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2 Índice 1. Módulo: Solicitação de Compras...4 Efetuando uma solicitação de Compra...4 Inserindo uma Solicitação Rápida...4 Cancelando uma solicitação de Compras...9 Aprovação de Solicitações...10 Para acessar a tela:...10 Aprovação: Módulo: Cotação...11 Efetuando Cotação...11 Cotando por Solicitação...11 Copiando da Última Cotação...13 Copiando Fornecedores...13 Fechando Cotação por Solicitação...13 Fechando Cotação por Fornecedor...14 Cotando por e/ ou Fax Módulo: Ordem de Compra...18 Efetuando uma Ordem de Compra...18 Comprando sem Solicitação de Compra...18 Aba Dados Adicionais...20 Inserindo Itens na Ordem de Compra...21 Aba Dados Gerais...23 Atribuindo Unidade Produtiva...25 Aba Dados Fiscais...27 Comprando à partir de uma Solicitação Fechada...30 Gerando Dados Financeiros...32 Classificando Custos...34 Aba Plano Despesas e Receitas...34 Aba Centro de Custo...36 Aprovar Ordem de Compra Solicitar Aprovação...37 Processo de Aprovação

3 Cancelar Aprovação...41 Fechando Ordem de Compra...42 Reabrindo Ordem de Compra...42 Enviando Ordem de Compra para o Fornecedor...43 Impressão para enviar por Fax Módulo: Recebendo as Mercadorias (NRM)...49 Recebendo as Mercadorias (NRM)...49 A partir de uma Ordem de Compra...49 A partir de Várias Ordens de Compras...50 Aba Dados Gerais...50 Aba Dados Adicionais...52 Inserindo os Itens da Ordem de Compra...54 Fechando Item...55 Fechando todos os itens exibidos na tela...57 Aba Dados Gerais...59 Aba Dados Fiscais...59 Aba Retenção de Impostos...61 Recebendo parcialmente uma Ordem de Compra...62 Recebendo parcialmente um item da Ordem de Compra...63 Reabrindo Itens da nota de recebimento de materiais...65 Gerando dados da NRM...66 Atualizando o estoque...68 Informações Fiscais (Livro de Entrada)...71 Aba Escrituração Aba Escrituração Informações Contábeis...76 Dados Financeiros...80 Aba Dados do Lançamento...81 Classificando Custos...82 Classificando somente o registro selecionado...83 Classificando todos os registros não classificados na próxima janela...85 Fechando uma nota de Recebimento de Materiais...87 Reabrindo uma nota de Recebimento de Materiais

4 Módulo: Solicitação de Compras - Symphony 1. Módulo: Solicitação de Compras Efetuando uma solicitação de Compra O processo de solicitação de compra consiste basicamente no preenchimento dos Dados Gerais e Adicionais da Solicitação da Compra de um Produto, de um serviço ou ainda da Compra de Material de Consumo e Bens Duráveis. Inserindo uma Solicitação Rápida vários itens. Através desta ferramenta você poderá fazer uma solicitação rapidamente para Para acessá-la, clique no botão de atalha de ALT+F (Figura 1). Solicitação Rápida ou pressione as teclas 4

5 Módulo: Solicitação de Compras - Symphony 1- Campo Número da Requisição será preenchido automaticamente pelo Sistema 2- Informe o Código do Solicitante ou clique no botão Binóculo de Pesquisa e entre com parte do Nome do Solicitante. Ao Selecionar um Solicitante e o mesmo estiver relacionado á um Usuário com centro de custo cadastrado (módulo de Segurança em Nível de Aplicativo), o sistema ira preencher automaticamente o campo Centro de Custo de acordo com o cadastro do usuário. Caso o solicitante não esteja relacionado á um usuário ou o usuário não tenha Centro de Custo cadastrado, o mesmo será apenas inserido na Solicitação de Compra. 3- Em Necessidade para, informe a data da necessidade da compra. 4- Informe o Código do Motivo da Solicitação ou clique no botão Binóculo de Pesquisa e entre com parte da descrição. 5- Informe o Código do Centro de Custo ou clique no botão Binóculo de Pesquisa e entre com parte da descrição. 6- Selecione se a Prioridade da compra será Normal, Rápida ou Urgente. 7- Informe o Código do Fornecedor ou clique no botão Binóculo de Pesquisa e entre com parte da Razão Social. 8- Em Tipo de Registro, clique na seta para baixo e seleciona: Produto ou Serviço. 9- Informe o Código do Produto ou clique no botão Binóculo de Pesquisa e entre com parte da descrição. 10- Informe a Quantidade necessária do Produto. 11- Informe a Unid. a que se refere á Quantidade ou clique no botão Binóculo de Pesquisa e entre com parte da descrição. 5

6 Módulo: Solicitação de Compras - Symphony 12- No campo Complemento, clique no botão Informações Gerais do Produto para que ele insira as informações que foram cadastradas juntamente com o Produto. 13- Clique no Botão Atribuir registro na lista. 14- Para inserir mais de um item, refaça os passos acima. Após inserir todos os itens, clique no botão seguinte janela (Figura 2) Gerar Ordem(s) de Serviço(s). Será exibida a 15- Clique em Yes para confirmar ou em No para cancelar. No caso de confirmação, será exibida a seguinte janela (Figura 3) 16- Clique no botão OK 17- Se precisar apagar algum item da lista, basta clicar na seta ao lado da opção Ferramentas e selecionar Limpar Registro ou utilizar as teclas de atalho CTRL+SHIFT+R. Se precisar apagar toda a lista clique em Limpar Lista ou ou utilizar as teclas de atalho CTRL+SHIFT+L. Será exibida a seguinte mensagem (Figura 4) 6

7 Módulo: Solicitação de Compras - Symphony 18- Clique em Yes para confirmar ou em No para cancelar 19- Utilize a ferramenta Geração Automática com base em estoque mínimo (CTRL+SHIFT+G) para calcular e verificar (nos produtos ativos com valores de estoque mínimo informado) se essa quantidade é menor que a quantidade atual do produto (Figura 5) 7

8 Módulo: Solicitação de Compras - Symphony 1- Ao clicar na ferramenta Geração Automática com base em estoque mínimo (CTRL+SHIFT+G) uma mensagem é apresentada para confirmação (Figura 6) 2- Clique em Yes para continuar o processo ou então clique em No para cancelar o processo. Caso utilize o botão Yes uma janela é exibida (Figura 7) 8

9 Módulo: Solicitação de Compras - Symphony Os Campos Cd. Produto, Descrição, Qtde Sol. Aberta, Qtde OC, Qtde. Projetado e Qtde. Lote são alimentados pelo Sistema e não podem ser alteradas. 3- Qtde Reposição: Informe a quantidade a ser reposta para o item. 4- Marque a tem o qual foi inserido a nova quantidade para que o processo de estoque mínimo seja calculado. Se preferir utilize a ferramenta de Marcar tudo ou Desmarcar Tudo. 5- Clique no botão Gerar Solicitação para que seja gerado as Solicitações desejadas. 6- Ao clicar em Gerar Solicitação uma nova janela é exibida para o usuário informar os valores default e confirmar os registros (Figura 8) Cancelando uma solicitação de Compras Caso seja necessário, você poderá cancelar uma Solicitação de Compra através do botão telas de atalho ALT+D Excluir, localizado na barra de ferramenta. Ou se preferir utiliza as 9

10 Módulo: Solicitação de Compras - Symphony Ao cancelar uma Solicitação de Compra, qualquer cotação referente a ela também será cancelada. Aprovação de Solicitações Para acessar a tela: Start Center Compras e Recebimento Compras Arquivo Aprovação Solicitação de Compras Aprovação: Informar o período da abertura da Solicitação (figura 01) Filtrar por Centro de Custo (entrará na próxima versão do sistema) Clique em Selecionar Solicitações (figura 02) Clique em Aprovar Solicitações Selecionadas ( figura 03) Obs: Para visualizar dê um click duplo na solicitação *** Apenas as solicitações aprovadas seguirão para o MODULO DE COMPRAS*** Status da Solicitação após aprovação: Pendente 10

11 Módulo: Cotação - Symphony 2. Módulo: Cotação Efetuando Cotação Antes de iniciar a cotação de um Produto, deve-se primeiramente efetuar uma Solicitação de Compra para esse Produto. Para obter maiores informações sobre com efetuar uma Solicitação de Compra, consulte Efetuando uma Solicitação de Compras no Módulo 1. Aba Cotações Cotando por Solicitação Uma vez aprovada a Solicitação de compra de um Produto, pode-se começar o cadastramento das cotações efetuadas através da ferramenta Cotações, localizado na barra de ferramenta da manutenção Solicitação de Compras. Ou se preferir poderá ainda utilizar as teclas de atalho ALT+T (Figura 1) 11

