Portais Corporativos

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1 Portal Corporativo ou Collaborative Portal ou Intranet Portais Corporativos Informação e Gestão do Conhecimento Organização dos canais de informação Acesso aos sistemas da empresa Interligação do portal aos sistemas de integração das aplicações Todos os clássicos Web services Workflow Gestão Documental

2 Gestão do Conhecimento A Era do Conhecimento No início da Era da Informação a prioridade foi: Construção de bases de dados Informatizar as operações básicas da empresa Hoje: Bases de dados já estão construídas As aplicações básicas existem Os computadores pessoais estão disseminados por toda a empresa O poder da computação fundiu-se com o da comunicação criando uma nova capacidade de conectividadade Passámos à economia da informação. Na economia da informação os bens intelectuais, e não os bens físicos, são os que lideram e conduzem uma empresa ao maior sucesso...

3 A Era do Conhecimento A riqueza de informação cria uma pobreza de atenção Herbert Simon prémio Nobel Valor: o real valor da comunicação vem de localizar, filtrar e comunicar o que é útil para o consumidor Custos: A informação tem custos significativos para ser produzida mas é muito barato reproduzi-la Os custos dominantes da produção de informação são custos afundados. Os custos de reprodução são marginais Necessidade de Optimizar a Empresa InfoSmog Demasiada informação para efectuar acções eficazes ou tomar decisões baseadas em informação Gerir a saída do conhecimento Como substituir o conhecimento quando este sai da empresa Como arranjar meios de substituição rapidamente? Descentralizar a tomada de decisões Reagir rapidamente às mudanças do mercado Reagir rapidamente às nova oportunidades Como confiar em decisões Facilidade de gerir parcerias Certas competências básicas são, geralmente, mais fáceis de comprar do que desenvolver internamente O negócio deve simplificar o modo de parceria com os fornecedores, intermediários, clientes e outras empresas de outsourcing. 6

4 Conhecimento Faculdade de conhecer, de ter informação; Maneira de compreender, de perceber; Conhecimento intuitivo de alguma coisa; Nova Enciclopédia LAROUSSE Definição táctica Capacidade de transformar informação e dados em acções efectivas Dados - vêm sob forma de medidas Informação - um facto definido sobre medidas 7 Conhecimento Dados Característica Não interpretados Estado bruto Exemplo Informação Significado associado aos dados S O S Conhecimento Propósito e competência associado à informação Potencial para gerar nova informação Alerta de emergência Iniciar operação de salvamento 8

5 Onde encontrar conhecimento Conhecimento Informação Dados 1. Interpretar grandes volumes de dados 2. Determinar conceitos e ideias adquirir conhecimento 3. Documentar e empacotar 4. Distribuir aos empregados, clientes, fornecedores que o necessitam Tácito Instinto Valores Princípios Experiência Explícito Documentos Bases de Dados Processos Cultura 9 Como optimizar? Componente organizacional : Identificar o conhecimento crítico : Organizar o conhecimento : Organizar a empresa à volta do conhecimento Sistemas de Informação Implementar ferramentas que suportem os processos da empresa Implementar uma framework de suporte às ferramentas e aos processos da empresa Integrar Colaboração Unificação 10

6 Componente Organizacional Organizar a informação Definir vocabulário comum (ex.: produto, versão, autor,...). Evitar a falácia de indexar tudo. Base comum organizada para procura Definir tipos de conteúdos. Organiza o fluxo de informação pela estrutura da empresa. Mantém a disciplina na informação Propriedade Nível de detalhe Audiência apropriada 11 Componentes chave Gestão de Conhecimento Conteúdos Tecnologias Pessoa s Produzem conhecimento Usam conhecimento Captura Armazenamento Distribuição Dados Informação Conhecimento 12

