BOLETIM INFORMATIVO. Digitalização e microfilmagem: suas aplicações na Gestão de Documentos Arquivísticos. Centro de Gestão Documental

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1 BOLETIM INFORMATIVO Centro de Documental Digitalização e microfilmagem: suas aplicações na de Documentos Arquivísticos Esse informativo tem por objetivo sensibilizar autoridades/gestores e orientar o público interno sobre os processos de digitalização e de microfilmagem e suas especificidades de uso no âmbito do Executivo Estadual, bem como sobre a possibilidade de sua utilização na documentação arquivística da Polícia Militar de Minas Gerais PMMG. Durante a aplicação das etapas da de Documentos, a digitalização e a microfilmagem são utilizadas na 2ª fase, ou seja, na fase de utilização dos documentos, pois essa fase envolve o controle, o uso e o armazenamento de documentos necessários ao desenvolvimento das atividades de uma organização. Ademais, tal fase está vinculada às formas de recuperação dos documentos e à rapidez no ato de disponibilizar a informação, proporcionando o devido acesso aos solicitantes. A adoção dos processos de digitalização e de microfilmagem implica no conhecimento dos princípios arquivísticos, como também no cumprimento das atividades inerentes aos processos, quais sejam: a captura digital, o armazenamento e a disseminação dos representantes digitais. Isto quer dizer que os gestores dos órgãos e entidades do Poder Executivo e os demais profissionais envolvidos deverão levar em consideração os objetivos da digitalização de um determinado acervo documental e os custos de implantação do projeto. Deverão ter a compreensão de que um processo como esse exige, necessariamente, um planejamento com previsão orçamentária e financeira capaz de garantir a aquisição, a atualização e a manutenção de software e de hardware, a adoção de formatos de arquivo digitais e de requisitos técnicos mínimos que garantam a preservação e a acessibilidade a curto, a médio e a longo prazos dos documentos digitalizados. Outro ponto relevante é a possibilidade de ocorrer a obsolescência da tecnologia empregada em curto prazo. A defasagem tecnológica terá impacto nos custos e na manutenção dos equi- Ano 3, edição 7, Setembro de 2015 pamentos disponibilizados os quais permitem o acesso dos solicitantes à informação armazenada em repositórios seguros. O que é digitalização? A digitalização é o processo de conversão de imagens e som de código analógico para código digital, por meio de dispositivo apropriado. Tem sido utilizada por arquivistas e gestores de documentos, nos arquivos correntes, intermediários e permanentes, para facilitar o acesso às informações contidas nos documentos. (CRUZ, 2013). Basicamente, é a conversão do documento em suporte de papel ou fotograma para imagem digital, com objetivo principal de dar acesso à informação contida no documento. Ocorre da seguinte forma: primeiro é feita a preparação do conjunto documental para que esse se torne apto à digitalização; em seguida, os documentos são escaneados, tratados e indexados por lotes e, finalmente, as imagens e dados são migrados para um software próprio de Digitalização de um manuscrito Dunhuang no estúdio IDP Reino Unido Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED). Nas últimas décadas, a digitalização vinha sendo utilizada por um número restrito de empresas de grande porte, que precisavam realizar altos investimentos para obter os benefícios provenientes desta tecnologia. Com o passar do tempo, como acontece normalmente no setor tecnológico, as soluções foram sendo aprimoradas e surgiram equipamentos e sistemas com custos mais acessíveis. A utilização de dispositivos eletrônicos, como os escâneres, permite que documentos originalmente produzidos em suporte papel ou outros suportes, como filmes negativos e positivos, microfilmes e microfichas, sejam convertidos em arquivos digitais acessíveis por meio do computador. Com isso, grandes volumes de informação documental podem ser armazenados em ambiente digital, o que permite que sejam disponibilizados e acessados com mais facilidade.

