Os Desafios da Implementação Uma Abordagem Prática Prof. Dr. Ricardo Lopes Cardoso Sócio

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1 SPED CONTÁBIL E FISCAL Os Desafios da Implementação Uma Abordagem Prática Prof. Dr. Ricardo Lopes Cardoso Sócio

2 Subdivisões do Projeto SPED Sistema Público de Escrituração Digital SPED Sistema Público de Escrituração Digital SPED Fiscal Escrituração Fiscal Digital SPED Contábil Escrituração Contábil Digital Nota Fiscal Eletrônica Nacional Outros Projetos Outros Projetos

3 SPED Fiscal (EFD) Definição: tratase de um arquivo digital (txt) em layout específico, o qual abrange as escriturações de documentos fiscais e outras informações de interesse dos fiscos. A seguir evidenciaremos um exemplo prático da relação entre Layout disposto na legislação com a estrutura das informações contidas no arquivo digital.

4 SPED Fiscal (EFD) Exemplo: Layout Guia Prático da EFD Registro E510 Nº Campo Descrição 1 REG Texto fixo contendo "E510" 2 CFOP Código Fiscal de Operação e Prestação do agrupamento de itens 3 CST_IPI 4 VL_CONT_IPI 5 VL_BC_IPI 6 VL_IPI Código da Situação Tributária referente ao IPI, conforme a Tabela indicada no item Parcela correspondente ao "Valor Contábil" referente ao CFOP e ao Código de Tributação do IPI Parcela correspondente ao "Valor da base de cálculo do IPI" referente ao CFOP e ao Código de Tributação do IPI, para operações tributadas Parcela correspondente ao "Valor do IPI" referente ao CFOP e ao Código de Tributação do IPI, para operações tributadas Exemplo: Conteúdo Arquivo da EFD Registro E510 E , ,13 915,06

5 SPED Fiscal (EFD) Obrigatoriedade: com a publicação do protocolo ICMS 77/08, a obrigatoriedade da EFD ficou restrita aos contribuintes relacionados em seus anexos, sendo facultativo aos demais. Prazo: os arquivos da EFD, referentes aos meses de janeiro a agosto de 2009, poderão ser entregues até o dia 30 de setembro de 2009, conforme dispõe o Ato Cotepe nº 15/09.

6 SPED Fiscal (EFD) Substituição da escrituração e impressão dos seguintes livros: Registro de Entradas (mod. 1); Registro de Saídas (mod. 2); Registro de Inventário (mod. 7); Registro de Apuração do IPI (mod. 8); Registro de Apuração do ICMS (mod.9).

7 SPED Fiscal (EFD) Legislação Básica: Ajuste SINIEF 02, de 3 de abril de 2009 Dispõe sobre a Escrituração Fiscal Digital. Ato COTEPE/ICMS nº 09, de 18 de abril de 2008 Dispõe sobre as especificações técnicas para a geração de arquivos da Escrituração Fiscal Digital EFD. Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007 Institui o Sistema Público de Escrituração Digital Sped. Convênio ICMS nº 143, de 15 de dezembro de 2006 Institui a Escrituração Fiscal Digital EFD

8 Desenho do Projeto SPED Fiscal

9 SPED Contábil (ECD) Definição: de maneira bastante simplificada, podemos definir o Sped Contábil como a substituição dos livros da escrituração mercantil pelos seus equivalentes digitais. Obrigatoriedade: todas as pessoas jurídicas sujeitas à tributação do Imposto de Renda com base no Lucro Real. Prazo: as empresas sujeitas ao acompanhamento econômicotributário diferenciado, deverão entregar a ECD com relação aos fatos contábeis de 2008 até 30 de Junho de As demais empresas entregarão até 30 de Junho de 2010 relativo aos fatos contábeis de 2009.

