F.A. Consultoria e Treinamento

Transcrição

1 F.A. Consultoria e Treinamento Rua General Jardim, 618 cj São Paulo - SP Tel: (011) Fax: (011) Todos os direitos reservados. Nenhuma parte desta publicação poderá ser reproduzida, guardada por algum sistema de recuperação ou transmitida de qualquer modo ou por qualquer outro meio, seja este eletrônico, mecânico, de fotocópia, de gravação, ou outros, sem prévia autorização, por escrito, da F.A. Consultoria e Treinamento. Responsável: Fernando Andrade Redação e organização: Fabíola Luz

2

3 Índice Recursos automáticos - AutoTexto... 1 Recursos Automáticos - AutoCorreção... 3 Inibindo recursos automáticos... 4 Modelos prontos para usar... 5 Criando seus próprios modelos... 5 O formato Capitular... 7 Marca d água... 8 Estilos... 9 Usando estilos prontos Tecla de atalho para estilos Texto em colunas Quebra manual e automática de colunas Comentários Nota de rodapé Nota de fim Impressão de Comentários Corrigindo e excluindo comentários e notas Símbolos Tabelas irregulares Mesclar células Converter tabela em texto Modo de estrutura de tópicos Documento mestre e subdocumentos Local de gravação de arquivos Fonte padrão Gravação rápida AutoRecuperação Unidade de medida Ferramentas úteis Personalizando sua barra de ferramentas Realçando palavras Contagem de palavras Comparação de arquivos Interação com a Internet - Hyperlinks Hyperlink com Temas Sinônimo Hifenização... 34

4

5 Recursos automáticos - AutoTexto AutoTexto: O Word analisa o texto digitado e sugere o resto dele. Na figura ao lado, ele sugere janeiro quando você digita Jane. Vamos reproduzir o AutoTexto mostrado na figura acima? 1. Digite a seguinte frase: São Paulo, 07 de janeiro de Quando você estiver digitando jane (correspondente à palavra janeiro), o Word sugere o restante da palavra em uma caixa amarela (tal como na figura acima). 3. Pressione Enter. Pronto, o Word completou o mês para você. Além deste AutoTexto automático, o Word tem vários outros. Veja: 4. Clique no menu Inserir, AutoTexto, AutoTexto. 5. No quadro AutoCorreção que aparece, clique na ficha AutoTexto Para ver o que faz cada modelo AutoTexto pronto, clique sobre ele. 5 Dica: O quadro Visualização mostra um exemplo do AutoTexto selecionado. 7. Para apagar qualquer AutoTexto, assinale-o e clique em Excluir. 8. Para inserir qualquer outro AutoTexto, clique em Inserir. Dica FA Consultoria e Treinamento 1

6 Criando seu AutoTexto Você também pode criar seu próprio AutoTexto. Veja como: 1. Digite o seguinte texto e formate-o como o exemplo. SERVIÇO PÚBLICO FEDERAL MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO E DO DESPORTO FUNDAÇÃO UNIVERSIDADE FEDRAL DO RIO GRANDE GABINETE DO REITOR Rua Eng. Alfredo Huck, Rio Grande - RS - CEP.: MEMO. GAB. N.º 011/00 Rio Grande, 25 de Maio de Senhor Superintendente, De ordem do Magnífico Reitor, prof. Carlos Alberto Eiras Garcia, solicitamos a alteração do período de férias do servidor Mário Pereira Garcia de Moraes, para 10/06/2000 a 10/07/2000, por absoluta falta de serviço. Sem mais para o momento, colocamo-nos á disposição para quaisquer informações que se fizerem necessárias. 2. Selecione o texto. 3. Clique no menu Inserir, AutoTexto, Novo... Atenciosamente, Luciana Florentino Novo Chefe de Gabinete do Reitor 4. Forneça um nome para esse novo AutoTexto. No nosso caso serviço público. 5. Clique em OK. Vamos experimentar este AutoTexto novo que você acabou de criar? 6. Abra um arquivo novo e comece a digitar serviço público. Observe que depois de digitar as primeiras 4 letras, o AutoTexto já sugere o resto. Você só precisa aceitar. 7. Digite Enter para aceitar o AutoTexto. FA Consultoria e Treinamento 2

