APOSTILA MS-PROJECT CONCEITOS BÁSICOS

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1 APOSTILA MS-PROJECT CONCEITOS BÁSICOS GRUPO CMA PLANEJAMENTO

2 Sumário Visão Geral:... 4 Barra de Menus... 5 Barra de Ferramentas Padrão... 6 Barra de Formatação... 7 Barra de Modos... 8 Principais Visões:... 9 O Gráfico de Gantt: Tabelas do Gráfico de Gantt: A Planilha de Recursos: O Gráfico de Recursos: A Planilha de Uso do Recurso: A Planilha de Uso da Tarefa: O Diagrama de Rede: Abrindo um Novo Arquivo no MS Project: Criando um Modelo de Arquivo no MS Project: Salvando um projeto com senha Auto Salvamento Trabalhando com um Novo Arquivo: Defina o Escopo Básico do seu Projeto Defina a Data de Início do Projeto: Inserindo atividades periódicas ou recorrentes Para inserir uma atividade recorrente: Interrompendo tarefas Editando uma tarefa Exibindo os códigos da EDT Criando uma estrutura para as tarefas Alterando o relacionamento entre as atividades Restrição Alterar restrições e outras informações da tarefa Formatar a barra de tarefas Porcentagem concluída da tarefa Definindo a Duração das Tarefas: Duração Estimada Acompanhamento de um conjunto de atividades Para reagendar atividades que não foram realizadas no período previsto Determinando o Tipo de Tarefa: Unidades Fixas, Duração Fixa e Trabalho Fixo Como Escolher o Tipo de Atividade: Linhas de base Salvar uma linha de base Verificar tarefas atrasadas com a linha de base Caminho crítico Mostrar o caminho crítico de todas as tarefas Mostrar apenas tarefas críticas Analise PERT Realizar uma análise PERT usando os níveis de importância padrão Exibir as durações otimistas, esperadas e pessimistas Calendários Alterar um calendário: Atribuir um calendário a uma tarefa Atribuir um calendário existente para um projeto... 39

3 Atribuir um calendário específico para um recurso Editar o calendário específico de um recurso Redefinir calendários Opções avançadas de calendário Recursos O que são recursos de trabalho? O que são recursos materiais? Criar listas de recursos Alterar a agenda de trabalho de um recurso Atribuir recursos a uma tarefa Corrigir a duração de uma tarefa Agendamento controlado pelo empenho. Outro exemplo Verificar e editar a atribuições do recurso Substituição de recursos Horas extras Como o Microsoft Project calcula a Duração de uma Atividade Baseada nos Recursos Envolvidos Agendamento Controlado pelo Empenho em Atividades com Unidades Fixas Perfis de Alocação de Recursos nas Atividades (Delimitação do Trabalho) Trabalho em Hora Extra... 50

4 O MS Project Visão Geral: O MS Project é uma ferramenta automatizada de apoio à Gerência de Projetos, onde é possível planejar e acompanhar as atividades, recursos e demais variáveis de um projeto. 1 Veja abaixo algumas características da tela deste software Características da janela: 6 1. MS Project; 2. Barra de menus; 3. Barra de ferramentas; 4. Barra de formatação; 5. Barra de modos; 5. Barra de rolagem;

5 Barra de Menus A Barra de Menus do MS Project tem as seguintes opções: 1. ARQUIVO: Trata das operações com arquivos. 2. EDITAR: Cuida da edição. 3. EXIBIR: Fornece as diversas visões do projeto. 4. INSERIR: Trata da inserção de dados, colunas etc. 5. FORMATAR: Cuida da formatação de textos, tabelas, fontes, etc. 6. FERRAMENTAS: Disponibiliza ferramentas adicionais de trabalho. 7. PROJETO: Trata da inserção e ordenamento das informações relativas às tarefas e ao projeto. 8. JANELA: Trata da visualização da tela, projetos, etc. 9. AJUDA: Permite tirar dúvidas on-line. BARRA DE MENUS

6 Barra de Ferramentas Padrão Destacada na figura abaixo, a Barra de Ferramentas Padrão contém uma série de botões que servem de atalho para comandos que normalmente seriam acessados pela Barra de menus.

7 Barra de Formatação Destacada na figura abaixo, a Barra de Formatação, possui botões que são atalhos para comandos de formatação de tarefas e de textos.

8 Barra de Modos A Barra de modos exibe ícones de atalho com os modos de exibição mais freqüentemente usados no MS Project, nos quais você poderá clicar para mostrar o modo desejado. Barra de Modos

9 Principais Visões: Inicialmente, verificamos que o MS Project possui três formatos básicos para de exibir as informações. São eles: Os Gráficos - Que representam graficamente as informações. São gráficos os modos de exibição Gráficos de Gantt, Diagrama de Rede, Gráfico de Recursos e Calendário. As Planilhas - Que representam informações em linhas e colunas. Cada linha contém informações sobre uma tarefa ou recurso individual. Cada coluna contém um campo onde você insere informações específicas sobre tarefas ou recursos. (As colunas no Microsoft Project são, em geral, chamadas de campos.). Os Formulários Que representam informações em um formato semelhante a um formulário em papel. Eles mostram informações sobre apenas uma tarefa ou recurso de cada vez. Entretanto, como o MS Project possui variadas formas de visualizar as informações de um projeto e nem sempre estas são sempre necessárias, em nosso curso básico iremos estudar as formas de visualização que são essenciais para a elaboração e condução de projetos. Desta forma, as principais visões são: O Gráfico de Gantt; A Planilha de Recursos; O Gráfico de Recursos; A Planilha de Uso do Recurso; A Planilha de Uso da Tarefa; Diagrama de Rede.

10 O Gráfico de Gantt: Na elaboração e condução de projetos o Gráfico de Gantt é, sem dúvida, o mais utilizado e a mais importante visualização no MS Project Ele é o padrão de visualização quando incializamos o software. O modo de exibição Gráfico de Gantt exibe as informações sobre as tarefas relativas ao seu projeto tanto como texto quanto como gráfico de barras. Todas as informações que são inseridas como texto são também exibidas no formato de gráfico de barras. Use-o para: Criar e editar um projeto inserindo tarefas e durações de tarefas. Estabelecer relações seqüenciais para as tarefas. Atribuir pessoal e outros recursos à tarefa. Controlar o andamento de seu projeto. Alterar informações exibidas. Alterar a unidade de tempo que são exibidas. No lado direito desse modo de exibição, você pode usar as barras de Gantt para exibir graficamente as durações das tarefas e as datas de início e de término em uma escala de tempo. A posição relativa das barras de Gantt mostra a seqüência na quais as tarefas do seu projeto estão agendadas para ocorrer.

