INTRODUÇÃO ORGANIZANDO SUAS INFORMAÇÕES USANDO ESSE LIVRETO APRESENTAÇÕES AJUDAM EM MUITAS SITUAÇÕES

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1 INTRODUÇÃO Todos nós sofremos de tédio durante uma apresentação terrível! Alguma pobre alma "deixou seu sangue" num projeto importante mas quando chegou a vez de apresentar os resultados, tudo deu errado! As transparências estavam ilegíveis, o apresentador recitou o texto diretamente de suas anotações, a iluminação estava terrível. Quase nada foi comunicado aos presentes - exceto que o apresentador não estava preparado para a apresentação... Isso não precisava ser assim... Você pode melhorar muito a eficácia das suas apresentações somente aprendendo alguns pequenos segredos. Com esse livreto você será capaz de prender e manter a atenção da sua audiência, transmitir a sua informação eficientemente e guiar seus ouvintes aos pontos certos. Além de convencê-los com suas exposições. Você não precisa de recordar de tudo o que está nesse livreto para fazer uma grande apresentação, mas se você fizer uma revisão do mesmo antes de cada montagem de uma apresentação, cada vez mais você irá se recordar dos métodos corretos e eles se tornarão parte de você. Logo você irá fazer apresentações da maneira certa! Apresentações não são só importantes quando você está se dirigindo a um auditório cheio. A qualquer momento que você precise convencer um grupo, ou algumas vezes somente uma pessoa, usar algumas técnicas de apresentação pode ser a melhor maneira de proceder. Com os software de apresentação, como o POWERPOINT ou o PRESENTATIONS e um sistema de projeção multimídia como o canhão de projeção da INFOCUS, você pode fazer apresentações mais efetivas do que antes. Muitos apresentadores estão dirigindo suas apresentações para um novo nível e experimentam o alto impacto da multimídia. USANDO ESSE LIVRETO Este livreto está organizado em quatro seções: Organizando suas informações Planejando sua apresentação Arrumando a sala/auditório O dia do "Grande Show" ORGANIZANDO SUAS INFORMAÇÕES APRESENTAÇÕES AJUDAM EM MUITAS SITUAÇÕES O que é uma apresentação? No clima de negócios que vivemos hoje em dia, não é suficiente ser esperto, rápido, mais forte e corajoso. Você também deve ser capaz de se comunicar! Isso pode se feito de diversas maneiras. Mas nesse mesmo clima, as apresentações usando um projetor multimídia (LCD) e um software específico (como o PowerPoint ) ajudam muito as apresentações de negócios, treinamento, vendas, relatórios, etc. O primeiro passo é determinar o seu objetivo. Você quer treinar, vender um produto, um serviço ou uma idéia, recomendar que se tome uma ação ou comunicar um resultado obtido? Uma vez que você tenha determinado seu objetivo, escreva ele como um cabeçalho numa folha de papel e liste os principais elemento da sua apresentação. Se você não tiver mais dicas de como fazer isso, tente começar com os subcabeçalhos para cada item principal da sua apresentação, como mostrado a seguir. Note que essas dicas são exemplos e você pode adaptá-las para o seu caso específico, qualquer que seja ele.

