METODOLOGIA DE IMPLANTAÇÃO DE SISTEMAS SUBSTITUTIVOS EM INSTALAÇÕES COMPUTACIONAIS

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1 BENEDITO FULVIO MANFREDINI METODOLOGIA DE IMPLANTAÇÃO DE SISTEMAS SUBSTITUTIVOS EM INSTALAÇÕES COMPUTACIONAIS Dissertação apresentada para obtenção do Título de Mestre pelo Curso de Mestrado em Gestão e Desenvolvimento Regional do Departamento de Economia, Contabilidade, Administração e Secretariado da Universidade de Taubaté. Área de concentração: Planejamento e Desenvolvimento Regional Orientador: Prof. Márcio Lourival Xavier dos Santos, Ph.D. Taubaté - SP 2004

2 BENEDITO FULVIO MANFREDINI METODOLOGIA DE IMPLANTAÇÃO DE SISTEMAS SUBSTITUTIVOS EM INSTALAÇÕES COMPUTACIONAIS. UNIVERSIDADE DE TAUBATÉ, TAUBATÉ, SP Data: / /. Resultado: COMISSÃO JULGADORA Prof. Dr. Márcio Lourival Xavier dos Santos. Assinatura Prof. Dr. José Glênio Medeiros de Barros. Assinatura Prof. Dr. Celso de Renna e Souza. Assinatura Prof. Dr. José Alberto Fernandes Ferreira. Assinatura Prof. Dr. Clóvis Torres Fernandes. Assinatura

3 Dedico este trabalho ao maior investimento da minha vida, que, embora absolutamente prioritário e de longo prazo, precisou competir com outros projetos e ceder espaço para investimentos pontuais. Durante a realização deste trabalho, mesmo nos momentos em que este parecia um insaciável devorador de recursos, meu grande investimento nunca faltou com retorno muito superior ao esperado, na forma de estímulo, dedicação, amor e alegria. Obrigado à minha esposa, Sandra Regina da Cunha, e à minha filha, meu bônus pack, Giulia Manfredini

4 AGRADECIMENTOS Primeiramente agradeço a Deus pois sem ele nada seria feito, agradeço também aos meus pais e parentes que muito me motivaram na realização deste trabalho. Ao Prof. Márcio Lourival Xavier dos Santos, Ph.D., que, com sabedoria e paciência, orientou o trabalho de elaboração da minha dissertação de mestrado. Seu papel foi fundamental nesse projeto. Ao Prof. Dr. José Alberto Fernandes Ferreira pelas sugestões e colaboração. Ao Prof. Mc. Walter do Amaral Netto que colaborou muito para a conclusão deste trabalho. A bibliotecária Maria de Fátima G. Marcondes que muito gentilmente me ajudou nas referências bibliográficas e na confecção da ficha catalográfica.

5 MANFREDINI, Benedito Fulvio. METODOLOGIA DE IMPLANTAÇÃO DE SISTEMAS SUBSTITUTIVOS EM INSTALAÇÕES COMPUTACIONAIS f. Dissertação (Mestrado em Gestão e Desenvolvimento Regional) Departamento de Economia, Contabilidade, Administração e Secretariado ECA, Universidade de Taubaté, Taubaté. RESUMO RESUMO O presente trabalho tem como objetivo central propor uma metodologia para a implementação de um sistema de informação na Universidade de Taubaté. Tal sistema visa gerar informações úteis e necessárias ao funcionamento e boa gestão da Instituição, considerando para isto uma abordagem sistêmica. Esta abordagem leva em conta três fatores fundamentais para a adequada utilidade e funcionamento do sistema, quais sejam: as necessidades das pessoas, da instituição e a tecnologia disponível. Aborda-se desde um estudo inicial de situação até a melhoria continuada do sistema já em produção. Este trabalho serviu como base no processo de integração dos sistemas de informação, facilitando assim a integridade e padronização dos dados e, como conseqüência de todo o processo evolutivo, a compreensão dos funcionários como parte do sistema. Houve também uma redução no tempo de obtenção das informações necessárias à tomada de decisões. Esta metodologia serviu como elemento de mudanças nos diversos níveis e setores da Instituição objeto do estudo. É calcada na literatura clássica de Tecnologia da Informação, tendo aqui um maior detalhamento, ilustrado para aplicação. Pode-se perfeitamente utilizar a metodologia aqui descrita em outras organizações com diferentes características. Palavras-chave: Tecnologia da informação, Sistemas de informação, Desenvolvimento industrial e tecnológico.

