MANUAL DO USUÁRIO INTRANET EBIS

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1 MANUAL DO USUÁRIO INTRANET EBIS

2 Sumário 1. A Ebis Qualidade em software com certificação MPS.BR! Intranet Ebis Conceitos Gerais Gestão de Usuários e Grupos Estrutura Básica Departamento Link Arquivo Divisão Webparts Conhecendo a Ferramenta Tela Inicial Visão Geral Funções de Apoio Login Ferramenta de Busca Área Restrita Administração Gerenciamento de Acessos Gerenciamento de Departamentos Incluir Novo Departamento Filtrar Departamentos Gerenciamento da Árvore de Navegação Editando a Tela Inicial e Departamentos Editar Design da Intranet Configurar e alterar o layout dos Departamentos Conhecendo e Editando Webparts Aniversariantes Biblioteca Conteúdo HTML Enquete Fone/Fax Av. Brasil, 72 - CEP Bairro Jardim América - Caxias do Sul - RS 2/46

3 Evento Formulário Fórum de Discussão Links Gerais Lista Notícia Outros Sistemas Ramais Reuniões Vídeo Gerenciamento de Webparts Consulta de Webparts Visualização de Webparts Relatórios Gerenciais Chat Fone/Fax Av. Brasil, 72 - CEP Bairro Jardim América - Caxias do Sul - RS 3/46

4 1. A Ebis Originada em projetos vanguardistas implantados no início da década de 1990, a Ebis acompanhou de perto a evolução da Internet e dos sistemas de informação. Com uma competente equipe multidisciplinar de profissionais das áreas da administração e informática, a empresa já implementou mais de 700 projetos de sucesso em diversos estados brasileiros, e países como Chile, México, Nigéria, Dinamarca, Bélgica, França, Alemanha e Suécia. Através da constante melhoria de processos e ferramentas como planejamento estratégico, arquitetura da informação, pesquisa de mercado, inovação e design, a Ebis proporciona a garantia do desenvolvimento de soluções em Softwares personalizados e permanentes aos problemas de cada um dos seus clientes. 2. Qualidade em software com certificação MPS.BR! A Ebis é nível G no MPS.BR (Melhoria de Processos do Software Brasileiro)! O MPS.BR garante às empresas certificadas conformidades com as normas internacionais ISO/IEC 12207, processos do ciclo de vida do Software e ISO/IEC e compatibilidade com o CMMI - Capability Maturity Model Integration (Modelo de Integração de Capacidade à Maturidade), garantindo excelência nos sistemas desenvolvidos para sua empresa. 3. Intranet Ebis A Intranet Ebis é uma ferramenta para fomentar a integração dos colaboradores e fluxos de informação, com conceitos e tecnologia baseados em web experience. Uma rede social corporativa, com mais de 30 recursos disponíveis e onde o objetivo principal é a redução de custos, através da otimização dos processos de gestão e da padronização da comunicação interna entre os membros da empresa, centralizando informações comuns e necessárias a todos em um só lugar. Simplicidade sem abrir mão de funcionalidades: são + de usuários na plataforma com interface e conteúdos totalmente gerenciáveis e diversos níveis de permissões e controle de acessos. 4. Conceitos Gerais Antes de conhecer a Intranet Ebis é preciso conceber alguns conceitos gerais importantes para uma melhor compreensão do funcionamento desta ferramenta Gestão de Usuários e Grupos O controle de acesso à ferramenta de intranet pode ser realizado de duas formas: através de integração com banco de dados via LDAP e/ou por cadastro manual de usuários pelo Administrador. Além de possibilitar o acesso à intranet, o controle de acesso também permite ao Administrador conceder permissões individuais ou coletivas, através da criação de grupos, para cada usuário cadastrado. Fone/Fax Av. Brasil, 72 - CEP Bairro Jardim América - Caxias do Sul - RS 4/46

5 As permissões individuais variam desde acessos diferenciados, recebimento de formulários específicos da ferramenta ou até mesmo permissão de administrador. Já a classificação por grupos possibilita vincular usuários de acordo com suas funções, atribuições ou setores a qual pertencem, permitindo a customização de páginas e acessos para cada um destes grupos em separado. No decorrer deste manual veremos como funciona o processo de cadastro e agrupamento de usuários Estrutura Básica Outro conceito importante para o domínio da ferramenta é compreender a forma utilizada para organização e segmentação de conteúdo e a classificação do mesmo. A Intranet Ebis utiliza quatro diferentes tipos de estruturações para conteúdo: Divisão, Departamento, Link e Arquivo. Essas estruturações constituem o menu principal da ferramenta, indicado na imagem abaixo Departamento: É a principal estrutura para criação de conteúdos na Intranet. Além de viabilizar a construção de Páginas de Conteúdo, a partir dele podemos utilizar todos os recursos de webparts que a ferramenta dispõe, e cujo conceito será explicado no decorrer do manual Link: Possibilita a inserção de hiperlinks direcionados para conteúdos específicos que já estejam na intranet ou para sites externos Arquivo: Serve para agregar arquivos de qualquer tipo, seja para visualização ou para download Divisão: Serve para organizar e subdividir os tipos de conteúdos acima. Através de uma divisão é possível, por exemplo, categorizar departamentos de uma empresa por áreas (RH, TI, Comercial) e criar novas instâncias abaixo destes, como por exemplo, uma divisão Links Importantes dentro do Departamento TI. A imagem abaixo mostra um exemplo de como os conteúdos podem ser estruturados. Os conteúdos acima podem ser subdivididos quantas vezes for necessário, não há limites para a criação de divisões. Fone/Fax Av. Brasil, 72 - CEP Bairro Jardim América - Caxias do Sul - RS 5/46