11 Tabelas do Gráfico de Gantt: Entrada: exibe informações básicas sobre as tarefas. Por exemplo: duração, datas de início e término, predecessoras e recursos. Use-o para; inserir tarefas, editar datas, criar vínculos, exibir dependências, atribuir recursos. Agenda: exibe informações de agendamento, incluindo datas de início e término agendadas, datas de início e término atrasadas, margem de atraso permitidas e total. Variação: enfatiza a variação entre datas de início e término reais e as datas de início e término da linha de base. Controle: Exibe informações reais sobre o projeto em oposição às informações agendadas. Você pode ver quando a tarefa começou e terminou. Custo: exibe informações de custo sobre as tarefas do projeto (custo, custo planejado, variação, custo real e custo restante). Uso: exibe tarefas do projeto e mostra seu trabalho, duração, datas de início e término. Resumo: fornece informação geral sobre as informações básicas do projeto. Hiperlink: exibe os vínculos de URL, levando a sites e arquivos da intranet. Trabalho: Exibe as informações sobre trabalho, duração e datas de início e término. Valor acumulado: utiliza categorias de gerenciamento de projetos para comparar relação entre trabalho e custos. Entrada PERT para AP: é usada em conjunto para outros recursos de análise PERT para avaliar a duração provável das tarefas.

12 A Planilha de Recursos: O modo de exibição Planilha de Recursos exibe as informações sobre cada recurso do Projeto. Use a Planilha de Recursos para: Inserir e editar informações sobre recursos do projeto; Analisar o número de horas de trabalho atribuídas a cada recurso; Analisar os custos dos recursos; Definir o tipo de recurso (Recursos de Trabalho ou Recursos Materiais).

13 O Gráfico de Recursos: O modo de exibição Gráfico de recursos exibe graficamente as informações sobre a alocação, o trabalho ou o custo dos recursos ao longo do tempo. Você poderá analisar as informações sobre um recurso de cada vez, sobre recursos selecionados ou sobre um recurso e os recursos selecionados ao mesmo tempo. Ao exibir esses dois tipos de informações, você verá dois gráficos (um para o recurso individual e outro para os recursos selecionados) de modo que possa compará-los. Use o Gráfico de Recursos para: Ver quais recursos estão superalocados e a porcentagem de superalocação. Verificar quantas horas cada recurso está agendado para trabalhar. Ver a porcentagem de capacidade em que cada recurso trabalha. Determinar quanto tempo um recurso tem disponível para trabalho adicional. Analisar os custos dos recursos

14 A Planilha de Uso do Recurso: A Planilha de Uso do Recurso exibe os recursos do projeto com as tarefas atribuídas agrupadas abaixo deles. Ela relaciona cada recurso ao trabalho que eles terão que desempenhar no projeto. Use a Planilha de Uso do Recurso para: Inserir e editar informações sobre as atribuições de tarefas de um recurso; Ver quais recursos estão superalocados e a porcentagem de superalocação. Distribuir as atribuições entre os recursos de maneira mais uniforme. Determinar quanto tempo cada recurso tem disponível para atribuições de trabalho adicionais. Verificar quantas horas cada recurso está agendado para trabalhar em tarefas específicas. Analisar os custos do recurso em uma tarefa específica. Variar a quantidade de trabalho que uma pessoa gasta em uma tarefa definindo delimitações do trabalho.

15 A Planilha de Uso da Tarefa: O modo de exibição Uso da tarefa exibe as tarefas do projeto com os recursos atribuídos agrupados abaixo delas. Use a Planilha de Uso da Tarefa Para: Atribuir pessoas e outros recursos às tarefas. Inserir e editar informações sobre tarefas e recursos, como, por exemplo, trabalho, datas de início e de término, custo, alocação de trabalho e disponibilidade de trabalho. Distribuir as atribuições de tarefas de maneira mais uniforme entre os recursos. Verificar quantas horas cada recurso está agendado para trabalhar em tarefas específicas. Variar a quantidade de trabalho que uma pessoa gasta em uma tarefa definindo delimitações do trabalho. Dividir uma tarefa para que a sua segunda parte seja iniciada em uma data posterior.

16 O Diagrama de Rede: O Diagrama de Rede é um modo de visualização que mostra as dependências entre as tarefas do projeto como um gráfico de fluxo de rede. As tarefas são representadas por caixas ou nós e as dependências de tarefa são representadas por linhas que conectam as caixas. Use o Diagrama de Rede Para: Criar e ajustar a sua agenda; Vincular tarefas para especificar a seqüência das tarefas e determinar as datas de início e término; Mostrar graficamente tarefas concluídas, em andamento ou ainda não iniciadas; Atribuir pessoas e outros recursos (como um equipamento) a tarefas específicas.

17 Abrindo um Novo Arquivo no MS Project: Ao abrir o MS Project pela primeira vez, ele apresentará uma janela com o software e outra com a sua ajuda. Utilize-se da ajuda do próprio software sempre que precisar. Ela é de grande auxílio em muitos questionamentos comuns durante o aprendizado. Feche ou minimize a ajuda. Em seqüência, vamos criar um modelo de trabalho.

18 Criando um Modelo de Arquivo no MS Project: O MS Project possui, por padrão, uma formatação própria que nem sempre representa aquilo que queremos utilizar em nossos projetos. Além disso, a criação de um modelo facilitará nossos trabalhos futuros. Como o MS Project aberto, siga os seguintes procedimentos: Clique, na Barra de Ferramentas, no ícone Novo; Na janela Informações sobre o projeto, clique em OK; Deverá abrir a seguinte janela: Como estaremos trabalhando com um modelo, não se faz necessário estabelecer a data de início de projetos agora. Então, basta apenas manter todas as informações e clicar em OK. Oportunamente estaremos aprendendo mais sobre esta janela de Informações sobre o projeto.

19 Na Barra de Ferramentas, clique no ícone Salvar; Deverá aparecer a seguinte janela: Siga os procedimentos abaixo: No campo Nome do arquivo, digite o nome para seu modelo. No campo Salvar como tipo, selecione Modelo. Clique em salvar. Nesta etapa, criamos um modelo de trabalho no MS Project, a etapa seguinte será a de formatá-lo segundo as nossas necessidades.

20 Salvando um projeto com senha No quadro Salvar, clique no botão Ferramentas e escolha Opções Gerais. Coloque uma senha de proteção ou de gravação. Auto Salvamento O Project 2000 também permite que se possa salvar automaticamente um arquivo de projeto em intervalos pré-definidos. Clique no menu Ferramentas Æ Opções Acesse a guia Salvar Indique o tempo que deseja salvar automaticamente. Indique se deseja salvar apenas o projeto ativo ou todos os projetos abertos. Confirme em OK.

21 Formatando o Modelo de Trabalho: Com a janela do nosso modelo aberta, siga os seguintes procedimentos: Defina o tipo de Cronograma Padrão, na Barra de Ferramentas, em Ferramentas/Opções/Calendário. Na pasta Calendário, na janela Opções, defina a estrutura padrão de trabalho da sua organização. Por exemplo, por padrão, o MS Project define a Hora de início padrão como sendo 09:00, se na sua organização o horário de início de trabalho for 08:00, digite este horário na janela respectiva. Faça as alterações necessárias aqui para definir o padrão de calendário da sua organização. Quando estiver terminado clique no ícone Definir como padrão e em OK.