12 Módulo: Cotação - Symphony 1- Clique no botão Adicionar ou pressiona ALT+A 2- O campo Data será preenchido automaticamente com a Dara atual, podendo ser alterado se necessário. 3- Informe a Data de Prev. Entrega 4- O campo Status será preenchido automaticamente pelo sistema de acordo com a Situação de Compras 5- Marque se o Frete será por conta do Destinatário ou Emitente 6- - Informe o Código do Fornecedor ou clique no botão Binóculo de Pesquisa e entre com parte da Razão Social. 7- No Campo Histórico serão exibidas as informações existentes sobre Fornecedor selecionado. Caso haja necessidade de visualizar todas as informações, basta clicar sobre o botão Expande Campo Histórico. 8- Digite o código da Unid. de Medida que o Fornecedor negocia esse produto ou clique o botão Binóculo de Pesquisa e entre com parte descrição. Use um valor negativo para informar um desconto ou um valor positivo para inserir um desconto de 10% deve-se informar neste campo -10. Porem, se for um acréscimo, informe apenas O campo Valor Calculado será preenchido automaticamente pelo Sistema. 10- Caso haja, informe Outros Valores 11- Informe o Valor do Frete. 12- O Campo Valor Total será preenchido automaticamente pelo Sistema 13- Preenchido todos os campos, clique no botão Gravar ou utilize as teclas de atalho ALT+G 14- Caso queira inserir mais cotação, repita os passos anteriores A Cotação com menor valor será destacadas na cor Azul 12

13 Módulo: Cotação - Symphony 15- Clique no botão Sair ou acesse a aba Dados Fiscais para terminar as configurações. Copiando da Última Cotação Caso já exista alguma cotação anteriot para este Produto, pode-se copiá-la utilizando a ferramenta Copiar Última Cotação Fechada ou através das teclas de atalho ALT+T. Essa cotação será inserida na janela Cotação. Será permitida a alteração de alguma informação que tenha sofrido mudanças desde a última cotação Copiando Fornecedores Pode-se também copias fornecedores utilizando a ferramenta Copiar Fornecedores ou através das teclas de atalho ALT+C. Esta ferramenta cota o produto de acordo com o cadastro de seu Fornecedor. Para obter maiores informações sobre como cadastrar Fornecedores do Produto, consulte Fornecedores e Tópico de Ajuda no menu Ajuda do Modulo de Clientes e Fornecedores. Fechando Cotação por Solicitação Depois de cadastradas as cotações e escolhidas a melhor proposta, deve-se fechá-la. Para isso, na tele de cotações pó Solicitação, selecione a cotação escolhida e pressione o botão Fechar/ Reabrir Cotação, ou utiliza as teclas de atalho ALT+F. Será exibida a seguinte mensagem (Figura 4) 13

14 Módulo: Cotação - Symphony 1- Clique em Yes para confirmar. Caso contrário, clique em No. 2- Automaticamente o Status da Cotação será alterado para FECHADA. Uma vez fechada uma cotação, a Solicitação de Compra referente a esta Solicitação também será fechada, ficando com Status Fechada, enquanto as demais Cotações ficarão com o Status definido como Perdido. Fechando Cotação por Fornecedor Você poderá controlar as Cotações, feitas com um Fornecedor especifico, para tanto acesse o menu Arquivo e escolha a opção Cotação Junto ao Fornecedor. Ou se preferir utilize as teclas de atalho CTRL+F (Figura 4) 1- Caso queira filtrar pelo Número da Requisição, informe o número neste campo. 2- Em Seleção de Fornece com Cotações Pendentes informe o código do fornecedor clique no botão da Razão Social. Binóculo de Pesquisa e entre com parte 3- Marque a opção Filtrar Intervalos de Dados. Informe então o Período que será considerado. 14

15 Módulo: Cotação - Symphony 4- Marque se será considerada: a Data Solicitação, a Data Cotação ou a Data de Previsão de Entrega 5- Pressionando-se o botão Aplicar Filtro serão exibidas as cotações Pendentes para o Fornecedor Selecionado (Figura 5) Caso não seja utilizado nenhum dos filtros disponíveis, o sistema exibira todas as cotações pertinentes ao Fornecedor Selecionado. 6- Na Tela de cotações Pendentes por Fornecedor, você poderá alterar informações sobre as Cotações ou simplesmente encerrar uma Cotação. Para tanto, selecione a Cotação que deseja encerrar e em seguida clique no botão Fechar Cotação, localizado na barra de ferramentas. Se preferir, poderá ainda utilizar as teclas de atalho ALT+F. 15

16 Módulo: Cotação - Symphony Clicando na seta para baixo localizada ao lado desde botão, você terá a opção de Fechar Cotação de todos os itens com um Fornecedor O Valor Calculado será o Valor unitário com acréscimo ou desconto de Taxa,esse calculo é feito pelo sistema. Esta informação será gravada de acordo com o informado pelo usuário, sem fazer arredondamento de casas decimais. Cotando por e/ ou Fax Pode-se obter ainda a solicitação de compra por a um Fornecedor para possível Cotação. Para isso, siga os seguintes passos: 1. Na janela de Manutenção Solicitação de Compras clique no botão Imprimir 2. Gerando o relatório, clique no botão Relatório de Exportação, localizado na barra de ferramenta (Figura 6) 3. Selecione no campo Format o formato do arquivo a ser enviado ao Fornecedor e no Campo Destination selecione a opção Microsoft Mail (MAIP) (Figura 6). Para que o recurso do envio de funcione, é necessário que haja pelo menos uma conta de cadastrada no Outlook da Maquina em que se está gerando o 16

17 Módulo: Cotação - Symphony 4. Para efetuar uma cotação por fax pode-se utilizar também a impressão da Solicitação de Compras e estas enviando ao Fornecedor por Fax. Cotando por fax ou por deve-se cadastrar o retorno do Fornecedor, para tanto pode-se utilizar os passos citados em Cotando por Solicitação 17

18 Módulo: Ordem de Compra - Symphony 3. Módulo: Ordem de Compra Efetuando uma Ordem de Compra O Processo de geração de uma Ordem de Compra consiste, basicamente, no preenchimento dos dados referente á compra que será realizada. Aba dados Gerais da OC Comprando sem Solicitação de Compra Para acessar a aba Dados Gerais da OC clique em menu Arquivo e selecione a opção Ordem de Compra. Ou se preferir, utilize as teclas de atalho CTRL+O (Figura 1) 18

19 Módulo: Ordem de Compra - Symphony Quando uma NRM for excluída, ao tentar acessar a Ordem de Compra que gerou a NRM para retirar a aprovação da mesma, o processo não seja interrompido e a mesma possa ser acessada. Esse acesso só será permitido se a Ordem de Compra estiver nestas condições. 1 Clique no botão Adicionar ou pressione ALT+A 2 Em Fornecedor/Contado informe o Código do Fornecedor ou clique no botão Binóculo de Pesquisa. Será exibida a seguinte janela (Figura 2) 2.1 Selecione uma das opções e clique no botão OK. 2.2 Será exibida uma outra janela onde você deve por pesquisar pela Razão Social ou pelo Nome Fantasia. 2.3 Escolha o fornecedor e aperte a tecla ENTER. 3 Informe o Valor do Frete. 4 Clique no botão Calcule o valor do IPI sobre o valor do frete por item. O Sistema exibira a seguinte mensagem (Figura 3) 19

20 Módulo: Ordem de Compra - Symphony 4.1 Clique em Yes para confirmar. Ou No para cancelar. 5 Informe Valor ICMS sobre o frete 6 Marque se o Frete será Por conta do Destinatário ou do Emitente. 7 Informe a Alíquota de INSS de ISS e de IR. 8 Total de Serviços 9 Os Campos Base e Valor do IPI serão preenchidos pelo Sistema. 10 Clique no botão Gravar ou pressione ALT+G Caso desejar filtrar uma Ordem de Compra, utiliza o botão de filtro com as seguintes opções de filtro: não aprovadas, abertas, ambas e todas. 11 Clique no botão Sair ou acesse a aba Dados Adicionais para terminar as configurações. Aba Dados Adicionais Para acessar esta aba, clique sobre ela. Ou se preferir as teclas de atalho ALT+O (Figura 3). 20

21 Módulo: Ordem de Compra - Symphony 1 Nesta aba, você poderá cadastrar o Comprador responsável por esta Compra. Para isso, insira o Código do mesmo ou clique no botão Pesquisa e entre com parte do Nome do Comprador. Binóculo de 2 Se houver necessidade, insira uma Observação sobre a Ordem de Compra. 3 Depois de preenchidas as informações, clique no botão Gravar, ou pressione as teclas de atalho ALT+G. 4 - Clique no botão Sair ou pressione ALT+S. Inserindo Itens na Ordem de Compra Para inserir os itens a serem comprados, deve-se clicar no botão Itens da Ordem de Compra ou acioná-lo pelas teclas de atalho ALT+I, para que seja aberta a tela de inserção dos Itens da Ordem de Compra (Figura 4). 21

22 Módulo: Ordem de Compra - Symphony 1 Para uma melhor organização dos registros, marque se a Ordem dos Registros será por Código, por Ordem Alfabética (Descrição do Produto/Serviço), por Seqüência da Digitação ou Nota Fiscal/ Seqüência do Item. Ao cadastrar uma UP através do módulo CRP - Planej. Necessidade de Capacidade, menu Arquivo, Tabelas de Controle, Centro de Trabalho (UP), Centro de Trabalho e na aba Dados Gerais estiver marcada a opção Disponível para Compras, será possível armazenar itens comprados, sem a necessidade de marcar a opção Liberado para Venda. 2 Caso o produto selecionado for controlado por grade, aparecerá da seguinte maneira (Figura 5) 3 Aperte Enter no campo Grade para abrir a janela de seleção de grade. Depois OK. 22

