A empresa como Sistema

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1 A empresa como Sistema 1. Os objetos do sistema 1.1. Introdução A organização clássica breve revisão A empresa em seu estado estático: pessoas, máquinas, materiais, dinheiro, fornecidmentos, peças, bens em processamento e produtos acabados e facilidades em geral. A empresa no seu estado dinâmico: um organismo composto de sistemas, que transformam os recursos em produtos e serviços úteis Função da gerência: planejamento da distribuição dos recursos e de seus processos de transformação e eventualmente o controle Caso a gerência fique somente com a função de planejamento então a função adminsistrativa complementar associada ao planejamento é o controle. Neste caso define-se controle como a função de cuidar para que os resultados que estão sendo obtidos correspondam aos planos. Caso a gerência se ocupe do planejamento e controle então a questão que segue é o planejamento e o controle dentro da empresa (o que deve ser planejado e o que deve ser controlado). 2. A rede de fluxo de materiais Um dos objetivos básicos do sistema é o produto ou serviço produzido Considere-se um padrão de fluxo, ou sistema, pelo qual passam os materiais. As entradas no sistema seriam os materiais e fornecimentos vindos de fora (do ambiente externo) Os planos teriam que cobrir: Aquisição dos materiais e/ou fornecimentos Transporte dos materiais para a fábrica Armazenagem dos materiais na fábrica Distribuição e transformação dos materiais na fábrica Transporte e armazenagem dos produtos transformados Venda dos produtos ao consumidor Um sistema construído em torno de tal rede de fluxo interligaria eficazmente fornecedores e consumidores, no conjunto ambiental, pelos processos de transformação da empresa, com respeito a planejamento e controle do fluxo de materiais.

2 Este fluxo sob a ótica do funcionalismo - implicações: As atividades que no caso de sistemas são incorporadas num único sistema, seriam, no funcionalismo, de competência dos departamentos de produção, comercialização, compra e inspeção do transporte. No caso de uma abordagem funcional os estimulos resultantes de vendas a varejo lançam em geral um sinal atrasado de reabastecimetno aos atacadistas que, por sua mandam com atraso um sinal de reabastecimento à produção. Esta, por sua vez, através de outras delongas, envia aos fornecedores, através do departamento de compras, requisições para o reabastecimento de estoques da fábrica. Estas unidades funcionais são manipuladas separadamente, elas tendem a otimizar os seus objetivos, em vez de otimizar os objetivos da empresa. A utilização de uma construção sistêmica implica uma sistema integrado eliminando definicências tais como demoras e informações falsas que são comuns no funcionalismo. Outra vantagem do enfoque sistêmcio é que os objetivos da empresa serão primários evitando a priorização de um departametno em detrimento de outro, como é comum acontecer no funcionalismo

3 3. Rede de fluxo de dinheiro O dinheiro é um segundo sistema de fluxo que seria útil planejar, rastrear e controlar. ACIONISTAS BANCOS AMBIENTE EXTERNO CLIENTES EMPRESA TRABALHO GOVERNO AMBIENTE EXTERNO FORNECEDORES COMUNIDADE Consequências da departamentalização e vantagens do enfoque sistêmico No passado deu-se muita ênfase aos padrões externos de fluxo de dinheiro, através das atividades de financiamento com respeito a bancos, acionistas e governo; das atividdes de compra com resepeito a fornecedores; das atividades de comercialização comrespeito a clientes; e das atividades de contabilidade com resepeito ao trabalho. Uma tal baralhada de responsabilidades separadas, com respeito aos fluxos ambientais de dinheiro resulta em muitos casos em empréstimos de emergência ou grandes reservas não produtivas de dinheiro

4 4. Fluxo de mão-de-obra Planejamento e controle do fluxo de mão-de-obra Fluxo de pessoal empresa-empresa e o empresa-governo/governo-emprea Distribuição dos recursos da mão=de-obra Os problemas da abordagem funcional 5. Rede de fluxo de máquinas, facilidades e energia Planejamento e controle da distribuição de recursos em termos de máquinas, facilidades e energia Responsabilidades: aquisição dos recursos do meio ambiental para a empresa e distribuição interna dos mesmo. O enfoque tradicional e problemas de formação de impérios O enfoque sistemico e suas vantagens: distribuição de recursos em termos de volume e taxa de fluxo, avaliação das máquinas e facilidades em termos de capacidade e balanceamento com relação à mão-de-obra e aos padrões de fluxo de materiais que passam por ela. 6. Sistema de informação Função de estabelecer os sensores apropriados e as unidades próprias de medidas para a aquisição de dados exigidos pelos quatro sistemas citados anteriormente. Manter extensos bancos de dados relativos aos processos de decisão envolvidos nos 4 sistemas anteriores. Informações refletindo a análise dos dados coletados. Transmissão imediata dos relatórios de excessão (quando gerados). Fornecer informações sobre quaisquer dos sistemas ja apresentados aos pontos de decisão dos outros sistemas de modo que as ações realizadas em um sistema pudessem ser refletidas enquanto elas causasem impactos sobre os outros. Neste sentido o Sistema de Informação serve de funçào de integração entre os outros sistemas tornando-se o centro nervoso de toda a empresa. Tal sistema requer constante manutenção para manter-se apto a responder a necessidade em constante mutação. Portanto nesta área a rigidez seria um perígo. A rigidez por exemplo poderia ter como consequência a relutância de reprogramação tornando o sistema lento ou incompatível com mudanças associadas a registros de dados. por exemplo. 7. Rede de Fluxo de Pedido Trata-se de uma rede de fluxo simbólica na qual a empresa está envolvida. Embora não represente um padrão de fluxos reais ela serve como um esquema de classificação. Enquanto os recursos são distribuídos através de decisões de gerência, eles são identificados por número e descrição de pedidos. O rastreamento dos recursos podem ser efetuados por tais números

