MS Project 2007 Professional

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1 Apostila MS Project 2007 Professional Através desse poderoso programa de gerenciamento de projetos, este curso visa capacitar o aluno a planejar, gerenciar e trabalhar com uma agenda e informações de projeto eficientemente. Versão: 3 Fev Autor: Rafael Velasquez Saavedra da Silva, PMP

2 Índice CÁPITULO 1 - INTRODUÇÃO Informações Iniciais Informações sobre o autor O que o MS Project? O que há de novo na versão 2007? O que é um Projeto? Como está preparado este Material? O que você precisa para aprender a utilizar o Project? Informações Básicas sobre Projetos Operações Básicas Abrindo um projeto já existente Salvando um projeto Área de Trabalho MS Project Modos de Exibição Calendário Gráfico de Gantt Diagrama de Rede Uso da Tarefa Gantt de Controle Gráfico de Recursos Planilha de Recursos Uso do Recurso Mais modos de exibição Tabelas Tabelas de Tarefas Tabelas de Recursos...18 CÁPITULO 2 PLANEJANDO O PROJETO Criando um Novo Projeto Novo Projeto Novo Projeto a partir de um modelo Parametrizações iniciais do Projeto Novo Projeto a partir da Guia do Projeto Identificando o Projeto Trabalhando Calendários Calendários Base Tipos de Calendários Criando um Calendário Editando um Calendário Atribuindo Calendários Mudando os horários de Trabalho Criando Calendário a partir de um CALENDÁRIO BASE Apagando um Calendário Base P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

3 7. Criando Tarefas Criando tarefas no Projeto Criando tarefas Recorrentes Dividindo Tarefas Inserindo Duração nas Atividades Inserindo Marcos no Projeto Vinculando Tarefas Desvinculando Tarefas Inserindo outras Tarefas Excluindo Tarefas Tipos de Tarefas Movendo Tarefas no MS Project Restrições das Tarefas Estabelecendo relações entre as tarefas Inserindo um novo Vinculo (relações entre tarefas) Alterando a relação entre as atividades Trabalhando com Folga (LAG) e Antecipação (LEAD) Análise PERT para Duração das Atividades Criando a Estrutura Analítica de Projetos Recuando Atividades Visualizando os Níveis de Estrutura de Tópicos Recursos Criando Recursos Alocando um Recurso a uma tarefa com Atribuir Recursos Alocando Recursos Simultaneamente Criando recursos com a Visão Planilha de Recursos Inserindo informações adicionais aos Recursos Incluindo e Removendo Recursos Classificando Recursos Incluindo vários recursos através da Ferramenta: Preencher Abaixo Acúmulo de Custos do Recurso no Projeto Custos Fixos á Tarefa Crie um calendário especifico para o Recurso Calendário Base do Recurso Especificando um Feriado para o Recurso O que é um cronograma orientado a Recurso? Cronograma de duração Fixa Trabalhando com Recursos e Cronogramas Como encurtar prazos Ajustando Alocações de Recursos Visualizando Cargas de Trabalho Visualizando recursos sobre-alocados com Uso do Recurso Resolvendo sobre-alocação de Recursos Definindo um nivelamento Automático Custos Atribuindo Custos ao Projeto P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

4 10.2.Calculando os Custos Visualizando Estatísticas do Projeto...81 CÁPITULO 3 EXECUTANDO O PROJETO Gravando Linhas de Base Criando Linhas de Base Limpando Linhas de Base Acompanhando o progresso das atividades Informações básicas para o acompanhando do Projeto Atualizando o Cronograma com Informações Reais Visualizando o Cronograma Atualizando Tarefas Específicas Comparando Resultados Trabalhando com o Caminho Critico Ultrapassando o Caminho Crítico Mudando a Relação entre as tarefas Utilizando a Análise do Valor Agregado O que é Valor Agregado? Utilizando o MS Project para Valor Agregado Integração MS Project x MS Excel (Curva S)...98 CÁPITULO 4 ORG. E APRESENTANDO O PROJETO Classificação Classificando Tarefas Redefina a Lista de Tarefas Classificando por Campos Múltiplos Filtros Filtrando as tarefas do seu projeto Imprimindo a Visualização Ativa Removendo os Filtros das tarefas Especificando critérios de Filtros Criando um filtro Personalizado CÁPITULO 5 RELATÓRIOS Relatórios Relatórios Visuais Pré-Visualizando e Imprimindo Relatórios Imprimindo a Lista de Coisas para Fazer (To Do List) Melhorando a Aparência do Projeto Configurando a Página e a Impressora Especificando Orientação de página P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

5 CÁPITULO 1 - INTRODUÇÃO 1. Informações Iniciais 1.1 Informações sobre o autor RAFAEL VELASQUEZ SAAVEDRA DA SILVA, PMP, MBA em Gestão Empresarial - FGV, Pós Graduado em Gestão de Projetos - IETEC, Bacharel em Ciência da Computação pela Universidade FUMEC. Carreira desenvolvida em empresas de diferentes portes e focada em desenvolvimento de soluções de Tecnologia da Informação para diversos segmentos de mercado, com ampla experiência de Gestão de Projetos em grandes empresas, coordenação e liderança de equipes, implementação de processos de Gestão de Projetos e metodologias de desenvolvimento de sistemas. Consultor em Planejamento de Projetos, instrutor de treinamentos MS Project e preparatório para certificação PMP. Atua como gerente de projetos em vários seguimentos do mercado, prestando serviços de consultoria nas empresas CENIBRA, CVRD, USIMINAS, OI, PITAGORAS, ARACRUZ entre outras. Agradecimentos Gostaria de agradecer ao apoio da empresa Techbiz Informática e principalmente ao Prof. Marcos Nascimento Borges Pereira, pelo apoio e auxilio nos temas: Gestão de Projetos e MS Project O que o MS Project? MS Project é um dos mais modernos aplicativos voltados para o gerenciamento de projetos. Uma ferramenta flexível e poderosa usada para controlar projetos simples ou complexo. Através dele você poderá planejar, especificar, implantar e acompanhar o desenvolvimento de qualquer tipo de projeto. Através do MS Project você poderá a qualquer momento obter informações detalhadas sobre o andamento dos seus projetos. As informações podem estar representadas graficamente ou através de relatórios customizáveis por você. Na versão 2007, existe a ferramenta, Microsoft Project Central, que possibilita a centralização, gerenciamento e a navegação de um projeto através da internet ou intranet. Também surge a integração total com os outros softwares, principalmente com a família Office. No Microsoft Outlook as tarefas poderão ser agendadas e acompanhadas sem maiores transtornos. 5 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

6 O MS Project 2007 fornece eficientes ferramentas de gerenciamento de projeto com a combinação certa de usabilidade, eficiência e flexibilidade, de modo que você possa gerenciar projetos com mais eficiência e eficácia. Você pode se manter informado e controlar o trabalho, as agendas e as finanças do projeto; manter as equipes de projeto alinhadas; e ser mais produtivo através da integração com programas conhecidos do sistema Microsoft Office, opções avançadas de geração de relatórios, bem como planejamento guiado, assistentes e modelos. Veja a seguir os 10 motivos para usar o produto. Gerenciar e entender efetivamente as agendas do projeto. Definir expectativas reais com as equipes de projeto, gerenciamento e clientes usando o MS Project 2007 para criar agendas, alocar recursos e gerenciar finanças. Compreender a agenda com recursos, como Drivers de Tarefa, para rastrear a origem de problemas, Vários Níveis de Desfazer para testar cenários e Realce de Alterações para aplicar sombreamento de forma automática nas tarefas afetadas por uma alteração. Obter produtividade rapidamente. O Guia do Projeto, um auxílio de planejamento passo a passo, ajuda-o a dominar rapidamente o processo de gerenciamento de projeto. Personalizável para diferentes metodologias, essa ferramenta o orienta na criação de um projeto, na atribuição de tarefas e recursos, no controle e na análise de dados e no relatórios dos resultados. Barras de ferramentas e menus intuitivos, bem como outros recursos, permitem que você domine rapidamente os conceitos básicos de gerenciamento de projeto. Aproveitar dados existentes. O MS Project 2007 integra-se perfeitamente a outros programas do sistema Microsoft Office. Crie projetos com alguns pressionamentos de teclas, convertendo listas de tarefas existentes no Microsoft Office Excel e no Microsoft Office Outlook em planos de projeto. É possível adicionar recursos a projetos a partir do serviço de diretório Active Directory ou de um catálogo de endereços do Microsoft Exchange Server. Criar gráficos e diagramas profissionais. Analise e informe dados do projeto em relatórios e gráficos profissionais usando a função Relatórios Visuais, que gera modelos para diagramas do Microsoft Office Visio Professional e gráficos do Office Excel sobre dados do projeto. 6 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

7 Você pode compartilhar modelos criados com outros usuários ou, se preferir, pode escolher algum em uma lista de modelos de relatório personalizáveis e prontos para uso. Comunicar informações com eficiência. Apresente informações facilmente em vários formatos de acordo com as necessidades dos participantes. Você pode formatar e imprimir agendas de uma página ou outros relatórios. Exporte facilmente dados do Project para a criação de documentos formais no Microsoft Office Word, planilhas ou gráficos personalizados no Office Excel, apresentações nítidas no Microsoft Office PowerPoint ou diagramas no Office Visio. Obter maior controle sobre os recursos e as finanças. Com o MS Project 2007, Você pode facilmente atribuir recursos a tarefas e ajustar suas atribuições para resolver conflitos em alocações. Controle as finanças com o Controle de Orçamentos, que permite atribuir orçamentos a projetos e programas. Melhore suas estimativas de custo com Recursos de Custo e novos campos financeiros, que são mapeados facilmente para sistemas financeiros e de contabilidade do projeto. Acessar rapidamente as informações necessárias. Você pode agrupar dados do Project por qualquer campo predefinido ou personalizado e, desse modo, economizar tempo consolidando dados, para que possa localizar e analisar rapidamente informações específicas. Identifique facilmente alterações entre diferentes versões de um projeto e, conseqüentemente, controle com eficiência as alterações de escopo e agenda. Controle os projetos de acordo com suas necessidades. Um rico conjunto de métricas predefinidas e personalizadas permite controlar os dados (porcentagem concluída e o orçamento em relação ao valor real, valor acumulado e outros itens) relevantes às suas necessidades. Você pode controlar o desempenho do projeto durante a vida útil do projeto, salvando instantâneos do projeto em até 11 linhas de base. 7 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

8 Personalizar o MS Project 2007 de acordo com suas necessidades. Ajuste o MS Project 2007 especificamente para seu projeto. Escolha campos de exibição personalizados que se integrem à agenda do projeto. Modifique barras de ferramentas, fórmulas, indicadores gráficos e relatórios. Aproveite os suplementos XML, Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) e Component Object Model (COM) para facilitar o compartilhamento de dados e a criação de soluções personalizadas. Obter ajuda no MS Project 2007 quando necessário. O MS Project 2007 fornece ampla assistência a usuários novatos e experientes. O MS Project 2007 contém um avançado mecanismo de pesquisa de Ajuda, marcas inteligentes e assistentes. Além disso, permite acesso online (requer conexão com a Internet) a cursos de treinamento, modelos, artigos e outros itens O que há de novo na versão 2007? Vários Níveis de Desfazer Relatórios Visuais no Excel Relatórios Visuais no Visio Professional Modelos de relatório Cubo OLAP de desktop Recursos de custo Controle orçamentário Identificar fatores que afetam agendamentos de tarefas 1.2. O que é um Projeto? Os projetos são temporários e únicos. Tendo como objetivo único de criar um produto ou serviço. Você pode ficar pensando porque do único? Porque um projeto é diferente do outro, na duração e ou na data de início e ou na data de fim e ou nos recursos neles presentes, etc. Porque temporário, cada projeto tem um início e um fim muito bem definido, não significando que a sua duração é curta. Um projeto pode durar vários anos, mas com uma duração finita. O termino de um projeto acontece quando os objetivos do projeto foram alcançados ou quando se torna claro que não serão ou não poderão ser mais alcançados. Então o projeto é encerrado. 8 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

9 1.3. Como está preparado este Material? Por ser um assunto extremamente prático, a utilização do MS Project neste material será abordado de uma forma bastante dinâmica. Os conceitos serão apresentados e imediatamente após essa apresentação será listada a forma, através dos comandos do Project, que você aplicará tais conceitos em uma situação real de trabalho. A idéia final é que você possa usar esse material como um guia de referência rápido para localizar os comandos do Project que executam determinadas ações conforme suas necessidades de aprendizagem e utilização prática do produto. Você vai perceber que este material está dividido em ações (por exemplo: para iniciar o Project execute as ações abaixo...), isso será realmente prático e facilitará sua compreensão da utilização do produto, pois os comandos serão apresentados na ordem de utilização em um projeto, respeitando também o grau de complexidade, depois, através do sumário, você poderá facilmente encontrar os passos necessários para executar uma determinada ação, certamente este procedimento facilitará seus estudos posteriores O que você precisa para aprender a utilizar o Project? Em primeiro lugar é de extrema importância que você já possua os conhecimentos básicos de utilização de microcomputadores. Saber navegar no Windows, utilizar o mouse, imprimir um documento e estar envolvido com elaboração e/ou acompanhamento de projetos é fator importante. É bastante interessante também que você conheça a Suíte Office ou superior (mas isso não é um pré-requisito obrigatório). O fato de você conhecer o Suíte Office o ajudará a integrar o Project com documentos do Word, planilhas do Excel, apresentações no Power Point, aumentando ainda mais a qualidade do resultado final de seus trabalhos Informações Básicas sobre Projetos Através da elaboração de um projeto, espera-se atingir um resultado esperado, em um determinado período de tempo, utilizando-se para isso os recursos disponíveis para a execução do projeto. Toda a estrutura de projetos do PROJECT está baseada em 3 fatores importantes: AÇÕES + TEMPO + RECURSOS AÇÕES descrevem o que deve ser feito para que um dado objetivo seja alcançado; O TEMPO determina quais são os prazos de execução para cada uma das ações ou para um conjunto de ações. 9 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

10 O RECURSO descreve e quantifica os elementos necessários para o desenvolvimento das AÇÕES em um dado período de TEMPO. Os recursos podem ser: Físicos: Humanos: Equipamentos, salas, espaço (um terreno), suprimentos, matéria prima etc; Funcionários, técnicos contratados, free-lancers, gerentes, especialistas, operários etc; Financeiros: Verbas para aquisição de material, verbas para pagamento de mão-de-obra contratada, salários, custo de um equipamento, etc; Dessa forma, quando vamos especificar um projeto, temos que TER em mente a ESPECIFICAÇÃO DO PRODUTO FINAL a ser obtido com o desenvolvimento daquele projeto. Sendo assim, temos: A especificação do produto final descreve claramente qual o objetivo final de um projeto, em quanto tempo ele será executado, qual o custo esperado para sua execução e quais são os recursos a serem utilizados para se obter o resultado final. Observe os exemplos abaixo: Construir a nova sede da instituição, em um terreno de 1200 metros quadrados, elevando um prédio de seis andares, com orçamento estimado em R$ ,00, observando o prazo de 18 meses, envolvendo cerca de 47 profissionais na construção do edifício. Implantar a padronização do uso do sistema de cadastramento único através da rede de computadores da instituição, permitindo seu uso via internet/intranet por aproximadamente usuários finais, através de verba do PNUD orçada em R$ ,00, efetuando o treinamento dos administradores nos diversos estados, através da contratação de empresas de treinamento com prazo para implantação em 120 dias. Preparar alimentação diária para aproximadamente profissionais do comércio, através da utilização das instalações de cozinha industrial com capacidade para pratos dia, a um custo de R$ 1,25 por prato, utilizando uma equipe de 23 pessoas, observando o prazo de distribuição das refeições até às 10:20 de cada dia. O controle de qualidade é feito através do acompanhamento do projeto, buscando estar o mesmo em conformidade com sua especificação, fazendo-se os ajustes necessários quando do aparecimento de situações não previstas que possam alterar prazos, 10 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

11 2. Operações Básicas custos, recursos, fugindo demasiadamente da situação proposta (um projeto é antes de tudo um planejamento, portanto pequenos desvios são admissíveis desde que não causem um forte impacto no resultado final do projeto, sendo assim, uma das principais tarefas de quem está acompanhando um projeto e atuar nos momentos onde uma situação qualquer possa impactar no andamento do projeto) Abrindo um projeto já existente A primeira tarefa que executaremos será abrir um projeto já existente. Abrir um projeto será semelhante na abrir um documento no Word ou uma planilha no Excel. Você verá que muitas ações no Project são bastante semelhantes ao que você executa em outros aplicativos. Para abrir um projeto já existente siga os passos abaixo: a. Clique na barra de menu o comando ARQUIVO/ABRIR; b. Dê um clique no item EXAMINAR para selecionar a pasta na qual se encontram seus projetos (em nossa apostila usaremos a pasta que se localiza no drive:\curso\ms Project Exemplo.mpp, no exercício de guia do livro usaremos o case de construção); c. Por último dê um clique no nome do projeto a ser aberto (para esse exemplo abra o projeto de nome v02 construção ). Uma opção para abrir um projeto é clicar o ícone com o desenho de uma pasta aberta (segundo ícone na barra de ferramentas).a janela de abertura de projetos aparece como a seguir: 11 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