23 Módulo: Ordem de Compra - Symphony Aba Dados Gerais 1 Clique no botão Adicionar ou pressione ALT+A. 2 Selecione o Tipo de Registro que será comprado se refere a Produto ou Serviço. Para isso, clique na seta para baixo e faça a seleção. 3 Selecione o Item que deseja comprar, para isso insira o Código manualmente, ou então faça uma busca utilizando o Binóculo de Pesquisa 4 No campo Complemento, clique no botão Informações Gerais do Produto para que ele insira as informações que foram cadastradas juntamente com o Produto. Essas informações serão cadastradas no link Manual do Cadastro do Produto do Módulo Produtos e Serviços. 5 Informe a Data de Previsão Entrega do Item 6 Informe a Quantidade Solicitada e o Tipo de Unidade a que ela se refere. Se for de sua preferência, você poderá fazer uma busca utilizando o Pesquisa para preencher este último campo. Botão de Este campo será preenchido automaticamente com a Unidade cadastrada no módulo Produtos e Serviços, em Produtos, link Fornecedor do Produto, campo Unidade de Compra ou aba Dados Básicos campo Unidade Padrão/Estoque. 7 Informe o Valor Unitário do item. Caso este esteja indexado em outra Moeda, utilize o campo Moeda para indicá-la. Porém não será possível indicar um Índice Econômico que não esteja cadastrado. 8 O campo Taxa (Moeda) será preenchido automaticamente pelo sistema. 23

24 Módulo: Ordem de Compra - Symphony 9 - No campo Taxa, informe o percentual de desconto ou acréscimo obtido junto ao Fornecedor. Use um valor negativo para informar um desconto ou um valor positivo para indicar um acréscimo. Por exemplo: para inserir um desconto de 10%, devo informar neste campo -10. Porém se fosse um acréscimo, informaria apenas Os campos Calculado e Total do Item serão calculados automaticamente pelo sistema. 11 Informe a Taxa Financeira Diária. 12 Caso haja necessidade, informe as Observações neste campo. 13 Os campos Nº Solic., CdEmpresa Solic., CdFilial Solic., Fechamento, Entrada Estoque, Número do Lote, Validade do Lote, Status, Inspeção e Total Geral, serão preenchidos automaticamente pelo sistema. Se for utilizado o script scrcpr01_atribuicaoup.txt, ao adicionar um novo item na Odem de Compra, será retornada uma UP para o item. A UP retornada será tratada da seguinte forma: Somente serão retornadas UP s válidas e ativas. Caso a Natureza de Operação utilizada na Ordem de Compra seja para Comercialização de Sucata, a UP retornada será desconsiderada e será utilizada a Unidade Produtiva definida no módulo Configurador Geral, link Estoque, aba Configurações - C. Caso a UP retornada não seja disponível para compra, a mesma também será desconsiderada. 24

25 Módulo: Ordem de Compra - Symphony Atribuindo Unidade Produtiva Através desta ferramenta poderão ser visualizadas todas as UPs disponíveis para o produto selecionado. Ao inserir um produto com Controle de estoque por SubUP (configurado no módulo de Produtos e Serviços / Engenharia de Produtos, menu Arquivo, Produto, aba Dados Básicos) e que não possua SubUP de Estocagem Padrão (definida através do menu Arquivo, Produto, aba Dados Gerenciais 2), a manutenção Atribui Unidade Produtiva será exibida automaticamente para que seja possível alterá-la e/ou adicionar SubUP ao produto. Para acessá-la utilize as teclas de atalho Ctrl+U (Figura 6). 1 Digite o código da Un. Produtiva e pressione tab ou então clique no botão Binóculo de Pesquisa e entre com parte da descrição da UP. Ao selecioná-la, os campos Descrição, Estoque Disponível e Unidade serão preenchidos automaticamente de acordo com a UP selecionada. Ao realizar a pesquisa fonética de UP com produto Grade, mostrará somente o registros referente aquele item da grade (eixo e resposta). 25

26 Módulo: Ordem de Compra - Symphony Se em menu Arquivo, Ordem de Compra, ferramenta Itens da Ordem de Compra (ALT+I), aba Dados Fiscais estiver selecionada uma Natureza de Operação que esteja configurada como "Comercialização de Sucata", só será permitido selecionar a Unidade Produtiva definida no módulo Configurador Geral, link Estoque, aba Configurações - C. 2 Marque a opção Aplicar Unidade Produtiva a todos os itens da Ordem de Compra. Ao marcar esta opção o sistema irá distribuir a UP para os outros produtos da Ordem de Compra, caso eles possuam essa Unidade Produtiva. 3 Clique no botão Visualização de SubUP. Será exibida a seguinte janela (Figura 7): Este botão somente será visualizado se o produto possuir Controle de Estoque por SubUP. 3.1 Clique no botão Sair 26

27 Módulo: Ordem de Compra - Symphony Para o caso de Produto controlado por Grade Os valores de Custo Médio, Custo de Última Aquisição e Índice de Custo devem ficar zerados/em branco. Deve-se atualizar a Quantidade em Estoque e a Quantidade em Estoque na UP e SubUP. 4 Clique no botão Confirmar Caso os demais produtos da Ordem de Compra não possuam a unidade produtiva selecionada, o sistema irá mostrar ao final do processo uma tela contendo os produtos que não foram atualizados e informando o motivo. Aba Dados Fiscais Após preencher os Dados Gerais do Item, deve-se verificar os Dados Fiscais do mesmo. Para isso, acesse a aba Dados Fiscais ou utilize as teclas de atalho ALT+O (Figura 8) 27

28 Módulo: Ordem de Compra - Symphony 1 Informe o Código do Centro de Custo, ou faça uma busca utilizando o botão Binóculo de Pesquisa. 2 Informe o Código da Natureza de Operação, ou então faça uma busca utilizando botão Binóculo de Pesquisa. Não será permitida a inserção de uma Natureza de Operação de Vendas (Saída) quando o item for inserido através do botão Inserir Solicitações Fechadas, opção Inserir Pedido de Venda. Ao trocar uma Natureza de Operação que Gera Dados Financeiros por uma que NÃO gera Dados Financeiros, ao sair da manutenção de Itens da Ordem de Compra, o sistema irá excluir automaticamente as parcelas geradas nos Dados Financeiros da OC (menu Arquivo, Ordem de Compra, Dados Financeiros (Alt+F)). 3 Em Comércio/Uso Próprio, informe se o Item se refere a Comércio/Industrialização ou Uso Próprio/Consumo. Para isso, clique na seta para baixo e selecione uma das opções. 4 Informe o Peso Líquido Unitário. 5 O Peso Líquido Total será calculado pelo sistema. 6 Caso haja Nota Fiscal, informe o Número Nota, a Série e a Seqüência Item na NF. 7 No campo Lançamento inserido por, será exibido o usuário que fez a inserção deste Item. 8 Em Dados do ICMS, informe primeiramente se Tem Dados sobre este imposto. Para isso, clique na seta para baixo e selecione a opção Sim ou Não. 9 Em seguida, informe a Alíquota. 28

29 Módulo: Ordem de Compra - Symphony 10 Informe se o Tipo de Tributação será Tributado, Isento ou Outras. Para isso, clique na seta para baixo e selecione uma das opções. 11 Caso haja, informe também a % Redução. 12 Em Dados do IPI, informe primeiramente se Tem Dados sobre este imposto. Para isso, clique na seta para baixo e selecione a opção Sim ou Não. 13 Em seguida, informe a Alíquota. 14 Informe se o Tipo de Tributação será Tributado, Isento, Outras ou Recupera 50%. Para isso, clique na seta para baixo e selecione uma das opções. 15 Caso haja, informe também o IPI do Frete. 16 Em Substituição Tributária, informe primeiramente a Base de Cálculo. 17 Em seguida, informe o ICMS Substituição. 18 Informe também o Imposto Retido. 19 Após entrar com as informações necessárias é necessário gravá-las. Para isso, pressione o botão Gravar ou utilize as teclas de atalho ALT+G. 20 Para fazer a inserção de mais Itens na Ordem de Compra, repita os passos descritos acima. 21 Caso queira, o Item também poderá ser desmembrado. Para isso, clique no botão Desmembra Item, ou utilize as teclas de atalho ALT+E. Será aberta uma janela para ser informada a quantidade que deverá ser desmembrada (Figura 9). 29

30 Módulo: Ordem de Compra - Symphony A parte desmembrada dentro da OC aprovada poderá ser cancelada. Comprando à partir de uma Solicitação Fechada Quando se faz uma Ordem de Compra, é possível inserir os Itens da mesma, baseados em uma ou mais Solicitações Fechadas. Para isso, após realizar o cadastro dos Dados Gerais da Ordem de Compra, e estando na tela de Itens da Ordem de Compra, clique no botão Inserir Solicitações Fechadas. Ou se preferir, você poderá também fazer uso das teclas de atalho ALT+T. Será exibida a seguinte tela (Figura 10) Para obter informações sobre como cadastrar uma Ordem de Compra, consulte Efetuando uma Ordem de Compra no modulo 3. 30

