O QUE É PARA QUE SERVE ONDE CONFIGURAR 8 SEGURANÇA GERAL

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2 8 SEGURANÇA GERAL Tão importante quanto alimentar corretamente o sistema com os dados e realizar todas as configurações corretamente é cuidar para que esse trabalho não seja perdido por uma série de motivos tais como: Não realização do BACKUP periodicamente. Quedas de energia ou grandes variações da mesma. Direitos concedidos erroneamente aos usuários. Desligamento inadequado do sistema. Cada um dos itens acima é de inteira responsabilidade do administrador do sistema e deixar de atentar para os mesmos pode representar surpresas desagradáveis quando não se adota as medidas corretas. Caso o administrador do sistema deseje ou suspeite de alguma ação indevida no sistema o mesmo pode pesquisar as atividades de todos os usuários do sistema na função LOG. Ela é uma ferramenta de segurança e deve ser informado aos usuários a existência da mesma para que sejam inibidas ações delituosas. Caso seja necessário restaurar os dados do sistema a função RESTAURA deverá ser utilizada. 8.1 BACKUP DE DADOS DO SISTEMA É proteger os dados (informações) do sistema contra eventuais imprevistos ou mudanças de hardware. Realizar o backup dos dados do sistema significa salvar todos os dados e configurações em local seguro para eventual restauração. Esse procedimento deve ser realizado no servidor. O mesmo é realizado automaticamente sempre que o servidor do sistema for fechado ou pode-se forçar um backup a qualquer momento em relatório > backup. Recomendamos a realização do backup também em mídia externa (CD, pen drive, etc.). Eventualmente o servidor de dados (PC) pode apresentar defeitos e deixar de funcionar. Havendo o backup salvo em local seguro o mesmo pode ser restaurado facilmente em outra máquina que pode ser configurada como servidor e o sistema voltará a operar normalmente. ONDE CONFIGURAR É possível também programar um backup automático na configuração do sistema: relatório > config > backup. Aqui você poderá informar ao sistema que deseja realizar o backup durante as atividades do dia. Atenção: Se o cliente programar o backup automático para todo dia as 14:00hs e nesse horário o sistema estiver fechado assim que o mesmo for iniciado o backup será realizado. Em direitos você poderá atribuir quais usuários poderão realizar o backup: relatório > usuários e direitos de uso no sistema > todos > system > fazer backup - - (71) Salvador - BA 2

3 1 Clique em Utilitários 2 Clique em Backup. Aqui você conseguirá realizar um backup de seus dados a qualquer momento. Lembre-se: o backup deve ser feito no servidor de dados, pelo menos uma vez ao dia, no HD da máquina e em mídia externa. Na tela de Direitos você pode configurar quem pode fazer o Backup de dados. Na tela de configurações você pode configurar o backup programado. 8.2 ENERGIA ELÉTRICA CUIDADOS Assim como as quedas de energia podem danificar equipamentos quando ligados à rede elétrica o mesmo pode ocorrer com o banco de dados de seu sistema quando falta energia repentinamente ou uma grande queda. Alguns clientes costumam desligar o sistema diretamente no botão liga/desliga do computador e isso é como se fosse uma interrupção de energia para o sistema com grande possibilidade de perda de dados. Seguir as seguintes orientações evitam perda de dados: Instale pelo menos em seu servidor um No Break senoidal. Quando for sair do sistema aguarde que o mesmo finalize suas atividades e a tela de backup automático seja finalizada. OBS.: Sempre siga a orientação de realizar backup fora da máquina. ONDE VERIFICAR A função LOG registra todas os eventos de QUEDA DE ENERGIA ou DESLIGAMENTO INCORRETO. Acesse: utilitários > log (no item 5.4 deste manual abordo como utilizar essa função) - - (71) Salvador - BA 3

