Microsoft Project 98

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1 1 FEA/USP - Faculdade de Economia, Administração e Contabilidade da USP Disciplina EAD-651 Modelos de Redes Introdução ao Microsoft Project 98 Prof. Antonio Geraldo da Rocha Vidal Outubro/2003

2 2 SUMÁRIO Introdução...4 Definir a data de início ou término do projeto...6 Inserir o título do projeto, o nome do gerente e anotações importantes...7 Definir uma agenda de trabalho...7 Inserir tarefas e suas durações...7 Inserir uma tarefa recorrente...8 Dividir uma tarefa em segmentos...8 Reorganizar a lista de tarefas...9 Criar um objetivo...9 Estruturar tarefas em uma estrutura de tópicos lógica...10 Mostrar ou ocultar as subtarefas...10 Adicionar códigos de estrutura de divisão de trabalho...11 Colocar tarefas em seqüência...11 Iniciar ou terminar tarefas em datas específicas...12 Sobrepor tarefas ou adicionar tempo de retardo entre elas...12 Criar uma lista de recursos...13 Atribuir recursos...13 Alterar a agenda de trabalho de um recurso...14 Ver a que tarefas os recursos foram atribuídos...15 Atribuir taxas de pagamento a recursos...15 Definir um custo fixo...16 Alterar quando um custo é acumulado...16 Atualizar ou adicionar outra taxa de pagamento...17 Ver o custo de tarefas ou recursos...17 Ver o custo do projeto inteiro...18 Usar o Assistente de gráfico de Gantt para facilitar a formatação...18 Formatar uma categoria de barras de Gantt...18 Formatar uma categoria de tarefas na sua lista de tarefas...19 Exibir informações diferentes sobre o projeto...19 Adicionar um título, número de página ou outras informações sobre o projeto...20 Visualizar a agenda...20

3 3 Imprimir o modo de exibição na tela...20 Ver o projeto inteiro na tela...21 Verificar a data de início ou término do projeto...21 Identificar o caminho crítico...22 Alterar o modo de exibição...22 Aplicar uma tabela diferente a um modo de exibição...23 Aplicar um filtro a um modo de exibição de planilha...23 Verificar dependências de tarefas...23 Localizar margens de atraso na agenda...24 Sobrepor tarefas ou adicionar tempo de retardo entre elas...25 Verificar restrições em tarefas...25 Diminuir tarefas adicionando mais recursos...26 Salvar uma linha de base das informações do projeto...26 Salvar o projeto sem uma linha de base...27 Salvar um plano provisório...27 Salvar um orçamento...28 Comparar informações reais sobre a tarefa com a linha de base...28

4 4 Introdução As técnicas modernas de gestão de projetos apareceram no fim dos anos 50 sob dois acrônimos: PERT Program Evaluation and Review Techinique e CPM Critical Path Method. Os fundamentos teóricos do PERT e do CPM são muito parecidos, contudo as duas técnicas foram desenvolvidas de forma independente. O sucesso dessas técnicas reside na capacidade que têm revelado para diminuir o tempo de realização dos projetos de certa dimensão e o controle dos custos e dos recursos utilizados. Por esta razão estas técnicas são cada vez mais utilizadas onde seja necessário coordenar ações que envolvam tempo, custo e qualidade de projetos. O MS-Project é um software aplicativo que automatiza a utilização destas técnicas facilitando o planejamento, acompanhamento e o controle de projetos de qualquer natureza. No MS-Project um projeto pode ser entendido como um conjunto de tarefas ou atividades executadas numa certa seqüência para atingir determinados objetivos. As operações que compõem de um projeto, consumindo tempo e recursos, são chamadas tarefas. Para representar estas tarefas e a ordem em que são executadas, o MS-Project usa dois diagramas básicos: um Gráfico de Gantt associado a um Diagrama de Rede Orientado para Atividades. Nestes diagramas, cada tarefa possui um início e um fim, que são pontos no tempo. As tarefas são representadas por números, em ordem crescente. No Diagrama de Rede, denomina-se caminho qualquer seqüência de tarefas que leve do nó inicial ao nó final. Chama-se de duração de um caminho à soma das durações de todas as tarefas que o compõem. O caminho de maior duração é chamado caminho crítico, pois governa o tempo de término do projeto. Qualquer atraso nesse caminho determinará um atraso no projeto. Considere o Projeto de Automação (ou informatização) de um Processo Administrativo de uma empresa, cujas atividades ou tarefas são apresentadas na tabela a seguir. ID Atividade ou Tarefa Atividade Precedente Duração em Dias Início do Projeto - 0 A Detalhamento do processo administrativo a automatizar - 3 B Determinação das necessidades de equipamentos e softwares - 2 C Obtenção das propostas dos fornecedores A, B 7 D Seleção do fornecedor C 2 E Projeto das instalações B 15 F Encomenda do sistema de automação D 1 G Reforma das instalações para adequá-las aos novos equipamentos E, F 30 H Instalação dos equipamentos E, F 3 I Instalação do sistema (software) de automação H, G 2 J Treinamento dos operadores I 5 K Aquisição de Experiência J 15 Fim do Projeto