7 Recursos Automáticos - AutoCorreção AutoCorreção: O Word substitui a palavra digitada. Na figura ao lago, escrevemos (c) ele a corrige para. Vamos simular a AutoCorreção mostrada acima? 1. Escreva FA Consultoria e Treinamento (c). Você viu o que o Word fez? Tão logo você digitou o ), ele tratransformou (c) em. Esta é a AutoCorreção. O Word já vem com várias correções automáticas definidas. Mas você pode definir suas próprias. Veja: 2. Clique no menu Ferramentas, AutoCorreção O quadro de diálogos AutoCorreção, ficha AutoCorreção, mostra as correções automáticas que o Word faz. Vamos definir uma nova correção automática. 3. Escreva a palavra econ no campo Substituir No campo Por escreva economicamente. 5. Clique no botão Adicionar. 6. Caso queira excluir algum item do AutoCorreção, selecione-o e clique no botão Excluir. 7. Para fechar este quadro, clique em OK. 7 5 FA Consultoria e Treinamento 3

8 Inibindo recursos automáticos Muitas vezes o Word faz coisas que você não quer. Por exemplo, você já experimentou digitar uma série de ----? O Word transforma tudo em, mesmo sem você pedir. Isso acontece por causa do mesmo recurso de AutoCorreção que você viu na página anterior. Lá o AutoCorreção foi eficiente, mas no caso dos traços nem sempre isso é útil. Para resolver este problema, é só desabilitar as correções indesejadas. Vamos simular algumas. Hyperlink 2 1. Digite Observe que o Word automaticamente transforma o texto em link. Vamos desabilitar este recurso. 2. Clique no menu Ferramentas, AutoCorreção, guia AutoFormatação ao digitar Desative o item Internet e caminhos de rede por hyperlinks. Traços -- em sublinhado 4. Digite vários traços seguidos e pressione Enter. 5 Os traços viram um sublinhado. Vamos desativar essa opção. 5. Clique no menu Ferramentas, AutoCorreção, guia AutoFormatação Desative o item Caracteres de símbolo (--) por símbolo ( ) FA Consultoria e Treinamento 4

9 Modelos prontos para usar Modelo de fax contemporâneo: O Word possui alguns modelos prontos para usarmos e abusarmos. Você não precisa perder tempo com formatação! 1. Clique no menu Arquivo, Novo Clique na guia Cartas e faxes Escolha o modelo Fax contemporâneo. 4. Para terminar, pressione OK. Pronto, agora é só 4 preencher os campos do fax. Não se preocupe, pois tudo já esta formatado. Claro, se quiser, você pode alterar o texto e formação normalmente. 3 Verifique os demais modelos. O Word oferece até modelos de páginas de Web, cartas, memorandos, envelopes etc. Criando seus próprios modelos Além de usar os modelos oferecidos pelo Word, você também pode criar seus próprios modelos. O processo é muito simples, veja. 1. Digite o texto mostrado na próxima página e formate-o como necessário. FA Consultoria e Treinamento 5

10 São Paulo, XX de XXXXXXXXX de 20XX A/C: XXXXXXXXXXX Eu XXXXXXXX XXXXXXX XXXXXX, portador do RG: , autorizo a retirada do material XXXXXXXXX XXXXXXXXXX, do departamento de almoxarifado. Quantidade: XXXX Nota Fiscal: XXXXXXXXX Descrição: XXXXXXXXXXXX XXXX XXXXXXXXX XXXXXX XXXXX XXX XXXXX XXXXXXXX XXXX XXXXXXX Atenciosamente, Fernando Andrade Diretor Vamos transformar este arquivo em modelo Word. 2. Clique no menu Arquivo, Salvar como Digite Declaração para o nome do arquivo. 4. Na opção Salvar como tipo coloque selecione Modelo do documento. 5. Clique em Salvar. 3 4 Dica: Para usar este novo modelo, clique no menu Arquivo, Novo... Você vê uma lista com todos os modelos existentes, inclusive este recémcriado. Basta selecioná-lo. Importante: Todo arquivo modelo tem extensão.dot, diferente dos arquivos normais do Word, que têm a extensão.doc. Assim o nome completo do modelo que acabamos de criar é declaração.dot. Curiosidade: A folha em branco que aparece no início do Word também é um modelo. Seu nome é normal.dot. FA Consultoria e Treinamento 6

11 O formato Capitular Capitular: Letra maior, destacando-se das demais. Muito usada em livros, jornais e revistas. 1. Selecione a letra que você quer transformar em capitular. 2. Clique no menu Formatar, Capitular. 3 Aparece um quadro com algumas opções diferentes de capitular. Você deve escolher a mais adequada. 3. Clique no quadro Capitular, uma das opções. Dica 1 Dica 2 4. Clique em OK. 4 Dica 1: Você pode controlar a altura da letra mudando o valor em Altura da letra. Dica 2: Você também pode definir outro posicionamento do capitular em relação ao texto na caixa Distância do texto. FA Consultoria e Treinamento 7