4 8.3 PASSAPORTE UTILIZAÇÃO/RECUPERAÇÃO Manual Estoque - Versão ª Edição É a senha utilizará em ações como: Oficialização e Cancelamento de seriais, Solicitação de atendimento no site, Download de versões entre outras. Exatamente a uma senha de conta corrente ela dá acesso aos sistemas adquiridos pela empresa sendo indispensável; Revelar apenas a pessoas autorizadas. Alterar a mesma periodicamente. Evitar números repetidos de fácil memorização. Normalmente o primeiro passaporte (padrão) é formado pelos 4 primeiros dígitos do CNPJ da empresa. Assim que o cliente realizar seu primeiro acesso ao site deve obrigatoriamente realizar a troca do mesmo. Para quem já é cliente, deve acessar nosso site (www.geniusnt.com) e clicar em Login como mostrado abaixo: 1º. Clique em Faça seu Login. 2º. Na tela de Login digite seu CNPJ e no campo de Passaporte os 4 primeiros números do CNPJ.(para primeiro acesso). 3º. Clique em Enter e terá acesso a tela abaixo. Em caso de perda do Passaporte clique em recuperar passaporte mesmo sem fazer o Login. O Passaporte anterior será enviado para o informado no cadastro. Caso não tenha acesso a esse , entre em contato com a Gensys para verificar o procedimento alternativo. Verifique que diversas ações podem ser realizadas nesta área do site com sua chave de acesso que é o Passaporte. É possível realizar da oficialização dos sistemas até boletos a serem pagos. Nenhum funcionário da Gensys está autorizado a revelar o Passaporte por telefone o fora do procedimento definido. Atenção: A perda do Passaporte pode impossibilitar a utilização do sistema na empresa por algum período, por isso trate-o como uma senha de conta corrente (71) Salvador - BA 4

5 8.4 SENHA DE ACESSO AO SISTEMA Login/Logout Login e Logout significam estar conectado ou não ao sistema. É importante realizar esse processo corretamente para evitar uso indevido da senha ou perda de acesso. Ao acessar o sistema pela primeira vez será apresentada a tela de boas vindas exibida ao lado. Essa tela aparecerá apenas uma vez após a instalação do sistema. Manual Estoque - Versão ª Edição A próxima exibida é a tela de acesso padrão dos sistemas da Gensys. Nela será definido o primeiro usuário do sistema e sua senha. Memorize esse usuário e senha, pois esse será o usuário com acesso completo a todas as funções do sistema (supervisor) e este também definirá os próximos usuários e senhas que terão acesso ao sistema. Caso o usuário que realizou o primeiro acesso ao sistema não seja o supervisor seus direitos deverão ser reconfigurados e um novo supervisor criado como veremos no próximo tópico 7.4 Direitos. Na tela ao lado é possível mudar a senha do usuário. Recomendamos trocas periódicas das senhas por questões de segurança. Essa operação também pode ser feita acessando: Utilitários > Direitos. Depois que configurou a senha de acesso ao sistema (Login) o usuário poderá acessar o sistema de forma segura. Por segurança, sempre que finalizar suas ações no sistema o usuário deve clicar em ESC realizando o Logout. Desta forma o usuário estará desconectado do sistema evitando uso indevido de sua senha. 8.5 DIREITOS A área de direitos do sistema é o local onde será definido o que cada usuário poderá fazer ou ter acesso no sistema. A configuração dos direitos é uma responsabilidade do administrador do sistema. Antes de configurar os direitos é necessário que o cadastro dos dados tenha sido realizado, consulte o Item 7.3 deste manual. Evita que os usuários possam realizar operações dentro do sistema que não estavam previstas. Em direitos você também definirá os perfis de cada indivíduo registrado no sistema. Após preencher os campos como: Salário, Função na Empresa, Tipo do Usuário, Usuário e Senha o símbolo associado à pessoa mudará conforme segue: - Revenda / Visitante: pessoas físicas ou jurídicas que desempenham atividades comissionadas. - Funcionário: funcionários da empresa sem acesso ao sistema - Funcionário e Usuário: funcionário com acesso ao sistema. - Desativado / Demitido: ex-funcionário da empresa. O primeiro usuário do sistema automaticamente será cadastrado como SUPERVISOR e seus direitos serão gerais para que seja possível o cadastramento dos demais usuários. Dessa forma é importante que o administrador do sistema verifique se foi ele o primeiro a se cadastrar sob risco de existir outro usuário com plenos direitos. Quando determinamos um usuário com Nenhum Direito o mesmo acessará o apenas as funções comuns descritas no Item 10 deste manual, consulte (71) Salvador - BA 5

