Microsoft Project 2007

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1 Microsoft Project 2007 Criando a EAP Alexandre Paiva de Lacerda Costa, PMP, MCTS, ITIL

2 Sumário Estrutura Analítica do Projeto (EAP)... 3 Criar a EAP e o dicionário da EAP... 3 Boas práticas ao construir a EAP... 6 Dicionário da EAP... 7 Criando a EAP analítica no MS Project Criando o Dicionário da EAP no MS Project Criando a Matriz de Rastreabilidade de Requisitos no MS Project Criando a EAP Gráfica através da EAP Analítica

3 Estrutura Analítica do Projeto (EAP) De acordo com o PMBOK 4ª edição, criar a EAP é o processo de subdivisão das entregas e do trabalho do projeto em componentes menores e mais fáceis de serem gerenciáveis. É uma decomposição hierárquica orientada às entregas do trabalho a ser executado pela equipe para atingir os objetivos do projeto e criar as entregas requisitadas. Entregas são produtos únicos e verificáveis (mensuráveis) que deverão ser fornecidos ao longo do ciclo de vida do projeto. A decomposição hierárquica é a técnica de quebrar ou decompor as entregas maiores, localizadas no nível mais alto da EAP, em componentes menores e mais fáceis de serem gerenciáveis (nível mais baixo da EAP). Os níveis mais baixos da EAP são denominados pacotes de trabalho (work packages) e é onde o custo e a duração das atividades podem ser estimados e gerenciados. Criar a EAP e o dicionário da EAP Para criarmos a EAP corretamente é preciso ter em mãos a declaração de escopo aprovada (escopo definido) e os requisitos coletados a partir dos stakeholders mapeados no processo. Estes requisitos representam as necessidades quantificadas e documentadas, e as expectativas do patrocinador, cliente e outras partes interessadas. Podemos exemplificar alguns requisitos como, por exemplo, a segurança de informação atrelada ao item da EAP Desenvolvimento do software, definindo que toda a configuração de software e hardware deve permitir níveis de acesso a informações, garantindo a confidencialidade e segurança da informação. Ou seja, estabelecemos um critério de aceitação para a entrega Desenvolvimento do software, pois esta necessidade de níveis de acesso é uma expectativa do cliente. 3

4 A estrutura da EAP pode ser criada de várias maneiras, tais como: Usando fases do ciclo de vida do projeto como o primeiro nível de decomposição, com o produto e entregas inseridos no segundo nível. Usando entregas principais como o primeiro nível de decomposição. Usando subprojetos que podem ser desenvolvidos por organizações externas à equipe do projeto. 4

5 De posse da declaração de escopo aprovada pela equipe do projeto, dos requisitos dos stakeholders coletados e da estrutura da EAP definida, partimos para a decomposição dos níveis mais altos da EAP em níveis menores e mais fáceis de serem gerenciados. A estes níveis mais baixos denominamos Pacotes de Trabalho (work packages) e é onde o custo e a duração das atividades podem ser estimados e gerenciados. A decomposição envolve as seguintes atividades: Identificar e analisar as entregas e seu trabalho relacionado Estruturar e organizar a EAP com base na opção de estrutura escolhida (fases, entregas ou subprojetos) Decompor os níveis mais altos em níveis menores (pacotes de trabalho). É aqui que podemos estimar custo e duração fazendo com que este nível mais baixo se torne mais fácil de gerenciar. Desenvolver e designar códigos de identificação aos componentes da EAP (Nível da EAP ou WBS Level ou Estrutura de tópicos) Verificar a decomposição e observar se é necessário ou não descer mais o nível de detalhamento. A decomposição pode ser top down ou bottom up. Na decomposição Top down listamos as entregas ou fases nos níveis mais altos da EAP, descendo até alcançarmos os pacotes de trabalho. A decomposição Bottom up é justamente o contrário. A equipe do projeto tem uma visão mais clara dos pacotes de trabalho a serem desenvolvidos e, a partir deles, subimos até definirmos as entregas ou fases do projeto. De forma resumida, temos o seguinte processo para criar a EAP 5

