A decisão pela eficiência Como a área jurídica pode melhorar a condução de seus processos e atingir alta performance
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- Martim Castilho Bennert
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1 A decisão pela eficiência Como a área jurídica pode melhorar a condução de seus processos e atingir alta performance
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3 Os desafios de gestão da função jurídica no Brasil A crescente preocupação dos executivos com a gestão de seus passivos contenciosos e com a boa gestão dos seus departamentos jurídicos não é injustificada. A evolução no número de processos judiciais no Brasil requer atenção. Anualmente, ingressam mais de 24 milhões de processos nas esferas Estadual, Federal e Trabalhista. Somam-se às novas entradas cerca de 60 milhões de processos em andamento, em um total de mais de 84 milhões de processos nestas três esferas da Justiça. No poder público os montantes também são expressivos: em 2010 as despesas totais da Justiça Estadual, Federal e Trabalhista somaram R$ 41 bilhões, o equivalente a 1,12% do PIB Nacional. O valor ainda pode ser equiparado a 2% dos gastos da União e dos Estados e R$ 212,37 ao ano por habitante. A despesa total de 2010 apresentou crescimento de 3,7% em relação a 2009, estabelecida em R$ 39,6 bilhões. O crescimento no número de processos judiciais reflete diretamente nas demonstrações financeiras das empresas brasileiras. Em um recente estudo realizado pela Accenture verificou-se que companhias de diversos segmentos provisionavam valores expressivos para perdas com ações judiciais (Tabela 1). Somas significativas eram direcionadas para depósitos judiciais e outras garantias, como bloqueios de contas, cartas de fiança e seguros. As reclamações abertas na Fundação de Proteção e Defesa do Consumidor (Procon), potencial porta de entrada para processos Cíveis ligados ao direito do consumidor, também são representativas. Em 2011, o total de atendimentos para consultas, orientações e queixas no Procon SP foi de aproximadamente 727 mil. Este número representa um aumento de 15% sobre o volume de reclamações registradas em Já o número de queixas fundamentadas, cerca de 33 mil, sofreu aumento de 6% em As empresas que atuam nos segmentos bancário, de telecomunicação e utilities são as que costumam apresentar mais registros negativos no Procon (Tabela 2). Tabela 1 - Informações contábeis (valores em milhões de R$) Telecom Utilities Empresas A B C D E F Provisões para Perdas Depósitos / Garantias Utilities Seguradoras Empresas G H I J K L Provisões para Perdas N/D Depósitos / Garantias Energia Bens de Consumo Empresas M N O P Q Provisões para Perdas Depósitos / Garantias N/D 330 Fonte: Demonstrações Financeiras das empresas mencionadas (Data-base jun/2012) Tabela 2 - Volume de reclamações fundamentadas (PROCON-SP) Reclamações por área Alimentos Habitação Saúde Produtos Assuntos Financeiros Serviços Essenciais Serviços Privados Total De acordo com levantamento3, feito com base nos balanços patrimoniais de diversas companhias brasileiras em março de 2012, 36 das maiores empresas de capital aberto do País tem cerca de R$ 25 bilhões reservados para ações trabalhistas, dos quais R$ 19 bilhões são para provisões de perdas e R$ 6 bilhões para garantias. Essas cifras representam um crescimento de 23% em reservas em relação ao mesmo período do ano passado. Os dados apresentados ilustram o peso destas despesas para as organizações e reforçam a importância do tema para a agenda dos executivos brasileiros. Para atender a demanda por uma gestão eficiente do contencioso e dos departamentos jurídicos, a Accenture desenvolveu uma abordagem voltada ao aperfeiçoamento do modelo operacional para a área. A intenção é estabeceler meios para promover eficiência e favorecer a gestão dos processos judiciais. Fonte: Fundação de Proteção e Defesa do Consumidor (PROCON) disponíveis no sítio da fundação (PROCON-SP) 3
