PROCESSO DE FORMAÇÃO E DESENVOLVIMENTO DE COLEÇÕES: A INFORMAÇÃO ELETRÔNICA E A NECESSIDADE DE AQUISIÇÃO DE BACKFILES

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1 PROCESSO DE FORMAÇÃO E DESENVOLVIMENTO DE COLEÇÕES: A INFORMAÇÃO ELETRÔNICA E A NECESSIDADE DE AQUISIÇÃO DE BACKFILES Silvana Aparecida Fagundes 1, Marta Lígia Pomim Valentim 2 1 Mestre em Ciência da Informação, Universidade Estadual Paulista (UNESP)/Coordenadoria Geral de Bibliotecas, São Paulo/SP 2 Profa. Dra. em Ciências da Comunicação, Universidade Estadual Paulista (UNESP)/Coordenadoria Geral de Bibliotecas, São Paulo/SP Resumo O processo de formação e desenvolvimento de coleções eletrônicas consiste no estabelecimento de uma política e formação e preservação do conteúdo online adquirido. Difere-se da formação e desenvolvimento de coleções impressas, porque ocorre em condições específicas e contexto diferenciado. Considerando que a literatura sobre o tema não revela orientações sobre como preservar e garantir o acesso a uma coleção eletrônica comprada, cujo acesso ocorre diretamente na plataforma do editor, surgiu o interesse em investigar os procedimentos envolvidos no processo de formação e desenvolvimento de coleções eletrônicas. Propomos realizar estudo de avaliação da coleção de periódicos estrangeiros da Universidade Estadual Paulista (UNESP), identificar na legislação brasileira, garantias contratuais que assegurem o direito de posse ao conteúdo eletrônico comprado, bem como, as modalidades de aquisição de conteúdos digitais disponíveis no mercado. Os resultados esperados são que as informações relevantes encontradas na revisão de literatura e os dados do estudo de avaliação do núcleo de periódicos da Universidade Estadual Paulista (UNESP), possibilitem atingir os objetivos de identificar na legislação brasileira garantias contratuais para aquisição perpétua de conteúdo online e as modalidades de compra deste conteúdo disponíveis no mercado. Concluímos que a análise dos resultados obtidos nesta investigação sobre formação e desenvolvimento de coleções eletrônicas direcionará o bibliotecário da área de aquisição á uma compreensão de como comprar seguramente, conteúdo digital e desenvolver coleções e sobre o funcionamento do mercado de compra e venda da informação eletrônica. Palavras-Chave: Formação e Desenvolvimento de Coleções. Processo de Aquisição. Informação Eletrônica. Aquisição de Backfiles. Repositório de Preservação Digital. PROCESS OF FORMATION AND DEVELOPMENT OF COLLECTIONS: ELECTRONIC INFORMATION AND THE NEED ACQUISITION OF BACKFILES Abstract The process of formation and development of electronic collections consists in establishing a policy of formation and preservation of the content purchased online. It differs from the formation and development of printed collections, because it occurs under specific conditions and different context. Considering that the literature on the subject shows no guidance on how to preserve and guarantee access to an electronic collection purchased, whose access happens directly from the home page of the editor, we started to investigate the procedures involved in the formation and development of electronic collections. A study was proposed to evaluate the collection of foreign

