MYRLLA ARIELLE FERNANDES SAMPAIO

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1 UNIVERSIDADE FEDERAL DA PARAÍBA CENTRO DE CIENCIAS SOCAIS APLICADAS COORDENAÇÃO DO CURSO DE GRADUAÇÃO EM ADMINISTRAÇÃO SERVIÇO DE ESTÁGIO SUPERVISIONADO EM ADMINISTRAÇÃO MYRLLA ARIELLE FERNANDES SAMPAIO AS CONTRIBUIÇÕES DA IMPLEMENTAÇÃO DO MS PROJECT PARA O MONITORAMENTO DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DA EMPRESA JÚNIOR DE ADMINISTRAÇÃO EJA CONSULTORIA. TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO ÁREA: ADMINISTRAÇÃO DE PRODUÇÃO João Pessoa Agosto 2009

2 MYRLLA ARIELLE FERNANDES SAMPAIO AS CONTRIBUIÇÕES DA IMPLEMENTAÇÃO DO MS PROJECT PARA O MONITORAMENTO DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DA EMPRESA JÚNIOR DE ADMINISTRAÇÃO EJA CONSULTORIA. Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à Coordenação do Serviço de Estágio Supervisionado em Administração, do Curso de Graduação em Administração, do Centro de Ciências Sociais Aplicadas da Universidade Federal da Paraíba, em cumprimento às exigências para obtenção do Grau de Bacharel em Administração. Orientador: Prof. Rosivaldo de Lima Lucena João Pessoa Agosto 2009

3 S192c SAMPAIO, Myrlla Arielle Fernandes. As contribuições da implementação do MS Project para o monitoramento do Planejamento Estratégico da Empresa Júnior de Administração EJA Consultoria./ Myrlla Arielle Fernandes Sampaio. João Pessoa, p.: ILS. Orientador: Dr. Rosivaldo de Lima Lucena Monografia (graduação) UFPB/CCSA 1. Projeto. 2. Gerenciamento de Projetos. 3. Planejamento Estratégico. 4. MS Project. UFPB/BS CDU:

4 Ao Professor Orientador Rosivaldo de Lima Lucena Solicitamos examinar e emitir parecer no Trabalho de Conclusão de Curso da aluna Myrlla Arielle Fernandes Sampaio. João Pessoa, 12 de Agosto de 2009 Profº. Jorge de Oliveira Gomes Coordenador do SESA Parecer do Professor (a) Orientador (a):

5 MYRLLA ARIELLE FERNANDES SAMPAIO AS CONTRIBUIÇÕES DA IMPLEMENTAÇÃO DO MS PROJECT PARA O MONITORAMENTO DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DA EMPRESA JÚNIOR DE ADMINISTRAÇÃO EJA CONSULTORIA. Trabalho de Conclusão de Curso aprovado em de Agosto de Banca Examinadora Prof. Rosivaldo de Lima Lucena, Dr. Orientador DA/CCSA/UFPB Prof. Jailson Ribeiro de Oliveira, Mestre Examinador DA/CCSA/UFPB Prof. Leonardo Rosa Rohde, Dr. Examinador DA/CCSA/UFPB

6 Dedico este trabalho a toda minha família, pela oportunidade de crescimento e amadurecimento que me proporcionaram, por toda confiança que depositaram em mim, por acreditarem em meus sonhos sempre e que eu poderia vencer e chegar longe.

