Global Business Ethics & Integrity 751 Broad Street, MSN NJ , Newark, New Jersey 07102, EUA (800)

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1 Código de Ética e Conduta da Prudential Global Business Ethics & Integrity 751 Broad Street, MSN NJ , Newark, New Jersey 07102, EUA (800) Este documentos é uma tradução livre do material produzido pela Prudential [Financial Inc.], podendo, alguns itens ou disposições, não possuírem correspondência e/ou aplicação no cenário/legislação brasileira. associada com a Prudential plc cuja sede se localiza no Reino Unido.

2 Índice 1 Mensagem do Chairman e CEO 2 Nossos valores 3 Pontos essenciais do Código de Ética e Conduta da Prudential 3 Fazendo as Escolhas Certas 4 O que os líderes/gestores fazem 4 O que todos devem fazer 5 Filtros éticos para tomada de decisões 6 Como levantar uma preocupação ética 6 Dúvidas sobre relatórios financeiros 6 A política contra retaliação da Prudential 7 Categorias de políticas da Prudential 8 Agir de forma ética 10 Cumprir leis e regulamentos 12 Tratar os funcionários de forma justa 14 Lidar com clientes e terceiros 16 Gerenciar riscos 18 Proteger informações e bens da Prudential 20 Nosso comportamento diário 21 Informações de contato

3 Mensagem do Chairman e CEO Nenhum objetivo de negócio é mais importante do que ser verdadeiro para com os valores e princípios que são a base da nossa empresa. Todos devemos nos esforçar para fazer negócios da maneira certa. Só possuímos uma marca e uma reputação. É responsabilidade de cada um de nós estar certo de que nossas palavras, ações e práticas de negócios aprimorem ambos. Adotar e praticar altos padrões éticos significa fazer mais do que apenas o que a lei exige e, muitas vezes, mais do que os clientes esperam ou pedem de nós. Todos nós devemos demonstrar um forte senso moral para conservar a credibilidade e a confiança de nossos acionistas, clientes, funcionários e parceiros i. O Código de Ética e Conduta - Fazendo as Escolhas Certas - reflete os nossos valores e esclarece o que constitui um comportamento adequado e com o que tomar cuidado e, ao mesmo tempo, serve de base para as políticas de nossa empresa. Eu os encorajo a utilizar o Fazendo as Escolhas Certas como um recurso. Além disso, há outros caminhos para você obter respostas às suas dúvidas, buscar conselhos ou levantar preocupações: sua gerência, seu contato de recursos humanos, a Área de Compliance e/ou Jurídica da Seguradora, o Executivo de Ética da Seguradora e o Global Business Ethics & Integrity da Prudential. Por mais de 135 anos, a Prudential está comprometida em auxiliar seus clientes a alcançar segurança financeira e paz de espírito. Milhões de pessoas em todo o mundo confiam em nós para cumprir essa promessa. Somente fazendo negócios da maneira certa, todos os dias, continuaremos a ser dignos de confiança. Muito obrigado por seu apoio permanente e por seu compromisso de fazer sempre as escolhas certas. John Strangfeld CHAIRMAN E CEO i Entende-se por parceiros os prestadores de serviços, franqueados e fornecedores. Código de Ética e Conduta da Prudential 1

4 Nossos valores A forma como trabalhamos é tão importante quanto o que fazemos. Nossos valores essenciais nos guiam em nosso trabalho diário para auxiliar nossos clientes a alcançar prosperidade financeira e paz de espírito. Nós nos esforçamos o tempo todo para a Prudential se destacar como líder global em serviços financeiros e uma marca confiável que se impõe pelos grandes talentos e pela oferta de soluções inovadoras para clientes em todos os estágios da vida. Dignos de confiança Cumprimos as nossas promessas e temos o compromisso de fazer negócios da maneira certa. Nossa empresa floresceu porque conquistamos a confiança das pessoas. Nós protegemos os interesses de nossos clientes. Nós cumprimos as leis e os regulamentos vigentes. Foco no cliente Fornecemos produtos e serviços de qualidade que atendem às necessidades dos nossos clientes. Conquistamos a fidelidade de nossos clientes oferecendo valores que satisfazem as suas necessidades. Fazemos negócios com parceiros que respeitam os nossos valores, que respeitam o Código de Ética e Conduta e que possuem líderes em ética em seus setores. Respeito mútuo Somos inclusivos e colaborativos, com pessoas de diversas origens e talentos que podem contribuir para o nosso crescimento. Trabalhamos juntos para construir relacionamentos baseados em respeito mútuo. Ouvimos atentamente, falamos honestamente e agimos de forma justa. A Prudential reconhece os funcionários e parceiros por conduzirem os negócios com integridade. Vencer Temos paixão por nos tornarmos líderes incontestáveis do setor, conseguindo resultados superiores para os nossos clientes, acionistas e comunidades. Definimos objetivos desafiadores e nos aperfeiçoamos continuamente para vencer. Criamos valores de longo prazo para os acionistas correndo riscos inteligentes e agindo com integridade e, ao mesmo tempo, superando a concorrência. ATENÇÃO: Todos os Franqueados e Prestadores de Serviços da Seguradora devem agir de forma ética, honesta e de acordo com as leis e exigências das normas e regulamentos pertinentes, bem como os termos do seu Contrato de Franquia ou Prestação de Serviço, respectivamente. A POB adotou o Código de Ética e Conduta da Prudential, Fazendo as Escolhas Certas - A Política de Ética da Prudential, que estabelece várias condutas que também devem ser cumpridas pelos Franqueados e Prestadores de Serviços da Seguradora. Os Franqueados e Prestadores de Serviços respeitarão os princípios éticos e morais que norteiam a condução dos negócios da Prudential do Brasil. A entrega deste Código de Ética e Conduta a Franqueados e Prestadores de Serviços da Prudential do Brasil não resulta, em hipótesealguma, vínculo de natureza societária, trabalhista, de representação, agenciamento ou associativa entre as partes e seus empregados e/ou prestadores de serviços contratados, tampouco entre quaisquer delas e os Funcionários ou prepostos da outra. Nada contido neste Código de Ética tem a intenção de constituir ou criar um contrato de emprego, nem constituirá ou criará o direito de permanecer ligado à Prudential por nenhum período determinado. 2 Código de Ética e Conduta da Prudential

