1 LIDERANÇA. Indicador 1: Eficiência da Comunicação Organizacional

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1 COMPILADO DAS SUGESTÕES DE MELHORIAS PARA O IDGP/2011 por critério e indicador 1 LIDERANÇA O critério Liderança aborda como está estruturado o sistema de liderança da organização, ou seja, o papel da liderança na estruturação da estratégia do órgão, a eficiência do sistema de reuniões gerenciais e a participação efetiva dos seus gestores no programa de desenvolvimento gerencial. Indicador 1: Eficiência da Comunicação Organizacional Realização de reuniões quinzenais com todas as equipes de trabalho; Divulgação de metas por meio de painés para manter as equipes atualizadas; Repasse de informações de forma eficaz durante as reuniões, devendo ser elaboradas pautas de reunião separadas por itens de discussão e cada um deles contendo todas as informações pertinentes; Realização de reuniões mensais sobre metas e estratégias para atingilas; Realização de avaliações e envolvimento das equipes nas elaborações das pautas de reunião; Criação de informativos internos para divulgação de decisões tomadas nas reuniões gerenciais; Inclusão de memória das reuniões anteriores nas pautas das reuniões futuras; Criação de calendários fixos para as reuniões das equipes; Padronização de atas contendo espaço para terefas e designação de: o que, como e responsável da execução de cada tarefa; Realização de reuniões focadas nos resultados; Dinamização da comunicação interna através das reuniões, internet, intranet, banners e visitas às regionais; Analise do modelo de reuniões existentes em algumas das secretarias para adaptar e implantar nas demais secretarias da Prefeitura; Desenvolvimento sistema informatizado de reuniões com ênfase na disseminação das informações e acompanhamento de acessos; Estimulação da comunicação horizontal dentro da Prefeitura. SUGESTÕES DADAS PELOS GESTORES NO DG/2010 PARA MELHORAR OS INDICADORES DO IDGP/2011 1

2 Indicador 2: Papel da Liderança na Estruturação da Estratégia Elaboração de planos de ação por meio de reuniões semanais entre as equipes; Redimensionar constantemente as ações desenvolvidas a partir da análise dos resultados obtidos; Criar reuniões de planejamento para elaborar as ações de cada Secretaria da Prefeitura juntamente com seu sservidores; Elaborar seminários dentro das Secretarias para apresentação de resultados, análise e definição de estratégias para as ações; Criar mecanismos de divulgação e disseminação das ações planejadas para cada Secretaria da Prefeitura com alcance de toda a hierarquia da estrutura; Integrar as equipes de trabalho com a finalidade de reestruturação das ações planejadas para cada setor da Prefeitura; Promover ciclos de encontros coordenados pelas lideranças da Prefeitura para análise das diretrizes estratégicas de cada Secretaria. Indicador 3: Aproveitamento no Desenvolvimento Gerencial Criar mecanismo de acompanhamento das presenças no DG; Priorizar e acompanhar a finalização das atividades e tarefas dos servidores no DG. 2 - ESTRATÉGIAS E PLANOS O Critério Estratégias e Planos aborda como a organização, a partir de sua visão de futuro, formula suas estratégias e as desdobra em planos de ação de curto e longo prazos. Versa, particularmente sobre o desdobramento do planejamento, a utilização gerencial do Sistema de Acompanhamento do Plano de Governo - SAGA- PG e o percentual da execução orçamentária do órgão. Indicador 4: Eficácia do Desdobramento do Planejamento Criar agendas comuns entre as equipes de trabalho da Prefeitura para distribuição das atividades planejadas; SUGESTÕES DADAS PELOS GESTORES NO DG/2010 PARA MELHORAR OS INDICADORES DO IDGP/2011 2

