UNIVERSIDADE DO SUL DE SANTA CATARINA PROJETO DOCUMENTAR: GESTÃO DOCUMENTAL NA UNISUL

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1 UNIVERSIDADE DO SUL DE SANTA CATARINA PROJETO DOCUMENTAR: GESTÃO DOCUMENTAL NA UNISUL Tubarão (SC), 2007

2 A preservação de documentos com conteúdos significativos é a garantia sine qua non para a escrita da história (Lopes, 1996). 1

3 SUMÁRIO 1 Histórico INTRODUÇÃO Objetivos Objetivo Geral Objetivos Específicos Metodologia LEGISLAÇÃO Ações e Investimentos Referências

4 RESUMO O Projeto Documentar visa à disponibilização rápida, integral e inteligente da informação documental no âmbito da Universidade, por meio do gerenciamento eletrônico de documentos, assegurando a qualidade nos serviços de arquivamento e o atendimento eficaz e eficiente ao usuário. A Gestão Documental na Unisul é um modelo que assinala como Arquivo e documentos adquirem novo status, entrando em um plano de estratégias administrativas que valorizam os documentos e as informações nele contidas. A gestão de documentos com a captura das imagens tanto do arquivo passivo quanto da produção diária e a matrícula digitalizada visa à racionalização da produção documental e a economia com custos a ela agregados. Hoje, com a implementação do Projeto, verifica-se a mudança de cultura no âmbito da Universidade quanto à consulta aos documentos em suporte papel. Os colaboradores, tanto na área acadêmica quanto administrativa, habituaram-se ao uso do software, consultando documentos físicos apenas em caso de extrema necessidade. A facilidade de poder consultar documentos remotamente, a partir do próprio PC, configura a agilidade na disponibilização eficaz e eficiente da informação documental. PALAVRAS-CHAVE Arquivo, gestão, informação, documento, imagens. 3

5 1 HISTÓRICO Instituída pelo poder municipal tubaronense pela Lei nº 355/64, como Instituto Municipal de Ensino Superior IMES, foi, pelo mesmo poder, Lei nº 443/67 transformada em Fundação Educacional do Sul de Santa Catarina e, pela Lei nº 189/89 erigida a Universidade do Sul de Santa Catarina Unisul, reconhecida como Universidade pelo Governo Federal, através do Ministério da Educação 1. Seus cursos vêm funcionando desde 1965, quando se deu início ao Curso de Ciências Econômicas. Com a finalidade de formação humana, científica e técnicoprofissional, a universidade vem a cada ano criando novos cursos, formando novos profissionais e dessa forma aumentando sua produção documental. Nos anos 90, a Unisul começou a trilhar os caminhos com os quais sempre sonhou, e dentro dessa aspiração estava sua transformação em uma universidade multicampi. A responsabilidade pela documentação produzida em todos os setores liga-se diretamente à administração, que precisa estar atenta aos documentos, pois eles são produzidos, modificados, atualizados, excluídos ou substituídos por outros. Essa massa documental forma a história da Universidade, mas ao mesmo tempo congestiona os armários e prateleiras de todos os setores, tornando difícil o acesso às informações, devido à dispersão e à má conservação. É indubitável que a história da Unisul vem se transformando dia a dia. Hoje, com 43 anos de vida continua crescendo aceleradamente. Por trás da corrida acadêmica uma infinidade de papéis, disquetes, rolos de filme, fotografias etc foram e são produzidos, recebidos e acumulados, pelos vários setores dos campi, registrando e intercambiando informações e dados, necessários ao desempenho das atividades. Isso, claro, se constituindo em testemunhos das ações científicas, didáticas e administrativas que atualmente, com a implantação do Arquivo Central, começaram a receber tratamento técnico sistemático. O Programa de Gestão Documental vem complementar o trabalho já desenvolvido, mas com a conotação de um programa de estratégias de gestão da atual reitoria. 1 - Projeto Pedagógico do Curso de Ciências Econômicas. 4