4 Função Jurídica de Alta Performance O aprimoramento da função jurídica decorre de um processo evolutivo composto por seis alavancas de valor: I. Revisão do modelo operacional II. Revisão do fluxo decisório III. Análise de propensão I. Revisão do modelo operacional As mudanças organizacionais partem da avaliação e da revisão dos processos internos existentes nos departamentos. O objetivo é identificar as oportunidades de melhorias orientadas por práticas de alta performance. O modelo futuro de processos busca mais padronização e desempenho superior. A definição dos processos futuros deve passar por uma industrialização dos procedimentos que trazem pouco ou nenhum valor. A implantação de uma estrutura fabril nestas áreas pressupõe a criação de células especializadas para atividades como protocolo, cadastro, cumprimento de obrigações de fazer, cálculos, pagamentos e encerramentos. O estabelecimento destas células especializadas torna tais procedimentos mais ágeis, evita perda de prazos e pagamentos de multas e pode ser operacionalizado por um número menor de profissionais, o que trará significativas reduções de custo. A experiência da Accenture com a aplicação de modelos de fábrica jurídica demonstra que o método pode trazer ganhos de 15% a 25% em desempenho. IV. Análise e mitigação das causas V. Recuperação de garantias de processos judiciais VI. Melhoria contínua II. Revisão do fluxo decisório Outra significativa mudança no modus operandi da função jurídica diz respeito à introdução do fluxo de tomada de decisão estratégica (entende-se por tomada de decisão estratégica a escolha a ser tomada pela empresa ante um novo processo, entre buscar uma conciliação (acordo) ou a defesa do caso). Esta etapa decisória deve considerar critérios objetivos, oriundos das etapas iniciais da estrutura fabril, desmembrando os fluxos subsequentes - defesa ou acordo, conforme a decisão estratégica. A tomada de decisão baseada em critérios objetivos contribui com o alcance de benefícios para a empresa: Melhoria da taxa de sucesso nas defesas realizadas pela equipe jurídica: em função da concentração de esforços jurídicos nos processos com maior probabilidade de vitória (ou que possuam melhores dados e subsídios para suporte às defesas); Redução dos custos médios dos processos: pelo estabelecimento de acordo em processos antes direcionados para defesa, com posterior condenação em valor superior; Melhoria da reputação da companhia diante do Poder Judiciário: em razão da menor quantidade de processos tramitados no Judiciário, além do aumento da taxa de ganhos de causa pela empresa; Redução de custos com escritórios de advocacia terceirizados: em função da contratação de escritórios com perfil de negociação ( negociadores ), para os processos direcionados à estratégia de acordo, os quais normalmente cobram honorários inferiores aos escritórios que prestam serviços de defesa. 4
5 III. Análise de propensão O comportamento dos clientes e parceiros que decidem por ingressar com ações judiciais contra as empresas com as quais mantém (ou mantinham) relações comerciais, varia conforme diversos aspectos. Estas variações podem estar relacionadas ao tipo de serviço prestado, o ramo de atuação da empresa, a sua localização geográfica e até mesmo ao perfil econômico do autor. Todavia, independentemente destas características envolvidas, é possível tentar mapear padrões específicos de comportamentos dos clientes e parceiros que entram com ações contra a empresa. Estes comportamentos são analisados com base nos acionamentos e contatos pelos variados canais de relacionamento (SAC, Ouvidorias, Centrais de Relacionamento, áreas relacionadas, etc) antes do efetivo acionamento na justiça pelo autor. Neste contexto, os resultados de análises detalhadas dos históricos dos acionamentos e contatos realizados pelos clientes e parceiros, antes dos efetivos ingressos das ações, podem trazer relevantes contribuições para o entendimento dos padrões e comportamentos dos mesmos. Tal entendimento, por sua vez, possibilita inferências acerca de eventuais futuras ações a partir dos acionamentos e contatos que estão sendo realizados atualmente através dos canais de relacionamento supramencionados. IV. Análise e mitigação das causas O aprimoramento do modelo operacional jurídico e a revisão do fluxo decisório permitem o rápido tratamento dos processos, controle adequado