12 2.2. Salvando um projeto Caso você tenha alterado algo em seu Projeto é necessário salvar suas alterações. Para salvar um projeto execute as seguintes instruções: a. Clique no comando ARQUIVO/SALVAR (Se for salvar pela primeira vez. Ou se desejar salvar com outro nome um projeto já existente ou salvar em outra pasta execute escolha SALVAR COMO); b. Digite o nome do projeto na caixa NOME DO ARQUIVO; c. Clique no botão SALVAR (uma opção mais rápida é simplesmente clicar o ícone com o desenho de um disquete na barra de ferramentas); Em seguida o Project apresentará uma tela questionando se você deseja salvar com Linha de Base. Por enquanto você salvará todos os projetos sem Linha de Base, mais tarde você aprenderá o que é e para que serve. A tela de confirmação da Linha de Base deve ficar conforme a que segue: Obs: Não marque a opção Não informar novamente pois esta tela e muito útil durante o planejamento. Linha de base será utilizado para comparar as informações contidas no plano de inicial (linha de base) com a agenda atualizada posteriormente no projeto, você poderá identificar e resolver as discrepâncias e fazer um planejamento mais preciso para projetos futuros semelhantes. Ao adicionar tarefas ao projeto ou alterar outras informações, você pode atualizar um plano de linha de base. Opções: Salvar XXXXX sem linha de base esta opção é utilizada durante o desenvolvimento do planejamento do projeto. 12 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

13 2.3. Área de Trabalho MS Project Salvar XXXXX com linha de base - esta opção é utilizada após o termino do planejamento, ou seja, antes do inicio de execução e controle do projeto. Preste bem atenção, utilizar quando a primeira tarefa foi realmente iniciada. Iniciaremos então o nosso primeiro contato com o MS Project Para isso vamos iniciar o programa. Iniciar o Project é exatamente igual a iniciar outro programa qualquer no Windows. Para iniciar o Project siga os passos abaixo: a. Dê um clique no botão INICIAR (ou start) do Windows; b. Dê um clique em PROGRAMAS; c. Dê um clique Microsoft Office; d. Dê um clique Microsoft Office Project 2007; A tela que ficará visível será a tela de trabalho do Project, conforme segue: Através desta tela você irá interagir com o Project. Observe que a tela de trabalho do Project possui as seguintes características: a. Barra de Menu: Composto pelos comandos ARQUIVO, EDITAR, EXIBIR, INSERIR, FORMATAR, FERRAMENTAS, PROJETO, RELATORIOS, COLABORAR, JANELA E AJUDA. 13 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

14 b. Barra de ícones: MS Project Professional Composta pelos ícones das operações mais executadas. Para saber o que cada ícone executa, posicione o indicador do mouse sobre o ícone e um pequeno texto indicativo aparecer para indicar a ação daquele ícone. c. Barra de Modos: Os ícones dispostos verticalmente à esquerda da tela servem para selecionarmos as diversas visões do projeto. Aprenderemos mais à frente a utilizar cada uma dessas visões. d. Área de digitação (Janela de tabelas e Janela Temporal): A parte central da tela está dividida em duas, janela de tabela e janela temporal. A janela de tabela servirá para digitarmos as informações sobre a tarefa ou recursos, etc, do nosso projeto, enquanto que a janela temporal da tela, que apresenta os dias representativos do evento selecionado na janela de tabela (célula). Será preenchida pelo Project à medida que informarmos a duração de cada tarefa. Esta visão inicial é chamada de Gráfico de Gantt. Nela o Project nos mostrará o que está acontecendo ao longo do tempo em nosso projeto. e. Guia do Projeto O MS Project 2007 fornece um Guia do Projeto com instruções fáceis de seguir, que irão ajudá-lo a inserir tarefas, atribuir recursos, controlar o andamento e reportar o status do projeto. Para finalizar o MS Project 2007 basta executar o comando de menu: ARQUIVO/SAIR. Se algo foi digitado ou alterado no projeto, o Project solicitará uma confirmação de gravação das alterações. Confirme a gravação se você deseja preservar suas alterações. 3. Modos de Exibição Um modo de exibição mostra informações diretamente relacionadas em um formato lógico e de fácil leitura, possibilitando que o usuário veja e compreenda rapidamente a posição exata de um aspecto específico do projeto. 14 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

15 3.1. Calendário Exibe a agenda do projeto no formato de calendário, com as atividades mostradas como barras, abrangendo os dias e as semanas em que cada atividades está agendada. É um modo de exibição muito aplicável para projetos pequenos, porém apresenta várias limitações ao ser utilizado em projetos maiores Gráfico de Gantt Principal modo de exibição dividido em uma planilha de entrada e um gráfico de barras ao longo do tempo. È a visualização padrão do MS Project, apresenta o núcleo (atividade, recurso, tempo) Diagrama de Rede Apresenta o gráfico de atividades e seus relacionamentos bem como as atividades críticas do projeto. As atividades críticas são apresentadas 15 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

16 em vermelho. Uma atividade crítica é aquela que se atrasar, causará impacto no tempo de execução das atividades que a sucedem; 3.4. Uso da Tarefa Apresenta a visualização de execução das tarefas em função do tempo; 3.5. Gantt de Controle Apresenta o percentual de execução para as tarefas. Essa visão nos permite Ter idéia de quanto uma tarefa está próxima do fim; 3.6. Gráfico de Recursos Apresenta um gráfico sobre a utilização dos recursos alocados para o projeto. Através dessa visão poderemos saber quando um recurso está superalocado ou ocioso; 3.7. Planilha de Recursos Essa visão nos apresenta uma planilha contendo informações sobre a utilização dos recursos (quem, quanto custa, etc); 3.8. Uso do Recurso Nos apresenta uma visão sobre a utilização dos recursos envolvidos em função do tempo; 3.9. Mais modos de exibição Permite que possamos customizar algumas visões para criar outras visões personalizadas; 16 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

17 4. Tabelas Juntamente com os modos de exibição, o MS Project tem um conjunto de tabelas predefinidas, facilitando e agrupando de modo inteligente os mais de 300 campos disponíveis. Existem dois tipos de tabelas: Tabelas de Tarefas (que podem ser aplicadas aos modos de execução de tarefas) e Tabelas de Recursos (que pode se aplicar aos modos de exibição de recursos) Tabelas de Tarefas As tabelas de tarefas são as planilhas que contem informações a respeito das tarefas. È possível aplicar as tabelas de tarefas á vários modos de exibição de planilha, segue: Grafico de Gantt Gantt de Controle Gantt com Detalhes Planilha de Tarefas Uso da Tarefa Acumulo de Etapas Etc... As principais tabelas de tarefas estão relacionadas a seguir. São acessadas diretamente no Menu: Exibir/Tabela quando em modo de exibição de tarefas. 17 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

18 Controle Exibe as informações reais do projeto. Cronograma Exibe as informações de agendamento. Custo Exibe informações de custos sobre tarefas do projeto Entrada Exibe o nome e a duração da tarefa, normalmente utilizada em todas as entradas de dados de tarefas do projeto. Hiperlink Exibe os vínculos de URL e UNC atribuídos as tarefas. Resumo Exibe informações básicas sobre o trabalho. Uso Exibe as tarefas do projeto e mostra seu trabalho Variação Exibe a variação da agenda em um projeto. Caso queira exibir outras tabelas, basta clicar no Menu Exibir/Tabelas/Mais Tabelas 4.2. Tabelas de Recursos As tabelas de recursos são as planilhas que contêm informações a respeito dos recursos. É possível aplicar as tabelas de recursos aos seguintes modos de exibição de planilha: Alocação de Recursos Planilha de Recursos Uso do Recurso As principais tabelas de recursos estão relacionadas a seguir. São acessadas diretamente no Menu: Exibir/Tabela quando em modo de exibição de recursos. Custo Exibe as informações de custos sobre os recursos do projeto Entrada Exibe informações sobre os recursos, incluindo grupos, unidades, taxas e etc... Hiperlink Exibe os vínculos de URL e UNC atribuídos as tarefas e aos recursos, levando a sites da Web e a arquivos de Intranet. Resumo Exibe as atribuições de recursos 18 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

19 Trabalho Exibe as informações sobre o trabalho dos recursos Uso Lista os recursos e a quantidade de trabalho atribuída a cada recurso. Caso queira exibir outras tabelas, basta clicar no Menu Exibir/Tabelas/Mais Tabelas 19 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

20 CÁPITULO 2 PLANEJANDO O PROJETO 5. Criando um Novo Projeto Todo planejamento possui informações previas, podem ser: Qual é o produto a ser planejado Data de início previsto ou de fim * Custo estimado Recursos disponíveis na empresa * Gerente do projeto Feriados e recessos dos anos Empresa executora ou cliente Autor do planejamento Moeda a ser utilizada * Quantos turnos de trabalho * Hora padrão de inicio e de termino do dia * Duração da semana padrão (semana de 40 horas, 48 horas, 36 horas) * Duração do mês padrão (dia a ser considerado como útil no mês) * Para que o Project possa criar o cronograma de execução de seu projeto se faz necessário que possua as informações acima citadas, para que os relatórios, custos e durações representem a realidade imaginada. Os itens que possuem um asterisco * são obrigatórios Novo Projeto Clique no comando ARQUIVO/NOVO ou pressione o primeiro ícone da barra de ferramentas (ícone com o desenho de uma folha em branco) Novo Projeto a partir de um modelo Clique no comando ARQUIVO/NOVO e será exibida a janela abaixo: 20 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

21 Ao clicar em No Meu Computador será acessado os modelos disponíveis localmente no computado e selecione a Guia Modelos do MS Project: 5.3. Parametrizações iniciais do Projeto Clicar no menu Projeto/Informações sobre o Projeto Descrição de tela: Data de início quando o projeto possui uma data de inicio determinado esta data deverá ser informada neste campo. 21 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

22 Data de término quando o projeto possui uma data de termino determinado esta data deverá ser informada neste campo. Agendar a partir de O seu projeto pode ter um inicio determinado ou um fim. Nunca você terá os dois ao mesmo tempo. Ao escolher a opção Data de início do projeto neste campo, o campo Data de início será habilitado, agora se você escolher a opção Data de termino do projeto o campo Data de término será habilitado. (exemplo: O planejamento da Maratona de São Silvestre é um projeto de fim determinado A construção de um edifício é um provavelmente possui um início determinado.) Neste campo que se define. Data atual Esta data apresentada aqui é a mesma do sistema operacional. Data de status Data utilizada para o acompanhamento de projeto. Pode acontecer de informações de projeto chegarem com atrasos de dias, então este tipo de acompanhamento este campo deverá ser mudado para a data do ultimo relatório a chegar. Se este campo não existisse ao atualizar projetos com defasagem de data, você teria que mudar a data do sistema operacional antes de fazer a atualização automática do projeto. Calendário - Neste campo você tem três tipo o Padrão, Turno da Noite e 24 horas. Aqui é definido o calendário a ser adotado pelo projeto em questão. Os feriados, férias coletiva, finais de semanas de trabalho, etc serão aplicado neste projeto. Prioridade Aqui podemos indicar qual projeto tem preferência ao compartilhar recursos. Os compartilhamentos de recursos serão visto em outro capitulo. O intervalo de prioridade vai de 0 ate Campos Personalizados da Empresa Aqui podemos verificar os campos customizados pela empresa (caso a empresa esteja utilizando MS Project Server) Estatística... Exibe as informações do projeto, data de inicio, data de término, duração, custo, etc. Em seguida clique o botão OK. Observe que o MS Project posicionará o calendário do gráfico de Gantt conforme a data de início do projeto; 22 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

23 5.4. Novo Projeto a partir da Guia do Projeto MS Project Professional O Guia do projeto é um dos mais importantes recursos disponíveis no MS Project 2007, ele consiste em um guia de fácil utilização para permitir que os usuários iniciantes possam planejar seus projetos com maior facilidade, através de um processo iterativo entre o Guia do projeto e o usuário. Detalhes da guia, ao clicar nos botões acima, no exemplo abaixo foram os botões: Tarefas e Recursos Dica Este recurso só existe a partir da versão 2003 do MS Project e facilita bastante para um usuário iniciante Identificando o Projeto O próximo passo é fornecer ao MS Project 2007 algumas informações adicionais sobre o seu projeto. Essas informações serão extremamente úteis no futuro, pois servirão inclusive para a documentação de seus projetos. Como já mencionamos neste exemplo usaremos o case do Exercício. Siga os passos abaixo: 23 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

24 a. Clique o comando ARQUIVO/PROPRIEDADE. Clique em seguida a guia RESUMO. Preencha as informações conforme a tela abaixo. Você deve preencher tais informações com a realidade do seu projeto: Descrição de tela: Guia Geral Informações gerais deste arquivo ou projeto: tipo, tamanho, local e etc... Guia Resumo Título Titulo do projeto, utilizado para localizar um determinador projeto. O titulo pode ser deferente do nome do arquivo. Assunto Utilizado para agrupar projetos de semelhantes ou sobre o mesmo assunto. Autor Responsável pelo desenvolvimento do projeto. 24 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

25 Gerente Pessoal responsável pelo andamento e interligação do projeto. Empresa - Poderá ser adotada aqui o nome do cliente a que se destina este projeto ou a empresa executora do planejamento. Categoria Podemos agrupar projetos em categorias para que futuramente possamos pesquisar vários projetos semelhantes. Palavra-Chave palavras que possam representar o seu projeto. Comentário Informações importantes sobre o projeto que não possam ser esquecidas ou mesmo perdidas. Base do Hyperlink digite o caminho ou URL para ser usado em todos os hyperlink com o mesmo endereço base. Guia Estatística Informações de edição do projeto: Criado em, Modificado em, Acessado em, etc. Guia Conteúdo Informações resumidas do projeto: inicio, termino, duração, etc. Guia Personalizar Nesta guia o autor ou gerente do projeto pode inserir informações mais usadas em seu dia a dia. Nos podemos criar variáveis ou vincular a informação a um variável do MS Project 2007 (habilitando a opção Vincular ao conteúdo ). Clique o botão OK; Agora vamos salvar o projeto que iniciamos: a. Clique no comando ARQUIVO/SALVAR b. Clique o botão OK. Resumo Agora já sabemos inserir um novo projeto de varias formas, identificá-los e parametrizá-los com as informações base do projeto, agora iniciaremos o trabalho com calendários do MS Project. 25 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

26 6. Trabalhando Calendários Os calendários determinam como os recursos atribuídos a tarefas são agendados e como as próprias tarefas são agendadas. Os Calendário-Base são conjunto de dias e períodos de trabalho e de folga que os outros tipos de calendário utilizam. Para acessar a janela de calendário clique em Ferramentas/Alterar Período Útil 6.1. Calendários Base Por padrão o MS Project trabalha com 3 calendários que podem ser customizados. a) Padrão É o calendário padrão utilizado para agendamento das tarefas. b) 24 horas Reflete a agenda sem nenhum período de folga. c) Turno da Noite Reflete a agenda de turno noturno. Dica Os horários apresentados refletem a versão em português Brasil, para outros idiomas as datas e horários podem ser diferentes e necessitam ser ajustados. 26 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

27 6.2. Tipos de Calendários Os calendários podem ser aplicados para todo o projeto, para uma determinada tarefa ou conjunto de tarefas ou para um ou mais recursos, compondo assim os 3 tipos de calendários do MS Project: a) Calendário do Projeto b) Calendário da Tarefa c) Calendário do Recurso 6.3. Criando um Calendário È possível efetuar a criação de um novo calendário para isto basta clicar em Ferramentas/Alterar Período Útil; Clique no Botão CRIAR NOVO CALENDÁRIO: 27 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

28 Você poderá criar um novo Base ou até mesmo criar a partir de outro calendário, bastando selecionar na lista Editando um Calendário È possível efetuar a edição de um calendário para isto basta clicar em Ferramentas/Alterar Período Útil; Para criar uma exceção no calendário, basta selecionar os dias e digitar o nome da exceção, exemplo: Para detalhar o exemplo do horário reduzido basta clicar no botão DETALHES 28 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

29 Também é possível alterar o horário padrão da semana na guia SEMANAS DE TRABALHO, informando ao MS Project os detalhes sobre a carga horária. Basta acionar a guia Semanas de Trabalho e clicar no botão DETALHES 29 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

30 6.5. Atribuindo Calendários Conforme dito no item 2.2, existem três tipos de calendários no MS Project e para atribuir é muito fácil, veja: a) Calendário do Projeto Clique em: Projeto/Informações sobre o Projeto: b) Calendário da Tarefa Dê um duplo - clique na tarefa, e se dirija a Guia Avançado: c) Calendário do Recurso Para exibir o calendário o seguinte procedimento deve ser seguido: i. Selecione o Modo de Exibição Planilha de Recursos ii. Selecione o recurso que deseja atribuir o calendário. iii. Clique no botão ALTERAR PERIODO UTIL 30 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

31 6.6.Mudando os horários de Trabalho Existem duas maneiras de se utilizar horários de trabalhos específicos: a) Alterando os horários dos calendários de cada recurso. b) Criando um novo Calendário-Base para um ou vários recursos utilizarem Alterando os horários dos calendários de cada recurso: Siga os passos: a) Selecione no menu Ferramenta a opção Alterar Período de Trabalho b) Selecione no Campo para calendário Turno da Noite. c) Selecione o dia da semana da Segunda-feira como ilustra a figura abaixo: 31 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

