TRUST PDF Splitter. Versão MANUAL DO USUÁRIO

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1 TRUST PDF Splitter Versão MANUAL DO USUÁRIO

2 Sumário 1. Instalação Requisitos míninos Procedendo a instalação Configurando o uso através de um Proxy Licenciamento Opções de licenciamento Diferenças entre as versões Lite, Pro e Pro Sign Suporte ao licenciamento Dividir Arquivos Dividindo um documento em várias partes Com limite de tamanho do arquivo de saída em bytes Com limite de tamanho do arquivo de saída por quantidade de páginas Nomeando o resultado Opções de saída para dividir documentos Juntar Arquivos Juntando arquivos Opções de saída para juntar arquivos Converter arquivos para PDF/A-1b Opções especiais de paginar e carimbar PDFs Como paginar um ou mais arquivos PDF Como carimbar um ou mais arquivos PDF Digitalizar documentos (Somente nas versões Pro e Pro Sign) Opções para manuseio das imagens digitalizadas Configurações do scanner Opções de saída das imagens digitalizadas Salvar documento digitalizado Assinatura Digital (Somente na versão Pro Sign) Oque é um certificado digital Oque é assinatura digital Como é produzida e validada uma assinatura digital Configurações necessárias Como assinar um ou mais arquivos PDF com seu certificado digital Dúvidas frequentes Meu TRUST PDF Splitter está com todos os comandos desabilitados. Oque eu faço? Ao tentar dividir um arquivo PDF é apresentada uma mensagem de que Não é possível dividir o arquivo com base no tamanho máximo selecionado. Por que? Oque eu faço? Meu scanner não aparece na lista. Oque eu faço? Meu certificado digital não aparece na lista. Oque eu faço? Como verifico se meu documento foi assinado corretamente? Glossário

3 1. Instalação 1.1. Requisitos mínimos Para execução do TRUST PDF Splitter é necessário que seu computador atenda, no mínimo, aos requisitos a seguir: Sistema Operacional Windows XP com Service Pack 3 ou superior Framework.Net MB de espaço em disco 2GB de memória RAM Processador Dual Core de 1,2GHz Acesso à internet (para ativação de licença de uso) 1.2. Procedendo a instalação Para instalar o TRUST PDF Splitter em seu computador é necessário possuir privilégios de administrador. Abaixo o passo-a-passo da instalação: Baixe o instalador no site da TRUST IMAGE ( Execute o programa de instalação e siga as instruções na tela; Pronto! Caso ainda não possua uma conta de registro, poderá ser utilizada a versão mais completa (Pro Sign) do TRUST PDF Splitter, por 7 (sete) dias, sem restrições de funcionalidade, porém, em todos os arquivos gerados, será adicionado um texto em vermelho com os dizeres Versão de avaliação TRUST PDF Splitter. Caso deseje continuar utilizando o aplicativo, após o período de avaliação, será necessária a aquisição da licença de uso. Para adquirir a licença, execute o aplicativo e clique na aba Licenças. Em seguida, clique em Quero criar uma conta, preencha seus dados, selecione o tipo e a quantidade de licenças que deseja e clique em Gerar Boleto. IMPORTANTE! A licença do TRUST PDF Splitter, em qualquer uma das versões, é válida por 12 (doze) meses. Após este período é necessário renovar sua licença de uso. Após ter sido confirmado o pagamento, você receberá um informando que sua(s) licença(s) está(ão) ativada(s). 3

4 Execute o aplicativo, clique em Licenças, em seguida, clique em Já possuo uma conta, informe os dados de login ( e senha) e clique em Carregar licenças, selecione aquela que deseja associar ao computador que está utilizando e clique em Associar computador. v IMPORTANTE! Caso precise trocar de computador, por qualquer motivo, obrigatório se faz a desassociação da licença deste computador antes de instalar e ativar no novo computador. Caso não seja possível fazer a desassociação (queima do HD, por exemplo), é necessário entrar em contato com o Suporte da TRUST, através de telefone ( ) ou de (suporte@trustimage.com.br). Para desassociar uma licença ativa de um computador faça o seguinte: Execute o TRUST PDF Splitter; Clique na aba Licenças ; Clique em Já possuo uma conta ; Preencha seus dados de login; Clique em Carregar Licenças ; Selecione a linha do computador que deseja desassociar a licença; Clique em Desassociar computador. 4