10 SPED Contábil (ECD) Consiste na apresentação dos seguintes livros contábeis: Diário e seus auxiliares; Razão e auxiliares; Balancetes Diários e Balanços; Fichas de lançamentos.

11 Legislação Básica: SPED Contábil (ECD) Ato Declaratório Executivo nº 20, de 28 de maio de 2009 Dispõe sobre as regras de validação e as tabelas de códigos aplicáveis à Escrituração Contábil Digital do Sped. Instrução Normativa RFB nº 926, de 11 de março de 2009 Altera a Instrução Normativa RFB nº 787, de 19 de dezembro de 2007; Instrução Normativa RFB nº 787, de 19 de novembro de 2007 Institui a Escrituração Contábil Digital (para fins fiscais e previdenciários); Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007 Institui o Sistema Público de Escrituração Digital Sped;

12 Desenho do Projeto SPED Contábil

13 Nota Fiscal eletrônica (NFe) Definição: podemos conceituar a Nota Fiscal Eletrônica (NFe) como sendo um documento de existência exclusivamente digital (arquivo com extensão XML) emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar uma operação de circulação de mercadorias ou prestação de serviços. Obrigatoriedade: os contribuintes que se enquadrarem em pelo menos uma das atividades econômicas disposta na Legislação vigente, independente do porte da empresa. Prazo: a partir de 1º de setembro de 2009, relativamente as empresas enquadradas em uma das atividades econômicas previstas nos incisos XL a XCIII do protocolo ICMS 87/08.

14 Nota Fiscal eletrônica (NFe) Exemplo do conteúdo de um arquivo XML (NFe).

15 Nota Fiscal eletrônica (NFe) Substituição do seguinte documento: Nota Fiscal em Papel modelo 1 ou 1A. Legislação Básica: Ato COTEPE ICMS 14/2009, de 09/03/2009 aprova Manual de Emissão da NFe em contingência ; Ajuste SINIEF 07/2005, de 05/10/2007 instituiu nacionalmente a Nota Fiscal Eletrônica e o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica DANFE; Ato COTEPE 72/2005, de 20/12/2005 dispõe sobre as especificações técnicas da Nota Fiscal Eletrônica NFe, do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica DANFE.

16 Desenho do Projeto NFe 1) Envio da NFe (arquivo XML) 5) DANFE Transporte da Mercadoria 6) Comprador: Recebe e escritura a NFe 4) Contribuinte busca Autorização de Uso Possibilidade de Fiscalização 2) SEFAZ Recebe NFe SERPRO SEFAZ Destino SUFRAMA PósValidação 3) Validação Situação Cadastral; Credenciamento; Assinatura digital Esquema XML; Numeração. Coerência das Informações; Cruzamento de dados.

17 Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe) Definição: Podemos conceituar o CTe como sendo um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma prestação de serviço de transporte de cargas realizada por qualquer modal (Rodoviário, Aéreo, Ferroviário, Aquaviário e Dutoviário). Obrigatoriedade: Até o presente momento, somente o Estado de Mato Grosso publicou a obrigatoriedade através do Dec /09, onde a partir de 1º , ficam obrigados à emissão do CTe os contribuintes que, no exercício imediatamente anterior, auferiram faturamento superior a R$ ,00 e efetuaram prestação de serviço de transporte interestadual, independentemente do valor do respectivo faturamento.

18 Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe) Substituição do seguinte documento: Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8; Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9; Conhecimento Aéreo, modelo 10; Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11; Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 27; Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7, quando utilizada em transporte de cargas.

19 Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe) Legislação Básica: Ajuste SINIEF 04/09 Altera o Ajuste SINIEF 09/07; Ajuste SINIEF 02/08 Altera o Convênio SINIEF 06/89; Ajuste SINIEF 09/07 Institui o Conhecimento de Transporte Eletrônico e o Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico; Ato COTEPE 08/08 Dispõe sobre as especificações técnicas do Conhecimento de Transporte Eletrônico CTe, do Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico DACTE.