6 MANFREDINI, Benedito Fulvio. A PROPOSAL OF A CONTINUOUS SUPPORT METHODOLOGY FOR THE IMPLEMENTATION OF REPLACEMENT SYSTEMS IN COMPUTER INSTALLATIONS f. Master Degree Dissertation (Management of in Management and Regional Development) Department of Economy, Accounting, Administration and Secretaryship - ECA, University of Taubaté, Taubaté. ABSTRACT ABSTRACT The main purpose of this work is to present a proposal of a methodology for implementing an information system at the Universidade de Taubaté. The system under implementation has been deigned to provide the necessary information to optimize the general management of the institution. To this end, the methodology follows a systemic approach, taking into account three fundamental factors: personnel engagement, institutional background and the application of recent technology. The discussion presented with an evaluation of the institutional base, stepping up to the continuous follow up of the real life operation the new system. The application of the proposed methodology has been shown to lead to better data standardization and to an improvement of personnel s understanding of the whole institutional process and its peculiarities. As a collateral, there was a reduction in the time for acquiring the necessary decision making information. The methodology promoted changes throughout the several institutional levels and was developed under the assumptions that are common ground in the majority of I.T. publications. Those assumptions are, however, stressed and shown here in great detail. The methodology is not restricted to the university environment but can be equally applied to other institutions. Key-words: Technology of the information, Systems of information, Industrial and Technological Development

7 SUMÁRIO RESUMO... 5 ABSTRACT... 6 LISTA DE FIGURAS INTRODUÇÃO Objetivos Objetivo geral Objetivos específicos Relevância do Tema Delimitação do Estudo Estrutura do Trabalho REVISÃO DA LITERATURA Fatores-chave na Implementação de um Sistema de Informação A Empresa e a Implementação de Software Caracterização das empresas Estrutura organizacional Ambiente Teoria de sistemas Funções da administração Planejamento Organização Direção Controle Níveis de administração A Tecnologia e a Implementação de Software Contextualização Hardware Software Funções da administração da informática Planejamento na administração da informática Organização na administração da informática Direção na administração da informática Controle na administração da informática Níveis de administração e sistemas informatizados As Pessoas e a Implementação de Software Impacto da informática nas empresas e nas pessoas... 44

8 As pessoas e a administração da informática O processo de mudança e a estratégia de alinhamento Estratégia de alinhamento Treinamento Considerações Ferramental de Implementação de Sistemas Perspectivas de Implementação de Sistemas IMPLEMENTAÇÃO DE SISTEMAS METODOLOGIAS DE IMPLEMENTAÇÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO ERP Enterprise Resource Planning STRADIS Structured Analysis, Design and implementation of Information Systems YSM Yourdon Systems Method Effective Technical and Human Implementation of Computer-Based Systems ETHICS O Pensamento Crítico na Resolução de Problemas O Diagrama de Fluxo de Dados Considerações METODOLOGIA DE IMPLEMENTAÇÃO DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO PARA A UNIVERSIDADE DE TAUBATÉ Estágio 1 Identificação da Situação Zero Etapa Identificação da Situação Zero da Empresa Tarefa Levantar Características da Organização Tarefa Levantar Fluxo de Dados Tarefa Levantar Variáveis de Contexto Tarefa Levantar Metas da Organização Etapa Identificação da Situação Zero do Pessoal Tarefa Levantar Conhecimento Tarefa Formar Times de Informática Tarefa Levantar Plano de Cursos Etapa Identificação da Situação Zero da Tecnologia Tarefa Identificar Importância da Informática Tarefa Levantamento de Metas de Informática Tarefa Identificar Hardware Tarefa Identificação de Software Levantamento de necessidades Estágio 2 - Implementação do Sistema Etapa Preparar Organização... 89