5 Pontos essenciais do Código de Ética e Conduta da Prudential Nossos valores essenciais guiam o nosso comportamento e são centrais para todos os aspectos do Código de Ética e Conduta da Prudential. Quando somos conduzidos por nossos valores, operamos de acordo com os seguintes princípios essenciais nos quais todo o Código de Ética e Conduta da Prudential se baseia: Eu ajo com integridade e tomo decisões com base em altos padrões éticos. Compreendo e honro o conteúdo e o espírito das leis e dos regulamentos que se aplicam aos nossos negócios. Eu cultivo um ambiente profissional justo, respeitoso e colaborativo. Eu inspiro e mantenho a confiança quando lido com os nossos clientes, acionistas e parceiros. Compreendo que gerenciar riscos é o nosso negócio e a responsabilidade de todo funcionário da Prudential. Compreendo que proteger informações e ativos é essencial para o cumprimento de nossas obrigações com nossos clientes, parceiros, funcionários, acionistas e a Prudential. Esses princípios essenciais orientam as políticas sob as quais trabalhamos todos os dias. Todas as nossas atividades diárias conectam-se diretamente com os valores essenciais que formam a base da Prudential. Temos a força do rochedo. Fazendo as Escolhas Certas Na Prudential, temos o compromisso de fazer negócios da maneira certa para conquistar a confiança de nossos clientes e do mercado. Fazendo as Escolhas Certas auxilia os funcionários e parceiros a conduzirem suas atividades conforme os valores e políticas da Prudential. Fazendo as Escolhas Certas é um guia para auxiliar os funcionários a tomar decisões éticas como empresa e nas atividades rotineiras. Embora não tenha a intenção de resolver todos os problemas que possam surgir no curso dos negócios, Fazendo as Escolhas Certas fornece um sistema e uma estrutura para orientar os funcionários nas escolhas que fazem. Sob sua orientação, juntamente com os valores e as políticas da empresa, podemos nos sentir confiantes de estarmos agindo de modo a seguir os padrões éticos da empresa. Fazendo as Escolhas Certas e as políticas relacionadas são destinadas aos funcionários, membros da Diretoria e do Conselho de Administração da Prudential. Em alguns casos, nossas políticas também se aplicam às ações dos familiares de funcionários, da Diretoria e dos membros do Conselho de Administração da Prudential e de empresas afiliadas. Da mesma forma, quando aplicável e permitido por lei local, a Prudential espera que seus parceiros, observem o Fazendo as Escolhas Certas e as políticas relacionadas. Cada um de nós deve ler, compreender e aplicar o Código de Ética e Conduta e as políticas às nossas áreas de responsabilidade específicas. Se você precisar de orientação com relação a Fazendo as Escolhas Certas, alguma norma ou para determinar a ação adequada a tomar, sua gerência, seu contato de recursos humanos, a Área de Compliance e/ou Jurídica da Seguradora, o Executivo de Ética da Seguradora e o Global Business Ethics & Integrity da Prudential estão disponíveis para ajudá-lo. Fazendo as Escolhas Certas se aplica até a extensão permitida sob as leis e/ou os regulamentos dos países onde fazemos negócios ou onde nossos funcionários e parceiros fazem negócios em nosso nome. Se qualquer parte do Fazendo as Escolhas Certas for incompatível com qualquer lei e/ou regulamento, tal lei e/ou regulamento deverá prevalecer. As menções a regulamentos no Fazendo as Escolhas Certas incluem leis, códigos e outras normas similares. Os funcionários devem consultar a Área de Compliance e/ou Jurídica da Seguradora para mais informações. Código de Ética e Conduta da Prudential 3

6 O que os líderes/gestores fazem Criam e desenvolvem um ambiente no qual os funcionários entendam suas responsabilidades e sintam-se à vontade para levantar preocupações. Esteja certo de que o comportamento ético é entendido e estimulado. Demonstre um forte senso moral. As ações falam mais alto do que as palavras. Demonstre o comportamento que espera incutir na sua organização. Sempre lidere pelo exemplo. Entenda os requisitos de Compliance e Jurídicos. Compreenda o conteúdo e o espírito das leis e dos regulamentos que se aplicam à sua atividade assim como aqueles que se aplicam à Prudential como empresa. Aja no melhor interesse da Prudential. Promova e proteja a marca, o nome e a reputação da Prudential. Tome decisões de negócios com base em altos padrões éticos e levante preocupações sempre que as perceber. Estabeleça e mantenha controles e procedimentos dentro de sua unidade. Mantenha os controles e procedimentos atualizados, efetivos e compatíveis com as políticas da Prudential. A direção que o líder fornece à equipe é uma ferramenta muito poderosa. Reconheça o comportamento correto. Reconheça e considere o comportamento ético ao tomar decisões relacionadas à atividade, incluindo contratações, promoções, salários e ações disciplinares. Cultive uma cultura de livre expressão. Promova uma cultura em que os funcionários se sintam à vontade para levantar preocupações, estimulando a comunicação aberta, construindo confiança, resolvendo problemas rapidamente e seguindo a política de não retaliação da Prudential. O que todos devem fazer Uma razão para o sucesso da Prudential e do respeito desfrutado globalmente é o fato de que nossos funcionários e parceiros compreendem suas responsabilidades e apoiam o nosso compromisso de integridade nos negócios. Para ter um papel importante, você deve: Agir com integridade e liderar com um forte senso moral nos assuntos que você lida. Compreender os valores da Prudential e o Código de Ética e Conduta. Os valores e comportamentos resumidos no Fazendo as Escolhas Certas são importantes para todos os funcionários e orientarão você na tomada de decisões éticas em situações de trabalho. Faça perguntas sobre as políticas que você não compreende totalmente. Conheça todas as políticas que se aplicam a sua atividade. Pode haver normas essenciais para suas atividades que não sejam mencionadas no Código de Ética e Conduta. Pergunte ao seu líder/gestor sobre políticas adicionais que se apliquem a você. Levante preocupações imediata e persistentemente. Comunique se você observar ou souber de algum comportamento antiético potencial. De acordo com as leis locais de seu país, você pode discutir suas preocupações com a sua gerência, seu contato de recursos humanos, a Área de Compliance e/ou Jurídica da Seguradora, o Executivo de Ética da Seguradora ou o Global Business Ethics & Integrity da Prudential. (Para a União Europeia, consulte * abaixo.) Se você acredita que suas preocupações não foram atendidas de forma apropriada ou se a situação não melhorou, você deve levantá-las também por meio de outro canal disponível. As condutas incompatíveis com o código de Ética e Conduta, as políticas da empresa, as leis e/ou os regulamentos podem resultar em medidas disciplinares, até e inclusive a demissão de funcionários da seguradora, a menos que seja proibido por lei vigente. * Na França, Alemanha e em Luxemburgo, preocupações éticas não envolvendo Relatórios Financeiros devem ser relatadas localmente, em vez de ao Global Business Ethics & Integrity. 4 Código de Ética e Conduta da Prudential

