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3 Autor Clorisval Gomes Pereira Júnior Possui graduação em Desenho Industrial pela Universidade de Brasília (1993), graduação em Educação Artística pela Universidade de Brasília (1989) e mestrado em Design pela Pontifícia Universidade Católica do Rio de Janeiro (2001). Atualmente é Diretor de projetos da Sarjana Comunicação e Design. Tem experiência na área de Desenho Industrial. Atuando principalmente nos seguintes temas: design, semiose institucional, linguagem visual, IHC. Revisão NT Editora e Figuramundo Projeto Gráfico NT Editora Editoração Eletrônica NT Editora e Figuramundo Capa NT Editora NT Educação, uma empresa do Grupo NT SCS Q2 - Bl. D - Salas 307 e Ed. Oscar Niemeyer CEP Brasília - DF Fone: (61) e Análise e Acompanhamento de Projetos. / NT Editora. -- Brasília: p. : il. ; 21,0 X 29,7 cm. ISBN Análise e Acompanhamento de Projetos com Project Copyright 2014 por NT Editora. Nenhuma parte desta publicação poderá ser reproduzida por qualquer modo ou meio, seja eletrônico, fotográfico, mecânico ou outros, sem autorização prévia e escrita da NT Editora.

4 LEGENDA ÍCONES Prezado(a) aluno(a), Ao longo dos seus estudos, você encontrará alguns ícones na coluna lateral do material didático. A presença desses ícones o ajudará a compreender melhor o conteúdo abordado e também como fazer os exercícios propostos. Conheça os ícones logo abaixo: Saiba Mais Este ícone apontará para informações complementares sobre o assunto que você está estudando. Serão curiosidades, temas afins ou exemplos do cotidiano que o ajudarão a fixar o conteúdo estudado. Importante O conteúdo indicado com este ícone tem bastante importância para seus estudos. Leia com atenção e, tendo dúvida, pergunte ao seu tutor. Dicas Este ícone apresenta dicas de estudo. Exercícios Toda vez que você vir o ícone de exercícios, responda às questões propostas. Exercícios Ao final das lições, você deverá responder aos exercícios no seu livro. Bons estudos!

5 Sumário 1. NOÇÕES BÁSICAS SOBRE GERENCIAMENTO DE PROJETOS O que é um projeto Um projeto é executado por pessoas Os aspectos chave de um projeto O ciclo de vida de um projeto INICIANDO O MICROSOFT PROJECT Explorando o ambiente do Microsoft Project Usando a ajuda do Microsoft Project CRIANDO UM PLANO DE PROJETO COM O MICROSOFT PROJECT Criando um novo projeto Configurando o calendário do projeto Inserindo tarefas Montando a estrutura de tópicos das tarefas Definindo a duração das tarefas Agendando as tarefas CORRIGINDO O TEXTO Criando uma lista de recursos Editando recursos Atribuindo recursos a tarefas Resolvendo problemas de alocação de recursos FINALIZANDO E PUBLICANDO PLANO DE PROJETO Verificando estatísticas do projeto Trabalhando com filtros e visualizações Execução e controle do projeto Relatórios Compartilhando o projeto CONTROLE DE ACOMPANHAMENTO DE PROJETOS Controlando o progresso das tarefas Controlando o trabalho dos recursos Controlando os custos do projeto Linhas de andamento e planos provisórios Relatórios sobre o andamento do projeto RECURSOS AVANÇADOS DO PROJECT Trabalhando com subprojetos Exibindo fatores que afetam o cronograma do projeto Trabalhando com o guia do projeto Personalizando o Project NT Editora