22 Defina a carga horária padrão, os dias úteis e os feriados ao longo da duração do projeto em Ferramentas/Alterar Período de Trabalho. Nesta janela devemos alterar o padrão do MS Project 2000 para o período de trabalho desejado. Por padrão, este software não possui nenhum feriado marcado e o horário padrão é de 09:00 às 13:00 e de 14:00 às 18:00. Como exemplo, vamos alterar o horário padrão, de segunda-feira a sexta-feira, 08:00 às 12:00 e de 14:00 às 19:00. Para isso, na janela Alterar período de trabalho, no espaço Data(s) selecionada(s), clique nas letras dos respectivos dias que queremos modificar, segure o botão direito clicado e arraste passando de S, T, Q, Q até S. Você deverá ter a janela na aparência da figura acima. No espaço Definir a(s) data(s) selecionada(s) como: Modifique o horário para o nosso horário sugerido como exemplo. Este nosso procedimento irá modificar o horário para todos os dias da semana, de todos os meses e de todos os anos no MS Project. Caso você possa precisar modificar um dia específico, semana ou mês, basta clicar nos dias ou nas semanas ou no mês sem selecionar pelas letras da semana como feito acima. Por exemplo: vamos adicionar um feriado no dia 07 de setembro de 2005.

23 Utilizando a barra de rolagem do campo Data(s) selecionada(s), clique na seta para baixo ou para cima até que o calendário indique o mês de dezembro. Clique no dia 25 e em seqüência no espaço Período de Folga, no campo Definir a(s) data(s) selecionada(s), como na figura abaixo. Deste modo, podemos fazer qualquer adaptação no calendário do MS Project para que ele reflita exatamente o calendário que queremos. Ao final de sua formatação, clique em OK.

24 Trabalhando com um Novo Arquivo: Após ter criado um modelo de trabalho, salve o arquivo com o nome do seu projeto. Na Barra de Menu, clique em Arquivo e em Salvar como. Escolha uma pasta para guardar o arquivo do projeto e renomeie o arquivo com o nome do seu projeto.

25 Defina o Escopo Básico do seu Projeto Cada projeto tem um conjunto único de componentes: as tarefas envolvidas, as pessoas que as realizam e o objetivo do projeto que esperam alcançar. Para ajudá-lo a se lembrar de detalhes importantes e comunicá-los, você pode inserir informações sobre o projeto e consultá-las ou imprimi-las quando necessário. Siga os seguintes procedimentos: No menu Arquivo, clique em Propriedades. Na guia Resumo, insira as informações para o seu projeto, tal como as pessoas que gerenciarão o projeto e manterão o arquivo do projeto, o objetivo do projeto, recursos, curto, qualquer limitação conhecida que possa dificultar a obtenção do objetivo e outras anotações gerais sobre o projeto.

26 Defina a Data de Início do Projeto: Após a definição de um escopo básico para o nosso projeto e criar um novo arquivo, devemos designar uma data de início ou término provável do projeto. Caso você não queira ou não tenha certeza da data de início ou término do projeto, o Microsoft Project usará automaticamente a data atual como a data de início e você poderá inserir a data posteriormente. Para definir a data de início do projeto, siga os seguintes procedimentos: Clique em Projeto e Informações sobre projeto na barra de ferramentas Padrão; No campo Agendar a partir de, selecione se você deseja agendar a partir do fim ou do início do projeto. O agendamento A partir da data de início do projeto indisponibiliza que você escolha a data final do projeto. Toda a duração do projeto será calculada a partir do início estipulado. O agendamento a partir da data de término do projeto indisponibiliza que você selecione a data de início do projeto. Toda a duração do projeto será calculada a partir do final determinado. No campo Data de início, selecione a data desejada se você escolheu o agendamento a partir da data de início do projeto; No campo Data de término, selecione a data desejada se você escolheu o agendamento a partir da data de término do projeto; Clique em OK.

27 Inserindo atividades periódicas ou recorrentes Pode-se observar que algumas atividades se repetem durante todo o projeto, seja diariamente, semanalmente, mensalmente ou anualmente, ocorrendo sempre em intervalos regulares. Para inserir uma atividade recorrente: No campo nome da tarefa, selecione a linha abaixo da qual a atividade recorrente deverá ser criada. Acesse o menu Inserir Æ tarefa recorrente Digite o nome da tarefa Na caixa Duração, digite o tempo necessário para uma única ocorrência da atividade. Em padrão de ocorrência, escolha Diariamente, Semanalmente, Mensalmente ou Anualmente. Em intervalo de recorrência, digite uma data de início na caixa Inicio e selecione Termina após ou Termina em para especificar uma data de conclusão ou o número de repetições desejado. Determine qual o tipo de calendário e clique em OK. Interrompendo tarefas Ao ajustar o cronograma de um projeto, talvez seja necessário que uma determinada atividade seja interrompida por um determinado período, sendo retornada posteriormente. Para interromper uma atividade: Menu exibir Æ Gráfico de Gantt Clique no botão Dividir Tarefa Clique na barra de Gantt da atividade, na área da barra referente à data em que a divisão deverá ocorrer e arraste para a segunda parte da barra para a data na qual o trabalho deverá recomeçar. Editando uma tarefa Clique duas vezes sobre a tarefa para exibir o quadro Informações sobre a tarefa.

28 Exibindo os códigos da EDT Os códigos da estrutura de divisão do trabalho (EDT) são códigos alfanuméricos que identificam a posição exclusiva de cada tarefa na estrutura de tópicos do projeto. Selecione o modo de exibição de Gráfico de Gantt. Selecione a coluna nome da tarefa. Menu Inserir Æ Coluna Na caixa nome do campo, escolha EDT. Clique em OK. Criando uma estrutura para as tarefas Depois de decidir a ordem das tarefas você estará pronto para colocá-la em seqüência vinculando tarefas selecionadas. Por exemplo, algumas tarefas podem precisar ser terminadas antes de uma tarefa sucessora. Para vincular duas ou mais tarefas: No campo nome da tarefa, selecione duas ou mais tarefas que deseja vincular. Clique no botão vincular tarefas. O Project cria um vínculo de término a início entre as tarefas por padrão. Você pode alterar este vínculo clicando duas vezes na linha que liga as tarefas dentro do gráfico.

29 Tipos de dependência entre as tarefas Uma dependência entre tarefas é a relação entre duas tarefas na qual uma depende do início ou do término de outra para começar ou terminar. A tarefa que depende da outra tarefa é a sucessora e a tarefa da qual ela depende é a predecessora. Quando você cria um vínculo entre duas tarefas, o Microsoft Project calcula as datas de início e de término da sucessora com base na data de início ou de término da predecessora, no tipo de dependência e na duração da sucessora. No Microsoft Project, você pode vincular predecessoras e sucessoras com quatro tipos de dependências entre tarefas. A natureza da dependência entre a predecessora e a sucessora determina o tipo de dependência entre tarefas a ser usado: Dependênci as entre Exemplo Descrição tarefas Término-a- Início (TI) Início-a- Início (II) Término-a- Término (TT) Início-a- Término (IT) A tarefa (B) não pode ser iniciada até a tarefa (A) ser concluída. Por exemplo, se você tiver duas tarefas "Construir cerca" e "Pintar cerca," "Pintar cerca" não poderá ser iniciada até "Construir cerca" ser concluída. Esse é o tipo mais comum de dependência. A tarefa (B) não pode ser iniciada até a tarefa (A) começar. Você possui duas tarefas "Despejar concreto em fundação" e "Nivelar concreto"; "Nivelar concreto" não pode ser iniciada até "Despejar concreto em fundação" começar. A tarefa (B) não pode ser concluída até a tarefa (A) terminar. Por exemplo, se você possuir duas tarefas, "Adicionar rede elétrica" e "Inspecionar rede elétrica", "Inspecionar rede elétrica" não poderá ser concluída antes de "Adicionar rede elétrica" terminar. A tarefa (B) não pode ser concluída até a tarefa (A) começar. Esse tipo de dependência pode ser usado para o agendamento oportuno até uma etapa ou a data de término do projeto para minimizar o risco de uma tarefa terminar atrasada se as suas tarefas dependentes forem adiadas. Se uma tarefa relacionada precisar terminar antes da etapa ou da data de término do projeto, sem importar exatamente quando, e você não desejar que um término atrasado afete a tarefa oportuna, você poderá criar uma dependência IT entre a tarefa que deseja que seja agendada como oportuna (a predecessora) e a sua tarefa relacionada (a sucessora). Dessa forma, se você atualizar o andamento da tarefa sucessora, as datas agendadas da tarefa predecessora não serão afetadas. Alterando o relacionamento entre as atividades No gráfico de Gantt, clique duas vezes na seta de representação da dependência no gráfico de Gantt Escolha na caixa de dialogo Tipo, a forma de relacionamento entre as atividades.