5 5 O Diagrama de Rede (orientada a atividades) deste projeto é apresentado a seguir: Suponha que você terá que gerenciar os recursos humanos da empresa que deverão se envolver na execução deste projeto. A tabela abaixo mostra o número mínimo de pessoas, com dedicação exclusiva e integral, necessárias para executar cada atividade do projeto, de forma que estas tenham a duração pré-definida. ID Atividade Gerente Arquiteto Engenheiro Informático Técnico Operador A Escolha e detalhamento do processo a automatizar 1 1 B Determinação das necessidades de equipamentos 2 1 C Obtenção das propostas dos fornecedores D Seleção do fornecedor E Projeto das instalações F Encomenda do sistema de automação 1 1 G Reforma das instalações H Instalação dos equipamentos I Instalação do sistema de automação J Treinamento dos operadores K Experiência O custo de cada tipo de profissional é apresentado na tabela a seguir: Profissional Custo/hora Gerente R$ 120,00 Arquiteto R$ 60,00 Engenheiro R$ 60,00 Informático R$ 50,00 Técnico R$ 20,00 Operador R$ 12,00

6 6 Utilizando o MS-Project e os conceitos sobre Gestão Projetos que temos estudado, é possível determinar diversas alternativas para a execução deste projeto, levando em consideração os seguintes aspectos: Uma alternativa pode ter como meta o mínimo prazo de execução; Uma alternativa pode ter como meta o mínimo custo de execução; Podem ser alocadas pessoas (recursos) de cada tipo ao longo do projeto; Através do MS-Project podem ser gerados e apresentados os seguintes documentos para cada alternativa a ser analisada: Gráfico de Gantt; Diagrama da Rede; Planilhas de alocação e uso de recursos; Uso de recursos por atividade; Histogramas de alocação e carga de recursos; Relatórios de Orçamento do Projeto; E diversos outros disponíveis nos modos de visualização e relatórios do Project. Nos tópicos a seguir você encontrará as informações e instruções necessárias para utilizar o MS-Project para gerar todos estes resultados tornando-o uma excelente ferramenta para o Planejamento e Controle de Projetos. Definir a data de início ou término do projeto As primeiras etapas na criação de uma agenda para o projeto incluem: criar um novo arquivo, designar uma data de início ou término do projeto e inserir outras informações gerais sobre o projeto. Se você não inserir uma data de início ou término do projeto, o Microsoft Project usará automaticamente a data atual como a data de início. Para obter mais informações sobre agendamento a partir de uma data de término, clique em. 1. Clique em Novo na barra de ferramentas Padrão. 2. Insira uma data de início ou de término. Para inserir uma data de início, digite ou selecione a data na qual deseja iniciar seu projeto na caixa Data de início. Ou, se não estiver certo da data, você pode escolher um dia no calendário drop-down em uma das caixas. Para inserir uma data de término, clique em Data de término do projeto na caixa Agendar a partir de e, em seguida, digite ou selecione uma data de término a partir da qual seu projeto será programado na caixa Data de término. Dica: Caso seus planos sejam alterados, você poderá alterar as informações sobre seu projeto quando desejar clicando em Informações sobre o projeto no menu Projeto.

7 7 Inserir o título do projeto, o nome do gerente e anotações importantes Cada projeto tem um conjunto único de componentes: as tarefas envolvidas, as pessoas que as realizam e o objetivo do projeto que esperam alcançar. Para ajudá-lo a se lembrar de detalhes importantes e comunicá-los, você pode inserir informações sobre o projeto e consultá-las ou imprimi-las quando necessário. 1. No menu Arquivo, clique em Propriedades. 2. Na guia Resumo, insira as informações para o seu projeto, tal como as pessoas que gerenciarão o projeto e manterão o arquivo do projeto, o objetivo do projeto, qualquer limitação conhecida que possa dificultar a obtenção do objetivo e outras anotações gerais sobre o projeto. Dica: Você pode optar por imprimir estas informações ao imprimir o arquivo do seu projeto. Definir uma agenda de trabalho Você pode alterar as horas e os dias úteis do calendário do projeto para refletir a agenda de trabalho de todos que trabalham no seu projeto. Você pode especificar horas e dias de folga regulares (tais como fins de semana e noites), bem como dias livres (tais como feriados). 1. No menu Ferramentas, clique em Alterar o período de trabalho. 2. Para alterar o calendário inteiro, selecione todos os dias da semana na parte superior do calendário. Para alterar um único dia, selecione a data no calendário. 3. Clique em Período de folga para dias livres ou Período de trabalho para alterar as horas trabalhadas. 4. Se tiver clicado em Período de trabalho na etapa 3, digite quando deseja que o trabalho seja iniciado e terminado nas caixas De e Até. Inserir tarefas e suas durações Um projeto típico consiste em uma série de tarefas interrelacionadas, os fundamentos da sua agenda. Uma tarefa deve representar uma quantidade significativa de trabalho com um objetivo claro, mas curta o suficiente para controlar seu andamento regularmente e identificar problemas com antecedência. Como diretriz, as tarefas deverão durar entre 1 dia e algumas semanas. Mas você pode inserir a duração em minutos (tal como 30 min), horas, dias ou semanas, o que for mais preciso. Insira tarefas na ordem geral na qual ocorrerão. Você poderá reorganizar, excluir ou adicionar novas tarefas posteriormente, caso necessário. 1. Na Barra de modos, clique em Gráfico de Gantt. 2. No campo Nome da tarefa, digite um nome de tarefa. 3. Pressione ENTER. 4. No campo Duração, digite a duração em minutos (tal como 30 min), horas, dias ou semanas. Insira incrementos menores, como meio dia, na forma de 0,5 dia. O