2 periodicals at Universidade Estadual Paulista (UNESP), identifying in the Brazilian law contractual guarantees that could ensure the right of ownership to the electronic content purchased as well as the possibilities for purchase of digital content available in the market. The expected results are that relevant information found in literature review and survey data to assess the core journals of the Universidade Estadual Paulista (UNESP) will allow us to achieve the objective of identifying in the Brazilian legislation contract warranty to purchase permanently the online content and the possiblities of purchasing this content available on the market. We conclude that the analysis of results obtained in this research about how to form and develop electronic collections will allow the librarian of the acquisition area to have knowledge of how to buy safely digital content, how to develop collections and about the functioning of the market for buying and selling the electronic information. Keywords: Formation and Development of Collections. Acquisition Process. Electronic Information. Backfiles Acquisition. Digital Preservation Repositoty. 1 Introdução A preocupação em se estabelecer uma política de formação e desenvolvimento de coleção sempre esteve presente no fazer bibliotecário. Na literatura encontramos recomendações sobre este tema, alertando que a formação e o desenvolvimento de coleções é uma atividade que exige do profissional bibliotecário o planejamento e o conhecimento prévio mínimo nas diversas áreas do conhecimento. No âmbito do processo de formação e desenvolvimento de coleções, destacamos a atividade de aquisição de coleções em formato eletrônico. Ressaltamos que a área de Ciência da Informação não restringe mais o corpus documental ao documento impresso, pois estuda e trata de questões em ambiências digitais e eletrônicas. Após aprofundar os conhecimentos na área de formação e desenvolvimento de coleções, através do desenvolvimento de distintas atividades executadas na Coordenadoria Geral de Bibliotecas (CGB), da Universidade Estadual Paulista (UNESP), surgiu o interesse em investigar a possibilidade de formar e desenvolver coleções a partir do contexto do documento eletrônico. O interesse surgiu porque a literatura sobre essa temática não revela orientações sobre como garantir o acesso a um produto eletrônico adquirido, seja em mídia oferecida pelo editor/fornecedor e armazenada em servidor próprio, seja adquirido e acessado na plataforma do próprio editor/fornecedor. Além disso, a literatura sobre o assunto não orienta, sobre qual seria a melhor mídia para se adquirir esse tipo de conteúdo, quais as garantias que a legislação brasileira, através da Lei 8.666/93, estabelece para que a aquisição seja confirmada por prazo perpétuo em ambiente Web, evitando que aquele que era editor/fornecedor do conteúdo no momento da aquisição, não cancele o acesso à plataforma, por diferentes motivos no médio ou longo prazo. Outra questão importante refere-se à garantia que o editor/fornecedor propicia ao cliente, no caso de haver venda

3 do material a outro editor. Todas essas problemáticas necessitam de respostas claras e precisas. Nesse sentido, a formação e o desenvolvimento de coleções eletrônicas demandam estudos que reflitam sobre essa nova realidade das bibliotecas universitárias, tanto em relação às novas modalidades de aquisição oferecidas pelo mercado editorial, quanto às novas modalidades de acesso às coleções adquiridas no curto, médio e longos prazos, visando formar coleções que sejam garantidas pela legislação do País. Dessa forma, justificamos a relevância em se investigar na atividade de aquisição de informação eletrônica, as modalidades de aquisição de backfiles existentes no mercado editorial e as garantias estabelecidas pela Lei de Licitação n /93, bem como analisar se a referida Lei aborda os procedimentos para se adquirir informação em formato eletrônico especificamente para instituições públicas, obedecendo à legalidade estabelecida pelo Estado, oferecerá de fato ao profissional bibliotecário a segurança necessária para o desenvolvimento de suas atribuições. O objetivo desta investigação é identificar os requisitos legais necessários para adquirir coleções eletrônicas de um editor/fornecedor em qualquer local do mundo, com garantias legais que assegurem a guarda e o acesso a uma determinada aquisição por prazo perpétuo. 2 Revisão de Literatura A formação e o desenvolvimento de coleções exige que profissionais bibliotecários e a comunidade usuária participem do processo ativamente. Segundo Vergueiro (1989, p.27) uma política de desenvolvimento de coleção deve subsidiar o profissional da informação sobre: a) que material fará parte da coleção (tanto em termos de conteúdo quanto de formato, incluindo a política da biblioteca para acesso aos materiais cuja posse não lhe é de interesse); b) quando e sob quais condições este material poderá ingressar no acervo (políticas de seleção, aquisição, doação, etc.); c) que necessidades específicas e de que parcelas da comunidade ele deve atender (incluindo-se os métodos para obtenção destas informações); d) como será avaliada a importância do material para a biblioteca, uma vez incorporado à coleção (métodos para avaliação da coleção); e) quando e sob quais condições ele será retirado do acervo (políticas de remanejamento e descarte). Destacamos, conforme revisão sobre o tema, que a atividade de aquisição tem como objetivo localizar e assegurar a posse do material estabelecido como prioritário pela política de formação e desenvolvimento de coleções. A aquisição é uma atividade de gestão e envolve várias áreas de uma determinada instituição, ou seja, o processo parte

