A visão contábil e gerencial que as empresas de pequeno porte poderão ter a partir da implantação do sistema integrado do tipo ERP

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1 0 PONTIFÍCIA UNIVERSIDADE CATÓLICA DE MINAS GERAIS Instituto de Ciências Econômicas e Gerenciais Curso de Ciências Contábeis A visão contábil e gerencial que as empresas de pequeno porte poderão ter a partir da implantação do sistema integrado do tipo ERP Claudia Rezende Silvino Contagem 2009

2 1 Claudia Rezende Silvino A visão contábil e gerencial que as empresas de pequeno porte poderão ter a partir da implantação do sistema integrado do tipo ERP Monografia apresentada à disciplina de Monografia II, do Curso de Ciências Contábeis do Instituto de Ciências Econômicas e Gerenciais da Pontifícia Universidade Católica de Minas Gerais. Orientador: Roanjali Aux. Gonçalves S. Araujo Contagem 2009

3 2 PONTIFÍCIA UNIVERDIDADE CATOLICA DE MINAS GERAIS Instituto de Ciências Econômicas e Gerenciais Curso de Ciências Contábeis A visão contábil e gerencial que as empresas de pequeno porte poderão ter a partir da implantação do sistema integrado do tipo ERP RESUMO DAS AVALIAÇÕES 1. Do Professor Orientador 2. Da Apresentação Ora 3. Média Final CONCEITO

4 3 Agradeço a Deus por mais esta conquista, por me fazer forte e capaz de erguer a cabeça e recomeçar. Ao meu pai e em especial a minha mãe pela confiança e apoio, aos meus irmãos pela amizade e compreensão. Ao Filipe, meu grande amor, pelo companheirismo, dedicação e motivação, que acreditou e viveu juntamente comigo este sonho que hoje se torna realidade. A professora Roanjali Aux. Gonçalves S. Araujo minha orientadora, por todos os ensinamentos, pela dedicação e paciência despendidas durante estes quatro anos. Muito obrigada!

5 4 LISTAS DE FIGURAS Figura 1 Componentes de um sistema de Informação...25 Figura 2 Pricipais módulos de um sistema ERP em uma empresa industrial e suas principais interligações...28 Figura 3 Fluxo do processo de compras...45 Figura 4 Fluxo do processo de recebimento...46 Figura 5 Integração do faturamento...48

6 5 SUMARIO 1 INTRODUÇÃO O problema Objetivos do trabalho Objetivo Geral Objetivos Especificos Justificativa Definição de termos Modelo de Gestão Software ERP Módulo Processamento on line em tempo real A metodologia Tipo de pesquisa Universo da amostra Seleção dos sujeitos Coleta de dados Tratamentos dos dados Limitação do estudo A organização do estudo REFERÊNCIAL TEÓRICO Organizações Empresas de Pequeno Porte Contabilidade Tecnologias da Informação Sistema de informações Sistema Informação Sistema de Informações...24

7 Sistema de Informações Gerenciais Sistema Integrado ERP Planejamento e Controle Planejamento Controle Processo Informação Tomada de Decisão Confiabilidade CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA DESENVOLVIMENTO PRATICO DO TRABALHO Dificuldades encontradas pelas Empresas de Pequeno Porte na utilização de sistema não integrado A importância da utilização de sistemas integrados nos setores de compras, recebimento, faturamento e financeiro Módulo de compras Módulo de Recebimento Módulo de Faturamento Módulo Financeiro Evidenciar a visão contábil e as vantagens adquiridas pelas empresas de pequeno porte a partir da implantação do sistema integrado do tipo ERP CONCLUSÃO...54 REFERENCIAS...56

