Introdução aos Processos Administrativos. Escola Estadual de Educação Profissional - EEEP. Curso Técnico em Secretariado

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1 Escola Estadual de Educação Profissional - EEEP Curso Técnico em Secretariado Introdução aos Processos Administrativos

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3 Governador Cid Ferreira Gomes Vice Governador Francisco José Pinheiro Secretária da Educação Maria Izolda Cela de Arruda Coelho Secretário Adjunto Maurício Holanda Maia Secretário Executivo Antônio Idilvan de Lima Alencar Assessora Institucional do Gabinete da Seduc Cristiane Carvalho Holanda Coordenadora de Desenvolvimento da Escola Maria da Conceição Ávila de Misquita Vinãs Coordenadora da Educação Profissional SEDUC Thereza Maria de Castro Paes Barreto

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5 SUMÁRIO Tipos de Empresas Organograma Vantagens dos Organogramas Manuais Administrativos Manual de Políticas ou Diretrizes Manual de Instruções Especializadas Estrutura de um manual Secretariar reuniões SECRETARIADO - Introdução aos Processos Administrativos 1

6 TIPOS DE EMPRESAS Firma individual Constituída por uma única pessoa responsável ilimitadamente pela empresa (ou pelos seus atos). Atividades: indústria e/ou comércio O Ativo e passivo (estoques, máquinas, contas a pagar) podem ser transferidos, mas a empresa é intransferível Microempresa Estatuto de 1999, atualizados pelo Decreto nº 5.028/2004, de 31 de março de 2004: - Microempresa: receita bruta anual igual ou inferior a R$ ,14 (quatrocentos e trinta e três mil, setecentos e cinqüenta e cinco reais e quatorze centavos); - Empresa de Pequeno Porte: receita bruta anual superior a R$ ,14 e igual ou inferior a R$ ,00 (dois milhões, cento e trinta e três mil, duzentos e vinte e dois reais). A microempresa não poderá realizar as seguintes atividades: - importação de produtos estrangeiros; - locação ou administração de imóveis; - armazenamento e depósito de produtos de terceiros; - propaganda e publicidade, excluídos os veículos de comunicação; - factoring; - prestação de serviços de vigilância, limpeza, conservação e locação de mão-de-obra. Sociedade Civil Constituída por duas ou mais pessoas, tendo apenas por objetivo a prestação de serviços, não podem praticar atos de comércio. Regulamentadas pelo SECRETARIADO - Introdução aos Processos Administrativos 2

7 código civil. Uma agência de publicidade, em seu início de atividades, só pode existir sob a forma de sociedade civil. ORGANOGRAMA É a representação gráfica simplificada da estrutura organizacional de uma instituição, especificando os seus órgãos, seus níveis hierárquicos e as principais relações formais entre eles. Princípios básicos a serem obedecidos: SIMPLICIDADE - deve apresentar apenas os elementos essenciais à compreensão da estrutura organizacional. PADRONIZAÇÃO Uniformidade e coerência. ATUALIZAÇÃO -retrata a realidade da organização em determinado momento ALTERNATIVAS DE REPRESENTAÇÃO GRÁFICA SECRETARIADO - Introdução aos Processos Administrativos 3

8 ORGANOGRAMAS COM AS ATIVIDADES MEIOS SEPARADAS DAS ATIVIDADES FINS DIRETOR EXECUTIVO Serviço de Pessoal Serviço de Finanças Serviço de Suprimento Serviço de Jurídico Divisão Industrial Divisão Comercial Seção de Recrutamento e Seleção Seção de Treinamento DIVISÃO DE MATERIAIS Seção de Compras Seção de Estoque SECRETARIADO - Introdução aos Processos Administrativos 4

9 VANTAGENS DOS ORGANOGRAMAS: Os organogramas facilitam: Identificação de deficiências na organização; Coordenação e comunicação; Definição de responsabilidades; Integração e treinamento. DESVANTAGENS: A formalização fixa situações que, com o tempo podem tornar-se inadequadas; Os organogramas não mostram toda a estrutura organizacional. SECRETARIADO - Introdução aos Processos Administrativos 5