4 da biblioteca, mas envolve distintos setores e a própria comunidade. Cabe a administração da biblioteca planejar a aquisição do material estabelecido pela política de formação e desenvolvimento de coleções, observando conforme Vergueiro (1989, p.64-65) os seguintes requisitos: a) obter informações sobre os materiais desejados pela biblioteca; b) efetuar o processo de compra dos materiais; c) manter e controlar os arquivos necessários; d) administrar os recursos disponíveis para aquisição. Os procedimentos que envolvem a aquisição são parte do processo de formação e desenvolvimento de coleções, que por sua vez engloba: sistematizar dados dos materiais a serem adquiridos; identificar as modalidades de aquisição; planejar e gerenciar os recursos financeiros; e, principalmente, garantir a guarda do material que está sendo adquirido, visando preservar o acesso à informação. É relevante mencionar que o processo de aquisição se conclui com o recebimento de todos os fascículos no caso das publicações seriadas impressas. Em se tratando de coleções eletrônicas, podemos citar duas modalidades de aquisição: a assinatura e a compra. Na assinatura eletrônica há o acesso ao periódico obedecendo ao prazo de periodicidade, ou seja, se o periódico é publicado três vezes ao ano e assinamos no segundo semestre de um determinado ano, teremos direito de acesso a todos os números publicados no referido ano até o final de dezembro. No processo de aquisição de informação eletrônica, o planejamento para habilitar a assinatura o mais rápido possível é imprescindível, bem como o cuidado com a renovação da assinatura antes de seu prazo de expiração. A atividade de compra de uma publicação seriada eletrônica pode ser de duas maneiras, compra com acesso a plataforma do editor e compra com a obtenção do conteúdo na mídia DVD ou transferência de arquivo por FTP. A compra com acesso a plataforma do editor oferece atrativos relevantes, como a utilização de uma plataforma de busca/pesquisa com interface sempre atualizada, enquanto que obtenção do conteúdo mídia DVD oferece acesso ao conteúdo, via servidor próprio, isto é, a plataforma de pesquisa deve ser desenvolvida pela instituição compradora. Evidenciamos que todo processo de compra de uma publicação seriada eletrônica deve ter garantias contratuais que preservem o acesso ao conteúdo por todo o tempo, principalmente nos casos de acesso via plataforma do editor do título/publicação. Importante salientar que o processo de compra de uma publicação eletrônica deve ser feito sempre após a publicação, pois já serão conhecidos os números publicados, a situação da publicação, isto é, se está suspensa, em atraso, se houve mudança de editor, se foi incorporada à outra publicação e, por fim, se cessou.

5 Ressaltamos que as modalidades de compra na administração pública, segundo Vergueiro e Andrade (1996) podem ser: por licitação (convite, tomada de preços, concorrência, concurso, leilão), e recentemente foi estabelecido à modalidade de aquisição por licitação, denominada pregão (eletrônico ou presencial). Na administração pública as modalidades de compra por licitação são regidas pela Lei de Licitações e Contratos nº 8.666, de 21/6/1993 (atualizada pela Lei nº 8.883, de 8/6/1994). Encontramos também na administração pública, a modalidade de compra sem licitação (dispensa de licitação), que segundo Vergueiro e Andrade (1996) pode ocorrer quando: a) quando o valor da compra é inferior ao estabelecido na modalidade de convite; b) quando não forem encontrados interessados em participar de uma licitação anterior, neste caso mantêm-se as condições préestabelecidas na licitação; c) quando se irá adquirir bens produzidos por órgãos, ou entidades da própria Administração Pública; d) quando não for possível aguardar o prazo de um processo licitatório, por urgência na aquisição, adota-se a compra por adiantamento; e) quando houver inviabilidade de competição, se identificando a inexigibilidade de licitação. A legislação brasileira para fins de contabilidade no setor público considerava o material bibliográfico, ou seja, publicações, como material permanente. As bibliotecas devem apresentar relatórios contábeis de todo material incorporado ao patrimônio. A partir da Lei de 30/10/2003 o material bibliográfico foi designado como material de consumo, devendo ser incorporado ao patrimônio quando se tratar de obra rara, coleções especiais etc. A alteração do material bibliográfico, de material permanente para de consumo, não alterou os procedimentos de aquisição na administração pública, ainda regidos pela Lei 8.666, de 21/6/1993. A administração pública obedece aos princípios constitucionais de: legalidade, imparcialidade, moralidade, publicidade e eficiência. O processo de compra objetiva propiciar a livre concorrência/competição na aquisição de bens ou serviços pelo setor público, evitando assim a formação de monopólios, cartéis e favorecimentos ilícitos. No dia-a-dia do fazer bibliotecário, executando a atividade de aquisição visando à formação e desenvolvimento de coleções, sentimos falta de garantias legais que assegurem a posse de conteúdos eletrônicos comprados. Nesse sentido, decidimos investigar as variáveis envolvidas na formação e desenvolvimento de coleções eletrônicas, indo além da relevância do conteúdo para desenvolvimento das pesquisas e do planejamento orçamentário, que garante a certeza de recurso financeiro para o pagamento. Nossa preocupação é garantir acesso à informação eletrônica perpetuamente, assegurando o direito de posse ao conteúdo digital que foi adquirido.