20 Capa de Lote Eletrônica CLe Definição: A Capa de Lote Eletrônica (CLe) é um documento criado para agilizar a liberação de mercadorias acobertadas por Nota Fiscal Eletrônica (NFe), nos Postos Fiscais. A CLe possui um código de barras impresso, cuja leitura no Posto Fiscal permite o registro e liberação em lote de até 500 DANFES (Documentos Auxiliares da Nota Fiscal Eletrônica) em menos de um minuto. Os malotes de documentação acompanhados de CLe têm prioridade no atendimento nos Postos Fiscais do Estado. A não utilização da CLe implica na necessidade de registro de cada DANFE, de forma individual no Posto Fiscal, podendo retardar a liberação da carga. Utilização: No primeiro estágio de implantação a CLe será um documento auxiliar de utilização voluntária por parte dos transportadores interessados em usufruir da agilidade logística proporcionada pelo sistema.

21 SPED Próximas fases NFSe (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica ); elalur (Substituição do Lalur em papel pelo seu equivalente digital); Livro de Controle de produção e estoques (modelo 3); CIAP (Controle de Crédito de ICMS de Ativo Imobilizado); Demais informações de Inventário; elapis (PIS, Confins, Dacon...); Fichas de lançamentos financeiros; efolha ou SPED Previdenciário (Manad e SEFIP); DIPJ (Transfer Price...).

22 CRUZAMENTOS SPED Gerenciamento do risco Com a implantação do SPED os fiscos (federal, estaduais e municipais) passam a receber todas as informações fiscais e contábeis de forma analítica, o que possibilita a realização de inúmeras auditorias e cruzamentos. VISIBILIDADE As informações estarão disponíveis para diversas entidades. Erros serão facilmente identificados pelos fiscos, e considerados indícios de sonegação. Em alguns casos podem até impedir a entrega do arquivo magnético dentro dos prazos estabelecidos.

23 SPED Gerenciamento do risco AUTUAÇÃO RETROATIVA A legislação permite que em 2013 ainda sejam realizadas autuações nas informações de hoje, utilizando tecnologia ainda mais avançada. INFORMAÇÃO EM TEMPO REAL Alteração do relacionamento das empresas com fiscos e órgãos públicos, já que a partir da NFe, os mesmos passaram a receber as informações em tempo real.

24 SPED Desafios da Implementação Qual a Solução? Dados faltantes Código do IBGE; Transportador; Volumes / Pesos... Campos DSE / DE / DSI / DI; Pis/Cofins/ICMSST; Pagamento (à prazo)... Cadastros Unidades de Medida; Fatores de Conversão; Alterações com Histórico... Erros CNPJ / I.E.; NCM / CST; Alíquotas / Tributos / Retenções; Plano de Contas...

25 SPED Volume de Informações SPED FISCAL Registros 142 Informações 1343 SPED CONTÁBIL Registros 44 Informações 195

26 SPED Fiscal (EFD) Alterações relevantes Novo Guia Prático EFD Versão Última atualização: 08 de maio de 2009 Registro 0150 incluída observação acerca de participantes que não possuem CPF; Registro 0200 Inclusão do TP_ITEM igual a 08 Ativo Imobilizado na dispensa do preenchimento do campo NCM; Registro C170 Campo CST_ICMS Orientação de preenchimento do campo CST_ICMS para operações de entradas; Registro E530 incluída a tabela de códigos de ajustes da apuração do IPI.