8 7 1 INTRODUÇÃO As empresas de pequeno porte estão se preparando para garantir sua permanência no mercado, com a globalização em alta tiveram que se adaptar às diversas transformações que ocorreram em todos os campos de atividades. Essas transformações são imprevisíveis e acontecem de forma muito rápida, acarretando diversas pressões sobre as mesmas. As empresas operam em um ambiente composto de oportunidades e obstáculos, em constante processo de transformação, o que faz com que, além da diversidade, elas passam a assumir uma enorme complexidade, pois sofrem diversas influências e impactos que tornam difícil a visão de seus problemas e as possíveis soluções, bem como atrapalham a visualização das atitudes tomadas e suas conseqüências. Observa-se que para sobreviver no mundo dos negócios, as empresas de pequeno porte precisam se adequar a diversos elementos como a tecnologia, organização e decisões estratégicas por parte dos gestores, e o mais importante sistemas de gestão confiáveis e seguros. Atualmente estes elementos são indispensáveis para a sobrevivência de uma empresa de pequeno porte. Para conduzir o conjunto destes elementos de forma afinada e automatizada estas empresas estão utilizando recursos de tecnologia mais atual, que se baseiam em sistemas de informação de gestão integrada. A informação é um atributo praticamente indispensável para que as empresas de pequeno porte possam obter e sustentar vantagens competitivas. No entanto a informação deve ser alcançada de forma rápida e deve estar disponível na maneira e no momento certo a todos os envolvidos. A tecnologia da informação e os sistemas de informação são recursos que possibilitam maior poder de acesso à informação pelos usuários, sendo elementos essenciais para as empresas de pequeno porte na obtenção de uma vantagem competitiva, pois proporcionam agilidade na aquisição e manipulação das informações.

9 8 Um Sistema Integrado Enterprise Resource Planning (ERP) pode ser definido como uma ferramenta de tecnologia da informação criada para integrar os processos empresariais. Este sistema, também chamado no Brasil de Sistema Integrado de Gestão Empresarial, tem como objetivo planejar, controlar e fornecer apoio a todos os processos operacionais, produtivos, administrativos e comerciais de uma empresa. Os sistemas não integrados deixam as empresas de pequeno porte sucessivas a erros comprometendo os seus processos operacionais e gerenciais, a tomada de decisão por parte dos seus gestores ficam comprometidas com as informações que não são confiáveis e nem sempre gerada em tempo hábil. Uma das áreas, de uma empresa de pequeno porte, que sofre um grande impacto com a utilização de uma ferramenta de gestão não integrada, é a contabilidade. A contabilidade tem como papel principal em uma empresa, a identificação, mensuração, acumulação, análise, preparação, interpretação, e comunicação de informação tanto financeira como operacional. Para poder gerir esse processo, a área de contabilidade precisa de uma ferramenta de gestão integrada, capaz proporcionar informações seguras e confiáveis e principalmente em tempo real para os gestores. 1.1 O problema Atualmente as empresas fornecedoras desse tipo de tecnologia, investiram em soluções para atender as pequenas empresas. As empresas de pequeno porte estão tendo a oportunidade de adquirir uma ferramenta capaz de controlar e gerenciar os processos e o mais importante, capacidade de se manter no mercado super concorrido. Diante desse fato, estabelece-se a problemática deste estudo. Qual a visão contábil e gerencial que as empresas de pequeno porte terão a partir da implantação de um sistema do tipo ERP, para se manterem em um cenário de alta competitividade criado pelo atual cenário econômico?

10 9 1.2 Objetivos do trabalho Objetivo Geral Dimensionar as mudanças que poderão ocorrer em uma empresa de pequeno porte com a implantação de um sistema integrado do tipo ERP Objetivo Específico Apresentar as principais dificuldades encontradas pelas Empresas de Pequeno Porte na utilização de sistema não integrado. Evidenciar importância da utilização de sistemas integrados nos setores de compras, recebimento, faturamento e financeiro. Apresentar a visão contábil e as possíveis vantagens a serem adquiridas pelas empresas de pequeno porte a partir da implantação do sistema integrado. 1.3 Justificativa A concorrência em todos os setores aumentou e os consumidores se tornaram mais exigentes. Por isso, para ser competitivo tornou-se necessário ser ágil, sempre buscando um padrão de qualidade total nos produtos e nos serviços prestados. A grande quantidade de processo e falta de padronização do fluxo das informações, deixa qualquer empresa a mercê de falhas que podem trazer