10 O QUE OS ORGANOGRAMAS INDICAM: OS ÓRGÃOS - A divisão do trabalho em unidades, a natureza das atividades executadas e a forma pela qual elas foram grupadas. AS PRINCIPAIS RELAÇÕES FORMAIS isto é, quem é superior de quem. As linhas representam as relações superior-subordinado, com seu fluxo implícito de ordens, prestações de contas e delegações. Os níveis hierárquicos são definidos, até certo ponto, pelos títulos dos órgãos. O QUE OS ORGANOGRAMAS PERMITEM ANALISAR DEFICIÊNCIAS DA ESTRUTURA: Superposições, duplicações e lacunas de atribuições; Excesso de níveis hierárquicos; Excesso de subordinados para um mesmo chefe; Subordinações inadequadas; Subordinações múltiplas. É sempre mais fácil ignorar deficiências quando não estão explícitas. O QUE OS ORGANOGRAMAS NÃO INDICAM As relações de prestações de serviços; As diferenças de grau de autoridade e influência entre as pessoas que aparecem no organograma no mesmo nível; As linhas de comunicação - nas quais se apoia o trabalho das pessoas. A rede de comunicações é tão intrincada que seria impossível representá-la graficamente; SECRETARIADO - Introdução aos Processos Administrativos 6

11 A organização informal. MANUAIS ADMINISTRATIVOS Manual é todo e qualquer conjunto de normas, procedimentos, funções, atividades, políticas, objetivos, instruções e orientações que deve ser obedecido e cumprido por todos os envolvidos com a Organização, individual e/ou coletivamente. Os manuais são elaborados com o intuito de divulgar aspectos mais estáveis da empresa que, geralmente, estão relacionados com a estrutura organizacional e seus métodos, rotinas e procedimentos administrativos básicos. Principais vantagens da utilização de manuais administrativos - Correspondem a importante e constante fonte de informações sobre os trabalhos realizados na Organização; - Facilitam o processo de efetivar normas, procedimentos e funções administrativas; - Auxiliam a fixar critérios e padrões, possibilitam a normatização das atividades administrativas; - Possibilitam adequação, coerência e continuidade nas normas e nos procedimentos pelas várias unidades organizacionais da empresa; - Possibilitam treinamento aos novos e antigos colaboradores da empresa; - Possibilitam efetivo crescimento na eficiência e eficácia dos trabalhos realizados; - Representam uma ferramenta de consulta, orientação e treinamento na empresa; - Representam uma restrição para a improvisação inadequada que aparece na empresa nas mais variadas formas; SECRETARIADO - Introdução aos Processos Administrativos 7

12 - Possibilitam melhor delegação mediante instruções escritas, proporcionando ao superior controlar apenas os fatos que saem da rotina normal, ou seja, o controle por exceção; - Representam um instrumento que pode elevar o moral do colaborador, pois possibilita que o mesmo tenha melhor visão de sua representatividade na empresa; - Representam um elemento importante de revisão e avaliação objetivas das práticas e dos processos institucionalizados; - Aumentam a predisposição do pessoal para assumir responsabilidades, uma vez que aquilo que tem de ser feito está claramente estabelecido por escrito; - Representam um legado histórico da evolução administrativa da Organização. Principais desvantagens da utilização de manuais administrativos - Constituem um ponto de partida, porém não a solução para todos os problemas administrativos que possam ocorrer na empresa; - Sua elaboração, quando malfeita ou pouco cuidadosa, traz sérios inconvenientes no desenvolvimento normal das operações pelas várias unidades organizacionais da empresa; - O custo de preparação e de atualização pode ser elevado, dentro de uma relação de custo x benefício identificada pela empresa; - Quando não são utilizados adequada e permanentemente, perdem rapidamente seu valor; - São, em geral, pouco flexíveis; - Incluem normalmente os aspectos formais da empresa, deixando de lado os aspectos informais, cujas vigência e importância para o dia-a-dia da empresa são muito grandes; - Quando muito sintéticos e objetivos, tornam-se pouco úteis e quando muito detalhados, correm o risco de se tornarem obsoletos diante de quaisquer mudanças pequenas; - Diminuem a incidência do julgamento pessoal, tornando-se, muitas vezes um freio para a criatividade e iniciativa individual; SECRETARIADO - Introdução aos Processos Administrativos 8