7 Filtros éticos para tomada de decisões Política É compatível com as políticas, os procedimentos e as diretrizes da Prudential? Legalidade É legal? (Se você não tiver certeza, por favor, entre em contato com seu líder/gestor ou a Área Jurídica para descobrir.) Se você acha que a resposta para qualquer uma dessas perguntas pode ser NÃO, suas ações podem ter sérias consequências para a empresa. Não prossiga na decisão sem discuti-la com o seu líder/gestor. Sua gerência, seu contato de recursos humanos, a Área de Compliance e/ou Jurídica da Seguradora, o Executivo de Ética da Seguradora e o Global Business Ethics & Integrity da Prudential estão disponíveis para lhe dar orientação e assistência para que você tome decisões éticas e corretas. Universo Essa decisão/ação está de acordo com os valores da Prudential? Beneficia os acionistas? Si Mesmo Atende a minha própria definição de certo, bom e justo? Posso me orgulhar dessa decisão ou ação? Frank J. Navaran, Centro de Recursos Éticos Código de Ética e Conduta da Prudential 5

8 A maior ameaça à reputação de uma empresa é criar uma cultura em que se permita que as transgressões floresçam devido a um ambiente de medo. Michele D. Ansbacher Diretora de Ética Corporativa da Prudential Financial Como levantar uma preocupação ética Promover uma cultura ética é responsabilidade de todos os funcionários. Se você souber da possibilidade, ameaça ou de uma real conduta antiética, incluindo quaisquer violações de lei, de regulamentos ou de políticas da empresa, você deve relatar essa informação imediatamente, em conformidade com as leis locais de seu país. Você pode relatar um problema ou buscar conselhos sobre um assunto utilizando um dos seguintes recursos: o seu líder/gestor; a gerência de seu departamento; o contato de Recursos Humanos; a Área de Compliance e/ou Jurídico da Seguradora; o Executivo de Ética da Seguradora; o Global Business Ethics & Integrity (Ver as informações de contato na página 21. Para a União Europeia, consulte * abaixo.) Você não precisa ter certeza de que o código de Ética e Conduta ou a legislação foram descumpridos antes de buscar orientação. Todos esses recursos são fornecidos para orientá-lo, levar suas preocupações a sério e tratar dos problemas que você levar ao conhecimento desses setores. * Na França, Alemanha e em Luxemburgo, preocupações éticas não envolvendo Relatórios Financeiros devem ser relatadas localmente, em vez de ao Global Business Ethics & Integrity. A política contra retaliação da Prudential. Se você tem conhecimento ou preocupação sobre uma violação ética, legal ou regulatória, você pode levantar suas preocupações sem receio. A Prudential não adotará, nem tolerará, atos de retaliação, ameaça ou intimidação contra funcionários por terem informado suspeitas de práticas ou comportamentos antiéticos ou ilegais. Se você trabalha fora da União Europeia, você deve agir quando tiver conhecimento ou preocupação sobre uma violação ética, jurídica ou regulatória. Dúvidas sobre relatórios financeiros O Comitê de Auditoria da Prudential Financial estabeleceu o Global Business Ethics & Integrity como o principal recurso para receber, conservar e tratar quaisquer reclamações recebidas de fontes internas e externas relativas a questões de contabilidade, controles contábeis internos ou auditoria, incluindo relatos confidenciais anônimos (quando permitido por lei), de funcionários sobre preocupações questionáveis de contabilidade ou auditoria. Os funcionários podem apresentar suas preocupações relativas a questões de contabilidade, controles contábeis internos e auditoria ao Global Business Ethics & Integrity de várias maneiras, todas elas encontradas na página sobre relatórios em: Além disso, as preocupações podem ser enviadas ao Comitê de Auditoria da Prudential Financial no seguinte endereço: P.O. Box 949 Newark, New Jersey EUA Os funcionários também podem informar suas preocupações ao o Executivo de Ética da Seguradora ou, a sua gerência, que deve encaminhar as informações ao Global Business Ethics & Integrity. A norma da empresa exige que controles apropriados estejam em vigor para proteger a integridade e a confiabilidade das informações de relatórios financeiros. 6 Código de Ética e Conduta da Prudential

