TÉCNICAS DE PLANEJAMENTO DE EMPREENDIMENTOS

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1 TÉCNICAS DE PLANEJAMENTO DE EMPREENDIMENTOS INTRODUÇÃO AO MS PROJECT 2007 APLICAÇÃO PARA GERENCIAMENTO DE PRAZOS, RECURSOS E CUSTOS DE EMPREENDIMENTOS DE CONSTRUÇÃO CIVIL julho /

2 UNIVERSIDADE FEDERAL DA BAHIA MBA GERENCIAMENTO DE OBRAS TÉCNICAS DE PLANEJAMENTO DE EMPREENDIMENTOS Dr. José Francisco Pontes Assumpção ESCOLA POLITÉCNICA INTRODUÇÃO AO MS-PROJECT versão PROJECT ESTRUTURA DO APLICATIVO Como qualquer aplicativo da Microsoft, o MS-Project possui estrutura de menu e de comandos muito semelhante à dos demais produtos da Microsoft Office, tais como Word, Excel entre outros. As diferenças estão em comandos específicos de cada aplicativo, porém são inúmeras as semelhanças. Vamos abrir simultaneamente o Project e o Excel e examinar as semelhanças. Verifique as semelhanças entre a estrutura do menu principal e dos comandos disponíveis em File (Arquivo), Edit (Editar), Windows(Janela) e Help. Os comandos de View (Exibir), Format (Formatar), Tools (Ferramentas) diferem um pouco, pois são mais específicos do aplicativo. Note também a lógica de navegação - semelhanças de ícones facilitadores de comandos (barra de ferramentas), lógica de rolar, arrastar etc (barras de rolagem inferior e no lado direito da tela). Estas semelhanças irão facilitar o aprendizado do MS-Project, para aqueles que já operam outros aplicativos Microsoft. PROCEDIMENTO 1 Baseado nos seus conhecimentos de outros aplicativos e na lógica do software customize o Project para as seguintes condições: Formatar preferências, adaptando o aplicativo para o seu gosto ou sua forma de operar: - Ajuste o formato de datas para dd/mm/aa, ajuste o formato de moeda para ficar sem o símbolo monetário e sem decimais (zero casas decimais). Tools (Ferramentas) Options (Opções) View (Modo de exibição) FAÇA AS SUAS ESCOLHAS As escolhas serão feitas em diferentes fichas, cada qual representando um conjunto de opções que são de mesma natureza ou tipologia de assunto. Ajuste seu aplicativo conforme indicado nas figuras a seguir: POLI INTEGRA

3 FICHA VIEW (EXIBIR) FICHA EDIT (EDITAR) FICHA CALCULATION (CALCULO) UFBA 3

4 FICHA SCHEDULED (CRONOGRAMA) UFBA 4

5 FICHA SEGURANÇA FICHA SEGURANÇA DE MACRO PROCEDIMENTO 2: UFBA 5

6 - Criar um calendário do projeto Nome do calendário: UFBA Tools (Ferramentas) Change Working Time (Alterar o período de trabalho)... New (Novo) Make copy of standard (Cópia do Padrão) Para caracterizar um feriado ou dia de não trabalho : Selecione o dia e na pasta Exceções digite o Nome do feriado RECOMENDAÇÃO: Sempre que criar qualquer modelo dentro do sistema (calendários, Tabelas, Modos de exibição, etc) nomeá-lo com LETRAS MAIÚSCULAS, pois isto facilita sua diferenciação em relação a modelos já disponíveis no sistema. Ajustar o calendário para operar com os seguintes feriados: CONFRATERNIZAÇÃO UNIVERSAL 01/01/11 ANIVERSÁRIO DE SÃO PAULO 25/01/11 CARNAVAL 08/03/11 e 09/03/11 PAIXÃO 22/04/11 TIRADENTES 21/04/11 DIA DO TRABALHO 01/05/11 CORPUS CHRIST 23/06/11 e 24/06/11 REVOLUÇÃO CONSTITUCIONALISTA 09/07/11 INDEPENDENCIA 07/09/11 N. SENHORA 12/10/11 FINADOS 02/11/11 PROCLAMAÇÃO DA REPÚBLICA 15/11/11 NATAL 24/12/11 e 25/12/11 CONFRATERNIZAÇÃO UNIVERSAL 31/12/11 e 01/01/12 CARNAVAL 20/02/12 e 21/02/12 PAIXÃO DE CRISTO 06/04/12 TIRADENTES 21/04/12 DIA DO TRABALHO 01/05/12 CORPUS CHRIST 07/06/12 CALENDÁRIO PARA SIMULAÇÃO INFLUÊNCIA DE INTEMPÉRIES Para o caso de empreendimentos em que a produção pode ser afetada com a ação de intempéries (chuva, ações de maré p.ex.) podemos introduzir a influência desta variável, bloqueando no UFBA 6