6 2 INTRODUÇÃO Nas organizações contemporâneas o universo informacional registrado arquivístico espelha o desenvolvimento das atribuições e atividades. As instituições e as pessoas envolvidas em seus processos geram, produzem e acumulam uma quantidade de documentos e de dados impensáveis. Asssim, manejá-los e mantêlos significa possuir um arquivo organizado, seja este físico ou eletrônico ou ainda, em ambas as formas. A implementação de um sistema de gestão documental permite responder a um conjunto de questões organizacionais através da melhoria no acesso a informação, redução da circulação de informação em suporte papel, redução dos custos com o armazenamento físico dos documentos, alargamento do universo de usuários, mais canais de acesso à informação, melhor controle de acesso e centralização do arquivo de documentos. Documento e informação se confundem, sendo difícil especificar onde começa um e termina o outro. Segundo Herrera (1991, p. 121), a informação não é algo novo, já que sempre existiu nos documentos; a novidade é o isolamento que se fez dela e a personificação e magnitude adquiridas à medida que se multiplicaram os suportes que a contêm, limitados apenas, até não faz muito tempo, aos livros e aos documentos de arquivo. A implantação do Programa de Gestão Documental da Universidade do Sul de Santa Catarina é resultado da evolução da estrutura, funções e atividades desta. A partir da execução deste plano e diante do que dispõe a legislação, quanto à segurança e guarda dos documentos produzidos por instituições de caráter público, como é o caso da Unisul, o modelo de gestão documental ora propalado assinala que o tratamento documental passa a ter outro status, deixando de ser considerado um simples arquivo para entrar em um plano de estratégias com o Programa Documentar, o qual preza o valor dos documentos e das informações nele contidas. Segundo a Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991, gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária visando a sua eliminação ou recolhimento parar a guarda permanente. 5

7 A gestão eletrônica de documentos visa, também, à racionalização de arquivos físicos e à economia de custos a ele agregados. A avaliação de documentos é uma das atividades desse Programa. O tratamento arquivístico atribuído aos documentos produzidos na Unisul é indispensável para a implantação de políticas eficazes de gestão da informação. Nesse sentido, buscou-se na legislação a teoria, os princípios e técnicas arquivísticas, bem como os procedimentos administrativos para estruturar de forma objetiva e clara todo o programa dessa nova gestão de documentos. Para Benedon (2002, p. 42), a gestão documental oferece o alicerce aos sistemas de gerenciamento da informação. Ela proporciona os melhores princípios que regem a criação, o processamento, a manutenção e a disponibilização dos documentos de arquivo. O Programa de Gestão Documental propicia as condições necessárias para o correto tratamento a ser dispensado à documentação, como: avaliação, arquivamento, organização, aplicação de métodos e técnicas arquivísticas, destinação e acessibilidade à informação e documentos para a tomada de decisão. Assim, implementar este programa implica saber o que, por que, até quando, como e onde arquivar. Documentos e arquivos, como se disse, muitas vezes se confundem, e a importância ou não a eles atribuída depende única e exclusivamente da necessidade de recuperação dessa informação, seja para processos de negócios, prova ou como fonte de pesquisa. Sendo assim, para que a informação documental tenha valia e cumpra seu papel, ela precisa ser triada, tratada e organizada segundo critérios da arquivologia 2. 3 GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS GED Os sistemas de gerenciamento eletrônico trabalham com documentos em formatos tradicionais, digitalizados ou criados em meio digital, gerenciando-os durante todo o seu ciclo vital e implementando soluções para armazenamento eficiente e de rápido acesso às informações. Ao oferecer tais vantagens para a 2 - Ciência que trata dos Arquivos (BELLOTTO, 1996, p. 21). 6

8 gestão de documentos, o GED tem despertado um interesse crescente por parte da comunidade de Ciência da Informação, transformando as práticas e alimentando discussões sobre os princípios que norteiam o trabalho do profissional da área. Em particular, busca-se, através da análise de alguns produtos para gerenciamento eletrônico de documentos atualmente disponíveis no mercado, confrontar as tecnologias com os princípios arquivísticos de tratamento da informação. Segundo Baldam (2002, p. 32), o Gerenciamento Eletrônico de Documentos é um conjunto de tecnologias que permitem gerenciar a informação documental durante o seu ciclo de vida. O GED armazena, localiza e recupera informações existentes em documentos e dados eletrônicos. Estes sistemas implementam categorização de documentos, tabelas de temporalidade e níveis de segurança, integrando de forma eficiente os mundos analógico e digital, e garantindo o rápido acesso aos documentos, condição básica para a circulação eficaz da informação. Gerenciar documentos de forma eletrônica é uma solução que traz resultados significativos para a empresa, como redução de espaço físico, alta velocidade e precisão na localização de documentos, controle documental, maior agilidade nas transações entre empresas, minimização de perda e extravio de documentos, entre outros. Tais vantagens tornam-se fundamentais à medida que as organizações pretendem se manter na liderança. A tecnologia de GED leva a informação certa à pessoa certa no momento certo. Ainda citando Baldam (2002, p.37), as vantagens de utilização de um ambiente GED são as seguintes: Para os usuários Redução do tempo de processamento e manuseio do papel; Aumento de satisfação do usuário; Incremento à produtividade; Melhoria da satisfação com o trabalho; Acesso imediato e multiusuário a qualquer informação; Melhoria da qualidade do trabalho; Alta velocidade e precisão na localização de documentos; 7