9 Tarefa Preparar Local Tarefa Preparação dos Dados Tarefa Escolher a Abordagem de Partida Etapa Capacitar Pessoal Tarefa Contratar ou Aplicar Plano de Cursos Tarefa Aceitação dos Usuários Etapa Preparar Tecnologia Tarefa Preparar Hardware Tarefa Preparar Sistema Tarefa Testes Finais Etapa Partida Etapa Institucionalização da Implementação Estágio 3 - Avaliação e Acompanhamento Etapa Avaliação e Acompanhamento da Organização Etapa Avaliação e Acompanhamento do Pessoal Etapa Avaliação e Acompanhamento da Tecnologia Direcionadores para avaliação da implementação do sistema Documentação da nova metodologia implementada Considerações sobre o uso correto da Tecnologia de Informação nas Organizações RESULTADOS DA APLICAÇÃO DA METODOLOGIA PROPOSTA CONCLUSÃO E RECOMENDAÇÕES REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS GLOSSÁRIO

10 LISTA DE FIGURAS LISTA DE FIGURAS Figura 01 Um Sistema de Informação: não apenas um Computador...17 Figura 02 Estrutura Orgânica...20 Figura 03 O Ambiente e a Tecnologia...21 Figura 04 A Empresa como um Sistema Adaptativo...22 Figura 05 O Inter-Relacionamento dos Sistemas de Informações e dos Diversos Componentes dos Ambientes Interno e Externo Figura 06 Componentes de um Sistema...25 Figura 07 A Empresa como um Sistema Aberto...26 Figura 08 Esquema Genérico de um Sub-Sistema...27 Figura 09 Estrutura de Navegação para Identificação da Natureza do Dado, da Informação ou do Sistema...28 Figura 10 Componentes de Hardware...34 Figura 11 Integração de Dispositivos de Computador...35 Figura 12 O Sistema de Informação e o Sistema Empresa...36 Figura 13 Conhecimento em Sistemas de Informação...42 Figura 14 Visão Integrada de Sistemas de Informações e Pessoas...43 Figura 15 Estratégias de Mudanças...48 Figura 16 Como Alinhar Pessoas e Grupos...49 Figura 17 Importância da Informática para a Empresa...53 Figura 18 Estratégia Geral da Informática para a Empresa...54 Figura 19 Ações para a Implantação Bem Sucedida da Tecnologia da Informação..55 Figura 20 Estágios da Informatização...55 Figura 21 Etapas Típicas da Implementação de Sistemas...57 Figura 22 Vantagens e Desvantagens de Adquirir Sistemas ou Desenvolver In House...59 Figura 23 Tipos de Testes...60 Figura 24 Abordagens de Partida...61 Figura 25 Vantagens e Desvantagens das Abordagens de Partida...62 Figura 26 Foco nas Decisões Empresarias Essenciais...65 Figura 27 Detectando Problemas na Implementação - DPI...68 Figura 28 Símbolos do Diagrama de Fluxo de Dados...70 Figura 29 Diagrama de Contexto de um Sistema de Cobrança de Pacientes...71 Figura 30 Diagrama de Fluxo de Dados de Níveis e Especificações de Processos..72 Figura 31 Metodologia de Implementação de Software Nível