7 AGRADECIMENTOS Primeiramente, agradeço a Deus pela oportunidade a mim confiada e pela força que sempre me proporcionou mesmo enfrentando dificuldades; Aos meus pais, Sampaio e Antonite, por todo o esforço que fazem todos os dias para que eu possa ter um futuro melhor e por depositarem toda confiança em mim. Com certeza já estão provando parte dessa recompensa e ainda provarei que os recompensarei ainda mais; A minha irmã Samilly que é quem me transmite alegria mesmo na adversidade; Aos meus tios, Itamar e Joana, que, assim como meus pais, confiaram nos meus sonhos e acompanharam de perto toda minha jornada para chegar nesse momento; Aos meus primos, companheiros de casa e porque não irmãos de coração Ingryd, Ítalo, Renato, Kildeny e Nikaelly, por todo esse tempo de convivência, juntos sempre nas alegrias e tristezas, na tranquilidade e nas dificuldades; Aos meus amigos, sejam eles de infância, colégio, faculdade ou juventude, pelo companheirismo e lembrança sempre mesmo à distância e, em especial, aos meus amigos de Iguatu CE, Myrla, Jayana, Luiz Paulo, Ícaro, Mardja, Maynna, Cinthya, Marlos e Vinícius por estarem tão perto mesmo tendo uma longa distância nos separando; e também aos meus amigos de João Pessoa, pessoas que aprendi a admirar, Aldicleide, Vanessa, Renatha, Thales, Ricardo, Allison, por serem verdadeiros anjos na minha vida e tornarem minha vida bem mais fácil e suportável mesmo tão distante dos que eu amo; A Emanuel por todo esse tempo de superação, apoio, alegrias, tristezas, momentos fáceis e difíceis, dedicação, experiências, crescimento, amadurecimento e, principalmente, amor. Enfim, só tenho a agradecer por tudo que me proporcionaste. Com certeza você faz parte da minha vida e só tenho a agradecer por isso; Ao meu orientador, Prof. Rosivaldo, pelo entusiasmo depositado para o desenvolvimento deste trabalho e por toda atenção dada para a realização do mesmo;

8 A empresa estudada, a Empresa Júnior de Administração EJA Consultoria, que foi onde aprendi muito do que sei e pude ser lapidada, mostrando que eu possuía um grande potencial e que me ajudou a crescer muito, tornando-me uma profissional de sucesso. Agradeço também pela oportunidade de realizar este estudo que com certeza será de grande valia para a EJA Consultoria; Enfim, obrigado a todos que me apoiaram, direta ou indiretamente. Com certeza todos fazem parte desse primeiro passo rumo ao sucesso.

9 Nunca deixe que lhe digam que não vale a pena acreditar no sonho que se tem, ou que seus planos nunca vão dar certo ou que você nunca vai ser alguém (...) Confie em si mesmo, quem acredita sempre alcança! Renato Russo

10 SAMPAIO, Myrlla Arielle Fernandes. As contribuições da implementação do MS Project para o monitoramento do Planejamento Estratégico da Empresa Júnior de Administração EJA Consultoria f. Monografia (Graduação em Administração). UFPB, João Pessoa PB. RESUMO Este estudo dedica-se a questão referente como o MS Project pode ser eficaz no monitoramento do Planejamento Estratégico e assim tornar a aliança entre Planejamento Estratégico e Gerenciamento de Projetos eficaz. Atualmente, o Planejamento Estratégico é evidentemente uma ferramenta que busca trazer um diferencial competitivo entre as empresa, pois as auxilia a ter uma visão de futuro ampla e como se pode chegar a essa visão, no entanto o Planejamento Estratégico torna-se, diversas vezes, ineficiente pelo fato de não possuir o devido monitoramento e controle que necessita. Os objetivos desta pesquisa é mostrar, através de um estudo de caso, que o software Microsoft Project pode ter significativa importância para monitorar o Planejamento estratégico das organizações, independente de seu porte ou ramo de atuação. O estudo de caso foi realizado na Empresa Júnior de Administração EJA Consultoria, uma empresa que é ciente da importância e possui foco no Planejamento Estratégico, mas que, assim como diversas empresas, tem problemas para monitorá-lo e controlá-lo. Com a observação realizada in loco pode-se concluir que a partir do momento que os objetivos e metas fossem encarados como projetos que envolviam toda a empresa, seria bem mais acessível monitorar estes através do software estudado, permitindo maior acesso aos dados e tudo que poderia envolver o planejamento, para assim facilitar o controle e a visão estratégica. Palavras-chave: Projeto. Gerenciamento de Projetos. Planejamento Estratégico. MS Project.