8 8 Microsoft Project usa as durações para calcular a quantidade de trabalho a ser feito na tarefa. Você pode revisar essas estimativas posteriormente, caso necessário. Observação: Não insira datas nos campos Iniciar e Terminar. O Microsoft Project calculará as datas de início e término com base em como as tarefas estão relacionadas com as dependências de tarefa inseridas. Dica: Você pode adicionar uma anotação a uma tarefa que contém informações, tal como explicações detalhadas, pressuposições ou a origem da tarefa. No campo Nome da tarefa, selecione a tarefa e depois clique em Anotações de tarefas. Digite as informações na caixa Anotações. Inserir uma tarefa recorrente Você pode configurar a ocorrência de uma tarefa recorrente em uma base diária, mensal ou anual. Você também pode especificar a duração de cada ocorrência, quando, por quanto tempo ou com que freqüência ela deve recorrer. As tarefas recorrentes são úteis para tarefas repetitivas que ocorrem em intervalos regulares, como reuniões semanais. Você pode editar os campos de uma ocorrência individual de uma tarefa recorrente sem afetar as outras ocorrências. 1. No campo Nome da tarefa, selecione a linha acima da que você deseja inserir uma tarefa recorrente. 2. No menu Inserir, clique em Tarefa recorrente. 3. Na caixa Nome, digite o nome da tarefa. 4. Na caixa Duração, digite a duração de uma única ocorrência da tarefa. 5. Em Isso ocorre, clique no intervalo no qual a tarefa recorrerá. A opção clicada determina se as opções Diariamente, Semanalmente, Mensalmente ou Anualmente serão exibidas. 6. Em Diariamente, Semanalmente, Mensalmente ou Anualmente, especifique a freqüência da tarefa. 7. Em Duração, digite uma data na caixa De e digite uma data na caixa Até ou digite o número de vezes que a tarefa ocorrerá na caixa Para ocorrências. Caso não insira uma data na caixa De, o Microsoft Project usa as datas de início e término para determinar o número de ocorrências. Observação: As tarefas são automaticamente remuneradas depois que uma tarefa é inserida. Dica: Para exibir todas as ocorrências de uma tarefa recorrente, clique em tarefa recorrente principal. Dividir uma tarefa em segmentos próximo à Você pode dividir uma tarefa para que ela seja interrompida e, posteriormente, seja continuada na agenda. Isto é útil quando você tem que interromper temporariamente o trabalho em uma tarefa para trabalhar em outra. Dividir uma tarefa em partes não é o

9 9 mesmo que inserir uma tarefa recorrente programada para ocorrer em intervalos regulares, tal como uma reunião em equipe. 1. Clique em Dividir tarefa. 2. Mova o ponteiro pela barra de tarefas que deseja dividir e, em seguida, clique na barra de tarefas onde a divisão deverá ocorrer. Dica: Você pode criar uma divisão mais longa clicando e arrastando a barra para a direita. Observação: Caso arraste uma parte de uma tarefa dividida de modo que ela encoste em outra parte, a divisão será removida. Reorganizar a lista de tarefas Ao criar sua lista de tarefas, você poderá reorganizar algumas tarefas e dividir tarefas grandes em menores. Você pode adicionar novas tarefas, excluir tarefas desnecessárias ou mover tarefas para uma localização melhor. Ao ajustar sua lista de tarefas, você provavelmente descobrirá algumas tarefas que resumem o trabalho de tarefas menores. Quando chegar neste ponto, a sua lista de tarefas precisará de uma estrutura hierárquica e você estará pronto para passar para o estágio seguinte de criação do projeto. 1. No campo Identificação, selecione a tarefa que deseja copiar, mover ou excluir. o Para selecionar uma linha, clique no número de identificação da tarefa. o Para selecionar um grupo de linhas adjacentes, pressione SHIFT e, em seguida, clique no primeiro e último número de identificação do grupo. o Para selecionar várias linhas não-adjacentes, pressione CTRL e, em seguida, clique nos números de identificação da tarefa. 2. Para mover a tarefa, clique em Recortar. Para copiar a tarefa, clique em Copiar. Para excluir uma tarefa, pressione DELETE. 3. No campo Identificação, selecione as linhas onde deseja colar a seleção. 4. Clique em Colar. Caso haja informações na linha de destino, as novas linhas deverão ser inseridas acima da linha de destino. Dica: Para adicionar uma tarefa entre tarefas existentes em um modo de exibição de planilha, clique em Nova tarefa no menu Inserir e, em seguida, digite o nome da tarefa no campo Nome da tarefa. As tarefas são remuneradas automaticamente depois que uma nova tarefa for inserida. Criar um objetivo Um objetivo é simplesmente uma tarefa usada para identificar eventos significativos na sua agenda, tal como a conclusão de uma fase importante. Ao inserir uma duração de zero dias para uma tarefa, o Microsoft Project exibe o símbolo do objetivo no Gráfico de Gantt no início de tal dia. 1. No campo Duração, selecione a tarefa que deseja alterar e, em seguida, digite 0 dias.