11 10 problemas e situações desagradáveis nas diversas áreas envolvidas dos sistemas operacionais e gerenciais. As empresas de pequeno porte vinham contando com sistemas para automatização dos processos, mas surgiu a necessidade de um sistema que integrasse as atividades da empresa para atender as novas exigências do mercado. 1.4 Definição de termos Para a construção do presente estudo, serão usados alguns termos inerentes ao assunto pesquisado Modelo de Gestão Tomar decisões é basicamente escolher uma opção entre diversas alternativas existentes levando em consideração premissas e restrições. Modelo de gestão é uma ferramenta capaz de auxiliar os gestores na tomada destas decisões. Conjunto de regras e princípios básicos que os proprietários transmitem para os gestores da empresa, isso com o intuito de garantir o bom andamento do negócio (JUNIOR, 2001, p. 59). Segundo Junior (2001) Gestor é: Extensão fiel dos proprietários da entidade. Deve ser e estar comprometido com a gestão, responsável pelos recursos que lhes são confiados. Ser humano totalmente responsável por um conjunto de recursos do sistema empresa, capaz de conduzi-lo (gerenciá-lo) à luz do modelo de gestão da empresa, de tal sorte que suas ações provoquem resultados sintonizados com a missão da organização (JUNIOR, 2001, p. 61) Software

12 11 Software são aplicativos ou uma seqüência de instruções a serem seguidos ou executados, na manipulação, redirecionamento, ou modificação em um programa computacional de uma informação ou acontecimento. Parte lógica de um sistema computadorizado. O mesmo que sistemas ou programas ou grupo de programas (ALBERTAO, 2005, p.155) ERP Os sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) ou Planejamento de Recursos da Empresa são de acordo com Hansen; Silva, apud. Slater (1991): Um sistema (software) que objetiva servir como uma espinha dorsal para todo o negócio. (...) Integra processos-chave do negócio e da gestão no sentido de prover uma visão macro e compreensiva do que se passa na organização.(revista de Economia UNA, 2001, p. 102). Para Hansen; Silva, apud. Polloni (1999), ERP é definido como: Uma arquitetura de software que facilita o fluxo de informação entre todas as atividades da empresa como fabricação, logística, finanças e recursos humanos. É um sistema amplo de soluções e informações. Um banco de dados único, operando em uma plataforma comum que interage com um conjunto integrado de aplicações, consolidando todas as operações do negócio em um simples ambiente computacional (Revista de Economia UNA, 2001, p. 102). Abreviatura de Enterprise Resources Planning. Termo designativo de um sistema integrado e modulador destinado à de gestão empresarial. Nesta tecnologia apenas um usuário dá entrada a um determinado dado e este fica disponível a todos os demais usuários (ALBERTAO, 2005, p.122) Módulo Parte de um sistema ( módulo Contabilidade, de um controle de materiais etc.) Particionamento de um programa que execute um número limitado de tarefas

13 12 inter-relacionadas de modo a cumprir uma determinada tarefa (ALBERTAO, 2005, p.136). Módulo é a parte do sistema responsável por uma tarefa bem definida e que pode ser acoplado a um sistema para permitir ao mesmo executar a tarefa disponibilizada pelo módulo (Wikipédia, 2009). Módulo é uma parte do sistema que utiliza a mesma arquitetura tecnológica do sistema, é responsável por atividades que satisfaz um assunto bem definido, as atividades do módulo utilizam tarefas e componentes comuns do sistema, um módulo ou vários módulos compõem um Sistema, um módulo também é representado por um grupo de componentes de software que atende a um assunto bem definido (Wikipédia, 2009). O módulo realiza um assunto no processo de informação que o Sistema propõem atender (Wikipédia, 2009) Processamento on line em tempo real Conversão de dados brutos (de entrada), ou seja, recepção, classificação, execução de operações especificadas no programa e envio para saída em uma forma inteligível pelo usuário (informações) (ALBERTAO, 2005, p.146). Na ciência da computação, a expressão tempo-real, é uma expressão que refere-se a sistemas em que o tempo de execução de uma determinada tarefa é rígido. O tempo de execução de uma operação pode ser muito curto, ou não. O que importa para este tipo de sistema é que a tarefa seja executada, ou não. O sistema deve ser implementado visando principalmente a ordem de agendamento das tarefas e o gerenciamento de recursos para que possa executar a tarefa no tempo correto ou informar imediatamente que a tarefa não poderá ser executada, ou não (Wikipédia, 2009). Processamento dos dados de entrada à medida que estejam disponíveis. Neste tipo de processamento o arquivo é imediatamente alterado a cada processamento, disponibilizando a informação para o usuário em tempo real (ALBERTAO, 2005, p.146).

