Sistemas de Gestão Integrada de Manutenção

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1 Sistemas de Gestão Integrada de Manutenção Por: Aristides Antonio Silva Filho (FURNAS) e Lourival Augusto Tavares (PTC) Palestra apresentada no seminário de Planejamento e Controle da Manutenção promovido pela TECÉM Tecnologia Empresarial em Belo Horizonte 04 de abril de 2001 Introdução - a manutenção como uma atividade corporativa (1) A razão de ser da manutenção está em gerar condições operacionais para que e- quipamentos, instalações e serviços funcionem adequadamente, visando atingir objetivos e metas da empresa atendendo assim, aos clientes, ao mais baixo custo, sem perda da qualidade. Para que a Manutenção possa atingir a Produtividade Total de forma eficaz e reduzir o número de intervenções, atuando preventivamente, de modo a atender a disponibilidade e confiabilidade operacional dos equipamentos, o planejamento nos itens abaixo é fundamental: 1) Controle de custo por manutenção em equipamento; 2) Estrutura de análise de ocorrências e anormalidades nos equipamentos; 3) Indicadores de desempenho; 4) Padronização nos processos da execução de atividades; 5) Análise no índice de obsolescência de equipamentos; 6) Históricos atualizados dos equipamentos; 7) Treinamento específico para o pessoal; 8) Treinamento nos procedimentos de higiene e segurança no trabalho; 9) Pessoal específico na área de informática dedicada ao histórico e análise da manutenção preventiva ou corretiva dos equipamentos; 10) Circulação das informações interna e externa. 11) Evidências objetivas: Os softwares de manutenção A partir da segunda metade dos anos 60, com a difusão dos computadores, a área de manutenção passou a utilizar métodos de planejamento e controle de manutenção automatizados, reduzindo os encargos burocráticos dos executantes de manutenção. Essa atividade acarretaram o desmembramento da Engenharia de Manutenção que passou a ter duas equipes: a de Estudos de ocorrências crônicas e a de PCM - Planejamento e Controle de Manutenção, esta última com a finalidade de desenvolver, implementar e analisar os resultados dos Sistemas Automatizados de Manutenção (2). A partir de 1980, com o desenvolvimento dos microcomputadores, a custos reduzidos e linguagens simples, os órgãos de manutenção passaram a desenvolver e processar seus próprios programas, eliminando os inconvenientes da dependência de disponibilidade humana e de equipamentos para o atendimento as suas prioridades de processamento das informações pelo computador central, além das dificuldades de comunicação na transmissão de suas necessidades para o analista de sistemas, nem sempre familiarizado com a área de manutenção (2). Pag.1

2 Na década de 90, com as exigências de aumento da qualidade dos produtos e serviços pelos consumidores, a manutenção passou a ser um elemento importante no desempenho dos equipamentos em grau de importância equivalente ao que já vinha sendo praticado na operação. Este quadro, gerou o aparecimento e desenvolvimento de empresas especializadas em desenvolvimento de softwares específicos para manutenção (2). Hoje são mais de 300 softwares específicos de manutenção sendo comercializados no mundo (dos quais mais de 30 no Brasil), oferecendo soluções específicas em função do produto, tecnologia, mercado, e estratégia das diversas empresas (3). Este mercado representou, em 1997, mais de 900 milhões de dólares de faturamento, dos quais, 56,6% na América do Norte, 27,5% na Europa, 10,3% na Ásia e Oceania e 5,7% na América Latina (3). Sistemas corporativos x Sistemas específicos de manutenção (4) O uso de sistemas corporativos não têm, até o momento, apresentado solução satisfatória. As licenças do módulo de manutenção em alguns sistemas corporativos são freqüentemente rejeitadas pelos usuários chão de fábrica que, por razões de funcionalidade, perdem muito da vantagem dos benefícios de integração. Esses usuários não vêm incremento de custo em relação a sistemas específicos de manutenção. Dificuldades na operação e configuração são os problemas mais freqüentemente relacionados com o módulo de gestão de manutenção dos sistemas corporativos, seguido pela dificuldade na pesquisa de histórico e recursos aplicados - os quais só agora estão sendo desenvolvidos. A maioria dos compradores a nível mundial que implementam sistemas corporativos têm optado por adquirir as aplicações de gestão de manutenção específicas ou, em alguns casos, selecionam alternativas de outros produtos intermediários. Até mesmo parceiros de implementação de alguns desses sistemas escolheram adotar pacotes alternativos com menor custo e mais amigáveis para a gestão da manutenção. O sistemas corporativos são produtos muito integrados que se encaixam dentro da arquitetura de compras, atividades, serviços, recursos e gestão financeira. A experiência de utilização vem mostrando a tendência dos gerentes técnicos, onde esses sistemas foram implementados, da substituição do módulo de manutenção por outra aplicação mais amigável. Além disso, em algumas vezes, tem havido grande perda de tempo em sua implementação. Softwares de manutenção e terceirização Até meados dos anos 90, poucas empresas, particularmente no setor de serviços (hospitais, supermercados, edifícios inteligentes, bancos, comunicações, lojas de departamentos etc.), davam valor à manutenção. No final dos anos 80 e início dos anos 90 desenvolveu-se a prática da terceirização na área de manutenção. Segundo pesquisa da ABRAMAN, em 1990 os gastos relativos com mão de obra externa no Brasil eram de 18% (5) enquanto que, em 1999 esse valor havia se elevado a 32,2% (6). Nas empresas de serviço, com raras exceções, a prática sempre foi a de terceirizar a manutenção. As contratantes, consideravam a empresa contratada como faz tu- Pag.2

