UNIVERSIDADE ANHEMBI MORUMBI JOSE LUIZ DE OLIVEIRA MATIOLI

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1 UNIVERSIDADE ANHEMBI MORUMBI JOSE LUIZ DE OLIVEIRA MATIOLI Gestão de Planejamento Estratégico Utilização das ferramentas de planejamento e controle em projetos petroquímicos, aplicado em projeto de Hidrodessulfurização de Nafta Craqueada. SÃO PAULO 2010

2 ii JOSE LUIZ DE OLIVEIRA MATIOLI Gestão de Planejamento Estratégico Utilização das ferramentas de planejamento e controle em projetos petroquímicos, aplicado em projeto de Hidrodessulfurização de Nafta Craqueada. Trabalho de Conclusão de Curso apresentado como exigência parcial para a obtenção do título de Graduação do Curso de Engenharia de Produção da Universidade Anhembi Morumbi Orientador: Msc. Francisco Carlos Damante SÃO PAULO 2010

3 iii JOSE LUIZ DE OLIVEIRA MATIOLI Gestão de Planejamento Estratégico Utilização das ferramentas de planejamento e controle em projetos petroquímicos, aplicado em projeto de Hidrodessulfurização de Nafta Craqueada. Trabalho de Conclusão de Curso apresentado como exigência parcial para a obtenção do título de Graduação do Curso de Engenharia de Produção da Universidade Anhembi Morumbi Trabalho em: de Francisco Carlos Damante Nome do Orientador Nome do professor da banca Comentários:

4 iv DEDICATÓRIA Dedico esse trabalho a minha esposa Raquel que me ajudou muito para que esse trabalho e a conclusão da faculdade se concretizassem, aos meus pais Jose Luiz e Miriam pela conquista de um grande sonho que agora se realiza, aos meus sogros Carlos e Amneris que também me ajudaram muito ao longo desses anos de Faculdade, ao meu filho Timothy que deu uma razão ainda maior para concluir este curso, e principalmente a Deus pela oportunidade de estudar e aprimorar os meus conhecimentos na área da Engenharia.

5 v RESUMO Planejamento e Controle Este trabalho aborda algumas práticas do PMBOK na Gestão de Gerenciamento de Projeto, dando ênfase na gestão de planejamento e controle estratégico, voltada especificamente para projetos Petroquímicos. O trabalho tem como objetivo compreender as ferramentas necessárias para a aplicação de um planejamento eficaz, obtendo um total controle das atividades exercidas e respeitando os termos contratuais de projeto. No estudo de caso essas ferramentas foram colocadas em pratica em um projeto de Hidrodessulfurização de Nafta Craqueada. Esse projeto tem a função de reduzir o teor de enxofre na gasolina, minimizando a perda de octanagem, através de uma hidrogenação realizada em condições brandas de temperatura e pressão, comparativamente a outros processos de hidrogenação. Foram aplicadas ferramentas de Planejamento e Controle para se ter uma monitoração completa do projeto, foi criada: uma Lista de Documentos, com os documentos do projeto referente ao produto a ser desenvolvido; Cronograma para analisar todas as atividades exercidas dentro do período contratual, analisando o cumprimento do termino das atividades, Elaboração de estrutura analítica de projeto para medir e acompanhar o andamento físico e financeiro do projeto criando uma curva S para mostrar esse acompanhamento em forma de gráficos como o previsto e o realizado, Histograma de pessoas necessárias em seu tempo certo para atender a demanda referente a elaborações dos documentos em suas datas programadas através do Cronograma. Com estas ferramentas teremos uma forma de planejar as atividades e os recursos dentro de um período estipulado no contrato, tendo o controle de todas as atividades e desvios que não estavam previstos, minimizando as perdas e maximizando o lucro do projeto.