7 calendário alguns dias não trabalháveis. Por exemplo, criar um novo calendário, batizado de UFBA COM CHUVA, onde, a partir do calendário UFBA, vamos escolher aleatóriamente, alguns dias nos meses de novembro, dezembro, janeiro, fevereiro e março de 2012 (dias de chuva) e bloqueá-los como dias onde a produção será nula (dia improdutivo), para todas as atividades da obra. Note que você pode criar inúmeros calendários, conforme seja as especificidades da região ou do empreendimento ao qual o calendário será aplicado. P.ex: Calendário FILIAL CORITIBA, etc IMPORTANTE: O fato de se criar vários calendários não implica que o cálculo da rede será feito com o último calendário criado. É preciso alocar o calendário ao projeto. Faça isto através do comando: Project (Projeto) Project Information (Informações sobre o projeto) Calendar (Calendário) ESCOLHA O CALENDÁRIO Observação: Você pode, a todo o momento, simular como o empreendimento vai se comportar, mediante diferentes calendários, basta alterar em Project Information (Informações sobre o Projeto), a qual calendário será submetido o projeto. O sistema opera com 3 tipos de calendário: [I] calendário do Projeto (obra); [ii] calendário da Atividade; [iii] calendário do Recurso Ao operar com estes calendários, a hierarquia é: [i] O calendário do recurso bloqueia dia considerado útil no calendário da tarefa e o calendário da tarefa bloqueia dia considerado útil no calendário do projeto. Para atribuir um calendário a uma tarefa específica (só esta tarefa seguirá este calendário), proceda: Project (Projeto) Task Information (Informações sobre a tarefa) Advanced Calendar (Calendário) ESCOLHA O CALENDÁRIO Para Atribuir um calendário a um recurso específico (só este recurso seguirá este calendário), proceda: View (Exibir) Resource usage Resource Information (Informações sobre o recurso) Advanced Calendar (Calendário) ESCOLHA O CALENDÁRIO 2. GERANDO UM PROJECT O MS-Project permite visualizar e/ou planejar os empreendimentos através de diferentes telas ou modos de visualização. Estes modos de vizualização estão disponíveis no menu VIEW, podendo o empreendimento ser visualizado ou gerado através das telas: Calendar (Calendário), Gantt Chart (Gráfico de Gantt), Network Diagram (Diagrama de Rede,) Tables (Tabelas), etc. Vamos utilizar o modo de exibição Diagrama de Rede (Network Diagram). Abra o menu View (Exibir) e acione o comando para visualizar a tela de Network Diagram (Rede de Precedência); Viw (Exibir) Network Diagram (Diagrama de Rede) UFBA 7

8 Antes de começarmos a modelar o empreendimento, vamos criar um novo Modo de Exibição, ao qual vamos nomear de: REDE Viw (Exibir) More Views (Mais modos de exibição) New (Novo) REDE) ESTUDO DE CASO 1 Desnvolver o modelo em rede, do projeto de um GALPÃO INDUSTRIAL, conforme dados apresentados no ANEXO 1, ao final deste texto. No ANEXO é apresentada a EAP, a lista de atividades, as durações estimadas, bem como os recursos disponíveis e necessários para sua realização do empreendimento. Na seqüência é també mostrada a rede de precedência indicando o seqüenciamento entre as atividades. Com os dados disponíveis, vamos gera o planejamento de prazo deste empreendimento (obra): Para inserir uma tarefa (atividade): Insert (Inserir) New Task (Nova Tarefa) Este comando irá inserir um Box - mostrando dados da tarefa inserida. Aperte ENTER várias vezes e verifique como o cursor muda de campo para campo dentro do Box. Utilizando este recurso insira os dados da 1 a. tarefa: Nome Instalação do Canteiro e Duração:de 10 dias. Repita o processo e crie mais uma tarefa com seus respectivos dados (nome e duração). Ligar as tarefas Para ligar as duas tarefas, prenda o botão esquerdo do mouse (neste texto, sempre que se referir a botão do mouse, será o botão esquerdo sobre a tarefa predecessora e arraste-o até a tarefa sucessora. Criar e ligar tarefas de uma só vez: Prenda o botão do mouse sobre a tarefa antecessora, arraste-o para um espaço vazio, soltando o botão do mouse. Crie e entre com os dados das demais atividades da rede. Deletar / Editar ligações: Posicione o mouse sobre a ligação e clique" 2 vezes para editar a ligação. Esta operação abrirá uma janela com as opções de edição da ligação. Desta forma será possível deletar a ligação ou editá-la, acrescentando Lags, ou alterando o tipo de ligação (SS, FF ou SF). Formatar um Box (caixa) O sistema apresenta um box padrão, que pode ser formatado para melhor se adequar às necessidades do usuário. Vamos criar um Estilo de Box para este empreendimento. Este box será nomeado por : TGP (em letras maiúsculas) Format (Formatar) Box Styles (Estilo de Caixa) More Templates (mais modelos New (Novo) Template Name (nome do modelo).mba. Cell Layout (Layout da célula) Crie um Box com 3 linhas e duas colunas, contendo as seguintes informações sobre uma tarefa: Name (Nome), ID, Duration (Duração), Start (Início) e Finish (Término). UFBA 8

