Notas de orientação 9: Sugestão de checklist para estabelecer o escopo do Relatório da EITI

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1 Notas de orientação 9 3 de julho de 2015 Estas notas de orientação foram produzidas pela Secretaria Internacional da EITI para ajudar os países implementadores a publicarem dados eletrônicos do Relatório da EITI de acordo com o Padrão da EITI. Perguntas sobre estas notas podem ser direcionadas à Secretaria Internacional da EITI. Notas de orientação 9: Sugestão de checklist para estabelecer o escopo do Relatório da EITI 1. Introdução Para que sejam úteis, os Relatórios da EITI devem incluir informações atualizadas, abrangentes, confiáveis e compreensíveis, que abordem ou identifiquem os desafios de governança no setor extrativo de um país. O Padrão da EITI estabelece requisitos mínimos e recomendações para os Relatórios da EITI, e o plano de trabalho da EITI nacional delineia os objetivos do grupo composto pelas diversas partes envolvidas em relação à implementação da EITI. Definir o escopo ajuda o grupo composto pelas diversas partes envolvidas a identificar as disposições do Padrão da EITI que são aplicáveis ao seu país, bem como os aspectos incentivados que pretendem incluir no seu relatório e as questões relevantes que, embora não façam parte do Relatório da EITI, devem ser abordadas pelo Relatório. 1 Vários países estão cada vez mais explorando oportunidades de incorporar o Relatório da EITI em seus sistemas de governo. Isso significa que, ao invés de tornarem os dados transparentes por meio de um Relatório da EITI, os dados da EITI são disponibilizados na fonte; por exemplo, em sites governamentais, cadastros online licenciados e relatórios anuais. Outro importante objetivo da definição do escopo antes da produção do Relatório da EITI é, portanto, ajudar o grupo composto pelas diversas partes envolvidas (MSG) a explorar oportunidades para integrar as divulgações da EITI em sistemas governamentais e empresariais. Especificamente, a definição do escopo ajuda o MSG a (i) identificar se as informações que precisam ser divulgadas sob a EITI, segundo o Padrão da EITI e o plano de trabalho do grupo composto pelas diversas partes envolvidas, já estão publicamente disponíveis; (ii) identificar possíveis lacunas ou deficiências em termos de informações disponíveis; e (iii) abordar as melhorias necessárias para lidar com essas lacunas. Portanto, o estudo de escopo serve como uma avaliação de base das lacunas e oportunidades nos sistemas de relatório governamentais já existentes. Essa avaliação ajuda o grupo composto pelas diversas partes envolvidas a determinar os dados que podem ser simplesmente extraídos das 1 Exemplos inovadores e melhores práticas encontram-se disponíveis junto ao seu Gerente Nacional na Secretaria Internacional. Endereço EITI International Secretariat, Ruseløkkveien 26, 0251 Oslo, Noruega 1

2 fontes disponíveis e os dados que precisam ser coletados por um Administrador Independente. Também orienta o grupo composto pelas diversas partes envolvidas a determinar se o Relatório da EITI deve incluir um link para outras fontes de informações, tais como, por exemplo, um cadastro, ou a divulgação completa ou parcial das informações. Por fim, um dos desafios mais comuns da implementação da EITI até agora tem sido garantir que o Relatório da EITI ofereça um relato abrangente de pagamentos e receitas, bem como do arcabouço legal, licenças, produção e alocação de receitas. Uma preocupação associada é demonstrar que os números no Relatório da EITI são confiáveis, ou seja, baseados em um processo de garantia credível que aplica padrões internacionais. Essas questões são muitas vezes obstáculos para alcançar a conformidade com o Padrão. O estudo de escopo ajuda o grupo composto pelas diversas partes envolvidas a assegurar que as informações, os fluxos de receita e as entidades relatoras exigidos são abrangidos pelo Relatório e que os dados publicados são confiáveis. Estas notas sugerem uma checklist com questões que o grupo composto pelas diversas partes envolvidas pode considerar na realização do seu trabalho de escopo. Deve-se lembrar que esta lista não é completa e aconselha-se que o grupo composto pelas diversas partes envolvidas consulte o Padrão da EITI como material de referência definitivo em relação aos requisitos da EITI. Para que o relatório seja pontual, recomenda-se que o grupo composto pelas diversas partes envolvidas inicie a avaliação de escopo imediatamente após o término do ano fiscal contemplado pelo Relatório da EITI. 2. Contexto O objetivo do estudo de escopo é identificar aquilo que o Relatório da EITI deve abranger para contribuir para o diálogo público, facilitar reformas governamentais e satisfazer os requisitos do Padrão da EITI. A determinação do escopo estabelece a base para a produção de um Relatório da EITI que seja atualizado, abrangente, confiável e compreensível. Normalmente, esse processo envolve a consideração de questões como o período fiscal a ser abordado, as informações contextuais que devem fazer parte do Relatório da EITI, a revisão dos tipos de garantias necessárias para assegurar que os dados enviados pelas entidades relatoras sejam credíveis, a determinação dos fluxos de receita dos setores de petróleo, gás e mineração que são significativos e, consequentemente, das empresas e entidades governamentais para as quais a divulgação dos dados será compulsória. É uma oportunidade para o grupo composto pelas diversas partes envolvidas considerar a viabilidade de estender o escopo do Relatório da EITI para além dos requisitos mínimos para, dessa forma, lidar com os objetivos estabelecidos no plano de trabalho da EITI. Em alguns casos, o estudo de escopo investiga certas questões ou desafios mais detalhadamente com o intuito de identificar opções ou soluções a serem consideradas pelo grupo composto pelas diversas partes envolvidas. Os países implementadores da EITI devem considerar questões de escopo no desenvolvimento e revisão dos seus planos de trabalho (Requisito da EITI 1.4-c-ii). As considerações de escopo iniciais são particularmente importantes para os países candidatos da EITI, que precisam publicar o seu Endereço EITI International Secretariat, Ruseløkkveien 26, 0251 Oslo, Noruega 2