2 VENDAS Objetivo Necessidades do cliente Como as características do produto preenchem as necessidades Benefícios competitivos Benefícios financeiros Resumo Solicite uma ação RECOMENDAÇÕES Antecedentes Status atual Estratégias Vantagens e desvantagens Recomendações novamente a eles num sumário. Isso não é uma regra a ser rigidamente seguida: uma boa abordagem, feita de maneira entusiasmada, é muito mais importante do que simplesmente "seguir as regras". Desenvolva a apresentação dos seus sub-tópicos em uma série de marcadores ("bullets"), como os dos quadros ao lado. Sempre em torno de 5 ou 6 sub-tópicos por tópico. Cada "bullet", como nos quadros ao lado, não deve ter mais do que sete palavras. O objetivo do texto com marcadores é dar uma dica para você e preparar a audiência para receber a sua informação e organizá-las nas suas mentes. Agora você está pronto para montar a sua apresentação! RELATÓRIOS Histórico Status atual Progressos Planos ou agenda de trabalho Ações requeridas TREINAMENTOS Escopo dessa sessão ou aula Antecedentes Revisão e vocabulário Tópicos Sumário Agora, desmembre cada tópico principal em subtópicos num formato de programa. Estes subtópicos irão formar a base da sua apresentação e marcadores ("bullets") podem ser usados, como nos quadros acima. O NÍVEL DE CONHECIMENTO DOS PARTICIPANTES Considere o conhecimento e o nível de habilidade da sua audiência. Se você conhece bem sua audiência, você deve dirigir a parte escrita da sua apresentação ao nível do melhor conhecedor do assunto. A parte falada deve ser dirigida ao nível do menor conhecedor do assunto. É prática comum dizer as pessoas o que você vai falar para elas, falar para elas e depois falar o que você falou para elas. Entretanto, não se esqueça de "regar" essas três tediosas repetições com variações "frescas" do assunto. Diga a eles o que você vai dizer a eles em forma de agenda, um objetivo ou com uma pequena fala sobre os antecedentes. Diga a eles, no corpo da apresentação, o seu assunto e depois diga MONTANDO SUA APRESENTAÇÃO Você já tem os pontos importantes, e agora é hora de montar um sistema de palestra que dirija sua informação ao alvo. Nós estamos assumindo que você está usando um software de apresentações, como o PowerPoint, e um projetor multimídia ou canhão de projeção. Vamos falar da construção das transparências ou slides. E a primeira coisa a falar é: MANTENHA A APRESENTAÇÃO BREVE E SIMPLES Provavelmente o seu software de apresentações inclui um "slide mestre" que forma a matriz para todas transparências que você produz. Neste slide mestre, tipicamente, você coloca o nome da sua empresa e/ou logotipo, geralmente em algum lugar na parte de baixo da transparência. E, talvés no topo da transparência, você coloque o nome da apresentação. Essas informações serão copiadas automaticamente em cada nova transparência que você criar, a menos que você instrua o software a não fazer isso. Você pode também fazer todos "cosméticos" nesse slide mestre: selecionar as cores do segundo plano, escolher um estilo de apresentação, formato das fontes, etc. Esta é a melhor abordagem para uma apresentação que você tem que fazer rapidamente, embora ela possa parecer meio restrita em alguns casos.

3 EVITE UM "MONTE" DE INFORMAÇÕES As transparências de uma apresentação não devem ter mais do que 30 números de cinco dígitos ou 36 palavras arrumadas em no máximo seis linhas. Você pode forçar essas palavras em oito linhas, mas a sua audiência ficará um pouco fatigada, e a transparência terá impacto limitado. O texto e o título das transparências devem tomar 2/3 a 3/4 da tela (ou espaço disponível do slide). Use fontes sólidas (evite fontes vazadas) num texto largo, em negrito. As fontes Helvética e Times Roman podem não ser tipograficamente bonitas mas são excelentes fontes para transparências. USANDO SLIDES MESTRE Crescimento no Trimestre O Crie um slide mestre que tenha elementos gráficos comum. USE GRÁFICOS PARA INFORMAR DADOS RAPIDAMENTE! Escolhendo o gráfico certo PARTICIPAÇÃO NO MERCADO VENDAS NOS TRIMESTRES Trim. 2 Trim. 3 Trim. 4 Trim. 1 Trim. 2 Trim. 3 Trim. 4 Trim. Para mostrar as partes de um todo, use gráfico tipo "pizza" Europa USA Brasil PARTICIPAÇÃO NO MERCADO Trim. 2 Trim. 3 Trim. 4 Trim. Brasil USA Europa Para comparar vários elementos em relação a um, use o gráfico tipo "barras". PRODUÇÃO DE TRM NO ANO Para 40 comparar vários 30 elementos 20 em função 10 0 de cada um, use "gráfico de barras". Leste Oeste Norte Crescimento no Trimestre O crescimento de vendas no 1o. Trimestre foi Crescimento no Trimestre Leste 50 Oeste 40 Norte Trim. 2 Trim. 3 Trim. 4 Trim. Adicione texto e gráficos ao slide mestre existente... Ou remova elementos de maneira a destacar pontos chaves. Para mostrar variações sobre um período de tempo, use gráfico tipo "linha" Escolha Cores para Consistência e Simplicidade! Para mostrar relações entre dois ou mais elementos, use gráfico tipo "ponto" ou "linha". A simplicidade funciona melhor. Escolha uma cor ou família de cores - como azul - e então varie sua tonalidade (clara ou escura) e sua saturação (intensidade). LUCROS NO ANO 2000 LUCROS NO ANO 2000 CRIE OUTRAS VARIAÇÕES NO SEU SLIDE MESTRE LUCROS NO ANO 2000 LUCROS NO ANO 2000