6 1. NOÇÕES BÁSICAS SOBRE GERENCIAMENTO DE PROJETOS 1.1 O que é um projeto Primeiramente vamos entender o que é um projeto. Um projeto é um trabalho planejado, voltado para a solução de um problema. Todo projeto tem um objetivo a ser alcançado. Alcançar esse objetivo significa concluir um projeto. O projeto é bem-sucedido se o objetivo é alcançado à medida que o trabalho foi planejado. O desenvolvimento de um projeto é pautado por restrições de tempo e de recursos. Ou seja: Terá um prazo para ser concluído; Irá alocar recursos (pessoas, equipamentos e materiais) dentro de um orçamento programado. Todo projeto possui etapas dependentes entre si, constituídas por tarefas. O atraso de uma tarefa afetará outras, prejudicando o custo e o planejamento geral do projeto. Resumindo, todo projeto possui um objetivo a ser alcançado dentro de um prazo e usando recursos alocados em tarefas dependentes entre si. E vale ainda dizer que o objetivo do projeto e suas restrições dependem ainda dos interesses e expectativas das pessoas envolvidas no projeto, como veremos a seguir. Alocar: colocação, distribuição para diversos locais ou finalidades. 1.2 Um projeto é executado por pessoas Diversas pessoas estão envolvidas na realização de um projeto, com diferentes papéis e responsabilidades, com diferentes interesses no projeto e influenciando-o de diferentes maneiras. Do ponto de vista do desenvolvimento do projeto podemos destacar o gerente do projeto e a equipe do projeto. Do ponto de vista do problema e dos resultados, temos o cliente do projeto, aquele que demanda o projeto e ao qual se destinam os resultados. É fundamental alinhar as expectativas de quem está financiando o projeto com as expectativas daqueles que desenvolverão o projeto e daqueles que, de fato, usarão o produto final do projeto. Entre outras pessoas envolvidas no projeto, podemos citar: fornecedores; distribuidores, investidores, instituições certificadoras, assessoria de imprensa e mais. Todos influenciam no projeto, seja nos objetivos, seja na realização das tarefas. Um aspecto fundamental em qualquer projeto é a comunicação. Compartilhar informações, coordenar tarefas, coordenar a participação das pessoas, comunicar resultados são questões fundamentais para a realização de um projeto. E como em qualquer trabalho que envolve pessoas e equipes, não podemos deixar de falar em colaboração. Gerenciar um projeto envolve gerenciar a colaboração entre as pessoas. A seguir, vamos identificar alguns aspectos chave a serem observados no gerenciamento do projeto. Análise e Acompanhamento de Projetos 5

7 1.3 Os aspectos chave de um projeto Um projeto é gerenciado considerando-se quatro aspectos chave: escopo, prazo, recursos, finanças. O escopo está relacionado às metas e ao trabalho a ser realizado. O escopo é definido pelas tarefas que serão realizadas, necessárias para conclusão do projeto. O prazo é o tempo necessário para a realização do projeto, sendo administrado a partir da agenda e do cronograma do projeto. Os recursos são tradicionalmente definidos como qualquer pessoa, equipamento ou material usado para completar as tarefas que compõem um projeto. As finanças se referem ao orçamento do projeto. Estão diretamente associadas à discriminação de cada recurso alocado às tarefas e ao prazo projeto. Por exemplo, valores de homem/hora, aluguel de equipamentos,etc. Além desses aspectos chave, também podemos falar da qualidade do projeto, que é a medida em que escopo, prazo e custo são atingidos com sucesso e conforme planejados. Concluir um projeto atendendo todo o seu escopo, dentro do prazo e custo previstos, significa concluí-lo com qualidade. Mas, além disso, a qualidade também está relacionada com a satisfação dos clientes como resultado do projeto. Escopo, prazo, recursos e finanças de um projeto devem ser previstos e planejados antes de se iniciar sua execução. Durante a execução, esses aspectos devem ser controlados. Escopo, prazo, recursos e finanças estão diretamente relacionados à qualidade do projeto. Modificar um aspecto significa impactar os outros. Por exemplo: Aumentar o escopo de um projeto, ao incluir uma nova tarefa não prevista, pode implicar em aumentar o prazo, mais tempo para realizar o projeto; Aumentar o escopo e manter o prazo pode implicar em maior custo, mais recursos, mais horas extras; Aumentar o escopo sem alterar o prazo ou o custo pode implicar em perda de qualidade. Alguns projetos são mais sensíveis ao escopo. Outros são mais sensíveis a prazo, custo ou qualidade, dependendo dos interesses e expectativas das pessoas envolvidas no projeto. Durante nossa discussão até aqui, já mencionamos alguns conceitos como planejamento e controle do projeto. Esses conceitos estão relacionados ao ciclo de vida do projeto, que estaremos discutindo a seguir. 1.4 O ciclo de vida de um projeto Todo projeto pode ser subdividido nas seguintes fases características: 1. Iniciação; 2. Planejamento; 3. Execução e controle; 4. Fechamento. 6 NT Editora