de prazos e uma definição eficiente da estratégia (acordo ou defesa) a ser adotada. Outra ação igualmente importante é a identificação das causas-raiz por trás das falhas que podem ter gerado os processos judiciais. A identificação destas causas-raiz tem início no levantamento dos principais fatores relacionados ao ingresso de ações judiciais. Esses fatores, em geral, estarão relacionados a descumprimento de cláusulas contratuais padronizadas, prestação de serviços inadequados ou insuficientes, falhas operacionais recorrentes e atendimento inadequado às demandas de clientes. Uma vez levantados estes fatores, é possível aprofundar a análise da operação de forma a identificar sua real causa e implantar as ações mitigadoras necessárias na origem, que as quais trarão como resultado a potencial redução do número de novas entradas de processos contra a empresa. A correta estruturação de modelos para mapeamento do comportamento-padrão destes indivíduos, aliada a uma procura proativa pelo cliente para resolução dos problemas em questão, tem se mostrado uma grande alavanca preventiva ao aumento do contencioso. Os benefícios associados à antecipação das soluções são expressivos e vão além da redução dos custos com eventuais condenações. Os impactos esperados para tal prática também envolvem aumento da satisfação dos clientes e parceiros, além da potencial redução de novas entradas. 5
6 V. Recuperação de garantias de processos judiciais Ao longo da vida útil de um processo judicial, muitas vezes a parte ré é solicitada a apresentar garantias como depósitos judiciais, bloqueios de contas, cartas de fianças e seguros. Essas garantias, porém, podem ser constituídas de forma excessiva e indisponibilizar recursos relevantes da empresa. Os motivos para tais excessos são variados e não são limitados a fragilidades internas. Como exemplo, citamos algumas das razões que culminam nas constituições de garantias excessivas: Falhas em controles internos da organização para a solicitação de liberação das penhoras excessivas; Falhas de processos internos relacionados à identificação de garantias excessivas; Falhas de processos internos que permitam o devido levantamento das garantias quando do encerramento dos processos judiciais; Falhas e limitações sistêmicas relacionadas ao sistema BacenJUD, do Banco Central do Brasil; Falhas nas publicações das ordens judiciais proferidas pelos juízes; Falhas no cumprimento de ordens judiciais de desbloqueio de contas por parte das instituições financeiras. VI. Melhoria contínua A adoção de procedimentos eficientes na função jurídica pede por ajustes constantes e melhorias estruturais para que a condução dos aspectos relacionados a processos jurídicos esteja sempre alinhada aos objetivos da companhia. Após a implantação das mudanças apresentadas nas etapas anteriores, é importante aplicar critérios específicos de monitoramento responsáveis por ajustar o funcionamento da função jurídica na organização. Neste contexto, se faz necessária a atuação adicional em aspectos pontuais da operação capazes de reduzir o custo de manutenção dos processos e implementar critérios estratégicos que contribuirão com o aprimoramento da operação. Em paralelo às melhorias operacionais introduzidas, é imperativo que haja o desenvolvimento de uma camada de gestão da nova estrutura, favorecendo o monitoramento dos resultados e os ajustes estratégicos necessários ao longo do tempo. Através da utilização de ferramentas de analytics para cruzamento e análise de bancos de dados da própria organização é possível identificar inúmeros lançamentos de garantias com indícios de multiplicidade ou excesso. Tais análises automatizadas permitem a priorização de análises complementares individualizadas que podem concluir pela existência de garantias excedentes e consequente necessidade de peticionamento para liberação das mesmas. A identificação de garantias excedentes vinculadas a processos, ou a existência de garantias relacionadas a processos já encerrados, permite o levantamento das mesmas com consequente aumento da disponibilidade de caixa para a empresa em um curto espaço de tempo. Referências Site do CNJ Publicação Justiça em Números Site da BM&FBovespa Site do PROCON-SP (Cadastro de reclamações fundamentadas) 6