4 Mude as cores do segundo plano somente se isso melhorar a clareza da sua apresentação. Se você mudar as cores, use uma tela de transição - de preferência um cinza escuro - entre cada cor, para ajudar a neutralizar o efeito da mudança. MARKETING de cores. Não tente usar todas em uma só apresentação! A vantagem de uma grande quantidade de cores é uma representação mais precisa das cores e uma transição mais suave para efeitos especiais como uma cor dissolvendo-se em outra. Mantenha sua escolha de cores básicas bem simples de maneira que suas telas não diminuam a importância da sua mensagem. Num gráfico de negócios, limite o número de cores a sete: cinco para o gráfico e duas para o texto. Limite o número de cores básicas para duas ou três para a apresentação. Use as mesmas cores ao longo de toda apresentação para dar a mesma uma aparência consistente. Isso faz com que as transparências sejam fáceis de serem visualizadas e indica um sentimento de profissionalismo. Cor 1 Use cores para reforçar pontos chaves. Repetir a mesma transparência e mudar a cor dos marcadores (bullets) é uma maneira muito efetiva de conseguir a atenção da audiência para o ponto a que você quer chegar. Seu software de apresentações irá criar automaticamente marcadores deslizantes e as respectivas mudanças de cores (builds). REFORÇE OS PONTOS CHAVE COM TROCA DE CORES (BUILDS) O termo "builds" refere-se a uma sequência de imagens onde os elementos são revelados em estágios, usando cores para reforçar. Isso ajuda a manter a audiência focada no ponto correto. Tela Neutra VENDAS LD-302 Transmissor de Pressão O PLANO ANUAL PARA 2001 Ponto um Revelando uma linha de cada vez... O PLANO ANUAL PARA 2001 Ponto um Ponto dois e escurecendo a linha anterior você cria uma sensação de antecipação... Cor 2 USO EFETIVO DAS CORES Sobre Cores... O PLANO ANUAL PARA 2001 Ponto um Ponto dois Ponto três e controla o movimento dos olhas da sua audiência. Você tem uma vasta paleta de cores disponível: os canhões de projeção da InFocus tem 16,7 milhões

5 PRESTE ATENÇÃO A TONALIDADE E CONTRASTES DAS CORES Sua mensagem deve ser legível a praticamente qualquer distância do auditório. Isso é conseguido, principalmente, através de um bom contraste. Assim sendo, a tonalidade é mais importante do que a cor em sí. Abaixo a mesma cor azul é apresentada em três tonalidades - com o texto em cores idênticas - para ilustrar o papel que o contraste tem na legibilidade. TEXTO CLARO NUM SEGUNDO PLANO CLARO Pouco contraste AS CORES COMUNICAM Escolha cores que desempenhem uma parte significante na sua apresentação, tais como aquelas usadas no logotipo de sua empresa, ou nas embalagens e produtos da mesma. Evite usar vermelho e verde juntos - como cores saturadas, elas tem a mesma tonalidade e as pessoas daltônicas não podem diferenciar entre elas. Em finanças, o vermelho é a cor das perdas e negócios mal feitos. Ela sempre aparece como uma advertência. Entretanto, se você quer realmente passar a imagem de uma advertência ou perda financeira, ela é perfeita! Cores brilhantes (magenta, amarelo, carmim) em linhas finas e pequenas áreas são ótimas para reforçar informações que de outra maneira seriam difíceis de ver. Entretanto, evite essa cores brilhantes em linhas grossas ou largas áreas - elas chama mais atenção que a informação que você quer passar. TEXTO CLARO NUM SEGUNDO PLANO MÉDIO TEXTO CLARO NUM SEGUNDO PLANO ESCURO Contraste razoável Contraste excelente Onde possível, você deve rever suas transparências no equipamento (microcomputador e canhão de projeção) que você vai usar, antes que você faça toda montagem da sua palestra. Canhões de projeção funcionam particularmente bem com segundo plano (fundo) claro e textos escuros. ESCOLHA CORES QUE APOIEM SUA MENSAGEM! As cores provocam respostas emocionais na sua audiência. Escolha cores de segundo plano (fundo) que apoiem as mensagens que você quer passar, ou que façam surgir respostas que você quer provocar. AS CORES TEM SIGNIFICADO Lembre-se que a tonalidade de uma cor - clara ou escura - é quase sempre mais importante do que a cor em sí. Experimente com cores simples, em tonalidades claras e escuras, para um visual bonito. Ou escolha cores que estão próximas uma da outra em matiz e sombreamento, mas diferentes em tonalidade. Num segundo plano (fundo) escuro use cores claras para reforçar os pontos chave e cores um pouco mais escuras para os pontos secundários. Num segundo plano (fundo) claro, use cores escuras. Cores vivas, primárias e sólidas, são mais fáceis de ver e mais agradável para os olhos do que cores secundárias, modelos complexos de telas e sombreamento. VERMELHA VIOLETA Estimula forte resposta emocional. Pode ser efetiva em motivar uma audiência. É associada com capricho, extravagância... Pode depreciar a mensagem ou pode ser usada para efeitos humorísticos.