6 vi ABSTRACT Planning and Control This work discusses some PMBOK practices in the Project Management Assessment, with emphasis in the Assessment of Strategic Planning and Control, specifically directed to Petrochemical Projects. The work has the objective of comprehending the necessary tools to apply an efficient planning, obtaining a total control of the activities performed and respecting the contractual terms of the project. In the case study this tools were put into practice in a project of Hydrodesulphurization of Cracked Naphtha. This project has the objective of reducing the sulphur content in the gasoline, minimizing the octane rating loss, by means of a hydrogenation carried out in mild conditions of temperature and pressure, comparatively to other hydrogenation processes. Tools of Planning and Control were applied in order to have a complete project monitoring, being created: a Documents List, with the project documents referred to the product to be developed; Chronogram to analyze all the activities performed inside the contractual period, analyzing the compliance of the activities ending; Elaboration of the analytic structure of the project, to measure and monitor the physical and financial progress of the project creating an S curve to show this monitoring as graphics like the predicted and the realized; Histogram of number of people needed in the right time to attend the demand referred to the documents elaboration in its programmed dates through the Timeline. With these tools there will be a way to plan the activities and the resources inside a stipulated period of the contract, having the control of all activities and diversions that were not predicted, minimizing the losses and maximizing the project profit.

7 vii LISTA DE FIGURAS Figura 5.1: Organograma - Estrutura Matricial...07 Figura 5.2: PDCA...10 Figura 5.3: Interação de Grupos de Processo...11 Figura 7.1: AARTE Tela de Cadastro das informações dos documentos...28 Figura 7.2: MS-Project Tela de cadastro de informação e o gráfico de Gantt...30 Figura 7.3: Curva de Avanço de Progresso Físico...37 Figura 7.4: Curva de Avanço de Progresso Físico...38

8 viii LISTA DE TABELAS Tabela Ponderação das atividades a serem exercidas no projeto...17 Tabela 7.1 Lista de Documentos em Excel...27 Tabela 7.2 EAP Estrutura Analítica de Projeto Aberto ate o nível de disciplina...34 Tabela 7.3 EAP Estrutura Analítica de Projeto Aberto ate o nível de documentos...34 Tabela 7.4 Curva S Estrutura Analítica de Projeto Avanço acumulado do progresso...35 Tabela 7.5 Progresso Físico previsto e o real...36 Tabela 7.6 Cálculo para o Histograma de pessoa...38

9 ix LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS AARTE CFTV COORD. CPM DEA EAP ENG. GANTT GRD HH HDS ID LD MS Armazenamento de Arquivos Técnicos Circuito Fechado de TV Coordenação Critical Path Method Dietanolamina Estrutura Analítica de Projeto Engenharia Gráfico em Barras Guia de Remessa de Documentos Homem Hora Hidrodessulfurização de Nafta Craqueada; Seqüencial do item correspondente, amarrando o Cronograma, LD e EAP num mesmo item; Lista de Documentos Modificação de Serviço N-1710 Codificação de Documentos Técnicos de Engenharia OS/ ÁREA PDCA PDF PERT PLC P&ID REVAP SEGIG A qual Área ou a ordem de serviço correspondente a ser executado Planejar, Executar, Verificar, Agir Portable Document Format Program Evalution and Review Technique Programmable Logic Controller Process and Instrumentation Diagrams Refinaria do Vale do Paraíba Sistema Eletrônico de Gerenciamento de Informações Genpro.

10 x SOP/SUBSOP SPDA VAC WBS ID LD MS specified operands in an expression / substitute for specified operands in an expression Sistema de Proteção Descargas Atmosférica Ventilação e Ar Condicionado Work Breakdown Structure Seqüencial do item correspondente, amarrando o Cronograma, LD e EAP num mesmo item; Lista de Documentos Modificação de Serviço