7 Considerações finais O volume de processos que tramitam na justiça brasileira cresce diariamente. Empresas que decidem estrategicamente a melhor forma para conduzir suas causas e implementam práticas de alta performance que buscam a eficiência dos processos apresentam diversos ganhos operacionais, financeiros e institucionais: Melhoria de controles internos relacionados aos acompanhamentos processuais; Redução dos prazos internos para processamento das operações; Redução dos custos com processos (condenações, custas processuais) e com escritórios de advocacia; Redução de pessoal relacionado à função jurídica; Aumento da disponibilidade de caixa; Melhora da reputação da empresa diante do Poder Judiciário. 7
8 Sobre a Accenture A Accenture é uma empresa global de consultoria de gestão, serviços de tecnologia e outsourcing, com mais de profissionais atendendo a clientes em mais de 120 países. Combinando experiência ímpar, conhecimento profundo sobre todos os setores econômicos e funções de negócio, e extensa pesquisa junto às mais bem-sucedidas organizações no mundo, a Accenture colabora com seus clientes, quer sejam empresas ou governos, para ajudá-los a alcançar altos níveis de performance. A companhia teve receitas líquidas de US$ 27,9 bilhões no ano fiscal encerrado em 31 de agosto de Sua página na internet é Sobre Accenture Risk Management Accenture Risk Management ajuda seus clientes a transformar gerenciamento de risco em uma capacidade que agrega valor ao negócio, onde risco é utilizado como um diferenciador competitivo. Ajudamos os clientes a criar e implementar uma capacitação integrada de gestão de riscos, alinhando risco e retorno de forma a alcançar a melhor relação custo-benefício trazendo conhecimentos em estratégia de negócio e risco para avaliar opções de mercado e conduzir ao crescimento de lucro. Accenture Risk Management busca incorporar conhecimentos de gerenciamento de risco para toda a organização visando suportar uma cultura de risco consciente, adaptando a instituição aos regulamentos de indústria e geografias de forma holística, focando nos seus impactos e resultados no negócio. Sobre Accenture Management Consulting A Accenture é uma das empresas que lidera o segmento de serviços de consultoria de negócios no mundo. Se alavancando na larga experiência de seus mais de 18 mil consultores globalmente, Accenture Management Consulting trabalha junto de corporações e governos, para atingir High Performance por meio da combinação de profundo conhecimento nas mais variadas indústrias e habilidades funcionais para prestar consultoria em estratégia, analíticas, Customer Relationship Management, finanças & Enterprise Performance, operações, gestão de riscos, e sustentabilidade & talento organizacional. Sobre a Liderança de Risk Management Carlos C. Vianna é líder das áreas de Risk Management e Finance & Enterprise Management da Accenture para a América Latina. Com mais de 15 anos de experiência na liderança de projetos em diversas indústrias, como bancos, varejo, telecomunicações, utilities e governo, Vianna é formado em engenharia metalúrgica pela Universidade Federal do Rio de Janeiro e cursou MBA em finanças pelo IBMEC. carlos.c.vianna@accenture.com Marcio Giachetta Paulilo é gerente sênior da prática de Risk Management da Accenture, especializado em Risco Operacional, liderando a oferta de serviços de aprimoramento da função jurídica. O executivo é graduado em engenharia mecatrônica e mestre em administração de empresas, ambos pela Universidade de São Paulo (USP). marcio.paulilo@accenture.com Rodolpho R. Pinaud é gerente da prática de Risk Management da Accenture, e desenvolveu projetos relacionados a aprimoramento da função jurídica. É graduado em ciências econômicas pelo IBMEC-RJ e mestre em administração de empresas (stricto sensu) com ênfase em Finanças pela mesma instituição. rodolpho.pinaud@accenture.com Copyright 2013 Accenture Todos os direitos reservados. Accenture, seu logotipo e High Performance Delivered são marcas registradas da Accenture.
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