10 10 2. Pressione ENTER. Dica: Você também pode marcar uma tarefa como um objetivo sem alterar a duração. Clique em Informações sobre a tarefa, clique na guia Avançado e, em seguida, marque a caixa de seleção Marcar tarefas como objetivos. Estruturar tarefas em uma estrutura de tópicos lógica Depois de inserir sua lista de tarefas, você pode descobrir que algumas tarefas na verdade resumem o trabalho de tarefas menores. Você pode estabelecer uma hierarquia para refletir precisamente como elas se interrelacionam. Uma estrutura de tópicos ajuda a organizar suas tarefas em tarefas de resumo e subtarefas. Como padrão, as tarefas de resumo ficam em negrito e as subtarefas ficam recuadas abaixo delas. As datas de início e término de uma tarefa de resumo são determinadas pelas datas de início e término de suas subtarefas anteriores e posteriores. Dicas 1. Na Barra de modos, clique em Gráfico de Gantt. 2. No campo Nome da tarefa, selecione a tarefa que deseja recuar para a direita ou para esquerda. 3. Clique em Recuo para a esquerda para recuar a tarefa ou clique em Recuo para a esquerda para recuar a tarefa para a esquerda. Caso precise criar uma nova tarefa para realizar uma tarefa de resumo, clique em Inserir tarefa no menu Inserir. Você pode rapidamente recuar uma tarefa para a esquerda ou para a direita com o mouse. Posicione o ponteiro em cima da primeira letra do nome da tarefa. Quando o ponteiro mudar para uma seta de dois sentidos, arraste para a direita para recuar a tarefa para a direita ou arraste para a esquerda para recuá-la para a esquerda. Para desfazer a estrutura de tópicos, recue para a esquerda todas as subtarefas até que todas as suas tarefas retornem para o mesmo nível de estrutura de tópicos. Mostrar ou ocultar as subtarefas Em uma estrutura de tópicos, você pode mostrar ou ocultar as subtarefas de uma tarefa de resumo. Mostrando ou ocultando todas as subtarefas, você pode rapidamente exibir ou ocultar todas as tarefas em todos os níveis da estrutura de tópicos no seu projeto inteiro. 1. No campo Nome da tarefa, selecione a tarefa de resumo que contém as subtarefas que deseja mostrar ou as subtarefas que deseja ocultar. 2. Clique em Mostrar subtarefas para mostrar subtarefas ou clique em Ocultar subtarefas para ocultar as subtarefas. Para mostrar todas as subtarefas, clique em Mostrar todas as subtarefas. Para ocultar todas as subtarefas, selecione o modo de exibição de planilha inteiro clicando no título da coluna Identificação (o campo superior esquerdo no modo Gráfico de Gantt) e clique em Ocultar subtarefas.

11 11 Dicas Você também pode mostrar e ocultar subtarefas clicando no símbolo de estrutura de tópicos da tarefa de resumo. Os símbolos de estrutura de tópicos indicam se uma tarefa de resumo está exibindo subtarefas ou se não está exibindo subtarefas. Você pode facilmente reorganizar as fases do projeto na sua agenda estruturada em tópicos. Ao mover ou excluir uma tarefa de resumo, você move ou exclui automaticamente todas as subtarefas associadas a ela. Adicionar códigos de estrutura de divisão de trabalho Os números internos da estrutura de tópicos são usados como os códigos padrão da estrutura de divisão de trabalho (EDT) no Microsoft Project. Você pode adicionar seu próprio sistema de numeração à agenda alterando os números padrão da estrutura de tópicos para seus códigos de EDT personalizados no campo EDT. 1. Selecione a coluna de indicadores. 2. No menu Inserir, clique em Coluna. 3. Em Nome do campo, selecione EDT. 4. Na coluna EDT, digite o código que deseja atribuir às tarefas. Observações Os códigos de EDT não alteram os números internos de estrutura de tópicos. Os códigos de EDT não são automaticamente calculados entre as tarefas e subtarefas, portanto, será necessário inseri-los para cada tarefa individual. Diferente dos números internos de estrutura de tópicos, os códigos de EDT não são automaticamente atualizados quando você adiciona, move, exclui ou reorganiza tarefas. Você terá que ajustar seus códigos de EDT manualmente. Colocar tarefas em seqüência Depois de decidir a ordem das suas tarefas, você estará pronto para colocá-las em seqüência vinculando tarefas relacionadas. Por exemplo, algumas tarefas podem precisar ser terminadas antes de uma tarefa sucessora. Outras podem depender da data de início de uma tarefa predecessora. 1. Na Barra de modos, clique em Gráfico de Gantt. 2. No campo Nome da tarefa, selecione duas ou mais tarefas que desejar vincular. 3. Clique em Vincular tarefas. Observações Se você estiver vinculando tarefas usando várias seleções, selecione as tarefas na ordem na qual deseja que fiquem vinculadas. Para ver uma parte maior das barras de tarefas no seu gráfico, clique em Menos zoom.