9 Categorias de políticas da Prudential A Prudential possui uma série de políticas formais, acessíveis a todos os funcionários e destinadas a orientar todos os aspectos da atividade da empresa. Certas políticas são mencionadas em Fazendo as Escolhas Certas. Tanto o documento Fazendo as Escolhas Certas quanto nossas políticas aplicam-se a todos os funcionários, e membros da Diretoria e do Conselho de Administração da Prudential. Também é esperado que parceiros observem essas políticas e o Fazendo as Escolhas Certas. Algumas políticas se aplicam até a ações de membros da família, como aquelas relacionadas a conflitos de interesses. Membros da Diretoria, do Conselho de Administração e funcionários de empresas afiliadas, das quais a Prudential detém a maioria das ações, também estão sujeitos a essas políticas. Em muitas ocasiões, parceiros que fazem negócios com a Prudential serão também solicitados a confirmar que entendem e concordam em observar as políticas selecionadas. As políticas podem ser agrupadas nas seis categorias seguintes, que estão alinhadas com os pontos essenciais do Código de Ética e Conduta da Prudential: agir de forma ética; cumprir leis e regulamentos; tratar os funcionários de forma justa; lidar com clientes e terceiros; gerenciar riscos; proteger as informações da Prudential. Sua unidade de negócios pode emitir políticas e procedimentos adicionais. Você deve seguir essas políticas e procedimentos como também aquelas mencionadas no Código de Ética e Conduta. Embora o documento Fazendo as Escolhas Certas cubra muitas questões, ele não pretende incluir tudo ou resolver todas as situações. Os funcionários devem consultar outras publicações e manuais adequados aprovados pela Prudential para orientação de forma a cumprir as suas políticas (por exemplo, manuais de Compliance, políticas de recursos humanos, etc.). Esses recursos podem estar disponíveis eletronicamente ou podem ser obtidos com a sua gerência, seu contato de recursos humanos, a Área de Compliance e/ou Jurídica da Seguradora, o Executivo de Ética da Seguradora e o Global Business Ethics & Integrity da Prudential. Todos esses recursos podem também fornecer assistência para o entendimento das expectativas e exigências da Prudential. Código de Ética e Conduta da Prudential 7

10 Eu ajo com integridade e tomo decisões com base em altos padrões éticos. Eu tenho a força do rochedo. Agir de forma ética O que devemos saber: Viver de acordo com os altos padrões éticos da Prudential é mais do que fazer apenas o que a lei exige. Você deve demonstrar um forte senso moral e assumir o compromisso pessoal de fazer o que é certo, todos os dias, em todas as situações. Agir com coragem, integridade e honestidade o tempo todo. Às vezes, pode não se ter certeza sobre o curso correto de ação a ser tomado. Pergunte a si mesmo se a ação é boa para nossos clientes, nossa empresa e nossos acionistas. Pergunte a si mesmo: Ficarei satisfeito se esta ação chegar ao conhecimento de meus colegas, amigos, membros da família ou da mídia? Se a resposta for não, então não faça. Cada um de nós deve tomar decisões de negócios com base no que é certo, não simplesmente no que é fácil ou prático. Não permita que seus interesses pessoais (incluindo investimentos, relações de negócios ou outras atividades pessoais ou familiares) entrem em conflito com os interesses da Prudential, seus acionistas ou clientes. Relate suspeitas de condutas antiéticas ou ilegais de acordo com as leis e processos aplicáveis à operação de sua unidade de negócios. Você pode fazê-lo sem medo, porque a Prudential não tolerará retaliações contra um funcionário que levante uma preocupação. O que fazer: aja de forma honesta, justa e ética em todas as interações; use as informações da Prudential apenas para os fins comerciais apropriados; revele atividades, interesses financeiros e relacionamentos que possam ser ou aparentem ser um conflito de interesses. Obtenha aprovações prévias, por escrito, quando e se cabível; impeça o uso e a divulgação de informações não disponíveis para o público em geral; crie um ambiente em que os funcionários sintam que podem expressar suas opiniões; Informe suspeitas de comportamentos antiéticos ou ilegais aos recursos apropriados da Prudential. Certo Um funcionário fica sabendo que seu líder/gestor obteve de modo impróprio informações sobre um concorrente, o que resultou na Prudential conseguir uma vantagem comercial injusta. O funcionário relata o assunto. 8 Código de Ética e Conduta da Prudential

11 Com o que ter cuidado: agir de maneira hostil contra um funcionário que levantou uma preocupação ou questionou uma prática; tomar decisões que aparentem, ou criem, um conflito de interesses efetivo entre as suas ações e os interesses, práticas ou políticas da Prudential; comprar ou vender as ações de qualquer empresa, inclusive da Prudential Financial, seja diretamente ou através de membros da família, quando lidar com informações não públicas; usar ou parecer usar recursos, informações ou influência da Prudential para obter ganhos pessoais. CENÁRIO 1: Você é responsável por contratar fornecedores para vários projetos de toda a empresa. Você recebe uma proposta da A-Plus, uma empresa de propriedade de seu vizinho e amigo. O que você deve fazer? Resposta: Os funcionários devem evitar criar um conflito de interesses ou a aparência de um conflito em negociações comerciais. Neste cenário, deve ficar claro que os interesses da Prudential devem vir em primeiro lugar. Você deve informar ao seu líder/gestor que tem um relacionamento com o proprietário da A-Plus. Você poderia se retirar do processo de seleção dos fornecedores. A proposta da A-Plus deve receber a mesma consideração que as dos outros fornecedores de modo que a Prudential contrate o melhor prestador de serviços. Errado Um funcionário compra ações da Prudential Financial após obter informações confidenciais sobre uma importante aquisição. Errado Um líder/gestor se recusa a promover uma funcionária qualificada porque anteriormente ela relatou uma violação da norma da empresa. CENÁRIO 2: Você recebeu aprovação da gerência para participar como voluntário do comitê financeiro de uma universidade e programou um almoço de negócios com o presidente do comitê. Antes do almoço, você ficou sabendo que uma empresa, importante cliente da Prudential, está planejando adquirir uma grande participação na empresa onde o presidente do comitê trabalha e seu grupo está dando assistência na transação. Como você deve lidar com essa informação em seu almoço com o presidente do comitê? Resposta: A informação que você ficou sabendo é confidencial da Prudential e pode ser considerada informação material não pública. Portanto, você não pode compartilhar essa informação com o presidente do comitê. Fornecer essa informação antes de estar disponível para o público seria uma violação de nossa política e poderia ser uma violação à lei. Políticas relacionadas: Conflitos de interesse pessoais e atividades de negócios externas Proteção e uso de informações privilegiadas não pública: Barreiras de informação de Valores Mobiliários Pessoais Gerenciamento de gastos Código de Ética e Conduta da Prudential 9