12 Marca d água Marca d água: Figura/clip-art com efeito semi-transparente atrás do texto. 1. Clique em Inserir, Figura, Clip-art Escolha um desenho de sua preferência. 3. Clique sobre, opção Inserir clipe. Como transformar uma figura ou clip-art em marca d água? 4. Agora que o clipe apareceu em sua folha, deixe-o do tamanho de sua preferência. 3 Temos um problema: a figura está na frente do texto, é preciso colocá-la atrás. A solução é simples. Se sua figura estiver selecionada, uma barra de ferramentas está visível na tela. É com ela que vamos resolver o problema. 5. Clique em Disposição do texto Escolha a opção Atrás do texto. Falta mudar a figura para marca d água Clique no botão Controle da imagem. 8. Selecione a opção Marca d água. contraste Dica: Se sua marca d água estiver muito apagada ou muito forte, você poderá aumentar e diminuir brilho e contraste nos botões apropriados na barra Figura. brilho FA Consultoria e Treinamento 8

13 Estilos Estilo: Nome atribuído a um conjunto de formatos: fonte, cor, bordas, alinhamento etc. Podemos usar o mesmo estilo em outros parágrafos Para criar um estilo, basta formatar primeiro um parágrafo e depois atribuir um nome a esta formatação. Vamos ao passo-a-passo. 1. Digite a frase: FA Consultoria e Treinamento. 2. Formate-o com uma cor azul, negrito, com uma borda em volta da frase. Agora vamos gravar este estilo para usá-lo em outras frases. É fácil. 3. Selecione a frase. 4. Clique no menu Formatar, Estilo Clique em Novo Vamos nomear este estilo. Sugestão: título com borda Podemos repetir o estilo de um parágrafo no parágrafo seguinte (caso de parágrafos numerados). Ou você pode querer que o parágrafo seguinte seja normal, sem formatação (caso de um título, formatado, mas o texto a seguir deve vir sem formato) Deixe o Estilo para o parágrafo seguinte como Normal. 8. Clique em OK. 8 FA Consultoria e Treinamento 9

14 9. No quadro Estilo que aparece novamente, clique em Aplicar. Vamos testar este recém-criado? 10. Escreva a frase Excelência em educação. 11. Selecione a frase, clique no botão Estilo na barra de ferramentas e escolha título com borda. Observe que a nova frase ficou com o formato da frase anterior, e de uma maneira rápida. 11 Mas e se quisermos modificar o nosso estilo? 12. Selecione a frase FA Consultoria. 13. Clique no menu Formatar, Estilo Clique no botão Modificar... Aparecerá a janela de estilos. Repare que na parte inferior existe um botão Formatar, que permite fazermos as alterações necessárias Clique no botão Formatar, Fonte. 16. Coloque fonte Arial Black Clique em OK e depois em Aplicar. Pronto! Daqui para frente sempre que você utilizar este estilo ele estará com essa nova formatação. Dica: Procure verificar as outras opções do botão Formatar, você verá que temos muitas opções. FA Consultoria e Treinamento 10

15 Usando estilos prontos Estilos prontos: Estilos já oferecidos pelo Word, com sugestão de formatos úteis que você pode escolher para seu texto. Vamos usar um dos estilos que vem com o Word? 1. Escreva a frase Excelência em educação. 2. Selecione-a e clique no botão Estilos Escolha o estilo Título 1. 3 Veja! O formato de sua frase mudou rapidamente, certo? Dica: Experimente testar os outros estilos prontos. FA Consultoria e Treinamento 11

16 Tecla de atalho para estilos Em vez de escolher um estilo a partir de uma lista de estilos, você pode associar uma tecla de atalho a ele. Assim, sempre que quiser usá-lo, é só aperta a tecla de atalho. Para ver como fazer isso, vamos criar mais um estilo novo e associá-lo a uma tecla de atalho. 1. Escreva a frase Word editor de texto. Formate-a de vermelho e negrito, tamanho Selecione a frase e clique no menu Formatar, Estilos 3. Clique no botão Novo Atribua o nome Word ao estilo. Vamos definir agora a tecla de atalho 5. Clique no botão Tecla de atalho No quadro Personalizar teclado que aparece, clique na caixa Pressione nova tecla de atalho 7. Pressione no teclado Shift-Ctrl-W (ao mesmo tempo). 8. Clique em Atribuir. Pronto! O estilo usará a nova tecla de atalho. Dica: Ao definir teclas de atalho, não use letras que o Word já 7 utiliza para suas próprias teclas (N de negrito, por exemplo). Procure também usar letras significativas. No exemplo acima usamos W para o estilo Word. Fica fácil lembrar, não fica? 8 FA Consultoria e Treinamento 12