27 Estrutura SPED Fiscal Blocos Descrição 0 Abertura, Identificação e Referências C D E H Documentos Fiscais I Mercadorias (ICMS / IPI) Documentos Fiscais II Serviços (ICMS) Apuração do ICMS e do IPI Inventário Físico 1 Outras Informações 9 Controle e encerramento do arquivo digital Sped Fiscal tem mais de campos

28 EFD Principais Registros 0015 Dados do Contribuinte Substituto 0100 Dados do contabilista 0150 Cadastro do Participante (Cliente/Fornecedor/Prest. Serv.) 0175 Alteração do Cadastro do Participante 0190 Identificação das Unidades de Medida 0200 Identificação do Item (Produto/Serviço) 0205 Alteração do Item 0220 Fatores de Conversão de Unidades 0400 Natureza da Operação/Prestação 0450 Informações complementares do documento fiscal 0460 Observações do Lançamento Fiscal

29 C100 C110 C111 C112 C113 C115 C120 C130 C140 C141 C160 C170 C172 C176 C179 C190 C195 C197 C791 EFD Principais Registros Nota Fiscal (Entrada/Saída) Informação Complementar da Nota Fiscal Processo Referenciado Documento de Arrecadação Referenciado Documento Fiscal Referenciado Local de Coleta e Entrega Operações de Importação ISSQN, IRRF e Previdência Social Fatura Vencimento da Fatura Volumes Transportados Itens do Documento Operações com ISSQN Ressarcimento do ICMS ST Informações complementares ST Registro Analítico do Documento Observações do Lançamento Fiscal Outras obrigações tributárias, ajustes e informações NF Registro de informações de ST por UF

30 EFD Principais Registros D100 E110 E111 E112 E113 E115 E116 E200 E210 E220 E230 E240 E250 E500 E510 E520 E530 Aquisição de Serviço de Transporte Apuração do ICMS Operações Próprias Ajuste/Benefício/Incentivo da Apuração do Icms Informações Adicionais dos Ajustes da Apuração do Icms E112 Identificação dos Documentos Fiscais Informações Adicionais da Apuração Valores Declaratórios Obrigações do Icms A Recolher Operações Próprias Período da Apuração do Icms Substituição Tributária Apuração do Icms Substituição Tributária Ajuste/Benefício/Incentivo da Apuração do Icms ST Informações Adicionais dos Ajustes da Apuração do Icms ST E230 Identificação Dos Documentos Fiscais Obrigações do Icms A Recolher Substituição Tributária Período de Apuração do Ipi Consolidação dos Valores Do Ipi Apuração do Ipi Ajustes da Apuração Do Ipi

31 EFD Principais Registros H005 H010 Totais do Inventário Inventário 1100 Registro de Informações Sobre Exportação 1105 Documentos Fiscais de Exportação 1110 Operações de Exportação Indireta de Produtos Não Industrializados Pelo Estabelecimento Emitente Controle de Créditos Fiscais Icms 1210 Utilização de Créditos Fiscais Icms

32 Plano de contas Referencial (plano de contas da empresa) ECD Lançamentos Lançamentos contábeis contábeis Livros Livros diários diários auxiliares auxiliares Centros Centros de de custo custo Saldos Saldos periódicos periódicos Balanço Balanço patrimonial patrimonial Demonstração Demonstração do do resultado resultado do do exercício exercício Demonstração Demonstração das das origens origens e e aplicações aplicações de de recursos recursos Demonstração Demonstração das das mutações mutações do do patrimônio patrimônio líquido líquido Demonstração Demonstração do do valor valor adicionado adicionado Parecer Parecer da da auditoria auditoria Parecer Parecer do do conselho conselho fiscal fiscal Notas Notas explicativas explicativas Relatório Relatório da da administração administração Saldos Saldos das das contas contas de de resultado resultado antes antes do do encerramento encerramento

33 SPED Contábil (ECD) Novas Regras de Validações Foram divulgadas novas regras de validação. Como as novas regras são mais flexíveis que as anteriores, as escriturações validadas em versões anteriores do PVA poderão ser utilizadas normalmente. As inconsistências encontradas nos arquivos foram classificadas em dois tipos: "Erro" permite que apenas a funcionalidade de "Importação/Validação" seja executada. "Advertência" não impede a execução das demais funcionalidades.