7 Sucesso da Gestão de Conhecimento Saberá que é positivo quando verificar: : Aumento da eficiência no desenvolvimento de novos produtos, nos ciclos de produção, vendas e serviços. : Melhores decisões nas linhas de frente dos ciclos de desenvolvimento, produção, vendas e suporte. : Melhor capacidade de angariação rápida de novas parcerias. : Aumento da moral e da motivação porque os colaboradores efectuam decisões mais eficazes. : Aumento da lealdade dos clientes devido ao aumento de confiança nos colaboradores da empresa. 13 Trabalho Corporativo Sistemas de Distribuição do Conhecimento Mecanismos de Partilha de Conhecimento Perfis de especialização Colectar, organizar e associar informação em grupos customizáveis Assegurar a entrega às pessoas certas no momento certo através de especialistas ou repositórios de informação Alimentar comunidades de interesses comuns Sistemas de Q&A categorizáveis e customizáveis E-learning e e-tutoring Mecanismos de Integração Integração com Web e aplicações clientes Integração com Sistemas Legados e outros repositórios de informação Mecanismos Organizacionais Capacidade de reflectir e suportar a realidade organizacional empresarial Flexibilidade perante a mudança organizacional 14

8 Trabalho Corporativo Troca de ideias e informação em regime one-to-one Considerado como o melhor sistema de aprendizagem Levar a quem necessita de conhecimento o conhecimento de quem o tem Identificar os níveis de expertise na empresa e mesmo fora da empresa 15 Trabalho Corporativo SDC BD Portal Intranet Outros sistemas Repositórios 16

9 Portal Empresarial Antes: Busca e Procura O utilizador é o portal... Depois: Portal WUI O portal surfa pelo utilizador Gestão de Canais Associação Gestão de Recursos Portal Acompanhamento de actividades Agregação Personalização 17 Portal Colaborativo como Evolução do ERP Pre-ERP ERP Workplace People Perform Functions Facilitate Processes Drive Collaboration Systems Static Support Best Dynamic Practices Focus On Systems Processes People

10 Portal Corporativo Componentes fundamentais Intranet X Workplace X Back BackOffice Applications X X X X Front FrontOffice Applications X X X Personal Information X Internet/ Third ThirdParties X

11 Portal Empresarial Alta Importância para o Portal Integração SAP e DW Self-service Cliente, Colaborador, Parceiro Integração Gestão Documental Workflow Formação Segurança Pesquisa, Canais FAQs Grupos de Discussão Newsletter, Clipping Personalização Prioridad e alta Prioridade média Prioridade baixa Bolsa Jornais Baixa Baixa Facilidade de Integração Alta Portal Corporativo Integrar Aplicações Criar a diferença Gestão Documental Análise e Reporting Workflow Trabalho Corporativo Middleware Motores de Procura Gestão de Conteúdos 22

12 Componente Técnica Portal Interface Browser Acesso Firewall Segurança Password Cookie - Autenticação Inteligência Personalização Procura - Agentes Aplicações Calendário Páginas Amarelas Análises Indicadores de Gestão - GED Data Warehouse Sistemas Legados Repositórios Repositórios Conteúdos Directórios Públicos 23 Componente Técnica Interface Criar uma visão universal da empresa 24

13 Componente Técnica Inteligência Experiência personalizada da informação Registro Registro dos utilizadores em grupos ou comunidades de interesses que partilham a mesma informação Subscrição Procura Subscrição dos utilizadores em diferentes grupos ou categorias de informação Procura nos repositórios de informação conforme os pedidos ou questões dos utilizadores 25 Componente Técnica Repositórios Armazenamento Clientes Empregados Catálogos de Informação SGBD Exchange Documentos Fornecedores SAP Media 26

14 Workflow Definição Automatização de processos ou de percursos de trabalho nos quais são passados documentos, informação ou tarefas segundo determinadas regras ou procedimentos de um participante para outro. Workflow Management Coalition (WfMC) O workflow tem a ver com... Processos de negócio (...BPM...) Pessoas

15 Workflow... Porquê? As soluções de Workflow possibilitam A automatização de processos de negócio transversais à organização Normalização das formas de trabalho Aumento da eficiência global Características e funcionalidades Formaliza os circuitos de autorização e aprovação Digitaliza os suportes físicos dos processos de negócio Potencia a gestão de recursos da organização Permite a obtenção de indicadores operacionais, KPI Assegura a segurança da execução dos processo Integra com actividades e procedimentos manuais Workflow: principais vantagens O potencial para melhorar a gestão de recursos da organização: menores tempos de execução dos processos; menores custos associados à obtenção e movimentação de informação ao longo do processo; ganho de produtividade na realização das tarefas A obtenção de indicadores operacionais e de gestão recolhidos ao longo da execução do processo aumento da precisão e das dimensões de análise A segurança de execução do processo: redução do número de erros operacionais, melhor rastreabilidade do processo Integração com actividades e procedimentos manuais.