6 4.3. Webparts Webparts são módulos pré-configurados que constituem o principal diferencial da Intrane. Basicamente, a estrutura da ferramenta é composta por um aglomerado destas webparts, cada uma delas atendendo a uma função específica, as quais serão apresentadas e explicadas futuramente neste material. 5. Conhecendo a Ferramenta 5.1. Tela Inicial Visão Geral A tela inicial apresenta os conteúdos definidos como públicos e disponíveis para todos independente de possuir um cadastro no sistema. Obs.: Caso a Intranet esteja integrada via LDAP, o usuário não terá acesso a esta tela inicial, visualizando diretamente os conteúdos de acordo com o seu perfil de login Funções de Apoio Além das informações públicas, a tela inicial conta com algumas ferramentas de apoio para os usuários do sistema, conforme tabela abaixo: Ícone -A +A Ajusta o tamanho das letras em todo site. Função Retorna para a página inicial da Intranet. Exibe o mapa do site e todos os departamentos disponíveis ao perfil do usuário em questão. Formulário de contato com o administrador da intranet. Fone/Fax Av. Brasil, 72 - CEP Bairro Jardim América - Caxias do Sul - RS 6/46

7 Login A tela inicial também conta, no canto superior direito, com um campo de login, para que os usuários já cadastrados no sistema possam acessar a área restrita da ferramenta. Após efetuar o login, a ferramenta irá indicar o nome do usuário que está logado, sua imagem de exibição e um botão Sair, além de outras opções de acordo com o deu perfil Ferramenta de Busca Outro recurso que integra a tela inicial é o campo Busca. Através dele é possível pesquisar, por palavras chave, qualquer informação existente na Intranet Área Restrita Assim que um usuário com permissões de Administrador insere seu login e senha são reveladas na tela inicial as opções de configuração e personalização existentes na ferramenta, conforme visualizamos na imagem a seguir: As novas opções reveladas são o menu de Administração (esquerda), onde vamos cadastrar Departamentos, Usuários, Grupos, Webparts, além de obter relatórios de uso da ferramenta e a opção modo editável, que nos permite liberar as opções de customização no layout da ferramenta e inserção das webparts criadas. Fone/Fax Av. Brasil, 72 - CEP Bairro Jardim América - Caxias do Sul - RS 7/46

8 5.3. Administração O menu Administração comporta todas as principais opções de configuração existentes na ferramenta. Com exceção do layout das páginas, é através deste menu que faremos todas as configurações e alterações possíveis na sua intranet. A seguir listaremos cada uma das opções demonstradas acima na sequencia ideal para quem está começando a configurar a ferramenta Gerenciamento de Acessos Dissemos anteriormente que o controle de acesso à ferramenta é realizado através de perfis de usuários, com permissões específicas definidas pelo Administrador e com a possibilidade de ser dividido por grupos de acordo com sua função na empresa. Para compreender como essa organização funciona primeiro vamos demonstrar como são definidos os grupos de usuários Controle de Grupos de Usuários Nesta opção definimos os grupos existentes em nossa intranet, que podem ou não fazer referência aos setores existentes na empresa. A partir da criação destes grupos podemos definir áreas específicas dentro da nossa intranet, com restrições de acesso e conteúdos diferenciados para cada um deles. Fone/Fax Av. Brasil, 72 - CEP Bairro Jardim América - Caxias do Sul - RS 8/46

9 Clicando na opção Controle de Grupos de Usuários veremos uma tela semelhante à imagem acima. Neste caso já existem 3 grupos criados (Grupo 1, Grupo2 e Grupo 3, com suas respectivas descrições, relacionadas a cada setor ao qual os usuários correspondem. Para criar um novo grupo utilizaremos a opção Inclusão de novo grupo. No campo Nome vamos inserir o nome do grupo que desejamos criar e no campo Descrição indicaremos a qual setor ele irá corresponder, ou então, uma breve descrição sobre ele. Após preencher estes campos, basta clicar no ícone e o grupo será criado e exibido na lista. Além de criar um grupo, nesta tela podemos ainda incluir ou remover seus usuários através da opção Usuários,, Deletar um grupo existente ou Editar seu nome e descrição Controle de Usuários Com os grupos criados, agora podemos criar os usuários da Intranet. Para isso, vamos escolher a opção Controle de Usuários do menu Administração, conforme a imagem abaixo. Além de incluir o usuário, esta tela nos permite pesquisar por um usuário no sistema, bem como, visualizar a lista daqueles já cadastrados. Para incluir um usuário primeiramente precisamos clicar no botão para que possamos fornecer as informações do cadastro, conforme veremos a seguir.. Uma nova tela se abrirá Para facilitar a compreensão, vamos abordar as configurações existentes em duas etapas. Fone/Fax Av. Brasil, 72 - CEP Bairro Jardim América - Caxias do Sul - RS 9/46

10 Nome Completo Último Acesso: Este campo é automaticamente preenchido com a última data e hora de acesso do usuário. Usuário: Login que será utilizado para acessar a ferramenta. Senha: Senha de acesso. É necessário utilizar um válido. Código Identificador: Número para identificar o usuário. (opcional) Telefone / Ramal (opcional) Disponível: Se deseja que o usuário criado já esteja disponível para acesso imediatamente. Administrador: Atribuir ou não a permissão de Administrador ao usuário em questão. Notifica Form. Contato: Essa opção permite ao usuário receber os contatos realizados pelo formulário de contato presente na tela inicial. Grupos a que pertence: Aqui vemos os grupos cadastrados anteriormente, e podemos vincular o usuário a um ou mais destes grupos, de acordo com suas atribuições e permissões desejadas. Fone/Fax Av. Brasil, 72 - CEP Bairro Jardim América - Caxias do Sul - RS 10/46