11 ABSTRACT This study focuses on the question concerning how MS Project can be effective in monitoring the Strategic Planning and thus make the alliance between Strategic Planning and Project Management effective. Currently, the Strategic Planning course is a tool that aims to bring a competitive differential between the company, as helps to have a broad vision of the future and how they can reach this vision, however the Strategic Planning becomes, several times, inefficient because of not having the proper monitoring and control you need. The objectives of this research is to show, through a case study, the software that Microsoft Project may have significant importance to monitor the strategic planning of organizations, regardless of its size or industry performance. The case study was conducted in the Empresa Júnior de Administração - EJA Consultoria, a company that is aware of the importance and has focused on Strategic Planning, but, as several companies have problems to track it and control it. With the observation made on site we can conclude that from the time that the objectives and goals were seen as projects involving the entire company would be more accessible and monitor these through software analysis, allowing greater access to data and all that could involve the planning, so as to facilitate the control and strategic vision. Keywords: Project. Project Management. Strategic Planning. MS Project.

12 LISTA DE SIGLAS CRA Conselho Regional de Administração DFT Diagrama de Fluxo de Trabalho EDT Estrutura de Divisão do Trabalho EGP-C Escritório de Gerenciamento de Projetos Corporativo EJ Empresa Júnior EJA Empresa Júnior de Administração EPMO Enterprise Project Management Office MEJ Movimento de Empresas Juniores PCA Planejamento e Controle Administrativo PCT Planejamento e Controle Técnico PERT Programa de Evolução e Revisão Técnica PMBOK Project Management Body of Knowledge PMI Project Management Institute PMP - Project Management Professional PPQ Programa Paraibano de Qualidade WBS Work Breakdown Structure

13 LISTA DE FIGURAS Figura 1 - Ciclo de vida do Projeto PMBOK...23 Figura 2 - Ciclo de Vida estendido do Projeto...23 Figura 3 - Processos do Gerenciamento de Projetos...28 Figura 4 - Processo do Planejamento Estratégico...34 Figura 5 - Partes Interessadas da Empresa Júnior de Administração EJA Consultoria...49 Figura 6 - Procedimento do Planejamento Estratégico da EJA Consultoria...53

14 LISTA DE GRÁFICOS Gráfico 1 - Situação das Organizações Americanas em Gráfico 2 - Percentual de conclusão dos objetivos e metas da Empresa Júnior de Administração durante os meses de Maio e Junho...56

15 LISTA DE TABELAS Tabela 1 - Percentual de cumprimento das metas do Planejamento Estratégico da EJA Consultoria durante o período de estudo...55

16 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO DELIMITAÇÃO DO TEMA E FORMULAÇÃO DO PROBLEMA DE PESQUISA OBJETIVOS GERAL E ESPECÍFICOS Objetivo Geral Objetivos Específicos JUSTIFICATIVA FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA PROJETO Características de um projeto Ciclo de vida do projeto GERENCIAMENTO DE PROJETOS Abordagem histórica e evolução Conceito Processos e áreas de conhecimento do gerenciamento de projetos Planejamento e controle do projeto PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO GERENCIAMENTO DE PROJETOS E PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO O GERENCIAMENTO CORPORATIVO DE PROJETOS SOFTWARE DE GESTÃO DE PROJETOS O MICROSOFT PROJECT PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS NATUREZA DA PESQUISA MÉTODO DE ABORDAGEM UNIVERSO DA PESQUISA TÉCNICA DE PESQUISA INSTRUMENTOS DE PESQUISA E COLETA DE DADOS ANÁLISE E TRATAMENTO DOS DADOS ANÁLISE E INTERPRETAÇÃO DOS DADOS A EMPRESA ESTUDADA: EMPRESA JÚNIOR DE ADMINISTRAÇÃO EJA CONSULTORIA CARACTERIZAÇÃO DA PESQUISA...49