2 2 Centro de Documental - CGDoc. Setembro de 2015 O que é a microfilmagem? A microfilmagem é o resultado do processo de reprodução de documentos em filme por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução. (CRUZ, 2013). Para os documentos de arquivo, temos duas funções de microfilmagem: a microfilmagem de substituição e a microfilmagem de preservação. Na microfilmagem de substituição, os originais são eliminados com objetivo do aproveitamento de espaço físico e equipamentos, respeitando a legislação vigente sobre a microfilmagem e o previsto na Tabela de Temporalidade. Já a microfilmagem de preservação destina-se a preservar as informações contidas nos documentos originais danificados e protegê-los do desgaste intrínseco ao uso e ao manuseio constantes. Essa é a função mais utilizada pelas instituições arquivísticas. A microfilmagem é um recurso de preservação verdadeiramente arquivístico, com o armazenamento em longo prazo para grandes quantidades de documentos. Difere da digitalização pelo fato de que, no primeiro, ocorre a fotograma (foto) do documento e depois a migração da foto para um filme de rolo (microfilme) de aproximadamente 16 milímetros. Após a microfilmagem, é realizada uma digitalização desses filmes em mídia para que seja feita a indexação futura. Esse é o sistema utilizado pela Seção de Microfilmagem do Centro de Documental, autorizado pelo Arquivo Público Mineiro, denominado microfilmagem de substituição convencional. Na digitalização, a captura ocorre por meio de escâner e é posteriormente enviada para um software de digitalização GED - a fim de proceder a indexação, possibilitando, em poucos cliques, a localização do documento procurado. A digitalização é aplicada em processos que exigem um maior nível de consulta e compartilhamento, permitindo que o ( documento seja acessado por vários usuários simultaneamente e a qualquer momento via Web. O processo de digitalização não é uma reformatação que deva ser utilizada com o objetivo de eliminar os documentos originais. E também deve-se ressaltar que, em qualquer projeto de reformatação de documentos, é imprescindível que os documentos tenham passado pelos procedimentos de Documental. Quais as vantagens da microfilmagem? O microfilme é durável e relativamente barato; Normas técnicas consolidadas; Equipamento não é passível de obsolescência; Reconhecimento legal das cópias; Meio físico de qualidade arquivística. Documentos em microficha. Gemeinsame Körperschaftsdatei (GKD) É importante ressaltar que os documentos de valor permanente, ainda que sejam microfilmados, não poderão ser eliminados. Ou seja, a microfilmagem de substituição não se aplica a documentos que, conforme a Tabela de Temporalidade, tenham como destinação o recolhimento ao Arquivo Público Mineiro. A dinâmica da microfilmagem segue as seguintes etapas: a preparação (retirada de grampos, montagem da sequência dos documentos), a fotograma (fotografia do documento), a migração da foto para filmes de rolo, a digitalização em mídia e, posteriormente, a indexação para facilitar o acesso. Perante a Legislação Brasileira, apenas a microfilmagem tem equivalência quanto ao valor legal dos documentos originais, ou seja, a microfilmagem tradicional garante a autenticidade dos documentos, preservando a sua forma e o seu conteúdo estáveis. Qual a diferença entre microfilmagem e digitalização? Quais seriam as desvantagens da microfilmagem? Sujeito a arranhões quando manipulado; Cada geração ou cópia perde em resolução; Equipamento exige manuseio do filme; Impressão de baixa qualidade; Produção com variáveis de difícil controle; Controle de qualidade só pode ocorrer no final do processo. Quais são os benefícios da digitalização? Capacidade de transmissão e distribuição excelentes; Restauração e realce eletrônicos; Cópia de alta qualidade para o usuário; Segurança contra perda. A digitalização previne a perda de informações devido a deterioração ou acontecimentos como enchentes, incêndios ou até um acidente banal como rasgar um documento durante o manuseio; Controle de acesso. Somente usuários autorizados podem acessar a informação com diferentes níveis de acesso; Rapidez no acesso a informação. A rapidez para conseguir informações é essencial na tomada de decisões estratégicas nos dias de hoje;