3 Desenvolver planos de ação departamental na Prefeitura com a finalidade de organização dos trabalhos sem deixar de lado a intersetorialidade; Descrever planos de ações simples e dinâmicos para melhor entendimento e agilidade na execução; Promover a divulgação das metas de cada Secretaria sensibilizando, quanto a percepção das mesmas, desde o corpo gerencial até as pontas; Incluir a discussão do planejamento estratégico e seus desdobramentos nas reuniões de equipes de trabalho da Prefeitura; Elaborar e acompanhar cronograma de execução de metas por equipes de trabalho na Prefeitura. Indicador 5: Utilização do Sistema de Acompanhamento do Plano de Governo Criar mecanismos de orientação aos gestores dos projetos no que for pertinente ao sistema de acompanhamento do plano; Criar mecanismo de localização para cada setor de trabalho da Prefeitura no andamento de cada ação planejada; Aperfeiçoar cronogramas e fluxogramas de execução dos projetos do plano de governo para maior facilidade de análise dos gestores envolvidos. Indicador 6: Execução Orçamentária Desenvolver um sistema que contenha a programação orçamentária dos compromissos assumidos por cada departamento/setor da Prefeitura; Criar mecanismo de avaliação mensal das metas de cada departamento da Prefeitura com a finalidade de adequar o planejamento com a execução financeira e orçamentária. 3 - CIDADÃOS E SOCIEDADE O Critério Cidadãos e Sociedade examina como a organização, no cumprimento das suas competências institucionais, identifica os usuários dos seus serviços/produtos e conhece suas necessidades, antecipando-se a elas, no cumprimento das suas competências institucionais. Avalia se há práticas de SUGESTÕES DADAS PELOS GESTORES NO DG/2010 PARA MELHORAR OS INDICADORES DO IDGP/2011 3

4 levantamento das necessidades e avaliação da satisfação bem como analisa a qualidade do atendimento. Indicador 7: Levantamento das Necessidades Criar mecanismo eficiente e sistemático de pesquisa de interesse junto à população de Curitiba; Criar mecanismo de escuta qualificada com a finalidade de encaminhamento correto das demandas solicitadas; Verificar praticas já existentes que permitam levantar as necessidades do cidadão e analisar seus resultados para antecipar ao que se pede; Identificar e aperfeiçoar as ações que já existem como sugestões e dicas para melhoria das ações da Prefeitura; Ouvir os usuários de todas as ações da Prefeitura, bem como os órgãos de classe existentes no município para coletar e direcionar suas necessidades; Indicador 8: Qualidade do Atendimento Criar mecanismo de inclusão das práticas de receptividade, atenção, respeito e organização em todas os equipamentos da Prefeitura; Monitorar a concretização das ações sugeridas nas pesquisas de satisfação existentes na Prefeitura; Realizar cursos periódicos de capacitação aos servidores que mantém contato direto ao público no tocante a qualidade do atendimento; Realizar treinamento específico para os servidores responsáveis em repasse de informações aos cidadãos; Inserir, como tema de reuniões periódicas entre as equipes de trabalho o tema sobre tratamento de clientela e cidadania. Indicador 9: Práticas de Avaliação da Satisfação Criar sistema eficiente para coleta e principalmente análise e tomada de decisão através dos resultados obtidos em pesquisas de satisfação da população; Incluir na pauta das reuniões periódicas com as equipes de trabalho da Prefeitura a reflexão sobre as propostas de melhoria sugeridas nas pesquisas de satisfação dos usuários; SUGESTÕES DADAS PELOS GESTORES NO DG/2010 PARA MELHORAR OS INDICADORES DO IDGP/2011 4

5 Disseminar na Prefeitura a sistemática de avaliação da satisfação do usuário. 4 - INFORMAÇÃO E CONHECIMENTO O Critério informação e conhecimento aborda como a organização gerencia as informações e os indicadores de desempenho mais importantes da organização e dos seus referenciais comparativos e como é feita a gestão do conhecimento na organização. Aborda as práticas relativas ao compartilhamento das informações, o uso de informações comparativas, o registro de melhores práticas e o registro de ideias. Indicador 10: Compartilhamento das Informações Tornar habitual reuniões semanais entre as equipes de trabalho da Prefeitura; Incluir como pauta de reunião a cada quinze dias a discussão sobre as metas de cada secretaria da Prefeitura; Dar a devida importância à qualidade das informações prestadas no dia-a-dia dos trabalhos; Usufruir de maneira adequada a tecnologia disponível para criação e manutenção das redes sociais, incluindo nelas a troca de experiências profissionais; Ter sempre em mente as fontes geradoras das informações divulgadas; Criar o hábito de falar a mesma linguagem nas equipes de trabalho com vistas ao feedback dos servidores; Criar espaços físicos ou virtuais em cada setor de trabalho para organização e sistematização das informações. Indicador 11: Uso de Informações Comparativas Criar mecanismo para troca de experiências nas secretarias da Prefeitura entre seus diversos setores de trabalho; Analisar setorialmente os resultados do setores pares dentro e fora da Prefeitura com a finalidade de aperfeiçoamento ou realinhamento das ações; Comparar metodologias de execução das ações nos diferentes segmentos da própria Prefeitura; SUGESTÕES DADAS PELOS GESTORES NO DG/2010 PARA MELHORAR OS INDICADORES DO IDGP/2011 5