12 12 Como padrão, o Microsoft Project cria um vínculo de tarefa término-a-início. Você pode alterar este vínculo de tarefas para início-a-início, término-a-término ou término-a-início. Se desejar desvincular tarefas, selecione as tarefas que deseja desvincular no campo Nome da tarefa e, em seguida, clique em Desvincular tarefas. As tarefas serão reagendadas baseadas nos vínculos com outras tarefas ou restrições. Iniciar ou terminar tarefas em datas específicas Você pode agendar tarefas com mais eficiência inserindo durações para as tarefas, criando dependências entre tarefas e permitindo que o Microsoft Project calcule as datas de início e término para você. Somente quando as tarefas devem iniciar e terminar em datas específicas é que você deverá adicionar uma restrição inflexível a uma data e fazer com que o Microsoft Project calcule a duração da tarefa. 1. No campo Nome da tarefa, selecione a tarefa desejada e, em seguida, clique em Informações sobre a tarefa. 2. Clique na guia Avançado. 3. Na caixa Tipo, clique em um tipo de restrição. 4. Caso tenha selecionado uma restrição que não seja O Mais Tarde Possível ou O Mais Breve Possível, digite uma data de restrição na caixa Data. Observação: Caso digite uma data de início para uma tarefa ou arraste uma barra de Gantt para alterar a data de início, o Microsoft Project define uma restrição Não Iniciar Antes De (NIAD) baseada na nova data de início. Se você digitar uma data de término para uma tarefa, o Microsoft Project atribui automaticamente uma restrição Não Terminar Antes De (NTAD). Sobrepor tarefas ou adicionar tempo de retardo entre elas Depois de ter colocado tarefas em seqüência vinculando-as, você pode sobrepor ou atrasar certas tarefas para modelar mais precisamente a maneira como o trabalho será realizado. No Microsoft Project, você retarda tarefas adicionando tempo de retardo, tal como 2 d, para a tarefa predecessora e sobrepor tarefas inserindo tempo de retardo negativo. Você também pode inserir tempo de retardo como uma porcentagem da tarefa, tal como -25 %. 1. No campo Nome da tarefa, selecione a tarefa desejada e, em seguida, clique em Informações sobre a tarefa. 2. Clique na guia Predecessoras. 3. No campo Retardo, digite o tempo de avanço ou tempo de retardo desejado, como uma duração ou como uma porcentagem da duração da tarefa predecessora. Digite o tempo de avanço como um número negativo ou como uma porcentagem e digite o tempo de retardo como um número positivo ou como uma porcentagem. Dica: Você pode adicionar rapidamente o tempo de retardo e de avanço a uma tarefa sucessora clicando duas vezes na linha do vínculo no Gráfico de Gantt e, em seguida, digitando a quantidade de tempo de espera ou de retardo na caixa de diálogo Dependência entre tarefas.

13 13 Criar uma lista de recursos Antes de começar a atribuir recursos, você pode inserir todas as informações sobre recursos para o seu projeto, tal como custos e grupos de recursos, de uma vez, criando uma lista de recursos. Isto economizará seu tempo ao atribuir recursos a suas tarefas. Ou, você pode criar uma lista enquanto adiciona e atribui recursos ao seu projeto. Uma lista de recursos inclui os nomes dos recursos e o número máximo de unidades como um percentual da disponibilidade de cada recurso. 1. Na Barra de modos, clique em Planilha de recursos. 2. No menu Exibir, aponte para Tabela e, em seguida, clique em Entrada. 3. No campo Nome do recurso, digite um nome de recurso. 4. Se desejar designar um grupo de recursos, digite um nome no campo Grupo. 5. Caso necessário, digite o número de unidades de recursos disponíveis para este recurso no campo Unid. máximas, como uma porcentagem. Por exemplo, digite 300% para indicar três unidades de tempo integral de um recurso em particular. 6. Altere as informações padrão nos campos restantes adequadamente. 7. Repita as etapas 3 a 6 para cada recurso. Dica: Ao trabalhar no Gráfico de Gantt ou em outros modos de exibição de tarefas, você pode inserir nomes de recursos adicionais. Para atribuir recursos adicionais, clique em Atribuir recursos, em seguida, digite o nome de um recurso no campo Nome. Você também pode clicar em Endereço e selecionar um recurso do seu catálogo de endereços de correio eletrônico. Atribuir recursos Atribuir recursos a tarefas pode ser uma parte importante no gerenciamento de um projeto bem-sucedido. Você deverá atribuir recursos a tarefas quando desejar: Controlar os custos e a quantidade de trabalho realizado pelas pessoas e os equipamentos atribuídos às tarefas. Garantir alta contabilidade. Quando as responsabilidades estão claras, há menos risco de que as tarefas sejam ignoradas. Ter uma maior flexibilidade no planejamento do tempo de duração das tarefas. 1. Na Barra de modos, clique em Gráfico de Gantt. 2. No campo Nome da tarefa, selecione a tarefa que será atribuída um recurso e, em seguida, clique em Atribuir recursos. 3. No campo Nome, selecione o recurso a ser atribuído à tarefa ou clique em Endereço para selecionar um recurso do seu catálogo de endereços de correio eletrônico. Para atribuir um recurso em meio expediente, digite uma porcentagem menor que 100 no campo Unidades.