32 d) Digitar o nome da exceção e clicar no botão DETALHES e) Parametrizar a recorrência do horário para todas as outras segundas-feiras até a data de termino do projeto. 32 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

33 Utilizando este recurso você alterou o Calendário Base TURNO DA NOITE para assumir um padrão diferente do original. Todos os recursos que forem atribuídos a este calendário obedecerão ao esquema de horas que você estabeleceu neste momento. 6.7.Criando Calendário a partir de um CALENDÁRIO BASE Criando um calendário Base você poderá atribuir calendários específicos aos recursos a partir da Exibir Planilha de Recurso na coluna Calendário Base. a) Escolha Alterar período de Trabalho no menu Ferramentas b) A partir da caixa de diálogo Alterar período de Trabalho pressione o botão CRIAR NOVO CALENDÁRIO. c) Aparecendo a caixa como na figura abaixo digite Noturno no campo Nome. 6.8.Apagando um Calendário Base d) Criar o novo calendário Noturno a partir do calendário base Turno da Noite. e) Clique no botão OK f) Ajuste os horários de trabalho para: 0:00 às 3:00 de 3:30 às 7:00 e de 23:00 à 0:00 g) Selecione a coluna do Sábado e inclua somente: 0:00 às 3:00 de 3:30 às 7:00 Você pode apagar um Calendário - Base à medida que ele for dispensável do seu projeto. Não se esqueça que os dados do seu projeto podem ser utilizados para comparações futuras por isso é importante manter as estruturas do projeto como ele foi consolidado. Siga os passos abaixo para Excluir um calendário - base que você criou: a) No menu Ferramentas selecione a opção Organizador b) Clique sobre a pasta Calendários c) Selecione o Calendário que deseja eliminar do seu projeto d) Clique sobre o botão Excluir 33 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

34 7. Criando Tarefas Da mesma forma que o botão Excluir elimina um calendário você pode definir um projeto a partir da cópia de calendários prontos em um arquivo de projetos anterior, bastando somente selecionar o projeto e copiar seus calendários para o GLOBAL.MPT. Desta forma estes calendários estarão sempre disponíveis no momento que você criar um novo projeto no MS Project Criando tarefas no Projeto Depois de definirmos as propriedades e as informações básicas do projeto em questão, vamos trabalhar com as tarefas. Agora precisamos definir as tarefas com suas durações, dependências, recursos, as características gerais. O modo de exibição será o gráfico de Gantt, que nós usaremos como entrada de dados das tarefas. O Modo de exibição Gráfico de Gantt é composto por duas partes que chamaremos de janelas, a janela da esquerda nos mostra parte das informações das tarefas (viewer), a janela da direita nos mostra o gráfico de gantt (gráfico de barras). Para facilitar o entendimento explicaremos todas as planilhas de exibição de tarefa inseridas no MS Project Para navegar entra os outros modos de exibição de tarefas usaremos o menu EXIBIR / TABELA. Tipo de visualização: Gráfico de Gantt a) Entrada Colunas: 34 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

35 i. Nome da Tarefa descritivo da tarefa, o campo Nome contém o nome de uma tarefa Tipo de dados - Texto Tipo de entrada - Inserida Exemplo Você está adicionando uma nova tarefa relacionada com o levantamento de dados em um cliente. No campo Nome no modo de exibição Gráfico de Gantt, digite Levantar dados para identificar e descrever a tarefa. ii. Duração - O campo Duração consiste no período de trabalho total ativo para uma tarefa. Em geral, é o período de tempo, desde o início até o término de uma tarefa. O padrão para novas tarefas é de um dia (1d). Tipo de dados - Duração Tipo de entrada- Calculada ou inserida Obs: O MS Project calcula a duração de uma tarefa contando o período de trabalho ativo entre o início e o fim agendados da tarefa. Em geral, esse é o tempo desde o início até o término da tarefa, sem contar o tempo entre as divisões de tarefas ou os períodos de folga. O mais indicado e a inserção da duração das tarefas ao criá-las. O campo Duração é um dos principais elementos para os cálculos de agendamento. É o período de tempo exibido pelas barras de Gantt no Gráfico de Gantt. Exemplo: Rafael foi solicitado para trabalhar na tarefa de Levantamento de Dados na quinta-feira e sexta-feira. Renato foi agendado para trabalhar na tarefa quartafeira, quinta-feira e sexta-feira. Então o período de trabalho na tarefa em questão é de 3 dias (quarta-feira, quinta-feira e sexta-feira). iii. Inicio (Data Inicio) - O campo Início mostra a data e a hora em que a tarefa está agendada para ser iniciada. Você pode inserir a data de início (não recomendamos este tipo de inserção) desejada para indicar a data na qual a tarefa deverá iniciar ou pode fazer com que o MS Project calcule a data de início. O MS Project calcula a data de início com base no calendário de recursos, no calendário do projeto, nas dependências entre tarefas e em outras restrições de tarefas. 35 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

36 Obs: Se você inserir uma data de início atual que seja diferente da data de início agendada, o MS Project alterará a data de início agendada para que ela corresponda à data no campo Início real.se você inserir uma data no campo Início, o MS Project atribuirá automaticamente à tarefa uma restrição Não iniciar antes de e usará a data de início inserida como a data de restrição. Se o seu projeto estiver agendado a partir da data de término, e você inserir uma data de início, o MS Project aplicará automaticamente uma restrição Não iniciar depois de à tarefa. Recomendamos que o dado deste campo seja calcula através do tipo de relacionamento das tarefas Tipo de dados - Data Tipo de entrada Calculada ou inserida iv. Término (Data Fim) O campo término mostra a data e a hora em que a tarefa está agendada para ser terminada. Você pode inserir a data de término (não recomendamos este tipo de inserção) desejada para indicar a data na qual a tarefa deverá terminar ou pode fazer com que o MS Project calcule a data de término. O MS Project calcula a data de término com base no calendário de recursos, no calendário do projeto, nas dependências entre tarefas e em outras restrições de tarefas. Obs: Se você inserir uma data de termino atual que seja diferente da data de início agendada, o MS Project alterará a data de início agendada para que ela corresponda à data no campo Início real.se você inserir uma data no campo Início, o MS Project atribuirá automaticamente à tarefa uma restrição Não iniciar antes de e usará a data de início inserida como a data de restrição. Se o seu projeto estiver agendado a partir da data de término, e você inserir uma data de início, o MS Project aplicará automaticamente uma restrição Não iniciar depois de à tarefa. Recomendamos que o dado deste campo seja calcula através do tipo de relacionamento das tarefas Tipo de dados - Data Tipo de entrada - Calculada ou inserida Descrição: O campo Término mostra a data e a hora em que um recurso atribuído está agendado para concluir o 36 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

37 trabalho em uma tarefa. Você pode inserir a data de término desejada para indicar quando a atribuição deverá ser concluída ou pode fazer com que o MS Project calcule a data de término. Como foi calculado: O MS Project calcula a data de término da atribuição com base na data de início da tarefa, na quantidade de trabalho atribuída ao recurso, no calendário de recursos e nas unidades de atribuição da atribuição. Melhores usos: Adicione o campo Término ao modo de exibição Uso da tarefa ou Uso do recurso quando desejar analisar ou filtrar datas de término agendadas para atribuições. Exemplo: Você precisa analisar todas as datas de término das sete pessoas atribuídas à tarefa "Escrever proposta". No modo de exibição Uso da tarefa, adicione o campo Término. Na tarefa "Escrever proposta", você poderá ver as datas de término para cada recurso atribuído à tarefa. Comentários: Se você digitar uma data de término real diferente da data de término agendada, o MS Project alterará a data de término agendada para corresponder à data no campo Término real. Cada coluna refere-se a uma informação especifica da tarefa. 37 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

38 7.2. Criando tarefas Recorrentes MS Project Professional Algumas tarefas podem acontecer regularmente durante a extensão de um projeto. Muitas vezes uma determinada tarefa deve ser repetida ao longo do desenrolar das atividades. Isso é facilmente exemplificada tomando-se como exemplo as reuniões de avaliação do andamento de um projeto de desenvolvimento de sistemas, ou visitas periódicas do engenheiro em uma obra para validação do andamento da construção, e por aí vai. Suponha então que vamos fazer três reuniões diárias com duração de 1 hora para avaliação do andamento da mudança do escritório central. Para definir tarefas repetitivas siga os passos abaixo: a) Abra um novo projeto com o nome TREINAMENTO- MSPROJECT.mpp e crie algumas atividades; b) Pressione CTRL + HOME para mover-se até a primeira tarefa no gráfico de Gantt; c) Clique o comando INSERIR/TAREFA RECORRENTE; d) Preencha a tela conforme a janela abaixo: e) Observe que você pode definir tarefas repetitivas diariamente, semanalmente, mensalmente e anualmente. As opções Dia e Dia útil na parte da direita da janela referemse à freqüência de ocorrência da reunião (Dia = qualquer dia da semana, Dia útil = apenas os dias definidos como dias de trabalho no calendário, ou seja, excetua-se do calendário sábados, domingos, feriados. Veremos como tratar com o calendário mais adiante). Observe também a opção 7 ocorrências. Esta opção define quantas vezes a 38 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

39 7.3. Dividindo Tarefas MS Project Professional tarefa repetitiva acontecerá no período definido. f) Clique o botão OK e observe a tela do gráfico de Gantt, você verá as barras representando cada reunião. Dê um clique no sinal de + ao lado do titulo da tarefa para expandila; g) Mova o indicador do mouse por cima do símbolo à esquerda do nome de cada reunião para que você possa ver a data agendada de cada reunião; h) É importante entender que cada reunião acontecerá em dias diferentes, porém o Project representa uma após a outra, a informação da data para o Project é mais importante do que a seqüência das tarefas. Entenda que uma tarefa após a outra não significa necessariamente que acontecerão seqüencialmente; i) Salve seu projeto; Ao ajustar o cronograma talvez seja necessário que uma atividade seja interrompida por um determinado período, para interromper basta: a) Clicar na ferramenta: Dividir Tarefa b) Depois selecionar no Grafico de Gantt a tarefa que deseja e arrastar até onde o prazo deva recomeçar 39 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

40 7.4. Inserindo Duração nas Atividades A duração de uma tarefa pode ir de horas a meses, assim abreviadas: a) M = Minutos; b) H = Horas; c) D = Dias; d) S = Semanas; e) Dd = dias decorridos; f) Me = Meses; g) Md = Meses decorridos; Mova o cursor para a próxima linha para digitarmos outra tarefa (na coluna NOMA DA TAREFA) e digite as tarefas seguintes uma abaixo da outra conforme as seguintes ações: a) Pesquisar Local Duração: 2d; b) Elaborar Proposta Duração: 1d; c) Avaliar no Nível Corporativo Duração: 1d; d) Proposta Aprovada Duração: 5d; A aparência do seu gráfico de Gantt deve estar como a tela abaixo: 40 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

41 7.5. Inserindo Marcos no Projeto Um marco representa um objetivo atingido ou um ponto intermediário no projeto onde queremos chamar a atenção de alguma situação ocorrida (falta de uma determinada matéria prima no mercado, por exemplo) durante o desenrolar do projeto. Um marco tem duração zero e é representado no gráfico de Gantt por um losango com a data do evento ao lado. Para ilustrar vamos inserir um marco em nosso projeto. Siga os passos abaixo: a) Clique a última linha da coluna imediatamente após a tarefa Proposta Aprovada. Em seguida digite na coluna duração digite 0 (zero); b) Observe a representação do marco no gráfico de Gantt; 41 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

42 7.6. Vinculando Tarefas Até agora você apenas descreveu as tarefas e a duração de cada uma delas, porém um projeto é mais complexo do isso, certamente as tarefas possuem dependência entre si. Até agora não informamos ao Project que uma tarefa deve ser executada após a outra ou se mais de uma tarefa será executada concorrentemente. A vinculação de tarefas é a forma pela qual informamos ao Project qual a precedência de execução de cada tarefa descrita no projeto, em contrapartida o Project calculará automaticamente a data final do seu cronograma de execução. Para isso, siga os passos abaixo: a) Selecione a primeira tarefa e arraste o mouse até a última de forma que todas as tarefas fiquem selecionadas; b) Em seguida clique o comando EDITAR/VINCULAR TAREFAS ou pressione o ícone com o desenho de 3 elos de correntes unidos (VINCULAR TAREFAS); c) Observe o gráfico de Gantt. Além das tarefas serem colocadas na ordem de precedência de execução o Project também calculou a data final do projeto e informa a duração total do projeto na coluna duração; 42 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

43 7.7. Desvinculando Tarefas Caso você queira desligar o link (vinculação) entre uma ou mais tarefas. Siga os passos abaixo: a) Selecione as tarefas a serem desvinculadas; b) Clique o comando EDITAR/DESVINCULAR TAREFAS ou pressione o ícone com o desenho de 3 elos de correntes quebrado na barra de ferramentas; 43 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

44 7.8. Inserindo outras Tarefas A qualquer momento você poderá inserir uma tarefa no seu projeto, seja no final ou entre duas tarefas já existentes. Para inserir novas tarefas no final do projeto basta clicar a última linha disponível da coluna NOME DA TAREFA, porém para inserir uma tarefa ente duas já existentes. Siga os passos abaixo: a) Selecione a linha ou linhas onde você deseja inserir a tarefa ou tarefas clicando no número das linhas desejadas; b) Clique o comando INSERIR/NOVA TAREFA; c) Observe que o Project criará linhas vazias para a inclusão de novas tarefas; 7.9. Excluindo Tarefas Da mesma forma que você pode inserir novas tarefas, você pode também excluir as tarefas que você não deseja mais em seu projeto. Para isso faça: a) Selecione a tarefa ou tarefas indesejadas clicando nos números das linhas; b) Clique o comando EDITAR/EXCLUIR TAREFAS; 44 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

45 7.10. Tipos de Tarefas O MS Project usa um dos três tipos de tarefas para calcular a duração e as subseqüentes datas de término das tarefas. Os três tipos de tarefa são unidades fixas, trabalho fixo e duração fixa. Por padrão, o Project usa unidades fixas. Tarefa de Unidades Fixas: uma tarefa na qual as unidades [ou recursos] atribuídas apresentam um valor fixo, que não será afetado por nenhuma alteração feita na quantidade de trabalho ou na duração da tarefa. Tarefa de Trabalho Fixo: uma tarefa na qual o volume de trabalho é um valor fixo, que não será afetado por nenhuma alteração feita na duração da tarefa ou no número de unidades [ou recursos] atribuídas. É calculada da seguinte forma: Duração x Unidades = Trabalho. Tarefa de Duração Fixa: uma tarefa na qual a duração é um valor fixo, que não será afetado por nenhuma alteração feita no trabalho ou nas unidades atribuídas [isto é, recursos]. Cada um dos tipos de tarefa afetará o agendamento se um dos três elementos a seguir for editado. Em uma... Se você revisar as unidades... Se você revisar a duração... Se você revisar o trabalho P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

46 Tarefa de unidades fixas A duração será recalculada. O trabalho será recalculado. A duração será recalculada. Tarefa de trabalho fixo A duração será recalculada. As unidades serão recalculadas. A duração será recalculada. Tarefa de duração fixa O trabalho será recalculado. O trabalho será recalculado. As unidades serão recalculadas Movendo Tarefas no MS Project Através do clicar e arrastar do mouse você pode mover uma tarefa de um local para outro. Siga os passos abaixo: a) Selecione a tarefa ou tarefas que você deseja mover clicando no número da linha ou linhas desejadas; b) Arraste o mouse até o local desejado onde as tarefas devem ser reposicionadas e solte o botão do mouse (lembre-se: estamos usando o conceito de clicar e arrastar do ambiente Windows); Veja que a tarefa que outrora era a 3, foi movida e transformada na tarefa Restrições das Tarefas As restrições impõem limites na forma como o MS Project 2007 calcula as datas de início e de término das tarefas. 46 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

47 Restrição Flexível: uma restrição que não associa uma tarefa a uma única data. Restrição Inflexível: uma restrição que não pode ser alterada porque associa uma tarefa a uma data. Tipos de Restrições: O Mais Breve Possível: Essa restrição flexível agenda a tarefa para ser iniciada o mais breve possível. Essa é a restrição padrão das tarefas, quando o agendamento é feito a partir da data de início do projeto. Não insira uma data de início ou de término com essa restrição. O Mais Tarde Possível: Essa restrição flexível agenda a tarefa para o mais tarde possível, desde que sua conclusão ocorra antes do término do projeto, e sem atrasar as tarefas subseqüentes. Essa é a restrição padrão para as tarefas, quando o agendamento é feito a partir da data de término do projeto. Não insira uma data de início ou de término com essa restrição. Não Terminar Antes De: Agenda a tarefa para conclusão em uma data específica, ou após a mesma. Use essa restrição para garantir que uma tarefa não termine antes de uma determinada data. Não Terminar Depois De: Agenda a tarefa para conclusão em uma data específica, ou antes da mesma. Use essa restrição para garantir que uma tarefa não termine depois de uma determinada data. Não Iniciar Antes De: Agenda a tarefa para início em uma data específica, ou após a mesma. Use essa restrição para garantir que uma tarefa não inicie antes de uma determinada data. Não Iniciar Depois De: Agenda a tarefa para início em uma data específica, ou antes da mesma. Use essa restrição para garantir que uma tarefa não inicie depois de uma determinada data. Deve Terminar Em: Essa restrição inflexível agenda a tarefa para término em uma data específica. Ela define as datas de término antecipado, agendado e atrasado como a data que você inserir, fixando a tarefa na agenda. Deve Iniciar Em: Essa restrição inflexível agenda a tarefa para início em uma data específica. Ela define as datas de início antecipado, agendado e atrasado como a data que você inserir, fixando a tarefa na agenda Estabelecendo relações entre as tarefas Após a criação de tarefas é necessário vinculá-las, ou seja, estabelecer uma dependência entre tarefas do projeto. Ao vincular tarefas, você 47 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