5 1.3. Configurando o uso através de um Proxy Para ativação da licença de uso é necessário que a estação de trabalho possua acesso à internet. Muitas vezes as empresas utilizam servidores de proxy em sua infraestrutura de rede, o que faz necessária esta configuração, para que o TRUST PDF Splitter consiga se comunicar e ativar suas licenças de uso. Para configurar um servidor de proxy, execute o TRUST PDF Splitter e clique na aba Configurações, marque a opção Usar um servidor proxy, preencha os campos de configuração e clique no botão Testar conexão. Se a conexão estiver funcionando corretamente com os servidores de licenciamento uma mensagem de sucesso será exibida. 5

6 2. Licenciamento O TRUST PDF Splitter é licenciado anualmente, ou seja, cada licença possui prazo determinado de 12 (doze) meses de funcionamento, após este período é necessário renovar a licença. Quando restarem 15 (quinze) dias para o vencimento, o TRUST PDF Splitter avisará, através de uma mensagem na parte superior direita da tela, que a licença está expirando e nossa central de licenciamento enviará um lembrando-lhe da renovação. Durante os 12 (doze) meses que sua licença estiver ativa você terá direito: a) todas as atualizações de versão disponibilizadas, b) suporte via WEB através do endereço c) suporte via telefone (Help Desk) no horário comercial (27) Opções de Licenciamento O TRUST PDF Splitter possui três versões: Lite, Pro e Pro Sign. Para qualquer tipo de licença sua validade é de 12 (doze) meses a partir da data da primeira ativação. Não é permitido o upgrade de versão Diferenças entre as versões Lite, Pro e Pro Sign Funcionalidade Lite Pro Pro Sign Dividir PDF por tamanho de arquivo Dividir PDF por quantidade de páginas Dividir PDF em lote (*) Dividir em lote (*) PDF, DOC, DOCX, dentre outros, em saída PDF/A-1b Juntar PDF Juntar em lote (*) PDF, DOC, DOCX, dentre outros, em saída PDF/A-1b Paginar PDF Carimbar PDF Converter PDF em lote (*) para PDF/A-1b Converter PDF, DOC, DOCX, dentre outros, em saída PDF/A-1b Digitalizar documento com dispositivo TWAIN Criar PDF pesquisável (OCR) do documento digitalizado Assinar PDF em lote (*) digitalmente com certificado ICP-Brasil Atualização e suporte durante 12 (doze) meses (*) Em lote = vários arquivos ao mesmo tempo 2.3. Suporte ao licenciamento Caso você tenha alguma dúvida quanto ao licenciamento, entre em contato com a TRUST IMAGE, através de nosso website ( telefone ( ) ou (vendas@trustimage.com.br). 6

7 3. Dividir Arquivos O TRUST PDF Splitter permite a divisão de diversos arquivos, tanto por tamanho máximo de arquivo quanto por número de páginas por arquivo Dividindo um documento em várias partes Para dividir um documento em várias partes proceda da seguinte forma: a) Execute o TRUST PDF Splitter; (b) b) Clique na aba Dividir / Juntar ; c) Escolha a ação (e) Dividir ; d) No rodapé inferior esquerdo clique no ícone para indicar o diretório para onde serão enviados os arquivos após a divisão; e) Clique no primeiro ícone à direita de (d) (h) Selecionar arquivos: e escolha o(s) arquivo(s) que deseja dividir. Se a opção for selecionar mais de um arquivo, os mesmos podem estar em pastas diferentes. Outra alternativa é selecionar os arquivos, arrastar e soltar na lista Arquivos. Observe que o resultado da divisão será salvo no diretório definido no item (d); (c) f) O ícone ( ) à direita de Selecionar arquivos: permite que você exclua qualquer arquivo listado; g) É possível dividir arquivos nos formatos: PDF, DOC, DOT, DOCX, DOTX, DOCM, DOTM, RTF, XML, ODT, OTT, HTML, XHTML, MHTML (somente nas versões PRO e PRO SIGN). a) Clique em Executar ; IMPORTANTE! A versão Lite divide apenas arquivos tipo PDF Com limite de tamanho do arquivo de saída Se forma escolhida da divisão for por Tamanho máximo, indique o tamanho em KB ou MB por arquivo de saída Com limite do número de páginas por arquivo de saída Caso a opção seja Páginas, indique a quantidade de páginas que deseja por arquivo de saída Nomeando o Resultado As opções a seguir são independentes e cumulativas, ou seja: 7