3 primeiro Relatório da EITI dentro de 18 meses a partir da obtenção do status de candidato. Um número cada vez maior de países conduz estudos de escopo para esse fim. Os países implementadores que já produziram um ou vários Relatórios da EITI também precisam revisar regularmente o escopo do Relatório da EITI para refletir mudanças nos objetivos do plano de trabalho, na estrutura da indústria, nos regimes tributários e nas flutuações de receita. É comum revisar o escopo do Relatório anualmente, no início de cada ciclo de relatório. O grupo composto pelas diversas partes envolvidas deve revisar anualmente, no mínimo, i) o limite de materialidade e os fluxos de receita e entidades relatoras a serem incluídos; ii) as práticas atuais de auditoria e as garantias exigidas das entidades relatoras; iii) se os objetivos do plano de trabalho estão refletidos no escopo. Ao considerar os fluxos de receita e as entidades relatoras, o grupo composto pelas diversas partes envolvidas deve explorar a possibilidade de existirem mudanças na materialidade das receitas de transporte, acordos de troca, venda de receitas em espécie, gastos paraorçamentais de empresas estatais, despesas sociais, pagamentos e transferências subnacionais ou outros aspectos exigidos pelo Padrão da EITI (Requisito 4). O grupo composto pelas diversas partes envolvidas é muitas vezes apoiado pela secretaria nacional e/ou por um consultor externo durante o trabalho de escopo, que normalmente resulta em um relatório de escopo que determina o trabalho a ser realizado pelo Administrador Independente (a firma contratada para conduzir a reconciliação). 2 O grupo composto pelas diversas partes envolvidas também pode determinar que o Administrador Independente realize o estudo de escopo. Nesses casos, o trabalho adicional deve ser levado em consideração nos termos de referência para o Administrador Independente e no cronograma do seu trabalho. O Padrão da EITI exige que o grupo composto pelas diversas partes envolvidas decida quem deve compilar informações sobre, por exemplo, licenças, participação estatal, produção e exportação (Requisito 3). A fase de escopo oferece uma boa oportunidade para discutir a divisão do trabalho entre o grupo composto pelas diversas partes envolvidas e o Administrador Independente, bem como para identificar as fontes de informação utilizadas. Um estudo de escopo abrangente permite que o grupo composto pelas diversas partes envolvidas estabeleça termos de referência claros para o Administrador Independente. Uma das primeiras tarefas a ser realizada pelo Administrador Independente é revisar o escopo acordado pelo grupo composto pelas diversas partes envolvidas e propor quaisquer modificações relevantes 3. Isso irá garantir que haja um entendimento comum entre o grupo composto pelas diversas partes envolvidas e o Administrador Independente em relação ao trabalho que deve ser realizado por cada uma das partes na preparação do Relatório da EITI. Como parte do trabalho de escopo, o grupo composto pelas diversas partes envolvidas é incentivado a revisar os mecanismos de divulgação existentes relacionados a informações contextuais ou a informações sobre receitas do setor, bem como a 2 Modelo de Termos de Referência padrão para estudos de escopo: https://eiti.org/document/guidance- notes- implementing- countries#torscoping 3 Veja o modelo de Termos de Referência padrão para os serviços do Administrador Independente, de acordo com o Padrão da EITI: https://eiti.org/files/gn/english- Template- Terms- of- Reference- for- Independent- Administrators.docx Endereço EITI International Secretariat, Ruseløkkveien 26, 0251 Oslo, Noruega 3