9 Estilo do box CURSO: Após criar o estilo, selecione o estilo criado: Data Template (Modelo de dados). Este estilo deverá ser atribuído às atividades críticas e para as atividades não críticas. CRIANDO A REDE ATRAVÉS DE UMA TABELA. No menu View (Exibir) existem várias tabelas padrões já formatadas, através das quais pode-se criar e visualizar o projeto. Além destas tabelas, que já vêm com o aplicativo, podemos criar tabelas específicas, com o lay-out que nos interessa. Vamos agora criar nossa primeira Tabela, que será utilizada para criarmos o restante da Rede deste empreendimento Industrial. Preparar Tabela para entrada de dados com o seguinte formato: View (Exibir) Table (Tabela) More Tables (Mais tabelas) New (Nova) Nome da tabela (Name) : DADOS Selecionar: mostrar no menu (Show in menu) LARGURA DAS COLUNAS ID (Id) NOME (Name) PRED. (Predecessor) DUR. (Duration) INÍCIO (Start) FIM (Finish) FOLGA (Total Slack) Salve o arquivo Crie o restante da rede do Galpão preenchendo os campos NOME e PREDECESSOR Criando hierarquias estruturando uma (EDT) WBS para o Galpão Industrial, conforme a seguir: UFBA 9

10 Introduza as etapas representando os agrupamentos (níveis) mostrados acima Posicione o cursor sobre a primeira tarefa da lista (Instalação do Canteiro): Insert (Inserir) New Task (Nova tarefa) Canteiro Com o cursor sobre a tarefa selecionada aplique: Project (Projetos) Outline (Estrutura de Tópicos) Indent (Recuo) Faça o mesmo para os demais agrupamentos usando os ícones da barra de ferramentas Mostre esta programação para as diferentes hierarquias: Selecione Show (Mostrar) na barra de ferramentas e escolha o nível Insira na sua Tabela DADOS, após a coluna ID, uma coluna para mostrar o EDT (WBS) desta obra Insira também na seqüência, a coluna Nível da Estrutura de Tópicos. Esta inserção pode ser feita de duas formas: View (Exibir) Table (Tabela) More Tables (Mais tabelas) Edit (Editar) ou Insert (Inserir) Column (Coluna) Field Name (Nome do Campo): Title (Titulo) Analise os resultados: Tente editar (modificar) as colunas Otline Level (Nível da Estrutura de Tópicos) e WBS (EDT). NÃO SÃO EDITÁVEIS Salve o arquivo 3. FORMATANDO UM MODO DE EXIBIÇÃO PARA REPRESENTAR O CRONOGRAMA DO EMPREENDIMENTO Vamos formatar um modo de exibição para representar o cronograma do projeto, mostrando o nome das atividades, a duração, as datas de início e término, as folgas, pintando as atividades críticas, não críticas, etapas e folgas. Inicialmente mude para o modo de exibição Gráfico de Gantt e em seguida siga o caminho : View (Exibir) More Views (Mais Modos de Exibição) Edit (Editar) Edite o nome para CRONOGRAMA PADRÃO UFBA 10