13 - Seu uso pode ficar muito prejudicado e difícil devido a uma redação pouco clara, prolixa, deficiente e inadequada. Com base na análise das vantagens e desvantagens da utilização dos manuais, chega-se à conclusão que os mesmos devem atender alguns requisitos básicos: 1. Necessidade real e efetiva da empresa; 2. Ter diagramação estruturada e adequada para suas finalidades; 3. Ter redação simples, curta, eficiente, clara e entendível, além de um bom índice ou sumário; 4. Ter instruções autênticas, necessárias e suficientes; 5. Ser distribuído a todos os colaboradores que dele necessitem; 6. Ter utilização racional, adequada e aprimorada pelos usuários do sistema; 7. Ser flexível; 8. Ter um processo contínuo de revisão, atualização e distribuição. A preparação de um manual deve respeitar alguns aspectos: - Reconhecimento da necessidade, pela alta administração, de a empresa necessitar de manuais; - Sugestão de títulos e das finalidades dos manuais; - Fixação dos objetivos específicos de cada manual e respectivo conteúdo; - Atribuição de responsabilidades pela elaboração e atualização de cada manual; - Critério sobre o uso de cada manual e a quem se destina cada tipo. SECRETARIADO - Introdução aos Processos Administrativos 9

14 TIPOS DE MANUAIS ADMINISTRATIVOS Existem alguns tipos de manuais administrativos que atendem a diferentes tipos de necessidade da empresa, a saber: - Manual de Organização - Manual de Normas e Procedimentos - Manual de Políticas e Diretrizes - Manual de Instruções Especializadas - Manual do Empregado Manual de Organização Tem como objetivo enfatizar e caracterizar os aspectos formais das relações entre os diferentes departamentos (ou unidades organizacionais) da empresa, bem como estabelecer e definir as obrigações e as responsabilidades relacionadas a cada um dos cargos da empresa. Suas principais finalidades são: 1. Estabelecer as várias unidades organizacionais da empresa; 2. Identificar o plano organizacional da empresa, incluindo sua filosofia de gestão e de atuação; 3. Identificar, de maneira formal e clara, como a empresa está estruturada; 4. Estabelecer os níveis de autoridade e as responsabilidades inerentes a cada unidade organizacional da empresa; 5. Fazer com que as informações referentes à empresa sejam elaboradas em conformidade com as políticas e os objetivos gerais da empresa; 6. Servir como base para a avaliação do plano organizacional estabelecido para a empresa. Os principais aspectos que devem fazer parte do manual de organização são: - Os objetivos gerais e os objetivos setoriais da empresa; - Organograma geral e organogramas parciais; - Relação das funções principais a serem executadas pelas unidades organizacionais; SECRETARIADO - Introdução aos Processos Administrativos 10

15 - Relações de linha e assessoria; - Níveis hierárquicos e de controle; - Grau de autoridade que cada um recebe e pode delegar; - Aspectos de centralização e descentralização; - Interação aos sistemas de comunicações e de informações/decisões. Manual de Normas e Procedimentos Tem como objetivo descrever as atividades que envolvem as diversas unidades organizacionais da empresa, bem como detalhar como elas devem ser desenvolvidas. Suas principais finalidades são: 1. Proporcionar, por intermédio de uma ou mais unidades organizacionais, métodos que possibilitam a execução uniforme dos serviços; 2. Atribuir às unidades organizacionais competência para definição das informações que são incluídas no manual; 3. Coordenar as atividades das unidades organizacionais, permitindo a consecução racional dos propósitos da empresa. Os aspectos principais que fazem parte do manual de normas e procedimentos são: - Normas: é a indicação de quem executa ou pode executar (pessoa ou unidade organizacional) os diversos trabalhos do processo administrativo. - Procedimentos:é a indicação de como são executados os trabalhos dentro do processo administrativo. - Formulários: é a indicação dos documentos que circulam no processo administrativo, bem como da forma de utilização. - Fluxogramas: é a indicação dos gráficos representativos dos diversos procedimentos descritos. - Anexos. Exemplos: tabelas, figuras, reproduções etc. SECRETARIADO - Introdução aos Processos Administrativos 11

