Curso Capacitação da Ufms 2012

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1 Anexos Excel básico 2007

2 Anexo1 Subtotais Pode-se destacar duas formas de fazer subtotais, sem uso de tabelas dinâmicas. A Primeira, você vai fazer dois passos, classificar e depois o subtotal. Tomando a tabela abaixo como referência, classifica-se a coluna desejada para subtotal. A referência para o exemplo será a CIA AÉREA. Clique em Classificar e Filtrar. Selecione a primeira opção da classificação (de A a Z). uma nova tela será apresentada para selecionar Expandir a seleção. Se estiver selecionada a expansão, deixe pois a classificação não será APENAS para a coluna marcada, mas para toda a tabela. Se não fizer isto apenas a coluna marcada será ordenada e o restante não alternado ficando toda a planilha com valores errados. Bem, mas clique em Classificar e toda a tabela será classificada. Instrutor: Pedro Ismar M. S. Jr. Página 1

3 Isto feito clique, neste caso, na célula A1 e clique na aba Dados, Subtotal e uma nova janela se abrirá. Nesta você selecionará o que deseja para os subtotais. Neste caso quero saber quantos passageiros por Cia serão embarcados. Leia tudo atentamente antes de começar a configurar. Então, a primeira opção coloque Cia aérea, usar a função Somar, pois desejo o número total de passageiros e os subtotais na coluna Núm.pessoas. Pronto os subtotais estão criados. Instrutor: Pedro Ismar M. S. Jr. Página 2

4 Você pode controlar como estes devem aparecer, basta clicar nos indicadores de no canto esquerdo em cima (1, 2 e 3). São os indicadores de níveis de subtotal. Se clicar no número 2, para este caso, somente os subtotais aparecerão. Se clicar no 2 na altura da linha 7, no símbolo + somente o subtotal da Cia AA será apresentada com detalhes. Se clicar no nível 1 somente o total geral aparecerá. O anexo 2 mostra como podem ser copiados somente os subtotais. Instrutor: Pedro Ismar M. S. Jr. Página 3

5 Para fazer algo mais completo, deseja-se saber quantos passageiros serão transportados e em quantas vendas de passagens. Como já foi feito a primeira parte, número de passageiros, deve ser incluído a segunda parte. Deve ser configurado da seguinte forma, Cia aérea, ContNúm, Cia aérea, desmarca Substituir subtotais atuais e OK. Na célula G8 ainda coloquei um cálculo. Note que agora a planilha tem 5 níveis de subtotais. Instrutor: Pedro Ismar M. S. Jr. Página 4

6 Outra alternativa Curso Capacitação da Ufms 2012 A outra alternativa parece mais simples, mas oferece menos recursos e resultados. Utilizando a mesma planilha, faça o seguinte: Na aba Inserir, clique em Tabela, ou seja, inserir uma tabela. Esta tabela será selecionada e você deve confirmar. Veja a figura acima, o Excel marcou a tabela e identificou que a primeira linha é um cabeçalho. Instrutor: Pedro Ismar M. S. Jr. Página 5

7 Clique OK e pronto a tabela foi criada. Quando criada, uma nova aba também é acrescentada, Design. Esta vai auxiliar no trabalho com a tabela. Veja que existe uma parte desta que é chamada de Opções de Estilo de Tabela. Nesta estão selecionadas as opções Linha de Cabeçalho, Linhas em tiras, que é o efeito de uma linha mais escura (azul) e outra mais clara (azul claro). Além disto, o cabeçalho tem os filtros. E os totais? Marque Linhas de Totais e ao final de cada coluna uma célula será acrescida com uma seta. Instrutor: Pedro Ismar M. S. Jr. Página 6

8 Clique nesta você seleciona a operação que deseja fazer, veja abaixo. Como se deseja o número total de passageiros, uma soma será feita. Veja a seguir. Total de 42. Este bate com o anterior. Instrutor: Pedro Ismar M. S. Jr. Página 7