11 xi SUMÁRIO 1. INTRODUÇÃO OBJETIVOS Objetivo Geral Objetivo Específico MÉTODO DE TRABALHO JUSTIFICATIVA REFERENCIAL TEÓRICO Conceito de Projeto Planejamento e Controle de Projetos Iniciação do Projeto Lista de Documentos Cronograma Critério de Medição ESTRUTURA ANALÍTICA DE PROJETO Curva de Progresso Físico e Financeiro Histograma de Número de pessoas ESTUDO DE CASO Entendendo sobre o Hidrodessulfurização de Nafta Craqueada APLICAÇÃO DAS FERRAMENTOS DE PLANEJAMENTO... 22

12 xii 7.1 Criando uma Lista de Documentos Cronograma Critérios de Medições ESTRUTURA ANALÍTICA DE PROJETO Curva S de Progresso Físico e Financeiro Histograma de Número de pessoas CONCLUSÕES REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS... 42

13 1. INTRODUÇÃO O petróleo é um produto de suma importância, utilizado como fonte maior de energia, podendo-se obter gasolina, asfalto, óleos lubrificantes, solventes, tintas, sacos plásticos entre outros produtos. A partir do século XX o aumento do transporte motorizado, fez que a demanda de petróleo crescesse rapidamente, e com isso o avanço tecnológico. Nesses últimos anos, as empresas Petroquímicas tiveram um grande crescimento em suas áreas de atuação, mesmo em meio de uma das maiores crises econômicas mundiais em 2008, pois essas organizações se mostraram com forte capacidade de sobrevivência, decorrente de estruturas econômicas estáveis. Mesmo em meio há essa crise, as organizações petroquímicas tem feitos investimentos em estudos e tecnologias, e cada vez mais tem utilizando novas técnicas gerenciais a fim de se manter auto-sustentáveis. As técnicas gerenciais são cada vez mais exigidas em empresas de projetos industriais por causa das tomadas de decisões, comprimentos dos prazos de entrega, e o custo envolvido. Em um ambiente de incertezas é necessário adotar soluções disponíveis no mercado visando: simplificar, uniformizar, utilizar equipamentos padronizados, revisar clausulas contratuais, reformular estratégias de contratação com pacotes menores permitindo a participação de empresas de médio porte e aprimorar o acompanhamento com indicadores, como forma de medição dos resultados da realização física e financeira dos empreendimentos, atendendo o cumprimento dos prazos estabelecidos e gerando o lucro devido. Com enfoque em técnicas para gerenciar um projeto, percebe-se que cada vez mais para obter o êxito desejado é fundamental que se tenha um planejamento e o controle cada vez mais rígido em um projeto. Este trabalho tem como objetivo apresentar um modelo na gestão de planejamento e controle, aplicáveis em empresas que atuam no ramo de projetos Petroquímicos, e que adotam o sistema do PMBOK, de gerenciar projetos, mostrando todas as fases e o ciclo de vida do projeto, utilizando das ferramentas necessárias que possibilitará as empresas um modo de fazer um acompanhamento físico e financeiro, sua forma de medição, como obter o controle de suas atividades exercidas em seu escopo contratual, e a realização de suas metas estabelecidas e planejadas, evitando assim

14 2 os atrasos das respectivas atividades exercidas, notificando todos os desvios, pendências e falhas ao decorrer do projeto, Histograma de pessoas para avaliar a equipe necessária no tempo certo, e o comprimento do prazo estabelecido ou a sua prorrogação.

15 3 2. OBJETIVOS 2.1 Objetivo Geral Compreender e aprimorar os recursos de Planejamento de uma empresa, de forma a obter um total controle de suas atividades dentro de uma empresa de projetos petroquímicos, apontando as ferramentas a serem utilizadas como forma de controle, indicadores e de se fazer um melhor aproveitamento em suas medições, elaborações de Cronogramas, Lista de Documentos e métodos de rastreabilidade do projeto a fim de se ter um planejamento eficaz. 2.2 Objetivo Específico Analisar e identificar métodos de aprimoramento para um Planejamento Ideal. Entender os processos de planejamento e controle dentro de um projeto petroquímico, com elaborações de alguns documentos como Lista de Documentos, Cronograma, Critério de Medição, Estrutura Analítica de Projeto, Curva de Progresso e Histograma de Pessoas.