48 define uma dependência entre suas datas de início e de término de forma a mostrar as relações existentes entre elas. Existem relações de precedência entre as diversas tarefas do projeto. Podemos especificar quando uma tarefa deve começar, tempos de folga e outras opções. Veja as possibilidades abaixo: a) Relação Fim para Início: Assim que a primeira tarefa termina a seguinte inicia (só assentar a caixa d água depois que toda a sustentação da casa estiver terminada). b) Relação Fim para Fim: Ambas as tarefas finalizam ao mesmo tempo (desmontar os móveis da sala finaliza ao mesmo tempo em que os móveis do quarto foram desmontados por outra equipe). c) Relação Início para Início: Duas tarefas começam ao mesmo tempo (montar os móveis do quarto e da sala ao mesmo tempo). d) Relação de Início para Fim: O fim de uma tarefa depende do início de outra tarefa anterior (a utilização de um computador antigo só para quando o novo computador estiver totalmente operacional). Para ilustrar tais possibilidades siga os passos abaixo: a) Crie um arquivo Treinamento.MPP com as atividades 1. Pesquisar Local Duração: 1d; 2. Elaborar Proposta Duração: 4d; 3. Revisar Proposta Duração: 3d; 4. Avaliar no Nível Corporativo Duração: 2d; 5. Proposta Aprovada Duração: 0d; b) Selecione a tarefa 5, Proposta Aprovada, e em seguida, clique o comando INSERIR / NOVA TAREFA; c) No campo NOME DA TAREFA, digite Reunir Equipe e pressione a tecla ENTER; d) Efetue o vinculo entre as atividades e visualize a coluna PREDECESSORAS. Lembrando que por padrão o MS Project define que a relação entre as atividades será Fim para Inicio Inserindo um novo Vinculo (relações entre tarefas) Com certeza, em alguns momentos, você precisará definir alguns tipos de relacionamentos entre tarefas que não seja do tipo Fim para início. 48 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

49 Em alguns casos você pode querer que o início de uma tarefa dependa do início de outra tarefa (início para início). Você pode especificar as informações de relacionamentos das tarefas através da caixa de diálogo INFORMAÇÕES SOBRE A TAREFA (você pode modificar a relação entre duas tarefas dando um clique duplo na linha de conexão entre as tarefas no gráfico de Gantt, o MS Project apresentará a caixa de diálogo DEPENDENCIA DE TAREFAS). Para ilustrar vamos criar uma relação do tipo fim para fim em nosso projeto de exemplo. Siga, portanto os passos abaixo: a) Vamos trabalhar com o arquivo Treinamento.mpp, se você fechou este arquivo abra-o, caso contrário, pule para o próximo item; b) No Gráfico de Gantt, dê um clique duplo na tarefa 3 para que o Project apresente a janela INFORMAÇÕES SOBRE A TAREFA; c) Dê um clique na guia PREDECESSORAS para ativá-la. Observe que a tarefa predecessora da tarefa 3 é a tarefa 2; d) Dê um clique na tarefa de número 3 que está na coluna ID e pressione a tecla excluir para remover esta predecessora, em seguida digite 1, em seguida pressione a tecla ENTER. O nome da tarefa e as respectivas informações aparecem. e) Pronto você aprendeu agora como mudar a predecessora de ma tarefa, vamos seguir adiante para aprendermos mais sobre relacionamentos de tarefas; Alterando a relação entre as atividades Vamos ver agora como mudar o tipo de relacionamento para Fim para Fim entre as tarefas. Mantenha a tela INFORMAÇÕES SOBRE A TAREFA visível para a tarefa 3 com a guia PREDECESSORAS ativada para continuarmos. Siga os passos abaixo: a) Dê um clique na célula TIPO (atualmente deverá estar aparecendo à frase TERMINO-INÍCIO (TI) ); b) Dê um clique na seta da caixa de seleção que apareceu para que você possa escolher outros tipos de relacionamentos; c) Selecione o tipo TERMINO-TEMINO e em seguida clique o botão OK; d) Visualize a mudança ocorrida no gráfico de Gantt. Observe que as barras referentes às tarefas finalizam ao mesmo tempo, mostrando claramente a presença de uma 49 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

50 relação do tipo fim para fim, com ambas as tarefas terminando no mesmo dia. e) Vamos agora acrescentar uma predecessora para o marco Proposta Aprovada para indicar que o fim do projeto depende do fim da tarefa Revisar Proposta. Dê um clique duplo na tarefa marco 5 apresentando a janela INFORMAÇÕES SOBRE A TAREFA, em seguida dê um clique na guia PREDECESSORAS; f) Dê um clique no primeiro campo vazio da coluna ID abaixo da tarefa Proposta Aprovada ; g) Digite 4, o número da tarefa e pressione a tecla ENTER; h) Clique o botão OK. O marco Proposta Aprovada agora ocorre no fim da tarefa Revisar Proposta. i) Visualize o gráfico de Gantt; j) Salve seu projeto (sem linha de base) Trabalhando com Folga (LAG) e Antecipação (LEAD) Podemos incluir tempos de antecipação ou folga entre as tarefas através do MS Project. A antecipação é também chamada de sobreposição de tarefas quando o início de uma tarefa precede o fim de sua predecessora. Em outras palavras, folga é a situação onde existe um tempo livre entre o fim de uma tarefa e o início da seguinte. Antecipação é quando uma tarefa se inicia antes da anterior Ter atingido o fim (por exemplo, você pode começar a pintura da sala quando metades das divisórias tiverem sido retiradas). Você pode inserir a antecipação ou folga entre tarefas através das seguintes unidades de tempo: minutos, horas, dias, dias decorridos ou semanas. Vejamos como especificar a folga e antecipação. a) Utilizando o nosso projeto de nome Treinamento.mpp, arraste o divisor entre o gráfico de Gantt e a tabela de Gantt até que você veja a coluna PREDECESSORAS na tabela de Gantt; b) Selecione a célula PREDECESSORAS para a tarefa 3. c) Digite 2II+1d e pressione a tecla ENTER (2II = relação de início para início ou início-início em relação à tarefa 3. 4d = folga de 4 dias), sendo assim a tarefa 3 tem uma relação de início para início e uma folga de 4 dias com a tarefa 2; d) Observe o gráfico de Gantt e veja que a tarefa 3. e) Vamos começar a 4 quando 50% da tarefa 3 estiver concluída. Para isso faremos uma sobreposição de tarefas, dessa forma poderemos economizar tempo. Arraste o divisor entre o gráfico de Gantt e a tabela de Gantt de forma que você visualize apenas as colunas NOME DA TAREFA, DURAÇÃO e INICIO; f) Dê um clique duplo na tarefa 4; 50 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

51 g) Na caixa de diálogo INFORMAÇÕES SOBRE A TAREFA, clique a guia PREDECESSORAS e na coluna TIPO digite II; h) Dê um clique na célula LAG e digite 50% (você pode inserir também a antecipação sob a forma de uma duração negativa como 2d, por exemplo). Teremos então uma relação de início para início com a Segunda tarefa iniciando depois que metade da primeira tarefa tiver sido executada. Pressione a tecla ENTER; e clique o botão OK; i) Observe o gráfico de Gantt para ver o resultado final. j) Salve seu projeto (sem Linha de Base); Análise PERT para Duração das Atividades Um dos melhores mecanismos para estimativa de durações de atividades é a analise PERT. Analise PERT trabalha com a estimativa da duração otimista, pessimista e mais provável da atividade. A duração final da atividade é calculada através da media ponderada das três estimativas de duração. Para acessar esta função basta clicar no botão : E será exibida a barra de ferramentas Aonde o usuário poderá informar as durações (otimitas, provável e pessimista) que o sistema calculará a duração final, bastanto selecionar a atividade que deseja calcular e clicar no botão : 51 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

52 Ao terminar de preencher as informações e clicar no botão OK, o MS Project necessita que seja acionado o comando para calcular os devidos valores e para isto é utilizado o botão : E este cálculo pode ser utilizado por todas as atividades do projeto. 8. Criando a Estrutura Analítica de Projetos Após listar as atividades do projeto, é preciso que elas sejam agrupadas de modo a tornar mais estruturada e racional a sua compreensão, organizando o projeto e adicionando estrutura a ele através do recuo de atividades que compartilham características ou que serão concluídas no mesmo intervalo de tempo em uma atividade abrangente Recuando Atividades As atividades do projeto são divididas em Executiva, Resumo e Marcos ou Etapas. As atividades são diferenciadas pelo recuo. Para efetuar o recuo, basta selecionar as linhas: 52 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

53 E clicar no botão 8.2.Visualizando os Níveis de Estrutura de Tópicos Para exibir de forma refinada a estrutura de tópicos do projeto, basta marcar a opção: Mostrar Numero da estrutura de Tópicos dentro do Menu: Ferramentas / Opções 53 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

54 Os códigos exibidos acima identificam a posição exclusiva de cada tarefa na estrutura de tópicos e podem ser utilizados para reportar agendas e controlar custos. Uma maneira agradável de visualizar a estrutura de tópicos é através da forma gráfica. O MS Project 2007 possui integração nativa com o MS Visio, basta clicar no botão: Será Exibido um pequeno assistente de exportação que ao final resultará na montagem do diagrama. 54 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

55 9. Recursos Os recursos são todas as pessoas, materiais de consumo e equipamentos necessários para a realização da atividade. Os recursos são responsáveis pela conclusão efetiva das tarefas do projeto. Dependendo do enfoque e porte que você dá ao seu projeto seria interessante você definir a partir da tarefa o recurso necessário para executá-la. O MS Project possibilita a inclusão do recurso, quando ele for uma pessoa, a partir da lista Global de Endereços de sua Empresa. 55 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

56 9.1.Criando Recursos Conforme dito anteriormente os recursos são os insumos para realização das atividades do projeto. Para criar um recurso basta entrar na Visão Planilha de Recurso: E para detalhar as informações do recurso, basta dar um clique-duplo no nome e será exibida a janela com as informações detalhadas do recurso. 56 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

57 Campos Guia GERAL: MS Project Professional Nome do recurso Mostra o nome do recurso selecionado. Iniciais Mostra as iniciais do recurso ou outra abreviação que identifique o recurso. Essa abreviação poderá ser usada no lugar do nome do recurso para economizar espaço em alguns modos de exibição. Grupo Especifica o grupo ao qual o recurso pertence. Se inserir um nome de grupo, você poderá classificar os recursos por grupo ou aplicar um filtro que mostre informações sobre grupos específicos. Código Especifica um código para o recurso, como um código central de custo. Botão Detalhes Abre uma caixa de diálogo do catálogo de endereços de que mostra informações sobre o recurso selecionado. Botão Alterar Período Útil Abre a caixa de diálogo Alterar Período Útil, que pode ser usada para alterar os dias e horários úteis para o recurso selecionado. Tipo Especifica se um recurso é um recurso de trabalho ou um recurso material. a) Trabalho Os recursos de trabalho são pessoas, equipamentos ou instalações que são atribuídos a uma tarefa e não são consumidos durante a tarefa. b) Material Os recursos materiais são os recursos consumíveis, como aço, que você deseja controlar. c) Custos Selecione esse tipo de recurso para controlar itens orçamentários, como custos de viagem, que não dependem da quantidade de trabalho ou da duração da tarefa. Especifica o endereço de do recurso. Também é possível obter o endereço de do recurso pelo sistema de de 32 bits compatível com MAPI 1, clicando em Detalhes. Grupo de trabalho Especifica como o recurso receberá mensagens de colaboração da equipe. a) Padrão Indica que você deseja usar a opção de colaboração especificada como o padrão do projeto. Para exibir ou definir esse padrão, no menu Ferramentas, clique em Opções e, em 1 MAPI: acrônimo de Messaging Application Programming Interface (interface de programação de aplicativos de mensagens), que é a interface de programação padrão proposta e apoiada pela Microsoft para o acesso a sistemas de mensagens eletrônicas.). 57 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

58 seguida, clique na guia Colaborar. A configuração está na caixa Colaborar usando. b) Microsoft Office Project Server Indica que você estará usando o Microsoft Office Project Server 2007 para se comunicar com este recurso. c) Nenhum Indica que você não está usando nenhum método de colaboração eletrônica no Microsoft Office Project 2007 para se comunicar com este recurso. Conta do Windows Abre e localiza informações da conta do usuário do Windows no catálogo de endereços e coloca essas informações na caixa Conta do Windows do recurso selecionado. A caixa Conta do Windows identifica os usuários do Microsoft Windows no Project Server. Para usar este botão, é preciso ter inserido uma URL válida do Project Server. Para fazer isto, no menu Ferramentas, clique em Opções. Clique na guia Colaborar e insira o URL na caixa URL do Microsoft Project Server Tipos de Reserva a) Proposta Especifica que a adição deste recurso é considerada provisória. b) Comprometida Especifica que a adição deste recurso é considerada definitiva. Este é o tipo de reserva padrão. Opções de seleção da seleção Genérica Especifica que o recurso é uma conta de qualificações exigidas para uma tarefa e não um recurso real. Inativa Indica se o recurso foi excluído ou removido do pool de recursos. Por exemplo, é possível remover um recurso da lista de recursos da empresa antes de movê-lo de um departamento para outro para manter separado o trabalho do recurso para os dois departamentos. Disponibilidade do Recurso: Use esta tabela para definir a data de início e de término de um recurso no projeto. Também é possível usar esta tabela para definir diversos níveis de disponibilidade de unidades máximas, em momentos diferentes durante o projeto. Estas configurações, juntamente com o calendário do recurso, determinam quanto trabalho poderá ser feito por um recurso sem que ele fique superalocado. Orçamento: Especifica que o recurso é um item orçamentário. 58 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

59 Campos Guia CUSTOS: Use essa guia para inserir, analisar ou alterar informações de custo sobre o recurso selecionado. Você pode: Configurar informações de custo para o recurso. Configurar tabelas de taxas de custo alternativas para taxas diferentes para tabelas diferentes. Indicar o método de aumento de custo do recurso. Nome do Recurso Mostra o nome do recurso selecionado. Tabelas de taxas de custo Usando as tabelas de taxas de custo, você pode atribuir taxas diferentes ao recurso selecionado em tabelas de taxas diferentes. Especificamente, cada tabela constitui uma tabela de taxas diferente, que pode ser usada para taxas diferentes para tarefas diferentes. Dentro de cada uma das cinco tabelas de taxas (A, B, C, D e E), você pode definir até cinco taxas diferentes para o recurso selecionado, juntamente com as datas efetivas. Essas tabelas de taxas diferentes podem ser usadas para considerar aumentos e diminuições de taxas com o tempo, devido a aumentos de salário de recursos de trabalho, por exemplo, ou descontos de recursos materiais. Por padrão, os 59 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

60 recursos são atribuídos a tarefas usando a taxa de custo da tabela A. As tabelas de taxas não podem ser renomeadas. Você pode alterar a tabela de taxas atribuída na caixa de diálogo Informações sobre a Atribuição. Data Efetiva Essa é a data em que a taxa padrão, a taxa de horas extras e o custo de uso especificados nessa linha têm efeito. Se dois traços (--) estiverem no campo Data Efetiva, significa que a taxa associada está em vigor no momento. É a taxa padrão que se aplica quando nenhuma outra data efetiva existe ou para datas que as datas efetivas não incluem. Por exemplo, se a data efetiva mostrada na tabela for 14/11/08, qualquer coisa antes de 14/11/08 será incluída pela taxa que tem dois traços (--) no campo Data Efetiva. Essa taxa permanece em vigor até a próxima Data Efetiva listada na tabela de taxas de custo. Na data em que uma nova taxa vai entrar em vigor, a taxa é alterada no Microsoft Office Project, por exemplo, nos campos Taxa Padrão e Taxa H. Extra na Planilha de Recursos e nos cálculos de custos de recursos para as tarefas atribuídas. Taxa Padrão A taxa por hora a ser acumulada para o trabalho normal, ou horário direto, desse recurso. Taxa de Hora Extra A taxa por hora a ser acumulada para o trabalho de hora extra para esse recurso. Custo por Uso O valor definido a ser acumulado sempre que esse recurso é usado, independentemente da quantidade de trabalho feito. Caixa Aumento de custo Use a caixa Aumento de custo para especificar quando os custos padrão e de horas extras para os recursos serão aumentados. Os custos de uso são sempre aumentados no início de uma tarefa. Opções de aumento de custo Início O custo é contraído no início de uma tarefa atribuída. Rateado O custo é contraído como horas extras rateadas. Esse é o padrão. Término O custo é contraído no término de uma tarefa atribuída. 60 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

