Instituto de Previdência dos Servidores Públicos do Município de Duque de Caxias

Transcrição

1 Instituto de Previdência dos Servidores Públicos do Município de Duque de Caxias

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3 Objetivos do IPMDC Arrecadar, assegurar e administrar recursos financeiros e outros ativos. Conceder benefícios previdenciários. Promover o Serviço de Perícia Médica. Promover o bem-estar dos segurados.

4 QUADRO SOCIAL PATROCINADORES SEGURADOS BENEFICIÁRIOS PMDC IPMDC Servidores ativos ou inativos Segurados CMDC Autarquia, Fundação ou Empr. Públicas Municipais. Exclusivamente comissionados, sendo ambos dos Poderes Executivos, Legislativos ou das Autarquias, Empr. Públicas e Fundações Municipais. Dependentes dos segurados

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6 CONCEITO: O Planejamento Estratégico aplicado aos RPPS é um processo gerencial de planejamento desenvolvido pela organização com a finalidade de melhoria na qualidade dos serviços prestados, elaborado de forma participativa com a equipe.o PE define o que é o RPPS, o que ele pretende realizar, onde ele pretende chegar, de que maneira e com quais recursos.é um processo coordenado pela liderança da organização para o alcance de uma situação desejada, de uma maneira mais eficiente e eficaz, com a melhor concentração de esforços e de recursos.

7 Apresentação No PE, a organização analisa seu desempenho passado, seus processos, suas relações internas e externas, seus valores, sua missão, suas condições de funcionamento e seus resultados.a partir dessa análise ela projeta seu futuro, define aonde quer chegar, que estratégias adotará para alcançar seus objetivos, que processos desenvolverá, quem estará envolvido em cada processo e qual o perfil dos resultados que deseja alcançar.

8 Estrutura do Planejamento Estratégico 1a.Etapa: Preparação Etapa em que o RPPS se organiza para a elaboração do PE, define os passos a serem seguidos, identifica as responsabilidades, promove a conscientização,motivação e comprometimento da equipe e divulga o processo a todos os envolvidos 1ª semana de julho 2a.Etapa: Análise Situacional (diagnóstico) etapa em que é efetuado um levantamento de todos os dados estatísticos da organização e informações sobre a qualidade do RPPS em seus diferentes aspectos.nessa etapa a equipe reflete sobre essas informações para obter uma melhor compreensão do que está sendo feito e do que deve ser feito para melhorar o desempenho da organização.o diagnóstico é condição indispensável para que o RPPS possa elaborar sua visão estratégica e seu plano de suporte estratégico. Seminário

9 3a.Etapa:Definição da Visão Estratégica e do Plano de Suporte Estratégico Etapa de Elaboração da visão estratégica e do Plano de Suporte Estratégico para implementação dos objetivos estratégicos. Seminário 4a.Etapa : Execução Etapa em que os planos de ação estabelecidos pela organização são implementados a.Etapa:Acompanhamento e Controle Etapa de verificação da execução dos planos de ação e de adoção de medidas corretivas, quando necessário

10 Análise dos Gráficos Nesse momento é importante que conjuntamente se faça uma análise de cada conjunto de informações levantadas, pois essas análises serão importantes no momento de estabelecer estratégia de trabalho para os próximos anos. Ao levantar os dados, geralmente se descobre informações que ainda não foram elencadas no dia-a-dia do RPPS, é importante que ao perceber qualquer fato se faça um relatório sobre as impressões que ficaram.