11 Figura 32 Identificação da Situação Zero...77 Figura 33 Identificação da Situação Inicial da Organização...78 Figura 34 Identificação da Organização FIO Figura 35 Identificação da Organização FIO Figura 36 Identificação da Organização FIO Figura 37 Identificação do Fluxo de Dados FIFD...80 Figura 38 Identificação de Contexto FIC...80 Figura 39 Levantamento de Metas...80 Figura 40 Ficha de Levantamento do Cronograma de Atividades...81 Figura 41 Identificação do Pessoal...82 Figura 42 Ficha de Identificação de Pessoal FIP...82 Figura 43 Ficha de Formação de Times de Informática FFTI...83 Figura 44 Ficha de Levantamento de Perspectivas e Atualização...83 Figura 45 Ficha de Plano de Cursos - FPC...84 Figura 46 Identificação da Tecnologia...84 Figura 47 Ficha Identificação da Importância da Tecnologia FIIT...85 Figura 48 Ficha Levantamento de Metas de Informática FLMI...85 Figura 49 Ficha Identificação de Hardware FIH...86 Figura 50 Ficha Identificação de Equipamento...86 Figura 51 Ficha de Identificação de Software FIS...87 Figura 52 Interpretação Conjunta das Fichas...88 Figura 53 Implementação do Sistema...89 Figura 54 Preparar a Organização...90 Figura 55 Capacitação do Pessoal...91 Figura 56 Preparar Tecnologia...92 Figura 57 Avaliação e Acompanhamento...94 Figura 58 Direcionadores para Avaliação do Fator Empresa...95 Figura 59 Avaliação e Acompanhamento da Organização...95 Figura 60 Direcionadores para Avaliação do Fator Pessoal...96 Figura 61 Avaliação e Acompanhamento do Pessoal...96 Figura 62 Direcionadores para Avaliação do Fator Tecnologia...97 Figura 63 Avaliação e Acompanhamento da Tecnologia...97 Figura 64 Cadastro de Fornecedores - ANTIGO Figura 65 Cadastro de Fornecedores - NOVO Figura 66 Cadastro de Fornecedores X Família ANTIGO Figura 67 Cadastro de Fornecedores X Família - NOVO Figura 68 Cadastro de Itens de Produtos - ANTIGO...108

12 Figura 69 Cadastro de Itens de Produtos - NOVO Figura 70 Cadastro de Empenhos para Futuras Aquisições - ANTIGO Figura 71 Cadastro de Empenhos para Futuras Aquisições NOVO Figura 72 Resultados das Cartas Convites - ANTIGO Figura 73 Resultados das Cartas Convites - NOVO Figura 74 Menu de Opções de Requisição de Compras Figura 75 Menu de Estorno de Ordem de Compra Aprovada...112

13 1 INTRODUÇÃO À semelhança dos seres vivos, as principais características das organizações que sobrevivem são a evolução e a capacidade de aprender. A sensibilidade ao ambiente e às mudanças são fatores importantes, seja para os seres vivos ou para as empresas. Fatos como a globalização e a inovação tecnológica tipificam nossa realidade, porque o homem político deve estar atento aos sinais da fortuna, pois conhecerá a ruína se, mudando o tempo e as coisas, não alterar seu comportamento. (MAQUIAVEL, 1996, p. 17). Como descreve o autor, já no início do século XVI as entidades evoluíam para garantir sua continuidade. As organizações, com seus objetivos e metas, precisam acompanhar e se adaptar às mudanças que ocorrem no mundo que as cerca para que possam ter uma expectativa de vida prolongada, uma vez que empresas morrem porque seus gerentes se concentram na atividade econômica de produzir bens e serviços, e se esquecem de que a verdadeira natureza de suas organizações é aquela de uma comunidade de seres humanos (GEUS, 1999, p. XVII). O clima cotidiano de muitas organizações apresenta-se mais poluído que o desejável pela maioria dos seres que dela fazem parte. O estresse de trabalho, as disputas por poder e controle estão sufocando a imaginação e a criatividade das pessoas, contribuindo para a morte prematura das empresas, o que diminui a capacidade de atender o mercado e acompanhar o ritmo crescente de mudança. Significa, por exemplo, que uma margem técnica conseguida, se desgastará depressa, devendo ser renovada. A necessidade de inovação contínua e resposta rápida às mudanças de mercado ou tecnológicas, requer virtualmente força de trabalho que tenha desempenho superior (PFEFFER, 1994). Na entrada do novo milênio, com as diversas tecnologias disponíveis, as organizações precisam estar preparadas para identificar e utilizar aquelas que possam representar um diferencial competitivo. Segundo Moskowitz (1998), a Internet é uma destas tecnologias. Porém para que as empresas possam adotá-la é necessário um ambiente informatizado e integralizado. No atual ambiente progressivamente volátil do mundo dos negócios, para uma empresa manter-se viva, atingir aquilo que espera e crescer o máximo possível, deve estar sensível ao ambiente, ter coesão e identidade, promover a descentralização, construir relacionamento dentro e fora de si mesma e ainda ser capaz de governar seu próprio crescimento e evolução (GEUS, 1999).