16 4 3. MÉTODO DE TRABALHO O presente trabalho foi elaborado utilizando a gestão de planejamento e controle, com alguns métodos do PMBOK (Project Management), a fim de se demonstrar as vantagens de se ter um planejamento estratégico em projetos Petroquímicos. Para aplicação foi feito um estudo de caso em cima de um projeto de Hidrodessulfurização de Nafta Craqueada. Foram utilizadas algumas ferramentas como Lista de Documentos, Cronograma, EAP, Curva S e Histograma de pessoas e ciclo PDCA. Com essas ferramentas o planejador conseguirá elaborar todo seqüencial de trabalho para a execução do projeto dentro do prazo contratual, estará apto para definir as metas a serem alcançadas mês a mês, tendo um total controle das atividades, sendo capaz de apontar os desvios, as causas dos atrasos e soluções, dando assim um suporte a gerencia e a coordenação, possibilitando a tomadas de ações estratégicas.

17 5 4 JUSTIFICATIVA No mercado altamente competitivo de hoje, a imagem pública de uma empresa depende de que ela venha cumprir os eventos contratuais e entregar seus produtos e serviços no prazo e dentro do orçamento. A perda de prazos se traduz em perdas de receita tanto para a empresa quanto para o cliente. Têm-se visto muitos casos de empresas que atrasam com o cumprimento da entrega do projeto devido á falta de um bom método de planejamento e controle. A falta deste prejudica a própria empresa contratada para fazer um projeto, impossibilitando-a de saber os reais motivos do atraso: falha dentro da empresa como improdutividade, a falta de qualidade, ou se advém de contratos mal-escritos, modificação do escopo solicitado pelo cliente ou por alterações no projeto. O sólido planejamento das atividades pode minimizar a probabilidade de ocorrerem tais perdas. A definição clara das atividades bem no início do projeto antecipa a descoberta das atividades que viriam a faltar mais à frente. O seqüenciamento ótimo das atividades reduz o desperdício de tempo e acelera a conclusão do projeto.

18 6 5 REFERENCIAL TEÓRICO. Projeto pode ser definido como um conjunto de atividades a serem desenvolvidas e executadas ordenadamente, que tenha como resultado a criação de um produto ou serviço, definidos por início e término, com recursos financeiros limitados para o projeto. (MELLO, 2008) 5.1 Conceito de Projeto Todo o projeto é único e têm suas características temporárias com recursos financeiros limitados, prazos bem definidos. São utilizados indicadores como forma de medições progressivas e só estarão finalizados quando suas respectivas metas são alcançadas obtendo êxito no cumprimento do produto ou serviço a ser executado. NAVAJAS (A visão de PMI, P. 21) define projeto como: A criação de deliverables únicos (produtos, serviços ou resultados). Podem ser: Um produto ou artefato, quantificável, um fim em si mesmo ou um componente; A prestação de um serviço (por exemplo, a distribuição de outros produtos); Um resultado, por exemplo, uma pesquisa ou um documento. Estatisticamente projetos que obtiveram fracassos o tiveram por tais motivos: Tem seus objetivos mal definidos, Desconhecimento do negócio, Conhecimento técnico de sua equipe insuficiente, Falta de padronização, Mudança de escopo Falta de planejamento acompanhamento e controle Para se obter um controle e acompanhamento total nos projetos petroquímicos, torna-se necessário o estabelecimento de uma equipe de projeto, composta de profissionais qualificados, subdivididos em cargos como Gerentes, Planejadores, Qualidade, TI, Coordenadores e a Equipe de Produção, separados por área de atuação, especialidades ou disciplinas. Em empresas de projetos costuma-se usar o conceito de estrutura Matricial