31 Módulo: Ordem de Compra - Symphony 1. Marque quais itens pertencentes a Solicitação Fechadas serão inseridos na Ordem de Compra. 2. Você poderá ter uma visão global clicando sobre o botão Mult-Empresa. Sendo assim, você terá os resultados da pesquisa de acordo com as empresas selecionadas (Figura 11) 31

32 Módulo: Ordem de Compra - Symphony Gerando Dados Financeiros Previsão de Contas a Pagar Quando uma Ordem de Compra é criada, se Natureza de Operação assim o permitir, o sistema irá gerar os Dados Financeiros da OC como uma previsão de Contas a Pagar. Ao trocar uma Natureza de Operação que Gera Dados Financeiros por uma que NÃO gera Dados Financeiros (menu Arquivo, Ordem de Compra, Itens da Ordem de Compra (Alt+I), aba 2 - Dados Fiscais), o sistema irá excluir automaticamente as parcelas geradas nos Dados Financeiros da OC. Acesse o menu Arquivo e selecione o item Ordem de Compra, depois selecione uma Ordem de Compra e em seguida pressione o botão Dados Financeiros. Ou se for de sua preferência, utilize as teclas de atalho ALT+F (Figura 12). 32

33 Módulo: Ordem de Compra - Symphony Ao acessar a tela de Dados Financeiros da OC, serão exibidas as informações Financeiras geradas como previsão de Contas a Pagar, lançamentos estes possíveis de serem alterados pelo Usuário ou ainda de serem gerados novamente através do botão Gera Dados Financeiros, ou através das teclas de atalho ALT+N. Também é possível gerar manualmente os Dados Financeiros, para isso deve-se seguir os seguintes passos: Caso a Ordem de Compra esteja "Encerrada", não será possível inserir/gerar Dados Financeiros. 1 Clique no botão Adicionar ou pressione ALT+A. 2 Em seguida selecione se o Tipo de Lançamento se refere a Previsão ou Real. 3 Informe a Data de Vencimento e o Valor da parcela. 4 Informe se o Tipo Documento. Para isso, clique na seta para baixo e selecione uma das opções. 5 No campo Moeda, informe se o Valor está indexado em uma moeda diferente do Real. 6 Informe a Data da Competência. 7 O campo Pagamento será preenchido automaticamente pelo sistema. 8 Clique no botão Gravar ou pressione ALT+G. 9 Se houver necessidade da inserção de outras parcelas, repita os passos acima. 33

34 Módulo: Ordem de Compra - Symphony Classificando Custos Há ainda a possibilidade de se Classificar as Parcelas do Financeiro, estando ainda na tela dos Dados Financeiros da Ordem de Compra. Para isso, clique no botão de atalho ALT+F (Figura 13). Classificação da Parcela, ou utilize as teclas 1. Selecione uma das opções: Classificar somente o registro ou Classificar todos os registros não classificados na próxima janela, que permitira classificar e informar o Centro de Custo para vários lançamentos Aba Plano Despesas e Receitas Nesta aba, é possível classificar se o lançamento selecionado se trata de Receita ou Despesa (Figura 14) 34

35 Módulo: Ordem de Compra - Symphony Para fazer a diferenciação entre a Receita e a Despesa, o sistema traz as Receitas em Azul e as Despesas em Vermelho. 1. Para fazer a classificação, basta dar um duplo clique sobre a Receita ou Despesa desejada. Em seguida, atribua um Valor à mesma, preenchendo este campo na grade. O valor da parcela será rateado conforme o cadastro feito no módulo de Custos, em menu Arquivo, Tabelas de Controle, Rateio de Primeiro Nível. Para a seleção do item a ser pesquisado: 1. Quando optar pela pesquisa de Centros de Custos, somente serão exibidos os Centros de Custos que não possuam SubCentros de Custos; 35

36 Módulo: Ordem de Compra - Symphony Quando optar pela pesquisa de SubCentro de Custos, somente serão exibidos os Centros de Custos quepossuam SubCentros de Custos, de forma que os mesmos estarão seguidos de seus SubCentros de Custos,onde ao selecionar um destes, a informação referente ao Centro de Custo será preenchida automaticamente. 2. Clique no botão Classificar parcela selecionada. Ou se desejar informar também o Centro de Custo, acesse essa respectiva aba. Aba Centro de Custo Nesta aba, é possível informar o Centro de Custo ao qual este lançamento foi originado (Figura 15). 36

37 Módulo: Ordem de Compra - Symphony 1. Para fazer a seleção do Centro de Custo, dê um duplo clique sobre o Centro de Custo desejado. 2. Em seguida, clique no botão Sair Aprovar Ordem de Compra Solicitar Aprovação Compra. Esta ferramenta permite fazer a solicitação de aprovação da Ordem de Para acessá-la clique na seta para baixo, localizada ao lado do botão Aprovar Ordem de Compra, e selecione a opção Solicitar Aprovação ou então, utilize as teclas de atalho ALT+Y. Será exibida a seguinte janela (Figura 16): Os registros são gerados com base: Nos limites Inicial e Final de cada hierarquia; No valor total da OC; Se, para esse valor de OC, forem necessários mais de um aprovador, então mais de um registro deve ser gerado, tantos quanto forem os aprovadores necessários. 1 - Informe a Data limite para aprovação. 37

38 Módulo: Ordem de Compra - Symphony Este campo poderá ficar em branco porém, se for informada a data, esta não poderá ser menor do que a data atual. 2 - Clique no botão Confirmar. Será exibida a seguinte mensagem (Figura 17): 3 - Clique no botão OK. O sistema altera então o status da OC para "Pendente para aprovação". Uma OC que entrou em Processo de Aprovação não mais poderá sofrer alteração. Os status da Ordem de Compra quanto a Aprovação são: Solicitar aprovação: quando a OC é aberta; Pendente para aprovação: o usuário seleciona esse status quando termina de digitar a OC; Em processo de aprovação: quando nem todos os aprovadores fizeram a aprovação/recusa/etc, ou seja, alguém já fez algo que mudou o status inicial de qualquer um dos registros; Aprovada: todos os aprovadores aprovaram a OC; Recusada: todos os aprovadores, ou pelos um, recusou a OC. O botão Aprovar Ordem de Compra só estará disponível se a opção Empresa trabalha com Alçada para Compra, localizada no módulo Segurança em Nível de Aplicativo, menu Configurações, Alçadas, Compras estiver marcada. 38

39 Módulo: Ordem de Compra - Symphony Processo de Aprovação Esta ferramenta tem como função fazer a aprovação a Ordem de Compra, após gerar o registro através da ferramenta Solicitar Aprovação. Esta opção somente poderá ser acessada se o usuário logado tiver direito à aprovação definida pela sua hierarquia. Para acessá-la clique na seta para baixo, localizada ao lado do botão Aprovar Ordem de Compra, e selecione a opção Processo de Aprovação. Ou então, utilize as teclas de atalho ALT+X. Será exibida a seguinte janela (Figura 18): Será possível visualizar nesta janela todos os registros com os dados de aprovação de outros aprovadores e, se houver, no caso desse registro, o aprovador em questão não pode proceder alteração nesses registros já aprovados mas, se ele 39

40 Módulo: Ordem de Compra - Symphony for um aprovador de hierarquia maior, ele tem a opção de "Cancelar processo de aprovação" de outro. Deverão ser considerados os seguintes casos: O aprovador poderá reabrir também o seu próprio registro de aprovação O aprovador não poderá fazer nada nesses registros no caso de OC fechada/encerrada. Para um registro ainda não aprovado e válido para aprovação desse usuário logado, poderá alterada a Situação da Aprovação e informada alguma Observação. Ao fechar a janela, o sistema deve então atualizar o status da OC; Registros de aprovação não podem ser excluídos ainda que não aprovados Fazer validação do processo de aprovação do usuário no que se refere a limite de aprovação do período, de acordo com o campo de valor de cada registro aprovado. 1. Selecione a Situação de Aprovação. Para isso, clique na seta para baixo e selecione uma das opções: Pendente, Em Análise, Aprovadas ou Recusada/Não Aprovada Caso a data limite para aprovação tenha sido ultrapassada, não será possível a opção Aprovada. Ao optar por Recusada/Não Aprovada, o processo não poderá ser estornado. 2. Informe a Observação que julga necessária. Caso queira, clique no botão Expande Campo Observação para obter uma melhor visualização (Figura 19) 40

41 Módulo: Ordem de Compra - Symphony 2.1 Clique no botão 3. Clique no botão Sair Cancelar Aprovação Através desta ferramenta será possível excluir os registros de aprovação. Para acessá-la clique na seta para baixo, localizada ao lado do botão Desaprovar Ordem de Compra, e selecione a opção Cancelar Aprovação ou então, utilize as teclas de atalho ALT+Z. Sera exibida a seguinte janela (Figura 20) 41

42 Módulo: Ordem de Compra - Symphony 1. Se realmente deseja cancelar o processo de aprovação de Ordem de Compra clique no botão Yes. Caso contrário, clique em No Fechando Ordem de Compra 1. Para isso, estando na manutenção de Ordem de Compra, selecione a Ordem de Compra que deseja aprovar. 2. Em seguida, pressione o botão Fechar Ordem de Compra ou então utilize as teclas de atalho ALT+X. O Status da OC mudara de ABERTA para FECHADA. Somente Ordens de Compra aprovadas podem ser Fechadas. O módulo de Compra não realiza cálculo de custo, somente faz empenho e aguarda entrega das quantidades. Reabrindo Ordem de Compra Uma vez que a Ordem de Compra tenha sido Fechada, caso seja necessário fazer alguma alteração é possível reabri-la 42