6 Obter a Declaração de Escopo e os Requisitos coletados A declaração de escopo é obtida através do detalhamento do Termo de Abertura do projeto e aprovada por toda a equipe Os requisitos são coletados a partir dos stakeholders (partes interessadas) identificados Definir a estrutura da EAP desejada Por fases Por entregas Por subprojeto Mista (fases e entregas) Decompor níveis mais altos da EAP Identificar e analisar as entregas e seu trabalho relacionado Estruturar e organizar a EAP com a estrutura escolhida Decompor os níveis mais altos em níveis menores (pacotes de trabalho). Top down ou Bottom up Desenvolver e designar códigos de identificação aos componentes da EAP Verificar a decomposição e observar se é necessário ou não descer mais o nível de detalhamento EAP criada Boas práticas ao construir a EAP 1. Uso de substantivos e adjetivos: as melhores práticas em Gerenciamento de Projetos recomendam o uso de substantivos e adjetivos para as atividades de nível mais alto (entregas e pacotes de trabalho). O objetivo é fazer com que o gerente de projeto foque nas entregas do projeto, facilitando a distinção entre entregas/pacotes de trabalho de atividades. Não utilizar verbos Verifique que o nível mais alto possui, pelo menos, dois níveis mais baixos vinculados a ele. Não tem sentido uma relação Regra dos 100%. Verifique se a equipe do projeto consegue enxergar na EAP todo o escopo do projeto (100%) definido na Declaração de Escopo, com todos os entregáveis previstos. Obtenha. O somatório de trabalho no nível mais baixo deve ser igual a 100% do trabalho representado no nível mais alto. A EAP não deve incluir qualquer trabalho que não esteja relacionado na Declaração de Escopo do projeto, isto é, não posso ultrapassar 100% do trabalho previsto. 4. Controlável. Verifique se a EAP possui um equilíbrio entre o nível de detalhamento sugerido e as necessidades de controle. 5. Nível de detalhamento. O nível de detalhamento de uma EAP vincula o tamanho e a complexidade do projeto com o nível de detalhe necessário para planejá lo e gerenciá lo. 6

7 Dicionário da EAP O dicionário da EAP é um documento gerado (output) pelo processo 5.3 do PMBoK (Criar a EAP). Este documento suporta a EAP e fornece descrições mais detalhadas dos componentes da EAP, inclusive dos pacotes de trabalho. As informações incluem, mas não estão limitadas a: Figura: Processo 5.3 Criar a EAP Código da EAP Descrição do trabalho a ser realizado Área da empresa responsável pela execução Lista de marcos do cronograma (principais entregas) Atividades do cronograma associadas Recursos necessários Estimativa de custos Requisitos de Qualidade Critérios de aceitação Referências técnicas Criando a EAP analítica no MS Project 2007 A EAP analítica é a representação da EAP diretamente no MS Project. É recomendável elaborarmos a EAP analítica e obter a EAP gráfica utilizando aplicativos como o WBS Chart Pro da Critical Tools. Para exemplificar, vamos criar uma estrutura bem simples de um projeto cujo escopo básico seja a realização de um churrasco (Projeto Churrasco). 1º Passo: Configuração de Ferramentas e Opções. 2º Passo: Construir a tabela EP 01 T EAP Esta tabela deverá conter os seguintes campos: ID Indicadores Anotações EDT Nome 7

8 Texto1 O campo Anotações será utilizado como dicionário da EAP e o campo Texto2 será o campo referente aos requisitos coletados. 1. Acesse a barra de menu e selecione a opção [Exibir] Figura: Criando uma nova tabela 2. Selecione a opção [Tabela] Figura: Criando uma nova tabela E em seguida selecione [Mais tabelas...] 8