6 Sistematizar critérios de análise e avaliação comparativa das informações contidas nos relatórios de gestão da Prefeitura; Incentivar o registro dos dados de todas as ações desenvolvidas nos setores de trabalho da Prefeitura para que possa ser analisados pelos demais setores. Indicador 12: Registro de Boas Práticas Criar mecanismo de divulgação mais efetivo sobre o banco de boas práticas; Inserir como pauta de reunião na equipe de trabalho a troca de informações a respeito de boas práticas realizadas nos departamentos da Prefeitura; Utilizar o registro das boas práticas como forma de avaliação das ações dos diversos departamentos da Prefeitura; Disseminar mais as informações a respeito do registro de boas práticas; Incluir nas reuniões periódicas pauta para compartilhamento de ações possíveis para ser registradas no banco de boas práticas; Organizar pequenas mostras internas das boas práticas realizadas dentro de cada secretaria da Prefeitura; Criação de rodas de conversas nos departamentos da Prefeitura com assuntos referentes às boas práticas de cada secretaria. Indicador 13: Registro de Idéias Criar mecanismo de reconhecimento aos autores de ideias que sejam implantadas na Prefeitura como conceção de pontuação nos crescimentos; Aprimorar a interface máquina-usuário do sistema do banco de ideias da Prefeitura; Dar a devida importância ao feedback aos autores das ideias lançadas no banco; 5 PESSOAS O Critério Pessoas aborda como a organização prepara e estimula as pessoas para desenvolverem e utilizarem seu pleno potencial em alinhamento com as estratégias da organização. Analisando práticas relativas ao reconhecimento e valorização dos servidores, a utilização do programa de educação à distância SUGESTÕES DADAS PELOS GESTORES NO DG/2010 PARA MELHORAR OS INDICADORES DO IDGP/2011 6

7 semeador, a cobertura em educação permanente e a satisfação dos servidores em relação ao clima organizacional. Indicador 14: Reconhecimento e Valorização dos Servidores Investir na disseminação do programa pausa para qualidade em todos os setores da Prefeitura; Criar mecanismos de participação ativa dos servidores nas decisões estratégicas de cada departamento da Prefeitura; Criar mecanismo de aproximação das chefias e seus subordinados com a finalidade de efetiva avaliação das suas competências a partir do próprio merecimento; Priorizar o relacionamento interpessoal entre as chefias das diversas equipes da Prefeitura e seus subordinados; Criar espaços para comemoração das conquistas individuais e por equipes de trebalho nas reuniões periódicas; Oportunizar momentos para trocas de experiências entre os servidores envolvendo as diferentes equipes de trabalho dos departamentos da Prefeitura como forma de valorização individual; Homenagear anualmente por meio de registro formal de elogios àqueles servidores que se destacaram no período. Indicador 15: Utilização do SemEADor Planejamento do tempo e elaboração de um cronograma de participação dos servidores; Liberação dos servidores para os cursos com frequência bimestral; Acompanhamento dos servidores que se inscreveram nos cursos até a sua conclusão e certificação; Investimento na divulgação dos cursos ofertados; Estabelecer agenda oportunizando pelo menos um curso por servidor a cada dois meses; Divulgação da programação dos cursos ofertados nas reuniões semanais; Liberação de horários para que os servidores possa realizar as tarefas na ferramenta virtual; Focar a divulgação no desenvolvimento individual de habilidades e competências; Divulgação dos cursos em editais para facilitar o acesso aos servidores; Elaborar metodologia para pesquisa junto aos servidores de cursos que sejam mais pertinentes ao seu dia-a-dia de trabalho; SUGESTÕES DADAS PELOS GESTORES NO DG/2010 PARA MELHORAR OS INDICADORES DO IDGP/2011 7