8 a) Renomear essa opção permite que o arquivo de saída seja renomeado. Digite, no campo apropriado, o nome do arquivo de saída. Observar que, se forem selecionados diversos arquivos, todos sairão com o mesmo nome, exceto que, no início do arquivo serão inseridos números sequenciais 001, 002, 003 etc, para indicar cada arquivo. Ex.: 001_nomedoarquivo.pdf; b) Colocar intervalo de páginas no nome escolha essa opção para que o aplicativo informe quantas páginas têm no arquivo de saída. Caso sejam selecionados diversos arquivos, a numeração de páginas de cada um deles, será gerado, independentemente, como no exemplo ao lado. Exemplo: 001_nomedoarquivo_1_a_20.pdf 002_nomedoarquivo_1_a_20.pdf (b) c) Juntar e considerar o total de páginas caso sejam selecionados diversos arquivos e essa opção for selecionada, todos os arquivos serão encadeados um com o outro, formando um único volume e, somente após isso, será feita a divisão, indicando ao fim, no arquivo de saída, o número de páginas considerando o volume total. Exemplo: 001_nomedoarquivo_1_a_50.pdf 001_nomedoarquivo_51_a_82.pdf (c) 3.2. Opções de saída para dividir documentos Escolha entre os dois formatos de saída disponíveis: PDF ou PDF/A-1B. 8

9 4. Juntar Arquivos 4.1. Juntando arquivos Para juntar vários arquivos em um único PDF proceda da seguinte forma: a) Execute o TRUST PDF Splitter; b) Clique na aba Dividir/Juntar ; (b) c) Escolha a ação Juntar ; (c) d) No rodapé inferior esquerdo (e) clique no ícone para indicar o diretório para onde será enviado o arquivo após a união; e) Clique no primeiro ícone à direita de Selecionar arquivos: e escolha os arquivos que deseja juntar. Outra (d) (h) alternativa é clicar nos arquivos, arrastar e soltar na janela Arquivos. Observar que o resultado da união irá sempre para o diretório definido no item (d); f) O segundo ícone à direita de Selecionar arquivos: permite que você exclua qualquer arquivo listado; g) É possível dividir arquivos nos formatos: PDF, DOC, DOT, DOCX, DOTX, DOCM, DOTM, RTF, XML, ODT, OTT, HTML, XHTML, MHTML (somente nas versões PRO e PRO SIGN). h) Clique em Executar Opções de saída para juntar documentos Escolha entre os dois formatos de saída disponíveis: PDF ou PDF/A-1B. 5. Converter Arquivos para PDF/A-1b Para converter arquivos para PDF/A-1b, escolha a ação Converter, na aba Dividir/Juntar e o Formato de saída. Logo após, clique em Executar. 9