11 Análise dos Fatores Determinantes da Eficácia e Funcionamento do RPPS 1=Muito Fraca 2=Fraca 3=Regular 4=Bom 5=Muito Bom Os fatores Determinantes: a)efetividade dos Serviços Prestados b)clima no Ambiente de Trabalho c)envolvimento dos Segurados no Processo de Gestão d)gestão Participativa dos Processos e)instalações e Materiais

12 Ficha-Resumo dos Fatores de Eficácia Para cada fator de eficácia, escolher três Requisitos menos pontuados e para cada requisito escolher duas características menos pontuadas(para isso é preciso em cada requisito somar os pontos e dividir pelo número de característica obtendo assim uma média em cada requisito) Após essa primeira análise selecionar para cada requisito menos pontuado(gargalos)selecionar duas características que também teve pontuação mais baixa.dessa maneira estaremos selecionando os Requisitos e Características que devem ser atacados prioritariamente O exemplo se segue:

13 Fatores de Eficácia Requisitos Características Efetividade dos serviços prestados Proteção do tempo produtivo na organização 2.2 O tempo de atendimento previsto para cada serviços é claramente definido e seguido pela equipe; 2.3 A equipe começa e termina o seu período de trabalho pontualmente A equipe dispõe de um plano de trabalho; Clima no Ambiente de Trabalho Avaliação Rotina da Organização planejada e disciplinada Estabelecimento de alto padrão de qualidade dos serviços prestados Normas e regulamento da organização Há coleta de dados, anual e relatórios sobre o desempenho de cada hum; 4.3 A avaliação do desempenho da equipe é adequada aos objetivos da organização 4.6 A organização utiliza padrões de desempenho para avaliar a qualidade dos serviços prestados com base na legislação existente Os gestores e equipe podem mostrar a qualquer pessoa e em qualquer momento o seu plano de trabalho e explicar sua utilidade; O plano de trabalho dos gestores contem informações de todo o trabalho, como faze-lo e como avaliar-lo; As regras e procedimentos do dia-a-dia da organização são conhecidos por todos; A equipe tem claros os objetivos de atendimento ao público que devem ser alcançados; O gestor e a equipe são capazes de evitar as metas e os objetivos da organização para todas pessoas inclusive para os segurados; A organização dispõe de parâmetro para o desempenho da equipe; A organização possui um código de conduta escrito que especifica as normas de comportamento para a equipe; 6.2 O código de conduta é de conhecimento de toda a equipe; 6.3 As normas de comportamento são aplicada e integralmente para todos;

14 Síntese da 1a.Etapa Análise Situacional 1 Após a análise dos gráficos e da primeira conversa com a equipe quais os outros problemas detectados na organização 2 Dos problemas levantados quais os que devem ser atacados prioritariamente 3 Após a análise dos fatores críticos de sucesso liste os mais críticos e em qual o fator de eficácia eles se enquadram, como no exemplo a seguir 4 Relacionar as principais tarefas que a organização pretende realizar com base na análise efetuada

15 Avaliação Estratégica da Organização 1 - Nesse momento a organização faz uma definição de forças, fraquezas, ameaças e oportunidades 2 Forças representam o conjunto de fatores positivos no ambiente interno da organização, ex:quantidade de servidores segurados, Capacidade financeira do RPPS, liderança atuante e formação acadêmica da equipe de trabalho 3 Fraquezas são as características negativas no ambiente interno, ex:falta de entrosamento da equipe, Falta de organização e controle dos procedimentos administrativos, falta de comprometimento da equipe 4 As oportunidades são as características positivas que se encontram fora da organização e que a mesma pode ir em busca para se beneficiar delas, ex:compromisso do Poder Executivo com os repasses, Patrocínio de Instituições Financeiras, A qualidade dos serviços prestados pelos parceiros 5 As ameaças são as características negativas que se encontram fora da organização e que pode ameaçar o bom funcionamento da mesma, ex:ausência de repasse, interferência política dentro da organização e indicação política dos gestores

16 Questionário da Avaliação Estratégica Quais são as nossas três principais forças(ambiente interno)? Quais são as nossas três principais fraquezas(ambiente interno)? Quais são as nossas três maiores oportunidades que se apresentam nos próximos anos(ambiente externo)? Quais são as nossas três principais ameaças ou riscos ao nosso desempenho nos próximos anos(ambiente externo)? Quais as dez tarefas mais importantes que devemos realizar nos próximos anos?por que são importantes?