11 Este modo de exibição será criado em duas etapas: a) Definição do Lay-out da parte escrita do cronograma (à esquerda da tela, em forma de TABELA). Vamos criar uma Tabela com as seguintes colunas, títulos e tamanhos: View (Exibir) Tables (Tabelas) More Tables (Mais tabelas) New (Nova): Nome da Tabela: CRONOGRAMA Mostrar no menu: yes (sim) O lay out da tabela será conforme mostrado a seguir (1 a linha é o nome do campo e a 2 a linha, é o título sugerido - o número representa o tamanho (largura da coluna): ID Name Duration Start Finish Total Float ID (5) Descrição (50) Dur (10) Início (12) Fim (12) (Margem de atraso total) Folga (8) b) Definição da escala do cronograma e do estilo das barras. O MS-Project 2007, admite até três escalas para o cronograma (Top tier, Middle Tir e Botton Tier), porém, como default, são mostradas a Middle Tier e a Botton Tier. Vamos formatar estas escalas, passando a Middle Tier para meses e a Botton Tier para semanas: Escala do cronograma Format (Formatar) Timesacale (Escala de Tempo) Middle Tier (Maior Escala) : month (mês) Botton Tier (Menor escala): Week (semana) UFBA 11

12 Tamanho e cor das barras Format (Formatar) Bar Style (Estilo de barras) Name (Nome) Appearance (aparência) Show for...tasks (Mostre para... ) Row (Linha) From (De) To (Para) Atividade não crítica Azul Largo Noncritical (Não Crítica) 1 Start Finish Atividade Crítica Vermelho Critical (Critica) 1 Start Finish Folga Cinza fino Noncritical (Não Crítica) 1 Finish Late Finish Serviço Amarelo Summary (Resumo) 1 Start Finish Etapa Verde Marked (Marcada) ou FLAG1 (Sinalizador 1) 1 Start Finish Folga Cinza fino Normal 1 Finish Total Slack Visualize como ficará este relatório, se impresso: Arquivo (File) Visualizar Impressão (Preview) Se houver sobreposição de cores das barras, é necessário adicionar comando para excluir as sobreposições. UFBA 12

13 Configurar página Os comando de configrar página são semelhantes ao do Excel. Faça o seguinte: Arquivo (File) Configurar página (Page Setup) Coloque no cabeçalho, à esquerda, o NOME DA EMPRESA; no centro, o NOME DO PROJETO; e à direta, O SEU NOME Coloque no rodapé, à esquerda O NOME DO ARQUIVO e à direta o NÚMERO DA PÁGINA Para que estas informações apareçam no relatório é preciso que você informe o nome da empresa, o título do projeto, o nome do gerente (o seu nome certamente), etc. Faça isto através dos comandos: Arquivo (File) Propriedades (Properties) Resumo (Resume) Entre com as informações solicitadas... Inserindo textos na parte gráfica do cronograma Vamos incrementar o cronograma, inserindo textos próximos às barras. Os textos podem ser datas, durações, custos, nomes, etc. Siga os seguintes comandos: Format (Formatar) Bar Style (Estilo de barras) Text (Texto) Você pode inserir dados à esquerda, à direita, dentro, acima ou abaixo das barras. Escolha Name (Nome), para inserir o nome das atividades à esquerda da barra. Faça o mesmo para as demais atividades. Insira as durações dentro das barras e a data de término à direta da barra. Veja com estas formatações aparecem nas barras. Salve o arquivo MULTIPLICANDO REDES PADRÕES Suponha que após o estudo de viabilidade o cliente decide ampliar a capacidade de produção construindo uma segunda unidade igual a primeira, implicando na construção de um segundo Galpão, que será construídos e montado sequencialmente, usando os recursos do 1º. Galpão. Existem pelo menos 2 formas de fazer este trabalho: 1 a Forma: Inserindo um arquivo dentro do outro! Salve 2 vezes o arquivo que esta aberto, com os nomes: GALPAO1 e GALAPAO2 UFBA 13

14 Abra um novo projeto: File(Arquivo) New (Projeto) Blank Project (Projeto Vazio) Execute os comandos: Insert (Inserir) Project (Projeto) Insira o arquivo GALPAO1.mpp Insert (Inserir) Project (Projeto) Insira o arquivo GALPAO2.mpp Faça as ligações entre os serviços de mesma natureza entre as unidades de produção (ligue a última atividade entrega do prédio da 1ª. unidade com início da obra da 2ª. unidade). O MS-Project tratará esta alternativa como se fosse um projeto composto por 2 sub-projetos (veja a numeração)! 2 a Forma Com o arquivo GALPAO aberto, selecione e copie as atividades para o final do arquivo! A seleção para copiar as atividades deverá ser feita pela coluna cinza (no caso, coluna ID). Neste caso o MS-Project estará copiando TODOS os dados das atividades. O MS-Project tratará esta segunda alternativa como se fosse um único projeto (veja a numeração. É seqüencial! UFBA 14

