Eventials Webinar. Os 3 Tipos de eventos existentes. Eventos on-line. Palestras, Cursos e Eventos On-line

Transcrição

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2 Eventials Webinar Os 3 Tipos de eventos existentes Presenciais Híbridos Eventos on-line

3 QUANDO OPTAR ENTRE EVENTOS PRESENCIAIS E ON-LINE? Na organização de eventos levamos em consideração alguns elementos críticos, como palestrantes, budget, timing, agenda, convidados entre outros. Existem notórias diferenças ao compararmos os eventos presenciais aos eventos on-line, então como e quando faremos a opção entre eles?

4 Eventials Webinar Introdução ao tema da palestra O relacionamento e a comunicação com o mercado estão cada vez mais importantes; Apple WWDC Worldwide Developers Conference; O cliente ganhou o poder da opinião e viralização, junto as presentes redes sociais; Pesquisa do EXAME/IBRC mostra maior exigência dos consumidores; (Fonte: Ranking Exame Abril e IBRC)

5 Eventos Presenciais Conferências, eventos institucionais, encontros, palestras e outros...

6 Eventos Presenciais Introdução ao evento presencial São Paulo é a capital sul-americana das feiras de negócios, realizando cerca de 90 mil eventos por ano, o que representa um evento a cada 6 minutos; Motivação de visita à São Paulo: 57,3% negócios; 18,7% eventos; 9,9% lazer; 5,9% estudos; 3,3% saúde; 2,1% visitar parentes e amigos; 2,8% outros; Juntos correspondem a 76% (Fonte: SP Turis - Pesquisa de Perfil dos Hóspedes em Meios de Hospedagem, 2º Sem. 2012)

7 COMO PREPARAR UM EVENTO PRESENCIAL? Eventos físicos, devido ao maior número de tarefas relacionadas, demandam maior tempo para a organização.

8 Eventos Presenciais Os Processos de um evento presencial Disponibilidade dos convidados Invites / convites Coffee break Agenda do(s) palestrante(s) Hotelaria / hospedagem Equipamentos Briefing do tema e abordagem Transportes / passagens Recepção Sala(s) e auditório(s) Stand(s) e Brindes Organização e realização

9 Eventos Presenciais Preparando um evento presencial ORGANIZAÇÃO Checar disponibilidade dos convidados; Verificar agenda dos palestrantes; Reservar sala / auditório; Reservar transporte / passagens; Bloquear hotéis; Definir e montar stand; Contratar brindes; Contratar recepcionistas; Enviar invites; Buscar patrocinadores / parceiros; Organizar o evento;

10 Eventos Presenciais Preparando um evento presencial ORGANIZAÇÃO DESPESAS Checar disponibilidade dos convidados; Verificar agenda dos palestrantes; Reservar sala / auditório; Reservar transporte / passagens; Bloquear hotéis; Definir e montar stand; Contratar brindes; Contratar recepcionistas; Enviar invites; Buscar patrocinadores / parceiros; Organizar o evento; Palestrante; Sala / auditório; Transporte; Hotelaria; Brindes; Stand; Equipamentos; Coffee break; Alimentação; Recepção;

11 Eventos Presenciais Preparando um evento presencial TÉCNICO Projeção; Áudio; Vídeo; Iluminação; Internet; Informática;

12 Eventos Presenciais Preparando um evento presencial TÉCNICO MATERIAIS Projeção; Áudio; Vídeo; Iluminação; Internet; Informática; Organizadores; Displays; Púlpitos; Box Truss; Praticáveis; Banners e porta banners; Flip chart; Mesas e cadeiras; Tendas;

13 Eventos Presenciais Precisa-se de: TEMPO + PESSOAS + BUDGET

14 Eventos Presenciais O que esperar de um evento presencial? Fortalecimento da marca do organizador; Fortalecimento da marca do parceiro / patrocinador; Aproximação imediata dos participantes; Network entre os participantes;