14 14 Para atribuir vários recursos diferentes, pressione CTRL para selecionar recursos não-adjacentes ou pressione SHIFT para selecionar recursos adjacentes. Para atribuir mais de uma vez o mesmo recurso, digite uma porcentagem maior que 100 no campo Unidades, tal como 200 por cento para dois técnicos. Se necessário, digite o nome de um novo recurso no campo Nome. 4. Clique em Atribuir. Uma marca de seleção à esquerda do campo Nome indica que o recurso está atribuído à tarefa selecionada. O nome do recurso também aparece próximo à barra de tarefas no Gráfico de Gantt. Observação: Caso você não insira informações sobre o recurso, o Microsoft Project calcula seu agendamento usando somente as informações sobre a duração da tarefa e a dependência de tarefa. Dicas Ao alterar sua agenda, você pode substituir um recurso por outro. Na caixa de diálogo Atribuir recursos, selecione o recurso atribuído e, em seguida, clique em Substituir. Selecione um ou mais recursos a serem atribuídos e, em seguida, clique em OK. Se desejar atribuir recursos enquanto conclui outro trabalho na agenda, você pode continuar exibindo a caixa de diálogo Atribuir recursos enquanto trabalha no Gráfico de Gantt e em outros modos de exibição do Microsoft Project. Ao atribuir recursos adicionais a uma tarefa, a duração será reduzida para refletir a adição dos recursos. Se desejar que a duração de uma tarefa permaneça a mesma independentemente dos recursos atribuídos, selecione a tarefa, clique em Informações sobre a tarefa e, em seguida, clique na guia Avançado. Desmarque a caixa de seleção Com empenho. Alterar a agenda de trabalho de um recurso Como padrão, os dias livres e as horas de trabalho definidos pelo calendário do projeto são os dias livres e as horas de trabalho padrão para cada recurso. Caso seus recursos trabalhem nos mesmos dias e horas, você pode usar esse calendário para todos os recursos. Mas, se precisar especificar períodos de trabalho diferentes para recursos específicos, você pode modificar calendários de recursos individuais para tais recursos. 1. No menu Ferramentas, clique em Alterar o período de trabalho. 2. Na caixa Para, clique no recurso cujo calendário você deseja alterar. 3. No calendário, selecione os dias que você deseja alterar. Para alterar um dia da semana do calendário inteiro, selecione o dia na parte superior do calendário. 4. Clique em Usar o padrão, Período de folga ou Período de trabalho.

15 15 5. Caso tenha clicado em Período de trabalho na etapa 4, digite as horas nas quais deseja que o trabalho inicie nas caixas De e as horas nas quais deseja que termine nas caixas Até. Dica: Se um grupo de recursos tiver os mesmos dias de folga e horas de trabalho especiais, você pode criar um novo calendário base para eles. Clique em Novo e digite um nome para o novo calendário base. Clique em Criar novo calendário base para começar com um calendário padrão. Ou, para baseá-lo em um calendário existente, clique em Fazer uma cópia de e, em seguida, clique no nome do calendário na caixa Calendário. Clique em OK e, em seguida, modifique os dias e as horas no calendário. Clique em Planilha de recursos e selecione o novo calendário base no campo Calendário base para cada recurso ao qual deseja atribuí-lo. Ver a que tarefas os recursos foram atribuídos O modo Uso do recurso mostra os recursos do projeto com suas tarefas atribuídas agrupadas abaixo deles. Usando o modo Uso do recurso, você pode descobrir o número de horas que um recurso está agendado para trabalhar em tarefas específicas e ver quais recursos estão superalocados. Você também pode determinar a quantidade de tempo que cada recurso estará disponível para atribuições de trabalho adicionais. 1. Na Barra de modos, clique em Uso do recurso. 2. Para ver informações diferentes sobre atribuições de recursos, tal como trabalho e custo, no menu Exibir, selecione Tabelas e, em seguida, clique na tabela que deseja visualizar no modo Uso do recurso. 3. No campo Nome do recurso, analise as atribuições do recurso. Observação: A alteração do modo de exibição ou da tabela não adicionará nem removerá informações de seu projeto, somente alterará as informações sobre o projeto que estiverem sendo exibidas. Atribuir taxas de pagamento a recursos O Microsoft Project permite que você atribua taxas aos recursos para que possa gerenciar os custos do projeto com precisão. Você pode atribuir várias taxas padrão, taxas de hora extra ou taxas por uso a recursos junto com as datas para que cada taxa entre em vigor. Dicas 1. Na Barra de modos, clique em Planilha de recursos. 2. No campo Taxa padrão, Taxa h. extra ou Custo/uso do recurso, digite as taxas desejadas. 3. Pressione ENTER. Você pode atribuir até cinco grupos de taxas de custo para suportar os diferentes tipos de trabalho ou alterações futuras de taxa, tal como aumento nos pagamentos. No campo Nome do recurso, selecione o recurso e, em seguida, clique em Informações sobre o recurso. Clique na guia Custos e, em seguida, insira as taxas nas Tabelas de taxas de custo.

16 16 Você pode atribuir taxas por uso a recursos (tal como custos únicos com equipamentos). No campo Custo/uso, digite uma taxa por uso para o recurso. Você pode alterar as taxas padrão e de hora extra para quaisquer novos recursos inseridos. No menu Ferramentas, clique em Opções e, em seguida, clique na guia Geral. Nas caixas Taxa padrão e Taxa padrão de horas extras, digite as novas taxas. Caso deseje definir este padrão para todos os projetos posteriores, clique em Definir como padrão. Definir um custo fixo Quando você sabe o custo exato dos materiais (tal como equipamentos ou suprimentos) e não está atribuindo recursos a uma tarefa, você pode inserir um custo fixo para a tarefa. 1. Na Barra de modos, clique em Gráfico de Gantt. 2. No menu Exibir, aponte para Tabela e, em seguida, clique em Custo. 3. No campo Custo fixo para a tarefa, digite o custo. 4. Pressione ENTER. Dica: Na tabela Custo, você também pode alterar o momento em que o custo fixo será acumulado selecionando um método de acumulação no campo Acumulação de custo fixo. Observação: Diferente dos custos fixos de um recurso, os custos fixos das tarefas não requerem atribuições de recursos. Alterar quando um custo é acumulado No Microsoft Project, os custos dos recursos são rateados como padrão e sua acumulação está baseada na porcentagem de conclusão da tarefa, sendo distribuída pela duração. Você pode, no entanto, alterar o método de acumulação para que custos de recursos entrem em vigor no início ou término da tarefa. 1. Na Barra de modos, clique em Planilha de recursos. 2. No campo Nome do recurso, selecione o recurso cujo método de acumulação você deseja alterar. 3. Clique em Informações sobre o recurso e, em seguida, clique na guia Custos. 4. Na caixa Acumulação de custos, clique em um método de acumulação. Observações Ao inserir alterações de taxa em fases de tempo a um recurso e usar o método rateado de acumulação de custos, seus custos serão calculados usando as taxas para os períodos de tempo apropriados e poderão ser alterados durante a conclusão da tarefa. Você não poderá ratear custos de recursos por uso nem acumulá-los no final de uma atribuição de tarefa. Eles serão sempre acumulados no início da atribuição.