3 do e colocavam (quando o faziam) um administrador do contrato burocrata, sem qualquer conhecimento técnico. Com esta falta de administração adequada, as terceiras se corromperam pela falta de gestão. Os gerenciadores do contrato não tinham nível técnico, não exigiam qualquer controle, até por desconhecimento do que pedir ou analisar. Filosoficamente, para vender seus serviços, as terceiras mostravam mapas, gráficos, planilhas, controles etc. que posteriormente não eram utilizados, ou seja, as empresas vendiam um produto que não tinham. Além disso pagavam muito mal a seu pessoal, gerando insatisfação, falta de compromisso e desmotivação. Por outro lado, as contratantes sempre buscavam contratos mais baratos, gerando falta de recursos para uma adequada remuneração do pessoal, treinamento, sistemas de gestão, instrumentação e controles adequados. Em conseqüência as contratadas não podiam se utilizar de sistemas de gestão dos serviços que executavam, por um lado por falta de recursos e por outro por falta de nível do pessoal para os operar. Uma boa gestão de manutenção terceirizada, pode ser feito com a implementação de uma série de parâmetros para equalização com as seguintes características: - Definição dos serviços; - Estabelecimento das diretrizes administrativas do staff ; - Estabelecimento de valores e qualificação da mão de obra; - Definição dos mecanismos de identificação e registro de dados cadastrais dos e- quipamentos; - Padronização das tarefas de intervenção sistemática; - Padronização das recomendações de segurança; - Padronização da programação de intervenção sistemática; - Estabelecimento de mecanismos adequados de solicitação e execução dos serviços; - Definição dos tipos de relatórios; - Definição de equipamentos e recursos de primeira linha - Material; ferramentas e instrumentos; - Definição de material de consumo - por conta da contratada com estimativa de gasto mensal indicada na proposta; - Definição dos salários e benefícios (plano saúde e vale de refeição); - Resultados diferenciados em administração e lucro. Os fatores humano e de planejamento no êxito ou fracasso de implementação e operacionalização de um software de manutenção Um dos principais objetivos das empresas é conseguir eliminar as absurdas lutas entre departamentos, e melhorar a comunicação entre técnicos e gerentes nas diferentes áreas. Sem ter os dados para gerar relatórios é impossível a colaboração e o trabalho integrado (7). Pag.3