14 A metodologia Tipo de pesquisa Quanto aos fins, este trabalho foi elaborado a partir de uma pesquisa metodológica aplicada que possibilitou a caracterização do problema. A pesquisa aplicada é fundamentalmente motivada pela necessidade de resolver problemas concretos, mais imediatos, ou não. Tem portanto, finalidade prática, ao contrário da pesquisa pura, motivada basicamente pela curiosidade intelectual do pesquisador e situada sobretudo no nível da especulação. (VERGARA, 2005, p. 47). Quanto aos meios, a pesquisa foi documental, bibliográfica e estudo de caso. È importante destacar os conceitos do tipo de pesquisa que foram adotados: A investigação documental é a realizada em documentos conservados no interior de órgãos públicos e privados de qualquer natureza, ou com pessoas: registros, anais, regulamentos, circulares, ofícios, memorandos, balancetes, comunicações informais, filmes, microfilmes, fotografias, videoteipe, informações em disquete, diários, cartas pessoais e outros. (VERGARA, 2005, p. 48) Segundo Vergara (2005, p. 48), a pesquisa bibliográfica é o estudo sistematizado desenvolvido com base em material publicado em livros, revistas, jornais, redes eletrônicas, isto é, material acessível ao público geral. O estudo de caso é o circunscrito a uma ou poucas unidades, entendidas essas como pessoa, família, produto, empresa, órgão público, comunidade ou mesmo país. Tem caráter de profundidade e detalhamento. Pode ou não ser realizado no campo. (VERGARA, 2005, p. 49). O método documental foi utilizado com o intuito de reunir o maior número possível de informações necessárias para a realização do trabalho. O método bibliográfico foi utilizado para o enriquecimento do aprendizado como a utilização de artigos, como também livros publicados. O estudo de caso foi na empresa Texcoat objeto deste estudo.

15 Universo da amostra O universo pesquisado foi os beneficios que o sistema integrado do tipo ERP poderá trazer para as empresas de pequeno porte tendo a visão voltada para a contabilidade, na flexibilidade, economia de custos, eficiência dentro de uma organização, melhor qualidade e consistência dos relatórios, possibilitando melhor comparação de dados, melhorando o processo de tomada de decisão, acabando com a redundância de atividades. Segundo Silva, (2003, p.75), universo ou população é o conjunto de seres animados ou inanimados que apresentam, pelo menos, uma característica em comum; é uma porção ou parcela, selecionada do universo (população). A amostragem é a parte do universo escolhida seguindo um critério de representatividade. Segundo Vergara (2005) existe dois tipos de amostra: probabilística, baseada em procedimentos estatísticos, e não probabilística (por acessibilidade, aleatória, por tipicidade, e outros). A amostra escolhida compreende os módulos interligados a área de contabilidade, sendo o sistema integrado do tipo ERP a base para o estudo Seleção dos sujeitos Segunda Vergara (2005), sujeitos da pesquisa são as pessoas que fornecerão os dados de que você necessita. As pessoas que forneceram dados para a pesquisa foram a Diretoria, Gerentes, e funcionários da Empresa, profissionais da Texcoat, consultores e gerentes de projeto, profissionais da Datasul (empresa de Software de sistema integrado do tipo ERP).

16 Coleta de dados Para poder mostrar a importância do sistema integrado do tipo ERP para as empresas de pequeno porte na visão contábil, foi necessário coletar dados para o entendimento e a analise do assunto para posteriormente demonstrar os benefícios que trazem este sistema para as empresas de pequeno porte, objeto deste estudo. A coleta de dados foi por meio de: a) Pesquisa bibliográfica em livros, dicionários, artigos publicados. A partir da pesquisa bibliográfica o assunto foi abordado de forma teórica e a pesquisa na área de estudo foi aprofundada possibilitando melhor conhecimento para o aluno. b) Pesquisa documental, ou seja, o sistema integrado do tipo ERP utilizado pela empresa de pequeno porte, para melhor confiabilidade da informação como também relatórios contábeis em tempo real. A partir da pesquisa documental foi sugerida a implantação de um sistema integrado do tipo ERP para que as empresas de pequeno porte tenham mais confiabilidade nas informações geradas aos seus gestores, flexibilidade e informações em tempo real. A partir destas definições a gestão terá uma ferramenta importante em mãos para auxiliar nas tomadas de decisão. O estudo de caso foi a extensão e aplicação do aprendizado adquirido através das pesquisas bibliográficas para o final do estudo esteja clara a importância do sistema integrado do tipo ERP para as empresas de pequeno porte, na visão contábil.