9 Figura: Criando uma nova tabela 3. Na janela [Mais tabelas...] clique no botão [Nova] para criar uma nova tabela. Figura: Criando uma nova tabela 9

10 4. Forneça os campos necessários para compor a tabela EP 01 T EAP Figura: Definição de tabela. Escolha dos campos que serão utilizados para compor esta tabela. Clique em OK para terminar. A partir de agora esta tabela estará disponível no menu [Exibir] > [Tabelas] > [Mais tabelas...] 10

11 Figura: Verificando a tabela EP 01 T EAP criada Figura: tabela EP 01 T EAP aparece como opção no menu Com base nesta tabela criada, montaremos o modo de exibição equivalente. Ele fará uso desta tabela criada. 11

12 3º Passo: Construir o modo de exibição EP 01 M EAP 1. Acesse a barra de menu e selecione a opção [Exibir] Figura: Escolha da opção Exibir na barra de menu. 2. Selecione a opção [Mais modos de exibição] Figura: Mais modos de exibição Clique no botão [Novo] Figura: Criação de um novo modo de exibição 12

13 4. Definir Novo Modo de Exibição Figura: Definição de novo modo de exibição. Escolhendo modo de exibição único. Lembrando que Modo de exibição combinado utiliza dois modos de exibição únicos existentes para criar um terceiro modo de exibição. Figura: Modo de exibição combinado. Utilização de dois modos de exibição únicos para formar um terceiro modo de exibição (combinado). Ao escolhermos o modo de exibição único, a seguinte tela aparecerá. É preciso preencher cada campo de definição do modo de exibição único que desejamos criar. Figura: Definição do Modo de Exibição. Escolha do nome, das telas, da tabela, do grupo e do filtro que serão utilizados no modo de exibição. 13

14 O preenchimento deve ser feito com base nas informações da tela acima; ou seja: Nome: EP 01 M EAP Tela: Planilha de Tarefas Tabela: EP 01 T EAP Grupo: Nenhum grupo Filtro: Todas as tarefas Clicar em [Mostrar no menu] para que este modo de exibição fique disponível em Menu > Exibir > Mais modos de exibição. Figura: Habilitando a opção [Mostrar no menu] para que o modo de exibição apareça como opção em [Mais modos de exibição] Figura: Modo de exibição exibido em [Mais modos de exibição]. Ao aplicar este modo de exibição, o MS Project deverá ser exibido desta forma: 14

15 Figura: Modo de exibição EP 01 M EAP. Agora é possível criar a EAP Analítica do projeto com a equipe utilizando o modo de exibição EP 01 M EAP do MSP para suporte a esta atividade 4º Passo: Criando códigos padronizados para a numeração da EAP (campo EDT) Uma forma de representar a hierarquia da EAP de um projeto é através de uma numeração apropriada, destacada pelos seus níveis. O MSP oferece alguns recursos para auxiliar nesta representação. Vejamos como criar um padrão de numeração para o projeto. 1. Na barra de menus, clique em [Projeto] Figura: Barra de menu > Projeto 2. Selecione a opção [EDT] (Estrutura de tópicos), que é o equivalente ao código da EAP. Figura: Barra de menu > Projeto > EDT (estrutura de tópicos) 15

16 3. Clique em [Definir código...] Figura: Opção definir código Proceder com os ajustes necessários. Fornecer o prefixo do código do projeto e utilizar sempre o seqüenciamento das entregas e pacotes com base nos números ordenados. Figura: Definição de código de EDT (código da EAP). Definição de prefixos e regras de ordenação. 5º Passo: Transferir o Modo de exibição e a tabela criada para o global.mpt Este procedimento é realizado para permitir que o modo de exibição e a tabela que foram criadas fiquem disponíveis para cada novo projeto. 1. Clique em [Ferramentas] na barra de menus e escolha a opção [Organizador] Figura: Barra de Menus > Ferramentas 16