15 UNIVERSIDADE FEDERAL DA BAHIA MBA GERENCIAMENTO DE OBRAS TÉCNICAS DE PLANEJAMENTO DE EMPREENDIMENTOS Dr. José Francisco Pontes Assumpção ESCOLA POLITÉCNICA TRABALHANDO COM RECURSOS DENTRO DO PROJETO Dentro de nossa prática de manipular informações sobre recursos alocados a projetos, entendemos recursos como sendo: materiais, mão de obra, equipamentos e os recursos financeiros. O MS_Project incorpora parte desta lógica, entendendo como recursos os materiais, os equipamentos, a mão de obra e os custos. Estes recursos são classificados em recursos tipo work (mão de obra e equipamentos), tipo material (materiais) ou tipo cost (custo) Neste caso os consumos são avaliados da seguinte forma: [i] materiais - em volumes (nas suas unidades de medida m3, m2, un, etc) e, [ii] mão de obra e equipamentos - em horas de trabalho na atividade (work) e os recursos financeiros podem ser alocados como custos fixos. Os recursos financeiros resultam do custo do uso dos recursos citados acima e podem, também, serem inseridos no projeto, através de um CUSTO FIXO (FIXED COST), associado a uma ATIVIDADE. Vamos compreender a forma de como o MS_Project opera com recursos (materiais, mão de obra e equipamentos). Vamos inserir recursos neste programa de execução, conforme alocações mostradas no Anexo. Vamos criar um banco de recursos (genérico, que ficará armazenado junto com o arquivo), que poderão ser utilizados (alocados) nas atividades desta obra: (View) Exibir Table (Tabela) More Table (Mais Tabelas) Selecione uma Table de Resource New (Nova) Com letras maiúsculas chame esta Tabela de BANCODERECURSOS, liberando-a para aparecer no menu. Defina o seguinte Lay-out para esta Tabela, seguindo a mesma lógica de outras tabelas já geradas (1 a. linha nome do campo; 2 a. linha título da coluna, seguido da largura: Os recursos a serem disponibilizados no banco estão descritos na TABELA apresentada no ANEXO, ao final deste texto, que são resumidos a seguir:. POLI INTEGRA 15

16 UNIVERSIDADE FEDERAL DA BAHIA MBA GERENCIAMENTO DE OBRAS TÉCNICAS DE PLANEJAMENTO DE EMPREENDIMENTOS Dr. José Francisco Pontes Assumpção ESCOLA POLITÉCNICA TABELA BANCO DE RECURSOS ID Name (Nome) Type (Tipo) Max Units( Unidades Máximas) Rate (taxa Padrão) em R$ 1 OFICIAL Trabalho 1 6/h 2 SERVENTE Trabalho 1 4/h 3 MONTADOR Trabalho 1 8/h 4 BATE-ESTACA Trabalho 1 70/h 5 GUINDASTE Trabalho 1 250/h 6 CONCRETO Material AÇO Material 3 8 ESTACA Material 70 ALOCAÇÃO DE RECURSOS Antes de alocar recursos verifique a situação default para alocação de recursos, conforme orientação a seguir: Tools (Ferramentas) Options (Opções) Scheduled (Agenda) Default task type Escolha: Fixed Duration Logo abaixo, verifique se esta desabilitada a opção effort driven (controlado pelo empenho) Insira 2 colunas na tabela alocações. Devem ser as colunas effort driven e a coluna type. Todas as tarefas devem estar na opção effort driven: no e type: fixed duration. Vamos alocar recursos e analisar os resultado, ENTENDENDO A SEGUINTE LÓGICA: HORAS TRABALHADAS = DURAÇÃO X RECURSO CUSTO VARIÁVEL = HORAS TRABALHADAS X CUSTO/HORA (M.O. ou EQUIP.) CUSTO VARIÁVEL = QUANTIDADES ALOCADAS X CUSTO UNITÁRIO (MATERIAIS). IMPORTANTE Analisando a relação Work (HORAS TRABALHADAS) = Duration (DURAÇÃO) X units (RECURSOS ALOCADOS) POLI INTEGRA 16