43 Módulo: Ordem de Compra - Symphony 1. Selecione a OC desejada. 2. Em seguida pressione o botão Abrir Ordem de Compra, ou utilize as teclas de atalho ALT+V. O Status da OC mudará de FECHADA para ABERTA, permitindo que se altere as informações. Enviando Ordem de Compra para o Fornecedor Por Uma vez gerada ima Ordem de Compra, é possível enviá-la a um Fornecedor utilizando o próprio módulo de Compras, agilizando assim o processo. Para isso acesse o menu Ferramentas e selecionar a opção Enviar OC para o Fornecedor por . Surgirá a seguinte tela (Figura 21) 1. Selecione o Fornecedor informando o Código do mesmo. Ou se preferir, faça uma busca utilizando o botão Binóculo de Pesquisa. 43

44 Módulo: Ordem de Compra - Symphony Os fornecedores "Inativos" não serão exibidos na pesquisa fonética. Porém, será possível informá-los na caixa de texto, sendo estes exibidos na cor vermelha. 2. Marque se deseja Considerar Ordens de Compras com o Status Abertas, Aprovadas ou Abertas e aprovadas. 3. Após estes passos, pressione o botão Selecionar Ordens de Compras com Itens Pendentes. Em seguida, serão listadas todas as Ordens de Compras do Fornecedor selecionado com Itens Pendentes. 4. Marque as Ordens de Compras que deseja que sejam enviadas no . Para facilitar você poderá utilizar os botões Marcar, Marcar Tudo, Desmarcar e Desmarcar Tudo. 5. informe o Assunto do . Por padrão, o campo Assunto será preenchido automaticamente com o conteúdo definido nos campo Assunto do de Ordens de Compras a serem enviadas para o fornecedor localizado no módulo Configurador Geral do Sistema, link Compras/NRM, aba Compras - A. 6. No campo Cc, informe o do respectivo Fornecedor. Caso este já tenha sido informado no momento do cadastro do Fornecedor, ele será preenchido automaticamente. 7. Informe a Mensagem que deverá ser enviada juntamente com o . Caso, você tenha uma Mensagem salva, você poderá inseri-la através do botão Abrir Mensagem. Porém se você digitou uma Mensagem e gostaria que ela fosse salva, você poderia utilizar o botão Salvar Mensagem. 44

45 Módulo: Ordem de Compra - Symphony Por padrão, o campo Mensagem será preenchido automaticamente com o conteúdo definido no campo Mensagem do de Ordens de Compras a serem enviadas para o fornecedor localizado no módulo Configurador Geral do Sistema, link Compras/NRM, aba Compras - A. 8. No campo Inserir Arquivos, você poderá anexar arquivos caso haja necessidade. Para isso, clique no botão Inserir Arquivos, e na tela que abrir selecione o Item e pressione o botão Abrir. Para remover um Arquivo Indexado, apenas selecione o Item e pressione o botão Remover Item. 9. No campo Forma de Envio da OC, clique na seta para baixo e selecione uma das seguintes opções: OC em texto no corpo do ou OC em arquivo anexado no formato PDF. 10. Preenchido todos os campos, clique no botão Enviar. Ao enviar o , será gravado registro no Histórico da OC. Para que o seja enviado corretamente, é preciso que no cadastro do Fornecedor seja informado um para o mesmo. O funcionamento desta ferramenta depende de permissão do item de segurança " Manuntenção de Ordem de Compra, botão de envio de (DllSend )" atribuída a cada grupo de usuário. Para maiores informações sobre como cadastrar Fornecedores, consulte Fornecedor em Tópicos de Ajuda no menu Ajuda do Módulo de Clientes e Fornecedores. Impressão para enviar por Fax É possível ainda imprimir uma Ordem de Compra para um possível envio da mesma por Fax. Para isso, com a Ordem de Compra desejada selecionada, pressione 45

46 Módulo: Ordem de Compra - Symphony o botão Impressão da Ordem de Compra. Ou se preferir, poder ainda utilizar as teclas de atalho ALT+P (Figura 22). Na tela de Impressão da Ordem de Compra deve-se informar as características de como será impressa essa ordem de compra: 1. Marque se o Modelo será Normal, ou seja, contendo todas as Informações disponíveis na OC, ou Reduzido, onde só serão impressa Informações Básicas, ocultando impostos e etc. 2. Marque se deseja Considerar Itens: Abertos, Entregues ou Ambos. 3. Informe se necessário às Opções de Impressão Direta, informando o Nº de Cópias. Ou então, em caso afirmativo, marque Matricial. a opção Impressão na 4. Em caso afirmativo, marque a opção Utilizar Código do Produto/Serviço no Fornecedor. 46

47 Módulo: Ordem de Compra - Symphony Para maiores informações sobre como cadastrar Fornecedores do Produto, consulte produtos em Tópicos de Ajuda no menu Ajuda do Módulo de Produtos e Serviços. 5. Em caso afirmativo, marque a opção Agrupar Quantidade pelo Código do Produto/Serviço (Modelo Resumido). 6. Clique no botão Configurar Impressora, para selecionar a impressora desejada. 7. Caso você queira visualizar a Ordem de Compra antes da impressão, clique no botão (Figura 23): Visualizar Ordem de Compra. Será exibido o seguinte relatório 47

48 Módulo: Ordem de Compra - Symphony Por padrão, o relatório será exibido com orientação do papel Paisagem. Porém sua orientação ficará a nível da configuração do Crystal Reports. Contudo, vale lembrar que ao efetuar alteração nessa orientação, será necessário montar novamente o relatório. 8. Para imprimir o relatório, basta clicar no botão Imprimir Relatório. 9. Contudo, se desejar fazer a impressão diretamente, basta pressionar o botão Imprimir Ordem de Compra. Ao imprimir a Ordem de Compra, será exibida a assinatura digital de quem aprovou a OC. Está informação é cadastrada em menu Arquivo, Tabelas de Controle, Usuário no módulo de Segurança em Nível de Aplicativo. Porém, para que a assinatura seja exibida, é necessário que o layout externo esteja configurado. 48

49 Módulo: Recebendo as Mercadorias (NRM) 4. Módulo: Recebendo as Mercadorias (NRM) Recebendo as Mercadorias (NRM) NRM = Notas de Recebimento de Mercadoria A Ferramenta de Recebimento de Materiais tem por objetivo automatizar o processo de recebimento dos produtos comprados, visando maior agilidade e controle dos processos envolvidos. A partir de uma Ordem de Compra Com o Módulo de NRM aberto, acesse o menu Arquivo de selecione a opção NRM. Ou se preferir, utilize as teclas de atalho CTRL+N (Figura 1). 49

50 Módulo: Recebendo as Mercadorias (NRM) 1. Pressione o botão Inserção com base na OC, ou pressione as teclas de atalho ALT+O (Figura 2) 1.1 Informe o numero da Ordem de Compra referente ao material que esta sendo recebido e pressione o botão OK. Os Dados da Ordem de Compra serão exibidos na tela Não será permitido selecionar uma Ordem de Compra com Status Encerrado com recusa. A partir de Várias Ordens de Compras Acesse o menu Arquivo e selecione a opção NRM. Ou se preferir utilize as teclas de atalho CTRL+N Aba Dados Gerais Esta aba tem a finalidade de coletar as informações gerais da NRM, trazendo todas as informações que foram inseridas na Ordem de Compra, sendo permitido também acrescentar algumas informações (Figura 3) 50

51 Módulo: Recebendo as Mercadorias (NRM) 1. Clique no botão Adicionar ou pressione ALT+A 2. Informe os Dados da Nota Fiscal: Número, Data NF, Série, Sub. Série, Tipo Doc./ Espécie e Modelo. 3. Marque o Tipo de Nota Fiscal: Jurídica, Física ou Serviço 4. No campo Tipo, clique na seta para baixo e selecione a opção Fornecedor. 5. Informe o Código do Fornecedor ou clique no botão Binóculo de Pesquisa e entre com parte da Razão Social. 6. O campo Inscrição Federal e Inscrição Estadual, serão preenchidos automaticamente pelo sistema de acordo com o que foi informado no cadastro do Fornecedor. Caso queira, poderá também utilizar o botão Pesquisa. Binóculo de 7. Informe o Código da Condição de Pagamento ou clique no botão Binóculo de Pesquisa e entre com parte da Descrição. 51