34 SPED Contábil (ECD) Novo Plano de Contas Referencial Foi divulgado o novo Plano de Contas Referencial. A nova tabela traz a validade dos códigos e o tipo de conta (sintética ou analítica). As contas antigas ficaram com prazo de validade até e as novas contas com início em Assim, ambos os códigos podem ser utilizados. Fundamentação: Ato Declaratório Executivo Cofis nº 20/09

35 ECD Principais Registros I010 I015 I020 I030 I050 I051 I052 I075 I100 I150 I155 I200 Identificação da Escrituração Contábil Identificação das contas (Escrituração Auxiliar) Campos Adicionais Termo de abertura do Livro Plano de Contas Plano de Contas Referencial Identificação dos códigos de aglutinação Tabela de histórico padronizado Centro de Custos Saldos Períodicos Identificação do Período Detalhe dos saldos periódicos Lançamento Contábil

36 ECD Principais Registros I250 I300 I310 I350 I355 I510 J005 J100 J150 J800 Partidas do Lançamento Balancetes Diários Identificação da Data Detalhes do Balancete Diário Saldo das contas de resultado antes do encerramento Detalhes dos Saldos das contas de Resultado antes do encerramento Definição de Campos do Livro Razão Auxiliar Demonstrações Contábeis Balanço Patrimonial Demonstrações do Resultado do Exercício Outras Informações

37 PVA Programa Validador e Assinador Utilizando o programa Validador O PVA será utilizado pelo contribuinte para a geração, validação, assinatura com certificado digital e transmissão da EFD/ECD ao ambiente SPED; Não será recepcionado o arquivo não validado pelo PVA oficial, bem como arquivo não assinado ou assinado por pessoa não autorizada; Não terão validade jurídica arquivos que contenham a EFD/ECD sem o respectivo recibo de transmissão; Após a transmissão é essencial que o usuário aguarde o retorno do recibo de transmissão.

38 PVA Programa Validador e Assinador Novo PVA para o SPED Fiscal Foi liberada a versão PVA_EFD_1.0.3 para Windows e para Linux para utilização na validação, assinatura e transmissão das EFD s a partir de junho de Não há necessidade de substituir as EFD s entregues com a utilização da versão anterior.

39 PVA Programa Validador e Assinador Novo PVA para o SPED Contábil Foi liberada para download, no dia 08 de junho de 2009, a versão do PVA da Escrituração Contábil Digital (ECD). As escriturações validadas em versões anteriores podem ser transmitidas.

40 PVA Programa Validador e Assinador Novo PVA para o SPED Fiscal e Contábil A intenção das atualizações no Programa Validador e Assinador é, além de consertar eventuais inconsistências, ajudar o envio das informações dos contribuintes devida a grande dificuldade na implantação da EFD. Lembrando que as informações enviadas de forma equivocadas, poderão ocasionar possíveis sansões fiscais.

41 PVA Programa Validador e Assinador Exemplo de Validações realizadas pelo PVA (SPED Fiscal): REGISTRO 0150: TABELA DE CADASTRO DO PARTICIPANTE Nº Campo Descrição 2 COD_PART Código de identificação do participante no arquivo. 4 COD_PAIS Código do país do participante, conforme a tabela indica da no item CNPJ CNPJ do participante. 6 CPF CPF do participante. 8 COD_MUN Código do município, conforme a tabela IBGE. 9 SUFRAMA Número de inscrição do participante na Suframa. VALIDAÇÕES: O valor informado no campo COD_PART deve existir em pelo menos um registro dos demais blocos. O valor informado no campo deve existir na Tabela de Países do BACEN (item do Ato COTEPE nº. 09/08). É conferido o dígito verificador (DV) do CNPJ informado. É conferido o dígito verificador (DV) do CPF informado. O valor informado no campo deve existir na Tabela de Municípios do IBGE, possuindo 7 dígitos. É conferido o dígito verificador (DV) do número de inscrição na SUFRAMA, se informado.