17 4.3 OBJETIVO ESPECÍFICO 1 CARACTERIZAR O PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DA EMPRESA JÚNIOR DE ADMINISTRAÇÃO EJA CONSULTORIA OBJETIVO ESPECÍFICO 2 PROPOR A UTILIZAÇÃO DO MS PROJECT NO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO NA REFERIDA EMPRESA OBJETIVO ESPECÍFICO 3 VERIFICAR O MONITORAMENTO DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO NA REFERIDA EMPRESA OBJETIVO ESPECÍFICO 4 ACOMPANHAR O CONTROLE DOS OBJETIVOS E METAS DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DA EMPRESA JÚNIOR DE ADMINISTRAÇÃO EJA CONSULTORIA NO MS PROJECT OBJETIVO ESPECÍFICO 5 ANALISAR OS RESULTADOS OBTIDOS COM A UTILIZAÇÃO DO SOFTWARE ESTUDADO PARA O CONTROLE DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DA EMPRESA EM ANÁLISE CONCLUSÃO CONSIDERAÇÕES FINAIS LIMITAÇÕES DA PESQUISA SUGESTÕES PARA A EMPRESA ESTUDADA...59 REFERÊNCIAS...60

18 INTRODUÇÃO Neste capítulo serão abordados os assuntos referentes à delimitação do tema e formulação do problema de pesquisa, objetivo geral e objetivos específicos e, finalizando, a justificativa da realização deste trabalho. 1.1 DELIMITAÇÃO DO TEMA E FORMULAÇÃO DO PROBLEMA DE PESQUISA Atualmente, a Gestão de Projetos abrange diversas áreas de uma organização, não estando conectadas somente as empresas que tem como atividade-fim os projetos. Mostra-se assim que para os projetos não existem barreiras, todo tipo de organização pode trabalhar com projetos, até mesmo partindo de suas atividades rotineiras. O Project Management Institute (PMI) ou Instituto de Gerenciamento de Projetos descreve projeto como um esforço organizacional com temporariedade determinada para a criação de um produto ou serviço único (KEELLING, 2006) Diante disso, é possível dizer que se podem transformar objetivos e metas de uma organização em projetos, pois estes possuem uma linha de tempo definida e tem a necessidade de gerenciamento e monitoramento de seus custos, escopo, tempo, pessoas e qualidade. Um dos macroprojetos existente nas empresas, independente do seu ramo de atuação, é o Planejamento Estratégico, envolvendo projetos setoriais e subprojetos dentro dos setores/departamentos. Prado (2004) afirma que não basta às organizações evoluírem um ou outro setor, necessitam evoluir todos os setores de forma integrada e estratégica para a sobrevivência e crescimento no mercado. Para o monitoramento e controle de todo o ciclo do projeto existem alguns softwares. O mais conhecido é o MS Project, criação da Microsoft desde 1985 (versão DOS). É uma ferramenta eficaz para o acompanhamento de projetos, tendo grande valia para definir tempo, etapas e controlar custos de projetos. Uma das dificuldades encontradas pelas organizações, principalmente as de menor porte (micro e pequenas empresas), é justamente como controlar e monitorar os objetivos e metas do Planejamento Estratégico por não encarar os mesmos como projetos e não utilizar nenhum tipo de ferramenta para controlar os planos setoriais.