17 Consolidação das Forças,Fraquezas,Oportunidades e Ameaças Os conceitos são: A=Alta B=Baixa C=Média

18 QUADRO 1 RELAÇÃO DAS FORÇAS E OPORTUNIDADES Oportunidades/Forças Op. 1 Comp. Poder Executivo Op. 2 Patrocínio das Inst. Financeiras Op. 3 A qualidade dos Serv. dos Força 1 Grande Numero de segurado Força 2 Capacidade Financeira do Instituto Força 3 Liderança atuante e Formação da Equipe

19 QUADRO 2 RELAÇÃO DAS FRAQUEZAS E AMEAÇAS Nota: agora a pergunta é a seguinte: Como a fraqueza X reforça o impacto da ameaça Y? Ameaça/Fraqueza Ameaça. 1 Ausência de repasse Ameaça. 2 Indicação Político dos gestores Ameaça. 3 Interferência do Ente na gestão Fraqueza 1 Entrosamento da equipe Fraqueza 2 Organização e controle dos Procedimentos Fraqueza 3 Equipe N Especializada e descomprometida

20 QUADRO 3 RELAÇÃO DAS FORÇAS E AMEAÇAS Nota: agora a pergunta é a seguinte: Como a força X pode ajudar o impacto da ameaça Y? Ameaça/Força Ameaça. 1 Ausência de repasse Ameaça. 2 Indicação Politica Ameaça. 3 Interferência do Ente na gestão Força 1 Nº de Servidores Força 2 Capacidade Financeira do Instituto Força 3 Liderança atuante e formação Acadêmica

21 QUADRO 4 RELAÇÃO DAS FRAQUEZAS E OPORTUNIDADES Nota: Como a fraqueza X pode dificultar o aproveitamento da oportunidade Y? Oportunidades/Fraqueza Op. 1 Comp. Poder Executivo Op. 2 Pat. Insti. Financeiras Op. 3 A qudo Ser. Dos Parceiros Fraqueza 1 Entrosamento Equipe Fraqueza 2 Organização e Controle Processo Fraqueza 3 Eq. Esp. Comp.

22 Ficha-Resumo da Avaliação Estratégica 1 Três combinações que apresentam alteração alta entre Força x Oportunidade 2 Três combinações favoráveis para futuros planos de ação entre Fraqueza x Ameaça, Força x Ameaça 3 Combinações que ajudam a neutralizar o efeito das ameaças, Fraqueza x Oportunidade Que medidas o IPMDC pretende tomar para contrabalancear o efeito das fraquezas e ameaças Que medidas o IPMDC pretende tomar para reforçar o efeito das forças e oportunidades

23 3a.Etapa Definição da Visão Estratégica Momento em que o IPMDC, baseado no nosso compromisso social definiremos nossa visão de futuro(momento em que todos podemos sonhar alto) nossos valores, nossa missão e objetivos estratégicos Lembrando que os objetivos Estratégicos devem estar baseados em toda a análise realizada desde a primeira etapa do PE

24 Próximos passos Algumas sugestões

25 Nossos Valores Respeito pelo individuo: Respeitamos a dignidade e os direitos de cada pessoa dentro e fora da organização Transparência: Valorizamos a transparência na gestão administrativa e financeira do Instituto Criatividade: Apoiamos a criatividade de nossa equipe na resolução de nossos principais desafios Solidariedade: Valorizamos a relação solidária entre os integrantes da equipe

26 Nossa Visão de Futuro Pretendemos nos tornar um Instituto de Previdência referência no país pela qualidade dos serviços que prestamos realizando um trabalho de maneira eficaz, seguro e responsável respeitando os nossos segurados, a nossa equipe e o interesse público.