10 6. Opções especiais de paginar e carimbar PDFs O TRUST PDF Splitter permite que seja criada uma numeração própria para os volumes, independente da numeração de páginas original, bem como utilizar um carimbo para identificar o volume, nas funções Dividir, Juntar e Converter Como paginar um ou mais arquivos PDF O objetivo dessa função é criar uma numeração no(s) volume(s), independente da paginação original, para nova identificação do número de páginas. Caso a opção escolhida seja na função Dividir, será criada uma numeração sequencial para todos os volumes criados, seja por tamanho de arquivo ou número de páginas. Se clicar em Reiniciar paginação para cada parte, será iniciada uma nova numeração para cada volume dividido. Se a opção for Juntar ou Converter, será criada uma numeração sequencial no único volume gerado. Logo abaixo de Reiniciar paginação para cada parte tem um box onde deverá ser inserido o que deseja que apareça antes do número da página (ver exemplo na figura ao lado). Escolha a opção X de Y ou X para escolher a forma como a numeração será exibida, por exemplo, 1 de 10 (X de Y) Ex.: Página / Pág. / Nº / De ou 1 (X). Escolha também o Número da primeira página, bem como a posição onde deseja que a numeração seja exibida (Cabeçalho esquerda, Cabeçalho direita, Rodapé esquerda, Rodapé centro e Rodapé direita). 10

11 6.2. Como carimbar um ou mais arquivos PDF O objetivo dessa função é inserir um carimbo ou marca d água no(s) volume(s), para uma identificação própria em todas as páginas. Clique no ícone da pasta para escolher o caminho onde está o arquivo do carimbo. Escolha o nível de transparência que deseja, deslizando o controle para a direita se deseja mais transparente e para a esquerda, menos transparente. Escolha também a posição onde deseja que o carimbo seja exibido (Cabeçalho esquerda, Cabeçalho direita, Rodapé esquerda, Rodapé centro e Rodapé direita). 11

12 7. Digitalizar documentos (Versões PRO e PRO SIGN) Para digitalizar documentos proceda da seguinte forma: (b) a) Execute o TRUST PDF Splitter; (c) b) Clique na aba Digitalizar Documentos ; c) Em Opções de digitalização (e) escolha o scanner que será utilizado; d) Escolha a resolução do arquivo de saída; e) Em Formato de digitalização escolha se deseja um arquivo de saída em Preto e Branco, Escala de Cinza ou Colorido. Faça a opção também para Digitalizar Frente e Verso (se essa opção estiver desmarcada, o escaneamento será feito somente de um lado do documento) e/ou ADF. Este recurso é uma particularidade de alguns modelos de scanner. f) Clique em Digitalizar Opções para manuseio das imagens digitalizadas No rodapé da tela existem ícones que facilitam o manuseio das imagens digitalizadas. Aplicar mais ou menos zoom Movimentar acima ou abaixo Excluir todas as imagens digitalizadas ou apenas a visualizada Rotacionar para direita ou para esquerda 7.2. Configurações do scanner Para configurar o scanner, o driver do mesmo deverá estar instalado na estação de trabalho onde está rodando o aplicativo TRUST PDF Splitter. Eventualmente seu scanner poderá não dar suporte a um recurso como digitalizar frente e verso ou utilizar um Alimentador automático de documentos (ADF), verifique os recursos do seu scanner e configure corretamente. Para que o tamanho do seu documento resultante não seja muito grande, utilize os padrões de acordo com o tipo de documento: Documentos somente texto: 300DPI, Preto e Branco Documentos com imagens: 200DPI, Escala de Cinza Documentos com fotografias: 150DPI, Colorido O OCR depende de uma boa resolução para que possa ser assertivo, portanto se a sua prioridade é o OCR utilize no mínimo a resolução de 200DPI. 12

13 Outra dica importante é digitalizar o documento em arquivos separados, páginas preto e branco separadas das coloridas e das escalas de cinza, e depois juntar tudo com o TRUST PDF Splitter! 7.3. Opções de saída das imagens digitalizadas Escolha entre os formatos de saída disponíveis: PDF ou PDF/A-1B. Para qualquer dos formatos é possível que seja realizado o processamento do Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR), tornando seu PDF resultante em um PDF Pesquisável Salvar documento digitalizado Após a digitalização do(s) documento(s), ainda existe a possibilidade de salvar todas as páginas em Um único documento ou Um documento para cada imagem. Logo após, clique em Salvar documento digitalizado. 13

