RELATÓRIO DE GESTÃO DA AUDITORIA

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1 ESTADO DO CEARÁ PODER JUDICIÁRIO TRIBUNAL DE JUSTIÇA AUDITORIA ADMINISTRATIVA DE CONTROLE INTERNO RELATÓRIO DE GESTÃO DA AUDITORIA BIÊNIO 2009/2010 Fortaleza-CE

2 2011 ESTADO DO CEARÁ PODER JUDICIÁRIO TRIBUNAL DE JUSTIÇA AUDITORIA ADMINISTRATIVA DE CONTROLE INTERNO EQUIPE: Gestão/ Coordenação Técnica Francisco Gladstone de Brito Almeida AUDITOR CHEFE DE CONTROLE INTERNO Francisca Cristina Freire Gadelha AUDITOR DE CONTROLE INTERNO Maria José de Oliveira Fernandes AUDITOR DE CONTROLE INTERNO Antonia Tatiana Ribeiro Araújo ANALISTA JUDICIÁRIO ADJUNTO (*) Clécio Lima da Costa (**) ANALISTA JUDICIÁRIO Cinara Castelo Branco de Castro ANALISTA JUDICIÁRIO Denise Fontenele de Oliveira TÉCNICO JUDICIÁRIO Francisco Vieira de Castro (***) ANALISTA JUDICIÁRIO Lídia Maria Mendes dos Santos TÉCNICO JUDICIÁRIO Márcia Aurélia Silva Viana TÉCNICO JUDICIÁRIO Soraya Saraiva Sampaio TÉCNICO JUDICIÁRIO Apoio Luceana Férrer Maia Administrativo Mayara Queiroz Pinto (****) Estagiário Ronald Fontenele Bento

3 (*) À disposição do TRE-CE desde dezembro/2009. (**) A partir de maio/2010. (***) A partir de abril/2010. (****) A partir de fevereiro/2010. ESTADO DO CEARÁ PODER JUDICIÁRIO TRIBUNAL DE JUSTIÇA AUDITORIA ADMINISTRATIVA DE CONTROLE INTERNO RELATÓRIO DE GESTÃO DA AUDITORIA 2009/ APRESENTAÇÃO O sistema de controle interno de cada poder e esfera de governo tem suas finalidades e propósitos estabelecidos na Constituição Federal de 1988 (artigos 70 e 74) e no artigo 59 da Lei de Responsabilidade Fiscal. No âmbito do Poder Judiciário do Estado do Ceará, o sistema de controle interno é regulado pelos artigos 67 e 68 da Constituição Estadual e o órgão de controle interno do Tribunal de Justiça do Estado do Ceará (TJCE) tem suas atribuições definidas pelo artigo 9º. da Lei Estadual nº /1995 (com as alterações da Lei nº /2007), e pela Resolução nº. 86/2009 do Conselho Nacional de Justiça (CNJ). Existem múltiplos conceitos e definições técnicas a respeito de sistema de controles internos e auditoria, não conflitantes, mas complementares entre si. Para melhor compreensão das atividades da Auditoria Administrativa de Controle Interno (AUDIN) do TJCE, são elencadas, a seguir as principais acepções técnicas dos termos utilizados neste Relatório: Controle interno é um processo integrado efetuado pela direção de uma entidade