17 17 Atualizar ou adicionar outra taxa de pagamento Para permitir alterações nas taxas de recursos, tal como aumentos ou baixas no pagamento, valores de taxas diferentes podem ser atribuídos para serem aplicados em momentos especificados por você. Você pode salvar até cinco grupos diferentes de taxas para cada recurso para suportar impostos diferentes para tipos de trabalho distintos. Dicas 1. Na Barra de modos, clique em Planilha de recursos. 2. No campo Nome do recurso, selecione o recurso para o qual deseja inserir taxas diferentes. 3. Clique em Informações sobre o recurso e, em seguida, clique na guia Custos. 4. Nas Tabelas de taxas de custo, digite a data efetiva e o novo padrão, taxa de custos de hora extra ou por uso nos campos correspondentes da primeira linha em branco. Em qualquer modo de exibição de tarefas, você pode abrir a caixa de diálogo Informações sobre o recurso dando dois cliques no recurso na caixa de diálogo Atribuir recursos. Nos campos de taxas das tabelas de taxas do custo, você pode inserir aumentos ou baixas de taxas em valores digitando uma nova taxa ou em porcentagens digitando +10 % ou 10 %, por exemplo. Ao digitar porcentagens, o Microsoft Project calculará a nova taxa para você. Ver o custo de tarefas ou recursos Após atribuir taxas a tarefas ou recursos, você pode desejar analisar o custo total dessas atribuições para certificar-se de que estejam dentro das suas expectativas. Se o custo total de uma tarefa ou recurso não estiver de acordo com o seu orçamento, convém examinar o custo de cada tarefa e as atribuições de tarefa de cada recurso para ver onde os custos podem ser reduzidos. Dicas 1. Para ver os custos de tarefa, clique em Gráfico de Gantt na Barra de modos. 2. Para ver os custos de recurso, clique em Planilha de recursos na Barra de modos. 3. No menu Exibir, aponte para Tabela e, em seguida, clique em Custo. 4. No Gráfico de Gantt, arraste a barra divisora para a direita para exibir o campo Custo total. Você também pode exibir como os custos estão distribuídos pela duração de uma tarefa no modo Uso da tarefa exibindo os detalhes do custo. Na Barra de modos, clique em Uso da tarefa No menu Formatar, aponte para Detalhes e, em seguida, clique em Custo. Você pode exibir custos de recursos mais detalhadamente clicando em Uso do recurso na Barra de modos, apontando para Detalhes no menu Formatar e, em seguida, clicando em Custo.

18 18 Você também pode exibir os totais dos custos de recursos exibidos graficamente clicando em Gráfico de recursos na Barra de modos, apontando para Detalhes no menu Formatar e, em seguida, clicando em Custo ou Custo acumulado. Ver o custo do projeto inteiro Você pode exibir os custos de linha de base, reais e restantes atuais do seu projeto para ver se você está dentro do seu orçamento total. Esses custos são atualizados toda vez que o Microsoft Project recalcula o projeto. Dicas 1. No menu Projeto, clique em Informações sobre o projeto. 2. Clique em Estatísticas. 3. No campo Atual, em Custo, o custo total planejado para o projeto é mostrado. Depois de ter definido uma linha de base e começado a controlar os custos reais, você poderá comparar os campos Linha de base e Real para ver se os custos totais do projeto estão progredindo conforme o esperado. Como o trabalho real está progredindo, você também pode comparar a variação entre os campos Atual e Restante para ver se terá dinheiro suficiente para concluir o projeto. Usar o Assistente de gráfico de Gantt para facilitar a formatação O Assistente de gráfico de Gantt consiste em uma série de caixas de diálogo interativas com opções que você seleciona para ajudá-lo a formatar o Gráfico de Gantt, tal como realçar o caminho crítico. Ao terminar de selecionar as opções desejadas, o Assistente de gráfico de Gantt formatará seu Gráfico de Gantt para você. 1. Na Barra de modos, clique em Gráfico de Gantt. 2. Clique em Assistente de gráfico de Gantt. 3. Siga as instruções do Assistente de gráfico de Gantt. Dica: Para desfazer a formatação escolhida com o Assistente de gráfico de Gantt, clique em Assistente de gráfico de Gantt e escolha as opções padrão para retornar o Gráfico de Gantt às suas definições padrão. Formatar uma categoria de barras de Gantt Para chamar atenção para todas as tarefas de uma determinada categoria, você pode alterar o formato das barras de Gantt que representam esse tipo de categoria no Gráfico de Gantt. Uma categoria pode, por exemplo, incluir todas as tarefas no seu projeto ou somente tipos específicos, tal como tarefas do objetivo e tarefas críticas e não críticas. 1. Na Barra de modos, clique em Gráfico de Gantt. 2. No menu Formatar, clique em Estilos de barra. 3. No campo Nome, selecione a categoria (tal como Tarefa ou Objetivo) que deseja alterar e, em seguida, clique na guia Barras.