17 UNIVERSIDADE FEDERAL DA BAHIA MBA GERENCIAMENTO DE OBRAS TÉCNICAS DE PLANEJAMENTO DE EMPREENDIMENTOS Dr. José Francisco Pontes Assumpção ESCOLA POLITÉCNICA Esta relação sempre deverá ser mantida. Se fixarmos uma das três variáveis (horas trabalhadas, duração ou recurso), as outras duas devem manter o equilíbrio da equação, conforme indicado abaixo: a) Fixada a DURAÇÃO de uma atividade, se dobramos os RECURSOS, as HORAS TRABALHADAS irão dobrar ou se dobrarmos as HORAS TRABALHADAS, OS RECURSOS irão dobrar. b) Fixados os RECURSOS em uma atividade, se dobramos a DURAÇÃO, as HORAS TRABALHADAS irão dobrar ou se dobrarmos as HORAS TRABALHADAS, a DURAÇÃO irá dobrar. c) Fixada as HORAS TRABALHADAS de uma atividade, se dobramos os RECURSOS, a DURAÇÃO irá reduzir-se pela METADE ou se dobrarmos a DURAÇÃO, os RECURSOS irão reduzir-se pela metade. Insira a coluna Type na Tabela ALOCAÇÕES e observe que as atividades podem ser classificadas em: fixed duration (duração fixa); fixed units (unidades alocadas fixas) ou fixed work (trabalho fixo). No nosso empreendimento Galpão, todas devem estar em fixed duration, pois esta foi a customização que fizemos no início do projeto. 5. TRABALHANDO COM CUSTOS FIXOS DENTRO DO PROJETO Considerando os dados apresentados no Anexo, vamos introduzir os valores de custos das atividades, dentro das seguintes considerações: - O MS-Project reconhece três tipos de custos: - a) Custos fixos (Fixed Costs): Aqueles que não variam com a duração da tarefa e que podem ser agregados para representar custos de materiais ou custos de administração ou indiretos; b) Custos variáveis: Aqueles que variam com as horas de trabalho ou com as quantidades alocadas à tarefa, tais como a mão de obra direta, equipamentos e materiais, para os quais se conhecem os custos/hora (taxa ou rate) ou o custo/unidade do recurso. Fazem também parte dos custos variáveis, os custos por uso (custos fixos do recurso, atribuídos cada vez que se aloca o recurso em uma tarefa); c) Custo Total (Cost): A soma dos custos fixos com os custos variáveis. Observe na Tabela ALOCAÇÕES esta estrutura de custo, em função dos valores inseridos. POLI INTEGRA 17

18 UNIVERSIDADE FEDERAL DA BAHIA MBA GERENCIAMENTO DE OBRAS TÉCNICAS DE PLANEJAMENTO DE EMPREENDIMENTOS Dr. José Francisco Pontes Assumpção ESCOLA POLITÉCNICA Vamos agora acrescentar os (Fixed Cost) CUSTOS FIXOS de cada atividade conforme dados apresentados no Anexo. Observe os resultados processados. Vamos visualizar um relatório de fluxo de caixa, onde aparecem os custos alocados às atividades, distribuídos no tempo. View (Exibir) (Reports) Relatórios Cost (Custo) Select (Selecionar) Cash Flow (Fluxo de Caixa) Você verá um relatório de distribuição de custos por atividade, com periodicidade semanal. 6. GERANDO RELATÓRIOS 6.1. RELATÓRIO DE HORAS TRABALHADAS NO TEMPO Além da possibilidade de imprimir qualquer uma das Views, seguindo os comandos de Page Setup (Configurar Página) e Print (Imprimir) é possível gerar através do project outros relatórios como por exemplo um fluxo de caixa ou um cronograma de mão de obra. Vamos visualizar um relatório de horas trabalhadas, onde aparecem os recursos (hh) alocados às atividades, distribuídos no tempo. View (Exibir) (Reports)Relatórios Workload (Horas alocadas) Select (Selecionar) Task usage Você verá um relatório de distribuição de horas utilizadas por atividade, com periodicidade semanal. Você pode customizar este e outros relatórios RELATÓRIOS DIVERSOS São inúmeras as possibilidade de se gerar relatórios dentro do Project, classificando-se os relatórios em: a) Relatórios que combinam Tabelas com Gráficos, conforme Exibido na Tela são os relatórios formatados nas opções Calendário, Gráfico de Gantt, Diagrama de Rede, Gráfico de Recursos, Tabelas, disponíveis diretamente no menu View (Exibir). Estes relatórios são impressos conforme seja a seleção de exibição. O caminho para impressão destes relatórios, depois de escolhido na tela é: File (Arquivo) Print (Imprimir)... b) Relatórios não Gráficos, disponíveis através do comando Reports (RELATÓRIOS), disponíveis no menu View (Exibir). O caminho para impressão destes relatórios é: Exibir (View) Relatório (Reports) Selecionar (Select)... Nestas duas opções utiliza-se muito a opção de Filtro de informações, para gerar informações condensadas. RELATÓRIOS COM A OPÇÃO DE FILTROS POLI INTEGRA 18