6 3 Materiais e Métodos Primeiramente estamos avaliando a coleção do núcleo básico de periódicos estrangeiros da UNESP, para identificar os títulos e períodos (anos) desses títulos que a comunidade deseja ter acesso ao conteúdo eletrônico. Na fase de avaliação as bibliotecas divulgaram a lista de periódicos estrangeiros de sua unidade aos seguintes segmentos: Grupos de Pesquisa, Departamentos e aos Programas de Pós-Graduação. Os pesquisadores das unidades devem atribuir nota a cada título conforme classificação e pontuação de Perez e Russo (1993, p.6 apud SANTOS; MELLO, 1998). Imprescindível 20 pontos; Importante 15 pontos; Recomendável 10 pontos; Dispensável 5 pontos; Desconhecido 0 ponto. Além disso, os pesquisadores devem anotar para cada título, se o mesmo estiver vinculado aos projetos de pesquisa, a seguinte pontuação: SIM 10 pontos; NÃO 0 ponto. Também a cargo dos pesquisadores ficará a indicação em relação à data de interesse para iniciar o acesso ao conteúdo online da publicação. Posteriormente, iremos identificar se o conteúdo desses títulos está disponível para aquisição em algum repositório ou mídia diretamente com a editora/produtora do título. Enquanto realizamos a avaliação bi-anual, estamos identificando na revisão de literatura quais são as modalidades de aquisição de conteúdo online ofertadas no mercado e consultando algumas instituições que aderiram há algum repositório, bem como coletando opiniões e experiências junto a profissionais da área. Dessa forma, será possível verificar com a Seção de Compras e Contratos e Assessoria Jurídica, quais são as garantias legais que asseguram o direito de posse do conteúdo eletrônico comprado, sendo que este não está disponível em um servidor institucional. Finalmente, iremos apontar quais são garantias técnicas (informática) e legais que devem constar em um modelo de contrato de aquisição de conteúdo digital. 4 Resultados Finais Na UNESP temos comprado alguns materiais eletrônicos, temos buscado garantir o acesso ao conteúdo, solicitando a mídia do conteúdo, estabelecendo contratos com cláusulas favoráveis a garantia de acesso perpétuo. A UNESP possui coleções eletrônicas com posse de mídia, adquirida via consórcio,

7 conjuntamente com a USP e UNICAMP (CRUESP). E também possui compra de conteúdo, com acesso via plataforma do editor. Há algum tempo a UNESP deixou de assinar periódicos estrangeiros em suporte impresso, aderindo à assinatura eletrônica, devido ao preço atrativo e principalmente pela característica geográfica da Universidade. A possibilidade de assinar ou comprar produtos eletrônicos veio ao encontro de um dos objetivos da Coordenadoria Geral de Bibliotecas (CGB) da UNESP que é oferecer a toda comunidade que compõem os campi da Universidade, o acesso a informação científica 24 horas por dia através do site da CGB. Quanto à economia considerando a característica que é própria da UNESP, ou seja, está em 22 cidades do Estado de São Paulo, a aquisição de produtos eletrônicos proporciona economia e elimina as duplicações ocorridas com as assinaturas de recursos impressos. A UNESP possui um núcleo básico de periódicos estrangeiros com aproximadamente títulos. Este núcleo é avaliado a cada dois anos, assim, todo ano a comunidade unespiana é consultada sobre o interesse na renovação das assinaturas para o ano seguinte, bem como é consultada sobre a indicação de novos títulos. No ano de 2010 estamos realizando a avaliação do núcleo de periódicos estrangeiros, onde a comunidade analisará os títulos que permanecerão no núcleo, considerando as suas vinculações aos projetos de pesquisa, as atividades de ensino e extensão e ainda apontará a partir de que período é relevante ter acesso ao conteúdo eletrônico dos títulos. Com a avaliação do núcleo básico de periódicos estrangeiros da UNESP pretendemos identificar quais títulos deverão pertencer ao nosso projeto de aquisição de back files e a partir de qual período é relevante para os pesquisadores terem acesso ao conteúdo eletrônico. Ao mesmo tempo em que estamos avaliando nossa coleção, estamos analisando as modalidades de compra disponíveis no mercado. Como já mencionamos acima, além da disponibilidade da compra de conteúdo de publicação online em DVD, transferência de arquivo FTP, abertura de acesso à plataforma do editor existe no mercado a possibilidade de assinatura de um repositório de preservação da informação eletrônica. Os repositórios funcionam da seguinte maneira: o editor tem um contrato como o repositório e deposita o conteúdo de sua publicação no servidor do repositório. E a unidade de informação que assina determinado título de um editor que faz parte do referido repositório, tem a possibilidade de se tornar assinante do repositório. E quando