14 13 Para administrar uma empresa neste contexto são necessárias enormes quantidades de dados, que devem ser coletados, processados e convertidos em informações, para que sirvam de suporte e fonte de consulta aos gestores e demais integrantes da organização. As estratégias gerais de se trabalhar os dados e a exigência de informações são: encontrar mecanismos para reduzir a necessidade de comunicação e incrementar sua capacidade para lidar com enormes quantidades de informações (BATEMAN, 1998). O incremento da capacidade da empresa em lidar com maior quantidade de informações obtidas por meio do manuseio gerenciado de dados, é facilitado por meio de sistemas informatizados. Com o presente trabalho pretende-se apresentar um modelo para a implementação de um sistema de informações substitutivo apresentando seus efeitos e reflexos, numa tentativa de focalizar a atenção na informação. 1.1 Objetivos Objetivo geral Elaborar uma metodologia de implementação de um sistema de informação para a Universidade de Taubaté, destinado ao manuseio de dados e a geração de informações que sirvam de apoio à tomada de decisão e gestão da instituição. Este sistema deve substituir um sistema menor e menos abrangente em uso Objetivos específicos Para que o objetivo geral possa ser alcançado, alguns objetivos específicos precisam ser cumpridos, quais sejam: Obter as características da organização. Avaliar as reais necessidades de informações. Identificar a tecnologia necessária à implementação e como esta influenciará na organização. Identificar e utilizar habilidades e conhecimentos das pessoas envolvidas no processo de implementação dos novos sistemas, quando possível. Avaliar os fatores-chave da implementação e como estes influem nos sistemas. Implementar o sistema. Avaliar o desempenho do sistema implementado.

15 14 O que se pretende é apresentar uma ferramenta adequada aos gestores, apoiando a implementação de sistemas informatizados e com isso gerando informações válidas, úteis e confiáveis, necessárias à administração dos negócios. 1.2 Relevância do Tema É necessário enfatizar mais a implementação e avaliação dos sistemas de informação e suas diferenças para cada tipo e necessidade de negócio (MEIRELLES, 1994). Ao final da década de 60 Smith (1968, p. 2) já alertava para um irônico dilema dos executivos, que corresponde ao grande volume de informações geradas pelo sistema macroeconômico, empresas e a conseqüente insuficiência e inadequação das informações necessárias para a tomada de decisão. Os executivos das empresas costumam reclamar do enorme volume de informações de mercado inadequadas, além de informações que ficam dispersas dentro da empresa e que exigem grande esforço para serem localizadas e integradas, sendo às vezes retidas com exclusividade por alguns executivos, além de informações importantes que geralmente chegam tarde e muitas vezes não são confiáveis (BIO, 1985). O processo de administração nas empresas utiliza a informação como apoio às decisões, por meio de sistemas de informação que observam requisitos quanto a transmissores e receptores, canais, conteúdo, periodicidade das comunicações, bem como processos de conversão das informações em decisões junto a cada um dos centros de responsabilidades (unidades organizacionais) da empresa (OLIVEIRA, 1996). Na administração de recursos de informática há múltiplas dimensões e aspectos ligados a uma sociedade da informação emergente, com uma série de impactos tecnológicos, sociológicos e econômicos. A informação influi diretamente na condição da empresa manter-se viva. A implementação e administração dos recursos de informática, feita com a estratégia adequada, pode ser considerada como um fator de vantagem competitiva e de grande relevância. 1.3 Delimitação do Estudo A aplicação prática da metodologia proposta baseia-se em três pilares: a tecnologia, a organização e as pessoas. Para o desenvolvimento desta pesquisa buscou-se na literatura a conceitualização e contextualização dos fatores-chave que visam o sucesso da implementação de sistemas substitutivos em organizações de qualquer natureza.