3 3 Centro de Documental - CGDoc. Setembro de 2015 Aumento de produtividade; Transmissão das informações via internet, modem ou impressão em papel. Quais seriam as desvantagens do processo de digitalização? Ausência de valor legal, pois se equiparam a fotocópia não autenticada; Ausência de normatização; Sistemas de drive se tornarão obsoletos com o tempo; Passível de fraude durante o processo; Imagens em gradação de cinza requerem maior espaço de armazenamento; Custos altos em treinamentos e software relacionado; Exige drives de grande capacidade para armazenamento; Restrições legais ainda a superar. perda de dados, de fraude, de edição ou de adulteração do documento nesse momento de migração de suporte e de armazenamento em repositórios, comprometendo a presunção de autenticidade dos documentos. Qual legislação regulamenta a digitalização de documentos? Quais são as etapas da digitalização? A digitalização de documentos segue algumas etapas até a conclusão do processo. Antes que ocorra a conversão do suporte, o documento passa pelas seguintes etapas: Preparação: os documentos passam por uma análise criteriosa de forma que obedeçam a uma sequência previamente determinada. Esta tarefa engloba atividades como retirada de todos os clipes, grampos ou qualquer elemento que prejudique o acesso do documento ao escâner. Digitalização: o documento é colocado no escâner e é gerada a imagem digital, disponibilizando-a para uma posterior pesquisa, de forma rápida e objetiva. Indexação: o documento que foi digitalizado ganha uma identidade, para possibilitar que o acesso a ele seja rápido e preciso. Controle de Qualidade: As imagens geradas a partir do processo de digitalização são revisadas para verificar se estão de acordo com as especificações técnicas determinadas pelo projeto. Quando o documento é considerado digitalizado? A partir do momento em que a informação é migrada para outro suporte, no caso da digitalização, para o código digital, o documento sofreu a reformatação de sua origem. Esse momento de trasladação de dados deve ocorrer dentro da melhor técnica, de forma a assegurar a qualidade da reprodução e a durabilidade do novo suporte. O que se discute, no meio arquivístico, é a possibilidade da Centro de restauração e digitalização do Arquivo Histórico da cidade de Colónia. Digitalização de fotografias Para que se possa entender o contexto da digitalização, é importante saber quais são os órgãos fiscalizadores em nível Federal e em nível Estadual, suas competências e responsabilidades, dentre elas, a incumbência de orientar as instituições públicas no tocante a de Documentos. A Lei nº 8.159, de janeiro de 1991, dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. Cita, no art. 1º, que é dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumentos de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. O Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, regulamenta a Lei nº 8.159/91. Nele estão as competências do Conselho Nacional de Arquivos Conarq, que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo. Em âmbito estadual, a Lei nº , de 11 de janeiro de 2011, estabeleceu a política estadual de arquivos, que compreende ações do Estado relacionadas à produção, à classificação, ao uso, à destinação, ao acesso e à preservação de arquivos públicos e privados. A gestão de documentos públicos é coordenada pelas instituições arquivísticas, no caso de Minas Gerais, pelo Arquivo Público Mineiro - APM, órgão que autoriza a eliminação dos conjuntos documentais conforme os Instrumentos de. A Lei nº 5.433, de 08 de maio de 1968, regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências. Já o Decre-

4 4 Centro de Documental - CGDoc. Setembro de 2014 to nº de 30, de janeiro de 1996, regulamenta a Lei de Microfilmagem que, no seu art. 3º, autoriza a reprodução, em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução. E especificamente sobre o processo de digitalização, há a Lei n , de 9 de julho de 2012, que dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos. Não obstante as vantagens prometidas pela nova tecnologia, a Lei nº , de 9 de julho de 2012, apontou ressalvas quanto ao processo de digitalização, sob o argumento de que tal dispositivo ensejaria a insegurança jurídica, devido a possibilidade de fralde durante processo. Dessa forma, o Projeto de Lei nº 11/2007 sofreu vetos, por contrariedade ao interesse público, em três artigos do texto original, apresentando as seguintes razões: concluído o processo de avaliação do conjunto documental, conduzido pelas respectivas Subcomissões Permanentes de Avaliação de Documentos de Arquivo - SubCPAD, conforme Resolução nº 4.246, de 9 de abril de 2013, publicada no BGPM nº 29 de 18/04/13 e a Deliberação n 4 do Conselho Estadual de Arquivos. Dispõe o parágrafo único do art. 12 do Decreto nº 1.799/96, que a eliminação de documentos oficiais ou públicos só deverá ocorrer se prevista na Tabela de Temporalidade do órgão, aprovada pela autoridade competente na esfera de sua atuação e respeitado o disposto no art. 9º da Lei nº 8.159/91. Ressalta-se que a finalidade principal da digitalização não é a eliminação e sim Ao regular a produção de efeitos jurídicos dos documentos resultantes do processo de digitalização de forma distinta, os dispositivos ensejariam insegurança