11 A segunda parte da configuração de usuários trata das permissões administrativas de acesso aos módulos que serão atribuídas a eles. Cada um dos módulos acima corresponde a uma área de gestão da ferramenta, e ao marcar cada uma das caixas estarão sendo concedidas permissões de acesso e alteração do respectivo módulo para o usuário em questão. A opção Enviar notificação de Cadastro envia ao usuário em questão sua senha de acesso através de um para o endereço registrado na ferramenta. Por fim, o botão informações no sistema. no canto inferior direito da página finaliza o cadastro de usuário e registra as Existem outros campos a ser preenchidos no cadastro do usuário, que tratam de Dados Gerais, Dados Complementares e Dados Familiares do mesmo. Esses dados podem ser abastecidos diretamente via protocolo LDAP (caso a empresa possua) ou podem ser inseridos manualmente, seja pelo Administrador da Intranet ou até mesmo pelo próprio usuário Gerenciamento de Departamentos Conforme explicamos no início deste manual, a compreensão correta dos Departamentos é peça chave para o melhor aproveitamento das funcionalidades de sua Intranet. Uma vez criados os usuários e grupos de acesso, vamos aprender como cadastrar Departamentos e vincular usuários aos mesmos. Fone/Fax Av. Brasil, 72 - CEP Bairro Jardim América - Caxias do Sul - RS 11/46

12 Conforme visto anteriormente, a opção para gestão de Departamentos é padrão para o usuário Administrador. Caso exista interesse que outros usuários também o acessem, deve ser liberado individualmente nas configurações de módulos de cada usuário. Ao acessarmos a opção Cadastro de Departamentos visualizamos uma tela semelhante a apresentada acima, onde estão em destaque as opções Incluir novo, para cadastro de Departamentos, um Filtro de Exibição para pesquisa e a lista com os Departamentos já cadastrados, com opções de visualização, edição e remoção. Vamos explicar cada uma dessas funções individualmente logo a seguir Incluir Novo Departamento Para acrescentar um novo Departamento acessamos o botão e veremos uma tela semelhante a imagem acima. A configuração de Departamentos também será explicada em 3 etapas para facilitar a compreensão. A primeira etapa trata das configurações básicas do Departamento, conforme descrito abaixo: Nome: Nome a ser utilizado pelo departamento. Ex.: Comercial, Institucional... Descrição: Breve descrição sobre o que o departamento trata (opcional). Logo abaixo das especificações básicas do Departamento existem as configurações destes. A aba Seção corresponde a um menu lateral que pode ser inserido no lado esquerdo da página de cada setor, conforme mostramos no exemplo a seguir. Fone/Fax Av. Brasil, 72 - CEP Bairro Jardim América - Caxias do Sul - RS 12/46

13 Para inseri-la, basta escrever o nome desejado no campo Nova Seção e escolher a opção de hierarquia que deseja inseri-la. Caso seja uma primeira seção, ela deve ser inserida como Mesmo Nível. Para criar hierarquias entre elas é preciso antes defini-la como Divisão, clicando na opção Detalhes da Seção (destaque em azul). Após definida a hierarquia, basta clicar no botão. A imagem abaixo indica um exemplo dessa organização. O destaque em vermelho mostra justamente a hierarquia de sessões criada. Além dela, podemos visualizar os botões de edição dessa hierarquia (descritos abaixo) e a opção para inserção de Detalhes para cada Seção, no mesmo formato utilizado para descrever os Departamentos. Figura Função Recorta seção selecionada (precisa selecionar o nome da seção). Cola seção recortada em uma nova posição. Fone/Fax Av. Brasil, 72 - CEP Bairro Jardim América - Caxias do Sul - RS 13/46

14 Remove seção marcada. Move a posição da seção para cima ou para baixo. Além de movimentar as seções pelos botões acima, é possível utilizar o mouse para movimenta-las arrastando e soltando uma seção no novo nível desejado. A segunda aba permite a configuração dos usuários e grupos que terão permissão para editar o departamento em questão. Nela definimos a permissão para Selecionar Usuários e Grupos. Aqui, a opção de configuração pode ser feita das duas formas, ficando a critério do Administrador o que melhor atende suas necessidades. É possível inserir todos os usuários do departamento em questão em um único grupo e atribuir a ele as permissões desejadas, utilizando a opção de inserção de usuários isolados apenas para, por exemplo, inserir o Diretor da empresa ou um usuário de outro grupo que precise acessar este departamento. A terceira aba trata da disponibilidade deste departamento, que pode ser definida por usuário, grupo, tempo e etc., conforme descrevemos abaixo cada uma delas: Disponível: Se o departamento estará visível ou não. Um departamento pode ser criado, editado e disponibilizado aos usuários apenas após sua finalização. Usuários: A opção Todos disponibilizará o Departamento na tela inicial para qualquer pessoa que acessar a Intranet. Na opção Somente Logados, apenas os usuários que possuem cadastro no sistema poderão visualizá-lo. Disponível por Período: Caso o departamento em questão deva ser visualizado apenas por um tempo, como por exemplo, uma campanha sazonal. Exibir somente para Grupos ou Usuários: Esta permissão é semelhante à de edição, só que trata da visualização dos departamentos. Um departamento pode ser visualizado apenas por um grupo, por um usuário ou por ambos, um grupo e um usuário específico. Fone/Fax Av. Brasil, 72 - CEP Bairro Jardim América - Caxias do Sul - RS 14/46

15 Após finalizar as configurações basta clicar no botão para salvá-las Filtrar Departamentos Após o cadastro, é possível pesquisar por um departamento através do nome que demos a ele. Para tal, basta utilizar o campo Filtro de exibição, incluindo o nome do departamento desejado e clicando no botão Filtrar. A imagem acima destaca o campo de pesquisa e também o resultado da mesma logo abaixo. Com o resultado, abrem-se três opções: Ícone Ação Visualizar o departamento em questão. Editar as configurações do departamento. Deleta o departamento. Fone/Fax Av. Brasil, 72 - CEP Bairro Jardim América - Caxias do Sul - RS 15/46