17 Texto em colunas Texto em colunas: Seu texto pode ser formatado em duas ou mais colunas. Esta formatação muitas vezes pode facilitar a leitura do texto. Vamos formatar um texto como este acima? 1. Digite o título e formate-o como desejado. 2. Pressione Enter algumas vezes para posicionar o cursor no ponto onde você começará o texto em colunas. 3. Escolha os comandos Formatar, Colunas No quadro Colunas que aparece, escolha Duas para definir o número de colunas. Dica 5. Indique Colunas de mesma largura. 5 Importante: A linha de 6 título foi feita enquanto não havia colunas definidas. Você precisa informar o Word que a formatação em colunas deve ser feita deste ponto em diante. 6. Na caixa Aplicar selecione a opção Deste ponto em diante. 7. Para terminar, pressione OK. Pronto, agora é só digitar o texto. E não se preocupe com a mudança de coluna: ao chegar ao fim da página, o Word muda automaticamente da primeira coluna para a segunda. Dica: Se quiser mostrar uma linha entre as colunas, assinale Linha entre colunas no quadro Colunas. FA Consultoria e Treinamento 13

18 Quebra manual e automática de colunas Vamos entender o que é quebra de coluna. 1. Com um texto já em colunas clique no ícone Mostrar/ocultar. Veja na figura ao lado, o Word insere um código Quebra de coluna para que o texto passe de uma coluna para outra. Vamos inserir então uma nova quebra de coluna. 2. Clique em algum ponto do texto que você queira mudar para outra coluna. 3. Clique no menu Inserir, Quebra Como estamos trabalhando com colunas, clique no item Quebra de coluna. 5. Clique em OK. Pronto! A coluna atual foi quebrada. A partir daí o texto passou para a próxima coluna. Você acabou de fazer uma quebra de coluna manual. Dica 1: Um jeito mais rápido de obter uma quebra de coluna manual é apertando as teclas de atalho Ctrl-Enter. Dica 2: Além da quebra de página manual, o Word também trabalha com quebras de páginas automáticas. A quebra automática acontece quando você chega ao final de uma coluna e o Word vai automaticamente para o início de uma nova coluna. FA Consultoria e Treinamento 14

19 Comentários Vamos inserir um comentário no documento. 1. Digite o texto abaixo usando os recursos necessários. Comentário: Texto oculto associado a qualquer parte de seu documento. Quando você passar o mouse sobre esta parte, o Word exibe tal texto. Tabela promocional Assinatura Valor (R$) Bimestral 5,00 Semestral 14,00 Anual 25,00 Dica: A melhor forma de digitar o texto acima é usando o recurso de tabulação do Word, que você já conhece! 2. Selecione a palavra promocional. 3. Clique no menu Inserir, Comentário. Aparecerá uma janela na parte inferior da tela, onde você pode digitar o comentário. 4. Escreva Promoção por tempo limitado. 5. Clique no botão Fechar desta janela Para testar, passe o mouse sobre a palavra promocional. O Word exibe uma caixa amarela com o comentário que você digitou. FA Consultoria e Treinamento 15

20 Nota de rodapé Nota de rodapé: Geralmente usada como uma explicação sobre uma determinada palavra no texto. O Word indica a nota com um número ao lado da palavra (veja figura) e normalmente coloca a nota em si no final da página. Vamos usar uma nota de rodapé. 1. Abra um arquivo com um texto qualquer. Usaremos neste exemplo um arquivo que contém o texto mostrado na figura acima. 2. Localize a palavra pleiteado e selecione-a. 3. Clique no menu Inserir, Notas... Aparecerá a janela ao lado Ative a opção Nota de rodapé 5. Deixe o Word numerar as notas automaticamente. Mantenha a AutoNumeração ativada Clique em OK. Na janela que se abre na parte inferior da página, digite o texto da nota. 7. Escreva: Disputado. 7 Pronto! Ao lado da palavra pleiteado apareceu um número 1 e no rodapé da página a palavra Disputado. Neste caso estamos querendo dizer que pleiteado é o mesmo que disputado. Dica: Esta nota também aparece na folha impressa. FA Consultoria e Treinamento 16