4 privada ou pública, pelos gestores e pelos servidores, e é estruturado para enfrentar os riscos e fornecer razoável segurança de que na consecução da missão da entidade os seguintes objetivos gerais serão alcançados: execução ordenada, ética, econômica, eficiente e eficaz das operações; cumprimento das obrigações de prestação de contas (accountability); cumprimento das leis e regulamentos aplicáveis; salvaguarda dos recursos para evitar perdas, mau uso e dano. Sistema de controle interno é o conjunto de métodos e procedimentos de controle interno implantados, de forma integrada, em todas as unidades da estrutura organizacional de uma entidade, sob a coordenação, orientação e supervisão técnica de uma diretoria, ou da unidade de auditoria interna; Responsáveis pelo controle interno são todos os integrantes da Alta Administração, os titulares das unidades de assessoria imediata e de direção e gerenciamento superior integrantes da estrutura organizacional de uma entidade, os quais podem delegar ao(s) seu(s) subordinado(s) imediato(s) a implantação das atividades pertinentes ao controle interno, sem prejuízo da manutenção da sua responsabilidade perante a Superior Administração; Auditoria interna é o órgão ou unidade administrativa responsável pela coordenação geral, a orientação normativa, a supervisão técnica e a realização de atividades inerentes ao controle interno no âmbito de uma entidade, além das atividades de acompanhamento da gestão e da realização de auditorias em geral. Uma das relevantes funções do sistema de controle interno previsto nos referidos marcos legais e conceitos é a auditoria interna governamental, a qual tem por finalidades básicas: (i) avaliar os controles internos administrativos e contábeis; (ii) verificar o cumprimento dos princípios constitucionais da administração pública; e (iii) aferir os resultados da gestão administrativa, contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial quanto à economicidade, eficiência, eficácia e efetividade na alocação dos recursos públicos. Destarte, as ações e a gestão das atividades empreendidas pela AUDIN em alinhamento com as diretrizes estratégicas do Poder Judiciário, têm como objetivo contribuir para o

5 fortalecimento do sistema de controle interno, bem como para eficiência, eficácia e efetividade das boas práticas de gestão pública nas áreas administrativas do TJCE. O gráfico exposto na página seguinte evidencia a abrangência das atividades do órgão de controle interno, em consonância com a legislação, normas e conceitos de início citados: ATIVIDADES DO ÓRGÃO DE CONTROLE INTERNO PLANO PLURIANUAL AVALIAÇÃO E ACOMPANHAMENTO EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRI A PROGRAMAS DE GESTÃO OBSERVÂNCIA E COMPROVAÇÃO DA LEGALIDADE E AVALIAÇÃO DOS RESULTADOS (eficiência/eficácia/efetividade) VERIFICAÇÃO DA LEGALIDADE E RESULTADOS DOS ATOS DE GESTÃO ORÇAMENTÁRI A FINANCEIR A EXAME APLICAÇÕES RECURSOS PÚBLICOS/ENTIDADES PRIVADAS PATRIMONIA L APOIO AOS ÓRGÃOS DE CONTROLE EXTERNO PESSOAL OBJETOS DO CONTROL E INTERNO SERVENTIAS JUDICIAIS E EXTRAJUDICIAI S UNIDADE S ADMINIS- TRATIVAS DO TJCE ENTIDADES BENEFICIÁRIAS OU ARRECADADORAS DE RECURSOS EM NOME DO PODER JUDICIÁRIO A descrição da gestão dessas atividades e de outras ações da AUDIN, realizadas no biênio 2009/2010, constitui o escopo deste Relatório. 2 ATIVIDADES DESENVOLVIDAS Durante o biênio 2009/2010, em consonância com os Planos Anuais de Atividades de Auditoria, aprovados pela DD. Presidência do TJCE, bem como em razão de demandas internas e/ou externas, foram executadas as atividades a seguir discriminadas. 2.1 ATIVIDADES DE GESTÃO, ACOMPANHAMENTO E PLANEJAMENTO