16 Manual de Políticas ou Diretrizes Esse manual deve conter a descrição detalhada e completa das políticas que devem ser seguidas pelos executivos e outros colaboradores da empresa no processo de tomada de decisões que levam aos objetivos estabelecidos. Política parâmetro para a tomada de As políticas devem ser bem decisão. fundamentadas e consistentes, bem como baseadas em uma explicação clara e detalhada das relações de trabalho na empresa. Suas principais finalidades são: 1. Padronizar os procedimentos das atividades da empresa; 2. Criar condições para um adequado nível de delegação na empresa; 3. Dar condições para que os executivos gastem tempo apenas com as decisões que fujam dos padrões normais da empresa; 4. Facilitar a concentração de esforços, visando aos objetivos gerais da empresa; 5. Criar condições para melhor avaliação do plano organizacional. O aspectos básicos do manual de políticas e diretrizes são as políticas dos vários níveis e áreas da empresa, tais como: - Políticas de Marketing; - Políticas de Tecnologia; - Políticas de Logística; - Políticas da área de Pessoas (Recursos Humanos); - Políticas de Produção; - Políticas de Finanças. SECRETARIADO - Introdução aos Processos Administrativos 12

17 Manual de Instruções Especializadas Agrupa normas e instruções de aplicação específica a determinado tipo de atividade ou tarefa, como, por exemplo, Manual do Vendedor, Manual da Secretária ou Manual de Instruções do uso do sistema ERP. Suas finalidades principais são: 1. Possibilitar maior e melhor treinamento e capacitação a determinado grupo profissional de colaboradores; 2. Proporcionar um guia de trabalho e consulta para o grupo profissional. O manual de instruções especializadas pode ter o seguinte conteúdo básico: - Objetivos básicos; - Informações básicas sobre cargo e função; - Relação das tarefas básicas; - Interação dessas tarefas básicas com as tarefas de outros cargos e funções da empresa; - Instruções básicas para execução das tarefas; - Instruções básicas para avaliação das tarefas. Manual do Colaborador São muito importantes em empresas de médio e grande porte e seu uso aumenta muito nos níveis intermediários e inferiores da empresa. Normalmente, o colaborador recebe o manual em seu primeiro dia de trabalho. Suas principais finalidades são: 1. Propiciar ao novo colaborador, rápido entendimento da empresa; 2. Propiciar bom clima entre colaborador e empresa; 3. Externar deveres e direitos do colaborador perante a empresa; 4. Facilitar o posterior treinamento do novo colaborador. SECRETARIADO - Introdução aos Processos Administrativos 13

18 O conteúdo do manual do colaborador difere de empresa para empresa, mas alguns aspectos são básicos: - Atividades desenvolvidas pela empresa; - Breve resumo histórico; - Objetivos gerais a serem alcançados pela alta administração; - Explicação do sistema de comunicação e autoridade; - Plano de benefícios e incentivos; - Direitos e obrigações do colaborador, de forma geral; - Regime de sanções; - Maneiras de recorrer à administração da empresa diante de eventuais conflitos; - Normas de comportamento básico e de cumprimento obrigatório para todo o pessoal; - Serviços que a empresa presta a seus colaboradores. Estrutura de um manual Um manual deve ser elaborado da forma mais completa possível. Normalmente pode conter as seguintes partes básicas: 1. Índice numérico ou sumário; 2. Apresentação; 3. Instruções para uso; 4. Conteúdo básico; 5. Apêndice; 6. Glossário; 7. Índice temático; e 8. Bibliografia. a) Sumário é o índice básico com a indicação do assunto e do número da página. Deve ser suficientemente detalhado para permitir a rápida localização da informação necessária. SECRETARIADO - Introdução aos Processos Administrativos 14

19 b) Apresentação é enfocado seu objetivo. Essa parte corresponde a uma carta de apresentação assinada pelo responsável pela empresa, que deve redigi-la de forma a comunicar a todos os colaboradores a obrigatoriedade de respeito ao conteúdo do manual. c) Instruções para uso deverão ser suficientemente claras e objetivas para facilitar seu uso pelos vários colaboradores envolvidos no processo. Algumas das instruções básicas devem ser: - Disposição do conteúdo básico; - Princípios em que se baseiam os capítulos; - Sistema de codificação utilizado; - Uso dos apêndices; - Uso do glossário; - Uso do índice temático; - Forma de atualizações e modificações efetuadas; - Consulta de pontos não considerados ou que não estejam suficientemente explicados. d) Conteúdo básico parte do manual que possui todo o conteúdo principal, ou seja, a razão de ser do manual. É a parte mais extensa. e) Apêndice nessa parte são colocados formulários, fluxogramas, organogramas, gráficos, exemplos etc. Representam documentos que não devem constar da parte de conteúdo básico, para evitar possível quebra na clareza da leitura. O apêndice quando utilizado, é representado por instrumentos auxiliares para melhor entendimento do manual. f) Glossário é uma espécie de dicionário de termos técnicos que serve para homogeneizar a conceituação dos termos básicos utilizados no manual. Os termos são colocados em ordem alfabética. g) Índice temático é o conjunto de temas relativos ao assunto do manual e sua localização no conjunto. É parte opcional do manual. SECRETARIADO - Introdução aos Processos Administrativos 15