52 Módulo: Recebendo as Mercadorias (NRM) 8. Em Valores, informe o valor para Frete para os dados financeiros, para o Seguro e para o SUFRAMA. Caso haja algum Valor adicional para custo, clique no botão Diluir valor adicional no custo dos produtos e informe o respectivo valor. 9. Os campos Base de ICMS, Valor de ICMS, Base de IPI, Valor de IPI, Total dos Produtos, Total dos Serviços, Impostos Retidos e Total da Nota Fiscal serão preenchidos automaticamente pelo sistema. Estes campos só estarão disponíveis para alteração quando a NRM estiver com Status "Fechado", sendo possível alterá-los sem que os valores sejam recalculados. Quando existir Produtos e Serviços em uma NRM, o Script irá incorporar o Valor dos Serviços ao Valor Total do Produto. Porém, somente quando não existir retenção de imposto para o Serviço. Se houver, o sistema irá fazer um Lançamento para o Produto e outro para o Serviço. Caso na NRM exista um Produto com retenção e outro sem, o script também irá separar os Lançamentos, um com retenção e o outro sem. Caso exista dois Serviços na NRM, os dois com retenção e com a mesma alíquota, o sistema irá agrupar o Lançamento em apenas um. 10. Clique no botão Gravar ou pressione as teclas de atalho ALT+G 11. Clique no botão Sair ou acesse a aba Dados Adicionais para terminar as configurações Aba Dados Adicionais Esta aba trará algumas informações adicionais como: a Transportadora, o Número da Importação, o Usuário que Inseriu o Lançamento, o Nome do Arquivo de Remessa da OC, a Data de Geração do Arquivo de Remessa de OC, o Nome do Arquivo de EDI de Retorno de OC e algumas Observações (Figura 4). 52

53 Módulo: Recebendo as Mercadorias (NRM) 1. No campo Transportadora você poderá visualizar o Código e a Descrição da Transportadora responsável pela entrega da mercadoria. Caso seja necessário alterar essa informação, clique no botão Binóculo de Pesquisa e entre com parte do Nome da Transportadora. 2. Os campos Nº da Importação, Lançamento inserido por, Nome do arquivo de remessa da OC, data de geração do arquivo de remessa de OC e Nome do arquivo EDI de retorno da OC serão preenchidos automaticamente pelo sistema. 3. Informar o Valor do Complemento de ICMS. 4. Caso haja alguma informação sobre o recebimento dos materiais, digite-a no campo Observação. 5. Clique no botão Gravar ou pressione as teclas de atalho ALT+G. 6. Clique no botão Sair ou pressione ALT+S. 53

54 Módulo: Recebendo as Mercadorias (NRM) Inserindo os Itens da Ordem de Compra Depois de seguir os passos descritos acima, a NRM será gerada. Porém, os itens da Ordem de Compra não estarão associados a ela. Portanto, clique no botão Itens de Compra, ou pressione ALT+I para inserir os Itens na Ordem de Compra. Será exibida a seguinte tela (Figura 5): Pelo fato da NRM ter sido gerada com base em uma Ordem de Compra por padrão, a opção Selecionar os itens pelo número da Ordem de Compra já estará selecionada e o número da Ordem de Compra que gerou a NRM já estará informado. Será necessário apenas clicar no botão Aplicar filtro para seleção dos registros. Surgirá a tela de Itens da Ordem de Compra (Figura 6). 54

55 Módulo: Recebendo as Mercadorias (NRM) Também será considerado o recebimento de Grade de Produtos com Controle de Estoque por SubUP. A regra para cálculo do Custo do Produto Grade será a seguinte: Se os produtos forem fechados individualmente, será considerado o valor de Aquisição de cada item para se chegar ao Custo Médio. Se os produtos forem fechados de uma só vez (através da ferramenta Fechar todos os itens exibidos na tela), o sistema irá considerar o valor de Custo apenas do item de maior valor. Fechando Item Uma vez associados os Itens da Compra que serão recebidos, pode-se confirmar o recebimento desses Itens encerrando-os. Para isso, pressione a seta para baixo localizado ao lado do botão opção (Figura 7) Fechar Item. Devera surgir a seguinte tele de 55

56 Módulo: Recebendo as Mercadorias (NRM) 1. Selecione a opção Fechar itens que tenham número de nota, ou se preferir utilize as teclas de atalho ALT+N. Surgirá a tela para o encerramento dos itens (Figura 8). 2. Entre com a Data de fechamento dos itens. Automaticamente, o sistema trará a Data Atual porém, esta pode ser alterada se houver necessidade. 3. Em caso afirmativo, marque a opção Atualizar itens em aberto que possuem data de previsão. 4. Pressione o botão OK para confirmar. Ao fechar o item, o sistema irá acrescentar o Valor do IPI no cálculo do PIS e do COFINS à ser retirado no cálculo do custo do produto. Se o campo Frete p/ dados financeiros da aba Dados Gerais da NRM estiver preenchido, e no módulo Produtos e Serviços, menu Arquivo, aba Dados Básicos os campos relacionados à Peso também estiverem preenchidos, o sistema irá calcular automaticamente o Rateio de peso. 56

57 Módulo: Recebendo as Mercadorias (NRM) Quando a Natureza de Operação estiver configurada como Contribuinte substituído: registrar base de cálculo de ST e valor devido (menu Arquivo, Tabelas de Controle, Natureza de Operação, aba 2 - Situações B) e tenha valor para Base de ICMS/ST ou valor de Imposto Retido por ICMS/ST, o sistema irá registrar o valor da Base de ICMS de Substituição no campo adicional do produto SY029 - Último Vl.praticado como Base de ICMS/ST e o valor do Imposto Retido de ICMS de Substituição no campo adicional SY030 - Último Vl.praticado como Imposto Retido de ICMS/ST. Estes campos, serão atualizados sempre que houver o fechamento de um Item com ICMS/ST, ficando neles registrado sempre o último valor. Fechando todos os itens exibidos na tela É possível ainda utilizar fechar todos os itens exibidos na tela. Para isso, pressione a seta para baixo localizada ao lado do botão Fechar Item e selecione a opção Fechar todos os itens exibidos na tela ou pressione as teclas de atalho ALT+T. Será exibida a seguinte janela (Figura 9): 57

58 Módulo: Recebendo as Mercadorias (NRM) 1. Selecione os itens que deseja encerrar ou utilize os botões Desmarcar Tudo e Marcar Tudo. 2. Clique no botão OK. Surgirá a tela para o encerramento dos itens (Figura 10). 3. Entre com a Data de fechamento dos itens. Automaticamente o sistema trará a Data Atual, porém esta pode ser alterada se houver necessidade. 4. Marque a opção Atualizar itens em aberto que possuem data de previsão. 5. Pressione o botão Confirmar. Ao fechar o item, seja através da opção Fechar Item, Fechar itens que tenham número de nota ou Fechar todos os itens exibidos na tela, o sistema irá verificar se a Natureza de Operação aplicada para este está configurada como Atualiza Custo. Se estiver, as demais consistências relativas ao custo serão verificadas. Caso a Natureza de Operação não esteja assim configurada, o custo do item não será atualizado. Uma vez que todos os Itens de uma Ordem de Compra estejam encerrados, a Ordem de Compra também será dada como Encerrada. 58

59 Módulo: Recebendo as Mercadorias (NRM) Aba Dados Gerais Esta aba tem a finalidade de exibir as Informações Gerais do Produto selecionado (Figura 11). 1. Depois de inseridos os Itens, é possível que, de acordo com a necessidade do usuário, sejam alteradas algumas informações; dentre elas o Valor Unitário e a Taxa. Aba Dados Fiscais Esta aba tem a finalidade de exibir as Informações referentes à parte Fiscal do Produto selecionado (Figura 12). 59

60 Módulo: Recebendo as Mercadorias (NRM) 1. Depois de inseridos os Itens é possível que, de acordo com a necessidade do usuário, sejam alteradas algumas informações, dentre elas: Dados do ICMS, Dados do IPI e Substituição Tributária. Não será possível fechar a NRM sem ter uma Natureza de Operação de Entrada informada. Os campos referentes Base de ICMS, Valor de ICMS e Valor de IPI só ficarão disponíveis para alteração quando a NRM estiver com Status Fechado. Os campos Base de Cálculo, Valor do ICMS de Substituição, Valor do Imposto Retido e % Redução são utilizados em cálculos dos Campos Adicionais: SY029: (Base de Cálculo) / (Quantidade Estoque) SY030: (Valor do Imposto Retido) / (Quantidade Estoque) 60

61 Módulo: Recebendo as Mercadorias (NRM) SY041: ((Base de Cálculo * 100) / (100 - %Redução)) / (Quantidade Estoque) Aba Retenção de Impostos Esta aba tem a finalidade de exibir as Informações referentes à Retenção de impostos do Serviço selecionado. Portanto, os campos só estarão habilitados quando o Item da Compra se tratar de um Serviço. (Figura 13). Uma vez inseridos os itens ou alterado alguma campo, é necessário Salvar. Para isso, clique no botão ALT+G Gravar ou se preferir pressione as teclas de talho 61

62 Módulo: Recebendo as Mercadorias (NRM) Recebendo parcialmente uma Ordem de Compra Muitas vezes uma Ordem de Compra não tem todos os seus itens entregues de uma vez. Dessa forma, se faz necessário registrar o recebimento parcial da Ordem de Compra. Para isso, siga os passos necessários para inserir os itens de uma Ordem de Compra na NRM como citado anteriormente. Porém, uma vez os itens sendo exibidos na tela de itens da NRM, clique na seta da ferramenta 14). Fechar Item (Figura 1. Selecione a opção Fechar Item ou pressione ALT+F. Deverá surgir uma nova tela para o encerramento do item, ou seja, confirmar o recebimento do item em questão (Figura 15). 62