30 Restrição Restrição ou limitação que você ou o Project impõe à data de inicio e termino da tarefa. Por exemplo, você pode determinar que uma tarefa inicie em uma data específica ou termine no máximo até uma data específica. Quando você adiciona uma nova tarefa a um projeto agendado a partir do início, o Project atribui a restrição o mais breve possível. Quando é agendada a partir do término ele atribui a restrição o mais tarde possível. Alterar restrições e outras informações da tarefa Clique sobre a tarefa na lista de tarefas com o botão direito do mouse. Em seguida escolha informações da tarefa. Formatar a barra de tarefas Para alterar o formato da barra, trocando cores e textos, clique duas vezes sobre a barra no gráfico de Gantt. Porcentagem concluída da tarefa Quando você específica a porcentagem concluída de uma tarefa, o Project calcula a duração real e a duração restante. A duração real é a quantidade de tempo que uma tarefa esteve em andamento. Clique no menu Exibir Æ Tabela Æ Controle. Digite a porcentagem concluída e veja como os cálculos são realizados. Para alterar rapidamente a % de conclusão das tarefas, clique no menu Exibir e escolha Gráfico de Controle. Clique então no nome da tarefa e arraste o controle do gráfico para alterar a porcentagem. Observação: você pode clicar duas vezes no nome da tarefa para abrir o quadro de informações e alterar a porcentagem. Definir uma tarefa como cem por cento concluída. Basta clicar no botão 100% da barra de ferramenta de controle.

31 Definindo a Duração das Tarefas: Duração é o período total de trabalho ativo necessário para a conclusão de uma tarefa. É geralmente o período de trabalho do início ao término de uma tarefa, conforme definido pelo calendário do projeto e de recursos. A duração decorrida é o tempo que a tarefa levará para ser concluída, com base em um dia de 24 horas e uma semana de 7 dias, inclusive feriados e outros dias de folga. Minutos, horas, dias e semanas podem ser inseridos em uma duração decorrida. Não se deve inserir datas nos campos Início e Término de cada tarefa. O Microsoft Project calcula as datas de início e de fim com base na duração da tarefa e em como elas são relacionadas. O valor de duração é seguido de uma abreviação de unidade de tempo. Para inserir uma duração, em cada tarefa, no campo Duração, digite a quantidade de tempo que cada tarefa levará em meses, semanas, dias, horas ou minutos, sem contar o período de folga. Você pode usar as abreviações a seguir: meses = me semanas = s dias = d horas = h minutos = m Duração Estimada Duração estimada é uma duração para a qual você tem informações suficientes apenas para determinar um valor provisório e não final. Para que outros membros da equipe saibam imediatamente o seu status, uma duração estimada é claramente marcada por um ponto de interrogação após a unidade de duração. Acompanhamento de um conjunto de atividades Se várias atividades foram iniciadas e concluídas pontualmente, pode-se definir as informações reais de inicio e término de todas essas atividades ao mesmo tempo. Para atualizar um conjunto de atividades: Selecione as atividades que foram iniciadas e concluídas pontualmente. Menu Ferramentas Æ Controle Æ Atualizar projeto

32 Digite a data de atualização dos trabalhos. Escolha se a atualização será permitida integralmente ou se percentuais intermediários serão permitidos. Determine se todo o projeto será atualizado ou apenas as tarefas selecionadas. OK Você pode se desejar utilizar o botão Atualizar como agendado. Para reagendar atividades que não foram realizadas no período previsto. Selecione as atividades que estão atrasadas com relação à data atual do projeto Menu Ferramentas Æ Controle Æ Atualizar projeto Selecione Reagendar Trabalho não concluído para iniciar após e determine a nova data de início para as atividades atrasadas. Determine no campo Para se todo o projeto será reagendado ou se apenas as atividades selecionadas. OK. Você pode usar a ferramentas Reagendar Trabalho

33 Determinando o Tipo de Tarefa: Para determinarmos o tipo de tarefas, precisamos entender o que são tarefas que possuem controle de empenho ou não possuem controle de empenho. O agendamento controlado pelo empenho indica que à medida que você adicionar recursos a uma atribuição de tarefa, o trabalho será redistribuído entre todos os recursos para manter de um modo geral a mesma quantidade de trabalho para a tarefa. Da mesma forma, nas tarefas controladas pelo empenho, se você remover recursos das mesmas, o trabalho será redistribuído entre os recursos restantes, novamente, para manter a mesma quantidade de trabalho de um modo geral. Por exemplo, em uma tarefa de pintura de uma sala, se dissermos que para pintar esta sala um determinado pintor consegue pintá-la em 08 (oito) horas, intuitivamente, sabemos que se em vez de um pintor nós tiver dois pintores, a tarefa de pintar esta sala deverá demorar menos. Ou seja, ao adicionarmos mais recurso a uma tarefa, a duração desta modificou. Então esta é uma atividade (pintar paredes) que possui controle de empenho. Do mesmo modo, em uma tarefa de pilotar avião, se dissermos que em uma viagem de Brasília a São Paulo, com um piloto, o vôo demora 1 hora e 30 minutos, não importa a quantidade de pilotos que pilotem o avião, a duração do vôo será a mesma. Ou seja, ao adicionarmos mais recursos à tarefa, a duração desta não se modificou. Logo, esta é uma atividade que não possui controle de empenho. Unidades Fixas, Duração Fixa e Trabalho Fixo. Devemos além de determinar se a tarefa tem ou não controle de empenho, verificar se desejamos que ela tenha Unidades Fixas ou Duração Fixa ou Trabalho Fixo. A manutenção da quantidade de trabalho constante no agendamento controlado pelo empenho poderá ocasionar vários efeitos na duração e nas unidades dependendo do tipo de tarefa. Por padrão, no MS Project as tarefas são de Unidades Fixas e controladas pelo empenho. Isso significa que quanto mais recursos forem atribuídos a uma tarefa, menor será o trabalho que cada recurso precisará executar. Como se trata de uma tarefa de unidade fixa, isso terá o efeito adicional de reduzir a duração. Se você tiver uma tarefa de Duração Fixa e controlada pelo empenho, quanto mais recursos forem atribuídos, menor será o trabalho que cada recurso precisará fazer para concluir a quantidade de trabalho reduzida da atribuição. Como se trata de uma tarefa de duração fixa, isso terá o efeito adicional de que cada recurso poderá ter um esforço menor, isto é, menos unidades de atribuição.