8 O Microsoft Project potencializa o gerenciamento do projeto, em especial nas fases de planejamento e controle. Vamos verificar rapidamente as principais características de cada fase do ciclo de vida de um projeto. Iniciação É nesta fase que se conceitua e se define qual o problema a ser solucionado e quais os objetivos e premissas do projeto. É a fase em que se verifica, inclusive, a viabilidade de se realizar ou não o projeto. Planejamento Microsoft Project: software de gestão de projectos (ou gerência de projetos) produzido pela Microsoft. Premissas: hipóteses. Uma vez definido os objetivos e a viabilidade do projeto, é hora de planejar seu desenvolvimento. Isso significa: planejar atividades e tarefas; definir recursos; elaborar o cronograma do projeto, as estratégias de gerenciamento de riscos e mudanças, etc. O resultado dessa fase é o plano de projeto. O Microsoft Project lhe ajudará a montar o seu plano detalhado de projeto. Execução e controle Durante a execução do projeto, as ações de gerenciamento devem monitorar as variáveis de escopo, prazo e custo, tendo em vista os riscos e mudanças que afetam a qualidade do projeto. Com o Microsoft Project você poderá atualizar e acompanhar seu projeto, podendo identificar problemas e encontrar soluções. Fechamento Ao final do projeto ou ao final de cada fase do projeto, os resultados devem ser comunicados. Nesta fase, é importante a elaboração de relatórios de desempenho, avaliação de resultados e lições aprendidas. O Microsoft Project lhe auxiliará a publicar e distribuir a comunicação dos seus resultados. Análise e Acompanhamento de Projetos 7

9 2. INICIANDO O MICROSOFT PROJECT Para ter acesso ao MS Project basta abrir o menu Iniciar e abrir a opção Microsoft Office Project 2007 na pasta de programas Microsoft Office. Esta é a tela inicial do Project Explorando o ambiente do Microsoft Project 2007 O Project 2007 trabalha como um banco de dados, armazenando todas as informações do seu projeto em campos. Para montar seu plano de projeto, você irá inserir dados detalhados sobre tarefas, tais como: tarefas, recursos, custos, prazos. O Project também funciona como uma planilha, realizando cálculos para estruturar a agenda do projeto e os planos de custos. Uma vez iniciado o projeto, você manterá e atualizará esses dados, examinará e controlará diversos aspectos do seu projeto. Para trabalhar com diferentes aspectos e informações do seu projeto, o Project oferece diferentes modos de exibição com tabelas e gráficos de visualização. Para discutir melhor os modos de exibição do Project, vamos considerar um projeto de exemplo. Para isso, é necessário abrir o menu Arquivo e selecionar a opção Abrir. Na janela Abrir, seleciona-se o projeto com o qual se deseja trabalhar. Tomemos como exemplo um arquivo denominado Projeto de Mudança. O arquivo Projeto de Mudança apresenta um plano de projeto para uma mudança residencial, incluindo diversas tarefas típicas de um projeto de administração doméstica. 8 NT Editora

10 O modo de exibição padrão é o Gráfico de Gantt. Este modo exibe uma tabela com informações sobre as tarefas e um gráfico de tempo, baseado em um calendário, que mostra o cronograma do projeto e o relacionamento entre as tarefas. Vamos conhecer a barra de modos para acessar as outras opções. Para isso, é necessário clicar no menu Exibir e em seguida selecionar a opção Barra de Modos. Em seguida, clica-se na opção Calendário na Barra de Modos, este modo de exibição Calendário exibe a agenda do projeto em um formato de calendário padrão. O Diagrama de Rede simula um gráfico PERT (Program Evaluation and Review Technique) que permite visualizar o fluxo e as dependências entre tarefas. O Gantt de Controle é uma versão do Gráfico de Gantt voltada ao acompanhamento do projeto que permite o controle de percentuais de conclusão e atraso de tarefas. Análise e Acompanhamento de Projetos 9

11 O modo de exibição Uso da Tarefa mostra como os recursos estão alocados às tarefas, identificando a distribuição de horas de trabalho para cada recurso em cada tarefa. O Gráfico de Recursos exibe graficamente a alocação, o trabalho ou o custo dos recursos ao longo do projeto. Por meio de barras de percentagens de uso de recursos, esta visualização facilita identificar quando um recurso está superalocado. 10 NT Editora