21 Nota de fim Da mesma forma que fizemos a nota de rodapé faremos nossa nota de fim. A única diferença: a nota aparecerá somente no final do documento. 1. Deixe o cursor logo após a palavra que terá a nota. 2. Clique no menu Inserir, Notas Ative a opção Nota de fim 3 Veja! A AutoNumeração mudou. Veja 4. Clique no botão Opções No quadro Opções de notas, defina a posição da nota: no final do documento Mude o Formato do número para 1,2, Certifique-se de que as notas serão iniciadas em Deixe a Numeração como Contínua Clique em OK. Comentário: Embora a nota apareça no final do documento, você pode vêla na própria página onde ela foi definida. Basta passar o mouse sobre a palavra para exibir o texto da nota. FA Consultoria e Treinamento 17

22 Impressão de Comentários Sim! Podemos imprimir um comentário. Veja. 1. Clique no menu Arquivo, Imprimir 2. Clique no botão Opções. 3. Ative o item Comentários no novo quadro Imprimir que aparece. 4. Clique em OK. 2 3 Agora é só imprimir. Seu comentário aparecerá em uma folha separada. FA Consultoria e Treinamento 18

23 Corrigindo e excluindo comentários e notas Corrigir comentários e notas também é bem simples. 1. Lembra-se da última nota que fizemos? Na mesma folha que ela se encontra, clique no menu Exibir, Notas. 2. Pronto! O Word mostra a nota de rodapé ou de fim, para que você faça as alterações necessárias. Para corrigira comentários o procedimento é o mesmo Abra um arquivo com comentários e escolha Exibir, Comentários. 4. Pronto! Faça as alterações necessárias. Dica: O Word tem uma barra de ferramentas exclusiva para o trabalho com notas e comentários. Provavelmente ela até está em sua tecla. Use-a, ela é muito intuitiva e de fácil manuseio. Você também pode excluir um comentário, se quiser. 5. Selecione a palavra que contém o comentário. 6. Clique no botão Excluir comentário, na barra de ferramentas que apareceu para você (na parte inferior da tela). Dica 1: Veja também como funcionam os botões de Comentário anterior, Próximo comentário. FA Consultoria e Treinamento 19

24 Símbolos Inserir um símbolo é muito simples. Símbolos: Caracteres especiais que podem ser colocados no texto. No exemplo ao lado foi colocado um avião 1. Escreva a seguinte frase: Agência de Viagens AeroTur. 2. Coloque o cursor após AeroTur, onde teremos o símbolo de avião. 3. Clique no menu Inserir, Símbolos Selecione a fonte Wingdings. 5. Escolha o símbolo do avião. 4 5 Dica: O símbolo no quadro está muito pequeno? Selecione-o com o mouse para aumentá-lo. 6. Clique no botão Inserir. O Word tem caracteres especiais, prontos para uso, associados a teclas de atalho Clique novamente no menu Inserir, Símbolo. 8. Clique na ficha Caracteres especiais. Dica 1 Dica 2 Pronto! Escolha o símbolo desejado e o insira. Ou, se preferir, memorize as teclas de atalho para os símbolos que você usa mais freqüentemente e os insira pressionando estas teclas. Dica 1: Você pode adicionar símbolos através de AutoCorreção. Dica 2: Você pode associar qualquer símbolo a uma tecla de atalho. Clique em Tecla de atalho no quadro Símbolo. Experimente! FA Consultoria e Treinamento 20

25 Tabelas irregulares Tabelas irregulares: O Word não se limita a fazer tabelas uniformes. Com ele, você pode fazer tabelas as mais diferentes possíveis. Vamos construir uma tabela como a do exemplo ao lado? Um recurso muito útil para a construção de tabelas é a barra de ferramentas Tabelas e bordas. Com ela você poderá construir tabelas assimétricas (como a tabela a cima), com velocidade e flexibilidade. 1. Clique no menu Exibir, barra de ferramentas, Tabelas e bordas. 2. Clique no botão Desenhar tabela. 3. Desenhe a caixa externa da tabela. 4. Desenhe uma linha que separará o título do corpo da tabela. 5. Agora desenharemos a segunda coluna (vertical). 6. Selecione o espaço interno da tabela Vamos dividir este espaço interno em duas colunas e três linhas. Clique no botão Dividir células. 7 Comentário: Você poderia continuar usando aqui a ferramenta Desenhar tabela para a divisão deste espaço interno em duas colunas e três linhas. Entretanto, neste caso é mais rápido e prático aproveitar as facilidades do botão Dividir células. FA Consultoria e Treinamento 21