34 Por sua natureza, uma tarefa de Trabalho Fixo é controlada pelo empenho. Exatamente como ocorre com as tarefas de unidades fixas controladas pelo empenho, se você adicionar recursos, o trabalho será distribuído entre as atribuições e a duração diminuirá. Como Escolher o Tipo de Atividade: Para determinar o tipo de atividade, siga os seguintes passos: No Gráfico de Gantt, no campo Nome da Tarefa, para cada tarefa, clique duas vezes sobre ela; Na janela, Informações sobre a tarefa, na pasta Avançado, selecione se a tarefa tem controle de empenho ou não; Na mesma janela, determine no campo Tipo de Tarefa se a mesma possui Unidades Fixas ou Duração Fixa ou Trabalho Fixo.

35 Linhas de base Uma linha de base é um conjunto de estimativas-chave originais sobre seu projeto. As estimativas que ela contém são pontos de referência permanente com base nos quais você poderá comparar as informações atualizadas sobre as tarefas, recursos, atribuições e custos inseridas no plano de projeto. A linha de base permite controlar variações. Quais informações sobre tarefas são salvas em uma linha de base? Datas de início e termino. Tarefas divididas Durações. Trabalho dividido em fases. Trabalhos. Custos divididos em fases. Custos A linha de base é essencial para controlar o andamento. As estimativas originais que ela contém são pontos de referência permanentes, com base nos quais você poderá comparar as informações atualizadas sobre tarefas, recursos, atribuições e custos inseridas no plano do projeto durante o projeto, incluindo as informações reais registradas. Alguns exemplos dessas informações são as durações reais das tarefas, os custos dos recursos divididos em fases e o trabalho concluído em uma atribuição. Se você criar uma linha de base, poderá controlar o andamento exibindo as variações entre as estimativas da linha de base e os dados agendados. Por exemplo, se você estimar o custo de uma tarefa em R$50,00, mas registrar um custo agendado de R$60,00, a variação de custo será de R$10,00. Monitorando as variações regularmente, você poderá tomar medidas para garantir que o projeto não se afaste de suas estimativas originais. No entanto, observe que você só poderá exibir as variações dos itens para os quais inseriu estimativas da linha de base. Por exemplo, se você não inserir os custos dos recursos antes de salvar uma linha de base, não poderá exibir as variações de custo dos recursos. Salvar uma linha de base Menu Exibir Æ Gráfico de Gantt Selecionar as tarefas Menu ferramentas Æ Controle Æ Salvar linhas de base. Clique nas tarefas para selecionálas. Verificar tarefas atrasadas com a linha de base Menu Exibir Æ Gantt de controle. Menu Exibir Æ Tabela Æ Variação.

36 Caminho crítico O caminho crítico é a série de tarefas (ou até mesmo uma única tarefa) que determina a data de término calculada do projeto. Ou seja, quando a última tarefa do caminho crítico for concluída, o projeto estará concluído. Se for importante que o projeto termine na data agendada, preste atenção às tarefas do caminho crítico e aos recursos atribuídos a elas. Esses elementos determinam se o projeto terminará no prazo final. Geralmente, essas tarefas estão inter-relacionadas através de dependências entre tarefas. Embora provavelmente existam várias redes de tarefas desse tipo no plano do projeto, a rede que terminar por último será o caminho crítico do projeto. As tarefas que não podem ser adiadas sem afetar a data de término do projeto são chamadas de tarefas críticas. Em um projeto típico, várias tarefas possuem alguma margem de atraso e, portanto, podem ser adiadas um pouco sem afetar a data de término do projeto. A margem de atraso é a quantidade de tempo que uma tarefa pode ser adiada sem atrasar outras tarefas ou afetar a data de término do projeto. Ao modificar tarefas para resolver superalocações, ajustar custos ou revisar o escopo, tenha em mente as tarefas críticas e lembre-se de que as alterações efetuadas nelas afetarão a data de término do projeto. As tarefas críticas constituem o caminho crítico da agenda. Uma tarefa torna-se crítica quando satisfaz qualquer uma das condições a seguir: Sua margem de atraso é 0. Possui uma restrição de data Deve iniciar em ou Deve terminar em. Possui uma restrição O mais tarde possível em um projeto agendado a partir da data de início. Possui uma restrição O mais breve possível em um projeto agendado a partir da data de término. Sua data de término é igual ou posterior a seu prazo final. Uma tarefa deixa de ser crítica quando é marcada como concluída, pois não pode mais afetar a conclusão das tarefas sucessoras ou a data de término do projeto. Se desejar antecipar a data de término do seu projeto, você precisará antecipar as datas das tarefas do caminho crítico. Para fazer isso você poderá: Reduzir a duração ou o trabalho de uma tarefa Revisar dependências entre as tarefas Agendar horas extras Atribuir recursos adicionais

37 Mostrar o caminho crítico de todas as tarefas Menu Exibir Æ Mais modos de exibição. Clique em Gantt detalhado e aplicar. Mostrar apenas tarefas críticas Menu Exibir Æ Gráfico de Gantt Na caixa filtro, escolha crítica. Analise PERT PERT (Programa, avaliação, técnica e análise) é um processo segundo o qual é avaliado um resultado provável com base em três cenários: melhor caso, caso esperado e pior caso. O resultado em questão pode ser a duração de uma tarefa, data de início ou término. Quando você insere um valor otimista, esperado e pessimista para uma tarefa e clica em calcular PERT na barra de ferramentas Análise PERT, o Project calcula a duração provável da tarefa selecionada e coloca este valor no campo duração. Ao alterar a importância que o Project atribui a cada uma das três durações estimadas, você pode ajustar a estimativa provável para que ela seja mais precisa. Altere importância clicando em níveis de importância PERT. Realizar uma análise PERT usando os níveis de importância padrão. Na barra de Análise PERT, clique em Planilha Entrada p/ PERT. Insira as durações otimistas, esperadas e pessimistas. Clique em calcular PERT. Exibir as durações otimistas, esperadas e pessimistas. Na barra de análise PERT, clique em Gantt otimista, Gantt esperado e Gantt pessimista. Calendários Calendários determinam como os recursos atribuídos a tarefas não agendadas. Os calendários base são conjuntos de dias e períodos de trabalho e de folga que os outros 3 tipos de calendário utilizam: Os calendários base podem ser usados para calendários de projetos e de tarefas e fornecem a base dos calendários de recursos. Os calendários de recursos e de projeto quando o trabalho nas tarefas pode ocorrer, assegurando que os recursos sejam agendados apenas quando estiverem disponíveis para o trabalho. Os calendários de recursos afetam os recursos. Eles se baseiam nos calendários base e podem ser: Padrão: de 2ª a 6ª feira das 8:0 17:0 horas com 1 hora de almoço. 24 horas: contínuo, sem parar. Turno da noite: noturno de segunda à noite até sábado de manha. Das 23:00 às 8:00 horas com uma hora de intervalo.