63 Módulo: Recebendo as Mercadorias (NRM) 2. Informe a Data Fechamento. 3. Feito isso, clique no botão OK Dessa forma, estaríamos recebendo parcialmente uma Ordem de Compra, pois, caso esta ordem de compra possua dois ou mais itens, estaríamos encerrando apenas o item selecionado, deixando assim os outros itens da ordem de compra ainda pendentes para recebimento. Recebendo parcialmente um item da Ordem de Compra Em alguns casos o recebimento de um item comprado será parcial ou seja, será recebido apenas uma parte da quantidade comprada. Dessa forma, se faz necessário registrar o recebimento parcial do item da ordem de compra. Para isso, siga os passos necessários para inserir os itens de uma Ordem de Compra na NRM como citado anteriormente. Porém, uma vez os itens sendo exibido na tela de itens da NRM, clique na seta da ferramenta Fechar Item (Figura 16). 1. Selecione a opção Fechar Item ou pressione ALT+F. Deverá surgir uma nova tela para o encerramento parcial do item, ou seja, confirmar o recebimento de apenas uma parte do item em questão (Figura 17). 63

64 Módulo: Recebendo as Mercadorias (NRM) 2. Informe a Data Fechamento e Qtde. Entregue. 3. Por padrão, o campo Confirmação do crédito virá preenchido automaticamente com o Crédito planejado, podendo ser alterado se necessário. Para isso, poderá ser utilizado o botão Calcula o valor da confirmação de crédito em unidade de estoque com base na quantidade entregue 4. Feito isso, clique no botão OK. 64

65 Módulo: Recebendo as Mercadorias (NRM) Se o produto for controlado por SubUP, não será permitida a entrada no estoque pelo campo Confirmação do crédito, ou seja, quando a Qtd. Entregue convertida em Unidade de Estoque não se igualar com a quantidade da Confirmação de Crédito, será apresentada 2 (duas) opções: ou cancelar a operação ou igualar os valores; cálculo este que o sistema já efetua se assim for confirmado. Ao informar no campo Qtd. Entregue uma quantidade que esteja fora do Desvio Superior ou Inferior (definido em menu Arquivo, Produto, aba Dados Gerenciais do módulo de Produtos e Serviços), o sistema irá exibir uma caixa de segurança exigindo Usuário e Senha com permissão para realizar o fechamento fora do desvio, caso o usuário não possua esta permissão. Dessa forma, estaríamos recebendo parcialmente um item da Ordem de Compra, pois, caso este item de compra possua uma quantidade de, por exemplo, 6 unidades, estaríamos informando apenas o recebimento de 4 unidades, deixando assim uma determinada quantidade ainda pendente para recebimento. Reabrindo Itens da nota de recebimento de materiais Uma vez encerrado um item de compra entende-se que o mesmo já tenha sido recebido. Porém, há casos em que é necessário reabrir o item encerrado, como uma ordem de compra encerrada de maneira incorreta ou ainda alguma informação do item errada. Dessa forma, é realmente necessário estar reabrindo o item para posterior correção. Para reabrir o item na tela de itens da NRM, selecione o item a ser aberto e clique na seta da ferramenta Reabrir Item ou pressione ALT+B (Figura 19). 65

66 Módulo: Recebendo as Mercadorias (NRM) O item selecionado terá seu status alterado para ABERTO, permitindo que sejam alteradas suas informações. É possível ainda reabrir todos os itens de uma NRM de uma única vez. Para isso selecione o item a ser aberto e clique na seta da ferramenta Item ou pressione ALT+I. Reabrir Quando o Item for reaberto, o sistema irá emitir uma mensagem informando que os campos adicionais SY029 - Último Vl.praticado como Base de ICMS/ST e SY030 - Último Vl.praticado como Imposto Retido de ICMS/ST não serão alterados e que se desejar consultar ou alterar esses valores deverá acessar o módulo de Produtos e Serviços, menu Arquivo, Produto, link Campos Adicionais. Lembrando que para gerar esses valores em Campos Adicionais, a Natureza de Operação deverá estar devidamente configurada com a opção Contribuinte substituído: registrar base de cálculo ST e valor devido marcada e haver valor de ICMS/ST tanto para a Base quanto para o Imposto Retido nos Itens da NRM. Gerando dados da NRM Uma vez encerrados os itens pertencentes a NRM, deve-se gerar os dados da NRM, informando os dados para integração com a Escrita Fiscal, Contabilidade e Financeiro. Para isso pressione o botão Dados da NRM ou pressione as teclas de atalho ALT+N. Surgirá a tela de dados da NRM (Figura 20). 66

67 Módulo: Recebendo as Mercadorias (NRM) Esses dados podem ser inseridos manualmente ou automaticamente através de um Assistente acionado pela ferramenta Gerar NRM a partir das OCs. Caso a NRM esteja com Status FECHADO, só serão permitidas alterações mediante acesso ao Item de Segurança Manutenção de Dados da NRM quando a mesma está Fechada". Ao clicar no botão Gerar NRM a partir das OCs e não optar por gerar todas as opções do Wizard (Escrita Fiscal, Contabilidade ou Financeiro), o sistema irá pedir a confirmação antes de apagar/reprocessar os registros existentes, caso houver registros referentes às opções que não foram selecionadas. Quando não tem NRM relacionada com ordem de compra e efetuar alteração nas outras abas, a aba Estoque não ficará desabilitada. 67

68 Módulo: Recebendo as Mercadorias (NRM) Atualizando o estoque Ao se encerrar um item da NRM, o sistema irá atualizar o estoque dando entrada de todos os produtos que possuírem uma Natureza de Operação configurada para a mesma. Nas empresas de projetos em que no módulo Configurador Geral do Sistema possui em Configurações do Sistema o campo Código do modelo da empresa igual a 003 (somente para empresa de projetos nos outros modelos de empresa a aba Estoque não aparece), o estoque não é atualizado no momento do encerramento do item de compra, a movimentação do estoque é feita em Dados da NRM na aba Estoque (Figura 21). Esta aba também será exibida sempre que não houver Itens relacionados à NRM em questão (menu Arquivo, NRM, Itens de Compra). 68

69 Módulo: Recebendo as Mercadorias (NRM) Nessa tela deverão ser lançadas as movimentações do estoque referentes aos itens que foram encerrados e suas respectivas quantidades, além de informações de impostos referentes a esses produtos. É possível ainda deixar que o sistema gere essas informações de estoque, para isso siga os passos seguintes: 1. Pressione o botão Gerar NRM à partir das OCs para acionar o assistente para geração dos dados da NRM (Figura 22). 2. Pressione o botão Avançar (Figura 22). 69

70 Módulo: Recebendo as Mercadorias (NRM) 3. Marque a opção Gerar Dados para o Estoque e em seguida pressione o botão Avançar (Figura 23). 70

71 Módulo: Recebendo as Mercadorias (NRM) 4. Pressione o botão Finalizar. Este botão ficará desabilitado logo após o final do processo, impossibilitando a duplicação de registros nas abas da NRM. Informações Fiscais (Livro de Entrada) Na aba Escrita Fiscal os dados são distribuídos em duas abas: Escrituração 1 e Escrituração 2. Caso a NRM esteja com Status FECHADO, só serão permitidas alterações nesta aba mediante acesso ao Item de Segurança " Manutenção de Dados da NRM quando Fechada - Aba Escrita Fiscal". Aba Escrituração 1 Na aba Escrituração 1 pode-se inserir manualmente as informações referentes a escrituração fiscal da Nota de Entrada em questão (Figura 24). 71

72 Módulo: Recebendo as Mercadorias (NRM) 1. Clique no botão Adicionar ou pressione ALT+A. 2. Informe o Código ou clique no botão Binóculo de Pesquisa e entre com parte da Descrição da Natureza de Operação. 3. O campo CFOP será preenchido automaticamente caso esteja configurado na manutenção da Natureza de Operação selecionada. 4. Selecione no campo Tipo se a Natureza de Operação selecionada é para: Industrialização/Comércio ou Uso Próprio/Consumo. Automaticamente o sistema preenche esse campo de acordo com as informações definidas na manutenção de Natureza de Operação. 5. Informe a Classif. Fiscal do registro. 6. Informe o Valor Contábil, ou seja, o Total da Nota Fiscal. 7. Digite o Código Contábil ou clique no botão Binóculo de Pesquisa e entre com parte da Descrição da Conta. 8. Informe a Base ICMS, o Cód. e a %ICMS. 9. Informe a Base IPI, o Cód. e a %IPI. 10. Informe se a Apuração do IPI será: Mensal, Decenal ou Quinzenal. 11. Informe a Base ICMS ST, ou seja, a base de ICMS da Substituição Tributária. 12. Informe o Valor ICMS ST, ou seja, o Valor do ICMS para Substituição Tributária. 13. Informe o Imposto Retido para Substituição Tributária. 72

73 Módulo: Recebendo as Mercadorias (NRM) 14. Clique no botão Gravar ou pressione ALT+G. 15.Clique no botão configurações. Sair ou acesse a aba Escrituração 2 para terminar as Aba Escrituração 2 Esta aba armazenará os campos referentes à Retenção de Impostos (Figura 24). 1. Informe a Alíq. PIS e o Valor. 2. Informe a Alíq. COFINS e o Valor. 3. Informe a Alíq. CSLL e o Valor. 4. Informe a Alíq. IRPJ e o Valor. 5. Informe a Alíq. ISS e o Valor. 73