19 Observando que a empresa escolhida para esta pesquisa possui pequeno porte, viu-se a chance de aplicar a ferramenta em estudo para realizar o monitoramento proposto por esta pesquisa. A Empresa Júnior de Administração EJA Consultoria, atuante no ramo consultorias empresarias, especificamente nas áreas de estratégia, marketing e recursos humanos, está no mercado paraibano desde É formada e gerida por alunos do curso de Administração da Universidade Federal da Paraíba UFPB. A EJA Consultoria é registrada no Conselho Regional de Administração CRA/PB e filiada ao Programa Paraibano de Qualidade PPQ. Seu foco de atuação é micro e pequenas empresas, especialmente as pertencentes a João Pessoa e região metropolitana. A empresa acredita na força e na evolução que um Planejamento Estratégico pode trazer a organização, e já encara seus objetivos como subprojetos do grande projeto que se deseja alcançar que é a sua visão, no entanto, o monitoramento torna-se ineficaz por não possuir um acompanhamento e não ter pessoas para gerenciar esse macro projeto. Diante dos fatos e informações apresentadas, temos a seguinte problemática: Quais as contribuições da implementação do MS Project para o monitoramento e controle do Planejamento Estratégico da Empresa Júnior de Administração EJA Consultoria? 1.2 OBJETIVOS GERAL E ESPECÍFICOS Objetivo Geral: Analisar a utilização do MS Project como ferramenta para monitorar o Planejamento Estratégico da Empresa Júnior de Administração EJA Consultoria Objetivos Específicos: Caracterizar o Planejamento Estratégico da Empresa Júnior de Administração EJA Consultoria; Propor a utilização do MS Project no Planejamento Estratégico na referida empresa; Verificar o monitoramento do Planejamento Estratégico da empresa citada;

20 Acompanhar o controle os objetivos e metas do Planejamento Estratégico da Empresa Júnior de Administração EJA Consultoria no MS Project; Analisar os resultados obtidos com a utilização do software estudado para o controle do Planejamento Estratégico da empresa em análise. 1.3 JUSTIFICATIVA O Planejamento Estratégico é algo imprescindível em qualquer organização, independente de seu tamanho ou porte. No entanto o que ainda se vê é a questão da dificuldade de seu monitoramento e controle. Prado (2004, p.166) comenta que: Uma pesquisa de 2003 mostrou que, no ambiente americano, dentre as empresas que implementaram algum tipo de gerenciamento de projetos, 20% estão avançando no sentido de implementar o gerenciamento corporativo, com base em alguma experiência prévia com o gerenciamento setorial já implantado. Em 60% delas temos apenas o gerenciamento setorial (sem planejamento estratégico e sem gerenciamento corporativo). Ou seja, em 2003 a maioria das empresas americanas apenas havia despertado para o assunto. Para melhor visualização dos resultados da pesquisa, observe-se o gráfico 1: 20% Apenas Gerenciamento de Projetos Setorial 20% 60% Possui também um Planejamento Estratégico Gerenciamento Corporativo em andamento Fonte: Prado (2004, p. 166) Gráfico 1 - Situação das Organizações Americanas em 2003 Certamente, após 2003, muitas novidades estão ocorrendo e, dentre elas, e com muito destaque, é a utilização do planejamento estratégico. (PRADO, 2004) Porter (2004) comenta que a ênfase dada hoje ao Planejamento Estratégico nas empresas dentro e fora dos Estados Unidos reflete a proposição de que existem benefícios significativos a serem obtidos com um processo explícito de formulação

21 de estratégia, garantindo que pelo menos as políticas dos departamentos funcionais sejam coordenadas e dirigidas visando um conjunto comum de metas. Diante dos fatos apresentados, pode-se comentar que uma forma de monitoramento para o planejamento estratégico pode ser o Gerenciamento Corporativo de Projetos, onde os objetivos da empresa deverão ser encarados como projetos a serem realizados pelos setores da organização e monitorados por um responsável, aqui denominado gerente. O interesse neste tipo de pesquisa é o fato de ser possível vincular o planejamento estratégico ao gerenciamento de projetos, mesmo a organização não tendo projetos como sua atividade fim. No caso, será utilizado um software como ferramenta de auxílio no controle do planejamento estratégico, o Microsoft Project. Do ponto de vista prático, será um estudo de grande valia para a empresa em análise, a Empresa Júnior de Administração EJA Consultoria, pois a mesma poderá usufruir de um novo formato de acompanhamento de seu planejamento estratégico, tendo assim uma probabilidade maior de que o mesmo não acabe tomando outras vertentes e tendo uma pausa no decorrer do seu andamento devido a uma falta de controle e monitoramento. Do ponto de vista teórico o estudo será de grande importância principalmente para os interessados na área de Estratégia, pois será uma nova forma de monitorar e controlar, e depois disso avaliar todo o planejamento estratégico da organização. Também terá valor para os interessados em Gerenciamento de Projetos, por saber a grande diversidade que os projetos podem ter dentro de uma organização, podendo ser aplicados tanto para megaprocessos como para atividades rotineiras da organização.