8 Incentivar e auxiliar cada servidor na escolha dos cursos; Criar mais salas de teleaula para os servidores nas Ruas das Cidadanias. Indicador 16: Cobertura em Educação Permanente e Continuada Criar mecanismo de acompanhamento dos servidores indicados a cursos de acordo com sua atividade e perfil; Ampliar oferta de cursos específicos às diferentes áreas de atuação da Prefeitura; Incentivar a participação de todos os servidores da Prefeitura em pelo menos um curso anual. Indicador 17: Clima Organizacional Criar o hábito nas equipes de trabalho das práticas de relacionamento interpessoal visando como parâmetros a coerência e a justiça; Disseminar a prática de autoconhecimento dentro de cada secretaria da Prefeitura onde cada departamento apresenta suas ações aos demais; Promover eventos entre as secretarias para conhecimento mútuo das ações realizadas; Promover reuniões com a finalidade de socializar os conceitos institucionais de cada secretaria como missão, visão, diretrizes e ações; Disseminar nas reuniões informações a respeito de benefícios oferecidos pela Prefeitura aos seus servidores; Estabelecer no cronograma de reuniões periódicas pautas sobre processos de trabalho para que as equipes tenham participação efetiva nas ações; Criar o hábito de comemoração dos aniversários dos servidores; Cuidar de forma mais efetiva da qualidade de vida do servidor; Propiciar oficinas de integração funcional com dinâmicas que melhorem a qualidade dos relacionamentos enre os servidores; Investir em um plano de carreiras adequado à promoção e valorização dos servidores da Prefeitura. SUGESTÕES DADAS PELOS GESTORES NO DG/2010 PARA MELHORAR OS INDICADORES DO IDGP/2011 8

9 6 PROCESSOS O Critério Processos aborda os principais aspectos do funcionamento interno da organização, entre os quais se inclui as práticas de gestão de processos, da qualidade dos produtos e serviços prestados pelos fornecedores e da redução de custos no E-compras. Indicador 18: Gestão de Processos Descrever os procedimentos internos de cada departamento da Prefeitura de forma clara e objetiva para facilitar a execução das tarefas por outros servidores; Criar mecanismo informatizado de registro das descrições dos procedimentos internos; Fazer com que haja a participação de toda equipe de trabalho na descrição dos procedimentos internos; Criar instrumento para análise e reformulações dos procedimentos da Prefeitura; Disseminar para todos os servidores os procedimentos descritos que sejam pertinentes a cada um dos setores de trabalho; Analisar a integração de procedimentos dependentes de outros órgãos da Prefeitura para alinhar objetivamente as ações; Criar instrumento informatizado para gerenciamento das rotinas de trabalho. Indicador 19: Qualidade dos Produtos e Serviços Prestados pelos Fornecedores Conferência de validade e qualidade de todos os produtos quando chegam com elaboração de planilhas de acompanhamento de vencimentos e consumo; Aperfeiçoamento da descrição dos produtos para compra facilitando conferência dos mesmos quando do recebimento; Criação de lista de fornecedores com avaliação dos seus produtos e serviços baseados em critérios específicos da Prefeitura; Criação de comissão de avaliação de produtos e serviços fornecidos para a Prefeitura; Capacitação dos servidores quanto a conferência de produtos e serviços fornecidos para a Prefeitura. SUGESTÕES DADAS PELOS GESTORES NO DG/2010 PARA MELHORAR OS INDICADORES DO IDGP/2011 9

10 Indicador 20: Redução de Custos no E-Compras Revisão da utilização deste indicador na composição do IDGP; Desconsideração deste indicador na composição do IDGP pela tendência de não-redução do indicador a partir de um limite mínimo de valores praticados. 7 - RESULTADOS O Critério Resultados aborda se a organização possui práticas de avaliação dos resultados bem como a forma de apresentação dos mesmos. Indicador 21: Prática de Avaliação de Resultados Criar espaço nas pautas das reuniões periódicas de cada setor da Prefeitura para análise e avaliação dos resultados obtidos nas ações departamentais; Monitorar os resultados atingidos no plano de governo acompanhando as metas propostas por cada secretaria; Estabelecer como estratégia de acompanhamento e avaliação dos resultados seminários de troca de experiências e de construção conjunta das ações departamentais; Indicador 22: Apresentação dos Resultados Utilizar parte do tempo das reuniões para apresentar e discutir resultados; Divulgar os resultados de todos os setores da Prefeitura, tanto para os servidores quanto para o público externo; Acompanhar e analisar os resultados dos setores da Prefeitra por meio de relatórios com indicadores específicos; Adotar a prática de reuniões semestrais em todas as diretorias da Prefeitura para relato e discussão dos resultados obtidos. SUGESTÕES DADAS PELOS GESTORES NO DG/2010 PARA MELHORAR OS INDICADORES DO IDGP/