19 7 A Estrutura Matricial é um tipo específico de estrutura organizacional que procura reunir as vantagens das estruturas funcionais e das estruturas divisionalizadas. Para isso, a divisão da organização dos projetos, grupos de clientes ou unidades de produção é feita. A partir daí é designado os chamados chefes de projeto. Para cada um dos projetos são também designados especialistas provenientes das diversas áreas funcionais, cada um deles coordenado pelo chefe de projeto em que está integrado e pelo responsável da área funcional a que pertence, havendo assim a existência de duas linhas de comando. As principais vantagens deste tipo de estrutura são as grandes orientações para os resultados, mantendo a identificação por especialidade. NUNES P. Dicionário de gestão Estrutura Matricial, 05/08/2010. Disponível em: <http://www.knoow.net/cienceconempr/gestao/estrutura_matricial.htm> Segue abaixo um modelo de um organograma de uma estrutura matricial. Figura 5.1 Organograma Estrutura Matricial Fonte: Desenvolvido pelo autor (2010)

20 8 O gerente é o responsável por acompanhar toda a sua execução de trabalho e pelo andamento do projeto. Para tanto, ele precisa ter conhecimentos de todas as áreas, mas, uma das áreas que tem se destacado como de muito valor é a área de planejamento. O Gerente com certeza atingirá sua meta e prazo se tiver seu planejamento bem definido e tendo o controle da sua execução. 5.2 Planejamento e Controle de Projetos Para Gasnier (2000, p. 53) Depois de submetida e aprovada a proposta do projeto, efetivamente iniciasse o processo de Planejamento. Este processo é fundamental para o sucesso do projeto, á medida que previne a perda de tempo e recurso. O segredo de um bom projeto é ter um planejamento elaborado desde o início. A figura do Planejador está crescendo cada vez mais, pois, é ele que vai consolidar todo o seqüenciamento e execução. Ele é responsável por elaborar seqüências de trabalho a ser seguido, dar apoio a disciplina fazendo estudos, projeções, executar e fazer um acompanhamento com algumas ferramentas de controle, como, medições físicas e financeiras, elaborar performances de cada disciplina, ou seja, verificar se cada disciplina está atingindo as suas metas, e encaminhar essas informações ao Coordenador para que se possa tomar uma decisão preventiva O Planejador deve participar desde o começo do projeto, junto com a Gerência, Coordenação e disciplinas para o desmembramento do escopo. Dessa forma o Planejador terá condições de entender melhor o projeto, analisar todas as dificuldades e as necessidades das disciplinas, ajudarem na definição de recursos e ferramentas necessários para executar o trabalho, relatar trabalhos que não constam no escopo, contribuir com a criação da documentação necessária para a elaboração da Lista de documentos estabelecendo os prazos, deveres e responsabilidades de cada departamento, e sua ordem de execução. O planejador deve acompanhar todas as etapas a serem executadas através de um acompanhamento mais próximo com as disciplinas, monitorando todo o trabalho e a partir deste monitoramento, gerar documentos como: Lista de Documentos; Cronograma; Critério de Medição;

21 9 EAP (Estrutura Analítica de Projeto) Físico e Financeiro; Curva S Físico e Financeiro; Histograma de Numero de pessoas O planejamento pode ser composto por um ciclo conhecido como PDCA. Segundo o site <www.sspj.go.gov.br/policia-comunitaria/.../material-deapoio.doc>: PDCA é um ciclo de análise e melhoria, criado por Walter Shewhart, em meados da década de 20 e disseminado para o mundo por Deming. Esta ferramenta é de fundamental importância para a análise e melhoria dos processos organizacionais e para a eficácia do trabalho em equipe. O Ciclo PDCA (em inglês Plan, Do, Check e Action) é uma ferramenta gerencial de tomada de decisões para garantir o alcance das metas necessárias à sobrevivência de uma organização, sendo composto das seguintes etapas: Planejar (PLAN) Definir as metas a serem alcançadas; Definir o método para alcançar as metas propostas. Executar (DO) Executar as tarefas exatamente como foi previsto na etapa de planejamento; Coletar dados que serão utilizados na próxima etapa de verificação do processo; Nesta etapa são essenciais a educação e o treinamento no trabalho. Verificar, checar (CHECK) Verificar se o executado está conforme o planejado, ou seja, se a meta foi alcançada, dentro do método definido; Identificar os desvios na meta ou no método. Agir corretivamente (ACTION) Caso sejam identificados desvios, é necessário definir e implementar soluções que eliminem as suas causas; Caso não sejam identificados desvios, é possível realizar um trabalho preventivo, identificando quais os desvios são passíveis de ocorrer no futuro, suas causas, soluções etc. O PDCA pode ser utilizado na realização de toda e qualquer atividade da organização. Sendo ideal que todos da organização utilizem esta ferramenta de gestão no dia-a-dia de suas atividades.