12 Cumprir leis e regulamentos Compreendo e honro o conteúdo e o espírito das leis e dos regulamentos que se aplicam aos nossos negócios. Eu tenho a força do rochedo. O que devemos saber: A Prudential deve conhecer, entender e cumprir as leis e regulamentos vigentes e aplicáveis a seus negócios, onde quer que estejam localizados. Você é responsável por conhecer e entender as leis e regulamentos que se aplicam à sua atividade ou unidade de negócios. A Prudential espera que seus funcionários, assim como seus parceiros realizem seus negócios e atividades de acordo com as leis e regulamentos vigentes. Em conformidade com as leis locais de seu país, você também pode ter a obrigação de relatar, evitar e impedir comportamentos antiéticos ou ilegais quando os observar. Em alguns casos, as políticas da Prudential destacam especificamente suas responsabilidades sob certas leis e regulamentos. Por exemplo, as políticas da Prudential especificam diretrizes estritas sobre como nossos produtos podem ser comercializados ou vendidos e as licenças, comunicações e condutas exigidas daqueles que vendem os produtos. Em conformidade com a legislação local, condutas impróprias podem ser punidas até e inclusive com demissão e, em alguns casos, processo criminal. O que fazer: seja verdadeiro e exato em seus negócios e atividades; conheça, entenda e cumpra as leis e regulamentos que se aplicam à sua função/atividade ou unidade; proteja informações pessoais e não públicas; limite o acesso àqueles que precisam dessas informações para realizarem suas atividades; permita que apenas os indivíduos licenciados e registrados adequadamente comercializem e vendam nossos produtos; submeta para revisão e aprovação às áreas apropriadas da Seguradora os materiais de marketing e vendas antes de permitir que sejam usados ou distribuídos; obtenha aprovação prévia para qualquer arrecadação ou iniciativas de caridade relacionadas à Prudential. Certo Um funcionário observa um colega remover arquivos de clientes da seguradora sob circunstâncias suspeitas sem autorização e relata o seu comportamento. 10 Código de Ética e Conduta da Prudential

13 Com o que ter cuidado: sinais de perigo relativos a comportamentos, processos ou relatos que você observa em suas interações com funcionários, e parceiros; proteção inadequada de dados pessoais em seu computador, impressora, mesa, etc.; compartilhamento não autorizado de informações pessoais ou de clientes; utilização de material sobre produtos, vendas ou sobre a Prudential para venda ou comercialização da Prudential ou de seus produtos sem prévia aprovação; solicitação e/ou coleta de fundos para qualquer causa ou organização utilizando recursos da Prudential (incluindo todos os sistemas de comunicação da Prudential, por exemplo, , correio, fax) ou dentro da propriedade da empresa. Errado Um funcionário evita certos procedimentos de Compliance para oferecer um atendimento mais rápido ao cliente. CENÁRIO: Um cliente lhe telefona e pergunta por que recebeu uma carta avisando-o de que sua apólice de seguros estava quase vencida. Você procura no banco de dados, mas não consegue encontrar nenhum registro do pagamento de prêmio mais recente dele. O cliente tem um cheque descontado e uma carta mostrando que os fundos foram descontados por um funcionário da Prudential. Parece que nenhum fundo foi depositado na conta do cliente. O que você deve fazer? Resposta: Você deve encaminhar o assunto para sua gerência, seu contato de recursos humanos ou Executivo de Ética da Seguradora. De acordo com as leis locais de seu país, você também pode levar o assunto à atenção da Área de Compliance e/ou Jurídico da Seguradora, Auditoria Interna da Seguradora ou Global Business Ethics & Integrity. (Para a União Europeia, consulte * abaixo.) Portanto, você não deve tomar nenhuma medida salvo se instruído a fazê-lo. Se um funcionário reteve os fundos em vez de depositá-los na conta do cliente, ele cometeu apropriação indébita. * Na França, Alemanha e em Luxemburgo, preocupações éticas que não envolvem relatórios financeiros devem ser reportadas localmente, em vez de ao Global Business Ethics & Integrity. Errado Um funcionário envia um usando um computador da empresa a seus colegas solicitando contribuições de caridade para uma organização relacionada à sua família, com a qual ele está ativamente envolvido. Políticas relacionadas: Confidencialidade de informações pessoais Licença, Registro e Educação Continuada para Pessoal de Vendas e Investimento Revisão de materiais de vendas e marketing Disciplina e sanções Prevenção de fraudes Supervisão e Práticas de vendas Cooperação na realização de investigações, exames e auditorias Gerenciamento de reclamação de clientes Pedido, venda ou distribuição de produtos, serviços ou literatura (somente EUA) Código de Ética e Conduta da Prudential 11