6 O conjunto destas atividades compreende os processos de gestão da AUDIN, como a definição de ações prioritárias, a designação, orientação e coordenação da equipe técnica na execução dos trabalhos, a elaboração de relatórios, papéis de trabalho e do planejamento, procedimentos e programas de auditoria, dentre outros atos diários de gerenciamento da Unidade. Assim, durante o biênio foram elaborados e apresentados os seguintes relatórios e planos: a) Relatório Anual de Atividades de Auditoria desenvolvidas nos exercícios de 2008 e 2009, tendo sido este último submetido à consideração e aprovado por unanimidade na Seção do Tribunal Pleno do TJCE realizada no dia 05 de fevereiro de 2010; b) Plano Anual de Atividades de Auditoria dos exercícios de 2009 e 2010, aprovados pela DD. Presidência do TJCE; c) Relatório Semestral de Atividades de Auditoria realizadas no 1º. e no 2º. Semestres de 2010, submetidos à apreciação da DD. Presidência do TJCE; d) Plano Anual de Treinamento dos exercícios de 2009 e 2010, submetidos à aprovação da Divisão de Treinamento da Secretaria de Recursos Humanos. 2.2 ATIVIDADES DE AUDITORIA PLANEJADAS/DEMANDADAS A Auditoria estabelece o planejamento, programas, procedimentos e rotinas de trabalho que permitem a avaliação de forma sistemática e não sistemática das práticas de gestão e dos controles internos adotados pelo Tribunal de Justiça, contemplando ações fiscalizadora, orientadora, preventiva e corretiva. A qualidade da gestão dos objetos auditados é avaliada focando principalmente o atendimento aos princípios constitucionais da administração pública (legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência), por meio de aplicação das modalidades de auditoria operacional e de regularidade. A auditoria operacional, também intitulada como auditoria de gestão, auditoria de procedimento e auditoria de performance, tem como principal objetivo avaliar os fatores relacionados à qualidade da gestão, especialmente no que diz respeito à eficiência, eficácia e economicidade na utilização dos recursos públicos.

7 A auditoria de regularidade (de conformidade, ou de compliance) tem por objetivo específico examinar e atestar a aderência às leis, normas, regulamentos, políticas, padrões e procedimentos. Esta modalidade de auditoria pressupõe a pré-existência de determinações legais ou administrativas ou de orientações que sejam de implementação obrigatória, sujeitas a sanções predefinidas ou não, e que constituam o foco de avaliação do auditor, que buscará identificar possíveis riscos operacionais e seus impactos para o TJCE. Os aspectos mais relevantes observados nas auditorias são: a) existência, adequação e eficácia dos controles internos; b) integridade e confiabilidade das informações e dos registros contábeis; c) integridade e confiabilidade dos sistemas e processos estabelecidos para assegurar a observância das políticas, metas, planos, leis, regulamentos, normas e procedimentos; d) eficiência, eficácia e economicidade do desempenho e da utilização dos recursos, dos procedimentos e métodos para salvaguarda dos ativos e para comprovação de sua existência, assim como a exatidão dos ativos e passivos Atividades Sistemáticas As atividades sistemáticas consistem no acompanhamento, análise e avaliação da execução orçamentária, da gestão fiscal, da prestação de contas anual (accountability) e da concessão/prestação de contas de suprimento de fundos, detalhadas como segue: a) análise e certificação da Prestação de Contas dos Exercícios de 2008 e 2009 TJCE, com a finalidade de verificação da sua conformidade com os dispositivos legais e emissão de certificação a ser apresentada ao Tribunal de Contas do Estado do Ceará TCE; b) análise e certificação da Prestação de Contas dos Exercícios de 2008 e 2009 FERMOJU, tendo como escopo a comprovação da sua conformidade com os ditames legais e as normas e procedimentos internos, e emissão de certificação a ser apresentada ao Tribunal de Contas do Estado do Ceará TCE; c) análise e certificação dos Relatórios Quadrimestrais de Gestão Fiscal dos Exercícios de 2008 (3º. Quadrimestre), 2009 e 2010 (até o 2º. Quadrimestre), com o objetivo de acompanhamento do cumprimento dos limites estabelecidos na Lei de Responsabilidade Fiscal; d) exame das Prestações de Contas de Suprimentos de Fundos, com o objetivo de verificação da conformidade com a legislação aplicável, com as políticas, normas e procedimentos adotados e da regularidade na aplicação dos recursos; durante os exercícios de 2009 e 2010 foram auditados 505 processos de suprimento de