20 h) Bibliografia é uma lista de referências bibliográficas citadas no texto. É composta em ordem alfabética: sobrenome dos autores citados, título da obra, edição, local, editora e ano de publicação. Fases da Elaboração do Manual Administrativo Para a elaboração de um manual administrativo, devem ser seguidas algumas fases que podem representar um procedimento basicamente padrão. 1. Definição do objetivo do manual; 2. Escolha dos responsáveis pela elaboração; 3. Análise preliminar da empresa; 4. Planejamento; 5. Levantamento das informações; 6. Elaboração propriamente dita; 7. Distribuição; 8. Instruções aos usuários; 9. Acompanhamento do uso. a) Definição dos objetivos do manual administrativo. É a definição da razão de ser do manual. É a primeira e básica das fases de elaboração, pois da determinação dos objetivos alcançados depende todo o trabalho a ser desenvolvido posteriormente. É importante transmitir aos usuários que um manual não é a solução para todos os problemas, mas que a solução de muitos deles pode ser encaminhada por meio de um manual adequado. b) Escolha dos responsáveis pela elaboração. É importante determinar o número de pessoas, bem como o perfil técnico-comportamental das pessoas que trabalharão na elaboração do manual. c) Análise preliminar da empresa Os responsáveis devem realizar entrevistas com o pessoal de SECRETARIADO - Introdução aos Processos Administrativos 16

21 nível superior, visitas às instalações da empresa, estudos de documentação, tais como organogramas, manuais pré-existentes, balanços, demonstrativos de custos etc, e em geral, todo o tipo de atividades que lhes permita um conhecimento global da organização na qual têm de desenvolver sua atividade. d) Planejamento Essa fase serve de base de sustentação para todo o desenvolvimento posterior dos trabalhos. É a definição clara da qualidade de informação a ser levantada, as fontes da mesma, os colaboradores de que vai necessitar e outros recursos. e) Levantamento de informações Nessa fase, os responsáveis pela elaboração do manual, já têm conhecimento do tipo, da quantidade, da qualidade e da fonte de informações e assim utiliza de determinadas técnicas para o levantamento das mesmas. São elas: 1. Entrevistas procuram obter informações sobre objetivos, políticas, estratégias, estrutura hierárquica, responsabilidades, relacionamentos, procedimentos, normas, tarefas, fluxo do trabalho etc. 2. Observação direta informações como cumprimento de normas, disciplina, atividades, circulação de formulários, disposição de máquinas e equipamentos, manejo e uso de arquivos e registros, formas de trabalho etc. 3. Questionário - informações como relação de hierarquia, funções, tarefas, informações recebidas e emitidas, métodos de trabalho, delegação, descentralização, níveis de competência etc. 4. Análise de documentação são obtidas as mais variadas informações pelas diversas fontes disponíveis na empresa: manuais utilizados anteriormente pela empresa, boletins e circulares, organogramas, estatutos SECRETARIADO - Introdução aos Processos Administrativos 17