61 Botão Detalhes Abre uma caixa de diálogo de seu catálogo de endereços de compatível com MAPI, mostrando as informações de contato inseridas ali sobre o recurso selecionado. 9.2.Alocando um Recurso a uma tarefa com Atribuir Recursos a) Abra o arquivo Treinamento.MPP b) Clique sobre a tarefa Pesquisar Local. c) Dê um clique no botão Atribuir Recursos na Barra de Ferramenta Padrão. d) Digite Gerente de Projetos no campo Nome. e) Clique sobre o recurso que você acaba de criar. f) Clique sobre o botão Atribuir. Observe que apareceu uma marca ao lado do recurso na caixa de diálogo Atribuir Recursos o indicador 1 que significa que o recurso pode ser usado integralmente para a consecução da tarefa. No Gráfico de Gantt aparece o nome do recurso ao lado do modo Gráfico. 61 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

62 Para remover o recurso basta que se clique sobre o botão Remover na mesma tarefa. 9.3.Alocando Recursos Simultaneamente Para se alocar várias tarefas a um mesmo recurso faça o seguinte: a) Clique sobre a tarefa 3. b) Pressione a tecla CTRL e mantenha c) Clique sobre as tarefas 4 e 5. d) Dê um clique sobre o botão Atribuir na caixa de diálogo Atribuir Recursos Se por alguma razão o recurso não precisar mais ser alocado aquela tarefa, remova-o da seguinte forma. a) Clique sobre a tarefa 5. b) Clique sobre o botão Remover na caixa de diálogo Atribuir Recursos e sua alocação foi removida. 9.4.Criando recursos com a Visão Planilha de Recursos Pressione o botão Planilha de Recurso na barra de Exibir do MS Project Você irá visualizar uma planilha que representa uma visão mais apurada das informações relativas a recursos. 62 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

63 Nesta planilha você deverá incluir uma série de outros recursos para que possa finalizar as atribuições de recursos dentro do seu projeto. Utilizando a figura abaixo inclua outros recursos. Observe que existe um grupo de funcionários que possuem 1.500% de Unidades Máximas disponíveis, ou seja, neste caso existem 15 funcionários para atender ao projeto. Já pintores e carpinteiros possuem respectivamente 2 funcionários. 9.5.Inserindo informações adicionais aos Recursos Cada recurso ainda pode ser complementado com informações de horários custos em diversos níveis e informações sobre s de cada um. Como exemplo iremos aqui colocar uma anotação ao recurso pintores. a. Clique duas vezes sobre o recurso Assistente de Operações dentro da Exibir, Planilha de Recurso ou dentro da caixa de diálogo Atribuir Recursos. b. Aparecendo a Caixa de Diálogo Informação sobre Recurso clique na guia Anotações como na figura a seguir. 63 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

64 c. Digite Montar a proposta da mudança d. Clique no Botão OK Observe que aparecerá um ícone ao lado do recurso indicando que existem anotações referentes a ele neste projeto. 9.6.Incluindo e Removendo Recursos Pressione o botão Planilha de Recurso na barra de Exibir no MS Project Nesta visão o botão direito do mouse possui comportamentos distintos dependendo do que está selecionado. Por exemplo, se você estiver selecionando uma linha além das funcionalidades convencionais do menu Pop-up você ainda poderá inserir um novo recurso o remover o recurso que está selecionado. Observe a figura a seguir e experimente executar os comandos. 64 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

65 9.7.Classificando Recursos Quando você seleciona uma coluna no Project automaticamente o menu POP-UP que aparece com um clique no botão direito do mouse lhe dá a opção Classificar por Observe a figura a seguir. Clicando em sobre a opção Classificar por o Project fornece uma caixa de diálogo (ver próxima figura) que permite você escolher uma classificação primária sobre um dos campos disponíveis e mais duas secundárias dando uma série de possibilidades ao operador de classificar seus recursos de forma que possa visualizar melhor um dos campos disponíveis. 65 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

66 9.8.Incluindo vários recursos através da Ferramenta: Preencher Abaixo Quando uma série de recursos for repetem em suas características básicas, mas não em sua descrição é interessante que você utiliza a ferramenta Preencher Abaixo disponível para este recurso. Para utilizála siga os passos: a) Selecione com o mouse o último recurso disponível mais três linhas extras como na figura abaixo: b) Clique com o botão direito do mouse sobre a seleção c) Clique sobre a Opção Preencher Abaixo Observe que o recurso se repetirá por quantas linhas forem marcadas, mas as colunas: Nome do Recurso, Unid. Máximas, Taxa Padrão, Taxa h. Extra, Custo/Uso, Acumulo, Código estarão com seus valores padrão, ou seja, não serão acompanhadas pelo recurso anterior a não ser que sua seleção inicial compreenda estas colunas. 66 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

67 Observe a figura a seguir. Foram marcadas diversas colunas para aplicação Preencher Abaixo Após o comando ter sido dado o resultado foi semelhante a da figura abaixo. 9.9.Acúmulo de Custos do Recurso no Projeto Existem custos fixos e variáveis num projeto, olhando a planilha da figura anterior você nota que existem campos preenchidos com Padrão. Rateado, ou seja, Rateio Padrão que é o valor hora daquele recurso e Taxa h. Extra é a hora-extra. O acúmulo destes custos dentro do projeto pode ser feito de três formas: Início quando o custo está sendo acumulado ao projeto no momento em que aquela tarefa com aquele recurso se inicia. Fim o custo só é acumulado ao projeto quando a tarefa termina, o mesmo ocorre aos custos fixos por tarefa independentemente do recurso. Rateado é o padrão do Project, o acúmulo de custos se dá à medida que o progresso da tarefa aconteça Custos Fixos á Tarefa Geralmente o custo fixo é atribuído àquelas tarefas que são independentes de seu custo variável, por exemplo, o instalador de carpete pode ser contratado por serviço sendo desnecessário mensurar o custo hora daquele serviço. Para fazer a alocação de custos fixos à tarefa siga os passos a) Selecione a visão Gráfico de Gantt 67 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

68 b) Dentro do Menu Exibir, Tabela selecione Custo c) Clique sobre a tarefa 4. d) Na coluna, Custo Fixo digite 1275 e tecle Enter. O resultado deverá ser semelhante à figura a seguir Crie um calendário especifico para o Recurso Para melhor gerir cada recurso o Project permite a flexibilização de horários em seus calendários. Atribuindo calendários diferentes aos recursos é possível melhor programar suas tarefas a realidade de trabalho da sua empresa. O calendário padrão do Project possui um horário fixo de 8:00 as 17:00 com intervalo de uma hora para o almoço. A partir deste padrão você pode criar horário compatível com sua empresa e seus recursos incluindo feriados regionais e etc Calendário Base do Recurso O calendário - Base (Calendário do Projeto) é utilizado como base para todo recurso novo que é criado no seu projeto. Utilizando novos calendários Base, específicos do projeto você melhor gerencia seus recursos. Para melhor entendermos as funcionalidades dos calendários vamos criar um ambiente seguindo os passos abaixo: a) Crie um novo projeto e digite os seguintes recursos (veja próxima figura) b) Observe que o calendário Base alocado para cada recurso foi o Padrão c) Mude o calendário base do Recurso 4 - Noturno para Noturno Seria só isto se seu projeto fosse baseado no padrão de horários que o Project tem como padrão. Só 68 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

69 que a realidade é outra e precisamos criar opções para feriados e horários diferentes para determinados turnos. Seguindo os passos acima nós utilizamos um calendário com 40 horas semanais e horários de 8:00 as 17:00 com 1 hora de almoço para o Padrão e um horário noturno de 23:00 as 8:00 com 1 hora de folga de 3:00 as 4:00 para Noturno. Ambos não assumem nenhum feriado para todos os dias do ano Especificando um Feriado para o Recurso Vamos tomar como base do nosso projeto o ano de 2008 onde o feriado do carnaval cai em 5 de Fevereiro. Siga os passos: a) Na Planilha de Recursos selecione o recurso que deseja alterar o calendário. b) Clicar no botão Alterar Período Útil. c) Será exibida a tela onde deve ser criada a exceção para o feriado no dia 5 de fevereiro. 69 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

70 Dica Os feriados devem ser especificados em cada ano que seu projeto for utilizar O que é um cronograma orientado a Recurso? É um método de alocação de recursos que possibilita a diminuição da tarefa e à medida que você inclui mais recursos a ela. È o método padrão de cronograma do Project como dito anteriormente. Para melhor acompanhar os itens vamos abrir no diretório Aula Project/pratica o arquivo Treinamento.mpp e salvá-lo como Treinamento_recurso.mpp 9.15.Cronograma de duração Fixa É um método de alocação que permite ser variada a quantidade e tipo de recurso, mas que a tarefa necessariamente terá que obedecer a uma duração predefinida ou fixa Trabalhando com Recursos e Cronogramas Como fazer um Cronograma orientado a recurso? 70 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

71 À medida que você acrescenta a uma tarefa determinado recurso o próprio Project se encarrega de definir que o seu Cronograma é orientado a recurso. Vejamos um Exemplo: Com o Treinamento.mpp ativo siga os seguintes passos: a) Dê um duplo Clique sobre a tarefa de número 4 Avaliação em nível corporativo b) Quando aparecer a caixa de diálogo Informações sobre a Tarefa clique sobre a Guia Recursos, observe a figura a seguir. c) Observe que o recurso Gerente de Projetos foi alocado 100% a tarefa. d) Supondo que mais dois Analistas de Sistemas existam na sua empresa e que são co-responsáveis pela tarefa o ideal seria alocá-los também para esta tarefa já que têm responsabilidades mútuas. e) No campo Unidades clique sobre as setas de seleção até que apareça 300%, ou seja, três pessoas que irão fazer esta tarefa. Observe na figura a seguir. 71 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

72 f) Assim que você clicar sobre o botão OK a tarefa automaticamente muda para a duração 0,33 dias que desta forma seria reduzida em função do aumento de recursos. Isto só ocorre quando um cronograma é orientado a recurso. Como fazer um Cronograma com duração Fixa? Suponhamos agora que os Arquitetos estabeleceram que a tarefa deve ser cumprida em um dia. Neste caso se estabelece que não importa a quantidade de recursos, mas que a tarefa tenha uma duração fixa. Para fazermos isto vamos reverter à situação a situação e reiniciar a alocação de recursos utilizando o caixa de diálogo Informações sobre a Tarefa. a) Utilize o botão na barra de ferramenta padrão do Project. b) Desta forma retornamos a posição inicial onde só existia 1 recurso Arquiteto alocado para a tarefa. c) Dê um duplo clique sobre a tarefa 4. d) Antes de alocar recurso nós mudaremos as configurações do recurso para Duração Fixa, para isso clique sobre a guia avançado na caixa de diálogo Informações sobre a Tarefa. Observe a figura abaixo. 72 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

73 e) Clique novamente sobre a guia Recursos f) No campo Unidades clique sobre as setas de seleção até que apareça 1, ou seja, três pessoas que irão fazer esta tarefa. g) Clique agora no botão OK. Observe que irão ser alocados três recursos na mesma tarefa só que desta vez o Project não fez nenhuma mudança na duração da tarefa. Veja a figura a seguir Como encurtar prazos Suponhamos agora que seu cronograma foi reprovado por invadir uma semana importante de trabalho em que se encontra uma meta prioritária de sua empresa. Precisamos reduzir em pelo menos uma semana o cronograma final Siga os passos: a) Selecione por exemplo à tarefa 5. b) Dê um duplo-clique sobre esta tarefa c) Aparecendo a caixa de diálogo Informações sobre a Tarefa clique sobre a guia Recursos d) Sabendo que já temos 8 funcionários do turno do dia para esta tarefa e você escolheu esta tarefa para reduzir o tempo final do seu cronograma a qualquer custo vamos duplicar a quantidade de funcionários envolvidos. 73 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

74 e) Mude então de 8 funcionários para 16 funcionários. f) Como nossa tarefa 5 ainda é orientado a recurso o tempo de duração da tarefa cairá para 1 dia, o resultado será semelhante ao da figura abaixo: O tempo da atividade foi dividido ao meio, este procedimento é chamado de FastTracking Ajustando Alocações de Recursos Suponhamos agora que você necessite ajustar as tarefas ao grupo de recursos envolvidos neste caso você pode ter mais de um recurso alocado a uma tarefa. Siga os passos. a) Clique duas vezes na tarefa 4 b) Clique sobre a guia Recursos c) Na coluna onde ser lê Recursos Nomes clique sobre a próxima linha em branco logo após o primeiro recurso alocado, depois clique sobre a seta como demonstra a figura a seguir. d) Clique sobre o recurso Analista de Redes. e) Clique sobre o botão OK 74 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

75 Seu recurso estará alocado à tarefa, mas a tarefa não sofrerá alterações quanto a sua duração. Isto significa que o Project entende que a tarefa depende dos dois recursos trabalhando em paralelo para serem executados. Observe o resultado no gráfico de Gantt na figura a seguir: 9.19.Visualizando Cargas de Trabalho Para melhor acompanhar os itens vamos abrir no diretório Aula Project/pratica o arquivo Treinamento_recurso.mpp e salvá-lo como Treinamento_carga.mpp Algumas mensagens do Project aparecerão em função de existirem sobre alocações. Esta versão do Project já tenta automaticamente resolver os problemas utilizando o recurso Nivelamento. Para melhor visualizarmos os problemas já impostos como exemplo vamos clicar sobre o botão Parar impedindo que o Project faça as correções independentemente. Vimos até aqui como alocar recursos, definir tempos de execução de cronogramas em função de recursos e utilizar a ferramenta para reduzir, aumentar ou fixar tempos de execução de determinadas tarefas. Nem sempre os recursos são suficientes para a carga de trabalho exigida pela tarefa ou por múltiplas tarefas. Existem umas séries de atitudes que podem ser tomadas para resolver recursos que se tornam insuficientes em relação ao projeto. Chamamos esta insuficiência em função da tarefa de sobre-alocação de recursos (Superalocações). Visualizando a distribuição de Recursos Existem duas formas básicas de se observar à alocação de recursos uma seria a Planilha de Recurso que conhecemos anteriormente e a outra seria a Uso do Recurso. Visualizando recursos Superalocados com Planilha de Recurso O Project está programado para definir se um determinado recurso está ou não sendo utilizado indevidamente, portanto ele permite uma visualização diferente aos recursos que estão na visualização Planilha de Recurso colocando-os em cor vermelha ou em negrito se seu monitor for preto e branco. 75 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

76 Para ver esta forma de encontrar recursos Superalocados faça: Na barra de ferramentas Exibir escolha Planilha de Recurso Observe que existem dois recursos que se apresentam como Superalocados, vamos relembrar o porquê! Foram disponibilizados um Gerente de Projetos e um Analista de Sistemas, conforme visto na coluna Unid. Maximas, portanto não pode ser alocado no mesmo duas unidades do mesmo recurso Visualizando recursos sobre-alocados com Uso do Recurso Utilize esta Exibir quando precisar ver quanto cada recurso está alocado para cada tarefa. Observe que cada recurso vem com suas tarefas atribuídas e que os recursos que estão Superalocados continuam em vermelho. Se você utilizar o botão Ir Para a tarefa Selecionada poderá observar no calendário gráfico ao lado do recurso selecionado quanto tem sido alocado daquele recurso para aquelas ou aquelas tarefas. Siga os seguintes passos para obter esta visualização: a. Selecione o botão Uso do Recurso na barra de Exibir b. Utilizando a barra de rolagem à direita localize o recurso Gerente de Projetos. c. Localize a segunda semana de Fevereiro e observe se o resultado é semelhante ao da figura a seguir. 76 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

77 Observe que existem alguns dias marcados com vermelho que significa que nestes existem sobre-alocação de recursos Resolvendo sobre-alocação de Recursos Definindo se a empresa pode ou não aumentar os recursos sobre a tarefa você deve decidir qual a melhor decisão tomar. Vejamos então como utilizar o Project para resolver os problemas de sobre-alocação: a) Selecione com o botão direito do mouse a barra de ferramentas b) Ative no menu pop-up a opção Gerenciador de Recursos. c) Aparece então a barra de ferramentas como esta: Clicar no botão Modo de exibição Alocação de Recursos, agora a sua visualização está dividida em duas janelas a superior chama-se Visualização Uso do Recurso e a inferior chama-se Visualização Atraso Gantt` Sincronize a sua visualização como demonstra a figura abaixo: a) Clique sobre a planilha onde estão as cargas de trabalho para o recuso sobre-alocado b) Pressione o conjunto de teclas ALT + Home. Isto o levará para o início do projeto deste recurso 77 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