22 2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA Neste capítulo será mostrado o referencial teórico no qual se baseia este estudo. A seguir se apresentam questões da temática do Gerenciamento de Projetos, iniciando com a caracterização de um projeto, com todas as suas fases, o surgimento e evolução do Gerenciamento de Projetos, a importância do Planejamento Estratégico, a importância de aliar o Planejamento Estratégico com o Gerenciamento de Projetos, surgindo a partir disso o Gerenciamento Corporativo de Projetos e a necessidade de um software para o acompanhamento, monitoramento e controle dos projetos, nesse estudo será o Microsoft Project. 2.1 PROJETO Existem diversas definições para projeto. Algumas das mais comuns citadas por Casaroto Filho, Fávero e Castro (2006, p. 19) são que o termo projeto não possui um significado único, e é geralmente relacionado com o conjunto de planos, especificações e desenhos de engenharia. e define-se projeto como um conjunto de atividades interdisciplinares, interdependentes, finitas e não repetitivas. Elas visam a um objetivo com cronograma e orçamento preestabelecidos (...). Projeto, segundo definição do PMI (apud PRADO 2004, p. 25), é um esforço temporário para produzir um produto, serviço ou resultado único. De acordo com Heldman (2005, p.3): Os projetos têm natureza temporária, enquanto as atividades de operação são permanentes. Os projetos têm datas de início e fim definidas, e estarão concluídos quando as respectivas metas e objetivos forem cumpridos. Às vezes, terminam quando se chega à conclusão de que não é possível cumprir suas metas e objetivos, o que determina então seu cancelamento. Heldman (2005, p.3) continua comentando que um projeto é bem-sucedido quando atende (ou excede) as expectativas dos stakeholders (...) Também não podemos somente dizer que projeto é algo que será criado na organização, diferente de tudo que já existe na mesma. Prado (2004, p. 25) cita que: A partir da década de oitenta, as empresas se deram conta da enorme quantidade de projetos que são executados em suas instalações, o tempo todo. Selecionar novos talentos para a empresa é um projeto. Implementar um programa de qualidade total em uma seção da empresa é um projeto.

23 Substituir um equipamento é um projeto. Reestruturar um setor de uma organização é um projeto. Efetuar a padronização das operações rotineiras de uma nova seção da empresa é um projeto. Eles se repetem, mas cada vez que um projeto é executado, temos um produto algo diferente do que foi produzido na vez anterior. Então se pode afirmar que o projeto é refere-se a um conjunto de atividades relacionadas umas às outras, envolvendo pessoas que trabalham em equipe em prol de algo que tem um prazo final. (DUFFY, 2006) Segundo Casaroto Filho, Fávero e Castro (2006, p. 14) um projeto, por envolver a execução de um conjunto de atividades interdependentes em determinado período, e por ser único, possui um grau de risco e incerteza quanto a seu sucesso como empreendimento. Afirma Kerzner (2006, p. 15) que o projeto trata-se de um empreendimento com objetivo bem definido, que consome recursos e opera sob pressões de prazos, custos e qualidade. Duffy (2006, p. 8) condensa todas as definições dizendo que projeto é um trabalho executado, com um objetivo final bem definido Características de um Projeto De forma abrangente, Heldman (2005) aborda como características do projeto: Os projetos são únicos; Os projetos são de natureza temporária e têm datas definidas de início e fim; Os projetos estarão concluídos quando as metas forem alcançadas; Um projeto bem-sucedido é aquele que atende ou excede as expectativas dos stakeholders. Valle et al (2007) afirma que independente do objetivo, tamanho e complexidade dos projetos, todos compartilham de características comuns que são: Aprendizado pelos erros Como projetos são completados ou cancelados todos os dias, muito pouco é feito para aprender sobre o que aconteceu. Deve-se aproveitar a oportunidade para aprender algo. O segredo é aprender o máximo com as falhas para que as mesmas não aconteçam novamente no futuro;