74 Módulo: Recebendo as Mercadorias (NRM) 6. Informe a Alíq. INSS e o Valor. 7. Digite no campo Observação alguma informação referente à esse registro. 8. Clique no botão Gravar ou pressione ALT+G. 9. Clique no botão Sair ou pressione ALT+S. Há ainda a possibilidade da utilização de um assistente para que o sistema gere automaticamente os dados para Escrita Fiscal. Para isso, siga os passos descritos abaixo: 1. Pressione o botão Gerar NRM à partir das OCs. Será exibida a seguinte janela (Figura 25): 2. Pressione o botão Avançar (Figura 26). 74

75 Módulo: Recebendo as Mercadorias (NRM) 3. Marque a opção Gerar Dados para Escrita Fiscal e clique no botão Avançar (Figura 27). 75

76 Módulo: Recebendo as Mercadorias (NRM) 4. Selecione a opção Recupera 50% do IPI optando por Sim ou Não. 5. Selecione a opção Jogar Valor Não Tributado na Coluna: Isentas ou Outras. Em seguida, pressione o botão Avançar (Figura 28). Também poderá ser especificado se os valores Não Tributados irão para "Isentas" ou "Outras" quando existir apenas Item de Serviço na NRM. 6. Clique no botão Finalizar. Este botão ficará desabilitado logo após o final do processo, impossibilitando a duplicação de registros nas abas da NRM. Informações Contábeis Na aba Contabilidade pode-se inserir manualmente as informações contábeis da Nota de Entrada em questão (Figura 29). 76

77 Módulo: Recebendo as Mercadorias (NRM) Caso a NRM esteja com Status FECHADO, só serão permitidas alterações nesta aba mediante acesso ao Item de Segurança " Manutenção de Dados da NRM quando Fechada - Aba Contabilidade". 1. Clique no botão Adicionar ou pressione ALT+A. 2. Informe a Cta. Débito. As contas de débito são cadastradas no Plano de Contas, no módulo de Contabilidade. Verifique no Plano de Contas qual deverá ser utilizada para registrar o lançamento. 3. Informe o C. Custo Déb., ou seja, o Centro de Custo de Débito. 4. Informe a Cta. Crédito. As contas de crédito são cadastradas no Plano de Contas, no módulo de Contabilidade. Verifique no Plano de Contas qual deverá ser utilizada para registrar o lançamento. 5. Informe o C. Custo Créd., ou seja, o Centro de Custo de Crédito. 77

78 Módulo: Recebendo as Mercadorias (NRM) 6. Em H. Padrão informe o Histórico padrão do registro. 7. Digite um Complemento para o Histórico padrão, caso haja necessidade. 8. Informe o Valor do registro. 9. Clique no botão Gravar ou pressione ALT+G. Quando houver mais de um produto do mesmo fornecedor, com o mesmo código contábil, com tributação de impostos (isso quando um dos produtos possuir alíquota de 18% (por exemplo) e o outro com alíquota de 0%), os lançamentos serão lançados em um único registro, onde será informada a conta débito, a conta crédito e o valor que posteriormente serão integrados para a Contabilidade. Há ainda a possibilidade da utilização de um assistente para que o sistema gere automaticamente os dados para Contabilidade. Para isso, siga os passos descritos abaixo: 1. Pressione o botão Gerar NRM à partir das OCs. Será exibida a seguinte janela (Figura 30): 78

79 Módulo: Recebendo as Mercadorias (NRM) 2. Pressione o botão Avançar (Figura 31). 3. Marque a opção Gerar Dados para Contabilidade e clique no botão Avançar (Figura 32). 79

80 Módulo: Recebendo as Mercadorias (NRM) 4. Informe os Parâmetros de: Cd. Contábil ICMS, Cd. Contábil IPI e Cd. Histórico Padrão. 5. Informe o Centro(s) de Custo Sem Cd. Contábil ou Item de OC Sem Centro(s) de Custo e clique no botão Avançar (Figura 33). 6. Clique no botão Finalizar. Este botão ficara desabilitado logo após o final do processo, impossibilitando a duplicação de registro nas na NRM Dados Financeiros Na aba Financeiro será possível inserir manualmente as informações financeiras da Nota de Entrada em questão (Figura 34). 80

81 Módulo: Recebendo as Mercadorias (NRM) Aba Dados do Lançamento 1. Clique no botão Adicionar ou pressione ALT+A. 2. O campo Nº Lancto./Seq será preenchido automaticamente pelo sistema com o número da NRM selecionada e, por ser o primeiro registro, a seqüência será preenchida com o conteúdo 1. Ao incluir um novo registro, a seqüência será preenchida com o conteúdo 2 e assim sucessivamente. 3. Selecione o Tipo do Lancto.: Previsão ou Real. 4. Informe a Data do Vencimento. 5. Digite o Valor. 81

82 Módulo: Recebendo as Mercadorias (NRM) 6. O campo Pagamento será preenchido automaticamente pelo sistema. 7. Selecione a Moeda, caso o valor inserido seja diferente da moeda corrente. Para isso, clique na seta para baixo e selecione uma das opções. 8. Informe a Data de Competência, ou seja, a data do fato gerador do registro. 9. Selecione o Tipo de Documento de Quitação. Para isso, clique na seta para baixo e selecione uma das opções. Ao gerar os Dados Financeiros da NRM o sistema irá buscar o Tipo de Documento padrão do cadastro do Fornecedor. Caso esta campo não esteja cadastrado nesta manutenção, o Tipo de Documento de Quitação será importado do módulo Configurador Geral do Sistema. 10.Informe a Observação do registro no financeiro. 11. Clique no botão Gravar ou pressione ALT+G. Na aba Ocorrências, os valores serão gerados pelo Wizard quando houver retenção de impostos. Para que seja gerado, é necessário ter as ocorrências cadastradas no módulo Configurador Geral do Sistema. Classificando Custos Há ainda a possibilidade de se classificar as parcelas do Financeiro. Na aba Financeiro dos Dados da NRM, clique no botão Classificação da parcela ou utilize as teclas de atalho ALT+F. Será exibida a seguinte janela (Figura 35): 82

83 Módulo: Recebendo as Mercadorias (NRM) 1. Informe se deseja Classificar por: Classificar somente o registro selecionado ou Classificar todos os registros não classificados na próxima janela. Classificando somente o registro selecionado Na tela de classificação de valores, aba Plano de Despesas e Receitas: 1. Dê um duplo clique sobre uma conta do Plano de Despesas e Receitas para a classificação ou clique no botão Pesquisa Plano de Despesas e Receitas pela Descrição e selecione a opção desejada. 2. Atribua um valor à mesma preenchendo o campo Valor. 83

84 Módulo: Recebendo as Mercadorias (NRM) O valor da parcela será rateado conforme o cadastro feito no módulo de Custos, em menu Arquivo, Tabelas de Controle, Rateio de Primeiro Nível. 3. Após selecionar a conta desejada, pode-se adicionar um Centro de Custo para o lançamento. Para isso clique na aba Centro de Custo e dê um duplo clique sobre o centro de custo desejado. Ou ainda, pode-se clicar no botão Pesquisa Centro de Custo pela Descrição e selecione o centro de custo desejado. Para utilizar os botões Pesquisa Plano de Despesas e Receitas pela Descrição e Pesquisa Centro de Custo pela Descrição, deve-se selecionar no campo ao lado, clicando no botão, se a pesquisa será por Despesas e Receitas ou Centro de Custo, com a seleção destas opções o tais características já descritas. botão ao lado passa a ter Para a seleção do item a ser pesquisado: Quando optar pela pesquisa de Centros de Custos, somente serão exibidos os Centros de Custos que não possuam SubCentros de Custos; Quando optar pela pesquisa de SubCentro de Custos, somente serão exibidos os Centros de Custos que possuam SubCentros de Custos, de forma que os mesmos estarão seguidos de seus SubCentros de Custos, onde ao selecionar um destes, a informação referente ao Centro de Custo será preenchida automaticamente. 4. Para excluir um lançamento, selecione o mesmo e clique no botão Excluir lançamento selecionado. Quando as contas de Planos de Despesas e Receitas estiverem em AZUL, indicam que são Receitas, quando estiverem em VERMELHO, indicam que são Despesas. 84

85 Módulo: Recebendo as Mercadorias (NRM) Para maiores informações sobre Classificação de Parcelas do Financeiro consulte Pagamentos em Tópicos de Ajuda no menu Ajuda do módulo de Financeiro. 5. Após classificada a parcela, clique no botão Sair. Classificando todos os registros não classificados na próxima janela Na tela de classificação de valores, aba Plano de Despesas e Receitas: 1. Marque os registros aos quais deseja classificar. Se a pretenção for classiciar todos os registros apresentados, pode-se clicar no botão Ferramentas e selecionar a opção Marcar Tudo (Ctrl+Shift+M), para retirar a seleção de todos os registros escolha a opção Desmarcar Tudo (Ctrl+Shift+D). 85

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