4 identificar se a EITI pode se basear nesses sistemas ou fortalecê-los para os propósitos do Relatório da EITI. 3. Checklist para estabelecer o escopo do Relatório da EITI O grupo composto pelas diversas partes envolvidas deve chegar a um acordo sobre o escopo e a abordagem da publicação de informações sobre o setor extrativo. A checklist a seguir tem como objetivo orientar os grupos compostos pelas diversas partes envolvidas a estabelecer o escopo do Relatório da EITI. A consideração dessas questões irá ajudar a garantir que o grupo composto pelas diversas partes envolvidas tenha uma posição definida sobre o escopo do relatório, antes de começar a trabalhar com o Administrador Independente e desenvolver os modelos de relatório. Espera-se que o grupo composto pelas diversas partes envolvidas documente o processo para que as informações estejam prontamente disponíveis durante a Validação. Os grupos compostos pelas diversas partes envolvidas também são incentivados a disponibilizar publicamente as suas decisões sobre o escopo do Relatório para conscientizar as partes envolvidas que não fazem parte do grupo composto pelas diversas partes envolvidas e envolvê-las nas discussões. Vincular o escopo do Relatório da EITI com os objetivos do plano de trabalho revisou os objetivos e as atividades estabelecidos no plano de trabalho para assegurar que o escopo do Relatório da EITI esteja de acordo com os objetivos gerais do grupo composto pelas diversas partes envolvidas? considerou estender o grau de detalhe e o escopo do Relatório da EITI para abranger questões como a gestão de receitas e gastos ( ), despesas sociais discricionárias (4.1.e), transferências subnacionais ad hoc (4.2.e), propriedade beneficiária (3.11) e contratos (3.12)? Atualidade dos dados chegou a um acordo sobre o período fiscal a ser abrangido pelo relatório? avaliou a viabilidade de incluir informações sobre o arcabouço legal, licenças, produção e alocação de receitas que sejam mais recentes do que os dados financeiros? Divulgação do arcabouço legal, licenças, produção e alocação de receitas revisou o arcabouço legal que governa as indústrias extrativas (Requisito 3.2)? Endereço EITI International Secretariat, Ruseløkkveien 26, 0251 Oslo, Noruega 4

5 alcançou um bom entendimento dos recursos e indústrias extrativas no país e a sua contribuição para a economia nacional (Requisito 3.3 e 3.4)? identificou fontes de informação atualizadas, abrangentes e confiáveis sobre a produção e exportação (Requisito 3.5)? investigou o papel de empresas estatais no setor extrativo, incluindo a sua relação financeira com o governo, gastos para-orçamentais e a propriedade governamental em empresas de petróleo, gás e mineração (Requisito 3.6)? considerou como as receitas da indústria extrativa, sejam elas em dinheiro ou espécie, são registradas no orçamento nacional (Requisito 3.7) e identificou oportunidades para o relatório da gestão de gastos e receitas, conforme o incentivado no Requisito 3.8? examinou a atualidade e abrangência das informações disponíveis sobre os detentores de licenças e a alocação de licenças, de acordo com o Requisito 3.9 e 3.10? considerou a viabilidade de divulgar informações sobre os proprietários beneficiários das empresas extrativas que operam no país (Requisito 3.11)? examinou a política governamental sobre a divulgação de contratos e considerou a transparência dos contratos conforme o exigido no Requisito 3.12? considerou até que ponto as informações contextuais listadas acima já se encontram publicamente disponíveis e se o Relatório da EITI poderia incluir links para informações já existentes? explorou formas de lidar com possíveis lacunas nos dados disponíveis para melhorar a sua abrangência, confiabilidade e complementariedade com os sistemas existentes, com o propósito de integrar a divulgação de dados aos mecanismos governamentais e empresarias, tais como cadastros online, relatórios anuais e sites? No que diz respeito a informações disponíveis, mas não públicas, o grupo composto pelas diversas partes envolvidas avaliou as medidas necessárias para publicar os dados em portais governamentais e empresariais? determinou, com base nas considerações acima, como cada um dos pontos acima será abordado no Relatório da EITI? O Relatório da EITI irá incluir apenas um link para as informações disponíveis em outros lugares, juntamente com uma avaliação da confiabilidade dos dados, ou uma divulgação total ou parcial das informações? Como os desafios e deficiências identificados serão relatados? determinou, com base nas considerações acima, as informações que devem ser coletadas e as informações que podem ser extraídas diretamente de outras fontes e quem será responsável por compilar as informações a serem incluídas no Relatório da EITI? documentou as decisões tomadas sobre cada um dos pontos acima? Endereço EITI International Secretariat, Ruseløkkveien 26, 0251 Oslo, Noruega 5