16 5.5. Gerenciamento da Árvore de Navegação Após criar todos os departamentos e subdepartamentos desejados, é hora de montar a árvore de navegação da sua intranet, através do menu de administração Árvore de Navegação. Ao acessar este menu veremos uma área semelhante a imagem acima. Nela temos a opção de habilitar os departamentos criados anteriormente e ordena-los conforme nosso interesse, além de incluir links para sites externos ou arquivos para visualização ou download, conforme explicamos no item 4.2 deste manual. Para incluir um departamento na árvore, basta procurar por ele na lista Departamento, conforme mostrado abaixo. No exemplo, vamos utilizar o departamento Novo Departamento criado anteriormente. Após escolher um departamento temos de definir como incluí-lo, se será na posição Mesmo Nível, que ficará em um primeiro nível de departamentos ou Como Filho, tornando-o um subdepartamento, mas para tal, precisamos criar antes uma Divisão. Fone/Fax Av. Brasil, 72 - CEP Bairro Jardim América - Caxias do Sul - RS 16/46

17 Primeiramente vamos demonstrar como funciona a opção Inserir no Mesmo Nível. Marcamos a opção e clicamos no botão e o departamento escolhido aparecerá na lista abaixo. Basta clicarmos no botão Atualizar e veremos o resultado da alteração, conforme a imagem abaixo. Caso você queira organizar departamentos que possuam divisões internas, é preciso antes criar uma Divisão, escolhendo a opção Divisão (onde antes fora escolhido Departamento) e definindo um nome para tal e clicando no sinal, e um novo item será adicionado a árvore, conforme o exemplo a seguir: Para definir o Novo Departamento como um item abaixo da Nova Divisão basta apenas selecioná-lo com o botão esquerdo do mouse e movê-lo sobre a divisão. Fone/Fax Av. Brasil, 72 - CEP Bairro Jardim América - Caxias do Sul - RS 17/46

18 Após atualizar a alteração, o resultado será semelhante ao mostrado abaixo. Além dessa organização, é possível inserir neste menu ainda links e arquivos, conforme foi explicado no item 4.2 deste manual Editando a Tela Inicial e Departamentos Depois de definir as hierarquias organizacionais da sua intranet, é hora de construir o ambiente que será acessado pelos usuários. A partir de agora veremos as opções de customização para cada área. Vamos começar compreendendo as possibilidades de customizações gráficas da tela inicial, através do botão. Ao acessar essa área duas novas opções são habilitadas na tela inicial, uma para editar configurações relacionadas ao design da intranet e a outra para editar webparts do espaço em questão. Vamos tratar primeiro das opções de design. Fone/Fax Av. Brasil, 72 - CEP Bairro Jardim América - Caxias do Sul - RS 18/46

19 Editar Design da Intranet Vamos abordar abaixo cada uma das opções para edição de design: Cor do tema: Altera a cor padrão do tema (barras e algumas fontes). Cor do fundo: Altera a cor de fundo da intranet. Cor do topo: Altera as cores do espaço de topo da intranet (da palavra busca, por exemplo). Imagem para o logo: Altera a imagem exibida no canto superior esquerdo da tela inicial. Imagem para o topo: Altera a imagem de fundo utilizada no topo da tela inicial. Tipo de menu: Permite escolhe entre duas opções de estilo para o menu de acesso. Cor dos títulos de webparts: Permite alterar a cor dos títulos de cada webpart. Exibir bordas em webparts: Exibe uma borda ao redor de cada webpart. Para alterar qualquer uma das opções de cores basta clicar no quadrado de cor da opção escolha uma nova cor, escolhe-la na palheta de cores e depois clicar no ícone. A imagem logo corresponde ao logotipo da empresa, já a opção topo corresponde à imagem de fundo que cobre toda a parte superior da intranet. Após realizar todas as alterações escolhidas clique na opção Salvar Alterações para aplica-las Configurar e alterar o layout dos Departamentos Conforme afirmamos no início deste manual, os Departamentos são as principais estruturas da Intranet Ebis. É através deles que podemos estruturar as páginas que comportarão as webparts e suas diversas opções de conteúdos. Quando clicamos no botão modo editável uma nova opção é habilitada na tela inicial. Logo abaixo do menu de departamentos aparece o botão Editar Webparts, conforme demonstramos abaixo. Fone/Fax Av. Brasil, 72 - CEP Bairro Jardim América - Caxias do Sul - RS 19/46

20 Ao clicar nessa aba ela se expandirá e teremos as opções disponíveis de layout para a página. Cada uma dessas opções corresponde a uma disposição de layout para inserção de webparts e conteúdos do departamento em questão. Cada departamento pode ter o seu próprio layout com suas próprias webparts, independente dos demais. Cada um dos campos numerados corresponde a um espaço para inserção de webparts, sendo que em cada um desses campos podem ser inseridas quantas webparts comportarem este espaço. Para inserir uma webpart basta clicar no campo numerado desejado e uma janela com as opções disponíveis se abrirá. Fone/Fax Av. Brasil, 72 - CEP Bairro Jardim América - Caxias do Sul - RS 20/46