5 Em alguns casos, vários pedidos poderão ser agrupados nas fases de operação de operação do sistema em que estejam presentes padrões de divergência e convergência. Por exemplo, vários pedidos poderão ser classificados como um único durante as operações de manufatura para a efetivação de longas séries de produção. Poderão também ser agrupados durante o transporte. Quando alcançam o último consumidor são então identificados como discretos. Agrupamentos arbitrários, que impeçam o fluxo físico devem ser revistos cuidadosamente para se evitar a subotimização dos processos de fluxo de operações. Entrada do Meio Ambiente Sistemas da Empresa Saída para o meio Ambiente Fronecedores Clientes Clientes Fluxo de Materiais Fornecedores Acionistas Máquinas Acionistas Bancos Fluxo de Dinheiro Bancos Trabalho Fluxo de Mão-de- Obra Trabalho Empresas Competidoras Governo e Comunidade Comunidade Empresas Competidoras Rede de fluxo Ambiente-Empresa

6 8. As Variáveis Básicas do Planejamento e Controle Nas redes de fluxo tres variáveis são fundamentais para o planejament oe controle: capacidade do sistema volume do sistema taxa de fluxo do sistema Para visualizar a interação destas tres variáveis, considere o sistema mecânico: Entrada Saída V 1 V 2 Análogo Mecânico de um Sistema de Fluxo Suponha que um fluxo (fluido) na Entrada. Enquanto houver pressão o fluido correrá pelo tubo na direçào da Saída. Tal estrutura não possui nenhuma capacidade de controle. Entre a Entrada e a Saída não existe nenhuma capacidade de manutenção do equilíbrio. Considere agora as válvulas V 1 e V 2 operando. Podemos predizer a operação do sistema mas ainda não podemos manter o equilíbrio do sistema. Por exemplo, se o tubo estiver repleto de fluido e V 1 e V 2 estiverem fechadas, no estado estátivo, o volume V C s (C s é a Capacidade do sistema). Se V 2 for repentinamente aberta o sistema se esvariará. Se por outro lado, abrindo V 1 (supondo pressão na Entrada) e mantendo V 2 fechada o fluido transbordará na conexão vertical do tubo. Para manter o equilíbrio é necessário um mecanismo de controle feedback (realimentação ou alimentação para tras ou ainda retroação) de V 2 para V 1 e feedforward (alimentação para frente) de V 1 para V 2. A figura que se segue ilustra este caso. Se houver um volume no tubo que seja igual ou menor que a capacidade do sistema, os impactos nas extremidades de entrada e saída poderão ser absorvidos contanto que os circuitos de informação feedback e feedforward operem com a devida rapidez. Por exemplo, caso apareça uma pequena abertura na válvula V 2, a informaçã feedback é transmitida a V 1 e esta é aberta, permitindo um fluxo semelhante, igualando a taxa de fluxo e mantendo assim o equilíbrio do sistema. Se por outro lado V 1 é aberta uma informação feedforward é disparada para V 2 e esta é aberta igualando o fluxo de entrada ao fluxo de saída, mantendo mais uma vez o equilíbrio do sistema. Pode-se ver, através deste exemplo, que o volume, a capacidade e a taxa de fluxo são elementos básicos para o planejamento e controle. A operação eficiente de um sistema de fluxo exige uma clara compreensão de sua capacidade. Isto evita sobrecarga no

7 sistema. Volume é outro ítem crítico pois relaciona-se com a intensidade do choque que o sistema pode absorver antes de se aplicar uma ação corretiva para evitar que a capacidade do sistema seja ultrapassada. Um volume baixo pode também ser crítico pois o sistema pode esvarizar ou atingir níveis abaixos do mínimo antes de uma ação corretiva. Tempo também é fundamntal. Se as informações para frente e para trás Entrada Saída FeedForward V 1 V 2 Feedback forem muito demoradas o equilibrio do sistema pode não ser mantido dentro dos máximos e mínimos especificados.