38 Alterar um calendário: Menu ferramentas Æ alterar período de trabalho. Atribuir um calendário a uma tarefa No campo nome da tarefa, selecione a tarefa. Clique em informações sobre as tarefas e depois em avançado. No calendário, escolha o calendário que deseja usar. Marque a caixa o agendamento ignora calendários de recursos p/ que o calendário de tarefas ignore calendários de recursos, se aplicável. Atribuir um calendário existente para um projeto Menu Projeto Æ Informações sobre o projeto No campo calendário, escolha o calendário-base desejado. Atribuir um calendário específico para um recurso Pro definição o calendário do projeto é o calendário de todos os recursos, na medida em que os adiciona. Pode-se atribuir um calendário base diferente ao recurso, ou até mesmo modificar o calendário do recurso individual, de modo a refletir a exata disponibilidade do recurso. Se, por exemplo, em um projeto com o calendário de projeto Padrão, você tem um recurso que precisa trabalhar no turno da noite, você precisa modificar o calendário base para este recurso. Para realizar esta alteração: Selecione o modo de exibição Planilha de Recursos ou clique no menu Exibir Æ Planilha de recursos. Selecione o recurso para o qual deseja atribuir o novo calendário Dê um clique duplo nesse recurso. Clique na guia período de trabalho. Clique na caixa calendário-base e atribua o calendário para este recurso. Editar o calendário específico de um recurso Menu Exibir Æ planilha de recursos Selecione o recurso desejado Dê um duplo clique nesse recurso Clique na guia período de trabalho Altere o calendário de recurso Redefinir calendários Menu Ferramentas Æ alterar período de trabalho. Selecione os dias e clique em usar padrão.

39 Opções avançadas de calendário Menu Ferramentas Æ Alterar período de trabalho Clique em opções Clique na guia calendário.

40 Recursos Você deve atribuir recursos a uma tarefa quando desejar: 1. Controlar a quantidade de trabalho feito pelas pessoas e pelos equipamentos atribuídos à tarefa ou monitorar materiais usados. 2. Ter mais flexibilidade no agendamento de tarefas 3. Monitorar recursos com pouco ou muito trabalho atribuído. 4. Manter controle dos custos de recursos. O que são recursos de trabalho? Os recursos de trabalho são as pessoas e os equipamentos que concluem as tarefas dedicando tempo (ou trabalho) às mesmas. Os recursos de trabalho são diferentes dos recursos materiais, que são estoques consumíveis usados para concluir uma tarefa. Quando você configura um recurso de trabalho, faz isso no contexto de tempo. Você define um novo recurso de trabalho indicando quando tempo ou quantas unidades máximas o recurso pode dedicar ao projeto como um todo: período integral (100%), meio período (50%, por exemplo) ou vários (por exemplo, 300% para três carpinteiros no projeto). Da mesma forma, quando você atribui um recurso de trabalho a uma tarefa, especifica a parcela do tempo do recurso disponível para a tarefa. A isso se denomina unidades de atribuição. O recurso pode ser atribuído em período integral (100%) na atribuição, meio período (20%, por exemplo, com o tempo restante disponível para outras atribuições) ou vários (por exemplo, 200% para dois bombeiros atribuídos a uma tarefa). O que são recursos materiais? Os recursos materiais são suprimentos, estoques ou outros itens consumíveis usados para concluir as tarefas no projeto. Dentre os exemplos de recursos materiais está concreto, aço, canos, madeira e vidro. Os recursos materiais são diferentes dos recursos de trabalho como pessoas e equipamentos, que utilizam o tempo em vez de materiais para concluir as tarefas. Ao configurar um recurso material, você estabelece que se trata de um material em vez de um recurso de trabalho. Também define o rótulo do material ou a unidade de medida do mesmo. Os exemplos de rótulos incluem jardas cúbicas, toneladas e caixas. Ao atribuir um recurso material a uma tarefa, especifique o consumo de material para a atribuição como, por exemplo, 10 toneladas de aço para uma atribuição específica. Você também pode estabelecer se o uso do material se baseia no tempo (consumo de material variável) ou não (consumo de material fixo). Aprenda como ajustar as taxas de consumo de material em uma atribuição.

41 Os recursos materiais diferem dos recursos de trabalho de várias formas Os campos de taxa de horas extras e de grupo de trabalho encontram-se desativados. Não é possível especificar a disponibilidade da unidade. Os recursos materiais não são redistribuídos. Os recursos materiais não utilizam calendários de recursos. O custo por uso funciona de forma diferente que nos recursos de trabalho. Criar listas de recursos No menu Exibir Æ Planilha de recursos Menu Exibir Æ tabela de entrada No campo nome do recurso, digite o nome do recurso. Indique um grupo para o recurso. Indique se o recurso é de material ou de trabalho. Para cada recurso de trabalho, (pessoas ou equipamentos) digite um numero de unidades de recurso disponíveis para este recurso no campo unidades máximas. Por exemplo, 300% para indicar 3 unidades. Se o recurso for de material, no campo rótulo, indique a unidade de medida, por exemplo: Kg. Alterar a agenda de trabalho de um recurso As horas de trabalho e os dias de folga, são definidos no calendário de projeto. Quando um recurso individual trabalha com uma agenda totalmente diferente, ou quando precisa lidar com férias ou problemas de equipamento, você pode modificar um calendário de recursos individual. Na planilha de recursos, selecione o recurso desejado. Menu projeto Æ informações sobre o recurso Æ período de trabalho. Selecione os dias que deseja alterar. Clique em usar período de folga, usar padrão ou período de trabalho não padrão. O padrão é de segunda a sexta das 8:00 as 12:00 e 13:00 as 17:00 horas. Caso escolha um período não padrão você pode especificar horários diferentes. Se um novo grupo de recursos tiver as mesmas horas de trabalho, crie um novo calendário base para eles. Clique no menu Ferramentas Æ alterar período de trabalho. Clique em novo e digite um nome para o calendário.

42 Atribuir recursos a uma tarefa Você pode atribuir mais de recurso a uma tarefa e especificar se o recurso trabalha em período integral ou meio período em uma tarefa. Se o trabalho atribuído ao recurso excede a alocação do período integral diária indicada no calendário de períodos de trabalho do recurso, o Project exibe o nome do recurso superalocado em vermelho, nos modos de exibição do recurso. Menu exibir Æ gráfico de gantt Selecione a tarefa e depois no botão atribuir recursos Para atribuir um recurso de meio período, selecione uma porcentagem menor que 100% na coluna unidades. Para atribuir mais de um recurso, digite um valor maior que 100%. Clique em atribuir. Corrigir a duração de uma tarefa À medida que você atribui mais recursos a uma tarefa, o Project diminui automaticamente a duração da tarefa. Por exemplo, uma tarefa com a duração de um dia e um recurso atribuído tem 8 horas de trabalho. Com o agendamento controlado pelo empenho, se você atribuir um segundo recurso, a tarefa ainda terá 8 horas, mas será reduzida para metade de um dia. Menu Exibir Æ gráfico de Gantt. Selecione a tarefa. Clique em informações sobre a tarefa e depois em avançado. Desmarque a caixa controlado pelo empenho e OK. Agora quando atribuir um recurso adicional a duração da tarefa não será alterada. Agendamento controlado pelo empenho. Outro exemplo Uma tarefa de 32 horas de trabalho, agendada com duração de dois dias. Para isso têm-se dois recursos trabalhando 8 horas por dia. Se um recurso for removido da tarefa a duração aumentará para 4 dias, enquanto o empenho necessário para concluir a tarefa (32 horas) permanecerá inalterado. Para desativar o agendamento controlado pelo empenho: Menu ferramentas Æ opções Æ guia agenda Æ desmarque a caixa as novas tarefas são controladas pelo empenho. Verificar e editar a atribuições do recurso O modo uso do recurso mostra recursos do projeto com as tarefas atribuídas agrupadas abaixo deles. Usando o modo de exibição Uso do Recurso você pode descobrir quantas horas cada recurso está agendado para trabalhar em tarefas específicas e ver quais os recursos estão superalocados. Você também pode determinar quanto tempo cada recurso tem disponível para atribuições de trabalho adicionais. Menu exibir Æ uso do recurso. Na coluna nome do recurso, examinar as atribuições do recurso.