21 Na figura acima vemos em destaque uma lista com os tipos de webparts disponíveis na ferramenta. Ao escolher uma das opções serão mostradas as webparts da categoria escolhida que já foram configuradas e customizadas. Caso não exista nenhuma, podemos incluir uma nova na opção Novo Item conforme demonstramos abaixo. O destaque vermelho mostra a categoria de webparts escolhida e a opção para incluir uma nova versão da mesma. Já o destaque azul mostra uma das opções da webpart Biblioteca já criadas, no caso, pelo usuário Ebis. Se meu interesse é aproveitar uma versão já existente desta webpart, basta eu clicar no botão e ela será inserida na posição escolhida anteriormente. Caso queria editar essa versão antes de inseri-la basta clicar no botão e editá-la conforme mostraremos a seguir. Também é possível copiar (ou clonar ) uma webpart existente antes de editála, clicando no botão Conhecendo e Editando Webparts Agora que já entendemos como inseri-las, vamos conhecer um pouco mais sobre cada uma das webparts que compõem sua intranet. Como explicamos no início deste manual, webparts são módulos configurados previamente para executar funções específicas, como biblioteca de arquivos, páginas de conteúdo, enquetes, entre outros. Fone/Fax Av. Brasil, 72 - CEP Bairro Jardim América - Caxias do Sul - RS 21/46

22 Antes de falar sobre cada webpart é preciso esclarecer que todas elas trabalham sob o mesmo conceito de Edição e Disponibilidade explicados na seção Gerenciamento de Departamentos. Portanto, vamos nos abster de comentá-los novamente. Alguns outros conceitos também são semelhantes em qualquer webpart, como por exemplo, a descrição de Nome e a opção por esconder título de cada uma delas, que é exatamente ocultar a atribuição deste nome. Todas as webparts também possuem a opção de inserir uma Descrição delas, que serve apenas para controle dos administradores da intranet, não sendo exibida para os usuários. Todas as webparts também possuem a opção de inserir em si um texto auxiliar, cabeçalho ou rodapé que utiliza uma ferramenta de edição de texto conforme mostra imagem abaixo. Essa ferramenta funciona da mesma forma que um editor de texto comum (Microsoft Word, por exemplo), porém, com apenas algumas funções básicas de formatação. Após configurar a webpart da forma desejada basta clicar no botão atualizar para salvá-la A seguir falaremos sobre cada uma delas, demonstrando suas funções principais e como podemos editá-las Aniversariantes Esta webpart exibe uma lista dos aniversariantes baseada nas informações contidas no registro de cada usuário. Além das informações básicas, precisamos definir algumas configurações para sua utilização: Fone/Fax Av. Brasil, 72 - CEP Bairro Jardim América - Caxias do Sul - RS 22/46

23 Critério de tempo para exibição: Permitir definir a exibição dos aniversariantes por dia, semana ou mês corrente. Ocultar aniversários realizados: Sim ou Não. Registros por página: Quantidade de aniversariantes a serem exibidos por página (5, 10, 15, todos) Biblioteca Esta webpart possibilita a inserção de uma biblioteca de arquivos na sua página, que estarão disponíveis para download dos usuários conforme as permissões definidas para visualização e edição. Tipo de Conteúdo: Define a forma como os conteúdos serão exibidos ao escolher uma pasta. Caso o tipo seja Fotos, a biblioteca se tornará uma galeria de imagens. Nas outras formas a exibição se dará por lista de conteúdos. Pastas: Permite a criação de pastas e a organização das mesmas por hierarquia (pasta/subpasta). Após definir a hierarquia de pastas é preciso clicar no botão Atualizar para submeter às informações e habilitar o envio de arquivos. Envio de Arquivos: Permite o envio e a organização dos arquivos na biblioteca. Para envia-los, basta escolher os arquivos através do botão Selecionar e logo após clicar no botão Enviar. Após enviá-lo é necessário definir a pasta para qual ele será enviado e clicar no botão Gravar Arquivos. Fone/Fax Av. Brasil, 72 - CEP Bairro Jardim América - Caxias do Sul - RS 23/46

24 Na imagem acima visualizamos uma lista com o arquivo abrir.png. Os destaques em vermelho correspondem aos campos para inserção e atualização de descrições para os arquivos enviados. Caso queira, basta escrever a descrição no campo e depois clicar no botão Atualizar Descrições. Visualizamos também a opção de alterar as Permissões destes arquivos pelo ícone (obedecendo ao modelo de permissões padrão) e Deletar os arquivos desnecessários (opções destacadas em azul). Para finalizar as configurações deve-se sempre clicar no botão Atualizar Conteúdo HTML Esta webpart consiste na criação de páginas de conteúdo HTML. Ela possui um editor de textos semelhante ao campo de texto auxiliar descrito acima, porém, com alguns recursos extras para edições. Além disso, essa webpart também possui um recurso para importação de arquivos HTML prontos, que podem ser elaborados em qualquer ferramenta de edição web do mercado. Para Importar HTML basta clicar no botão Escolher Arquivo presente logo abaixo da caixa de edição de textos, escolher o arquivo desejado e logo após clicar na opção Importar, conforme destacado na imagem abaixo Enquete Com essa webpart podemos criar enquetes de perguntas para os usuários da intranet de acordo com nosso interesse. Fone/Fax Av. Brasil, 72 - CEP Bairro Jardim América - Caxias do Sul - RS 24/46

25 Pergunta: Espaço onde será definida a pergunta utilizada na enquete. Texto Complementar: Texto explicativo sobre a enquete em questão. Tipo de Seleção: Define se os usuários poderão escolher uma ou várias das opções apresentadas. Permitir Responder: Define se a enquete será apenas para usuários logados no sistema ou pública. Aberta as respostas no período de: Define um período para os usuários responderem a enquete. Definição das Opções: Espaço onde serão definidas as opções de resposta disponíveis. Na figura acima percebemos as duas opções de resposta definidas para a enquete, bem como, o percentual de cada questão e o número total de respostas da enquete Evento Esta webpart é configurada em duas etapas: na primeira, é criado o campo para inserção de eventos para que, posteriormente, diversos eventos possam ser criados. Vamos demonstrar cada uma das etapas separadamente. Criação do campo Eventos Fone/Fax Av. Brasil, 72 - CEP Bairro Jardim América - Caxias do Sul - RS 25/46