24 Temporariedade Um projeto é formado pelo esforço temporário para o desenvolvimento de produto, serviço ou resultado. Pelo fato de não ser permanente, implica dizer que o projeto tem início, meio e fim. No entanto, embora os projetos sejam temporários, nem sempre seus resultados também o são. Estes podem perdurar por algum tempo, tendo seu ciclo de vida próprio; Singularidade Os projetos geram resultados exclusivos e singulares. O fato de existirem elementos repetitivos não muda a característica de singularidade do projeto; Progressividade É a elaboração progressiva do projeto, possibilitando seu desenvolvimento em etapas incrementais e singulares; Diferenciação do trabalho operacional Tanto projetos como trabalhos operacionais são realizados pelas empresas para se atingir objetivos. A principal diferença é que o projeto em como característica ser temporário e o trabalho operacional ser repetitivo e contínuo, ou seja, projetos devem atingir seu objetivo e ser finalizado e trabalho operacional deve objetivar a manutenção do negócio Ciclo de vida do projeto Normalmente em um projeto, o ciclo de vida abrange quatro fases distintas, tendo cada fase características, atividades, ferramentas e objetivos próprios. Essas fases são: planejamento; elaboração; implementação; e desativação. (DUFFY, 2006) Segundo Valle et al (2007), os projetos se caracterizam por serem finitos e delimitados pelo seu início, execução e sua finalização. Podem-se denominar estas características como o ciclo de vida do projeto, onde cada instituição possui sua maneira específica para representar esse ciclo. Heldman (2005) afirma que independente do tamanho do projeto, todos eles são divididos em fases e têm um ciclo de vida parecido com, no mínimo, um estágio inicial, uma fase intermediária e uma etapa final. A figura 1 detalha esse ciclo de vida que é basicamente utilizado em qualquer projeto, independente de sua singularidade, de acordo com o Project Management Body of Knowledge (PMBOK):

25 Fonte: PMI (2004:68 apud Valle 2007, p.70) Figura 1 - Ciclo de vida do Projeto PMBOK Normalmente, em certos projetos não é possível iniciar uma fase sem que haja validação da fase precedente. Por outro lado, é possível que as fases sejam iniciadas paralelamente, mas incorrendo risco de retrabalho, para alcançar prazos agressivos. (VALLE et al, 2007) É abordado por Valle et al (2007) que também pode-se observar um ciclo de vida estendido que incorporará as fases do gerenciamento de portfólio de projetos. Essas fases podem ser vistas na figura 2: Fonte: Valle (2007, p. 71) Figura 2 - Ciclo de Vida estendido do Projeto Valle et al (2007) detalha cada uma dessas fases: Identificação: registro e formalização das oportunidades; Categorização: segregação das oportunidades em grupos predefinidos;