16 15 Este trabalho está calcado em um estudo de caso real de implementação de sistema que ocorreu na instituição objeto deste trabalho. Ao longo deste trabalho foram abordados os principais elementos que segundo a literatura, influem para a implementação de sistemas de informação. Assim, não se pretende aprofundar esta dissertação em estudos específicos de cada fator, mas sim, correlacioná-los com o objetivo geral e com os específicos para o sucesso na implementação de sistemas de informação. Os conceitos apresentados como fatoreschave de sucesso consistem de premissas decorrentes da revisão literária para implementar sistemas. 1.4 Estrutura do Trabalho No Capítulo 1 aborda-se os objetivos do trabalho, a relevância do tema, as delimitações do estudo e a estrutura do trabalho. Já no Capítulo 2 descreve-se o embasamento teórico para a implementação de sistemas informatizados: a empresa e sua estrutura organizacional; suas funções administrativas; o ambiente em que está inserida e a teoria de sistemas; a tecnologia envolvida, e as funções da administração da informática; as pessoas com habilidades e conhecimento necessários na implementação de software. O Capítulo 3 apresenta a proposta metodológica de implementação do sistema de informação na Universidade de Taubaté. O Capítulo 4 apresenta os resultados obtidos com a aplicação da metodologia proposta. No Capítulo 5 expõem-se as conclusões do trabalho e as recomendações mais relevantes para o aprofundamento da presente dissertação em trabalhos futuros.

17 2 REVISÃO DA LITERATURA 2.1 Fatores-chave na Implementação de um Sistema de Informação A evolução constante e o aparecimento de novas tecnologias forçam os indivíduos e as organizações a um constante processo de evolução. O uso da tecnologia de informação nas empresas para geração de informação já se tornou uma necessidade. Utilizam-se vários estilos e estratégias para o uso de ferramentas de produtividade por meio da tecnologia de informação. Busca-se mostrar como o software e o hardware de computador se combinam para gerar informações úteis, buscando uma metodologia para implementar sistemas de informação. Implementar é complementar; prover de partes que completam; integrar (SILVEIRA, 1986, p.588). Implementar é executar um plano, projeto, etc.; levar à prática por meio de providências concretas (MELHORAMENTOS, 1992, p.270). Implementar é dar execução a (um plano, programa ou projeto), levar à prática por meio de providências concretas, prover de implemento (FERREIRA, 1986, p.922). Este processo, denominado implementação, engloba a aquisição de hardware, a aquisição ou desenvolvimento do software, a preparação do usuário, a contratação e o treinamento do pessoal, a preparação do local e dos dados, a instalação, testes, a partida e aceitação pelo usuário (STAIR, 1998, p. 336). Tratar-se-á o computador como instrumento que armazena, processa, distribui e comunica a informação; os programas de computador, ou software como conjunto de instruções que dirigem o computador e sistema de informações como algo mais amplo, abrangendo as tecnologias, procedimentos organizacionais, práticas e políticas que geram informação e as pessoas que trabalham com essa informação (LAUDON & LAUDON, 1999). Em suma, o administrador deve trabalhar para criar um ambiente, uma cultura interna em que a informática como um todo seja considerada uma arma estratégica importante para a empresa, a qual, se bem administrada e implementada, funcionará a favor da empresa e dos indivíduos que à compõem. O objetivo deve ser o de ampliar o valor da informação, considerando-a um ativo da empresa (BATEMAN, 1998) A implementação de software busca fornecer uma metodologia para utilizar a microinformática a favor das empresas, haja visto que Novas tecnologias levam um certo tempo para serem absorvidas [...], devido à diversidade de aplicações possíveis

18 17 e por ter efeito direto sobre as pessoas de vários níveis da empresa bem como na própria estrutura organizacional (STAIR, 1998). Segundo Stoner e Freeman (1999) As pessoas são a alma de qualquer sistema de computação, [...] com sua responsabilidade integrativa, possuindo ou adquirindo as habilidades necessárias para lidar com a tecnologia. Para o estabelecimento da metodologia de implementação de software tornase necessário conhecer a empresa, sua estrutura e níveis organizacionais, seu contexto e seu sistema de administração. O software como um componente tecnológico será identificado no que tange à implementação na empresa visando a geração de informações para a tomada de decisões. O componente humano será analisado quanto à sua participação na implementação de software em empresas, pois a implementação de sistemas deve considerar os pilares já citados: empresa, tecnologia e as pessoas. Um sistema de informação (SI) pode ser definido como um conjunto de componentes inter-relacionados trabalhando juntos para coletar, recuperar, processar, armazenar e distribuir informação com a finalidade de facilitar o planejamento, o controle, a coordenação, a análise e o processo decisório em empresas e outras organizações. Os sistemas de informação contêm informações sobre pessoas, lugares e coisas de interesse, no ambiente ao redor da organização e dentro da própria organização, conforme ilustrado na Figura 01. Ambiente Externo Fonte: (LAUDON & LAUDON, 1999, p. 5) Figura 01 Um Sistema de Informação: não apenas um Computador Figura 01 Um Sistema de Informação: não apenas um Computador