8 fundos; e) acompanhamento da Execução Orçamentária Exercício de 2009 e 1º. Semestre/2010 (Relatório de Auditoria nº. 08/2010), mediante avaliação do cumprimento dos objetivos, prioridades e metas estabelecidas, o monitoramento do ingresso das receitas e da realização das despesas, da inscrição e do pagamento dos restos a pagar, das alterações/suplementações orçamentárias ocorridas no período, e análise dos resultados da gestão orçamentária Auditorias de Processos Operacionais A auditoria de processos operacionais abrange o diagnóstico e avaliação da gestão dos processos de trabalho das unidades administrativas do TJCE, a conformidade com os princípios básicos da gestão pública, a existência de controles internos adequados e a integridade e a confiabilidade das informações contábeis, financeiras, orçamentárias e patrimoniais, dentre outros aspectos. Durante o biênio foram auditados 15 (quinze) processos operacionais Auditorias de Contratos A auditoria de contratos tem como objetivo a comprovação da legalidade dos atos de gestão dos contratos de obras e serviços e dos seus resultados, analisando-os também quanto à aderência do projeto básico ou do termo de referência e dos processos licitatórios às leis, normas e regulamentos, o alinhamento com o Plano Estratégico do Judiciário, e a sua adequada execução. No período, foram auditados 12 (doze) contratos e/ou aditivos firmados pelos gestores do TJCE Demanda(s) de Órgão(s) de Controle Externo As atividades de apoio ao controle externo, demandadas pelo Tribunal de Contas do Estado (TCE) ou pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ), consistiram na análise de relatórios de inspeção, coleta e fornecimento de informações e outras ações correlatas Auditorias em execução Foram iniciados e estavam pendentes de conclusão ao final do exercício de 2010, 5 (cinco) trabalhos de auditoria de processos operacionais e de contratos.

9 2.2.6 Follow up Cabe destacar a importância do monitoramento da observância das recomendações da AUDIN, por parte dos gestores, visando maior efetividade na sua implementação, cujo resultado refletirá em melhoria dos processos operacionais, no que concerne a economicidade, eficácia eficiência, efetividade e transparência no emprego dos recursos públicos. Nesse contexto, a Unidade de Auditoria vem emitindo, sistematicamente, para as Unidades auditadas, formulário de Acompanhamento de Recomendações de Auditoria. 2.3 ATIVIDADES COMPLEMENTARES As atividades complementares desenvolvidas pela equipe da AUDIN, em paralelo com a execução das atividades-fim, compreendem, principalmente, a disseminação da cultura de controle, a participação em reuniões gerenciais ou técnicas, em comissões e grupos de trabalho e o constante assessoramento à DD. Presidência e aos gestores e servidores das unidades administrativas do TJCE Disseminação da cultura de controle interno A AUDIN vem praticando ações de disseminação da cultura de controle interno, especialmente por meio de reuniões e discussão dos resultados de auditoria com os gestores e servidores responsáveis pelas atividades auditadas. Outrossim, durante o exercício foi adotado o procedimento de envio da minuta do Relatório de Auditoria para os gestores responsáveis pelos processos/contratos auditados, antes do seu encerramento e entrega a estes e à DD. Presidência do TJCE, com a finalidade de se conhecer e analisar eventuais manifestações e esclarecer possíveis dúvidas, o que contribui para melhoria do inter-relacionamento e da atividade de informação e comunicação (um dos elementos integrantes do controle interno) entre a AUDIN e as unidades auditadas Participação em Reuniões Gerenciais ou Técnicas