6 AZUL AMARELA PRETA VERDE Indica calma, credibilidade e uma abordagem conservativa para a informação a ser passada. É associada com otimismo, mas também pode produzir distração ou impaciência. Efetiva para dados financeiros. Também pode ser usada para reforçar. Apresentações que requeiram retorno (feedback) da audiência podem ser melhor apresentadas com verde. operar os equipamentos. Veja se o canhão de projeção tem lâmpadas reserva e limpe as lentes com pano apropriado. Distâncias: não impeça a primeira fila de participantes de ver a tela. Meça a largura da tela e coloque a primeira fila de cadeiras duas vezes essa distância da base da tela. As fileiras de cadeiras devem ficar cerca de 60 cm uma da outra. A última fileira de cadeiras não deve ficar distante mais do que oito vezes a largura da base da tela. Participantes laterais muito longe da tela não podem vê-la - a regra é menos do que 30 graus. A parte inferior da tela deve estar cerca de 1,20 m do piso. Ver desenho na página seguinte. CONTROLE A LUZ PARA ADICIONAR CLARIDADE E DRAMA! Estabeleça um gradiente de luz na sala. Desligue todas lâmpadas fluorescentes, se possível. Feche todas cortinas na frente da sala. O fundo da sala deve ser o suficientemente iluminado para manter a sua audiência acordada e capaz de ver as suas anotações. A frente da sala deve ser escura o suficiente para que as transparências projetadas sejam realmente nítidas. TELA MAIS ESCURO PROJETOR POTÊNCIA MÁXIMA! Algumas vezes, tudo que você tem são dois minutos, para tirar o canhão de projeção da maleta, conectar ao microcomputador e começar a executar! Nenhuma arrumação para otimizar a sala, e você já deve começar! Entretanto, se você tiver a oportunidade de arrumar a sala ou auditório antes, você pode melhorar grandemente a sua apresentação e fazer com que seu trabalho fique um pouco mais fácil. Aqui está como. Regra de ouro de todos bons apresentadores: sempre chegue 1 a 2 horas antes ao local da apresentação. Primeiramente, teste todo equipamento - iluminação, interruptores, tela, microcomputador (ou laptop), canhão de projeção, etc. Tenha certeza de que tudo funciona bem e que você sabe como FUNDO DA SALA MAIS CLARO Controle a luz na sala de maneira que a área perto da tela esteja escura Você também pode usar o gradiente de luz para dar uma ar de "drama" a sua apresentação. Coloque-se na área escura da sala quando você quiser que a atenção da platéia seja dirigida para a tela. Quando você quiser ser o centro das atenções, coloque-se na região clara da sala.