19 19 4. Em Forma inicial, Barra central e Forma final, selecione formas, padrões, tipos ou cores para a barra. Observação: Algumas categorias têm somente uma forma inicial (tal como Objetivo), enquanto outras têm uma forma inicial, barra central e forma final (tal como Tarefas de resumo). Dica: Para alterar a formatação de uma barra de Gantt específica, selecione a tarefa e, em seguida, clique em Barra no menu Formatar. Clique na guia Forma da barra e, em seguida, formate a barra de Gantt. Formatar uma categoria de tarefas na sua lista de tarefas Para distinguir uma categoria de tarefas, tal como tarefas críticas, de outras tarefas no seu projeto, você pode alterar a formatação de todo o texto das tarefas em qualquer modo de exibição, exceto o Gráfico PERT e os modos de exibição de formulário. (Em alguns modos de exibição, no entanto, nem todas as opções de formatação estão disponíveis.) Caso certas informações no seu modo de exibição necessitem de maior atenção, tal como a data de conclusão de uma tarefa adiada, você pode chamar atenção para tais informações formatando-as individualmente. 1. Na Barra de modos, clique em um modo de exibição de planilha tal como o Gráfico de Gantt. 2. No menu Formatar, clique em Estilos de texto. 3. Na caixa Alterar item, clique no tipo de informações que deseja alterar e, em seguida selecione as opções de formatação para tais informações. Para alterar a formatação de outro tipo de informação sem fechar a caixa de diálogo, clique em um novo tipo na caixa Alterar item e, em seguida, selecione as opções de formatação dessas informações. Dicas Para alterar o formato de uma tarefa individual, selecione a tarefa, clique em Fonte no menu Formatar e, em seguida, selecione as opções de formatação para o texto. Para copiar rapidamente a formatação de uma tarefa para outra, selecione a tarefa com a formatação que você deseja copiar, clique em Pincel e, em seguida, selecione a tarefa à qual deseja aplicar a formatação. Exibir informações diferentes sobre o projeto Você pode exibir informações sobre o projeto em modos de exibição de tarefas ou em modos de exibição de recursos. Use um modo de exibição de tarefas quando quiser inserir, alterar ou exibir informações sobre tarefas. Use um modo de exibição de recursos quando quiser inserir, alterar ou exibir informações sobre recursos. Na Barra de modos de exibição, role e clique no modo de exibição desejado. Para usar um modo de exibição que não esteja na Barra de modos, clique em Mais modos de exibição, clique no modo de exibição desejado na lista Modos de exibição e, em seguida, clique em Aplicar.

20 20 Observação: Alterar o modo de exibição não adicionará nem removerá informações do seu projeto, simplesmente alterará as informações sobre o projeto que estiverem sendo exibidas. Adicionar um título, número de página ou outras informações sobre o projeto Você pode adicionar informações sobre o projeto ao cabeçalho, rodapé ou legenda de um modo de exibição. As informações sobre o projeto podem ser dados inseridos (tal como o nome da sua empresa ou o nome do gerente) ou dados fornecidos pelo Microsoft Project (tal como o número da página ou a data de término do projeto). Você pode escolher as informações sobre o projeto que adicionam maior impacto ao seu modo de exibição impresso. 1. No menu Arquivo, clique em Configurar página. 2. Clique na guia Cabeçalho, Rodapé ou Legenda. 3. Clique na guia Esquerda, Centralizar ou Direita. 4. Na caixa de texto, coloque o ponto de inserção onde deseja adicionar as informações sobre o projeto. 5. Na caixa localizada na parte inferior da guia, clique nos tipos de informação desejados e, em seguida, clique em Adicionar. O Microsoft Project usará as informações digitadas nas caixas de diálogo Informações sobre o projeto e Propriedades para preencher cada tipo de informação. Dica: Para formatar as informações sobre o projeto, será necessário selecionar o E comercial (&) precedente ou selecionar a linha inteira e, em seguida, clicar em Fonte. Selecione a fonte, o estilo da fonte, tamanho e cor que desejar, marque a caixa de seleção Sublinhado caso desejado e, em seguida, clique em OK. Visualizar a agenda Antes de imprimir um modo de exibição, é sempre útil exibir a aparência das informações ao serem impressas. Na janela Visualizar impressão, você pode ajustar o tamanho e a orientação da página, editar cabeçalhos, rodapés e legendas e definir as opções de impressão. Você não poderá editar as informações no próprio modo de exibição na janela Visualizar impressão. Para visualizar como será a aparência do modo de exibição de um projeto ao ser impresso, clique em Visualizar impressão. Imprimir o modo de exibição na tela Para imprimir um modo de exibição usando as definições padrão, clique em Imprimir. Se você deseja alterar a definição de impressão padrão, clique em Imprimir no menu Arquivo e, em seguida, especifique a impressora e as propriedades da impressora, o intervalo de impressão, o número de cópias e o intervalo de datas. Você não pode, no entanto, salvar opções de impressão; é necessário redefinir as opções de impressão