16 Modelo de Workflow Requisitante Definição do Processo A Instância do Processo A Gestor de Processos Resource Assignment Facilities Instância do Processo B Work List Pessoal Workflow : Conceitos Participante Entidade (utilizador ou sistema) que interage num dos passos de um processo. Tarefa/Actividade (work) Acção que um participante realiza no âmbito do processo Função do participante (role) Conceito que junta participantes que podem realizar uma mesma tarefa. Define o nível de acesso dos participantes para a execução das tarefas. Define a capacidade dos participantes para realizar determinadas tarefas. Lista de Tarefas (Worklist) Lista das tarefas que um utilizador específico/role tem que executar no âmbito dos processos em que é interveniente;

17 Workflow : Conceitos Rendezvous Espera por informação que permite reactivar um processo, ou geração de um evento que indique que a informação não chegou a horas. Exemplo: a aprovação de uma cirurgia para um seguro de saúde necessita de um relatório médico. O sistema deve correlacionar a chegada do relatório com o processo (suspenso) de aprovação. Distribuição de trabalho Distribuição das tarefas entre um conjunto de participantes disponíveis. Excepção Evento que ocorre fora da sequência normal de um processo de trabalho. Privacidade e Segurança Quem fez o quê e quando Histórico do processo (e não só dos dados) Os processos sensíveis são atribuídos a um grupo limitado de participantes Caracterização dos Processos Ad Hoc vs Estruturado Ad Hoc É definido um novo processo em cada situação. Assenta num conjunto simples de conceitos Negociação Aceitação Atribuição Verificação Não suporta grandes volumes Estruturado Bem definido Com prioridades estabelecidas Suporta grandes volumes

18 Caracterização dos Processos Horizontal vs Vertical Horizontal Conduz o processo através da organização Vertical Conduz o processo em cada passo Embebidos vs Autónomos Embebidos Existem dentro de uma aplicação e são específicos e optimizados para essa aplicação Autónomos Existem separados das aplicações e optimização o processo através das várias aplicações 1. O utilizador vê a sua lista de tarefas em vez de aceder a um menu de uma aplicação A visão do utilizador 2. A cada tarefa está associado um ecrã para decisão sobre o processo 5. O resultado de uma acção pode ser uma ou mais tarefas 3. Cada tarefa pode ter associado um ecrã diferente, consoante a acção a realizar 4. Cada ecrã pode ter associados dados operacionais ou documentos

19 Acompanhamento Processos Listagem de processos Acompanhamento Processos Listagem de Tarefas/Actividades A relação entre actividades, participantes e o tempo é facilmente perceptível a partir de uma listagem como esta.

20 Acompanhamento Processos Exemplo de monitorização visual (Oracle Workflow Monitor) A visualização gráfica do diagrama do processo é a instanciação do fluxo seguido ao desenhado. Indicadores Key Performance Indicators A avaliação é um instrumento fundamental na melhoria contínua. É uma mais valia para a gestão da organização. Para além de indicadores operacionais sobre os processos em curso, é possível ter indicadores de gestão (EIS)

21 Bottlenecks - Alteração de fluxo Aprovação 2 Yes End (Approve) Yes No Start Validação Yes Aprovação No End (Reject) No End (Approve) Yes Start Validação Yes Aprovação No End (Reject) No Benefícios Processos claros e estruturados Fácil esclarecimento de problemas/erros Auditoria e monitorização do processo Processos transparentes e percepção do caminho percorrido Rapidez de tratamento Descentralização dos processos de trabalho Visão partilhada sobre os fluxos dos processos Apoio no trabalho colectivo da organização Redução dos Riscos Operacionais pela automatização dos processos de trabalho Distribuição das tarefas de acordo com a capacidade dos participantes

22 Process Integration Architecture Arquitectura A Aproximação Baseada em Sistemas de Workflow Colaborador Aprovador Suporte WorkFlow A Apresentação Estados e Logs dos Processos Dados dos Processos ERPs SI DW O workflow funciona por cima dos sistemas operacionais existentes. O workflow oferece uma interface constante e única na realização de operações complexas e que podem afectar vários sistemas No sistema de workflow é guardado o estado do processo junto com dados particulares do mesmo