jurídica. Ademais, as autorizações para destruição dos documentos originais logo após a digitalização e para eliminação dos documentos armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente não observam o procedimento previsto na legislação arquivística. A proposta utiliza, ainda, os conceitos de documento digital, documento digitalizado e documento original de forma assistemática. Por fim, não estão estabelecidos os procedimentos para a reprodução dos documentos resultantes do processo de digitalização, de forma que a extensão de efeitos jurídicos para todos os fins de direito não teria contrapartida de garantia tecnológica ou procedimental que a justificasse. (BRASIL, 2012). A discussão envolvendo a digitalização de documentos de arquivo é objeto de grande controvérsia. O Ministério da Justiça, no parecer nº 736/2006, teceu algumas considerações sobre o tema, porém, após a publicação da Lei nº /12, de 9 de julho de 2012, que dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos, ainda não se manifestou oficialmente sobre a validade legal da microfilmagem eletrônica, carecendo ser provocado sobre o tema. A digitalização permite a eliminação do documento original? A digitalização não autoriza a eliminação de documentos, conforme o art. 6 da Lei nº /12. A eliminação de documentos, nos órgãos e entidades do Executivo Mineiro, ocorrerá mediante autorização do Arquivo Público Mineiro, depois de Digitalização de um manuscrito Dunhuang. estúdio IDP Reino Unido. facilitar a disseminação e o acesso, além de evitar o manuseio do original, contribuindo para a sua preservação. A PMMG utiliza o processo de digitalização ou a microfilmagem eletrônica? Atualmente o processo utilizado pela Seção de Microfilmagem do CGDoc é o da microfilmagem convencional, regulamentado pelo Decreto nº 1.799/96. Como ainda não foi pacificado o assunto sobre a utilização da digitalização de documentos públicos, o Arquivo Público Mineiro, órgão responsável por planejar e coordenar o recolhimento de documentos permanentes produzidos e acumulados pelo Poder Executivo de Minas Gerais, recomenda o processo convencional de microfilmagem. O processo de digitalização caminha a passos largos como recurso a ser utilizado em acervos documentais arquivísticos, todavia, por ser um órgão do Poder Executivo, a PMMG, esbarra na limitação legal. Os acervos digitalizados e armazenados em repositórios atendem aos princípios da recuperação e da agilidade do acesso à informação, mas não substituem os documentos originais.

5 5 Centro de Documental - CGDoc. Setembro de 2014 Microfilmar e digitalizar massa documental acumulada, apenas, não configura a Documental e não resulta em um efetivo e adequado tratamento arquivístico dos documentos de arquivo. É importante salientar que processos de reformatação, como a microfilmagem e a digitalização, não tornam dispensáveis os procedimentos de Documental. O emprego desta tecnologia não exime a Administração Pública da responsabilidade de avaliar e de dar destinação adequada aos documentos públicos. Reformatar documentos acumulados, sem prévia classificação e ordenação, é um equívoco. Microfilmar e digitalizar massa documental acumulada, apenas, não configura a Documental e não resulta em um efetivo e adequado tratamento arquivístico dos documentos de arquivo. Eliminação provas do CRS - Arquivo próprio A microfilmagem permite a eliminação imediata do documento original? Não. A eliminação do documento original não pode ser feita apenas porque ele foi microfilmado. A eliminação dos documentos, bem como de sua cópia em microfilme, dependerá de uma avaliação prévia que estabeleça o prazo de guarda e a destinação, conforme o previsto na Tabela de Temporalidade. É importante ressaltar que documentos de valor permanente não podem ser eliminados, mesmo com a documentação microfilmada, e devem ser recolhidos ao Arquivo Público Mineiro. A microfilmagem, por ter valor legal reconhecido, permite a eliminação do documento desde que obedecendo os procedimentos previstos na legislação arquivística. Para que isso ocorra, cada órgão deve possuir seus Instrumentos de e Tabela de Temporalidade, demonstrando os prazos de guarda, deve solicitar ao Arquivo Público Mineiro a autorização para eliminação dos documentos que passaram pelo processo de Microfilmagem de Substituição e apresentar ao APM o Termo de Inspeção e Atestado/ Declaração de Garantia de Qualidade do Trabalho de Microfilmagem e de armazenamento adequado do Negativo Máster, que é o filme duplicado uma vez para produzir o Máster de Impressão (Printing Master) e que, após isto, é mantido em armazenamento arquivístico como cópia de segurança. Quais são as penalidades aplicáveis caso a documentação pública seja eliminada sem autorização do órgão competente? A eliminação de documentos públicos, sem