22 e regulamentos, manuais de outras empresas, fluxogramas etc. 5. Elaboração propriamente dita - na fase da elaboração definitiva do manual, alguns fatores devem ser considerados: redação, diagramação, formato, codificação, impressão, encadernação e teste-piloto. f) Distribuição. Deve-se estabelecer da maneira mais completa, a relação dos destinatários do manual. Uma distribuição reduzida, pode levar a falta de conhecimento de determinados usuários e falhas de operação do sistema. Já uma distribuição excessiva e indiscriminada pode levar a gastos inúteis e interferências desnecessárias de quem não está envolvido no assunto. Normalmente, quem recebe os manuais são os responsáveis pelas unidades organizacionais, as quais posteriormente determinam os meios de acesso a seus colaboradores. g) Instruções aos usuários. Essa tarefa normalmente cabe aos responsáveis pelas unidades organizacionais envolvidas e/ou pela área de treinamento e desenvolvimento da empresa. h) Acompanhamento do uso. Essa fase tem especial importância, pois verifica a eficiência e eficácia do manual. O responsável deve utilizar várias técnicas para verificação, tais como: entrevistas, observações, elaboração de registros estatísticos etc. O processo de acompanhamento deve ser feito de forma sistemática e contínua. Processo de Atualização do Manual Nessa etapa os responsáveis pela elaboração do manual, devem estabelecer as medidas necessárias para manter a validade do mesmo. As atualizações devem ocorrer por meio de: revisão, reemissão e cancelamento. SECRETARIADO - Introdução aos Processos Administrativos 18

23 Revisão Sempre que houver alterações que afetem parte do manual, devem ser emitidas revisões para substituir as partes emendadas. Revisão é uma nova impressão das folhas corrigidas. Ela deve ser realizada com a antecedência necessária em relação à data de entrada em vigor, com o objetivo de que os usuários tomem conhecimento da mudança ocorrida. Reemissão É uma nova edição completa do corpo do manual administrativo e/ou dos elementos adicionais, que substitui a publicação original e inclui todas as revisões. A reemissão de uma norma administrativa deve ocorrer sempre que as revisões afetarem mais de 2/3 (dois terços) da publicação anterior. Cancelamento O cancelamento de um manual administrativo ou de parte dele, ocorre quando o mesmo já não alcança o objetivo proposto inicialmente e é feito através da publicação da folha de cancelamento. Avaliação dos manuais administrativos Geralmente, as empresas não adotam uma política de avaliação periódica de seus manuais. Abaixo uma lista de controle que pode auxiliar a cumprir essa tarefa: - O que pensam os usuários sobre o manual? - O título do manual é adequado e claro para suas finalidades? - É de fácil leitura (linguagem, referências, revisão)? - Com que frequência é consultado? - A encadernação é adequada? Ela permite leitura e inserção fáceis dos materiais? - Em que casos é consultado? - Contém instruções para sua utilização? Estas são compreensíveis? Contém exemplos ilustrativos? SECRETARIADO - Introdução aos Processos Administrativos 19

24 - Contém índice temático? Está bem ordenado? Permite localizar facilmente a informação necessária? - Os temas do corpo principal foram distribuídos de acordo com uma ordem lógica? - Existem modelos que facilitam a compreensão? - Está sempre atualizado? Qual o procedimento de atualização adotado? Quem são os responsáveis pela atualização? - A diagramação é boa? Foram observados aspectos como: formato de tipos de impressão adequados, espaço suficiente entre as linhas, qualidade de impressão? - Foi prevista a inclusão de um glossário com a definição dos principais termos? O glossário é suficientemente amplo e claro? - Foram colocados nos apêndices aqueles assuntos cuja inclusão no corpo principal interrompe a fluidez da leitura? - Foi previsto espaço em branco suficiente para permitir a anexação de novos parágrafos? - Existe número suficiente de exemplares? - Desde que o manual entrou em vigência, foram observadas mudanças positivas na forma de execução das atividades? - O conteúdo do manual fornece as soluções de todas as situações que se apresentam, ou é necessário interpretar soluções por analogia? - Suas dimensões permitem fácil manuseio e arquivamento cômodo? - As normas recém-elaboradas são inseridas no manual com antecedência em relação à data de início de sua vigência? Com que antecedência? - Qual o critério adotado para diferenciar as normas recémelaboradas daquelas que serão substituídas? - O que é feito com as normas substituídas? SECRETARIADO - Introdução aos Processos Administrativos 20