9 Melhor atendimento ao cliente por proporcionar respostas mais precisas e instantâneas. Para a gestão documental Melhor controle dos documentos; Redução do espaço físico de armazenagem; Facilidade de implementar temporalidade documental; Minimização de perda e extravio de documentos. Para a redução e proteção de investimentos Redução de custos com novos escritórios/depósitos/equipamentos; Proteção do patrimônio; Eliminação de retornos; Proteção contra processos; Eliminação de fraudes, principalmente em agências governamentais; Proteção contra catástrofes que poderiam danificar o acervo. 4 OBJETIVOS 4.1 Objetivo Geral Gerenciar física e eletronicamente a documentação produzida no âmbito da Unisul, visando à efetiva disponibilização da informação documental para que esta possa ser utilizada de forma enriquecedora pelo usuário. 4.2 Objetivos Específicos. Suprir a instituição de todas as informações necessárias ao processo de análise e tomada de decisão;. implantar o gerenciamento eletrônico de documentos;. digitalizar documentos acadêmicos, administrativos e históricos;. viabilizar a avaliação e destinação dos documentos, uma vez cumpridos os fins para os quais foram criados;. treinar os responsáveis pelo arquivamento e disponibilização das informações nos setores. 8

10 5 METODOLOGIA Implantar e implementar o Programa de Gestão Documental assegura a qualidade dos serviços de arquivamento e, por conseqüência, maior segurança no momento de gerenciá-los, utilizando-se como instrumento de trabalho um gerenciador eletrônico de documentos. Dessa forma, será possível:. Identificar os documentos gerados e recebidos que, necessariamente, sejam arquivados;. Converter em arquivos digitais o legado e os documentos produzidos em suporte papel diariamente;. Proporcionar acesso rápido às informações e às imagens dos documentos originais;. Aumentar a produtividade;. Elevar o tempo de resposta para localização da informação ao usuário interno e ao cliente;. Fornecer contingência para imprevistos e deterioração do papel. 6 ESTRATÉGIAS DE IMPLEMENTAÇÃO A administração de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos não se resume apenas a rotinas de backup, mas também à implementação de mecanismos de segurança e controle de acesso como: cadastramento de usuários, controle de usuários desligados, controle de grupos, níveis de acesso, utilização de recursos, manutenção de índices, definição dos procedimentos da rotina operacional do sistema e integração do GED com outros sistemas, controle estatístico de utilização e alocação de recursos. A grande maioria dos sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos é complexa, entretanto pode ser de utilização e gerenciamento fácil, desde que a indexação suporte a definição dos atributos que identificam cada tipo documental 9

11 (série) e seu formato. Sua estrutura deve ser de fácil entendimento, e a criação de telas de entrada deve atender às necessidades do usuário administrador do sistema de forma rápida e eficaz. A pesquisa à imagem indexada é o principal elemento de um sistema de GED, possibilitando a busca rápida e precisa dos documentos armazenados no servidor. Quanto ao fluxo das imagens na rede local, a Solução deve considerar e garantir aspectos como: sigilo, segurança, caminhos, autorizações, níveis e tipo de autorizações, anotações e associação a outros documentos. Quanto às estratégias de implementação de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos, tem-se: 1º Passo Analisar processos, identificando as atividades que geram documentos passíveis de guarda; 2º Passo Avaliar os usos da informação. 3º Passo Estruturar os arquivos físicos para a conversão em arquivo digital. 4º Passo Escolher a Solução para criar o arquivo digital a partir da estruturação dos documentos no software de GED. Entre as tecnologias disponíveis, o Software Nêutron foi o escolhido, por ser uma solução de gerenciamento eletrônico de documentos, cujo módulo de integração é capaz de receber uma requisição de qualquer outro software respondendo com as imagens deste. Além disso, disponibiliza as imagens via software principal à comunidade acadêmica 5º Passo Integrar o software de GED ao software principal da área de interesse. 10