43 Para reatribuir uma tarefa de uma pessoa para outra, selecione a linha inteira, posicione o ponteiro sobre o campo de identificação (a coluna mais à esquerda) e arraste a tarefa para seu novo local.

44 Substituição de recursos Quando for necessária a substituição de um recurso por outro, não é preciso remover o recurso a ser substituído para depois inserir o novo. Para substituir recursos: Selecione a atividade que terá recursos substituídos; Clique em atribuir recursos Selecione o recurso atribuído que deseja substituir Clique em substituir Selecione um ou mais recursos para atribuir como substitutos e suas quantidades. Clique em OK.

45 Horas extras O volume de trabalho em um recurso atribuído a uma atividade agendada além das horas normais disponíveis será cobrado como horas extras do recurso. O trabalho de horas extras não constitui trabalho adicional na atividade, não tendo período definido para realização. Por exemplo, se um recurso estiver em 24 horas de trabalho com 8 horas extras, o total de trabalho continuará a ser 24 horas: 16 horas regulares e 8 horas extras. A hora extra é inserida somente em recursos de trabalho a fim de diminuir o tempo que o recurso leva para concluir a atividade. Normalmente as horas extras são utilizadas para diminuir a duração da atividade. Quando as horas extras são inseridas para um recurso em uma atividade, o programa recalcula o período da atribuição substituindo as horas extras do total de horas trabalhadas. Para inserir horas extras: Alterne para o modo de exibição Uso do recurso ou uso da tarefa, Insira o campo Trabalho de horas extras em uma nova coluna na tabela do uso do recurso ou uso da tarefa através do menu Inserir Æ coluna Na área onde o trabalho é lançado, clique com o botão direito do mouse e escolha estilos de detalhe... Na tela, selecione Trabalho em Horas extras e clique em Mostrar. Clique em OK Digite o valor do trabalho em horas extras na coluna criada. Todo o cronograma e os custos do projeto são recalculados, considerando-se os valores de horas extras criados.

46 A quantidade de trabalho de horas extras especificadas não é adicionada à quantidade de trabalho da tarefa porque o trabalho sempre representa a quantidade total de trabalho. O trabalho de horas extras representa simplesmente a parte da quantidade total de trabalho que deve ser considerada e classificada como trabalho de horas extras. Quando se inserir o trabalho de horas extras, a duração da tarefa será reduzida. Como o Microsoft Project calcula a Duração de uma Atividade Baseada nos Recursos Envolvidos O Microsoft Project calcula a duração de projetos tendo por base, ou não, a alteração da quantidade de recursos da atividade. Os tipos de controle de agendamento disponíveis no Project 2000 são: unidades fixas; trabalho fixo; duração fixa. Ao calcular o agendamento do projeto, o Microsoft Project calcula a seguinte expressão: Duraçao = Trabalho / Unidades Essa relação é gravada na primeira vez em que os recursos foram inseridos na atividade. Quando se altera a quantidade de recursos, a duração e a quantidade de horas de trabalho se ajustarão para manterem o equilíbrio entre os fatores, de acordo com o que está definido no tipo de tarefa. Para alterar o tipo de tarefa de uma tarefa isolada: 1. dê um clique duplo ou pressione a ferramenta Informações sobre a tarefa ; 2. selecione a guia Avançado; 3. na caixa Tipo de tarefa, escolha o tipo de atividade desejado. Se o tipo de tarefa atribuído for Unidades fixas, ao dobrar a atribuição, a quantidade de trabalho que um recurso precisa realizar (através do modo de exibição Uso da Tarefa ou Uso do Recurso), o Project 2000 dobrará a duração da atividade para comportar a nova necessidade de trabalho, mantendo a quantidade de recursos fixa. Se o tipo de tarefa atribuído for Duração fixa, ao dobrar a quantidade de recursos de trabalho atribuídas, o project 2000 manterá a duração da atividade constante, mas dobrará a quantidade de trabalho a ser realizada. Se o tipo de tarefa atribuído for Trabalho fixo, ao dobrar a quantidade de recursos de trabalho atribuídas, o Project 2000 reduzirá a duração da atividade pela metade para comportar a quantidade de trabalho preestabelecida. Ao usar essas opções de agendamento padrão do Project 2000, o usuário normalmente insere atividades, define durações e dependências, bem como faz a atribuição de recursos. Fica a cargo do mecanismo de cálculo do Project 2000 calcular as datas de início e término das atividades a partir da quantidade de trabalho calculada. Por padrão, a alteração das durações das tarefas altera a quantidade de trabalho dos recursos atribuídos. No entanto, algumas vezes a equipe do projeto necessitará exercer um controle direto sobre a quantidade de trabalho atribuída aos recursos nas atividades e irá preferir que o Microsoft Project determine a duração do trabalho e as datas de início e término inseridas. Isso será útil se, em vez de gerenciar tarefas, o seu foco for o gerenciamento de recursos, especialmente quando estiver envolvida a cobrança por hora. É possível fazer isso transformando todas as tarefas em tarefas de trabalho fixo e inserindo seus próprios valores de trabalho.

47 Se desejar implementar de um modo definitivo um dos três tipos de agendamento: 1. acesse o menu Ferramentas - Opções e, em seguida, clique na guia Agenda; 2. na caixa Tipo de tarefa padrão, escolha duração, unidades ou trabalho fixo; 3. clique em Definir como Padrão para que, ao sair do Project 2000, essas configurações sejam gravadas para todos os projetos. Agendamento Controlado pelo Empenho em Atividades com Unidades Fixas Quando uma atividade é designada do tipo Unidades fixas, o controle pelo empenho torna-se possível. Controle por empenho, também conhecido como efeito mutirão, significa manter o valor total para o trabalho da tarefa, independentemente de quantos e quais recursos de trabalho estejam atribuídos a ela. Quando novos recursos são atribuídos, sejam eles iguais, ou não, aos anteriores, o trabalho restante é distribuído entre eles, reduzindo a duração. Por exemplo, uma atividade A dura 10 dias e utiliza um recurso R. Com o efeito mutirão, ao acrescentar um recurso S, a duração passa para 5 dias. Se o controle pelo empenho está desativado, a atividade só tem sua duração alterada com a alteração de recursos já existentes. Por exemplo, uma atividade A dura 10 dias e utiliza um recurso R. Com o efeito mutirão desabilitado, ao acrescentar um recurso S, a dura_ão permanece em 10 dias, dobrando o trabalho total da tarefa, de modo a acomodar a necessidade de alocação de dois recursos. O agendamento controlado pelo empenho se aplica apenas aos recursos que estão sendo adicionados ou removidos de uma atividade. Regras básicas do agendamento controlado pelo empenho: Os cálculos só serão aplicados depois que o primeiro recurso for atribuído à tarefa. Quando um segundo recurso for aplicado, ou a quantidade do recurso anteriormente inserido for alterada, o valor total do trabalho não será alterado, mas, sim, a quantidade de trabalho de cada um dos recursos, podendo aumentar ou diminuir a duração das atividades. Os cálculos são refeitos quando se atribuirem vários recursos ao mesmo tempo em uma atividade, desde que sejam as primeiras atribuições da atividade. No entanto, após essa atribuição inicial de vários recursos, qualquer alteração na quantidade de recursos não alterará o valor do total do trabalho, mas alterará o trabalho de cada recurso e a duração da atividade.