25 SECRETARIAR REUNIÕES Oferecer-se para secretariar as reuniões de que participa pode ser uma boa forma para que participantes de menor relevo na organização possam obter maior chance de interação com as equipes diretivas, e sem dúvida é uma oportunidade para se envolver de forma mais imediata com as discussões, se você souber desempenhar o seu papel com efetividade. Secretariar uma reunião é muito mais do que tomar notas e posteriormente preparar e distribuir a ata. O secretário ou a secretária designada precisa exercitar a sua voz ativa, pois pode e deve assumir a responsabilidade de registrar quem está presente, controlar o horário de início e término, solicitar que pontos expostos sem clareza suficiente sejam adequadamente re-expostos ainda durante a reunião, acompanhar as questões não concluídas ao longo da reunião, sumarizando-as antes do encerramento e propondo que se delibere a respeito delas, e muitos outros papéis de grande importância operacional para a reunião. Mas saber fazer uma boa ata é essencial para que o tiro não saia pela culatra. E não é difícil: embora o grau de formalidade necessária varie em cada organização e categoria de reunião, o formato de uma ata comum é bastante simples. Secretariando com efetividade O essencial é lembrar que a ata não é uma transcrição de tudo o que foi falado, mas sim um documento que registra de forma resumida e *clara* as deliberações, resoluções e demais ocorrências de uma reunião ou outro evento. Após assinada pelo secretário e por todos os presentes, a ata constitui prova de que houve a reunião, das decisões nela tomadas, e das manifestações de todos os participantes. Devido a ter como requisito não permitir que haja qualquer modificação posterior, o seu formato renuncia a quebras de linha eletivas, espaçamentos verticais e paragrafação, ocupando virtualmente todo o espaço disponível na página e reduzindo sua legibilidade, sob o ponto de vista tipográfico. SECRETARIADO - Introdução aos Processos Administrativos 21

26 As características básicas da formatação de atas são: texto completamente contínuo, sem parágrafos ou listas de itens ou seja, reduzido como se o texto inteiro fosse um único e longo parágrafo; números, valores, datas e outras expressões sempre representados por extenso; sem emprego de abreviaturas ou siglas; sem emendas, rasuras ou uso de corretivo; todos os verbos descritivos de ações da reunião usados no pretérito perfeito do indicativo (disse, declarou, decidiu ); Caso a ata esteja sendo registrada diretamente em livro de atas manuscrito, os confortos da edição do texto não estarão disponíveis. Neste caso, se houver erro do Secretário, o mesmo deverá ser imediatamente corrigido sem rasurar ou emendar, mas sim usando o digo, como no exemplo: ( ) O diretor propôs adquirir imediatamente vinte mil, digo, trinta mil unidades de matéria-prima ( ). Caso perceba-se o erro apenas ao final da composição da ata, mas antes que a mesma seja assinada, pode-se retificar no término do texto, como no exemplo: Em tempo: onde consta vinte mil unidades de matéria-prima, leia-se trinta mil unidades de matéria-prima Vamos a um modelo simplificado de ata de reunião: Modelo de ata de reunião Ata da reunião extraordinária para aprovação de despesa imprevista, realizada pela diretoria colegiada e conselho fiscal da Empresa X em nove de março de dois mil e oito, no gabinete da Direção-Geral da empresa, em seu edifício-sede situado em Marília São Paulo. A reunião foi presidida pelo Diretor-Financeiro, José Luz da Rocha, secretariada por Antônio Meira e contou com a presença do Diretor de Recursos Humanos, Marcelo Firmino, do Diretor de Operações, Afonso Quezada, e de todos os integrantes do Conselho Fiscal da empresa, à exceção do Sr. Rogério Meira, cuja ausência foi previamente justificada. Inicialmente foi lida e aprovada a ata da reunião anterior, à exceção da SECRETARIADO - Introdução aos Processos Administrativos 22