22 10 Figura 5.2 PDCA Fonte: Curso nacional de promotor de policia comunitária. Disponível em: <www.sspj.go.gov.br/policia-comunitaria/.../material-de-apoio.doc>, (2010). Para XAVIER (2008 p.3): Comenta que em um projeto o planejamento e controle do projeto irão determinar se você ira afundar, nadar ou navegar. Executar projeto de maneira cada vez mais eficiente é um recurso essencial para a sobrevivência de uma empresa moderna. Saber Planejar e Executar projetos é uma necessidade real de qualquer executivo. O assunto é tão importante que várias organizações se especializaram.

23 Iniciação do Projeto Após a assinatura de um contrato dá-se o processo de iniciação do projeto. Os projetos petroquímicos requerem uma grande atenção na questão da elaboração das atividades a serem desenvolvidas. Esta elaboração deve ser feita baseada no documento de escopo de um contrato. O escopo de um projeto relaciona as suas características na criação de um produto, traz informações e detalhes necessários para se iniciar o desenvolvimento de um projeto e para iniciar um planejamento adequado, respeitando o tempo de entrega do projeto no prazo determinado no contrato. O planejador deve seguir um modelo e fazer interações entre os grupos de processos conforme mostra a figura abaixo. Figura 5.3 Interação de Grupos de Processo. Fonte: Interação de grupos de processos em um projeto. Disponível em: (2010).

24 Lista de Documentos A Lista de Documentos deve contemplar todo o serviço de Engenharia a ser executado, em forma de documentos. Cabe a cada disciplina analisar, detalhar os serviços a serem executados e passar para o planejador. Este será responsável por juntar todos os documentos e consolidar num único documento chamado Lista de Documentos, mais conhecida como (LD). A Lista de Documentos deve ser analisada, comentada e complementada pelos líderes de disciplinas em todos os seus aspectos (Títulos dos documentos, numeração, etc.). O líder de planejamento com o apoio da COORD, deve providenciar a consolidação da Lista de Documentos, avaliando e discutindo com as disciplinas, quando necessário. (GENPRO ENG. S.A, PE-ENG-003=RG. 2009, p. 7). Normalmente as indústrias de petroquímica, como por exemplo, a Petrobras exige que a documentação técnica seja padronizada conforme a Norma técnica N-1710, que serve como base para qualquer refinaria da Petrobrás, porém algumas vezes a refinaria pode conter suas próprias Normas e Procedimentos estabelecidos. Cada documento criado na Lista Documentos deve conter uma série de informações técnicas, referente á cada documento criado, como por exemplo: Numeração - Cada documento tem que ter uma numeração padronizada, como por exemplo, a Norma Petrobras N-1710 (Codificação de Documentos Técnicos de Engenharia); Revisão - Campo em que cada emissão de documento se encontra podendo ser letra ou números; Data prevista inicial Data em que o documento está previsto para a emissão, conforme estipulado no Cronograma inicial ou a sua reprogramação, caso houver atraso, devendo esta data ser congelada; Data prevista reprogramada Quando o documento não é emitido na data prevista inicial, o planejador deverá reprogramar o documento com uma nova data, verificando com o líder da disciplina e justificando o real motivo do atraso. Data real Data em que o documento realmente foi emitido;