26 8. Selecione a última linha da última coluna e a divida em duas partes. 9. Pronto! Agora é só escrever os dados dentro de suas respectivas células Para deixar a palavra Local na vertical, clique no botão Alterar a direção do texto. 11. Para deixar tudo centralizado e alinhado dentro de suas respectivas células, clique no botão Centralizar. Dica 1: Há várias opções de centralização e demais alinhamentos. Experimente, veja aquela que mais preenche suas necessidades. Dica 2: Sempre que quiser apagar uma célula, linha ou coluna, use o botão Borracha. É só passar a borracha em cima do traço que você quiser apagar. Mesclar células Não devemos deixar passar em branco também um botão de muita utilidade. É o Mesclar células. Vamos ver como ele funciona? 1. Insira uma tabela de duas colunas e duas linhas. 2. Na primeira célula escreva Título e na segunda linha escreva Texto. 3. Selecione a primeira linha e clique no botão Mesclar células e depois centralize a palavra. As duas células viraram uma só. Dica: Você também pode apagar a divisão entre as células para juntá-las. É só usar o botão Borracha que você viu antes nesta apostila. 11 FA Consultoria e Treinamento 22

27 Converter tabela em texto Tabela em texto: O Word converte facilmente tabelas em texto. Vamos experimentar? 1. Selecione a última tabela que fizemos. 2. Clique no menu Tabela, Converter, Tabela em texto. Quando transformadas em texto, as células precisam ficar separadas umas das outras. O Word pode separá-las com ponto-e-vírgula, tabulações, marcas de parágrafo ou qualquer outro caracter que você definir. 3. Escolha a opção Marcas de parágrafo. 4. Pronto! Clique em OK para iniciar a transformação. 3 Dica: Se você tiver um texto separado por tabulação, por exemplo, é possível convertê-lo em tabela. É o processo contrário a esse que você acabou de ver. Experimente converter um texto em tabela. FA Consultoria e Treinamento 23

28 Modo de estrutura de tópicos Estrutura de tópicos: Um texto formatado com vários títulos e subtítulos pode ser exibido na forma estrutura de tópicos. Neste modo você pode ver apenas os títulos, sem o texto corrido. Você também pode ver títulos e subtítulos, ainda sem o texto corrido. Ou, se quiser, você pode ver todo o texto. Vamos simular o exemplo ao lado? 1. Digite as frases ao lado, sem se preocupar com formatação ainda! 2. Clique no menu Exibir, Estrutura de tópicos. Você entra em um novo modo de visualização do Word. Uma nova barra de ferramentas aparece. 3. Selecione Título 1 e clique no botão Elevar nível do tópico. Ele automaticamente assume o estilo Título Selecione o primeiro subtítulo e clique no botão Rebaixar nível do tópico. Ele automaticamente assume o estilo Título 2, um nível abaixo do estilo Título 1. Mas esta ainda não é a grande vantagem do modo estrutura de tópicos. Veja. 5. Você pode deixar visível apenas os títulos e ocultar o resto do texto. Clique no botão Nível Se quiser voltar a ver todo o texto, clique em No exemplo mostrado nesta página temos apenas dois níveis, 1 e 2. Em documentos maiores você pode trabalhar com vários níveis. Experimente abrir outros níveis em seu texto. Aproveite e teste os demais botões da barra de ferramentas Modo de estrutura de tópicos. FA Consultoria e Treinamento 24

29 Documento mestre e subdocumentos Quem trabalha com um arquivo grande pode preferir dividi-lo em vários arquivos menores. O Word pode trabalhar com eles separadamente (são os subdocumentos) ou todos juntos (em um documento mestre). Subdocumento 1 Subdocumento 2 A figura acima mostra um documento mestre com dois subdocumentos. Vamos criar um igual? 1. Escolha os comandos Exibir, Estrutura de tópicos para acessar este modo de visualização. 2. Para inserir o primeiro subdocumento, clique no botão Inserir subdocumento. 3. Aparece uma tela para você escolher o arquivo a ser inserido. Escolha o arquivo adequado. 4. Repita estes dois passos para inserir outros arquivos. 5. Para salvar o novo arquivo mestre, escolha Arquivo, Salvar. A grande vantagem é que salvando um documento mestre você salva não só este documento, mas também todos os subdocumentos. Mais tarde, se quiser, você pode abrir e trabalhar com cada subdocumento individualmente. FA Consultoria e Treinamento 25