27 seguinte ressalva: onde constou vinte mil unidades de matéria-prima, leia-se trinta mil unidades de matéria-prima. Em seguida o Diretor-Financeiro solicitou ao Diretor de Operações que apresentasse suas estimativas de necessidade de realização de serviço extraordinário nas unidades fabris do estado do Paraná para o próximo trimestre, sendo atendido na forma de uma apresentação audiovisual que definiu os motivos para a realização de sete mil e duzentas horas extras por um total de mil e duzentos funcionários no período. Os aspectos relacionados à legislação trabalhista foram integralmente aprovados pelo Diretor de Recursos Humanos, e colocou-se em votação aberta junto ao conselho fiscal a disponibilização dos recursos para pagamento desta despesa não incluída no Plano Plurianual da Empresa X, resultando em aprovação unânime e imediata autorização de desembolso concedida ao Diretor-Financeiro. O Conselheiro Aníbal Pinheiro propôs a recomendação de que uma metodologia para estimativa de realização de serviço extraordinário seja incorporada a futuros planos plurianuais, tendo a moção sido aprovada por todos os presentes, e imediatamente incluída na pauta da próxima reunião ordinária da Diretoria Financeira. Nada mais havendo a tratar, foi lavrada por mim, Antônio Meira, a presente ata, assinada por todos os presentes acima nominados e referenciados. Como você pode perceber, não se trata de um texto complexo de redigir, embora seja pouco legível devido à ausência de parágrafos. Secretariar a reunião, entretanto, exige destreza para acompanhar a discussão ao mesmo tempo em que se toma notas suficientemente detalhadas. Para finalizar, uma dica especial para quem chama a si a responsabilidade de secretariar e produzir as atas de reuniões de grupos voluntários ou de organizações como condomínios e CIPAs: não se deixe levar pelo formalismo! O importante de uma ata é registrar com fidelidade e clareza o que se discutiu, sem deixar margem para alterações posteriores. Pense mais no conteúdo e menos no modelo, e você fará as atas mais efetivas. SECRETARIADO - Introdução aos Processos Administrativos 23

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29 Hino Nacional Hino do Estado do Ceará Ouviram do Ipiranga as margens plácidas De um povo heróico o brado retumbante, E o sol da liberdade, em raios fúlgidos, Brilhou no céu da pátria nesse instante. Se o penhor dessa igualdade Conseguimos conquistar com braço forte, Em teu seio, ó liberdade, Desafia o nosso peito a própria morte! Ó Pátria amada, Idolatrada, Salve! Salve! Brasil, um sonho intenso, um raio vívido De amor e de esperança à terra desce, Se em teu formoso céu, risonho e límpido, A imagem do Cruzeiro resplandece. Gigante pela própria natureza, És belo, és forte, impávido colosso, E o teu futuro espelha essa grandeza. Terra adorada, Entre outras mil, És tu, Brasil, Ó Pátria amada! Dos filhos deste solo és mãe gentil, Pátria amada,brasil! Deitado eternamente em berço esplêndido, Ao som do mar e à luz do céu profundo, Fulguras, ó Brasil, florão da América, Iluminado ao sol do Novo Mundo! Do que a terra, mais garrida, Teus risonhos, lindos campos têm mais flores; "Nossos bosques têm mais vida", "Nossa vida" no teu seio "mais amores." Ó Pátria amada, Idolatrada, Salve! Salve! Poesia de Thomaz Lopes Música de Alberto Nepomuceno Terra do sol, do amor, terra da luz! Soa o clarim que tua glória conta! Terra, o teu nome a fama aos céus remonta Em clarão que seduz! Nome que brilha esplêndido luzeiro Nos fulvos braços de ouro do cruzeiro! Mudem-se em flor as pedras dos caminhos! Chuvas de prata rolem das estrelas... E despertando, deslumbrada, ao vê-las Ressoa a voz dos ninhos... Há de florar nas rosas e nos cravos Rubros o sangue ardente dos escravos. Seja teu verbo a voz do coração, Verbo de paz e amor do Sul ao Norte! Ruja teu peito em luta contra a morte, Acordando a amplidão. Peito que deu alívio a quem sofria E foi o sol iluminando o dia! Tua jangada afoita enfune o pano! Vento feliz conduza a vela ousada! Que importa que no seu barco seja um nada Na vastidão do oceano, Se à proa vão heróis e marinheiros E vão no peito corações guerreiros? Se, nós te amamos, em aventuras e mágoas! Porque esse chão que embebe a água dos rios Há de florar em meses, nos estios E bosques, pelas águas! Selvas e rios, serras e florestas Brotem no solo em rumorosas festas! Abra-se ao vento o teu pendão natal Sobre as revoltas águas dos teus mares! E desfraldado diga aos céus e aos mares A vitória imortal! Que foi de sangue, em guerras leais e francas, E foi na paz da cor das hóstias brancas! Brasil, de amor eterno seja símbolo O lábaro que ostentas estrelado, E diga o verde-louro dessa flâmula - "Paz no futuro e glória no passado." Mas, se ergues da justiça a clava forte, Verás que um filho teu não foge à luta, Nem teme, quem te adora, a própria morte. Terra adorada, Entre outras mil, És tu, Brasil, Ó Pátria amada! Dos filhos deste solo és mãe gentil, Pátria amada, Brasil!

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