8 por algum motivo, o editor deixar de fornecer acesso a sua plataforma, a unidade contata o repositório e solicita abertura de acesso ao referido título e ao conteúdo dos anos que pagos, armazenados (preservados) no repositório. Existem alguns repositórios que exercem esta função de preservar o acesso a informação eletrônica, como: Portico de responsabilidade da JSTOR ( conta com editores, outro repositório é o LOCKSS da Stanford University Libraries ( com diversos editores, este segundo responsável pelo pela preservação e acesso ao conteúdo armazenado até 2010 no repositório CLOCKSS ( É relevante dizer que as bibliotecas muitas vezes dependendo de sua coleção poderão aderir a mais de um repositório. As bibliotecas também podem optar por armazenar também publicações instituições nestes repositórios. Evidenciamos que estamos na fase inicial da investigação sobre preservação de nossa coleção eletrônica, promovendo debates com diversos seguimentos da Universidade desde o corpo acadêmico, profissionais bibliotecários, analistas de sistemas, assessoria jurídica e responsável pelo setor de compras e contratos. Preservar visando garantir acesso perpétuo à informação digital é a missão da biblioteca, queremos prosseguir desenvolvendo acervos digitais, sendo este um dos objetivos da Coordenadoria Geral de bibliotecas da UNESP, devido às características geográficas da instituição e possibilidade de acesso 24h:00 por dia. Pretendemos, com o desenvolvimento da pesquisa, a partir da análise da literatura, apresentar alguns aspectos importantes que devem ser observados pelo profissional bibliotecário no processo de formação e desenvolvimento de coleções, bem como identificar os requisitos legais brasileiros para a aquisição de coleções eletrônicas, visto que as bibliotecas universitárias tendem a constituir acervos eletrônicos em detrimento de acervos impressos, não só em relação ao custo das coleções eletrônicas, que são mais baixos, mas também pela facilidade de acesso, pesquisa e uso das referidas coleções. 5 Considerações Finais Consideramos que a formação e o desenvolvimento de coleções no formato eletrônico constitui-se numa tendência mundial, e cujo modelo modifica sensivelmente o fazer bibliotecário nesse âmbito. Dessa forma, há a necessidade de estudos críticos sobre essa nova condição de formação e desenvolvimento de acervos no âmbito das bibliotecas universitárias. Sendo preciso investigar qual método (procedimento) mais seguro, para a aquisição da informação eletrônica, considerando os conhecimentos especializados de

9 nossos profissionais e garantias legais que assegurem que a coleção que não está na estante da biblioteca, mas sim no servidor institucional ou disponível em outras mídias que foi comprada e faz parte do patrimônio da instituição para sempre. 6 Referências BRASIL. Lei nº 10753, de 30 de outubro de Institui a Política Nacional do Livro. Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil, Poder Executivo, Brasília, DF, 31 out Seção 1, p.1. BRASIL. Lei nº 8666, de 21 de junho de Regulamenta o Art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, institui normas para licitações e contratos da Administração Pública e dá outras providências. Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil, Poder Executivo, Brasília, DF, 22 jun Seção 1, p.1. FUTAS, E. Library acquisitions polices and procedures. 2.ed. Phoenix: Oryx, PEREZ, D. R.; RUSSO, M. Avaliação dos periódicos estrangeiros adquiridos por compra na UFRJ: proposta. Rio de Janeiro: SIBI, p. SANTOS, M. J. V. da C.; MELLO, P. M. A. C. de. Contribuição ao estabelecimento de critérios para a política de compra de periódicos estrangeiros na UFRJ. Rio de Janeiro, f. Disponível em: Acesso em: 22 nov VERGUEIRO, W. de C. S. Desenvolvimento de coleções. São Paulo: Polis: APB, p. (Coleção Palavra-Chave, 1) VERGUEIRO, W. de C. S.; ANDRADE, D. Aquisição de materiais de informação. Brasília: Briquet de Lemos, p.