42 PVA Programa Validador e Assinador Exemplo PRÁTICO de Validação realizada pelo PVA (SPED Fiscal): REGISTRO 0150: TABELA DE CADASTRO DO PARTICIPANTE Nº Campo Descrição 7 IE Inscrição Estadual do participante. Validação: Valida a Inscrição Estadual de acordo com a UF informada no registro.

43 Problemas críticos no processo de Implantação Diante de 10 (dez) grandes projetos de implantação e validação do SPED em clientes que possuem diferentes atividades econômicas, efetuamos um estudo evidenciando em % os pontos de melhorias identificados com relação ao grau de relevância, o qual transcrevemos a seguir: Análises Relevância Alto Médio Baixo Processo/Operação Fiscal 49% 76% 54% Processo/Conciliação Contábil 9% 8% 23% Cadastro de Produtos/Serviços 12% 8% 8% Cadastro de Clientes/Fornecedores 14% 7% 8% Estrutura/Ausência de Campos 16% 1% 8% total 100% 100% 100%

44 Problemas críticos no processo de Implantação Alto

45 Alertas para as Empresas Rever seu processos fiscais e procedimentos; Cuidados especiais com: Processos fiscais de cadastros; Processos de classificação fiscal; Amarrações fiscais x contábeis de livros, etc. Controle operacionais x SPED; Atualização dos dados. Entre outros itens...caso a caso...

46 SPED Erros freqüentes Abaixo transcrevemos alguns do erros mais freqüentes constatados em nossos trabalhos concernente ao SPED: Cadastro de Participantes em Duplicidade (mesmo código); Registro Campo Descrição 0150 COD_PART Código de identificação do participante no arquivo. Cadastro de Produtos com NCM inválida ou desatualizada; Registro Campo Descrição 0200 COD_NCM Código da Nomenclatura Comum do Mercosul Alteração cadastral sem histórico das informações modificadas; Registro Campo Descrição 0175 CONT_ANT Conteúdo anterior do campo.

47 SPED Erros freqüentes Cadastro de municípios sem relação com os códigos da Tabela do IBGE; Registro Campo Descrição 0150 COD_MUN Código do município, conforme a tabela IBGE. Ausência das informações referente a Importação/Exportação (DI/DE); Registro Campo Descrição C120 NUM_DOC_IMP Número do documento de Importação NRO_DE Número da declaração. CFOP, CST, Alíquotas, Impostos destacados incorretamente na NF; Divergências nos dados dos respectivos campos Sistema X SPED; Informações geradas no SINTEGRA com possível impacto no SPED; Operações fiscais em desacordo com a Legislação vigente; Problemas na estrutura do Layout e no Plano de Conta referencial, etc.

48 SPED Desafios da Implementação Qual a Solução? Dados faltantes Código do IBGE; Transportador; Volumes / Pesos... Campos DSE / DE / DSI / DI; Pis/Cofins/ICMSST; Pagamento (à prazo)... Cadastros Unidades de Medida; Fatores de Conversão; Alterações com Histórico... Erros CNPJ / I.E.; NCM / CST; Alíquotas / Tributos / Retenções; Plano de Contas...

49 PARCERIA José Adriano Pinto Diretor IOB Soluções (11) Ricardo Cardoso Sócio (19)

50 Solução SPED Serviços Em parceria com a IOB soluções, a Consulcamp dispõe dos seguintes serviços: Assessment: avaliação dos dados; Quality Assurance: avaliação e acompanhamento da implementação; PréAuditoria: auditoria dos dados; Consultorias: suporte na revisão dos processos fiscais, treinamento do pessoal, análise e sugestões de modificações de conteúdo fiscal.

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52 PARCERIA José Adriano Pinto Diretor IOB Soluções (11) Ricardo Cardoso Sócio (19)