23 A A A A A A A Workflow... Plataforma Integradora Os sistemas de workflow devem também permitir interligar processos distribuídos na organização A interoperabilidade entre sistemas de workflow é ainda hoje em dia alvo de estudo e normalização Utilizador Business Supporting Systems Integração Workflow Dados Front Office Integração AWorkflow Dados Operation Supporting Systems Integração Workflow Dados Workflow... Plataforma Integradora Quando estamos perante um cenário no qual a integração dos processos de negócio é feita apenas com participantes que são sistemas/aplicações, os conceitos base do workflow ficam de certa forma comprometidos. Cliente Cliente Business Supporting Systems Integração Workflow Dados Operation Supporting Systems Integração Workflow Dados Middleware 8/28/2003 Dados José Alves Integração MarquesWorkflow / BPEL

24 Standards (workflow management coalition) Modelo de Referência big picture sobre como os standards se relacionam Especificações Abstractas Definem as interfaces existentes Bindings Especificam a norma para uma especificação Modelo de Referênicia (WfMC)

25 Uma visão dos standards (WfMC, Web Services e BPM) Gestão Documental

26 Gestão Documental Recibos Normas Facturas Circulares Cartas Manuais Notas de Encomenda Etc...etc...etc Faxes 51 Modelo de Armazenamento de Informação Bases de Dados Operacionais Bases de Dados mestre Bases de dados com dados corporativos eventualmente ser replicados Tipicamente contêm informação de clientes, parceiros de negócio, catálogos de produtos, Gestão Documental Arquivos de Documentos de Negócio Arquivo de documentos com valor legal Arquivo de logo termo e com poucos acessos Arquivo de Metadata Metadata técnica que define os tipos e as estruturas dos dados armazenados Metadata de negócio que pode incorporar informação para tratamento das ferramentas de datawarehouse Data Warehouses Data Marts

27 Modelo de Armazenamento de Informação Gestão Documental (PDMF) Meta Data Aplicações de Negócio Armazém de Dados Operacionais Data Warehouses Data Marts Bases de Dados Mestre Arquivo Documentos de Negócio Publicação Catálogo de Informação Taxonomia Classificação Procura/Obtenção Indexação Conteúdo Associação Personalização Prefis Metadata Gestão de Conteúdos Canais Notificação/ Entrega File System Propriedades Repositórios Attributos Conectores a Associações Aplicações Assembly engines Information brokers externos Publicação Templates Controlos de Acesso Gestão de Repositório 54

28 Decisão Taxonomy Search/Retrieval XML Conteúdo Repositório Conectores de Aplicações Interfaces de Documentos Personalização Catálogo de Informação Classification Indexing Metadata Standards Attributos Associações Accesso de utilizador Acesso Back-End Acesso a dados baseado em função UI Customizado Notificação de eventos Notificação/ Entrega OLAP OLE DB para OLAP Proprietário Ad hoc querys Reports parametrizados 55 Gestão Documental Sistema de Gestão Documental Mecanismos de captura e armazenamento/arquivo de documentos Adicionar os índices e atributos de documentos já em formato electrónico Adicionar o texto completo do documento Captura do imagem do documento Mecanismos de procura Procura por índices e atributos Procura em full-text Mecanismos de Integração Integração com Web e aplicações clientes Integração com Sistemas Legados e outros repositórios de informação 56

29 Gestão Documental Disponibillidade logo após introdução Acessibilidade à informação aumentada drasticamente Melhor controlo e segurança na gestão dos documentos Diminuição drástica de espaço ocupado fisicamente GD Diminuição de custos/ Aumento de rentabilidade Automatização de processos operacionais e administrativos Melhor condução do fluxo de informação Melhor capacidade de reacção 57 Ligação dos Processos à Gestão Documental Web Based Viewer Worklist Desktop Files ERM/COLD Scan Files Scan Services Fax Server Exchange Classificação Indexação Contexto Enterprise Atributos Referências Índices A Estados Doc Processos ument Workflow Processos Dados Management Imagem Imaging 58