78 c) Pressione o botão Ir para a próxima Superalocação na barra de ferramentas, até ser visualizado o que demonstra a figura a seguir. Observe que o principal motivo dos funcionários estarem sobrealocados é uma tarefa que necessita de mais recursos do que estão disponíveis para o projeto. Você pode visualizar também esta sobre-alocação utilizando a Exibir Gráfico de Recurso. Siga os passos: a) Selecione na barra de Exibir o visualização Gráfico de Recurso b) Movimente a barra de rolagem o gráfico até a atividade. c) Movimente a barra de rolagem até aparecer o primeiro recurso em Vermelho ou sobre-alocado. d) Observe a figura a seguir que demonstra claramente que a super alocação. Neste ponto você visualiza com muito mais clareza o que está errado nesta alocação, pois você vê que o máximo de unidades disponíveis é de um pessoas e a tarefa exige duas pessoas. 78 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

79 9.22.Definindo um nivelamento Automático Quando a tarefa pode ser adiada em função da sobre-alocação do recurso o Project tem um recurso bem simples. a) Selecione a Exibir: Grafico de Gantt b) Adicione c) Selecione no menu Ferramentas a opção Redistribuir Recursos d) Clicar no Botão Redistribuir Agora. Quando na caixa de diálogo Redistribuir Recursos está marcada a opção Automático toda vez que um recurso é sobrealocado o Project automaticamente fica emitindo as mensagens de sobrealocação ou 79 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

80 corrigindo automaticamente as sobrealocações que lhe for viável. Se você estiver editando somente a tarefa 4 e este recurso esta marcado em Automático estes passos que demos anteriormente seriam desnecessários, pois o próprio MS Project faria o atraso na tarefa para ajustar a alocação deste recurso. 10. Custos Para muitos gerentes de projeto, o custo é um aspecto mais importante do controle do projeto. Por exemplo, considerações sobre o custo podem determinar com que rapidez as tarefas são realizadas e como os recursos (tais como equipamento e trabalhadores) são usados. Em alguns casos, o sucesso de um projeto pode ser medido por quão próximos os custos finais do projeto estão dos seus custos previstos na linha de base. O MS Project permite monitorar, continuamente, os custos de recursos e atividades Atribuindo Custos ao Projeto Existem diversas formas de atribuir custos a um projeto, eis algumas: a) Se o objetivo do projeto é basear os custos das atividades em salários ou taxas de pagamento dos seus recursos, o gerente de projetos poderá atribui taxas regulares e de horas extras e eles antes de atribuí-los a uma atividade, assim o MS Project calcula o custo a da atividade, multiplicando a taxa pela duração definida para essa mesma atividade. b) Custos Fixos, juntamente com os custo baseados em taxas, quando calcular o custo total de uma atividade. c) Os custos de materiais são calculados de duas formas diferentes nos campos Taxa-Padrão e Custo por Uso. Taxa Padrão refere-se ao custo unitário de cada recursos material e o Custo/Uso é o custo atribuído uma única vez na atividade para que se utilize o material, independemente de sua quantidade. Para visualizar a alocação de custos, clique em: Exibir / Tabela/ Custo: 80 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

81 Dica O Custo Fixo é somado apenas no calculo do custo total, ou seja, o custo fixo de uma atividade do resumo não é a soma dos custos fixos de suas constituintes. Se o projeto não dispuser de custos fixos detalhados para cada atividade, insira o custo fixo de todas as atividades na atividade de resumo respectiva Calculando os Custos O custo de uma tarefa é a soma do custo fixo, se houver, mais o custo das suas alocações de recursos. O custo do recurso é calculado a partir das informações de custo unitário do recurso custo normal, custo de hora extra, custo por utilização e método de acúmulo que você define para o recurso. Por exemplo, uma tarefa com recurso que é alocado para executar 40 horas de trabalho a um custo normal de $10 por hora têm um custo de recurso de $400. Uma tarefa com dois recursos alocados, cada um com um custo de $400, tem um custo de recurso de $800. Você visualiza o custo de recursos na tabela Custo Visualizando Estatísticas do Projeto Os custos totais podem ser exibidos através da estatística do projeto, atualizada sempre que o MS Project recalcula as atividades. 81 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

82 82 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

83 CÁPITULO 3 EXECUTANDO O PROJETO 11. Gravando Linhas de Base 11.1.Criando Linhas de Base Quando os conflitos de recursos estão nivelados, ou seja, sem sobrealocação e os custos devidamente calculados você pode considerar o projeto como concluído. Se este ponto do projeto representa a melhor estimativa a ser seguida então agora poderemos salvar o projeto com uma linha de base que permite ao MS Project fazer comparações para cálculos de variância permitindo comparar o que foi previsto com o que realmente acontece na execução do projeto. A linha de base do projeto salva as seguintes informações de um projeto: a) Datas de Inicio e de Término b) Durações c) Trabalho dos Recursos e das Tarefas d) Custos dos Recursos e das Tarefas e) Tarefas Divididas f) Trabalho Dividido em Fases g) Custos divididos em Fases Para salvar a linha de base basta clicar no menu: Controle/ Salvar Linha de Base. 83 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

84 Agora quando você alterar o projeto você poderá comparar o que previu inicialmente com a posição atual do projeto. Para visualizar o retrato do seu projeto inicial com sua posição atual clique sobre o botão Gantt de Controle na barra de Exibir. Dica O MS Project 2007 permite você salvar até 11 linhas e base no plano de um projeto e acumular dados de linhas e base atualizados para as a tarefas de resumo Limpando Linhas de Base O MS Project permite que você limpe a linha de base, para tal basta clicar no menu: Controle / Limpar Linha de Base Será exibida a janela com as informações de gravação da linha, assim ao clicar no botão OK a linha de base será removida do projeto. 12. Acompanhando o progresso das atividades Mesmo com o melhor plano, é provável que o cronograma se desvie da programação original que você elaborou. Acompanhando o progresso, você pode descobrir quais são as tarefas que necessitam de atenção extra em tempo de fazer ajustes, afim de que o seu projeto continue tranqüilamente. Nesta lição, você aprenderá a acompanhar o progresso do desempenho do seu projeto depois que ele já estiver em andamento. Você aprenderá a comparar o cronograma atual e os dados reais com os originais Informações básicas para o acompanhando do Projeto Acompanhar o progresso significa atualizar e analisar o desempenho de seu projeto assim que o projeto está em andamento. Antes de o projeto começar, você cria uma linha de base que é uma cópia do cronograma original que permanece inalterado. Durante o projeto, você compara o cronograma atual com a linha de base. 84 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

85 Ao acompanhar o progresso, você trabalha com três tipos de informações: de linha de base, atual e real. Linha de Base. Este é o seu modelo fixo de como o projeto deveria progredir. Também pode chamar-se informação planejada. Esta informação não muda a menos que você especifique que deseja mudar a Linha de Base. Atual. Este é um modelo funcional, que está sempre mudando, para as tarefas que vão ocorrer, depois que o projeto se encontra em andamento. O cronograma pode mudar à medida que você recebe novas informações e faz ajustes. Real. As informações reais são tarefas que já estão em andamento ou que já foram finalizadas. À medida que você insere datas reais para tarefas completadas, as datas de início e fim para as tarefas programadas remanescentes são atualizadas Atualizando o Cronograma com Informações Reais A atualização do seu projeto é um processo contínuo de modificar o cronograma atual (para tarefas a seguir) e inserir informações reais (para tarefas que já começaram). Na medida em as tarefas anteriores afetam as datas de início e fim das tarefas futuras. O seu cronograma muda, mas a sua linha de base permanece inalterada. Você insere informações reais à medida que as tarefas ocorrem. A freqüência com que você atualiza o cronograma depende da precisão com que você deseja acompanhar o progresso. O sub-menu Controle / Atualizar Tarefas no menu Ferramentas contém os comandos que você precisa para inserir o progresso ou o status de uma tarefa, de tarefas selecionadas ou do projeto em sua totalidade. Você pode também usar uma barra de ferramentas Controle que contém os botões para atualizar o projeto. Além disso, ela contém botões que exibem as mesmas caixas de diálogo que você vê quando escolhe os comandos Atualizar Tarefas para um intervalo de tarefas que você especifica. 85 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

86 12.3.Visualizando o Cronograma A linha de grade tracejada na vertical do Gráfico de Gantt marca a data de hoje na escala de tempo. As tarefas com barras de Gantt completamente à esquerda da linha da data devem estar completas. Por exemplo, na ilustração que se segue, a tarefa 7, Criar layouts, deve estar 100% completa. As tarefas cujas barras cruzam a linha de data devem estar parcialmente completas. Por exemplo, a tarefa 15, Pintar Sala de Reunião, já foi iniciada e deve estar aproximadamente 50% completa. As tarefas à direita da linha de data são programadas para começar mais tarde. Além disso, as barras de progresso dentro das barras de Gantt proporcionam uma indicação gráfica do progresso das tarefas. Dica Você pode também modificar os dados reais diretamente no gráfico de Gantt arrastando as barras de progresso dentro das barras de Gantt Atualizando Tarefas Específicas Quando as tarefas são terminadas conforme o cronograma, você deve inserir o seu progresso real. Você pode selecionar uma única tarefa, múltiplas tarefas, ou um grupo de tarefas dentro de um intervalo de datas. Para facilitar a atualização das tarefas e ver o progresso, você pode mudar uma opção de visualização para exibir horas, assim como datas, no projeto. Além disso, você pode mudar a escala de tempo para ver essas tarefas com mais detalhamento. 86 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

87 12.5.Comparando Resultados MS Project Professional O MS Project proporciona muitas formas para você comparar o seu cronograma atual e os dados reais com a linha de base. Você pode escolher o método mais conveniente para encontrar o que você precisa saber. Quando você salva a linha de base, o Microsoft Project copia dados dos campos que estão programados no momento para campos da Linha de Base. Se você precisar ver em quantos dias o cronograma se desviou do plano original, pode exibir esta tabela de tarefa Variação. Esta visualização e tabela exibe datas de início e fim de linha de base, em conjunto com as datas programadas de início e fim. O MS Project também calcula a diferença entre as datas de linha de base e as datas programadas. Comparando os Dados de Linha de Base com Dados Reais Depois que os dados reais são inseridos, o seu cronograma muda consideravelmente. Agora você precisa comparar o cronograma atual com o seu plano para ver o desempenho do projeto. Além da tabela Variação, que aplicou anteriormente, a visualização Gantt de Controle permite lhe comparar visualmente o progresso planejado com o progresso realizado, exibindo as barras de Gantt tanto para o cronograma de linha de base quanto para o cronograma real Trabalhando com o Caminho Critico Alcançar os objetivos do em tempo é essencial para o sucesso de muitos projetos. Atrasos inesperados ou o acréscimo de novas tarefas podem fazer com que os projetos finalizem depois do prazo previsto. 87 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

88 Nesta lição, você aprenderá quatro maneiras de encurtar o caminho crítico para poder finalizar um projeto mais rapidamente. Você mudará as relações entre as tarefas críticas e acrescentará recursos a elas. Também aprenderá a ajustar o cronograma de trabalho de recursos alocados a tarefas críticas. No gráfico de Gantt o caminho critico é definido com a cor vermelha, basta ir modo de Exibição: GANTT DE CONTROLE Ultrapassando o Caminho Crítico As tarefas que causam o atraso da data de fim do projeto, se não forem concluídas conforme programadas são consideradas tarefas que estão no Caminho Crítico. As tarefas no caminho crítico são chamadas tarefas críticas. Quando você aumenta a duração de uma tarefa crítica, o projeto se atrasa. Da mesma forma, quando se encurta a duração de uma tarefa crítica, isso faz com que o projeto seja finalizado mais sedo. A redução na duração do caminho crítico é freqüentemente mencionada como estouro do caminho crítico. Como as tarefas críticas afetam diretamente a data de fim do projeto, as seguintes estratégias para estourar o caminho crítico são focalizadas na redução da duração das tarefas. Mudança na relação entre tarefas. Esta estratégia encurta o caminho crítico sem acrescentar recursos ou estender o número de horas de trabalho. Também chamado de Paralelismo. Programação de horas extras. Esta estratégia encurta a duração. Acréscimo de mais recursos. Esta estratégia encurta a duração das tarefas orientadas a recurso. Também chamado de Compressão. Removendo predecessoras desnecessárias. Esta estratégia elimina os atrasos causados pelas predecessoras que não afetam a tarefa. 88 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

89 Certifique-se de que todas as tarefas predecessoras às tarefas críticas sejam essenciais Mudando a Relação entre as tarefas Definir a relação entre as tarefas de forma realista pode ser a maneira mais econômica de encurtar o caminho crítico. Talvez você não precise acrescentar recursos nem aumentar o número de horas de trabalho. Experimente esta estratégia primeiro. Acrescentando Recursos para Encurtar o Caminho Crítico Apesar de todo o seu esforço para simplificar as relações entre as tarefas, um projeto pode exigir que você acrescente recursos a uma tarefa crítica para cumprir o seu prazo. No entanto, esteja preparado para lidar com conflitos de sobrealocação de recursos quando alocar mais recursos a uma tarefa. Mudando o Calendário Acrescentar mais recursos não é uma opção para o seu projeto, outra maneira de encurtar o caminho crítico é estender o dia útil ou a jornada de trabalho no calendário do recurso para o recurso alocado à tarefa, ou no calendário-base se vários recursos estiverem alocados às tarefas cuja duração você deseja encurtar. 13. Utilizando a Análise do Valor Agregado A Analise do Valor Agregado (Earned Value Analysis) é responsável pelo acompanhamento financeiro de todo o projeto. Ela tem como objetivo detalhar os custos do projetos de forma acompanhar com precisão as evoluções do seu custo O que é Valor Agregado? Valor agregado é um conceito pratico e simples que tem foco na relação entre os custos reais consumidos e o trabalho realizado no projeto. O objetivo está na performance realmente obtida com o que foi gasto, ou seja, o que foi obtido pelo projeto em relação ao gasto financeiro para atingir aquele resultado Utilizando o MS Project para Valor Agregado O MS Project permite a utilização desta analise bastando visualizar a Tabela: Valor Acumulado a partir do menu Exibir. 89 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

90 Os campos exibidos pelo MS Project são: a) Valor Planejado (VP) - COTA O campo COTA (custo orçado do trabalho agendado) contem os custos acumulados da linha de base divididos em fases até a data de status ou a data atual. As versões divididas em fases desses campos mostram os valores distribuídos ao longo do tempo. Tipo de dados: Moeda Tipo de entrada: Calculada Como é calculada: Para calcular o COTA de uma tarefa, o MS Project 2007 adiciona os custos da linha de base divididos em fases da tarefa até a data de status. Melhores usos: Adicione o campo COTA a uma planilha de tarefas para examinar quanto do orçamento deve ter sido gasto em uma tarefa até a data atual, de acordo com o custo da linha de base da tarefa. Exemplo: O custo da linha de base de uma tarefa é de R$ 500,00 e está distribuído de maneira uniforme ao longo de sua duração. O início da linha de base da tarefa é em 1º de junho e o término é em 1º de agosto. Portanto, se a data atual for 1º de julho, o COTA da tarefa será de R$ 250,00, já que metade da tarefa deverá ter sido realizada. Comentários: Você pode comparar os campos COTA e COTR (custo orçado do trabalho realizado) para determinar 90 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

91 se o custo da tarefa está acima ou abaixo do previsto na agenda. O campo VA (variação na agenda do valor acumulado) mostra a comparação desses campos ao longo do tempo. b) Valor Acumulado (VA) - COTR O campo COTR (custo orçado do trabalho realizado) contem o valor acumulado da porcentagem concluída da tarefa, do recurso ou da atribuição multiplicada pelos custos divididos em fases da linha de base. O COTR é calculado até a data de status ou a data atual. Essa informação também é conhecida como valor acumulado. Tipo de dados: Moeda Tipo de entrada: Calculada Como é calculada: Quando uma tarefa é criada pela primeira vez, o COTR é 0,00. Assim que uma linha de base é salva e o andamento da tarefa é relatado (como trabalho real, duração real ou porcentagem de trabalho concluído), o MS Project 2007calcula o COTR. Esse cálculo baseia-se na porcentagem de trabalho concluído, comparada à duração da linha de base da tarefa. Em seguida, o Project calcula o custo acumulado da linha de base e fornece o valor sugerido para os custos reais da tarefa, de acordo com o andamento da tarefa até esse ponto na duração da linha de base da tarefa. Melhores usos: Adicione o campo COTR a uma planilha de tarefas para examinar quanto do orçamento deve ter sido gasto em uma tarefa até a data de status ou a data atual em relação à quantidade de trabalho realizado até o momento e ao custo da linha de base da tarefa dividido em fases. Exemplo: A duração da linha de base de uma tarefa é de oito dias e o custo da linha de base é de R$ 400,00. O recurso atribuído relatou que a tarefa foi 25% concluída até a última sexta-feira. Se a última sexta-feira for a sua data de status, o COTR até esse ponto será de R$ 100,00. Quando o recurso relatar que a atribuição está 50% concluída, o COTR passará a ser de R$ 200,00. A duração da linha de base de outra tarefa é de quatro dias e o custo da linha de base é de R$ 60,00. A divisão em fases desses custos é de R$ 10,00, R$ 10,00, R$ 20,00 e R$ 20,00 ao longo dos quatro dias. A tarefa agora está 50% concluída. O COTR até esse ponto é de R$ 20,00, pois 50% da duração da linha de base consiste nos 2 primeiros dias, 91 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

