FORMULÁRIO RELATO DA INICIATIVA INOVADORA 1

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1 Nome da iniciativa inovadora: FORMULÁRIO RELATO DA INICIATIVA INOVADORA 1 Painel de BI (Inteligência nos negócios) para publicação dos dados associados ao controle estadual Responsável pela Iniciativa inovadora: Waldyr Affonso Ferreira Neto 3 Relato da Iniciativa Caracterização da situação anterior O Governo do Estado de Pernambuco vem investindo consideráveis recursos na informatização de toda a sua gestão através do sistema e-fisco. Existem hoje módulos responsáveis pelo registro de informações ligadas à gestão orçamentária, financeira, patrimonial e contábil, bem como dados relativos a compras, registro de preços, cadastro de fornecedores, entre outros. O decreto nº , de 04 de janeiro de 2008, instituiu a obrigatoriedade de alimentação do sistema por todas as unidades gestoras e orçamentárias, a partir de sua publicação. Tais características tornam o e-fisco um repositório de informações extremamente rico para a execução de controles e análises a serem utilizadas para auditorias do âmbito estadual por este Tribunal de Contas. Por outro lado, esta Corte de Contas, em consonância com a necessidade de se institucionalizar o uso de dados digitalizados para dar suporte a boas práticas de auditoria, disciplinou, através de suas resoluções T.C. 0020/2008 e 0019/2009, o envio de parte das informações relativas às prestações de contas de entidades do estado em formato digital. Tais peças passaram a auxiliar a construção dos relatórios técnicos, evitando a necessidade de retrabalho de digitação. Devido à abrangência restrita desses dados enviados, bem como a não padronização do seu formato, a utilização de dados digitais de forma mais inteligente, em consultas e análises que efetuassem cruzamento, só poderia ser feita mediante o enriquecimento de tais informações com dados extraídos a partir da base de dados do sistema e-fisco. Tal extração para ser efetuada prescindia de um trabalho manual extenuante. Devido à ausência de relatórios gerenciais voltados à auditoria no sistema e-fisco, bem com da funcionalidade de exportar os dados, era necessário se utilizar consultas gerais, sendo o procedimento de copiar e colar feito repetidas vezes. Como alternativa a tal prática, foi disponibilizado o acesso ao sistema sagent, o qual possibilitava um acesso através de uma conexão remota à parte dos dados mantidos pelo e- fisco. No entanto, devido principalmente às suas limitadas características de usabilidade associadas à dificuldade de treinamento, além de inconstância na disponibilização do

2 serviço e alta latência envolvida no processamento e transferência dos dados, tal ferramenta foi utilizada de forma efetiva apenas por poucos servidores desta casa Caracterização da iniciativa Descrição da iniciativa: A iniciativa se compõe da elaboração e disponibilização, no ambiente do tribunal comumente denominado intranet, de painel de dados associados ao controle estadual, em particular às informações provenientes do sistema e-fisco. Sendo um painel, uma página que apresente dados tanto em forma tabular (tabelas), quanto gráfica. Sendo permitida a iteração com os dados mediante a aplicação de filtros, bem como a exibição de valores sumarizados em totais (valores empenhados, liquidados, pagos), conforme apresentado nas figuras abaixo. 1 Exemplo de painel com dados tabulados, gráficos, e filtros Objetivos a que se propôs e resultados esperados: Fornecer uma ferramenta de suporte a análise dos dados associados à auditoria, no âmbito do controle Estadual, com foco inicial nas informações provenientes do sistema e-fisco, de forma ágil e simples, para os servidores desta corte de contas. A utilização de tal ferramenta propiciará maior produtividade na auditoria, bem como uma abordagem mais ampla sobre as análises levantadas em cada trabalho, podendo facilmente englobar informações de mais de um exercício bem como várias unidades gestoras. Outra característica importante é a possibilidade de se compartilhar práticas e métodos de auditoria através da construção e publicação de análises específicas (como por exemplo, uma análise que apresente todos os empenhos associados à inexigibilidade de licitação que tenham valor superior ao limite de R$ 8.000,00). Público-alvo da iniciativa: Inicialmente, enxergamos como principais beneficiados pela utilização de tal ferramenta o corpo de auditoria do tribunal envolvido no controle Estadual, em particular os servidores lotados no DCE (Departamento de controle estadual). Sendo utilizado de forma efetiva como suporte ao planejamento de auditorias, a partir de janeiro do corrente exercício.