48 Para ativar e desativar o controle pelo empenho: 1. selecione a atividade que se deseja configurar; 2. dê um clique duplo ou pressione a ferramenta Informações sobre a tarefa. 3. selecione a guia Avançado; 5. na caixa Tipo de tarefa, escolha Unidades fixas, caso ainda não o tenha feito; 6. clique em Controlada pelo empenho 7. clique em OK. Perfis de Alocação de Recursos nas Atividades (Delimitação do Trabalho) Os Perfis de Alocação de Recursos fornecem opções sobre a forma de distribuição do trabalho em uma atribuição. A delimitação do trabalho determina a forma de distribuição do trabalho de uma atribuição durante a sua duração. Os perfis de alocação de recursos permitem que os recursos sejam alocados de maneira diferente da uniforme (se uma atividade dura 10 dias e requer 80 horas de trabalho, o Project calculará 8 horas/dia de trabalho uniformemente distripuídas).

49 O Project possui sete perfis de alocação para os recursos nas atividades, além do uniforme e do personalizado. São eles: 1. Crescente - o trabalho é agendado na atividade de forma gradativa até que, no último dia, esteja plenamente utilizado. 2. Decrescente - o trabalho é agendado na atividade de forma decrescente até que, no último dia, não esteja mais sendo utilizado. 3. Pico duplo - o trabalho é agendado com dois picos de trabalho. 4. Pico inicial - o trabalho é agendado com um pico nos primeiros momentos do trabalho, ocorrendo uma queda nos valores de trabalho logo após esse pico. A velocidade de queda é mais lenta do que a velocidade de crescimento. 5. Pico final - o trabalho é realizado em um crescente até que o valor máximo do trabalho é atingido, ocorrendo uma queda após esse máximo. A velocidade de queda é mais rápida do que a velocidade de crescimento. 6. Sino - o trabalho é realizado em um crescente, atinge um máximo e cai logo em seguida, mantendo a velocidade de crescimento e queda na mesma proporção. 7. Tartaruga - o trabalho é realizado em um crescente, atinge um máximo, permanece nesse máximo de trabalho por algum período e cai, mantendo a queda na mesma proporção do crescimento. Para calcular essas delimitações, o Project 2000 divide a duração da atribuição em 10 segmentos, e as delimitações resultantes do trabalho são determinadas, conforme exibido na tabela a seguir. Os números representam a porcentagem do trabalho do recurso atribuído na tarefa em um dia, assumindo uma unidade de atribuição de 100 % na tarefa. A delimitação pode ser aumentada ou condensada de acordo com a duração da atribuição.

50 Para escolher um determinado perfil de alocação de trabalho no recurso: 1. altere o modo de exibição para Uso da tarefa ou Uso do recurso; 2. dê um dique duplo sobre o recurso (se utilizado o Uso da tarefa) ou sobre a atividade (se utilizado o Uso do recurso) na qual se deseja alterar a delimitação do trabalho; 3. no campo Delimitação do trabalho, escolha o tipo de agendamento de trabalho desejado; Dica - Para facilitar a escolha das Delimitações de trabalho, insira uma nova coluna denominada Delimitações de trabalho no modo de exibição Uso da Tarefa ou Uso do recurso. Para inserir uma coluna, selecione a coluna à direita do local que deseja inserir, acesse o menu Inserir - Coluna, escolha o campo Delimitação do trabalho e dique OK. Trabalho em Hora Extra O volume de trabalho em um recurso atribuído a uma atividade agendada além das horas de trabalho normais disponíveis será cobrado como horas extras do recurso. O trabalho de horas extras não constitui trabalho adicional na atividade, não tendo período definido para realização. Por exemplo, se um recurso estiver em 24 horas de trabalho com 8 horas extras, o total de trabalho na atividade continuará a ser 24 horas: 16 horas regulares e 8 horas extras. A hora extra é inserida somente em recursos de trabalho a fim de diminuir o tempo que o recurso leva para concluir a atividade. Normalmente, as horas extras são utilizadas para diminuir a duração da atividade. Quando as horas extras são inseridas para um recurso em uma atividade, o programa recalcula o período da atribuição subtraindo as horas extras do total de horas trabalhadas.

51 Para inserir horas extras: 1. alterne o modo de exibição para Uso do recurso ou Uso da tarefa; 2. insira o campo Trabalho de horas extras em uma nova coluna na tabela do Uso o recurso ou do Uso da tarefa, através do menu InserirColuna; 3. na área onde o trabalho é lançado, clique com o botão direito e escolha estilos de detalhe...; 4. na tela Estilos de detalhe, escolha Trabalho em horas extras e clique em Mostrar; 5. clique em OK para fechar a tela Estilos de detalhe; 6. digite o valor do trabalho em horas extras na coluna criada. Todo o cronograma e os custos do projeto são recalculados, considerando-se os valores de horas extras criados. A quantidade de trabalho de horas extras especificada não é adicionada à quantidade de trabalho da tarefa porque o trabalho sempre representa a quantidade total de trabalho. O trabalho de horas extras representa simplesmente a parte da quantidade total de trabalho que deve ser considerada e classificada como trabalho de horas extras. Quando se inserir o trabalho de horas extras, a duração da tarefa será reduzida. Por exemplo, se o campo Trabalho indica 93 horas e o trabalho em horas extras é de 10 horas, isso significa que otrabalho regular de 83 horas é somado com 10 horas extras, totalizando as 93 horas (total do trabalho). Importante - O detalhe de hora extra na região do trabalho não permite edição. As horas extras são distribuídas uniformemente entre os dias regulares de trabalho. Exercício de exemplo Monte o seguinte exercício e teste as durações de atividades, o agendamento controlado pelo empenho e as horas extras: Desmontar (Unid. Fixas - control.) 16h 2d Qui 01/09/05 Sex 02/09/05 João 16h Montar (Trab. Fixo control.) 16h 2d Qui 01/09/05 Sex 02/09/05 Ana 16h Testar (Duracao Fixa control.) 16h 2d Qui 01/09/05 Sex 02/09/05 Chaves 8h Amadeu 8h Pintar (Unid. Fixas não control.) 32h 2d Qui 01/09/05 Sex 02/09/05 Mauro 16h José 16h Limpar (Duracao fixa não control.) 16h 2d Qui 01/09/05 Sex 02/09/05 Ernesto 16h

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