92 com custo de linha de base de R$ 10,00 cada um. Posteriormente, a tarefa estará 75% concluída. O COTR até esse ponto será de R$ 40,00, pois 75% consistem nos três primeiros dias e o cálculo é acumulado. Comentários: Você poderá comparar os campos COTR e CRTR (custo real do trabalho realizado) para determinar se os gastos com a tarefa estão dentro do orçamento. O campo VC mostra a diferença entre esses campos. Além disso, os campos COTR e COTA (custo orçado do trabalho agendado) poderão ser comparados para determinar se a atribuição está de acordo com a agenda. O campo VA mostra a diferença entre esses campos. c) Custo Real (CR) - CRTR O campo CRTR (custo real do trabalho realizado) mostra os custos contraídos do trabalho já realizado em uma tarefa, até a data de status do projeto ou a data atual. Tipo de dados: Moeda Tipo de entrada: Calculada Como é calculada: Quando uma tarefa é criada pela primeira vez, o campo CRTR contém 0,00. À medida que o andamento (porcentagem de conclusão ou trabalho real) da tarefa for relatado, o Microsoft Office Project 2007 calculará o CRTR (custo real do trabalho realizado). Esse é o custo do trabalho real somado a todos os custos fixos da tarefa até a data atual. Por padrão, como e quando o CRTR será calculado dependerá das configurações de Taxa Padrão, Taxa de Horas Extras, Custo por Uso e Acumulação de custos para os recursos atribuídos na caixa de diálogo Informações sobre o Recurso e também do trabalho real relatado, dos custos fixos das tarefas e da data de status ou data atual. O Project poderá calcular o CRTR mesmo que não haja recursos atribuídos. Nesse caso, os cálculos serão baseados no andamento (porcentagem de conclusão ou trabalho real) e nos custos fixos da tarefa até a data atual. Se você preferir, o CRTR poderá ser calculado com base nas suas entradas no campo Custo Real (dividido em fases). No menu Ferramentas, clique em Opções e, em seguida, clique na guia Cálculo. Desmarque a caixa de seleção O MS Project sempre calcula os custos reais. Melhores usos: Use o campo CRTR junto com o campo COTR (custo orçado do trabalho realizado) para comparar os custos reais da atribuição com os custos orçados. Use o campo VC (variação de custo do valor acumulado) para ver 92 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

93 a diferença entre os dois campos. Adicione qualquer um desses campos, ou todos eles, a um modo de exibição de tarefa para exibir a despesa resultante de uma tarefa com base no trabalho real e nos preços por hora dos recursos atribuídos, juntamente com qualquer outro custo contraído até a data de status ou a data atual. Exemplo: Você precisa relatar o CRTR relativo à última sexta-feira. Você insere a data de sexta-feira como a data de status e analisa os custos de uma tarefa de dez horas de duração. Os recursos atribuídos ganham R$ 20,00 por hora e relataram cinco horas de trabalho real desde a última sexta-feira mais cinco horas a partir de hoje. Com base na data de status, o Project calcula que o CRTR até a última sexta-feira é de R$ 100,00. Se você tivesse usado a data atual como a data de status, o cálculo do CRTR seria de R$ 200,00. Comentários: Como as informações sobre o CRTR são divididas em fases, esse custo é calculado a partir da primeira entrada de custo real até a data de status ou data atual. d) VA O campo VA (Variação da Agenda) mostra a diferença, em termos de custo, entre o progresso atual e o plano de linha de base de uma tarefa, de todas as tarefas atribuídas de um recurso ou de uma atribuição até a data de status ou até a data de hoje. Você pode usar o campo VA para verificar os custos e determinar se as tarefas ou atribuições estão no prazo. As versões divididas em fases desses campos mostram os valores distribuídos ao longo do tempo. Tipo de dados: Moeda Tipo de entrada: Calculada Como é calculada: A VA é a diferença entre o COTR (Custo Orçado do Trabalho Realizado) e o COTA (Custo Orçado do Trabalho Agendado). O MS Project calcula a VA da seguinte maneira: VA = COTR - COTA Melhores usos: Adicione o campo VA a uma planilha de tarefas para determinar se o custo da tarefa está acima ou abaixo do previsto na agenda da linha de base. 93 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

94 Exemplo: O plano de linha de base para a tarefa "Redigir proposta" tinha a tarefa agendada para conclusão em 50 horas de trabalho (ao custo de R$500,00) até o dia 1º de junho. Entretanto, no dia 1º de junho, a porcentagem concluída da tarefa foi de apenas 80 por cento. O COTR para essa tarefa é de R$400,00 (80 por cento de R$500,00). O COTA é de R$ 500,00. Portanto, a VA é de R$ 100,00, o que indica o quanto o custo da tarefa está abaixo do previsto no plano de linha de base. Comentários: Se a VA é positiva, o custo da tarefa está acima do previsto na agenda. Se a VA é negativa, o custo da tarefa está abaixo do previsto na agenda. A VA é expressa em unidades monetárias, as mesmas utilizadas no campo VC (variação de custo do valor acumulado). Isso facilita a representação de VA e de VC no mesmo gráfico. e) VC O campo VC (variação de custos sobre valor acumulado) mostra a diferença entre o valor que a tarefa deveria ter custado e o valor real de seu custo, levando-se em consideração o nível de conclusão até a data de status ou a data presente. As versões divididas em fases desses campos mostram valores distribuídos ao longo do tempo. Tipo de dados: Moeda Tipo de entrada: Calculada Como é calculada: A VC é a diferença entre o COTR (custo orçado do trabalho realizado) e o CRTR (custo real do trabalho realizado). O MS Project 2007 calcula a VC da seguinte maneira: VC = COTR - CRTR Melhores usos: Adicione o campo VC a uma planilha de tarefas para ver se os gastos se encontram abaixo, acima ou exatamente dentro do orçamento de uma tarefa. Isso pode ser útil para avaliar o desempenho orçamentário do projeto até o momento. Exemplo: O COTR de uma atribuição é de R$ 500,00, e o CRTR é de R$ 400,00. A VC é de R$ 100,00, o que significa que os gastos estão R$ 100,00 abaixo do orçamento. Comentários: Se a variação de custo for positiva, o custo da tarefa estará abaixo do valor previsto, ou de linha de 94 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

95 base, e os custos reais serão inferiores aos custos da linha de base para o nível atual de conclusão da tarefa. Se a variação de custo for negativa, o custo da atribuição estará acima do orçamento no momento e os custos reais serão superiores aos custos da linha de base para o nível atual de conclusão da tarefa. f) EAT O campo EAT (estimativa ao término) mostra o custo total esperado de uma tarefa com base no desempenho até a data de status. O EAT também é chamado de PAT (previsão ao término). Como é calculada: Em versões anteriores do Microsoft Project, o EAT era equivalente ao campo Custo Agendado. No entanto, o EAT agora é calculado da seguinte forma: EAT = CRTR + (Custo da linha de base X - COTR) / IDC Quando uma tarefa é criada, recursos são atribuídos e uma linha de base é salva, e o EAT equivale ao custo agendado, que corresponde ao valor do trabalho total multiplicado pela taxa de custo do recurso. Quando o trabalho real ou o custo real da tarefa é relatado, o Microsoft Office Project 2007 calcula o EAT de acordo com essa fórmula. Melhores usos: Adicione o campo EAT a um modo de exibição de tarefa para exibir ou filtrar o custo total esperado para a tarefa, com base no desempenho até a data de status. Exemplo: Um tarefa consiste em 10 horas para dois recursos com taxas de R$ 20,00 por hora. No início da tarefa, o custo é de R$ 200,00. Quando os recursos relatam o trabalho real, esse valor é ajustado com base nos custos reais, nos custos da linha de base ou orçados e no índice de desempenho de custo. Você adiciona o campo EAT ao gráfico de Gantt para ver o custo total esperado dessa tarefa. Comentários: O campo EAT está disponível, por padrão, nas tabelas Valor Acumulado e Indicadores de Custo de Valor Acumulado. Em uma planilha de tarefas exibida, aponte para Tabela no menu Exibir e clique em Mais Tabelas. Clique em Valor Acumulado ou Indicadores de Custo de Valor Acumulado e, em seguida, clique em Aplicar. g) OAT 95 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

96 O campo OAT (Orçamento ao Termino) mostra o custo total planejado de uma tarefa, de um recurso para todas as tarefas atribuídas ou do trabalho a ser realizado por um recurso em uma tarefa. O campo OAT também é conhecido como Custo da Linha de Base. Tipo de dados: Moeda Tipo de entrada: Calculada ou inserida Como é calculada: O custo da linha de base é calculado como a soma dos custos planejados de todos os recursos atribuídos mais todos os custos fixos associados à tarefa. Isso eqüivale ao conteúdo do campo Custo quando a linha de base é salva. Custo da linha de base = (Trabalho * Taxa padrão) + (Trabalho de horas extras * Taxa de horas extras) + Custo por uso do recurso + Custo fixo da tarefa Melhores usos: As informações sobre custo da linha de base ficam disponíveis quando você define as informações de custo para os recursos atribuídos e a linha de base para a tarefa. Adicione o campo Custo da Linha de Base a uma planilha de tarefas quando desejar analisar os custos totais planejados das tarefas. Você pode analisar o custo da linha de base da tarefa para obter ajuda na definição do orçamento da tarefa e do projeto. Você pode comparar os valores dos campos Custo da Linha de Base e Custo para determinar se os gastos com a tarefa continuam dentro do orçamento. O campo Variação de Custo compara esses dois campos. Exemplo: Há uma tarefa agendada para dez horas de duração e um único recurso atribuído a R$ 20,00 por hora. O custo da linha de base da tarefa seria de R$ 200,00. Quando a tarefa estiver 50% concluída, o campo Custo Real calculado será de R$ 100,00. Comentários: O campo Custo da Linha de Base conterá 0,00 até que você defina uma linha de base para o projeto, o que poderá ser feito mesmo após o início do projeto. Para definir uma linha de base, no menu Ferramentas, aponte para Controle, clique em Salvar Linha de Base e, em seguida, clique novamente em Salvar Linha de Base. Assim, os custos totais atuais das tarefas são copiados para o campo Custo da Linha de Base. Se você editar o conteúdo do campo Custo da Linha de Base, isso não afetará os cálculos dos custos da linha de 96 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

97 base da tarefa nem os custos da linha de base divididos em fases da tarefa. Se você salvar outra linha de base após editar os custos da linha de base, as edições serão substituídas pelos valores da nova linha de base. O custo da linha de base não será alterado após ter sido salvo, mesmo se os valores de trabalho forem alterados. h) VAT O campo VAT (Variação ao Término) mostra a diferença entre o OAT (Orçamento ao Término) ou custo de linha de base e a EAT (Estimativa ao Término) para uma tarefa, recurso ou atribuição de uma tarefa. Há diversas categorias de campos VAT. Aprenda mais sobre categorias de campos. Tipo de dados: Moeda Tipo de entrada: Calculada Como é calculada: Quando se define uma linha de base, o campo VAT para a tarefa contém R$0,00. O custo agendado e o custo orçado para a tarefa são iguais nesse ponto e portanto a variação é R$0,00. À medida que se efetuam alterações ao plano, ou à medida que se reporta o progresso na tarefa, o Microsoft Office Project 2007 calcula a VAT para a tarefa. Isso inclui o custo de trabalho real mais todos os custos por uso para a tarefa até o momento. O Project calcula a VAT da seguinte maneira: VAT = Orçamento ao Término (custo da linha de base) Estimativa ao Término Melhores usos: Adicione o campo VAT a um modo de exibição de planilha de tarefas quando você desejar saber se provavelmente ficará abaixo, acima ou precisamente dentro do orçamento quando a tarefa for concluída. Exemplo: O custo orçado de uma tarefa é de R$500,00, uma vez que você originalmente estimou que o recurso atribuído de R$50,00 por hora levaria 10 horas para concluir a tarefa. Se o recurso demorar apenas cinco horas para concluir a tarefa, o custo orçado será de R$500,00 e o custo estimado será atualizado para R$250,00. Portanto, o campo VAT mostra R$250,00, indicando que você estará R$250,00 abaixo do orçamento no momento de conclusão da tarefa. 97 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

98 Comentários: Se a VAT for negativa, o custo projetado para essa tarefa estará, nesse momento, acima do valor orçado ou de linha de base. Nesse caso, talvez você deva considerar uma alteração na quantidade de trabalho restante ou atribuir outro recurso com uma taxa de custo inferior para o trabalho restante na tarefa. Se a VAT for positiva, o custo projetado para a tarefa estará abaixo do orçamento nesse momento Integração MS Project x MS Excel (Curva S) O MS Project 2007 possui uma completa integração com o MS Excel aonde é possível visualizar as informações de Valor Agregado de forma gráfica utilizando o poderoso MS Excel. Para exportar as informações do projeto para o MS Excel basta clicar no botão assistente abaixo:. Será aberto o Selecionar o escopo da exportação, depois selecionar os campos necessários: 98 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

99 Após esta etapa deve ser selecionado o período requerido: O MS Project pergunta se desejamos representar graficamente no MS Excel: 99 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

100 Ao final basta confirmar a exportação clicando no botão Exportar Dados Ao final será gerada a curva S com as informações do projeto. 100 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

101 CÁPITULO 4 ORG. E APRESENTANDO O PROJETO 14. Classificação 14.1.Classificando Tarefas Uma outra maneira de organizar as tarefas do seu projeto é classificando-as. Todas as tarefas inseridas em um projeto recebem um número de identificação. Com isso todas as tarefas são relacionadas em ordem ascendente pelo número de identificação. O comando Classificar no menu Ferramentas exibe um submenu de campos pelo qual pode querer classificar com maior freqüência. Com o comando Classificar Por no submenu Classificar, você pode especificar até três campos ou chaves de cada vez. Quando você classifica tarefas ou recursos, os números de identificação (ID) das tarefas ou recursos refletem a nova ordem de classificação como padrão. Limpando a caixa de verificação Remunerar Permanentemente o Recurso (ou Recursos) na caixa de diálogo Classificar Por você pode rearranjo tarefas (e recursos) sem afetar os números de ID. Esta opção fica ativa sempre que você fizer uma classificação no MS Project. O MS Project pode classificar as tarefas na ordem ascendente ou descendente. Quando um campo contém texto, ele é classificado em ordem ascendente de A a Z. ao classificar os campos de dados, o MS Project ordena as suas respectivas tarefas em ascendente, da data mais antiga até a mais recente. Ao classificar campos numéricos, o MS Project ordena suas respectivas tarefas em ordem ascendente, do número mais baixo até o número mais alto. Exibindo a visualização Planilha de Tarefa a) No menu Exibir, escolha Mais Exibir. b) Na caixa de diálogo Mais Exibir, role até Planilha de Tarefa e selecione-a. c) Dê um clique no botão Aplicar. Classifique a lista de tarefas por duração No momento as tarefas estão relacionadas em ordem de número ID. Agora você quer classificar as tarefas por tempo de maior duração. a) No menu Project, escolha Classificar e em seguida escolha Classificar Por. b) Limpe a caixa verificação Remunerar Permanentemente a tarefa, localizado perto da extremidade inferior da caixa de diálogo. 101 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

102 14.2.Redefina a Lista de Tarefas a) Dê um clique na seta para baixo de Classificar Por para exibir a lista de nomes de campo de tarefas. A lista de campos de tarefas aparece. b) Role até Duração e selecione esta opção. c) Dê um clique no botão de opção Descendente para classificar as tarefas: daquela de duração mais longa até a de duração mais curta. d) Dê um clique no botão Classificar. e) Os números ID originais são mantidos. O seu projeto na visualização Planilha de Tarefa têm uma aparência similar à da ilustração abaixo. A sua nova ordem de classificação substitui a anterior. Você não pode usar o comando Desfazer para reverter o comando Classificar. Para fazer com que a sua lista de tarefas volte à ordem ascendente por número de ID, use o botão Apagar na caixa de diálogo Classificar. O botão Apagar também faz com que a caixa de verificação Remuneração permanente volte ao ajuste padrão. a) No menu Project, escolha Classificar e em seguida escolha Classificar Por. b) Dê um clique no botão Apagar para fazer com que a lista de tarefas volte à ordem dos números de ID. c) Dê um clique no botão Classificar. d) Agora a Planilha de Tarefa exibe as tarefas na ordem em que você as inseriu. 102 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

103 14.3.Classificando por Campos Múltiplos Outra maneira de aproveitar o poder da classificação é classificar por dois ou mais campos. Quando você específica dois campos pelos quais deseja classificar, o MS Project classifica pelo primeiro campo e em seguida classifica as tarefas novamente dentro de cada grupo pelo segundo campo. Por exemplo, se você estiver trabalhando na visualização Planilha de Recurso, faz sentido classificar primeiro os recursos por grupo e, em seguida, pela taxa horária dentro de cada grupo de recursos. Para fazer este exercício, vamos visualizar o projeto no modo Planilha de Recurso. No menu Exibir escolha Planilha de Recurso. Para exibir os recursos por grupo e em seguida por taxa, siga os seguintes passos: a) No menu Projeto, escolha Classificar e em seguida escolha Classificar Por. b) Dê um clique na seta para baixo próxima à caixa Classificar Por para exibir a lista de campos pela qual você pode classificar. c) Selecione Grupo de Trabalho certifique-se de que o botão de opção Ordem Crescente esteja selecionado. d) Dê um clique na seta para baixo próxima ao quadro Segundo Critério e em seguida role até Taxa Padrão e selecione esta opção. Campo Taxa Padrao é a taxa horária de um recurso. 103 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