19 UNIVERSIDADE FEDERAL DA BAHIA MBA GERENCIAMENTO DE OBRAS TÉCNICAS DE PLANEJAMENTO DE EMPREENDIMENTOS Dr. José Francisco Pontes Assumpção ESCOLA POLITÉCNICA Gerar um cronograma onde só apareçam as atividades críticas Project (Projeto) Filters for (Filtro para) Critical (Crítica) Gerar um cronograma onde só apareçam as atividades que serão executadas após 45 dias da data de início do projeto. Gerar um cronograma onde só apareçam os serviços cujos cutos estejam na faixa de 4000 até 6500 Para facilitar a seleção (filtragem) das informações, utilizam-se campos auxiliares, tais como os campos de texto (text1, text 2, text3, etc). Ao inserir estes campos na tabela, colocam-se os identificadores para os quais deseja-se efetuar a operação de filtragem. 7. CONTROLE DO ANDAMENTO FÍSICO E REPROGRAMAÇÃO DO PROJETO: Após concluir sua programação, revisá-la, questioná-la, etc. etc, você vai fixá-la como meta, linha de base, programação básica ou programação inicial (BASELINE). Se você ainda não salvou sua programação como BASELINE, faça-o agora: Ferramentas (Tools) Controle (Tracking) Salvar Linha de Base (Save Baseline) Você agora CONGELOU sua programação passando a ter dentro do arquivo, duas situações: [i] Uma situação programada (Scheduled), que pode ser alterada (reprogramada) a qualquer (momento) e [ii] uma programação fixa (Baseline), que não deverá ser modificada, e que representa a Linha de Base ou programação de partida (aquela que se desejaria que o empreendimento ou o projeto seguisse). Para verificar esta situação, vamos formatar uma barra para representar o BASELINE. Formatar (Format) Estilo de barras (Bars Style) Insira uma barra fina, cor preta, padronagem escura, para aparecer abaixo, que vá de Início da Linha de base (Baseline Start) a Término da Linha de Base (Baseline Finish) Verifique com estão aparecendo nas barras. Altere a duração de uma atividade e veja como aparece nas barras. Caso, após ter salvado o BASELINE, ocorram novas alterações, ainda na fase de programação (scheduled), você poderá salvar novamente como um novo baseline, preservando ou não o baseline anterior. Proceda: Para substituir o baseline anterior: Ferramentas (Tools) Controle (Tracking) Salvar Linha de Base (Save Baseline) Para manter o baseline anterior e salvar um novo baseline (BASELINE1): POLI INTEGRA 19

20 UNIVERSIDADE FEDERAL DA BAHIA MBA GERENCIAMENTO DE OBRAS TÉCNICAS DE PLANEJAMENTO DE EMPREENDIMENTOS Dr. José Francisco Pontes Assumpção ESCOLA POLITÉCNICA Ferramentas (Tools) Controle (Tracking) Salvar Linha de Base (Save Baseline1) Esta opção manterá o baseline anterior e guardará o novo baseline nos campos baseline start1, baseline finish1 Para mostrar este novo baseline no Gantt, é necessário formatar uma barra para representar este novo baseline. Partindo do pressuposto que a obra já começou, vamos nos preparar para exercer o controle e a reprogramação: A partir deste momento teremos 3 situações: a) A programação e/ou reprogramações efetuadas (durações e datas scheduled); b) A programação baseline (durações e datas baseline); c) As atividades realizadas (durações e datas realizadas ou datas actual) Vamos preparar uma View (Modo de exibição) para realizar os controles. Selecione o modo de exibição CRONOGRAMA, disponível no menú e execute: Exibir (View) More View (mais modos de exibição) Copy (Copia) Chame esta view de CONTROLE OK Aplay Insira após a coluna NOME (Name) as seguintes colunas, Actual Start (Início Real); Actual Finish (Término Real) e % complete (% completado) Formate uma barra para mostrar as atividades realizadas: Format (Formatar) Bar Styles (estilo de barras) Name: REALIZADA Appearence: LARGA Cor; VERDE Show for: Normal From: Actual Start To: % complete POLI INTEGRA 20