26 Nesta etapa serão inseridas apenas as informações básicas, como Nome do Campo, Descrição e Cabeçalho. Também é possível disponibilizar uma opção para que os usuários recebam os novos eventos via RSS. Atualizando as informações, veremos em nosso departamento um campo semelhante à imagem abaixo. Podemos visualizar na imagem as opções definidas anteriormente (nome, descrição e assinatura RSS) além do botão Novo Item que utilizaremos para criar um novo evento. Criando Eventos Ao clicarmos no botão Novo Item veremos uma tela semelhante as imagem abaixo, onde vamos inserir as informações para um novo evento. Fone/Fax Av. Brasil, 72 - CEP Bairro Jardim América - Caxias do Sul - RS 26/46

27 o o o o o o o o Título do evento Período em que acontecerá Descrição opcional para o período Chamada para o evento Conteúdo do mesmo (descrição de palestras, por exemplo). Envio de fotos (semelhante ao descrito na Biblioteca). Inscrições: Define o número de vagas e permite a inscrição no evento. Cada usuário inscrito será listado nessa opção. s a notificar: Insere s que serão notificados a cada inscrição. O evento criado será mostrado na intranet conforme a imagem abaixo: Fone/Fax Av. Brasil, 72 - CEP Bairro Jardim América - Caxias do Sul - RS 27/46

28 Clicando no botão veja mais teremos uma tela semelhante a esta, com os dados preenchidos anteriormente: Formulário Esta webpart permite a criação de formulários personalizados a partir de campos previamente configurados, conforme descrição abaixo: Fone/Fax Av. Brasil, 72 - CEP Bairro Jardim América - Caxias do Sul - RS 28/46

29 Nome Descrição Cabeçalho Nome e do Remetente: Nome e do remetente pelo qual os formulários serão enviados. Texto de Confirmação: Texto que será apresentado após o preenchimento do formulário. Definição de Campos: Espaço para definição dos campos do formulário. o Nome do Campo o Tipo de campo: Texto: Campo de texto comum. Texto de várias linhas: Box de texto para várias linhas. Número: Este campo não aceita letras. Data: Campo data simples. Opções - Seleção Simples: Menu em formato dropdown com possibilidade de escolha única. Campo para inserção de com validação de padrão Opções Seleção Múltipla: Campo para marcação de uma ou mais caixas de opção. Anexo: Campo para inserção de anexos. Limite Caractere: Limita o número de caracteres em cada campo. Abaixo temos um exemplo demonstrando cada um dos campos do formulário. Fone/Fax Av. Brasil, 72 - CEP Bairro Jardim América - Caxias do Sul - RS 29/46

30 Criado o formulário, é possível definir mais algumas configurações conforme as abas disponíveis: s a Notificar: Define quais s devem receber os formulários preenchidos. Envios Realizados: Lista os arquivos enviados por Anexo ao formulário em questão Fórum de Discussão O fórum de discussão permite a troca de opiniões e o debate entre os usuários da ferramenta. Sua criação é bem simples. Nome Descrição Fone/Fax Av. Brasil, 72 - CEP Bairro Jardim América - Caxias do Sul - RS 30/46

31 Texto Complementar Permitir Responder: Define quem poderá responder o fórum, se será público ou apenas para usuários logados. Depois de criado o fórum, basta que os usuários cliquem no botão Novo Tópico e crie o mesmo, para que, na sequencia, os demais usuários possam respondê-lo. Cada usuário pode criar infinitos tópicos, cabe ao Administrador organizar e moderar as opções Links Gerais A webpart de links gerais serve para que sejam incluídos links externos para outras páginas que possam ser uteis aos usuários da ferramenta. Sua inclusão é simples, necessitando apenas definir o Nome que será exibido e um texto de Cabeçalho. Depois de inserida a webpart, é nela mesma que os administradores vão incluir os links desejados, conforme demonstramos a seguir. Título: Nome pelo qual o link será exibido. Link: URL do site desejado. Janela: Definição se o sítio em questão abrirá em uma nova janela ou na atual Lista Esta webpart possibilita a criação de listas conforme a demanda dos usuários, como por exemplo, um cardápio semanal do restaurante da empresa. Sua criação também é bastante simples, basta inserir os campos padrões de Nome e Cabeçalho e em seguida criar a quantidade e tipos de colunas que a lista irá suportar. Os tipos de campos possíveis para as colunas são semelhantes aos já utilizados na ferramenta de Formulário, porém, em menor quantidade de opções. Fone/Fax Av. Brasil, 72 - CEP Bairro Jardim América - Caxias do Sul - RS 31/46

32 Notícia A webpart Notícias cria uma área semelhante à ferramenta de Eventos, porém, exibindo uma lista de notícias inseridas pelos administradores. Sua inserção é simples, exigindo apenas Nome, Cabeçalho e Assinatura RSS. A inserção de notícias também é semelhante à de eventos, com pequenas diferenças: Fone/Fax Av. Brasil, 72 - CEP Bairro Jardim América - Caxias do Sul - RS 32/46