26 Avaliação: estudo, análise e avaliação em cada um das oportunidades; Seleção: produção de uma lista das oportunidades com as melhores chances de se tornar projetos para a organização; Priorização: priorização da alocação de recursos da organização aos projetos selecionados; Balanceamento: consideração de projetos como um conjunto e avaliar se continuam a fazer sentido juntos; Início, fases intermediárias e término: fases do ciclo de vida de implantação do projeto; Operação: transição do projeto para operações; Avaliação dos resultados e benefícios: avaliação dos resultados e benefícios relacionados aos objetivos de negócio do projeto. Prado (2004) comenta que, finalizado o projeto, ao final do trabalho, teremos um conjunto de fluxogramas, documentos e funções e atribuições a serem aplicados na organização. 2.2 GERENCIAMENTO DE PROJETOS Abordagem histórica e evolução Valle et al (2007, p. 17) comenta que embora aparentemente o gerenciamento de projetos seja relativamente recente, estudos nos mostram que ele vem sendo estudado há muitos anos, e todo este conhecimento acumulado permitiu sua evolução com precisão. De acordo com o mesmo autor, o conceito de gerenciamento de projetos pode ser bastante antigo, vindo desde o tempo da construção das pirâmides do Egito, um grande projeto envolvendo por volta de 100 mil homens e tendo duração de, aproximadamente, 30 anos. Outras grandes construções da Antiguidade podem ser consideradas imensos projetos como a Muralha da China, o Coliseu na Itália e o Parthenon na Grécia. No século XX o grande salto para o gerenciamento de projetos foram seus primeiros estudos a partir do final da década de 1950, época da Guerra Fria, onde haviam grandes esforços dos Estados Unidos (EUA) e da antiga União Soviética (URSS) para mostrar quem tinha maior poder no mundo. Depois de ser surpreendido pelos soviéticos com o lançamento do satélite Sputnik, o

27 Departamento de Defesa dos EUA decidiu investir no desenvolvimento de novas técnicas para implementação de projetos militares. Foi assim que surgiu o Programa de Evolução e Revisão Técnica (PERT) para construir o míssil para submarinos Polaris, projeto este envolvendo 9 mil fornecedores e tendo um cronograma com mais de 70 mil tarefas pré-estabelecidas. (VALLE et al, 2007) Para Prado (2004) o Gerenciamento de Projetos desde a criação do projeto do míssil Polaris tem sofrido constantes mutações e evoluções. Prado (2004, p.31) afirma que: A criação do PMI (Project Manegement Institute) em 1969, seu crescimento extraordinário nos últimos anos e a importância do certificado PMP (Project Management Professional) no ambiente empresarial são verdadeiros marcos na história desta ciência. Sobre o crescimento do PMI, Kerzner (2006, p.26) também comenta: Ao longo das últimas três décadas, o Project Management Institute (PMI) viu crescer o número de seus associados de para mais de O maior crescimento ocorreu a partir do final da década de 1980, provavelmente devido a existência do processo de credenciamento para os gerentes de projetos. Desde o começo da década de 1990, a corrida pela excelência na gestão de projetos tem assumido importância cada vez maior. Seus benefícios são evidentes hoje tanto para os clientes como para os fornecedores. De fato, ter excelência em gestão de projetos se tornou uma arma competitiva que atrai novos empreendimentos e mantém os atuais clientes. (KERZNER, 2006) Toda a evolução do Gerenciamento de Projetos causou grandes modificações para as empresas como assegura Valeriano (2001, p. 90): O gerenciamento de projetos passou, nas últimas décadas, por evoluções que expandiram seu uso, ao migrar do emprego preferencial e quase exclusivo nos grandes empreendimentos, verdadeiros megaprojetos, para objetivos mais modestos, cada vez mais voltados para problemas setoriais, de negócios ou administrativos, em razão da evolução que vinha ocorrendo nas diferentes organizações, conforme já observado. Embora alargando imensamente suas áreas de aplicações, o gerenciamento de projetos aperfeiçoou continuamente seus processos, sua eficiência e sua eficácia (...). Para Valeriano (2001), o gerenciamento de projetos evoluiu instigado por pressões cada vez mais fortes, para um estágio de larga aplicação em quase todas as formas de atuação humanas. Pode-se dizer que a evolução do gerenciamento de projeto comporta três períodos:

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