17 Figura: Barra de Menus > Ferramentas > Organizador 2. Clique em [Ferramentas] na barra de menu e escolha a opção [Organizador]. Como criamos Modo de Exibição e Tabela, precisamos copiá los para o arquivo global.mpt. 17

18 Figura: Organizador. Copiar os modos de exibição disponíveis no projeto para o global.mpt Figura: Organizador. Copiar as Tabelas disponíveis no projeto para o global.mpt 18

19 6º Passo: Listar as entregas e pacotes de trabalho utilizando o modo de exibição criado neste artigo. Com base no Projeto Churrasco, ficaremos com a seguinte estrutura de EAP para o projeto após listarmos todos os pacotes e entregas deste projeto. Figura: Modo de exibição EP 01 M EAP Os passos a seguir mostram como podemos gerar relatórios para extrair dois tipos de documentos que servirão para compor o Plano do Projeto. Criando o Dicionário da EAP no MS Project 2007 O dicionário da EAP é um documento gerado pelo processo de criação da EAP que a suporta. Fornece descrições mais detalhadas das entregas e pacotes de trabalho As informações que podem fazer parte do dicionário da EAP são: Futuras atividades associadas (facilitando o processo de definição dessas atividades no momento em que tivermos que definir o trabalho necessário para entregas cada pacote de trabalho). Recursos necessários Estimativa de Custo Requisitos de qualidade Critérios de aceitação Outros Vamos criar o relatório Dicionário da EAP (EP 02 R Dicionário da EAP) 1º Passo: Criar a tabela (EP 02 T Dicionário da EAP) específica para suportar o relatório Dicionário da EAP Para criar esta tabela, basta seguir os procedimentos de criação listados anteriormente (vide criação da tabela EP 01 T EAP). Esta tabela deverá conter apenas: 19

20 Código da EAP Nome Dicionário da EAP Seguindo os procedimentos de criação de tabelas, o resultado final esperado é: Figura: Definindo a tabela EP 02 T Dicionário da EAP que será utilizado como suporte para a criação do Relatório EP 02 R Dicionário da EAP. 2º Passo: Criar o relatório Dicionário da EAP Para criarmos um relatório personalizado, siga os passos abaixo Figura: Selecione a opção Relatório na barra de menu Figura: Selecione a opção [Relatórios...] na lista de opções existentes 20

21 Figura: Escolha a opção [Personalizados...] para a criação do relatório Dicionário da EAP. Clique em Selecionar. Figura: Criar um novo relatório personalizado Figura: Definindo um novo relatório com tipo Tarefa. Clique em OK 21

22 Figura: Definindo o novo relatório EP 02 R Dicionário da EAP usando como base a Tabela EP 02 T Dicionário da EAP. Figura: Gerando o relatório personalizado [EP 02 R Dicionário da EAP] 22

23 Ao gerarmos este relatório, o resultado esperado é: Figura: Tela do MS Project com o relatório EP 02 R Dicionário da EAP. Importante: Uma vez gerado o relatório, podemos imprimir este documento em formato PDF e anexá lo ao Plano do Projeto 23

24 Figura: Relatório Dicionário da EAP em detalhes. Criando a Matriz de Rastreabilidade de Requisitos no MS Project 2007 O procedimento para criarmos a Matriz de Rastreabilidade de Requisitos no MS Project é o mesmo utilizado na criação do Dicionário da EAP. Criaremos uma tabela (EP 03 T Matriz de Requisitos) e, em seguida, um relatório (EP 03 R Matriz de Requisitos) utilizando como base a tabela criada. Importante lembrar que estamos usando o campo Texto1 para armazenar os requisitos de cada entrega e pacote de trabalho da EAP. Este campo deverá constar na tabela EP 03 T Matriz de Requisitos. Esta tabela deverá conter apenas: Nível da EAP Nome (EAP) Requisitos coletados 24

25 Desta forma, a tabela gerada terá a seguinte forma: Figura: Definição da tabela EP 03 T Matriz de Requisitos O relatório personalizado terá o seguinte formato: Figura: Definição da tabela EP 03 T Matriz de Requisitos 25