12 6º Passo Preparar a documentação para a captura das imagens (avaliação, seleção e higienização). 7º Passo Capturar as imagens, armazenando-as e indexando-as no software escolhido. 8º Passo Disponibilizar documentos e informações nos sistemas que servem aos processos de origem à comunidade acadêmica. 6 LEGISLAÇÃO As empresas e/ou instituições têm como objetivo criar riquezas e controlar os custos. Mas para que isso aconteça, é preciso buscar informações, estar sempre à procura de ferramentas que as habilitem a administrar com maior eficiência e precisão. [...] O importante não são as ferramentas. São os conceitos por trás delas. Convertem o que sempre foi considerado como técnicas discretas, que devem ser usadas isoladamente em finalidades não-relacionadas, em um sistema integrado de informação. Esse sistema então possibilita que se façam o diagnóstico e a estratégia da empresa e que se tomem as decisões empresariais (DRUCKER, 2001, p. 129). O problema, contudo, não consiste em saber se organizar para tomar as decisões e, sim, em como tratar as informações. Pois, com o avanço da tecnologia e com a revolução informacional, as empresas precisam analisar o que é realmente viável para o seu aprimoramento e o que não fará diferença para o seu crescimento. Segundo Lojkine (1999, p. 124), a revolução informacional envolve também a produção material, na qual os operadores estão cada vez mais implicados nas atividades de formação, de articulação e, atualmente, de gestão. Para administrar uma empresa, deve-se respeitar a legislação vigente, principalmente nos setores onde é produzido o maior volume documental, como nas áreas administrativa, financeira e de recursos humanos. Na Unisul, uma das áreas responsáveis pela produção de grande volume documental é o Registro e Controle da academia. Com base nas referências legais da República Federativa do Brasil sobre a legislação arquivística em vigor, em que se determina a guarda e o descarte institucional 11

13 legal no âmbito empresarial, apresenta-se a legislação vigente, que torna legal a implementação do Programa de GED na Universidade. Conselho Nacional de Educação - Parecer nº16, aprovado em 04 de novembro de Art. 1º O arquivamento de documentos escolares das Instituições de Ensino Superior do Sistema Nacional de Educação deverá observar as seguintes modalidades: a) Em fotograma obtido por microfilmagem; b) O próprio documento no original ou em fotocópia autenticada; c) Em disquete ou CD ROM obtido por sistema computadorizado. Conselho Estadual de Educação - Parecer nº 097, aprovado em 22 de maio de O arquivamento de documentos escolares das Instituições de Ensino Superior do Sistema Estadual de Educação deverá observar as seguintes modalidades: a) O próprio documento no original ou em fotocópia autenticada; b) Em fotograma obtido por microfilmagem c) Em disquete ou CD ROM obtido por sistema computadorizado. Secretaria Nacional de Educação Superior do Ministério da Educação - Portaria nº255, de 20 de dezembro de Art. 6º O arquivamento entender-se-á como perpétuo no que se refere a: 1 Livros de Atas dos Conselhos e Departamentos; 2 Ficha correspondente ao histórico escolar de ex-alunos, concluintes ou não; 3 Documentação referente ao exercício de Magistério nos cursos da instituição. Art. 7º - O arquivamento da Documentação constante dos itens 2 e 3 do artigo anterior, poderá ser processado com a adoção de: 1 Encadernação da ficha original correspondente a cada ano de atividade encerrada; 2 Microfilmagem; 3 Sistema computadorizado. 12

14 7 Ações e Investimentos Macro Ações do Programa Aquisição de hardware e software para implementação do Programa; Divulgação e disseminação do Programa; Instalação do software de localização física de documentos; Instalação do módulo web Nêutron; Cadastro de dados de localização física; Digitalização dos Documentos Acadêmicos (arquivo Passivo); Digitalização do acervo do Arquivo Central; Treinamento de pessoal; Microfilmagem documentos. 8 Referências BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. São Paulo: T. A. Queiroz, 1991, 198 p.. Dicionário de terminologia arquivística. São Paulo: Associação dos Arquivistas Brasileiros, 1996, 142 p. BERNARDES, Ieda Pimenta. Como avaliar documentos de arquivo. São Paulo: Arquivo do Estado, p. (Projeto Como Fazer, v. 1). DAVENPORT, Thomas H. Ecologia da informação: por que só a tecnologia não basta para o sucesso da era da informação. São Paulo: Futura, p. GONÇALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo. São Paulo: Arquivo do Estado, p. (Projeto Como Fazer, v. 2). LEI Nº 8159 de 08 de janeiro de Diário Oficial da União de 09/01/91, Seção I, p LOJKINE, Jean. A revolução informacional. São Paulo: Cortez, p. LÜCK, Ester Hermes et al. A informação: questões e problemas. Niterói: EDUFF, p. MCGARRY, Kevin. O contexto dinâmico da informação: uma análise introdutória. Brasília: Briquet de Lemos Livros, p. 13

15 OLIVEIRA, Elizabeth M. L. Baptista de. Temporalidade de documentos: critérios e tabela, Arquivo Central da FGC. 150 p. PAES. Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. Rio de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, Profª Vera Lúcia da Rosa Fernandes Coordenadora Projeto Documentar Universidade do Sul de Santa Catarina - Unisul 14