14 Tratar os funcionários de forma justa Eu cultivo um ambiente de trabalho justo, respeitoso e colaborativo. Eu tenho a força do rochedo. O que devemos saber: A Prudential promove um ambiente de trabalho produtivo, livre de qualquer tipo de assédio, onde os talentos de uma força de trabalho diversificada são valorizados e respeitados. Nossa norma tem por objetivo oferecer oportunidades de trabalho e avanços na carreira a todos os indivíduos qualificados, de acordo com as leis vigentes. Nós baseamos nossas decisões sobre funcionários em fatores relacionados ao negócio e à Prudential. Você é responsável por tratar todos os funcionários de modo profissional e respeitoso. A Prudential não tolerará discriminações de qualquer tipo sob quaisquer circunstâncias na relação de atividades do dia-adia. Isso abrange recrutamento e contratação, remuneração, acesso a treinamento, promoção, disciplina, fim do contrato de trabalho, atividades sociais relacionadas ao trabalho e outros termos e condições de emprego. A Prudential não tolerará também qualquer conduta que crie um ambiente de trabalho intimidador, ofensivo ou hostil, ou que interfira no desempenho da atividade. Finamente, a Prudential não tolerará retaliações contra qualquer funcionário que faça uma reclamação sobre um comportamento que o funcionário acredite seja incompatível com as políticas da Prudential. A Prudential tem o compromisso de oferecer um ambiente de trabalho seguro. Para ajudar a manter essa segurança, você é responsável por seguir as orientações da equipe de segurança e por levar imediatamente ao conhecimento da equipe de segurança situações questionáveis. Ao trazer novos funcionários para a empresa, a Prudential recruta e contrata pessoas de acordo com as leis vigentes, com o compromisso de agir de forma justa em relação a todos os candidatos e de buscar bons resultados para a empresa. A Prudential contrata pessoas com base em suas qualificações para o cargo, mérito e competência. A Empresa possui protocolos específicos para contratação de pessoas em cada local de operação, relacionados a cada responsabilidade de trabalho. Em todas as situações, a responsabilidade por manter um ambiente de trabalho justo, respeitoso e aberto pertence a cada um dos funcionários da Prudential. 12 Código de Ética e Conduta da Prudential O que fazer: trate todos os funcionários com dignidade e respeito; contrate com base em qualificações para a atividade, sem preferências pessoais; avalie o desempenho e tome decisões e ações relacionadas à contratação com base apenas em critérios relacionados as suas atividades; crie e mantenha um ambiente de trabalho aberto e seguro; coopere com a equipe de segurança seguindo as medidas e diretrizes de segurança estabelecidas; relate a sua gerência, seu contato de recursos humanos ou Executivo de Ética da Seguradora, conforme apropriado, qualquer comportamento que seja incompatível com o compromisso da empresa com um ambiente de trabalho respeitoso e livre de qualquer tipo de assédio; relate atividades suspeitas à área apropriada; entenda e obedeça às leis vigentes sobre emprego e trabalho. Certo Um líder/gestor deixa claro à equipe que todos serão avaliados com base na produção de trabalho e não em favoritismos ou relações pessoais.

15 Com o que ter cuidado: Tratar as pessoas de modo diferenciado com base em suas características pessoais exclusivas Tomar decisões baseadas em fatores que não sejam as qualificações pessoais para o cargo e as necessidades das atividades da Prudential Errado Um líder/gestor discute a saúde de um funcionário com outras pessoas na empresa sem o consentimento do funcionário. Errado Um funcionário faz um comentário inapropriado sobre a aparência física de um colega. CENÁRIO: Como gerente responsável pela contratação, você tem analisado currículos de candidatos para um cargo envolvendo comunicação com terceiros. Você e membros importantes de sua equipe têm entrevistado candidatos promissores e selecionaram as três pessoas mais indicadas para o cargo. A escolha é claramente uma mulher. Se contratada, ela será a primeira mulher que ocupará esse cargo. Esse fator deve interferir na sua decisão de contratá-la? Resposta: Não. Os líderes/gestores devem tomar todas as decisões sobre contratação com base nas qualificações dos candidatos, sem discriminar qualquer pessoa individualmente, nesse caso, baseado no sexo da candidata. Políticas relacionadas: Políticas de antidiscriminação e antiassédio que se aplicam à sua localidade Segurança dos funcionários e do ambiente de trabalho Código de Ética e Conduta da Prudential 13

16 Lidar com clientes e terceiros Eu inspiro e mantenho a confiança quando lido com os nossos clientes, acionistas e parceiros. Eu tenho a força do rochedo. O que devemos saber: Os clientes da Prudential são fundamentais para o negócio e sua confiança e fidelidade são essenciais e inestimáveis para a Prudential. Para obtermos essa fidelidade devemos atender nossos clientes do modo certo. Comprometendo-nos a oferecer um serviço perfeito ao cliente e, em caso de quaisquer reclamações, levá-las a sério e definir medidas para uma rápida correção. Cada um de nós é responsável por observar as leis, os regulamentos e os padrões do setor aplicáveis às nossas tarefas específicas. Um pagamento indevido ou uma divulgação imprópria de informações para obter vantagens seja em relação a parceiro, funcionário de governo, indivíduo, empresa ou concorrente nunca é aceitável. Quaisquer presentes ou entretenimentos, recebidos ou ofertados, devem ser encarados do modo como um observador externo veria os fatos. Desse modo, qualquer que seja sua intenção, não tome qualquer medida que possa ser percebida como imprópria ou que dê a você ou à empresa uma vantagem desleal. Aplique este enfoque para realizar negócios do modo certo em suas atividades diárias. Por exemplo, não participe, registre ou mantenha silêncio sobre quaisquer transações financeiras que possam encobrir a fonte de receitas financeiras. Se alguma coisa parecer não estar certa, discuta sua preocupação com o líder/gestor ou outro contato apropriado da Prudential. Os clientes da Prudential nos confiam as informações de que precisamos para melhor atendê-los, sejam suas necessidades financeiras comerciais ou pessoais. Esteja sempre atento para o fato de que essas informações são pessoais. Proteja essas informações e somente as use de modo apropriado no atendimento aos nossos clientes. O que fazer: forneça soluções oportunas e justas às queixas e preocupações dos clientes; leve ao conhecimento do nível administrativo apropriado suas preocupações sobre o comportamento de funcionários; obtenha a aprovação necessária antes de usar o nome e o logotipo da Prudential; coopere com todas as investigações e auditorias, tanto de fontes internas quanto externas; dê conhecimento ao líder/gestor sobre as solicitações de informações sobre a Prudential ou os clientes feitas por terceiros; mantenha registros precisos das despesas relacionadas a terceiros e clientes; esteja ciente e compreenda as diretrizes vigentes que regem presentes e entretenimento para seu cargo e departamento; proteja as informações pessoais sobre clientes e funcionários; mantenha informações bem documentadas sobre interações e correspondências com nossos clientes e fornecedores; obtenha as aprovações necessárias antes de negociar com quaisquer funcionários públicos em nome da Prudential; conheça os clientes e as maneiras para detectar atividades financeiras potencialmente impróprias; concorra lealmente no mercado. Certo Um funcionário deve acompanhar a reclamação de um cliente até que o problema seja solucionado. 14 Código de Ética e Conduta da Prudential