25 13 Status A finalidade da emissão do documento ex: Para Construção, Detalhamento, compra cotação e outros; GRD - Guia de Remessa de Documentos; Título Descrição de cada documento; OS/ Área Correspondente a qual Área ou a ordem de serviço correspondente a ser executado; ID - Seqüencial do item correspondente, amarrando o Cronograma, Lista de Documentos e Estrutura Analítica de Projeto num mesmo item; Peso Atribuição de peso para cada documento, podendo-se ser em A1 equivalente, ou seja, para um documento com o tamanho de uma folha em A0=2, A1=1, A2=0,5, A3=0,25 e o A4=0,125, e se um documento tiver 10 folhas em A4 ficara então 0,125x10= 1,25: ou podendo ser feito por HH (Homem Horas), definido pela quantidade de horas gastas na elaboração de cada documento, por cada indivíduo. Progresso % É o avanço que se da conforme o critério de medição estipulado no contrato, para cada, Status emitidos do documento chegando a até 100% Com base nas programações da Lista Documentos, os Líderes das Disciplinas executam os documentos necessários ao projeto, distribuindo estas atividades aos membros de sua equipe, com as suas competências necessárias. (GENPRO ENG. S.A. PE-ENG-003=RG. 2009, p.7). A elaboração de uma Lista de Documentos é fundamental para que se tenha um controle das atividades a serem exercidas. Uma lista mal elaborada pode prejudicar até na hora do pleito, pois, acabará sofrendo alterações, como incluir ou excluir documentos, dificultando o controle de qual era o documento que se encontrava em seu escopo inicial ou um serviço adicional. Como a quantidade de documentos é grande, o planejador pode acabar se atrapalhando com o controle e monitoramento dos documentos. Daí a necessidade de um bom programa para controle dos dados. A Lista Documentos pode ser elaborada no Excel, porém deve-se alertar quanto ao numero de documentos, pois dependendo da quantidade de documentos, isto poderá trazer grandes problemas, sobrecarregando a planilha. Normalmente o Excel

26 14 é usado em empresas de menor porte, que não tem condições para adquirir ou desenvolver um programa de banco de dados. Quando uma empresa começa a fazer projetos onde se exijam uma quantidade de informações muito intensa, é recomendável a utilização de programas de banco de dados específicos, como por exemplo: Primavera Expedition, AARTE, SEGIG. Os programas mencionados permitem que o planejador alimente com os dados do documento, e estes programas, quando são alimentados corretamente permitem uma agilidade maior em seu manuseio, economizando tempo e facilitando o serviço do planejador, proporcionando uma maior produtividade à empresa. Esses programas também permitem gerar relatórios específicos, calcular progressos, gerar uma Lista de Documentos no formato em Excel, criar uma Lista de Pendências, anexar os arquivos eletrônicos em seu formato nativo e em PDF, importar e exportar, entre outras opções. Os programas de banco de dados, tem a função de agilizar o processo do planejador: para isso a empresa tem a responsabilidade de treinar funcionários para a sua utilização, e ter uma pessoa responsável na área de Sistemas, para dar o suporte técnico do programa quando necessário. Infelizmente existem muitas empresas que não capacitam seus funcionários corretamente, impedindo-os de conhecerem plenamente o programa. Os funcionários, por sua vez, acabam criticando o programa por não saberem utilizá-lo corretamente. A tendência é de deixarem de utilizar o programa e passarem a utilizar um controle paralelo dificultando e prejudicando todo o processo de controle da documentação.