30 Local de gravação de arquivos Pasta padrão de gravação de arquivos Local de gravação de arquivos: Sempre que você tenta salvar ou abrir um arquivo, o Word sugere uma mesma pasta (Meus documentos na figura ao lado). É possível mudar esta pasta padrão. Definir uma nova pasta padrão para gravação de arquivos é muito simples: 1. Clique no menu Ferramentas, Opções. 2. Clique na guia Arquivo. 3. Selecione o tópico Documentos na lista Tipos de arquivo. Veja que é aí que o Word define a pasta padrão de gravação. 4. Clique no botão Modificar. 5. Escolha a nova pasta onde serão gravados os documentos daqui pra frente. 6. Clique em OK Dica: Faça um teste, digite um texto e salve-o. Você verá que logo de início o Word sugere a nova pasta padrão definida. E o melhor é que você faz esta definição uma única vez. O Word sempre se lembrará dela. FA Consultoria e Treinamento 26

31 Fonte padrão Fonte padrão: Toda vez que você abre um arquivo novo, a fonte é sempre a mesma. Se você sempre muda esta fonte, é melhor trocá-la para uma mais adequada ao seu trabalho. 1. Para mudar a fonte padrão, escolha Formatar, fonte. 2. Clique na fonte desejada Clique no botão Padrão... O Word confirma se você quer mudar o padrão. 4. Responda Sim. 4 Agora todos os textos digitados terão a nova fonte. Mas, atenção, os arquivos já digitados não mudam. 3 Gravação rápida Gravação rápida: É muito recomendável salvar seu arquivo sempre durante uma digitação. Mas se ele for muito grande, isto pode ser um pouco demorado. Se você habilitar o recurso de gravação rápida, o Word grava apenas o que for novo, e o processo fica muito mais rápido. 1. Clique no menu Ferramentas, Opções Clique na guia Salvar. 3. Agora basta ativar o item Permitir gravação rápida. 4. Clique em OK. Dica; Se você for levar seu arquivo para outro computador, grave-o uma vez sem este recurso ativado. 3 2 FA Consultoria e Treinamento 27

32 AutoRecuperação AutoRecuperação: Se seu micro travar, você pode perder todo o seu texto, principalmente se você ainda não tiver gravado nada. O Word pode gravar seu arquivo automaticamente, assim você pode recuperar seu texto se o micro travar. 1. Para permitirmos uma AutoRecuperação, clique no menu Ferramentas Clique na guia Salvar. 3. Indique de quanto em quanto tempo o Word deve gravar seu arquivo em Salvar info. de AutoRecuperação a cada x minutos Clique em OK. Unidade de medida Unidade de medida: O Word pode trabalhar com várias unidade de medidas. Você pode padronizar a unidade mais comum para seu trabalho (provavelmente centímetros). 1. Clique no menu Ferramentas, guia Geral. 2. Na seção Unidade de medida, indique sua preferência. 2 FA Consultoria e Treinamento 28

33 Ferramentas úteis O Word apresenta várias ferramentas que auxiliam muito o trabalho diário. Régua: Facilita o trabalho com tabulação, parágrafos e posicionamento de AutoFormas. Para exibi-la, clique em Exibir, Régua. Tela inteira: Clique em Exibir, Tela inteira. Data e hora: Exiba a data e a hora em seu texto rapidamente. Clique em Inserir, Data e hora... No quadro que aparece, escolha um formato de data adequado e clique em OK. Dica: Se você quiser que a data se altere automaticamente, basta ativar a caixa Atualizar automaticamente. Personalizando sua barra de ferramentas As barras de botões do Word são bem úteis. Mas você pode querer eliminar alguns botões desnecessários, ou até incluir outros botões mais úteis. 1. Clique no menu Exibir, Barras de ferramentas, Personalizar Clique na guia Comandos Selecione a categoria desejada à esquerda no quadro. Por exemplo, se você quer botões que formatem o texto, escolha a categoria Formatação Identifique o botão desejado no lado direito do quadro e arrasteo até a barra de ferramentas que irá abrigar o novo botão. Dica: Para retirar faça o mesmo processo, mas para tal arraste o botão para dentro da janela. Como se fosse uma operação inversa. FA Consultoria e Treinamento 29

34 Realçando palavras Realce: Lembra-se das canetas marca texto? Pois temos uma aqui, e com várias cores. 1. Digite o seu nome completo. 2. Agora selecione o seu primeiro nome Clique no botão Realce. 4. Escolha a cor de sua preferência. Dica: Para retirar o realce, selecione a palavra e clique na opção Nenhum que fica acima das cores do realce. Contagem de palavras Às vezes você precisa contar as palavras de seu texto. Deixe o Word contar! 1. Com um texto na tela, clique no menu Ferramentas, Contar palavras... Veja! Aparece um quadro com várias informações sobre o texto: páginas, palavras, linhas. FA Consultoria e Treinamento 30