6 Divulgação de receitas revisou o regime tributário e outros fluxos de receita relevantes aplicáveis ao setor extrativo, com referência ao Requisito 4.1 da EITI, incluindo a receita proveniente da venda da parcela de produção do estado ou outras receitas de petróleo, gás e minerais coletadas em espécie (4.1.c), despesas sociais (4.1.e), pagamentos de transporte (4.1.f), provisões de infraestrutura e outros acordos de troca (4.1.d)? considerou as transações entre entidades governamentais e empresas estatais (Requisito 4.2.c)? identificou se entidades governamentais subnacionais recebem pagamentos diretos de empresas (Requisito 4.2.c) ou se existem transferências mandatórias ou ad hoc entres os níveis central e subnacionais do governo (Requisito 4.2.d)? revisou os dados existentes sobre o período fiscal relevante para determinar a materialidade desses fluxos de receita (Requisito 4.1.a)? determinou uma definição de materialidade que estipula quais fluxos de receita são materiais e que, portanto, devem ser contemplados pelo Relatório da EITI (Requisito 4.1.a)? estabeleceu limites de pagamento e receita, quando aplicáveis (Requisito 4.1.a)? identificou as empresas extrativas que fazem pagamentos materiais dentro do escopo dos fluxos de receita materiais acordados (Requisito 4.2)? identificou as entidades governamentais, incluindo os níveis subnacionais, que coletam rendimentos materiais dentro do escopo dos fluxos de receita materiais acordados (Requisito 4.2)? examinou até que ponto as informações financeiras listadas acima já estão disponíveis publicamente e se o Relatório da EITI poderia incluir links para informações já existentes? Verificou se existem sistemas onde dados sobre receitas e pagamentos podem ser publicados para além do Relatório da EITI, por exemplo, em cadastros online de licenças e relatórios e sites do governo e de empresas? documentou as decisões tomadas sobre cada um dos pontos acima? Qualidade dos dados examinou as práticas de auditoria prevalentes para os dados de empresas e governos (Requisito 5.2.b)? considerou os tipos de garantia que podem ser oferecidos pelas empresas e entidades governamentais para assegurar um processo credível para o relatório de dados financeiros (Requisito 5.2.c)? documentou as decisões tomadas sobre cada um dos pontos acima? Endereço EITI International Secretariat, Ruseløkkveien 26, 0251 Oslo, Noruega 6

7 Confirmação das decisões sobre o escopo revisou o arcabouço legal e regulamentar com o propósito de identificar e remover possíveis obstáculos para a divulgação de dados, particularmente onde existam disposições de confidencialidade em contratos ou legislação (Requisito 4.1.c.iii)? documentou as posições acordadas pelo grupo composto pelas diversas partes envolvidas em relação às considerações de escopo (Requisito 1.3.g.iii), incluindo, por exemplo, resumos que podem ser disponibilizados publicamente e incluídos no Relatório da EITI? refletiu o escopo acordado nos Termos de Referência para o Administrador Independente? 4. Orientações adicionais A Secretaria da EITI produziu notas de orientação que abordam vários desses assuntos, incluindo termos de referência padrão para estudos de escopo. Esses Termos de Referência podem ser úteis tanto para os grupos compostos pelas diversas partes envolvidas que queiram realizar eles mesmos o trabalho de escopo quanto para terceiros que contribuam para o processo. Exemplos de estudos de escopo encontram-se disponíveis junto à Secretaria Internacional da EITI. Padrão da EITI, particularmente os Requisitos 3, 4 e 5: Notas de orientação: Termos de referência padrão para estudos de escopo: https://eiti.org/document/guidancenotes-implementing-countries Endereço EITI International Secretariat, Ruseløkkveien 26, 0251 Oslo, Noruega 7

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