6 ONDE CONFIGURAR Manual Estoque - Versão ª Edição Por se tratar de liberações ou restrições para usuários do sistema a configuração desta função poderá ser realizada diretamente na tabela de vendedor ou em direitos. Acesse: utilitários > direitos > ABA Usuários e direitos de uso do sistema. 1 Clique em Utilitários 2 Clique em DIREITOS EXEMPLO Funcionário e Usuário do sistema com os dados já cadastrados. Clique duas vezes em cada campo e insira fotos de acordo com os tamanhos sugeridos. Defina que a usuária Amanda só poderá ver o cadastro de estoque e ter acesso aos lançamentos de outros funcionários. As opções são muitas e vale uma pesquisa apurada do administrador. ABA que mostra os direitos possíveis por pessoa. Pesquise aqui um direito que não saiba onde está. Ex.: Excluir. O sistema irá mostrar todos os locais onde existe essa possibilidade. Dê direito a tudo ou nenhum direito. Define o nome do usuário, senha e tipo. 8.6 SENHA DE SUPERVISOR E SENHA REMOTA São números aleatórios combinados conforme uma fórmula pré-definida pelo supervisor. Permitem liberação de funções como por exemplo: algumas atividades no sistema solicitam do usuário NORMAL que seja digitado uma senha de SUPERVISOR, assim quando o mesmo não estiver na empresa e o sistema solicitar sua senha, o - - (71) Salvador - BA 6

7 usuário liga para ele, informa o número aleatório que aparecerá. O supervisor aplica a fórmula diz ao usuário o resultado que consegue finalizar a atividade que solicitou a senha. Garantir que algumas funções como exclusão somente sejam autorizadas para usuário NORMAL após a digitação de senha de um usuário supervisor. Acesse: utilitários > direitos > ABA Senha Remota. EXEMPLO 2 Defina a fórmula 1 Clique em senha remota 3 A fórmula foi: A+B+CDE, o sistema gerou o número 37969, quando o usuário entrar em contato solicitando a SENHA REMOTA o supervisor deve informar o resultado de: = 979 (A+B+o produto de CDE) ATENÇÃO: Quando definimos a senha remota para um usuário com exceção da senha inicial todas as demais serão baseadas na regra definida na Senha Remota. 8.7 LOG É uma função do sistema que registra as atividades de todos os usuários dos sistemas. Essa função deve ser utilizada para verificar desde uma utilização inadequada por parte de um usuário até uma realização de pesquisa de queda de energia. Existem várias formas de pesquisa: Por operação. Ex.: Pesquise se alguém em determinado dia fez uma Exclusão de item. Por usuário. Ex.: Pesquise pelas atividades realizadas em um dia por um usuário específico. Por empresa. Ex.: Pesquise pelas movimentações lançadas para uma empresa específica. Por sistema. Ex.: Pesquise a atividade realizada para o sistema financeiro por exemplo. Por data e hora. Ex.: Pesquise a movimentação da última hora no sistema. Por descrição. Ex.: Pesquise a ocorrência de uma palavra, as vendas para o cliente Ricardo (71) Salvador - BA 7

8 Acesse: utilitários > log EXEMPLO 1 Clique em Utilitários 1 Clique em LOG 1 Pesquise as exclusões de item. 2 Para os itens: CAMISA DO BAHIA 3 Em um período desejado clique em siga. 3 Observe que o sistema exibe exatamente quando o item foi excluído e por qual usuário. 8.8 RESTAURAÇÃO É a realimentação de dados de um backup. Depois de uma eventual perda do HD ou mesmo troca do servidor é possível restaurar os dados e permitir que outra máquina seja transformada em servidor e o sistema volte a operar. Atenção: Quando você restaurar os dados do seu backup os dados anteriores serão cobertos. É possível restaurar parte de um backup. Em caso de dúvidas entre em contato com o suporte técnico da Gensys. Por ser uma ação séria esta função deve estar restrita a alguns usuários, normalmente os mesmos que possuem direitos a realizar o backup. Acesse: utilitários > direitos > todos > system > restaurar backup (71) Salvador - BA 8

9 EXEMPLO 1 Observe que o sistema oferece a opção de onde buscar os dados a restaurar. 2 A pasta dos arquivos de backup sempre terá esse formato: ANO. MÊS.DIA: Clique duas vezes sobre a data que deseja restaurar marque os arquivos desejados ou MARQUE TUDO e clique em siga (71) Salvador - BA 9

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