35 Comparação de arquivos É muito comum várias pessoas trabalharem em um mesmo arquivo. Se outra pessoa mexer em seu arquivo, gravá-lo com outro nome e enviá-lo de volta, como saber o que foi modificado? O Word pode comparar estes dois documentos. 1. Digite o texto seguinte: Sem medo de ser piegas, a campanha de Lula à Presidência explorou o desejo comum de ser feliz, pretensão maior e mais óbvia de qualquer um. Com a vitória, entram em pauta o otimismo e os alertas para o risco de frustração coletiva. Suponha que as promessas feitas sejam realizáveis e que, em quatro anos, o crescimento do país dê um salto: qual será o efeito disso sobre a 'felicidade interna bruta'? 2. Salve o texto com o nome de Piegas. 3. Vamos fazer algumas alterações. Troque a palavra quatro para cinco. 4. Salve como Piegas 2. Agora vamos comparar os dois, como se você fosse uma terceira pessoa consultando este arquivo. O Word irá destacar o que foi alterado nos documentos Clique no menu Ferramentas, Controlar alterações, Comparar documentos Se estiver com o Piegas 2 na tela, você poderá compará-lo com o Piegas, o primeiro arquivo a ser salvo. Repare! Ele destaca o que foi mudado: a palavra fica sublinhada e em vermelho. Fica fácil ver todas as alterações, não fica? FA Consultoria e Treinamento 31

36 Interação com a Internet - Hyperlinks Hyperlink: Relaciona uma palavra ou conjunto de palavras a uma site na Internet. Também associar uma palavra a um arquivo em seu computador. Vamos criar um link para abrir uma página na Internet? 1. Na maioria das vezes basta escrever o endereço e logo ele se tornará um link. Digite por exemplo Viu! Bastou digitar para o link aparecer automaticamente.vamos agora criar um link (hyperlink) para abrir o arquivo Declaração (ou outro qualquer que você tenha em seu computador). 2. Escreva a frase Clique aqui para abrir o arquivo Declaração. 3. Selecione a frase toda. 4. Clique no botão Inserir hyperlink. 5. No quadro Inserir hyperlink vamos indicar qual o arquivo será usado: clique no botão Arquivo No quadro Vincular ao arquivo clique duas vezes sobre o arquivo Declaração. Dica Repare que todo o caminho (drive, pasta e subpasta) foi registrado no hyperlink Clique em OK. Dica: Veja o quadro Inserir hyperlink. O Word oferece várias sugestões para hyperlinks, reunidas em três grupos: Arquivos recentes, Páginas navegadas, Links inseridos. FA Consultoria e Treinamento 32

37 Hyperlink com Assim como um hyperlink pode ser feito com um site ou um arquivo, você também pode associá-lo a um Selecione a palavra que terá um endereço de associado. 2. Clique no botão Hyperlink No quadro Inserir hyperlink clique na opção Endereço de correio eletrônico Preencha corretamente os campos e pronto! Temas Temas: São modelos de telas prontas para o uso, inclusive com hyperlinks. Você só precisa depois digitar o texto nos lugares indicados. Ele sairá formatado e pronto para a impressão. Vamos experimentar? 1. Clique no menu Formatar, Temas... Aparece uma janela com os vários temas disponíveis. 2. Escolha um de sua preferência Dica: Você pode definir o tema escolhido como padrão. Assim todo novo arquivo começa com este tema. 3. Clique em OK. Pronto! Experimente escrever o texto e ver o resultado. Você vai gostar! FA Consultoria e Treinamento 33

38 Sinônimo Você está usando sempre a mesma palavra em um texto? Deixe o Word encontrar um sinônimo para ela. 1. Escreva a palavra favoritos. 2. Selecione-a. 3. Clique no menu Ferramentas, Idioma, Dicionário de sinônimos... Aparece uma lista de sinônimos Escolha o sinônimo mais adequado. 5. Clique no botão Substituir. Pronto! Palavra trocada. Hifenização Nenhuma parte desta publicação poderá ser reproduzida sem prévia autorização, por escrito, da F.A. Consultoria e Treinamento. Nenhuma parte desta publicação poderá ser reproduzida sem prévia autorização, por escrito, da F.A. Consultoria e Treinamento. Hifenização: O Word pode separar sílabas. Um texto hifenizado ocupa muito menos espaço na folha impressa. Quem lê tem a sensação de um texto menor. Vamos habilitar a hifenização de seu texto. 1. Clique no menu Ferramentas, Idioma, hifenização Clique na opção Hifenizar o documento automaticamente Clique em OK. FA Consultoria e Treinamento 34