19 18 Eles essencialmente transformam a informação em uma forma utilizável para a coordenação de fluxo de trabalho de uma empresa, ajudando empregados ou gerentes a tomarem decisões, analisar e visualizar assuntos complexos e resolver outros tipos de problemas. Os sistemas fazem isso através de um ciclo de três atividades básicas: entrada, processamento e saída (LAUDON & LAUDON, 1999). Um sistema de informação baseado em computador (SIBC) utiliza definições de dados e procedimentos, coletando, armazenando, processando e distribuindo informação. Um SIBC usa a tecnologia para executar parte das funções de processamento e a entrada e saída de um sistema de informação. Logo, a parte integrante de uma organização é um produto de três componentes: tecnologia, organizações e pessoas (LAUDON & LAUDON, 1999) A Empresa e a Implementação de Software Caracterização das empresas As empresas estão inseridas na sociedade em forma de organizações formais, onde o homem moderno passa a maior parte de seu tempo. As empresas constituem uma das mais complexas e admiráveis instituições sociais que a criatividade e engenhosidade humana construíram. No contexto deste trabalho será considerada, empresa ou organização a unidade social construída com objetivo específico (CHIAVENATO, 1993). As empresas são criadas a partir de um objetivo; segundo Montana & Charnov (1998, p. 154) a organização é um processo que acontece como uma forma de planejamento. Não um fim em si. Abrimos um negócio não para ter uma organização, mas para servir a um propósito [...]. As empresas comerciais quaisquer que sejam as definições devem considerar o lucro no sentido de buscar sua autosustentação e lucratividade pela intermediação comercial de produtos. As empresas assumem riscos que envolvem tempo, recursos humanos e financeiros e são dirigidas por uma filosofia de negócios com tomadas de decisões que as envolvem com o ambiente e à sociedade como um todo por isso as empresas são geralmente avaliadas sob um ponto de vista contábil em termos de retorno sobre investimento e lucratividade. Empresa é um lugar onde se cria riqueza e que permite pôr em operação recursos intelectuais, humanos, materiais e financeiros para

20 19 extrair, produzir, transformar ou distribuir bens e serviços, de acordo com objetivos fixados por uma administração. De maneira geral, estes objetivos se relacionam, em maior ou menor grau, com a ambição de ganho e com o benefício social. Demac (1990) apud Lezana (1999, p. 64) Estrutura organizacional Considerando as especificidades da empresa objeto deste estudo, será focalizada a estrutura organizacional, seguindo o modelo orgânico que é considerado menos rígido e que enfatiza a flexibilidade. Na organização orgânica temos cargos com maiores responsabilidades, comunicação por aconselhamentos, decisões informais e outros fatores elencados a seguir: 1-Os ocupantes de cargos têm responsabilidades mais amplas, que se alteram conforme surge a necessidade; 2-A comunicação ocorre através de aconselhamento e informação e não por meio de ordens e instruções; 3-As tomadas de decisões e as influências são muito mais descentralizadas e informais; 4-A perícia é altamente valorizada; 5-Os ocupantes de cargos apóiam-se muito mais no bom senso do que nas regras; 6-A obediência à autoridade é menos importante que o comprometimento com as metas organizacionais; 7-Os funcionários dependem mais uns dos outros e se relacionam de maneira mais informal e pessoal (BATEMAN, 1998, p.254) Uma das mais importantes características de uma organização é o seu tamanho, pois as grandes são mais burocráticas, complexas, tornando-se mais difíceis de controlar e conseqüentemente menos orgânicas. Um exemplo de estrutura orgânica pode ser visualizada na Figura 02.

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