27 Nossa Missão Nossa missão e fornecer serviços previdenciários da mais alta qualidade, excedendo as expectativas de nossos segurados assegurando aos nossos clientes melhores condições socioeconômicas no presente e no futuro.

28 Nossos Objetivos Estratégicos Implementar a gestão de benefícios Modernizar o gerenciamento financeiro Otimizar a gestão administrativa

29 Plano de Suporte Estratégico Estratégias, Metas Os objetivos estratégicos são baseados no resumo de toda a análise realizada até agora, portanto são mais amplos e não precisam ser possíveis de mensurá-los As estratégias são baseadas nos problemas encontrados no questionário da análise dos fatores de eficácia, são um pouco menos amplas que os objetivos Estratégicos As metas são mais específicas e precisam ser possíveis mensurá-las Lembrando que para cada O.E no mínimo três estratégias e para cada estratégia no mínimo duas metas Segue exemplo:

30 Objetivos Estratégicos Estratégicas Metas 1- Implementar a gestão de benefícios 1.1-Concentrar esforços na otimização da concessão de benefícios 1.2-Utilizar os resultados do cadastro previdenciário 1.3-Dinamizar os procedimentos de analise concessão e manutenção de benefícios 2- Otimizar o gerenciamento financeiro 2.1-Estabelecer Estratégias de acompanhamento dos investimentos dos recursos previdenciários 2.2-Estabelecer estratégias de compra, pagamentos, e demais procedimentos financeiros 3- Melhoria a gestão administrativa 3.1-Estabelecer normas de procedimentos administrativo 3.2-Otimizar o atendimento aos segurados 3.4-Implementar a estrutura física administrativa Estabelecer um plano de trabalho envolvendo a concessão de benefícios Desenvolver 10 medidas de utilização dos dados do cadastro de segurados Estabelecer um conjunto de 08 medidas para dinamizar analise, concessão e manutenção de benefícios Implementar um sistema continuo de acompanhamento e avaliação dos investimentos previdenciários Implementar 04 medidas de organização administrativa do setor de compra Implementar 01 medida para organizar os pagamentos Implementar 05 medidas de organização dos demais procedimentos financeiros Implementar 05 medidas de normatização de procedimentos Estabelecer 12 medidas para otimizar o atendimento aos segurados Estabelecer 15 medidas de adequação da estrutura físico-administrativa

31 Plano de Ação Para cada meta criada deve se estabelecer um Plano de Ação O Plano de Ação é formado por um conjunto de ações, específicas e mensuráveis que possam ajudar a organização atingir as metas e por conseqüência alcançar os objetivos propostos É necessário que cada plano de ação contenha o nome da organização, o objetivo estratégico, o nome do Líder de objetivo, a estratégia, a meta e o nome do gerente de meta. É importante também conter no plano de ação á data de início do plano, o período de revisão e a previsão de término As pessoas que compõem o P.E estão estabelecidas em um Grupo de Sistematização conforme o exemplo que se segue:

32 Grupo de Sistematização Coordenador do Planejamento Estratégico Um Líder para cada objetivo estratégico Um gerente de meta para cada meta Um responsável para cada ação

33 PLANO DE AÇÃO Nome da Organização: APARECIDAPREV Objetivo Estratégico: 2- Otimizar o gerenciamento financeiro Líder de Objetivo: Lúcio Flávio Estratégia: 2.2- Estabelecer estratégias de compra, pagamentos, e demais procedimentos financeiros Metas: Implementar 05 medidas de organização dos demais procedimentos financeiros Indicador da Meta: 05 medidas de organização dos demais procedimentos implementadas Gerente de Meta: Lúcio Flávio Nº Ações Período de Realização Início Término Responsável Resultado Esperado 01 Contratar um auxiliar para o departamento financeiro 02 Estabelecer uma sistema de avaliação semestral dos fornecedores de sojtware para o departamento financeiro 03/06 03/06 Luciano 01 auxiliar contratado 02/06 12/06 Lúcio Flávio 01 sistemática de avaliação estabelecida 03 Adquirir um conjunto de moveis de escritórios com mesa, cadeira e arquivo 04 Adaptar aguarda-roupa para transformar-lo em armário 02/06 02/06 Lúcio Flávio 01 conjunto de moveis adquirido 01/06 01/06 Lúcio Flávio 01 guarda-roupa adaptado 05 Adquirir uma impressora 01/06 01/06 Lúcio Flávio 01 impressora adquirida