17 Com o que ter cuidado: oferecer quaisquer pagamentos, presentes ou entretenimento a um funcionário público; fazer contribuições políticas em nome da Prudential; fazer contribuições políticas pessoais que possam criar um conflito de interesses real ou aparente; divulgar informações indevidamente para obter vantagens no mercado; discutir com funcionários de concorrentes de modo a interferir em custos, preços ou práticas de mercado; terceiros utilizando o nome ou logotipo da Prudential sem aprovação ou de modo não autorizado; confiar dados confidenciais ou pessoais a um provedor de serviços; qualquer percepção de um conflito de interesses ou a aparência de estar influenciando uma decisão de negócios. Errado Um funcionário divulga informações sobre a carteira de investimentos de um cliente a fim de obter novos negócios. Errado Um funcionário faz uma contribuição a um político local usando o endereço da empresa. CENÁRIO 1: Você é responsável por contratar certos serviços necessários para a conclusão bem-sucedida de um projeto crítico. Um representante de vendas de um fornecedor atual faz uma contribuição em seu nome para uma instituição de caridade local e o avisa do fato, ao mesmo tempo em que expressa interesse na renovação de um contrato. O que você deve fazer? Resposta: Você deve evitar criar um conflito de interesses, ou a aparência de um conflito, em suas negociações comerciais. Neste exemplo, tenha você assinado ou não o contrato com o fornecedor, o fato de que uma contribuição foi feita em seu nome cria a aparência de um conflito de interesses. Você deve relatar a contribuição ao seu líder/gestor e informar o comportamento do fornecedor, assim seu líder/gestor pode determinar se você deve se retirar do processo de seleção de fornecedor. CENÁRIO 2: Você é responsável pela aprovação dos pedidos para a contratação de seguros de vida. Ao analisar um pedido, você nota que a assinatura de um solicitante não corresponde às outras assinaturas que você tem daquela pessoa. Você está preocupado com a possibilidade de o corretor de seguros ter assinado a solicitação em vez do requerente. O que você deve fazer? Resposta: Procure imediatamente auxílio junto ao seu contato da área de Compliance e investigações corporativas da Prudential Financial para determinar os próximos passos. Para os documentos em que houver suspeita de que uma assinatura possa ter sido fraudada, o documento deve ser encaminhado à área de Investigações Corporativas da Prudential Financial ou ao seu contato local sobre fraudes, conforme apropriado. Políticas relacionadas: Presentes e entretenimento Anti-lavagem de dinheiro e escritório de controle de ativos estrangeiros Lei contra práticas de corrupção no exterior Cooperação na realização de investigações, exames e auditorias Patrocínios corporativos, promoções e aprovações e contribuições para caridade Gerenciamento de reclamação de clientes Antitruste e concorrência desleal Atividades políticas e contribuições (somente EUA) Negociando com funcionários públicos: Lobby (somente EUA) Solicitações telefônicas e restrições de chamadas (somente EUA) Código de Ética e Conduta da Prudential 15

18 Compreendo que gerenciar riscos é o negócio da Prudential e a responsabilidade de todo funcionário da Prudential. Eu tenho a força do rochedo. Gerenciar riscos O que devemos saber: A Prudential realiza atividade de gerenciamento de riscos. Entender, identificar e minimizar riscos faz parte do seu trabalho diário. Faça tudo o que puder para diminuir o número e a magnitude de quaisquer ocorrências inesperadas. Entenda o que está fazendo, quais as opções disponíveis e o impacto de suas ações na empresa. Se algo não estiver claro, ou se os riscos potenciais ultrapassarem sua alçada, leve o assunto à atenção do seu líder/gestor. Não saber não é uma desculpa para uma decisão errada ou ação inapropriada. Os riscos devem ser entendidos, gerenciados, medidos e comunicados de forma efetiva. O que fazer: compreenda e identifique os riscos que você assume na sua atividade; analise as diferentes decisões possíveis de que você dispõe e os resultados potenciais de cada uma delas; peça informações quando houver algo que você não compreenda; aprenda com seus erros e com os erros dos outros; por exemplo, faça uma análise após cada projeto importante; manifeste-se quando achar que alguma coisa não está certa; processe todos os registros e informações com o nível correto de segurança e retenção; relate quaisquer desacordos ou incertezas apropriadamente e em tempo hábil. Errado Uma funcionária que fará uma viagem dá sua senha a outra funcionária para que ela possa ter acesso a documentos importantes durante a viagem. 16 Código de Ética e Conduta da Prudential