21 UNIVERSIDADE FEDERAL DA BAHIA MBA GERENCIAMENTO DE OBRAS TÉCNICAS DE PLANEJAMENTO DE EMPREENDIMENTOS Dr. José Francisco Pontes Assumpção ESCOLA POLITÉCNICA Primeiramente vamos assumir que iremos realizar um controle na data (definir em aula). Vamosadotar esta data como data de status. Escolha: Projeto (Project) Informações sobre o projeto (Project Information) Altere a data de status (status date) para (definir em aula) Vamos agora inserir uma linha que nos posicione nesta data: Escolha: Ferramentas (Tools) Acompanhamento (Trackink) Linha de acompanhamento (Progress Line) ative a opção: Always display current progress date As Project status date OK Você então verá uma linha vertical, desviando-se para a esquerda quando existirem atividades ainda não controladas ou monitoradas. Posicione na 1 a. atividade desviada e vamos fazer os controles. Ferramentas (Tools) Tracking (Acompanhamento) Atualiza tarefa (Update Task) forneça datas, percentuais conforme seja a situação real da atividade Entre com as informações de atividades parcial ou totalmente realizadas e veja o que acontece: Atividade parcialmente realizada: forneça o Inicio Real (Actual Start) escolha outra atividade e forneça o % Realizado (Complete) escolha outra atividade e forneça o Término Real (Actual Finish). Analise a diferença entre as três situações Atividade totalmente realizada (forneça o Início Real (Actual Start) e o Término Real (Actual Finish) escolha outra atividade e forneça 100% de % Realizado (Complete) - escolha outra atividade e forneça a Duração real (Actual Duration) igual à Duração da Linha de Base (Baseline Duraction) - escolha outra atividade e forneça a Duração Real (Actual Duration) menor que a Duração da Linha de Base (Baseline Duration). Analise a diferença entre estas várias combinações e formas de entrar com os dados. OBS; TODAS ESTAS OPERAÇÕES PODERÃO SER REALIZADAS A PARTIR DOS CAMPOS : % COMPLETE, ACTUAL START, ACTUAL FINISH, ACTUAL DURATION. POLI INTEGRA 21

22 UNIVERSIDADE FEDERAL DA BAHIA MBA GERENCIAMENTO DE OBRAS TÉCNICAS DE PLANEJAMENTO DE EMPREENDIMENTOS Dr. José Francisco Pontes Assumpção ESCOLA POLITÉCNICA ANEXO 1 RELAÇÃO DE ETAPAS, FASES E ATIVIDADES PARA A OBRA DE UM GALPÃO WBS / EDT Etapa Serviço Atividade Dur. (dias) Custo Fixo Recursos alocados Serv. Prel Canteiro Instalação do Canteiro - IC oficial R$ 6,00/hora Estacas Cravação estacas eixo A CE-A Cravação estacas eixo B CE-B Cravação estacas eixo C CE-C servente - R$ 4,00/hora 1 bate-estacas R$ 70,00/hora 4 estacas p/ bloco 2 serventes Infraestrutura Blocos Blocos no eixo A BL-A Blocos no eixo B BL-B oficiais 4 serventes Blocos no eixo C BL-C ,2 m3 / bloco Baldrames Vigas baldrames eixo A VB-A Vigas baldrames eixo B VB-B oficiais 4 serventes Vigas baldrames eixo 1 VB m3 p/ viga Vigas baldrames eixo 2 VB R$ 250,00 / m3 Estrutura Metálica Pórticos Portico eixo 1 P Pórtico eixo 2 P guindaste R$ 250,00/hora 3 montadores Pórtico eixo 3 P R$ 8,00/hora Terças Terças eixo 1-2 T Terças eixo 2-3 T montadores Cobertura Vedações Laterais Cobertura Cobertura eixos 1-2 COB Cobertura eixos 2-3 COB montadores POLI INTEGRA 22