7 TELA ARRUMAÇÃO MÍNIMA DA SALA Ajuste a tela de maneira que você fique a esquerda da sua audiência. Nós lemos um texto da esquerda para a direita. O movimento de olhas mais fácil para sua platéia é olhar de você para o início do texto na tela. Se você estiver a esquerda, ainda você pode apontar naturalmente para a tela, com sua mão esquerda. Arrume a sala e cadeiras de maneira que a entrada das pessoas seja feita pelo fundo da sala - isso evita a distração dos participantes. Se você estiver falando para mais de 50 pessoas, com certeza será interessante usar um microfone (sem fio é melhor). Não se esqueça das anotações para os participantes: cópias coloridas, montadas em uma pasta, fazem com que o assunto tratado permaneça mais tempo na mente dos participantes, após o término da apresentação. Relaxe - mesmo os participantes mais resmungões e calejados sabem que apresentações são penosas e que eles estão alí para ouví-lo. Encare a audiência a um ângulo confortável, estabeleça contato com os olhos. Faça pausas para respirar e pensar. 30 MÁXIMO Cadeira mais afastada da tela ENTRADA APRESENTADOR 45º em relação a audiência Arrumação ideal da sala para usar um canhão de projeção Faça com que a visão da tela seja ótima para sua audiência. Meça a largura da tela e então coloque a primeira fila de cadeiras cerca de duas vezes essa medida, da base da tela. A última fila de cadeiras não pode estar afastada mais do que oito vezes a largura da tela, da base da tela. CHEGOU A "HORA H"!! Você deu duro o suficiente, agora deixe o show começar. Dê uma respirada funda.. isso irá ajudar você a relaxar e clarear sua cabeça. Começe!! FIQUE CONFORTÁVEL Fique em pé, com os pés espaçados, na largura de seus ombros. Mantenha seus membros soltos. Não coloque as mãos nos bolsos. Fique em pé naturalmente, solto, com suas mãos visíveis.

8 Posicione-se de maneira a poder ver a tela e poder apontar detalhes na transparência. Se possível, use um "laser pointer" e aponte para a tela sem dar as costas para a sua audiência. Lembre-se que o laser pointer não é o show e sim um recurso. MANTENHA A ATENÇÃO DOS PARTICIPANTES Respire entre as frases que você fala - vários fôlegos longos e profundos. Você ficará calmo e sua cabeça estará fria. Dê umas pequenas caminhadas entre uma transparência e outra e faça transições de voz de maneira que sua audiência fique "amarrada" em você. Dirija sua voz para as pessoas no fundo sala e ocasionalmente faça contato visual com elas. Quando você tiver que reforçar um determinado ponto da sua apresentação, aumente ligeiramente o volume de sua voz. Se você ficar confuso e não puder responder uma questão sensível, dê uma pausa antes da resposta. Dar um retorno rápido quando você não pode responder uma questão, pode manchar a sua credibilidade. PROJETE SUA VOZ Fale claramente. Levante seu queixo para projetar a sua voz. Fale pausadamente, não deixe as palavras ficarem grudadas uma as outras. Se você é marinheiro de primeira viagem, uma boa idéia pode ser praticar a sua fala com um gravador. Você ficará surpreso com os maus hábitos que conseguimos incorporar ao longo do tempo!! A maioria dos canhões de projeção costuma ter um controle remoto: pratique antes de usar. Isso vai deixar você mais solto para falar e interagir com sua audiência. A TECNOLOGIA E VOCÊ Se a sua audiência prestar demasiada atenção aos recursos tecnológicos que você usa, e não aos tópicos que você apresenta, você estará perdido... Isso significa que você precisa praticar de maneira a usar os seus recursos sem hesitação. Se você tiver um problema técnico durante a apresentação, explique-o à audiência e vá em frente. Conforme você ganha prática, esses pequenos problemas podem ser contornados e passam desapercebidos pela audiência. Conforme você faz mais e mais apresentações, você desenvolverá um estilo próprio, que será comentado pelos participantes. Mais ainda, você começará a gostar de fazer apresentações! Se por acaso você se esquecer das recomendações desse livreto, relaxe, respire fundo e sorria... REGRAS DE OURO!! Seja humilde! Toda tecnologia que você vai usar não deve substituir a sua ignorância sobre o assunto a ser apresentado. Estude bastante o assunto: se você não o domina muito bem, não faça a apresentação. Use uma outra técnica de treinamento para isso. Que tal discutir com um grupo? Talvés um workshop? E se convidarmos um especialista para fazer a apresentação? Transparências, canhões de projeção, microcomputadores, laptops e software são recursos fabulosos que muito ajudam o apresentador. Entretanto, você deve conhecer muito bem o assunto a ser apresentado e nunca deve usar esses recurso como uma "muleta" que o ampare. Eles são "ferramentas" que vão auxiliá-lo na construção da sua apresentação. O show é bonito com o uso desses recursos! Não exagere e seja profissional. PRESENTATION - Texto-01 e Texto-02 - Abr/ PEM