17 Tratamentos dos dados Todo material recolhido foi submetido a uma triagem, para nortear o estudo, formando assim o plano da pesquisa. Após essa triagem o estudo apresenta a visão contábil a partir da implantação do sistema integrado ERP nas empresas de pequeno porte, mostrando a importância de uma ferramenta de gestão informatizada para planejamento e controle. Segundo Vergara (2005) essa etapa envolve a classificação e a organização de informações, verificação das relações existentes entre os dados coletados: pontos de convergências e divergências, tendências e regularidades. Sendo assim, nesse estudo foi analisado e interpretando a visão contábil a partir da implantação de um sistema integrado do tipo ERP, conforme delimitado na amostra, juntamente com as respostas obtidas através das entrevistas e questionários que serão aplicados, a fim de se verificar se o retorno que os gestores esperavam foi alcançado Limitação do estudo De acordo com Vergara (2005, p. 61) existem possibilidades e limitações, por isso, é recomendável antecipar às críticas ao estudo, explicitando quais as limitações que o método escolhido oferece, mas que, ainda assim, o justificam como o mais adequado aos propósitos da pesquisa. O estudo tem como limitação a incompatibilidade da empresa em relação ao programa utilizado ou até mesmo alteração na versão utilizada. 1.6 A organização do estudo

18 17 O primeiro capitulo, apresenta a introdução na qual é composta pelo tema, o problema, o objetivo do trabalho, justificativa, definição de termos, a metodologia e a organização do estudo, em seguida o segundo capítulo apresentando o referencial teórico no qual abrange a teoria sobre o tema proposto no estudo e o problema exposto, já apresentado por outros autores. O terceiro capítulo descreve sobre a caracterização da empresa estudada dando um breve histórico da empresa, descrição da parte operacional e ênfase na parte operacional onde foi desenvolvido o estudo, em seguida o quarto capítulo onde apresenta o desenvolvimento prático do estudo, o quinto capítulo a conclusão, apresentando a resposta ao problema colocado no primeiro capítulo. E o sexto e último capítulo, a referência, contendo todos os autores que foram citados ao longo do estudo.

19 18 2. REFERÊNCIAL TEÓRICO 2.1 Organizações A importância de se definir este conceito é devido ao fato da contabilidade sempre ser realizada no âmbito de uma organização. Figueiredo citado por Cruz (2003) afirma que: Organização envolve definição da estrutura administrativa para que as decisões estratégicas sejam implementadas. O propósito de toda estrutura organizacional é facilitar o fluxo das informações do e para o tomador de decisão (FIGUEIREDO apud CRUZ 2003, p. 55). A organização é a coordenação de diferentes atividades com a finalidade de efetuar transações planejadas no ambiente. Conforme Tadeu Cruz (2003), organização é toda associação, ou instituição, que tenha objetivos, formal ou informalmente, definidos. Em sentido geral organização é o modo como se organiza um sistema. É a forma escolhida para arranjar, dispor ou classificar objetos, documentos e informações (LACOMBE apud LAURINDO; ROTONDARO, 2006, p. 73) A organização pode ser ainda categorizada pelo seu tamanho, de acordo com um ou uma série de critérios, como o número de empregados, volume de negócios, etc. O presente estudo terá como foco as empresas de pequeno porte Empresas de Pequeno Porte Uma empresa de pequeno porte (EPP) é uma pessoa juridica com receita bruta anual entre 240 mil e 1,2 milhão de reais conforme o Ministério da Fazenda do Brasil (2009).