4 A maioria das pessoas, especialmente supervisores e gerentes de empresas, crêem que a alta tecnologia de informação é uma panacéia e que só terão possibilidade de desenvolvimento futuro aquelas empresas baseadas em tecnologia mais moderna. Porém, na realidade, as maiores mudanças e desenvolvimento dos processos de gestão não provêm de alta tecnologia ou de tecnologia inexistente. Os resultados da administração profissional da manutenção seja própria ou terceirizada, neste caso envolvendo tanto os gerentes da contratante e da contratada, fica evidenciado não só nos resultados qualitativos como quantitativos dos serviços. Este bom resultado também está muito relacionado com o desenvolvimento de uma consciência de gestão baseada no entendimento e responsabilidade, de conciliar custos com capacitação e aperfeiçoamento, além do suporte de um sistema adequado de gestão. Os gestores devem implementar a missão da manutenção em atendimento ao planejamento estratégico da corporação. Nas corporações onde a manutenção não está diretamente ligada ao negócio, o desenvolvimento de um programa com pessoal próprio não era prioritário. Nem sempre os gerentes têm uma visão clara do que é necessário ser feito, alguns acreditando que implementar um processo de gestão informatizada de manutenção se trata de um modismo que devem atender para mostrar que a companhia era informatizada em seu processo de gestão de manutenção. Devem ser avaliados os aspectos de integração operação/manutenção; os recursos humanos e materiais disponíveis x necessários, incluindo espaço no servidor para sistemas em rede disponibilidade do gerenciador de banco de dados; o convencimento e comprometimento dos níveis superiores de gerenciamento. Deve sempre ser lembrado que os recursos necessários a implementação de softwares quando não estão bem dimensionados podem gerar grandes atrasos ou até inviabilizar seus resultados. No caso de serviços de terceiros, o sucesso alcançado pelo interesse mútuo da contratante e contratada gera também economias para ambas as partes desde que os primeiros contratos sejam feitos para períodos amplos (2 ou 3 anos) para permitir a implementação adequada dos parâmetros acima indicados. Erros no processo decisório Quem decide normalmente não consulta os que serão usuários. Em função das dificuldades acima encontradas e, como normalmente ocorre, falta de consulta aos usuários - particularmente os que realmente aplicam o recurso - as empresas não efetuam adequadamente sua seleção de softwares. É comum, após o processo de aquisição que fique sem resposta a pergunta quem fez a avaliação técnica desse software e quais os pareceres obtidos? Una regra básica que se deve ter permanentemente em conta é que si se computadoriza um sistema inadequado de administração manual, o resultado será um sistema computadorizado inadequado. " (8). Pag.4

5 As tentativas para implementar o software inadequadamente selecionado, mostram que embora a vezes tenham características adequadas para boa gestão de manutenção, apresentam dificuldades de implementação dentro das características de manutenção da empresa. Um caso real e de sucesso: Os objetivos da Divisão de Manutenção do escritório central de Furnas Centrais Elétricas S.A (1 e 9). O objetivo proposto e alcançado pela Divisão de Manutenção - DMAN.G, foi implantar um sistema informatizado de Gerenciamento da Manutenção de Equipamentos, otimizando os processos, a coleta de dados e o tratamento das informações em Rede Corporativa de Computadores, permitindo que suas informações técnicas estivessem ao acesso de todos os técnicos, tais como: 1) Priorizar as atividades objetivando um planejamento contínuo da manutenção, em visão globalizada; 2) Reformular o gerenciamento de manutenção, nas rotinas de trabalho e documentos utilizados; 3) Gerar relatórios gerenciais estratificados em: 3.1) Custos, 3.2) Equipamentos, 3.3) Mão-de-obra; 3.4) Benefícios das Manutenções; 3.5) Controle de custos de mão-de-obra; 3.6) Controle de custos baseado em atividades; 4) Estabelecer padronização de funcionamento do equipamento; 5) Padronizar as ações de manutenção necessárias para manter os equipamentos nas condições ótimas de funcionamento; 6) Verificar e medir condições de funcionamento dos equipamentos em bases programadas; 7) Treinar equipes específicas para melhoria da manutenção dos equipamentos; 8) Otimizar a eficiência do funcionamento dos equipamentos; 9) Aumentar a disponibilidade operacional; 10) Elaborar planos de Manutenção Preventiva; 11) Investigar sistematicamente as falhas mais freqüentes nos equipamentos; 12) Atingir um ambiente do mais alto nível de garantia e qualidade técnica nos equipamentos, elevando a moral do profissional de Manutenção. 13) Reduzir os itens de depósitos e almoxarifados. 14) Oferecer base de dados para o condomínio. CARACTERÍSTICAS MACRO a serem administradas (dados de 1997): Projeto Proposto Solicitações de serviços Equipamentos inventariados Empregados da divisão 114 Setores da Divisão 12 Empresas prestadoras de serviço 7 Pag.5