27 Cronograma GASNIER (2000, p. 57) comenta que: O Cronograma de barras, ou gráfico de Gantt, foi originalmente criado por Henry L. Gantt, e apresenta as atividades na forma esquematizada de barras horizontais, cujos comprimentos são proporcionais aos respectivos tempos de execução, em folhas onde o cabeçalho é uma linha de tempo (time-line). Assim, é possível comunicar o plano de ação e o progresso de forma intuitiva, bem como identificar rapidamente problemas, riscos e oportunidades. O Cronograma é um documento que tem um papel fundamental para o planejador, pois tem por objetivo formar grupo de processos definidos como: iniciação, planejamento, execução, monitoração e controle e o encerramento, mostrando em forma de gráfico de Gantt os conceitos adotados no projeto e os principais eventos a serem realizado, permitindo uma visão geral do escopo desde a primeira atividade a ser desenvolvida no inicio até o termino do projeto. Um Cronograma bem elaborado permite ao planejador ter uma visão mais ampla do término ou de qual a atividade que vai ultrapassar o seu prazo final, permitindo uma análise mais critica em relação às atividades estabelecidas na Lista de Documentos e se será possível conseguir atingir as metas estabelecidas no planejamento inicial, elaborado dentro das condições estabelecidas no contrato. Na elaboração do Cronograma deverão ser analisadas todas as etapas do projeto, agrupando-as em forma de atividades, e esses grupos de atividades devem ser listados na Lista de Documentos. Dessa forma, o planejador evitará que o arquivo a ser atualizado fique muito extenso e sobrecarregado, evitando problemas futuros. O documento que é usado para se fazer um acompanhamento mais detalhado é a Lista de Documentos, informa todos os documentos referentes ao projeto estabelecido, com data prevista, data reprogramada e a finalidade. Todo o Cronograma deverá ter alguns dados fundamentais como Atividade de Infra- Estrutura necessária para sua implantação, Marco estabelecido conforme o contrato, Estratégia de Suprimentos, Cronograma de Obra, Disciplina correspondente da Lista de Documentos, a Descrição de cada atividade, Progresso Físico, Peso de cada atividade transformado em dias.

28 16 Um dos grandes segredos de um cronograma bem feito é relacionar corretamente a rede de precedência entre as atividades do Cronograma, fazendo os links com seus predecessores e sucessoras e seus millestone. Fazendo isso será criada uma estrutura bem conhecida como REDE PERT - Program Evalution and Review Technique - e CPM Critical Path Method que calcula a flutuação com a finalidade de determinar as atividades que tenha uma flexibilidade menor. PERT usa o que se chama de valor esperado (ou media ponderada) para definir a duração do projeto. (HELDMAN, 2005, p. 246) HELDMAN (2005, p. 243) afirma que: O método do caminho crítico calcula as datas de inicio mais cedo, de fim mais cedo, de inicio mais tarde e fim mais tarde de cada atividade. Baseia-se em redes seqüenciais (em que uma atividade acontece depois da outra, ou uma serie de atividades simultânea deve ser concluídas antes da serie seguinte, e assim por diante) e numa estimativa única de duração par cada atividade. O caminho crítico de todo projeto é o percurso completo mais longo. Toda atividade com folga igual a zero é considerada uma tarefa de caminho critico. Quando se tem todas as informações consolidadas, congelamos todas as atividades e com isso teremos a nossa linha de base, que servirá como referencia para depois criamos uma nova, para a execução das atividades, mostrando o cumprimento das atividades congeladas e a realizada. PRADO em seu livro Usando o MS Project 2007 em Gerenciamento de Projetos (2007, p. 53) usa o termo: Linha de base (Baseline) é utilizada para se referir a um conjunto de dados do projeto que foi arquivado em campos especiais para servir de comparação quando o projeto tiver sofrido alterações ou estiver em andamento. Em outras palavras estes dados ficarão congelados no banco de dados. Com a rede montada conseguimos identificar se uma atividade atrasa, pois automaticamente ela vai empurrar todas as suas sucessoras para frente, dessa forma o planejador poderá ter uma visão mais ampla, analisando assim o seu caminho crítico em relação às outras atividades para que se possam tomar as devidas decisões necessárias, antecipando para que não ultrapasse a data inicial prevista do término do projeto ou se passar, terá que ser feito uma análise da causa do atraso da respectiva atividade e seus impactos.

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