19 Com o que ter cuidado: realizar tarefas que não entendemos; sacrificar os controles em favor da velocidade; situações em que você não tenha as informações necessárias para tomar decisões inteligentes; fale com alguém se não as tiver; situações em que você tenha acesso a mais sistemas do que precisa para realizar seu trabalho; compartilhar em algum momento sua senha com alguém; confiar em suposições antigas/ desatualizadas; elas precisam ser revistas e atualizadas frequentemente. Certo Um funcionário observa que uma pessoa vem agindo estranhamente próximo à garagem e relata imediatamente o incidente. CENÁRIO 1: Você trabalha em um grupo que depende totalmente de um sistema que foi instalado há alguns anos. Nos últimos 12 meses, suas preocupações têm aumentado em relação ao risco de perdas para a Empresa, pelo fato de problemas periódicos de desempenho do sistema. O que você deve fazer? Resposta: Avaliar os riscos e comunicar imediatamente ao seu líder/gestor. Manter a equipe que utiliza o sistema consciente dos riscos decorrentes de problemas de desempenho do mesmo. Estabelecer procedimentos e revisá-los continuamente visando a minimizar os riscos potenciais em tempo hábil. CENÁRIO 2: Você é o líder/gestor de uma área de pagamentos. O padrão de sua área é que todas as transações sejam 100% verificadas uma segunda vez antes de serem processadas. Você tem um padrão de tempo de que todas as informações devem ser processadas no prazo de dez dias após o recebimento. A conformidade com esse padrão é um fatorchave da sua avaliação pelo seu gestor. Entretanto, atualmente você está ameaçado de não observar o padrão dos dez dias em razão do nível incomum de atividade dos negócios. Você está considerando ignorar temporariamente a segunda verificação completa até que possa recuperar o atraso. Isso é apropriado? Resposta: Converse com seu líder/gestor sobre suas limitações de tempo. Determine que exigências legais ou regulatórias estão relacionadas ao seu processo de segunda verificação. Não sacrifique os controles em favor da velocidade sem divulgar devidamente sua decisão. Políticas relacionadas: Segregação de obrigações Gerenciamento de risco operacional Gerenciamento de risco de produto financeiro, de investimento e de seguro Uso de software Segurança dos funcionários e do ambiente de trabalho Planejamento continuado de negócios CENÁRIO 3: Um corretor de seguros de vida, ao analisar a documentação apresentada à empresa para uma solicitação de seguro de vida, notou que faltava uma informação importante. O que ele deve fazer? Resposta: Ele deve informar ao requerente que a solicitação não está completa e não pode ser aceita para processamento, a não ser que a informação que está faltando seja fornecida. Código de Ética e Conduta da Prudential 17

20 Proteger informações e bens da Prudential Compreendo que proteger informações e ativos é essencial para o cumprimento de nossas obrigações com os clientes, parceiros, funcionários, acionistas e a Prudential. Eu tenho a força do rochedo. O que devemos saber: As informações sobre os clientes, os funcionários e a Prudential representam um dos nossos ativos mais importantes. As informações podem incluir o nome ou a conta do cliente, o salário ou o número de telefone de um funcionário, projeções sobre o desempenho da Empresa, informações sobre possíveis aquisições ou investimentos e outras informações reservadas ou confidenciais. Você é pessoalmente responsável por proteger de modo adequado esse tipo de informação, divulgando-a somente em caso de necessidade e para uma finalidade específica. Tenha cuidado ao compartilhar informações por escrito, por meio de s, intranet ou internet, em conversas ou apresentações, com outros funcionários ou fora da empresa. O que você escreve e diz se reflete em você e na empresa. Esteja atento aos padrões éticos, leis, práticas de negócios comumente aceitas e políticas de comportamento ao se comunicar, não importando o meio de comunicação. Proteja a marca e os logotipos da Prudential. Nosso símbolo do rochedo é um poderoso ativo que representa a relevância, especialização e força de nossa marca. Nossos símbolos, logotipos e outras propriedades intelectuais devem ser usados sempre de acordo com os protocolos adequados de modo a continuar realçando nossa reputação. Você é responsável pela proteção dos sistemas de informações internos, s, intranet e internet da Prudential, do modo como foi aprovado. Não espere que suas comunicações fiquem no âmbito particular. O Índice de Princípios e Políticas da Empresa contêm as leis e os regulamentos relativos às suas obrigações. O que fazer: proteja e preserve a reputação da Prudential e a integridade das informações da empresa; use as informações da Prudential apenas para os fins comerciais apropriados; aja de maneira compatível com o compromisso da Prudential de fazer divulgações e comunicações públicas integrais, justas, precisas, oportunas e compreensíveis; impeça o uso indevido e a divulgação de informações. - FORA DA UNIÃO EUROPEIA: impeça o uso indevido e a divulgação de informações não disponíveis para o público em geral; preserve a confidencialidade das informações da Prudential. - SOMENTE UNIÃO EUROPEIA: siga suas políticas e procedimentos locais elaborados para impedir o uso indevido e divulgação de informações confidenciais da Prudential; proteja e preserve as informações/dados da Prudential (por exemplo, de clientes, funcionários, parceiros, produtos e informações financeiras), em quaisquer formatos, contra uso, acesso, duplicação, divulgação, modificações ou destruição não autorizados; mantenha os controles apropriados para proteger as informações e a propriedade intelectual da Prudential em quaisquer formatos; comunique-se de forma ética e responsável; comunique-se de forma a cumprir as exigências de segurança, legais e regulatórias. Certo Durante seu trabalho no escritório, o funcionário deve proteger seu computador nos momentos de intervalo. Políticas relacionadas: Confidencialidade de informações pessoais Divulgação de informações de clientes para programas de comercialização (somente EUA) Publicação e manutenção de informações na intranet da Prudential Comunicações internas Uso da internet Segurança para informações comerciais Marcas e logotipos da Companhia Propriedade intelectual propriedade e uso pela Prudential e por terceiros Autorização para comunicação externa Palestras apresentações e pesquisas externas Considerações sobre relatórios financeiros Proibição de falsificação, alteração e adulteração de registros da empresa Vírus de computador e códigos maliciosos Gerenciamento de registros Proteção e uso de informação material não públicas: barreiras de informação e negociação de títulos pessoais 18 Código de Ética e Conduta da Prudential

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