12 Ao clicar na seta de rolagem inferior da Barra de Modos, é possível visualizar as outras opções de modos de exibição. A Planilha de Recursos apresenta uma tabela com dados sobre os recursos do projeto. Este modo de exibição mostra como os recursos estão alocados em tarefas. Além desses modos de exibição apresentados, o Project dispõe de outros modos que podem ser acessados a partir do botão Mais Modos de Exibição. Cada modo de exibição permite a análise de diferentes pontos de visão sobre o projeto. Essas diferentes visualizações e formas de controle do projeto lhe ajudarão no processo de tomada de decisões. 2.2 Usando a ajuda do Microsoft Project O Microsoft Project dispõe de uma poderosa ajuda, com tópicos bem organizados que poderão lhe ajudar a esclarecer dúvidas de trabalho. Neste tópico você poderá consultar as principais novidades de Microsoft Project Na página Ajuda do Project 2007, na homepage do Microsoft Project, no site oficial do Microsoft Office Online, você poderá ter acesso a várias outras informações como: uma visão geral do programa, instruções sobre como usar o Project, demonstrações, discussões, modelos de projetos e muitas outras informações para complementar o seu trabalho. Análise e Acompanhamento de Projetos 11

13 Parabéns, você finalizou esta lição! Agora responda às questões ao lado. Exercícios Questão 01 Quanto aos modos de exibição do Microsoft Project, assinale a alternativa incorreta. a) Os modos de exibição oferecem diferentes visões para edição e controle do projeto. b) Você pode selecionar o projeto com o qual irá trabalhar na janela Abrir. c) Os modos de exibição são ferramentas que ajudam na tomada de decisões em diferentes fases do projeto. d) O modo de exibição calendário exibe a agenda do projeto com o relacionamento entre as tarefas. Questão 02 Sobre os recursos básicos do Project, podemos dizer que: a) o Project é um banco de dados com informações sobre tarefas, recursos e custos; b) o Project trabalha como uma planilha, fazendo cálculos para estruturar planos de custos; c) você pode selecionar diferentes modos de exibição do Project a partir do menu como Arquivo; d) o Project tem a principal função de criar projetos novos, não aceitando projetos pré-desenvolvidos. Questão 03 O Gráfico de Gantt é o modo de exibição padrão do Microsoft Project. O Gráfico de Gantt é indicado para: a) organizar o plano de tarefas e subtarefas; b) resolver problemas de superalocação de recursos; c) visualizar o calendário do projeto; d) gerenciar valores de custos de recursos. Questão 04 O Gantt de Controle: a) permite que se acompanhe o projeto até a fase de definição de custos; b) permite o controle do orçamento inicial, criando uma base de comparação para eventuais custos não programados; c) não tem nenhuma conexão com o Gráfico de Gantt; d) permite o controle do andamento das tarefas. Questão 05 O modo de exibição Diagrama de Rede: a) mostra a planilha de alocação de recursos por hora de trabalho; b) mostra o gráfico de alocação de recursos de uma tarefa; 12 NT Editora

14 c) permite visualizar o fluxo e as dependências entre tarefas; d) gerencia a distribuição da agenda do projeto. Questão 06 O modo de exibição Uso da Tarefa: a) exibe o gráfico de tarefas concluídas e tarefas pendentes; b) exibe uma planilha identificando como os recursos estão distribuídos em uma tarefa; c) exibe as interdependências entre as tarefas; d) lista todas as tarefas relacionadas a um recurso específico. Questão 07 A planilha de recursos: a) apresenta uma tabela com todos os dados sobre o projeto; b) apresenta uma tabela com dados sobre os recursos do projeto; c) é um subitem do modo de exibição Uso de Recursos; d) é por onde por ser acessada a opção de gerenciamento Uso de Recursos. Questão 08 O modo de exibição Uso de Recursos: a) pode ser acessado pelo menu barra de ferramentas; b) mostra como as tarefas estão alocadas em relação aos recursos; c) mostra como os recursos estão alocados em tarefas, inversamente ao modo Uso da Tarefa; d) só pode ser visualizado na etapa de definição das tarefas do projeto. Questão 09 Ao acessar Mais Modos de exibição, podemos: a) exibir modos de exibição de outros programas do Office 2007; b) exibir todos os modos de visualização possíveis para o projeto; c) aprender como criar modos de exibição personalizados; d) exibir modos de exibição relacionados a modelos prontos, desenvolvidos por meio do Project. Questão 10 Assinale a alternativa incorreta sobre o menu Ajuda do Project: a) direciona para a revisão das dúvidas arquivadas na caixa de diálogo Ajuda; b) permite a visualização não apenas de explicações sobre as ferramentas e recursos do programa como também recursos atualizados do Project 2007; c) o tópico O que há de novo? pode ser acessado na página oficial do Office 2007; d) exibe demonstrações, discussões e modelos de projetos. Análise e Acompanhamento de Projetos 13

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