3 No entanto a sua abrangência se mostra bem maior, devendo ser disseminada em outras áreas como, por exemplo, o NEG (Núcleo de engenharia), bem como aos setores responsáveis pelos votos. Outra oportunidade interessante é a utilização feita pela própria gestão desta casa, uma vez que este Tribunal também registra seus dados no sistema e-fisco, para extrair de forma simples informações gerenciais sobre sua gestão. Por fim, acreditamos que uma das utilizações mais nobres para esta solução seria a publicação de parte das análises contidas neste painel para o público em geral através de um painel de transparência, dando assim plena publicidade da gestão do estado para o cidadão comum. Concepção e trabalho em equipe: Para viabilizar a realização da iniciativa proposta foi necessário o envolvimento de uma equipe multi institucional, envolvendo inclusive entidades externas ao Tribunal. Dentro da casa foi mobilizada uma equipe envolvendo servidores da CTI, DCE, ASPIN e PCPE, responsáveis pela concepção e construção da solução proposta. Como complemento, objetivando operacionalizar a alimentação dos dados a partir do sistema e-fisco foi formalizada uma parceria envolvendo Secretaria da Fazenda e a Agência de Tecnologia da Informação (ATI) do Estado. Reforçamos o importante papel desempenhado com a participação efetiva do DCE, tanto no momento de concepção dos painéis, quanto no momento de homologação e validação da solução bem como na sua implantação, apoiando tanto o treinamento quanto incentivando a utilização da solução em auditorias piloto. Ações e etapas de implementação: Estruturamos a realização de tal projeto a partir das seguintes atividades: Definição da ferramenta de BI para publicação do painel Análise dos dados disponibilizados Definição do modelo dimensional e elaboração do processo de carga e transformação dos dados Definição das análises a serem disponibilizadas nos painéis Definição de modelo navegacional, modelo de interface e construção dos painéis Apresentação dos painéis visando refinamentos e ajustes Elaboração de treinamentos Estratégias existentes: Na atual fase do projeto, objetivando uma eficácia cada vez maior dos seus resultados, elaboramos as seguintes estratégias de atuação: Disseminação do uso, atingida através da oferta de treinamentos ao corpo técnico, incentivo a utilização da ferramenta nas auditorias pelas gerências e construção de uma metodologia de auditoria que englobe em suas fases e papéis de trabalho recursos dos painéis, Formalização do envio dos dados, pelo Estado, a ser atingido através de definição normativa do TCE-PE sobre a coleta de dados eletrônicos referente à prestação de contas Estadual,

4 Parceria com controladoria do estado, visando aprimorar a qualidade de dados alimentada no sistema EFISCO, Evolução contínua dos painéis tanto em relação aos dados quanto a funcionalidades, atingida através da renegociação, junto a Secretaria da Fazenda, visando o incremento dos dados referentes a prestação de contas de subvenção social, detalhamento de estorno por item de empenho, dados referentes a receita, entre outros Recursos utilizados Descrição dos recursos humanos, financeiros, matérias, tecnológicos, etc. Equipe de pessoal: envolvida: um técnico de auditoria e um analista de sistemas com dedicação parcial, Licença do Qlikview: Duas licenças de desenvolvedor ($ 2.500,00 cada) e seis licenças compartilhadas ($ 800,00 cada) Treinamentos: $ 1.318,00 (Valor do treinamento dividido pelos 8 projetos), Tempo de processamento: 40 minutos diários processados em período ocioso da rede. Utilização eficiente dos recursos na iniciativa: De forma a otimizar a utilização dos recursos e em particular contornar a questão do inicial limite no quantitativo de licenças, optamos por partir para o compartilhamento de licenças a partir da criação de usuários comuns para cada segmento (DCE, DIES, DIAF, por exemplo), possibilitando assim economicidade na implantação da solução. Outro ponto interessante foi o aproveitamento das próprias auditorias que envolviam a utilização do painel para validar os dados fornecidos pelo mesmo, aumentando assim consideravelmente a confiabilidade no sistema sem ser para tal, necessária a instauração de auditoria de dados especificamente para este fim Caracterização da situação atual Mecanismos ou métodos de monitoramento e avaliação de resultados e indicadores utilizados: Para avaliação dos resultados obtidos, definimos as seguintes medidas a serem coletadas e analisadas 1. Quantidade de usuários treinados na utilização da ferramenta. Contabilizado a partir de relatório enviado pela escola de contas após a finalização de cada curso. 2. Quantidade de utilizações para análise. Contabilizado através de painel gerencial do Qlikview. 3. Volume de informações disponibilizadas. Contabilizado através de contagem de análises disponibilizadas no painel, feita a partir do Qlikview. 4. Quantidade de auditorias efetuadas utilizando-se do painel como suporte. Contabilizado a partir de relatório emitido pelo DCE. Resultados qualitativos e quantitativos: 1. Quantidade de usuários treinados na utilização da ferramenta Quantidade de utilizações para análise. 427 (contabilizados os últimos 3 meses).

5 3. Volume de informações disponibilizadas. 30 análises. 4. Quantidade de auditorias efetuadas: Lições aprendidas Soluções adotadas para superação dos principais obstáculos encontrados As principais dificuldades encontradas na execução do projeto, foram associadas a necessidades de ajuste no processo de carga e transformação dos dados, decorrentes ora de mudanças no escopo do dado enviado ao TCE (se referente ao exercício atual, aos últimos 3 exercícios, se só do mês atual ou último trimestre), ora na compreensão dos dados e tradução destes em informação correta nas análises de auditoria (reprocessamento de saldos, totalização de valores, classificação coerente das despesas). Fatores críticos de sucesso O Sucesso deste projeto está atrelado aos seguintes fatores: Treinamento contínuo, objetivando capacitação do corpo técnico na utilização da ferramenta, Auditoria contínua nos dados, visando dar maior confiabilidade às análises, Rápida resposta a novas demandas de análises, Formalização do envio Por que a iniciativa pode ser considerada uma inovação? O modelo de auditoria de dados utilizando ferramenta de bi tem claro impacto sobre todo o processo de auditoria, tanto dando celeridade a elaboração de atividades anteriormente feitas de forma manual, quanto possibilitando uma ampliação sobre o volume e a natureza da informação auditada. O modelo anterior, baseado em coleta de dados direto do e-fisco ou através da utilização da ferramenta sagent, era utilizado de uma forma restrito por poucos servidores desta casa, os quais além de possuírem um elevado conhecimento na área de microinformática, eram forçados à durante o processo de auditoria efetuar atividades de uma tenacidade ímpar, de forma a contornar as dificuldades envolvidas no processo de coleta e extração de dados do sistema e-fisco, bem como para efetuar as respectivas análises e consolidações necessárias à elaboração dos relatórios técnicos.