10 Os integrantes da AUDIN participaram, durante o exercício, de reuniões gerenciais ou técnicas promovidas semanalmente pela DD. Presidência e de reuniões de trabalho realizadas pelo Comitê de Gestão e Programação Financeira (CGPF) e, eventualmente, pelos gestores das diversas unidades administrativas Participação em Comissões e Grupos de Trabalho Três servidores da AUDIN foram nomeados pelas Portarias da DD. Presidência do TJCE a seguir indicadas: i. Grupo de Trabalho de Sistemas Administrativos (Portaria nº. 247/2010); ii. Comissão de Avaliação do Contrato de Gestão CGDT/TJCE (Portaria nº. 38/2010); iii. Comissão Mista de Orçamento e Fiscalização Financeira do TJCE (Portaria nº. 646/2010) Assessoramento Foram executadas as seguintes principais atividades, a título de assessoramento: i. análise prévia dos processos de aquisições e contratações encaminhados ao Comitê de Gestão e Programação Financeira (CGPF); ii. atendimento e orientações às consultas formuladas pelas áreas administrativas, de forma presencial ou por telefone; iii. análise de cálculos pertinentes a verbas indenizatórias; iv. análise e elaboração de pareceres em processos administrativos; v. divulgação dos normativos editados pelo Conselho Nacional de Justiça, transmissão de orientações e monitoramento dos prazos para cumprimento. 2.4 CAPACITAÇÃO E DESENVOLVIMENTO DE RECURSOS HUMANOS No exercício das suas atividades profissionais, os servidores integrantes de equipes de auditoria governamental necessitam de treinamento contínuo e de capacitação multidisciplinar para que possam cumprir sua missão institucional, além de prestarem assessoramento à Superior Administração e apoio aos órgãos de controle externo. Para suprir esse imperativo e adequadamente desempenhar as suas atribuições constitucionais e legais, a AUDIN concluiu com êxito o Plano Anual de Treinamento do Biênio 2009/2010, para o que contou com a ampla adesão, empenho, esforço e dedicação da equipe de auditores e técnicos, e com o firme apoio da DD. Presidência e

11 da Divisão de Treinamento da Secretaria de Recursos Humanos do TJCE. Em síntese, durante o biênio 2009/2010 foram oferecidas oportunidades de formação e aperfeiçoamento técnico-profissional das competências dos servidores da AUDIN em 25 (vinte e cinco) eventos, que contaram com 74 (setenta e quatro) participantes, totalizando (mil quatrocentas e vinte e sete) horas de treinamento em cursos presenciais, fóruns e seminários, sem o cômputo das horas de ensino à distância (EAD) em diversas áreas do conhecimento técnico e no âmbito do Programa de Virtualização dos Processos Administrativos do TJCE, que também proporcionou cursos presenciais. Além disso, 3 (três) servidoras integrantes da equipe técnica participaram de cursos de especialização em auditoria (2) e controladoria governamental (1), totalizando cerca de (mil) horas-aula durante o exercício de CONCLUSÕES E DESAFIOS A implantação de estrutura dedicada e especializada de uma unidade de controle interno no âmbito do TJCE vem favorecendo aos gestores e servidores, no último triênio, a disseminação de conhecimentos de atividades de controles, conscientizando-os da necessidade de controlar seus processos de trabalho, aperfeiçoar as práticas de gestão e reduzir os níveis de exposição a riscos operacionais. Como resultado, verificou-se que a Instituição se beneficiou com a implantação dessa estrutura e a disseminação atingiu resultados aceitáveis, devendo a AUDIN persistir no desenvolvimento de ações para consolidar a aculturação dos gestores e servidores em relação aos controles internos. A partir deste exercício, as ações de modernização do Poder Judiciário do Estado do Ceará empreendidas pela Gestão 2009/2011, em alinhamento com o Plano Estratégico e as diretrizes emanadas do Conselho Nacional de Justiça, destinadas a ampliar o acesso à Justiça e a produtividade processual, impactarão fortemente as atividades futuras do órgão de controle interno do TJCE. Com efeito, a ampliação da estrutura organizacional e da infraestrutura física do Judiciário Cearense, a previsão da admissão de novos magistrados, a instalação de novas varas, a admissão de servidores concursados, a instituição do novo Plano de Cargos, Carreiras e Remuneração (PCCR) dos servidores, a implantação do processo de virtualização dos

12 processos judiciais e administrativos, além de outras relevantes medidas administrativas, certamente contribuirão para motivar o aperfeiçoamento do sistema de controle interno do TJCE e, consequentemente, o incremento das ações e da efetividade da atuação da Auditoria Administrativa de Controle Interno. ***