14 8. Assinatura digital A utilização de documentos em papel, com assinaturas manuscritas ou impressões digitais, é uma prática que atravessa gerações. As pessoas aprenderam, por força da tradição, a conferir status de confiança aos documentos assim assinados. Os recentes avanços da tecnologia da informação e comunicação, produziram instrumentos adequados à modernização destes procedimentos. No Brasil, a criação da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), através da Medida Provisória /2001, representou um marco histórico para a nação ao conferir eficácia probante aos documentos eletrônicos assinados digitalmente. Como resultado, a substituição de documentos físicos por equivalentes eletrônicos vem ganhando atenção crescente no país, como a Lei nº ,de 19 de dezembro de 2006, que trata da informatização do processo judicial, e a Lei nº11.382, de 6 de dezembro de 2006, que trata de alienação judicial pela internet (leilão de bens penhorados) e já requerem o uso de certificação digital. Agora, precisamos orientar mais e mais pessoas para usar esta tecnologia, reduzir o uso de papel e tornar nosso mundo cada vez melhor! 8.1. O que é um certificado digital? Um certificado digital é um documento de identidade eletrônico que tem o objetivo de identificar uma pessoa, empresa ou sistema computacional no mundo dos computadores. Um certificado digital possui informações sobre a entidade para a qual foi emitido (no caso de uma pessoa, possui o seu nome, CPF etc.). Além destes dados, contém uma sequência de código conhecida como chave pública. Associada ao certificado digital, existe uma segunda sequência de código, esta secreta, denominada de chave privada. Esta chave é armazenada em local físico protegido, de preferência um smartcard ou token. Por ser exclusiva, é utilizada para gerar assinaturas digitais que não podem ser imitadas. A chave pública é utilizada para certificar-se de que um determinado arquivo foi assinado pelo detentor da chave privada daquele certificado O que é assinatura digital? Uma assinatura digital é o conjunto de dados que são gerados a partir do processo de assinatura de um arquivo. A partir da assinatura digital, é possível verificar a integridade e a autoria de um documento eletrônico. Os dados de uma assinatura digital podem estar anexos ao documento eletrônico ou em outro arquivo externo. O TRUST PDF Splitter assina somente arquivos do tipo PDF, e anexa a assinatura ao documento, sendo necessário um visualizador de PDFs para exibir os detalhes da uma assinatura digital Como é produzida e validada uma assinatura digital? Para assinar ou verificar a integridade e autoria de um documento eletrônico são usadas respectivamente a chave privada, as informações contidas do certificado digital do signatário e uma chave única do documento a ser assinado chamada hash do documento. A chave para assinar, conhecida como chave privada, é mantida secreta e armazenada em local físico protegido, de preferência um smartcard ou token. 14

15 A chave para verificar a assinatura, denominada chave pública, é disponibilizada no próprio documento a todos os destinatários (pessoas e sistemas) que precisam verificar a assinatura. Assim, na prática, utiliza-se, para assinar o documento, um software assinador ( como o TRUST PDF Splitter) e o smartcard; e para verificar a assinatura desse documento, um software validador, a chave pública do certificado digital do signatário, inclusa no documento eletrônico e o código hash do documento. Para impedir que alguém de posse do smartcard do signatário possa assinar documentos em seu nome, uma senha é utilizada. Essa senha é conhecida como número de identificação pessoal ou, em Inglês, Personal Identification Number (PIN). Sempre que o signatário precisar assinar um documento, o sistema de assinatura solicitará o PIN do smartcard. Com o PIN, o sistema de assinatura pode invocar o smartcard para gerar a assinatura de um documento. O smartcard deve ser de uso exclusivo do signatário e nunca cedido a terceiros Configurações necessárias Para assinar documentos digitalmente você precisa possuir um certificado digital válido no padrão ICP-Brasil, o driver de acesso ao dispositivo criptográfico que o contém (Token ou Smartcard) e a cadeia de certificação da sua Autoridade Certificadora. Muitas vezes a cadeia de certificação do seu certificado está incluída no seu dispositivo criptográfico, de forma que quando instalado, automaticamente você instalará a cadeia de certificação. Caso tenha algum problema, você pode baixar a cadeia de certificação diretamente na página da sua Autoridade Certificadora. Na página da CertiSign encontramos a hierarquia de certificação completa da ICP-Brasil: Como assinar um ou vários arquivos PDF com seu certificado digital Para colocar uma assinatura digital em um documento, proceda da seguinte forma: (A) (b) ) (B) (h) (c) (d) a) Execute o TRUST PDF Splitter; b) Clique na aba Assinatura Digital (tela (A)); 15

