AVISO: 1. Identidade do condomínio; 2. Documentos trabalhistas; 3. Certificados e inspeções da infraestrutura do condomínio; 4. Avisos aos moradores A gestão documental bem realizada confere eficiência e eficácia ao trabalho do síndico nos seguintes aspectos: tempo, dinheiro, energia e espaço. A organização dos documentos de um condomínio confere transparência à gestão e facilita a vida do síndico, além de evitar surpresas desagradáveis. Página 1 de 5

2 TIPOS DE DOCUMENTOS E PRAZO PARA ARQUIVAMENTO: Prazo de 2 anos: Comunicação do Aviso Prévio (art.7º, XXIX, da CF); Pedido de demissão; Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho. Prazo de 3 anos: CAGED Cadastro Geral de Empregados e Desempregados. (Portaria Mtb nº 2.115/99, art.1º, 2º). Prazo de 5 anos: Acordo de compensação de horas; Apólices de seguro; Atestados Médico; Cartas, circulares, editais e demais documentos relativos a convocação de Assembleias; Conta de água, luz, telefone; Controle de cobrança e de pagamento das cotas condominiais; Cópia de processos de cobrança judicial de cotas condominiais; DIRF Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte; Documentos emitidos relativos a cobrança (amigáveis ou judiciais) de devedores; Documentos relativos a manutenção das portas corta-fogo; Documentos relativos a manutenção de hidrantes, mangueiras e/ou outros equipamentos contra incêndio; Documentos relativos a manutenção do sistema de elevadores; Documentos relativos a manutenção do sistema de para-raios; Documentos relativos a manutenção, recarga e vencimento das cargas dos extintores / dedetização / limpeza de caixas d água; Documentos relativos aos serviços de manutenção diversos; Orçamentos / cotações diversas de compras e contratações efetuadas pelo Condomínio; Livro, cartão ou fichas de apontamento do ponto diário; Pasta de prestação de contas (documentos não relacionados a itens específicos citados em outros tópicos dessa relação); Recibo de entrega da comunicação de dispensa CD (Seguro Desemprego); Recibo de pagamento de salários; Recibo de pagamento de benefícios (férias, 13º, vale-transporte, cesta básica, etc), recibo de abono de férias, recibo do gozo de férias, recibo de adiantamento salarial, recibo de entrega do requerimento do seguro desemprego. Página 2 de 5

3 Prazo de 10 anos: Comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS; Comprovante de Retenção do INSS Contribuintes individuais; Contratos de fornecimento diversos (produtos e serviços) firmados com terceiros; Cópia de processos relativos a ações trabalhistas, tributárias, cíveis e/ou criminais; CSLL e Cofins (Decreto nº 3.048/99, arts 348 e 349); DARF s do PIS (Programa de Integração Social); Folha de pagamento; GPS e documentação previdenciária quando não tenha havido levantamento fiscal (folha de pagamento, recibos, ficha de salário-família, atestados médicos concernentes a afastamentos por incapacidade ou, salário-maternidade) (Dec. nº3.048/99, art.348e 349); Guias de Recolhimento / Comprovante de Cadastramento PIS/PASEP; Imposto de renda na fonte; Imposto de renda pessoa jurídica (lei 8.212, art. 46). Prazo de 20 anos: Exames Médicos (admissional, demissionário, periódico, mudança de função, retorno de trabalho, inclusive avaliação e exames complementares, as conclusões e as medidas aplicadas (Portaria nº 3.214/78, NR-7). Prazo de 30 anos: Documentos referentes ao depósito fundiário FGTS GFIP - GRFP (Lei nº 8.036/90, art. 23, 5º, Decreto nº /90, art.55); RPA Recibo de Pagamento de Autônomo (Lei 8.212, art. 45, 1º). Prazo Indeterminado: Cadastro de Condôminos (proprietários e inquilinos / histórico e atualizado; Certificado de manutenção emitido por órgão competente (CONTRU em SP), no caso de edifícios comerciais; Contratos de trabalho; Convenção do condomínio (original, alterações e atual); Documentos relativos ao AVCB Atestado de Vistoria do Corpo de Bombeiros; Documentos relativos ao PCMSO e PPRA; Listas de qualificação e presença nas assembleias; Livro de inspeção do trabalho; Livro ou ficha de registro de empregados; Livros de atas de assembleias registradas no cartório de títulos e documentos; Plantas diversas do Página 3 de 5

4 condomínio (hidráulica, elétrica, etc.); RAIS Relação Anual de Informações Sociais (art. 8º da Portaria MTE nº 699/2001): 1. obrigado a manter o arquivo por 05 anos. 2. cópia dos arquivos gerados em meios magnéticos, fita ou via Internet e respectivo recibo definitivo da entrega da RAIS, recomenda-se guardá-los por tempo indeterminado; Recolhimento Previdenciário do Contribuinte Individual; Registro de empregados; Regulamento Interno do Condomínio (original, alterações e atual); Relatórios de análises, perícias, auditorias, etc. realizados no condomínio. SINALIZAÇÃO EM CONDOMÍNIOS: Sinalização sonora e visual de garagem, entrada e saída de veículos; Aviso alertando que o ambiente está sendo filmado; Instalação de placa informando sobre perigo de choque cerca elétrica; Placa proibido fumar; Placa alertando ao entrar no elevador, verificar se o mesmo encontra-se parado no andar. FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS APLICADAS NA ADMINISTRAÇÃO CONDOMINIAL: A. Planejamento: Ato ou efeito de prever, antecipar, ou vislumbrar algo que ainda não aconteceu; preparar; projetar. B. Organização: pôr em ordem, arrumar, dispor para funcionar, estabelecer procedimentos; C. Direção: Atividade de conduzir, coordenar e liderar as pessoas do condomínio na execução das atividades previstas. O líder deve ser Página 4 de 5

5 exemplo para os seus liderados, pois só assim será respeitado e reconhecido como líder. D. Controle: Monitoramento e acompanhamento do progresso em relação a consecução dos objetivos, considerando a tomada de ações corretivas quando necessário. É realizado por meio de indicadores e de padrões de desempenho. PREVISÃO ORÇAMENTÁRIA CONDOMINIAL (POC): É uma atividade do síndico que consiste na previsão das receitas e das despesas futuras para a administração de um condomínio em um determinado exercício (período de tempo usualmente de doze meses). A previsão orçamentária de um condomínio se materializa sob a forma de uma planilha com as receitas e as despesas expressas em dinheiro corrente e agrupadas em categorias. (VIDE MATERIAL COMPLEMENTAR PROF. MÁRCIO, DISPONIVEL NA AREA DO ALUNO, MATERIAL DE APOIO). BONS ESTUDOS! Prof.ª Ana Paula Melo. * Aos alunos da Pós-graduação online está disponível o imobiliario4@legale.com.br, onde serão recebidas e respondidas as perguntas durante a transmissão das aulas. Página 5 de 5