amparo legal e avaliação prévia da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, sujeita o gestor público à responsabilidade penal, civil e administrativa. Assim, a eliminação de documentos, nos órgãos e entidades do Poder Executivo do Estado de Minas Gerais, ocorrerá depois de concluídos os processos de classificação e de avaliação conduzidos por suas respectivas Subcomissões Permanentes de Avaliação de Documentos de Arquivo. Mediante autorização do Arquivo Público Mineiro, a eliminação ocorrerá seguindo o que determina e orienta a Deliberação nº 04 do Conselho Estadual de Arquivos CEA, de 17 de dezembro de 1998, que dispõe sobre procedimentos para eliminação de documentos de arquivo no âmbito dos órgãos e entidades integrantes da Administração Pública do Estado de Minas Gerais. O administrador público que proceder a eliminação sem seguir os trâmites legais poderá responder, dentre outros, pelo artigo 314 do Código Penal Brasileiro que afirma que Extraviar livro oficial ou qualquer documento, de que tem a guarda em razão do cargo; sonegá-lo ou inutilizá-lo, total ou parcialmente: Pena - reclusão, de 1 (um) a 4 (quatro) anos, se o fato não constitui crime mais grave e pela norma imposta no artigo 316 do Código Penal Militar: Destruir, suprimir ou ocultar, em benefício próprio ou de outrem, ou em prejuízo alheio, documento verdadeiro, de que não podia dispor, desde que o fato atente contra a administração ou o serviço militar: Pena de reclusão, de 2 (dois) a 6 (seis) anos, se o documento é particular. (ANGHER, 2009) É importante destacar que a responsabilidade penal não ilide o servidor público de ser acionado civil e administrativamente perante a eliminação ilegal. O Arquivo Público Mineiro autoriza a eliminação após microfilmagem eletrônica de documentos públicos? Não. Em consulta recente, realizada pela Seção de Orientação Técnica do CGDoc ao Arquivo Público Mineiro - APM, por meio do ofício nº 18/2014, de 29 de agosto de 2014, o órgão respondeu que a microfilmagem recomendada é a convencional por substituição. Ainda, no ofício nº 008/2014 APM, este infor-

6 6 Equipe Técnica Centro de Documental - CGDoc. Setembro de 2014 MENSAGEM: Por falta de compreensão sobre a importância da gestão de documentos e informações, muitas instituições apostam unicamente na digitalização (ou em outra forma de tecnologia) como a solução para a organização e recuperação de seus ativos mou que, quanto a microfilmagem eletrônica ou digitalização, solicitou ao Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) um parecer sobre a legalidade da Administração contratar serviços de microfilmagem eletrônica. informacionais. Como a tecnologia, por si só, não é capaz de propor soluções consistentes e de longo prazo para a gestão informacional, tais projetos acabam por resultarem em soluções ineficazes, ou mesmo, aquém das possibilidades que a gestão e tecnologia, quando aplicadas conjuntamente, podem oferecer. (Murilo Billig SCHÄFER, Daniel FLORES, jul./dez. 2013, p.28). REFERÊNCIAS BRASIL. Presidência da República. Decreto 1.799, de 30 de janeiro de Regulamenta a Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e dá outras providências. Diário Oficial da União, 31 jan Disponível em: < Acesso em: 13 nov BRASIL. Presidência da República. Lei n , de 09 de julho de Dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meio eletromagnéticos. Diário Oficial, Brasília, 27 ago Disponível em: < Acesso em: 13 de nov BRASIL. Presidência da República. Lei 5.433, de 8 de maio de Regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências. Diário Oficial da União, 10 de maio Disponível em: < Acesso em: 13 nov CRUZ, Emília Barroso. Manual de gestão de documentos. 2 ed rev. e ampli. Belo Horizonte: Secretaria de Estado de Cultura de Minas Gerais, Arquivo Público Mineiro, p. (Cadernos Técnicos do Arquivo Público Mineiro, v.3). MINAS GERAIS. Lei n , de 11 de janeiro de Estabelece a política estadual de arquivos. Diário Oficial, Belo Horizonte, 12 jan Disponível em: < Acesso em: 13 de nov Equipe Técnica Chefia: Ten Cel PM Reginaldo Souza Sub Chefia: Maj PM Joedson F. Gomes Redação: 1º Ten PM Marilene Nascente Ferreira, 2º Ten PM Paulo Moisés de S. Macedo, 3º Sgt PM Helder F. Duarte, 3º Sgt PM Sandro Ricardo Rocha Ribeiro e FC Vinícius Lopes Faria, FC Júlio Alves do Santos. Diagramação: 3º Sgt PM Helder F. Duarte Revisão: Profª Cristina Souza SCHÄFER, Murilo Billig; FLORES, Daniel. A digitalização de documentos arquivísticos no contexto brasileiro. Tendências da Pesquisa Brasileira em Ciência da Informação, Belo Horizonte, v. 6, n. 2, p.01-31, jun Semestral. Disponível em: < Acesso em: 28 ago Expediente Informativo do Centro de Documental Rua Álvares Maciel, 58, Stª Efigênia - Belo Horizonte/MG CEP Telefones: (31) e (31) cgdoc@pmmg.mg.gov.com.br