104 e) No Segundo Critério dê um clique no botão de opção Ordem decrescente. A caixa de dialogo Classificar completa tem uma aparência similar à da ilustração que se segue. f) Dê um clique no botão Classificar. O MS Project classifica os nomes dos recursos de acordo com o seu grupo. Dentro de cada grupo, os recursos são classificados da taxa mais alta para a mais baixa. 104 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

105 15. Filtros O MS Project permite que seja visto níveis diferentes de detalhamento do seu projeto. Por tanto nessa lição, aplicaremos filtros para obter uma melhor visualização do projeto Filtrando as tarefas do seu projeto Á medida que as tarefas no seu projeto aumentam, é interessante que você saiba como visualizar as tarefas que lhe interessam. Os filtros fazem com que fique fácil gerenciar um projeto de grande porte, exibindo ou selecionando somente as informações que você está precisando no momento. Por exemplo, o MS Project fornece um filtro de Marcos que seleciona apenas as tarefas marco, em conjunto com as tarefas resumidas a elas associadas. Todas as demais tarefas ficam temporariamente ocultas, com a opção de seleção, não selecionadas. Os filtros interativos permitem-lhe inserir critérios que você especifica (por exemplo, uma data) ou exibir dados dentro de um intervalo de valores. OBS.: Lembre-se de que os filtros afetam a apresentação na tela, mas não as tarefas no projeto propriamente dito. 105 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

106 Há duas maneiras de exibir as informações apresentadas por um filtro. Como padrão, o filtro exibe somente as informações que estão em conformidade com os critérios; ele oculta as informações que estão em conformidade. Além disso, vocês têm a opção de fazer com que o filtro selecione (exiba em outra cor ou em negrito) os dados que correspondem aos critérios. Você ainda pode ver as tarefas que não correspondem. O supervisor gostaria de ver uma lista de marcos deste projeto. Os marcos estão espalhados pelo projeto, mas o MS Project proporciona um filtro que exibe somente os marcos e as tarefas resumidas a eles associadas. Na barra de ferramentas Formatar, dê um clique na seta para baixo ao lado da caixa de lista Filtros e, em seguida, selecione Etapas. Na tabela de Gantt, apenas os nomes das tarefas marco e suas respectivas tarefas resumidas aparecem. No gráfico de Gantt, somente as barras de Gantt referentes às tarefas-marco e tarefas resumidas aparecem. As barras de Gantt para todas as outras tarefas estão ocultas Imprimindo a Visualização Ativa Estas são as informações que o supervisor da empresa deseja ver. Você pode imprimi-las rapidamente dando um Click no botão Imprimir. Mas, antes disso, pré visualize o seu projeto para saber que aparência ele terá quando você o imprimir. Mesmo que o seu computador não esteja conectado numa impressora, você pode visualizar no modo Visualizar a) Na barra de ferramentas Padrão, dê um clique no botão Visualizar Impressão 106 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

107 O MS Project somente imprime a visualização ativa do seu Project. Uma pré- visualização do seu projeto têm uma aparência similar a que se segue Removendo os Filtros das tarefas Depois de examinar as etapas com o supervisor da fabrica, pode remover o filtro de seleção. Na caixa de Filtro na barra de ferramentas Formatar, selecione Todas as Tarefas Especificando critérios de Filtros Podemos usar também um recurso do MS Project que se chama filtro interativo. Quando você escolhe um filtro interativo, pode especificar um intervalo ou um intervalo de valores a ser aplicado no filtro. Os filtros serão exibidos com reticências (...) no submenu Filtros para e no quadro Filtro na barra de ferramentas Formatar são filtros interativos. Exibir tarefas para um período específico do projeto 107 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

108 Nos dias 16 e 17 de fevereiro, todos os funcionários do escritório da Victória Esportes deverão assistir a uma apresentação sobre o programa de aposentadoria da empresa. Ao planejar a mudança, você vai querer manter um enfoque nas tarefas do cronograma que poderiam ser afetadas durante esse período. Usando o filtro interativo Intervalo de data, você pode exibir tarefas que ocorrem nesses dias. a) Na caixa de lista Filtro na barra de ferramentas Formatar, selecione Date Range. A caixa de diálogo: Intervalo de Data aparece. Nessa caixa de diálogo, você insere o início do intervalo de datas. b) No quadro, digite 12/02/07 e em seguida escolha o botão OK. A próxima caixa de diálogo aparece. Nessa caixa de diálogo, você insere a última data do intervalo c) No quadro, digite 16/02/07 e em seguida escolha o botão OK. d) Somente as tarefas que ocorrem entre 12/02/07 e 16/02/07 aparecem. e) Remova o filtro selecionando Todas as tarefas na caixa de lista Filtro Criando um filtro Personalizado Embora o MS Project forneça vários filtros, é fácil você criar o seu próprio filtro. Para criar o novo filtro você dar o nome ao novo filtro e insere os critérios para os filtros em uma caixa de diálogo. Para acesso rápido, você pode acrescentar qualquer filtro que criar ao submenu Filtro para. Vamos criar um filtro para identificar tarefas curtas que requerem um dia ou menos. a) No menu Project, escolha Filtro para Grupo de recurso e em seguida escolha Mais Filtro. A caixa de diálogo Mais Filtros aparece. Elas contêm filtros adicionais Tarefas e Recurso que você pode aplicar. Você pode também optar por criar um novo filtro nessa caixa de diálogo. 108 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

109 b) Dê um clique no botão Novo. A caixa de diálogo Definir Filtro aparece. Você insere os critérios filtros nessa caixa de diálogo. a) No quadro Nome digite Tarefas Curtas. Insira critérios de Filtros a) Dê um clique na coluna Nome. Nesta parte da caixa de diálogo, você insere um dos critérios de filtros na sua própria linha. Mais tarde, você aprenderá a combinar os critérios de filtros inserindo filtros múltiplos em linha separada. 109 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

110 b) Dê um clique na seta para baixo da inserção, (na extremidade direita da caixa de diálogo) para exibir a lista de campos. Você pode filtraras tarefas por qualquer um desses campos. c) Selecione Duração na lista. Talvez você precise rolar para baixo para localizar o campo. d) Mova-se até a coluna Test. Nesta coluna, você seleciona a maneira pela qual deseja que a duração de cada tarefa se compare ao critério de pesquisa. e) Dê um clique na seta da barra de inserção para exibir a lista de testes e em seguida selecione Menor ou Igual na lista. f) Mova-se até a coluna Valores e digite 1d. g) Dê um clique no botão de inserção da barra de inserção ou pressione ENTER. h) Escolha o botão OK para voltar à caixa de diálogo Mais Filtros. Observe que o filtro Tarefas Curtas está selecionado na lista de filtros. i) Dê um clique no botão Aplicar para aplicar o filtro. Somente as tarefas com duração de um dia ou menos aparecem na tabela de Gantt e no gráfico de Gantt. Como os marcos têm uma duração de 0d (isto é, menos de 1), as tarefas-marco também aparecem. Para remover o filtro é só selecionar a opção Todas as Tarefas no menu Filtro For. 110 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

111 CÁPITULO 5 RELATÓRIOS 16. Relatórios MS Project Professional Nesta capitulo, você aprenderá várias maneiras de imprimir informações de projeto. A partir do comando Configurar Pagina, iremos especificar informações de cabeçalho superior e inferior, assim como outros ajustes na aparência da página impressa. Você também aprenderá a visualização e imprimir uma visualização e um relatório. O MS Project proporciona muitas alternativas para transmitir informações a respeito do projeto às pessoas que precisam ficar a par. A impressão de visualizações é uma maneira rápida de obter uma cópia do que você vê na visualização ativa na tela. Você pode também escolher entre os muitos relatórios fornecidos com MS Project. Além disso, pode personalizar as visualizações e os relatórios para obter as informações de que necessita no formato desejado. A versão 2007 possui uma série de relatórios visuais já pré-formatados com integração nativa com o MS Excel e com o MS Visio, permitindo a partir de alguns cliques gerar relatórios com informações vitais do projeto com um visual refinado e de fácil entendimento Relatórios Visuais Para acionar os relatórios visuais basta clicar no menu Relatórios e depois na opção Relatórios Visuais e a partir desta funcionalidade você pode: a) Criar um relatório visual para exibir no Microsoft Office Excel ou no Microsoft Office Visio a partir de um modelo de relatório interno com base em dados no projeto ativo. b) Criar um novo modelo a partir do qual criar um relatório visual. c) Editar um modelo existente para um relatório visual. d) Salvar dados do relatório como um banco de dados. 111 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

112 Botões e opções disponíveis na tela: Novo Modelo Clique nesse botão para abrir a caixa de diálogo Relatórios Visuais - Novo Modelo. Com essa caixa de diálogo, você pode especificar o aplicativo, os tipos de dados e os campos que deseja incluir em seu novo modelo de relatório. Editar Modelo Clique nesse botão para editar um modelo de relatório selecionado. Se a caixa de seleção Selecionar Campos estiver desmarcada quando você clicar no botão Editar Modelo, 112 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

113 o relatório será aberto no Excel ou no Visio, com controles para modificar o modelo. Se você marcar a caixa de seleção Selecionar Campos e clicar no botão Editar Modelo, a caixa de diálogo Relatórios Visuais - Selecionador de Campos será aberta para que você possa modificar os campos usados no modelo. Gerenciar Modelo Clique nesse botão para abrir uma janela do Windows Explorer listando todos os modelos. Por padrão, o conteúdo da pasta Microsoft Office\Templates\1033 é listado. Você pode abrir, copiar, mover, renomear e excluir modelos dessa janela. 113 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

114 Incluir modelos de relatório de Marque essa caixa de seleção se desejar adicionar modelos de relatório de outro local no computador ou na rede. Quando essa caixa de seleção é marcada, o botão Modificar ficará disponível para que você possa navegar até o local do modelo. Por padrão, essa caixa de seleção é desmarcada. Modificar Abre a janela Modificar Local, que pode ser usada para navegar até outro local do computador ou da rede para adicionar modelos de relatório às guias. Esse botão está disponível apenas quando a caixa de seleção Incluir modelos de relatório de é selecionada. Salvar Dados Abre a caixa de diálogo Relatórios Visuais - Salvar Dados de Relatório. Com essa caixa de diálogo, você pode salvar os dados de relatório para o projeto atual, personalizar os campos usados como parte dos dados e salvar o banco de dados de relatório. Modo de Exibição Coleta os dados necessários do Microsoft Office Project 2007, abre o Microsoft Office Excel ou o Microsoft Office Visio conforme apropriado e mostra o relatório selecionado Pré-Visualizando e Imprimindo Relatórios Em um relatório, as informações sobre o projeto são resumidas e organizadas para você da maneira que permita a melhor comunicação sobre um determinado aspecto do projeto. Imprima um relatório em vez de uma visualização quando quiser transmitir mais detalhes do que você vê em uma visualização. O MS Project proporciona cinco categorias de relatórios. Cada categoria contém vários tipos de relatórios entre os quais você pode escolher. Com o comando Relatorios... no menu Relatório, você pode prévisualizar e imprimir os seus relatórios. É bom pré-visualizar o seu relatório antes de imprimi-lo. Se você resolver fazer ajustes adicionais, pode retornar à caixa de diálogo Configurar Pagina e ajustar orientação, margens, cabeçalhos e rodapés da mesma maneira que faz ao imprimir as visualizações. Se você estiver satisfeito com a aparência do relatório, pode imprimi-lo. 114 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

115 Imprimindo o relatório resumido a) No menu Exibir, escolha Relatórios. A caixa de diálogo Relatórios exibe os botões correspondentes às categorias gerais de relatórios fornecidos com o MS Project. b) Dê um clique no botão Selecionar para visualizar a seleção dos relatórios Visão Geral. Dica Você pode também dar um clique duplo em um botão para abrir a próxima caixa de diálogo Visão Geral é o ajuste padrão na caixa de diálogo Relatórios. A caixa de diálogo Visão Geral Relatórios aparece. 115 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

116 a) Dê um clique no botão Tarefas de nível superior e em seguida dê um clique no botão Selecionar. b) Se o seu computador estiver conectado a uma impressora, dê um clique no botão Imprimir e em seguida escolha o botão OK. Dê um clique no botão Fechar se você não conseguir imprimir o relatório Imprimindo a Lista de Coisas para Fazer (To Do List) Embora a diretoria goste da natureza como do relatório de tarefas de nível superior, os membros da equipe do seu projeto precisam de mais informações sobre o que se espera deles. Na categoria de relatórios Assistente, você pode imprimir uma lista semanal de coisas para fazer das tarefas do projeto, para recursos individuais. Use o relatório Calendário para criar uma lista coisas para fazer para os funcionários do depósito do turno do dia. a) No menu Exibir, escolha Relatórios se a caixa de diálogo Relatórios ainda não estiver sendo exibida. b) Dê um clique no botão Assistente. c) Dê um clique no botão Selecionar para visualizar a seleção de relatórios Assistente. d) A caixa de diálogo Assistente Relatórios aparece. e) Dê um clique no botão Calendário e em seguida dê um clique no botão Selecionar. f) A caixa de diálogo Uso do recurso aparece. 116 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

117 g) Dê um clique na seta para baixo e role através da lista de recursos e, em seguida, selecione funcionários do depósito do turno do dia. h) Escolha o botão OK. Dica Relatórios personalizados são muito utilizados quando combinados com novos filtros, exibindo, de modo organizado e estruturado, as informações disponibilizadas com o tipo de filtro criado Melhorando a Aparência do Projeto A opção Assistente de Gráfico de Gantt proporciona uma maneira fácil de melhorar a aparência do seu projeto. Quando você usa esse assistente, algumas perguntas são feitas sobre as informações que você quer enfatizar e que aparência você quer que o projeto tenha. O assistente exibe formatos simples entre os quais você deve escolher, e você pode também selecionar formatação customizada para personalizar a aparência do projeto de maneiras específicas. Depois que você responde a todas as perguntas, o MS Project formata o projeto de acordo com as suas respostas. Use o Assistente de Gráfico de Gantt para formatar o projeto de modo que você possa facilmente ver o status das tarefas em andamento. a) Clique com o botão direito no gráfico de gantt e depois clique no botão Assistente de Gráfico de Gantt. O Assistente de Gráfico de Gantt é iniciado. b) Dê um clique no botão Próximo. A segunda janela do assistente tem uma aparência similar à da ilustração que se segue. 117 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

118 c) Selecione qual opção deseja formatar o gráfico de Gantt. Neste caso Padrão: estilo 2. d) Selecione Padrão 2 na lista e em seguida dê um clique no botão Próximo. A próxima janela do assistente exibe opções para as informações que você quer que apareçam perto das barras de Gantt. e) Dê um clique no botão Próximo para aceitar o ajuste padrão. f) A próxima janela do assistente aparece. Nesta janela, você pode decidir se as linhas vinculadas às tarefas devem aparecer no gráfico de Gantt. g) A próxima janela do assistente informa que você já acabou de usar o Assistente de Gráfico de Gantt. h) Dê um clique no botão Formatar. 118 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

119 i) Após formatar o seu gráfico de Gantt, você vê a última janela do assistente. j) Dê um clique no botão Sair do Assistente. Após retornar ao gráfico de Gantt, você vê que ele está formatando do jeito que você especificou Configurando a Página e a Impressora Antes de imprimir essas informações colhidas, você precisa especificar que impressora deseja usar. Você também tem que especificar o cabeçalho, o rodapé e o texto da legenda que aparecerão em cada página. Você pode com o comando Configurar Pagina no MS Project, selecionar impressoras ou plotadoras que deseja usar a lista de impressoras ou plotadoras anexas. Você pode também selecionar orientação de página, ajuste da escala, margens, cabeçalho, rodapé, legenda e visualização quando imprimir Especificando Orientação de página A configuração da orientação de página determina se o seu relatório será impresso em páginas cuja altura é maior do que a largura (o que é conhecido como retrato) ou em páginas cuja largura é maior do que a altura (o que é conhecido como paisagem.). A orientação paisagem é o ajuste padrão quando se estão imprimindo as visualizações. 119 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

120 Especificando Cabeçalhos, Rodapés e Legendas. Um cabeçalho é um texto que aparece na extremidade superior de cada página: um rodapé é um texto que aparece na extremidade inferior de cada página. Tanto no cabeçalho quanto no rodapé, você pode especificar o tipo de informação que aparece em cada página. Você pode especificar o alinhamento das informações do cabeçalho e rodapé. Além do texto que você inserir, também é possível incluir as seguintes informações no cabeçalho ou rodapé: Nome da empresa Data atual do projeto Data atual do sistema Nome do arquivo do projeto Título do projeto Última data em que o arquivo foi salvo Nome do relatório Nome do gerente Hora atual do sistema Data de início do projeto Nome do filtro Número total de páginas Numero da página Nome da visualização Modifique o Cabeçalho do Gráfico de Gantt a) Dê um clique na tabulação Cabeçalho, se ela ainda não estiver acionada. 120 P a g e V e r. 3 R a f a e l V e l a s q u e z, P M P

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