26 Figura: Relatório EP 03 R Matriz de Requisitos Lembrete: todas as tabelas, modos de exibição, campos personalizados (Texto1) e relatórios devem ser copiados para o global.mpt através do Organizador, para que fiquem disponíveis como opção de planejamento para futuros projetos. Para isto, siga o procedimento da página 18. Criando a EAP Gráfica através da EAP Analítica Uma vez gerada a EAP analítica (MS Project), podemos gerar a EAP Gráfica utilizando o software WBS Chart Pro da empresa Critical Tools. Este software gera a EAP gráfica a partir do planejamento realizado no MS Project. Na prática, ele lê o arquivo mpp e, a partir dele, monta a EAP Gráfica automaticamente. 1º Passo: Abrir o programa WBS Chart Pro. Selecionar na barra de menu a opção Figura: Abrir um novo projeto dentro do WBS Chart Pro 26

27 2º Passo: Selecione a opção de Tipos de Arquivo (Microsoft Project Plans) e aponte para o arquivo referente à EAP Analítica montada. Figura: Selecione o tipo de arquivo Figura: Aponte para o arquivo desejado 27

28 Neste momento, o WBS Chart Pro estabelece uma conexão com o MS Project de tal forma que, qualquer mudança na estrutura em uma ferramenta altera automaticamente a estrutura da outra ferramenta. 3º Passo: A EAP Gráfica é reproduzida na tela do WBS Chart Pro. Figura: EAP gráfica carregada a partir do arquivo mpp do MS Project 28

29 Aqui temos algumas informações importantes: 1. Ao trabalharmos com o ID 0 (Tarefa de resumo do projeto) no MS Project, é necessário carregar esta tarefa no WBS Chart Pro. Para efetuarmos este ajuste, basta selecionar a opção [Project Summary Task] na barra de menu opção [View] Figura: Barra de menu > View > Project Summary Task Feito isto, a tarefa de resumo do projeto passa a ser exibida e amarra todas as entregas do projeto que apareceram soltas no carregamento. 29

30 2. Para a formatação da EAP Gráfica, é recomendável utilizar uma visão pré definida do WBS Chart Pro. Esta visão é denominada Planning View. Para alterar a visão padrão da ferramenta [Critical Path View] basta selecionar a opção desejada na lista de opções disponíveis. Figura: EAP Gráfica na Visão Critical Path View. Alterando para a visão Planning View. Ao carregarmos a nova visão, teremos a EAP gráfica carregada no padrão desejado 30

31 Figura: EAP Gráfica utilizando o WBS Chart Pro, com a visão Planning View 3. Através das opções de estilo na barra de menu do WBS Chart Pro, o gerente de projeto poderá formatar a EAP Gráfica no estilo desejado. Temos cinco tipos de estilo pré definidos. a. Org Chart Padrão Organograma b. WBS Chart O padrão utilizado acima c. List all as entregas e pacotes são listados em uma única coluna d. WBS Chart 2 distribui os pacotes de trabalho em duas colunas e. List all 2 Colunas As entregas são listadas em duas colunas Figura: utilizando as opções de estilo 4. O gerente de projeto pode imprimir a EAP em PDF e anexá la ao Plano de Projeto. 31

32 Sobre o autor Alexandre Paiva de Lacerda Costa é pós graduado em Tecnologia da Informação em Análise e Gestão de Negócios pela Universidade do Estado do Rio de Janeiro (UERJ), certificado PMP Project Management Professional pelo Project Management Institute (PMI) em 2005, certificado ITIL v2 Foundation pela Exin em 2010, certificado MCTS Microsoft Certified Technology Specialist (Microsoft Office Project 2007, Managing Projects) em 2010 e possui experiência em Planejamento, Execução e Controle de Projetos adquirida em grandes empresas como IBM Brasil, Oi/Telemar, Petrobras e Eletrobrás Termonuclear. 32

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