9 Mas se desejo por Cia aérea deve ser selecionada Cia. Curso Capacitação da Ufms 2012 Seleciona-se Cia desejada, Avianca e veja o resultado. Total 12. Bate também com o anterior. Você pode notar que teria que fazer isto para todas as Cias aéreas. Porém posso fazer outras análises simultaneamente. Na coluna G fiz a média, na coluna I também, na J soma e na K quantos eventos. Instrutor: Pedro Ismar M. S. Jr. Página 8

10 Anexo2 Copiar subtotais Curso Capacitação da Ufms 2012 Os subtotais não fazer parte normal de uma planilha, são uma parte especial e momentânea. Logo, para copiar este dados não é simples, mas nada muito difícil. Veja a seguir a planilha com subtotais. Acima da planilha do lado esquerdo, tem alguns números (1,2 e 3), sendo que cada um indica um nível que aparecerá os subtotais. O 3 indica que os dados e subtotais, para esta configuração em particular, serão apresentados. O 2 indica que somente os subtotais serão apresentados. Por último o 1 indica que somente o total geral será apresentado. Instrutor: Pedro Ismar M. S. Jr. Página 9

11 Como se quer apenas os subtotais, clique no 2. Selecione a área desejada, A3:B64. Na aba Início, clique em Localizar e Selecionar, em Ir para. Você também pode pressionar a tecla F5. Instrutor: Pedro Ismar M. S. Jr. Página 10

12 Feito isto aparecerá a janela abaixo. Clique em Especial... e uma nova janela se abrirar (Ir para especial). Clique em Somente células visíveis e depois OK. Isto fará que somente as células que estão visíveis no momento sejam selecionadas. As células abaixo foram realçadas somente para ficarem visíveis na apresentação da figura, mas normalmente o realce é discreto. Pronto, agora está tudo preparado para você pressionar as teclas CTRL+C (copiar). Ao fazê-lo as células marcadas ganharão linhas pontilhadas ao redor de cada uma e você já pode dar o CTRL+V (colar). Pode notar que não existe mais os números dos níveis, são células normais. Agora você pode trabalhar como desejar. Instrutor: Pedro Ismar M. S. Jr. Página 11

13 Anexo3 Fixa Cabeçalho ou Coluna Curso Capacitação da Ufms 2012 Você pode deixar fixo o cabeçalho de uma planilha muito grande, para que saiba sempre qual a coluna do cabeçalho está mexendo. Selecione na aba Exibição, Congelar Paineis, Congelar Linha superior. O efeito está abaixo. Da linha 1 passa para linha 8. Para retirar na mesma aba selecione Descongelar Painéis. Instrutor: Pedro Ismar M. S. Jr. Página 12

14 Anexo4 Validação de dados e listas Curso Capacitação da Ufms 2012 Baseado na planilha abaixo, foi criada uma lista para validar os dados que serão inseridos na coluna E, Cia aérea. Selecione a célula em que vai ser inserida a validação de dados, no caso E2. Na aba Dados, clique em Validação de Dados, Validação de dados. Instrutor: Pedro Ismar M. S. Jr. Página 13

15 Depois disto, em Configurações, vá em Critérios de validação, selecione Permitir, Lista. A nova configuração parcial fica conforme abaixo. Coloque em Fonte, =$N$3:$N$14, clique em OK. Instrutor: Pedro Ismar M. S. Jr. Página 14

16 Como pode ser notado acima, uma seta para baixo é acrescida e ao clicar a lista com os dados aparecem. Para estender para as células abaixo, clique na primeira e no canto inferior direito uma pequena cruz aparecerá e arraste até a última célula desejada. Pronto, todas as selecionadas vão apresentar a seta para baixo com as opções da lista, ou seja, validação de dados. Instrutor: Pedro Ismar M. S. Jr. Página 15

17 Mas e se a lista estiver em outra planilha somente com listas, como fazer a ligação. A lista está na planilha chamada de listas, a sintaxe para conectar o conteúdo de uma planilha a outra é: =listas!a1:a14, ou seja, = nome da planilha seguida de um ponto de exclamação (!) e a(s) célula(s) desejada(s). Clique Ok e pronto a lista está conectada. Instrutor: Pedro Ismar M. S. Jr. Página 16

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