33 Título: Da notícia. Data Chamada: Texto de chamada, que será exibido como descrição no campo de notícias. Imagem Listagem: Imagem que aparecerá na lista de notícias, juntamente com o título e a chamada. Conteúdo: Descrição da notícia. Fotos da Notícia: Galeria de imagens que será exibida junto à notícia. O funcionamento dos campos de inserção de imagem é semelhante aos já descritos anteriormente na Biblioteca Outros Sistemas Esta opção permite a inserção de outros sites ou sistemas web dentro da ferramenta de intranet. Estes sistemas podem rodar de forma embutidos em uma janela da própria intranet ou serem programados para rodar em uma nova janela, conforme configuração a seguir. Nome que será exibido. Descrição Tipo de Exibição: Aqui definiremos se ele rodará embutido na intranet ou em uma nova janela. URL de Acesso: Link para o local onde o sistema ou site está hospedado. Pode ser em um servidor interno ou na própria internet. Altura e Largura da Janela: Permite definir o tamanho que o sistema ocupará na janela (em pixels). No exemplo abaixo simulamos um ambiente com o site do Banco do Brasil embutido na ferramenta, em uma janela de tamanho 500x800. Fone/Fax Av. Brasil, 72 - CEP Bairro Jardim América - Caxias do Sul - RS 33/46

34 Abaixo uma simulação do mesmo sítio aplicado com a opção de abertura em Nova Janela. Brasil. Ao clicar no botão Visualizar uma nova janela será aberta com o sítio apontado, neste caso, o sítio do Banco do Ramais Esta ferramenta permite inserirmos uma lista dinâmica dos ramais e telefones atribuídos aos usuários cadastrados no sistema. Os ramais podem ser filtrados a partir dos Departamentos e Unidades definidos a cada usuário na aba Dados Gerais do Controle de Usuários. Além destes, podem ser inseridos manualmente ramais e telefones complementares, que não são relativos a usuários cadastrados ao sistema (um telefone de emergência, por exemplo). A imagem abaixo exibe a tela de configurações desta webpart. Fone/Fax Av. Brasil, 72 - CEP Bairro Jardim América - Caxias do Sul - RS 34/46

35 Nome Descrição Cabeçalho Tipo de Exibição: Define a forma como os ramais serão exibidos, em formato de tabela ou uma lista com a Imagem, , Departamento, Unidade e Telefone/Ramal de cada usuário. Registros por Página: Define a forma de paginação dos ramais, em 5, 10, 15 ou Todos os telefones por página. Filtros Padrões: Define quais serão os ramais exibidos. No exemplo acima, serão exibidos apenas os ramais de usuários dos Departamentos filtrados, de qualquer Unidade cadastrada. Ramais Complementares: Exibe os campos Nome e Telefone, para que telefones que não pertencem a nenhum usuário cadastrado possam ser adicionados Reuniões Esta webpart permite o agendamento e gestão de reuniões realizadas na empresa. Através dela, é possível convocar usuários, gerir atas e pautas e consultar o histórico das reuniões realizadas. Ao inserir esta webpart, ela será visualizada da seguinte forma: Fone/Fax Av. Brasil, 72 - CEP Bairro Jardim América - Caxias do Sul - RS 35/46

36 Na imagem acima podemos perceber a lista de reuniões agendadas, que só possui uma reunião marcada para as 15h do dia de hoje. Caso exista mais de uma reunião agendada, existe a possibilidade de visualizadas através de um calendário na opção Mostrar Calendário, além das opções de Ver Próximas Reuniões e Ver Todas Reuniões. Ao clicar no botão Novo Item, será possível criar uma nova reunião, obedecendo as seguintes opções: Fone/Fax Av. Brasil, 72 - CEP Bairro Jardim América - Caxias do Sul - RS 36/46

37 Título: Título da Reunião Local: Onde ela será realizada Data: Que ela acontecerá Hora Inicial: É definida apenas a hora de início da reunião. A hora de término é definida de acordo com a pauta e intervalos. Intervalos: Define a hora inicial e final do intervalo e o motivo do mesmo. Ex.: Coffebreak. Usuários Participantes: Seleciona na lista de usuários cadastrados na intranet quais irão participar da reunião. Usuários Participantes Externos: Caso a reunião possua participantes que não estão cadastrados na intranet (terceiros, por exemplo) eles podem ser adicionados para, posteriormente, acompanhar os encaminhamentos da reunião. Grupos Participantes: Inclui um grupo inteiro de usuários como participantes da reunião. Pautas: Área para cadastro de pautas, será explicado na sequência. Enviar convocação de reunião: Quando marcada, envia aos usuários participantes uma com a convocação para a reunião. Enviar ata de reunião: Quando marcado, envia a ata registrada na reunião. Pautas Na opção Pautas são cadastrados os assuntos que serão discutidos na reunião, para que, posteriormente, os participantes possam acompanhar suas pendências em relação as definições da reuniões, bem como, os resultados obtidos a partir dela. Fone/Fax Av. Brasil, 72 - CEP Bairro Jardim América - Caxias do Sul - RS 37/46

38 Título: Título da Pauta. Tempo: Tempo que a pauta será discutida na reunião. Status: Define o status atual da pauta entre Em andamento e Concluída Responsável: Define o usuário participante da reunião responsável pela pauta. Data de Conclusão: A data a qual a pauta foi encerrada. Ata: Descreve a ata relativa a realização da pauta em questão. Arquivo: Opção para inclusão de um arquivo anexo a pauta em questão. Dentro de cada pauta devem ser inclusas ações decorrentes daquela discussão, cujo cumprimento tornará a mesma concluída. Abaixo veremos o procedimento para inclusão dessas ações. Fone/Fax Av. Brasil, 72 - CEP Bairro Jardim América - Caxias do Sul - RS 38/46