20 19 Para a LC nº 123/06, o enquadramento de EPP configura-se empresas de pequeno porte, o empresário, a pessoa jurídica, ou a ela equiparada, aufira, em cada ano-calendário, receita bruta superior a R$ ,00 (duzentos e quarenta mil reais) e igual ou inferior a R$ ,00 (dois milhões e quatrocentos mil reais). Conforme dispositivo legal, o enquadramento das empresas de pequeno porte depende de sua receita bruta. Esta receita bruta advém da venda de bens e serviços da operação da própria empresa, de empresa alheia, excluindo-se as vendas canceladas e os descontos incondicionais concedidos (art. 3º, 1º da LCnº 123/06). Para efeito de estudos e pesquisas, o Sebrae (2007) utiliza o critério de classificação de pequeno porte segundo o número de empregados da empresa, sendo: pequena empresa, na indústria e na construção civil de 20 a 99 empregados; e no comércio e serviços de 10 a 49 empregados. Essencialmente, para a individualização das Pequenas Empresas no Brasil, carece a elaboração de algumas análises iniciais em analogia ao seu posicionamento distinto na economia, de acordo com pesquisa do SEBRAE (2007), como: Não são empresas ditas organizadas, fogem da departamentalização ou segmentação de setores, assim, não servindo de base para comparação com grandes empresas, pois não se tratam de organizações grandes em miniatura; em geral, atuam no mercado de bens, produtos e serviços, com volatilidade de demanda; baixa dificuldade para entrar no mercado, porém, há forte concorrência entre as empresas, sejam grandes, médias, pequenas ou micro empresas; alta dificuldade de se manter "viva", onde grande parte das empresas encerram as atividades em menos de dois anos.

21 20 Estas pequenas organizações são bem vistas, pois promovem fortes modificações tecnológicas no mercado, porém, em contrapartida, sob a ótica clássica, incidem em custos excessivos para a economia como resultado de escalas de produção ineficientes (SEBRAE, 2007). Um das áreas que vem crescendo muito em uma empresa de pequeno porte é a contabilidade 2.2 Contabilidade A Contabilidade é a ciência que tem como objeto de estudo zelar pelo patrimônio das entidades. Mariom (2006) afirma que a contabilidade é a linguagem dos negócios, mede os resultados das empresas, avalia o desempenho dos negócios, dando diretrizes para tomadas de decisões. De acordo com Mariom (2006): A Contabilidade é um instrumento que fornece o máximo de informações úteis para a tomada de decisão dentro e fora da empresa. Ela é muito antiga e sempre existiu para auxiliar as pessoas a tomarem decisões (MARIOM, 2006, p. 27). Portanto, a Contabilidade é a ciência que estuda, interpreta e registra os fenômenos que afetam o patrimônio de uma entidade. Não se podem tomar decisões sobre produção, marketing, investimentos, financiamento, custos e outros, sem Contabilidade. Segundo Franco e Marra (2000): Hoje a contabilidade além da mensuração do patrimônio, é reconhecida como a principal ferramenta para transformar os fatos do dia a dia das empresas, em informações que auxiliam os gestores nas tomadas de decisões para o desenvolvimento das mesmas. A experiência e o feeling do administrador não são mais fatores decisivos no quadro atual; exige-se um elenco de informações reais, que norteiam tais decisões. E essas informações estão contidas nos relatórios elaborados pela Contabilidade (MARION, 2006, p. 24).

22 21 A contabilidade gera informações que devem propiciar aos seus usuários um alicerce seguro ás decisões, como desenvolvimento, oportunidades e riscos assim, obtendo uma compreensão da evolução e estado em que se encontra a Empresa. Estas informações proporcionam dados ocorridos na empresa, que possam causar impactos ou variações patrimoniais. Attie (2000) corrobora mencionando que a contabilidade é um instrumento de medição e avaliação do patrimônio e dos resultados pela gestão da administração da entidade. A contabilidade passa a ser um instrumento de gerenciamento, gerando aos seus usuários relatórios e análises de natureza econômica, financeira, física e de produtividade, de tal forma que as metas definidas no planejamento estratégico possam ser constantemente reavaliadas e, enfim, obtidas. De acordo com Attie (2000): O controle patrimonial é exercido em função dos atos acorridos que podem ser medidas em termos de valores. As operações da entidade são realizadas por documentos específicos, sejam eles de origem externa, quando emitidos por elementos externos á organização. Essa documentação transita em vários setores da organização e são encaminhados por em sistema que assegure o fluxo contábil e permite seu processamento pelo setor contábil. (ATTIE, 2000, p. 24). A informação contábil é uma ferramenta para a tomada de decisões, portanto, ela não deve ser vista apenas como necessária para o cumprimento de obrigações fiscais e determinações legais, mas o que é muito mais importante auxiliar os usuários na tomada de decisão. Ela deve ser notada como poderoso instrumento administrativo, capaz de controlar efetivamente todo o patrimônio da empresa e de fazer a diferença no mercado, hoje tão competitivo. As novas tecnologias de informação influenciaram muito o entendimento e a eficiência que a Contabilidade atingiu nos dias de hoje. 2.3 Tecnologias da Informação A Tecnologia da Informação é algo cada vez mais comum no dia-a-dia das empresas, o desenvolvimento das áreas tecnológicas, como a informática, a