34 PLANO DE AÇÃO Nome da Organização: APARECIDAPREV Objetivo Estratégico: 3- Melhorar a gestão administrativa Líder de Objetivo: Maria Marlene Estratégia: 3.4- Implementar a estrutura físico-administrativa Metas: Estabelecer 15 medidas de adequação da estrutura físico-administrativa Indicador da Meta: 15 medidas de adequação da estrutura físico-administrativa estabelecidas Gerente de Meta: Maria Marlene Nº Ações Período de Realização Responsável Resultado Esperado Início Término 01 Adquirir 03 computadores completos 02/06 03/06 Leonardo 03- Computadores adquiridos 02 Adquirir 02 impressoras 02/06 03/06 Leonardo 02- impressoras adquiridas 03 Adquirir 01 scanner 02/06 03/06 Leonardo 01- Scanner adquirida 04 Adquirir divisória para separar os departamentos 05 Adquirir 03 jogos de mesa cadeira de escritório 06 Adequar o gabinete da presidência com mesa, cadeira e armário 02/06 04/06 Ronaldo Divisórias adquiridas 02/06 04/06 Luciano 03 jogos de escritório adquiridos 02/06 04/06 Luciano Gabinete da presidência adequado 07 Adquirir uma maquina de fotocópias 02/06 03/06 Leonardo 01- Maquina de fotocópias adquirida 08 Adquirir 8 poltronas de espera para a recepção 02/06 03/06 Ronaldo 08- Poltronas de sala de espera adquirida 09 Adquirir um veículo 01/06 01/06 Luciano 01- Veículo adquirido 10 Adquirir 02 armários para arquivo 02/06 03/06 Ronaldo 02- armários para arquivo adquirido 11 Fazer uma reforma na pintura e o telhado 02/06 04/06 Luciano Reforma da pintura e telhado realizada 12 Construir um banheiro para os funcionários 02/06 04/06 Luciano 01- Banheiro construído 13 Confeccionar 04 bannes contendo a visão estratégica do instituto 01/06 02/06 Luciano 04-Bannes confeccionados 14 Melhorar o sistema de internet 01/06 02/06 Leonardo Sistema de internet melhorado

35 4a. e 5a. Etapas Execução, Acompanhamento e Controle Ocorre quando a elaboração do PE está totalmente concluída e seus planos de ação começam a ser implementados. Etapa extremamente importante para o sucesso do plano É necessário que aconteça constantemente durante a realização das ações(revisão) Se por acaso alguma ação não for possível ser realizada poderá ser substituída de acordo com a necessidade e avaliação da organização Produção de relatórios mensais da realização das ações(controle) Se qualquer fato acontecer e que possa colocar em risco o sucesso do plano é preciso promover o que chamamos de recuperação do processo

36 Pensar, agir e pensar sobre a ação, rever, corrigir e novamente pensar, constituem etapas importantes num processo de planejamento.existem outras formas de planejamento.essa é uma sugestão que estamos colocando à disposição dos segurados do IPMDC esperando que venha a gerar bons resultados.os nossos segurados merecem serviços previdenciários de qualidade e nós gestores, temos o dever de buscar novas formas de gestão para cumprir com a nossa missão.

37 Referências Tecnologia de Gestão Aplicada aos Regimes Próprios de Previdência Prof.Luciano Rogério Fernandes Sociólogo-Pedagogo-Especialista em Gestão Pública