16 c) Clique em Selecionar arquivos e carregue os arquivos que serão assinados; d) Clique em Assinar documentos ; e) Irá aparecer a tela (B), na qual aparecerá o(s) certificado(s) digita(is) que estiver(em) instalado(s) ou plugado(s) na máquina; f) Clique em Selecionar o Certificado ; g) O procedimento será executado e, se estiver tudo certo, aparecerá a tela ao lado; h) O arquivo assinado irá para a pasta indicada, a qual não deverá ser a mesma onde está o arquivo sem assinatura. 16

17 9. Dúvidas frequentes 9.1. Meu TRUST PDF Splitter está com todos os comandos desabilitados. Oque eu faço? Este comportamento é esperado quando não há uma licença de uso associada ao computador. Verifique na aba Licenças se há uma licença associada a este computador Ao tentar dividir um arquivo PDF é apresentada uma mensagem de que Não é possível dividir o arquivo com base no tamanho máximo selecionado. Por que? Oque eu faço? Esta mensagem é exibida porque dentro do arquivo escolhido existe uma ou mais páginas que sozinha tem tamanho superior ao máximo escolhido para divisão, sendo impossível retornar arquivo válido com aquele tamanho. Isto pode ocorrer por vários motivos, como: resolução de digitalização muito alta, imagens nas páginas, muitas cores no documento, muito conteúdo etc... Você deve aumentar o tamanho máximo do arquivo de saída para que seja possível a divisão, ou se for possível digitalizá-lo com menos cores e menor resolução. Caso não seja obrigatório, o uso do padrão PDF/A-1b também pode aumentar o tamanho do arquivo final em alguns bytes, tente usar o padrão PDF Meu scanner não aparece na lista? Oque eu faço? Este comportamento é esperado quando os drivers TWAIN do scanner não estão instalados corretamente no computador. Verifique se os drivers TWAIN estão instalados corretamente no seu computador Meu certificado digital não aparece na lista? Oque eu faço? Este comportamento é esperado quando os drivers de acesso ao seu dispositivo criptográfico (token ou smartcard) não estão instalados corretamente no seu computador ou seu certificado digital está expirado. Verifique se os drivers do seu dispositivo criptográfico estão instalados corretamente no seu computador e se o seu certificado digital não está expirado Como verifico se meu documento foi assinado corretamente? Para verificar sua assinatura digital, abra seu arquivo PDF assinado em um visualizador de PDFs como o Adobe Acrobat Reader e selecione no menu Exibir > Exibir/Ocultar > Painéis de Navegação > Assinaturas. Clique na assinatura deseja para ver os detalhes. 17

18 Para que um visualizador possa validar uma assinatura digital corretamente ele deve conhecer a hierarquia de certificação do certificado que assinou o documento, portanto, instale sempre a hierarquia completa de certificação em seu computador e adicione os certificados das ACs (Autoridades Certificadoras) na lista de certificados confiáveis do seu visualizador. No Abobe Reader, vá no menu Editar > Preferências > Assinaturas > Identidades e Certificados Confiáveis exporte os certificados da hierarquia e importe para lista de certificados confiáveis. 10. Glossário PROXY Um servidor proxy é um computador intermediário que fica entre o computador do usuário e a Internet. Pode ser usado para registrar o uso da NET e também para bloquear o acesso a um site (ou vários sites) da Web. ADF Automatic Document Feeder (Alimentador Automático de Documento) 18