23 22 logística e os recursos humanos, formaram na verdade uma união estratégica com a contabilidade e a tornaram ainda mais rápida, eficiente e eficaz no repasse das informações necessárias à tomada de decisão. O Contador passou a ser reconhecido como um profissional imprescindível no controle das informações que auxiliam a tomada de decisão. Segundo Tadeu Cruz (2003) Tecnologia da Informação (TI): É todo e qualquer dispositivo que tenha capacidade para tratar e ou processar dados e ou informações, tanto de forma sistêmica como esporádica, quer esteja aplicada no produto, quer esteja aplicada no processo (TADEU CRUZ, 2003, p. 26). Ser eficaz em Tecnologia da Informação significa utiliza-la para avançar, desenvolver o negócio da empresa, tornando-a mais competitiva. Um ponto importante para entender a ligação entre TI e negócios é a compreensão dos conceitos de eficiência e de eficácia, muito úteis para o entendimento do papel da Tecnologia da Informação nas empresas (LAURINDO; MAGGIOLINI apud LAURINDO; RORONDARO, 2006, p. 71). De maneira geral, eficiência significa fazer bem as coisas, enquanto que a eficácia significa fazer as coisas certas. A eficiência está associada ao uso dos recursos, enquanto a eficácia está associada com a satisfação de metas, objetivos e requisitos. Eficiência está relacionada com aspectos internos á atividade de Tecnologia da Informação e a adequada utilização dos recursos, enquanto que a eficácia confronta os resultados das aplicações de TI com os resultados no negócio da empresa e os possíveis impactos na sua operação e estrutura (LAURINDO; RORONDARO, apud. LAURINDO; MAGGIOLINI, 2006, P. 71). A visão da Tecnologia da Informação como estratégia competitiva tem se destacado e discutida, pois não só apóia as operações de negócio existentes, mas também permite que se viabilizem novas estratégias empresariais. De acordo com Porter e Millar citado por Souza; Saccol (2003), neste texto adota-se o conceito mais amplo de Tecnologia da Informação (TI), pois a TI deve ser entendida assim, (...) para abranger todas as informações que são criadas e utilizadas pelos negócios, assim como o grande espectro de tecnologias cada vez mais convergentes e interligadas, que processam essas informações. Além dos computadores, portanto, equipamentos de reconhecimento de dados,

24 23 tecnologias de comunicação, automação industrial e outros hardwares e serviços estão envolvidos (PORTER; MILLAR apud SOUZA; SACCOL, 2003, p. 63). Internamente nas empresas, a tecnologia da informação permite que as diversas áreas e processos das empresas sejam integrados e coordenados, pois nenhuma aplicação de Tecnologia da Informação, considerada isoladamente, por mais sofisticada que seja, pode manter uma vantagem competitiva. A tecnologia da informação traz para as empresas, a sua habilidade de aperfeiçoar a disponibilidade e qualidade das informações importantes para a empresa, seus clientes e fornecedores. Alguns autores, como Alter citado por Laurindo; Rotondaro (2006) fazem distinção entre Tecnologia da Informação e Sistemas de Informação, restringindo á primeira expressão apenas os aspectos técnicos, enquanto a segunda corresponderiam as questões relativas ao fluxo de trabalho, pessoas e informação envolvida. A Contabilidade pode ser considerada como sistema de informação destinado a prover seus usuários de dados para ajudá-los a tomar decisões Sistema de informações Sistema Segundo Cruz (2003), sistema é a disposição das partes de um todo, dentro de uma estrutura organizada, com a finalidade de executar tarefas. Já Albertão (2005), conceitua-se sistema como sendo um conjunto de elementos ou de componentes que interagem em busca de um só objetivo, uma necessidade ou em função de uma dada finalidade, visando atender á missão da empresa.