39 Ação: Descreve a ação a ser realizada. Responsável: Define o responsável pela realização da mesma. Status: Define o status atual da ação (Pendente, Andamento, Prorrogada, Concluída, Cancelada). Ação realização: Descreve o que foi realizado. Data Realizada: Define a data de conclusão da ação. Observações: Espaço para inclusão de informações a respeito da ação. Anexos: Área para inclusão de arquivos vinculados a ação. Além de criar e gerir reuniões, também é possível consultar reuniões que um usuário já participou, controlar ações pendentes suas e de outros usuários. Todas estas ações são geridas através do menu disponível junto a aba de perfil do usuário, como mostra a imagem abaixo: Fone/Fax Av. Brasil, 72 - CEP Bairro Jardim América - Caxias do Sul - RS 39/46

40 Consulta Reuniões Nesta opção é possível consultar por qualquer reunião realizada que o usuário em questão tenha participado, possibilitando a aplicação de filtros de acordo com as opções disponíveis na criação da reunião, como mostra a imagem anterior. Controle de Ações Nesta opção é possível consultar as ações pendentes em que o usuário em questão foi definido como responsável, ou, caso seja um usuário administrador, as pendências de qualquer usuário do sistema. Além de consultar, é possível também enviar um para o usuário alertando a ele sobre estas pendências. Minhas Ações Fone/Fax Av. Brasil, 72 - CEP Bairro Jardim América - Caxias do Sul - RS 40/46

41 Aqui é possível verificas as ações especificamente relacionadas ao usuário que está realizando a pesquisa. A imagem acima mostra, inclusive, o resultado de uma pesquisa por ações com prazo pendente entre 09/04 e 11/04. A partir do resultado da pesquisa, é possível editar a ação localizada, podendo encerrá-la, por exemplo Vídeo Esta webpart possibilita a inserção de vídeos na sua intranet, através de 3 formatos diferentes: Links Externos, através de Arquivos enviados para o servidor ou Vídeos Embutidos do Youtube. Nome Descrição Cabeçalho Rodapé Tipo de Vídeo: Campo para escolha da forma como o vídeo será inserido. Fone/Fax Av. Brasil, 72 - CEP Bairro Jardim América - Caxias do Sul - RS 41/46

42 o Link: Define o endereço de onde o vídeo será carregado, a largura e altura da janela que ele será exibido. o Arquivo Servidor: Permite o envio de um arquivo de vídeo para o servidor da intranet, definindo também a altura e largura da janela onde ele será exibido. Os formatos de vídeo suportados são:.wmv,.avi,.mpeg,.mpg,.asf,.flv o Vídeo Youtube: Permite embutir na intranet um vídeo do Youtube utilizando o código de incorporação fornecido pelo site Gerenciamento de Webparts Com as webparts criadas temos a opção de gerenciá-las através do menu Gerenciamento de Webparts. Este menu se divide em duas opções: Cadastro de Webparts, onde é possível editar qualquer webpart cadastrada anteriormente e a Visualização de Webparts, onde é possível conferir a frequência e a quantidade de acessos a cada uma das webparts Consulta de Webparts Na ferramenta de consulta podemos visualizar as webparts existentes através de alguns filtros, que descreveremos a seguir: Usuário Criador: Usuário que criou a webpart. Departamento: Departamento em que ela foi inserida. Seção: Seção que ela faz parte. Tipo de Webpart: Filtra por um tipo específico de webpart. Nome da Webpart: Pesquisa por nome. Fone/Fax Av. Brasil, 72 - CEP Bairro Jardim América - Caxias do Sul - RS 42/46

43 Data de Criação: Define um intervalo de tempo para pesquisa. O exemplo abaixo demonstra o resultado de uma pesquisa por webparts criadas pelo usuário Ebis. O destaque em azul demonstra o campo alterado para a pesquisa, já o destaque em vermelho mostra um dos resultados da pesquisa. Para editar uma dessas webparts basta clicar no ícone Visualização de Webparts A visualização de webparts é uma ferramenta completa para avaliar como está o uso da sua Intranet. Através dos filtros que ela possui, é possível saber como estão sendo usadas as webparts de forma geral, por Usuário, por Departamento ou Seção. Fone/Fax Av. Brasil, 72 - CEP Bairro Jardim América - Caxias do Sul - RS 43/46

44 No exemplo acima, os destaques em azul mostram os filtros utilizados na pesquisa. Neste caso, queremos saber quantos acessos o usuário Ebis fez à webpart Vídeo durante o período de 03/09 a 05/09. O destaque em vermelho mostra alguns dos resultados obtidos Relatórios Gerenciais A Intranet também possui uma ferramenta para visualização e avaliação de seu uso pelos usuários cadastrados. Podemos acessa-la através do meu Administração na opção de Relatórios Gerenciais, clicando em Acesso ao Sistema. Nela podemos pesquisar pelas ações e alterações realizadas por cada usuário. Para isso, basta preencher no campo Nome do Usuário o login ou nome cadastrado e utilizar os filtros disponíveis, verificando por Área da Intranet e/ou por Período desejado. O destaque em vermelho mostra a área explicada acima, onde são inseridos os dados e filtros para a pesquisa desejada. Em azul destacamos um dos resultados da pesquisa, indicando o usuário, a seção, o tipo de ação realizada, a data e uma observação sobre a área atuada (no caso, uma webpart). Fone/Fax Av. Brasil, 72 - CEP Bairro Jardim América - Caxias do Sul - RS 44/46

45 5.10. Chat Além dos recursos demonstrados anteriormente, a Intranet Ebis também possui um Chat para uso interno, possibilitando a comunicação entre todos os usuários logados na ferramenta. Na imagem acima visualizamos a página inicial da intranet. O destaque em vermelho corresponde a barra de status do chat, onde são exibidos o número de usuários online, bem como, o status do usuário em questão. O círculo verde significa que o usuário está com o chat logado. Ao clicar nesta barra, uma nova janela se abre, exibindo o chat por completo, como veremos a seguir. Fone/Fax Av. Brasil, 72 - CEP Bairro Jardim América - Caxias do Sul - RS 45/46

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