15 Eventos Presenciais O que Acontece em um evento presencial? Os brindes são utilizados por pouquíssimo tempo; O compartilhamento do conteúdo acontece apenas no dia; A oportunidade de geração de negócios é imediata e precisa ser aproveitada;

16 Eventos Presenciais Prós e Contras vantagens e desvantagens Prós Maior imersão; Estimula o network; Avaliação de reação e comportamento; Facilita a interação;

17 Eventos Presenciais Prós e Contras vantagens e desvantagens Prós Contras Maior imersão; Estimula o network; Avaliação de reação e comportamento; Facilita a interação; Custo de transporte; Custo de hospedagem; Tempo investido; Perda de produtividade;

18 Eventos On-line Palestras, eventos, webinars, treinamentos, debates entre outros.

19 Eventos On-line Introdução ao evento on-line? Transmissões on-line não buscam substituir eventos presenciais, e sim melhor aproveitálos. Transmissões on-line tendem a revolucionar as feiras e eventos assim como a TV revolucionou os esportes e os shows.

20 COMO PREPARAR UM EVENTO ON-LINE? Eventos on-line são mais práticos e fáceis de se organizar, visto o menor número de tarefas relacionadas.

21 Eventos On-line Processos de um evento on-line? Agenda do(s) palestrante(s) Organização Transmissão Briefing do tema e abordagem Fluência com o sistema Locais / sala(s) Equipamentos Invites / convites Divulgação

22 Eventos On-line Preparanto um evento on-line? ORGANIZAÇÃO Verificar agenda dos palestrantes; Reservar sala; Enviar invites; Divulgar o evento; Organizar o evento;

23 Eventos On-line Preparanto um evento on-line? ORGANIZAÇÃO DESPESAS Verificar agenda dos palestrantes; Reservar sala; Enviar invites; Divulgar o evento; Organizar o evento; Palestrante; Equipamentos (áudio, vídeo e Tecnologia); Transmissão on-line;

24 Eventos On-line Preparando um evento on-line? TÉCNICO Notebook Webcam Microfone Internet

25 Eventos On-line Preparando um evento on-line? TÉCNICO MATERIAIS Notebook Webcam Microfone Internet Apresentação em PDF; Imagens para a divulgação;

26 Eventos On-line Precisa-se de: REQUISITOS + CRIATIVIDADE + DIVULGAÇÃO

27 Eventos On-line O que esperar de um evento on-line? Maior número de participantes; Viralizações e interações nas redes sociais; Menor investimento; Maior visibilidade aos parceiros e patrocinadores; Maior consumo do conteúdo durante e pós evento (on demand);

28 Eventos On-line O que acontece em um evento on-line? Pessoas participam ao vivo e consomem a gravação; Tweetam e curtem e convidam os amigos; Não gastam com locomoção;

29 Eventos On-line Prós e Contras vantagens e desvantagens Prós Custo de transporte; Custo de hospedagem; Visibilidade ao vivo; Gravação do conteúdo; Baixo custo de transmissão Tempo investido; Produtividade;

30 Eventos On-line Prós e Contras vantagens e desvantagens Prós Contras Custo de transporte; Custo de hospedagem; Visibilidade ao vivo; Gravação do conteúdo; Baixo custo de transmissão Tempo investido; Produtividade; Fluência com internet; Conexão mínima de 2Mbps.; Menor interação; Captação de áudio e vídeo com equipamentos de qualidade;

31 Eventos Híbridos Eventos híbridos são eventos presenciais transmitidos online.

32 Eventos On-line Introdução aos eventos híbridos Eventos híbridos atendem ambos os casos; Em eventos híbridos o impacto tende a ser viralizado, com o apoio dos presente; Eventos híbridos minimizam gastos de transporte, sem excluir participantes;

33 Quando optar por transmissões de eventos on-line? Quando criatividade é o único recurso; Quando o esforço para organizar não pode ser maior que o retorno esperado; Quando frequência é um requisito; Quando o objetivo é valorizar o conteúdo; Quando se quer causar impacto global e não apenas local;

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