6 1) Inventário dos equipamentos; 2) Levantar as necessidades e avaliação de critérios para coleta de dados em função dos tipos de relatórios desejados; 3) Criar um Grupo de Análise e Diagnóstico (A&D), em que seus integrantes saibam das características e conhecimentos técnicos das atividades da Divisão; 4) Obter no mercado ou na própria companhia um software de planejamento e controle da manutenção; 5) Implantar um sistema com a participação direta de todos os supervisores de serviços da Divisão; 6) Cadastrar os equipamentos; 7) Atualizar o arquivo de equipamentos da DMAN.G; 8) Atualizar os arquivos do Mainframe através do inventário/cadastro. Tamanho do Projeto 1) O Grupo A&D criado levantaria as necessidades operacionais; 2) O Grupo A&D selecionaria o sistema que iria tratar das informações oriundas da Manutenção; 3) Após a aquisição do software, os integrantes do Grupo A&D participariam de sua implantação em sua área específica, customizando-o; 4) O Grupo A&D se reuniria semanalmente por 04 horas; 5) O Grupo A&D determinaria o término do projeto baseado na implantação definitiva do sistema. Desenvolvimento do Projeto (9) Foi constinuído o Grupo A&D é formado por representantes da Divisão e Setores. Estes com o pré-requisito de conhecer as atividades pertinentes ao seu segmento da Divisão. O Grupo A&D poderá ser acrescido do pessoal de apoio de outras órgãos de Furnas, como assim o convier e em momento oportuno. Este Grupo foi acrescido de representantes de todos os setores, assim que sua representação for pertinente ao desenvolvimento do Projeto. Foram estabelecidas as seguintes premissas do software a ser selecionado: - Programa automático de manutenção preventiva. - Consultas de dados estatísticos dos indicadores através de gráficos e planilhas específicas. - Banco de dados dos equipamentos. - Lista de pendências. - Lista de ferramentas e materiais. - Relatório geral. - Permitir testar várias alternativas de programação, através das disponibilidades agregadas as tarefas. - Folha de manutenção preventiva ( folha rosto / procedimentos ). - Cálculos programados, concluídos através dos campos específicos nas folhas de entrada de dados. - Acompanhamento das cargas de trabalho. - Cadastro por função / remuneração (H.H.) / pessoal. - Descrição do desempenho das equipes e equipamentos Pag.6

7 - Cadastro de fornecedor. - Simbologias ( unidades ). - Uso em rede corporativa e Chaves de acesso bem estruturada. - Disponibilizar a importação / exportação de arquivos, consultas interativas diretas, cópias de segurança e redesenhos de telas. - Monitoramento de desenhos. - Multitarefa ( Cad, Planilhas, Relatórios ao mesmo tempo ). - Biblioteca de procedimentos de manutenção. - Histórico de custos. - Histórico de reparo e disponibilidade de equipamentos. - Gerenciar a Manutenção Preventiva ou Preditiva com alarmes opcionais pré selecionados. Foram estabelecidas os seguintes requisitos para o sistema: - De abrangência Campo de memória no servidor para banco de dados e tráfego. Foi contatado pelo coordenador do DSG.G de informática, o gerente da Rede Corporativa e foi sinalizado que há espaço no servidor para instalação do software. - Recursos Humanos Disponibilidade de pessoal para inventariar, e cadastrar os equipamentos. Foi admitido um funcionário com conhecimentos em informática, que quando estagiário participou do projeto para trabalhar junto ao coordenador. Além disso, foi definido com a empresa, as bases para ministrar o treinamento do software para a DMAN.G. - Materiais Equipamento de informática dedicado ao projeto. As oficinas, que correspondem a manutenção dos equipamentos, foram equipadas com microcomputadores e impressoras, e na divisão uma base de Autocad. Hoje, apenas uma oficina não está contemplada com microcomputador Seleção do sistema: Foram estabelecidos os seguintes critérios: - Custo x Benefício. - Ambiente Windows. - Versão em Português. - Atualização ( upgrade ). - Sistema de Implantação. - Suporte Técnico/manutenção. - Fácil Operacionalização do software. Sistemas e Softwares Pesquisados: - Mainframe desenvolvido na empresa (SIAM). - Desenvolvimento em Microsoft ACCESS. - Análise de funcionamento e aplicação de 5 softwares específicos de manutenção Foram feitas as seguintes visitas e consultas: - Três empresas (duas do setor químico u uma do setor metalúrgico para obter informações dos sistemas implementados) Pag.7

8 - Usina de Angra I - Consultoria do DDS.G - Pesquisa junto ao C.I. Foram assistidas as seguintes palestras: - Rio Centro ( Palestra da Maravan. S.A.) Rio Oil & Gás Expo ' 96 - Tema: Seleção e Implementação de um Sistema Computadorizado de Gerência para Operação de uma grande Refinaria. - 3 palestras de fornecedores de softwares de manutenção Resultados Considerando as premissas do projeto, descartando-se eliminações motivadas por fatores como: não atender as necessidades básicas das famílias de equipamentos da DMAN.G; não ter consultoria especializada e não ter similaridade com o modus operandi gerencial atual, o Grupo de Análise e Diagnóstico concluiu que há disponibilidade de softwares aplicativos de mercado, de bom nível técnico. Assim, 3 dos softwares pesquisados foram os referenciais que atenderamm aos requisitos de nossa manutenção, diferenciando-lhes apenas a tecnologia e o preço, sendo finalmente escolhido o sistema MP2. Conclusão. A maiores mudanças tecnológicas dos últimos anos não ocorreram no setor de informática ou da biotecnologia, e sim na tecnologia bancária e financeira, onde novos instrumentos financeiros estão aparecendo continuamnete, substituindo os antigos. Os bancos estão se convertendo em negócios relacionados com a informação em lugar de negócios relacionados com o dinheiro (7). Na manutenção isto também está ocorrendo de forma bem acentuada onde está cada vez mais preponderando o gerenciamento orçamentário em vez do gerenciamento técnico. Se a manutenção não tem que dar lucro, também não tem que dar prejuízo. A Manutenção Baseada no Risco ou Manutenção Centrada no Negócio ou Manutenção Estratégica já está sendo praticada por empresas de gestão avançada. Na formação gerencial da manutenção também se destaca o atendimento ao cliente. O fator qualidade exerce grande influência nas decisões quanto ao tipo de estratégias a serem utilizadas. Por outro lado, a gestão tecnológica se baseia em três processos paralelos, diferentes, porém complementares (7). 1) Melhoria continua dos atuais produtos/serviços/processos/métodos (denominado kaizen pelos japoneses) 2) Extensão e desenvolvimento escalonado, também denominado evolução dirigida, que consiste no uso de novos produtos/serviços/processos/métodos para criar outro sempre mais novo (up grade). 3) Inovação sistemática que consiste na criação de novos produtos e/ou serviços e/ou processos e/ou métodos através do aproveitamento das oportunidades derivadas das mudanças econômicas, sociais, demográficas e tecnológicas. Os gerentes devem buscar, antes de iniciar o processo de seleção a avaliação de suas necessidades e identificar os pontos mais importantes a serem exigidos das empresas que irão oferecer seus produtos de gestão. Pag.8

9 O software deve atender ao modelo de gestão da corporação e as características operacionais da manutenção. Este cuidado se dá principalmente na área de serviço. Devem ser analisados os recursos humanos, qualitativos e quantitativos necessários para atender as etapas do processo de implementação. A informatização da manutenção tem que fazer parte do planejamento estratégico da corporação Também deve ser solicitado dos fornecedores que comercializam softwares uma demonstração de seu produto para avaliação. Além disso, devem consultar seus clientes na qualidade dos serviços prestados no processo de implementação. O sistema deve ser de fácil operação (amigável) e adequabilidade, além de oferecer os meios adequados ao processo de gestão em função do porte da empresa (ou área) onde vai ser aplicado, bem como dos recursos disponíveis. Não tem sentido ter um software que ofereça todos os recursos de gestão e, em conseqüência seja muito caro, para uma empresa (ou área) onde não existem recursos humanos ou materiais para utilizar seu potencial. Os supervisores e o pessoal envolvido devem receber treinamento adequado em gerenciamento da manutenção, planejamento, informática e participar dos eventos de manutenção, feiras e congressos antes do processo de seleção e implementação. É fundamental gerar massa crítica para uma perfeita aquisição. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS (1) Planejamento e Controle da Manutenção de Equipamentos (PCME) - 1 a Fase - Projeto Aristides Antonio Silva Filho; Adriana Maria de Oliveira Geraldo e Victor Guilherme Nascimento dos Santos FURNAS - Centrais Elétricas S.A. - DMAN.G - Jul/98 (2) Administração Moderna de Manutenção Tavares - Lourival A. Novo Polo Publicações Ltda 1999 (3) Maintenance as a Corpotate Strategy Andrew P. Ginder AIPE Facilities - January/February 1996 (4) Manutenção de plantas Por que o SAP atrasa o mercado CMMS D. Miklovic Gartner Group Inc (5) Documento Nacional - A situação da manutenção no Brasil Revista Manutenção - N o 27 - Nov/Dez/90 (6) Documento Nacional - A situação da manutenção no Brasil 14 o Congresso Brasileiro de Manutenção - Set/1999 (7) Tecnología e innovación Mitos y verdades Jorge Palom Gestión de Planificación Integral S.A. (8) Aplicación de Computadores Personales en la administración del mantención Juan Rayo C. - Jefe Dep.Mantenimiento General - ARMCO Chile S.A. Pag.9

10 Revista de Mantenimiento - Nº 2 dic 1990/ene/feb/91 pp 7 a 10 (9) Planejamento e Controle da Manutenção de Equipamentos (PCME) - 2 a Fase - Desenvolvimento Aristides Antonio Silva Filho; Adriana Maria de Oliveira Geraldo e Victor Guilherme Nascimento dos Santos FURNAS - Centrais Elétricas S.A. - DMAN.G - Jul/98 Pag.10