ERP DE PRIMEIRA LINHA PARA PEQUENAS EMPRESAS?

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1 Maio de 2013 ERP DE PRIMEIRA LINHA PARA PEQUENAS EMPRESAS? VOCÊ NÃO PODE DEIXAR DE TER! Fonte de dados No final de 2012 e início de 2013, a Mint Jutras colheu mais de 450 respostas em uma pesquisa eletrônica para o Estudo sobre Soluções ERP. As respostas foram avaliadas pelo conhecimento do participante e pelo seu envolvimento em implementações de ERP. As respostas foram usadas para investigar metas, desafios e status em termos de ERP e estabelecer o desempenho comparativo das implementações de ERP. Os entrevistados representavam empresas de todos os portes. Entretanto, para fins deste relatório, selecionamos um subconjunto de PMEs (pequenas e médias empresas), definidas como empresas com 100 ou menos colaboradores. Isso gerou uma amostra de 175 respostas. Dois anos atrás a Mint Jutras fez uma pergunta, "Um sistema ERP está ao alcance de uma pequena empresa como a sua?" Nós rebatemos com uma pergunta alternativa: você pode deixar de ter um? Desde então nós temos observado um crescimento expressivo de novas implementações que substituem soluções já existentes de Planejamento de recursos empresariais (ERP, na sigla em inglês), assim como processos manuais, planilhas e outros aplicativos de negócios desenvolvidos internamente ou disponíveis no mercado. Isso significa que o nível das expectativas está cada vez mais elevado, com um número maior de empresas se beneficiando da economia e de outras melhorias proporcionadas por uma implementação bem-sucedida desse sistema. No entanto, também há evidências de que muitas companhias ainda lutam com as deficiências de sistemas carentes de uma solução integrada e dotada de recursos tecnológicos de última geração. Essas empresas parecem estar estagnadas, mas, na verdade, estão involuindo. Se sua empresa se enquadra nessa situação, talvez a questão seja: qual é o custo para você? RECAPITULAÇÃO O artigo que trata das duas questões apresentadas acima examina minuciosamente as desvantagens da inexistência de um sistema ERP e visa ajudar pequenas empresas a identificar uma necessidade e justificar o investimento. O texto destaca funcionalidades configuráveis e mais flexíveis, dotadas de recursos inovadores e avançada tecnologia, a preços inigualáveis. Ele faz uma exposição fundamentada dos vários benefícios tangíveis e intangíveis que podem ser alcançados por meio de uma implementação efetiva, e defende que sem um sistema ERP, empresas de pequeno porte operam com expressiva desvantagem competitiva, o que restringe suas condições de crescimento e sua rentabilidade. Depois de apresentar essas questões, realizamos duas coletas de dados, comparando os resultados medidos desde que as empresas implementaram um sistema ERP. As pequenas empresas participaram intensamente da pesquisa, fornecendo dados valiosos. Nossa hipótese ficou comprovada. Em três anos, a economia obtida gerou, em média, 100% de retorno sobre o ROI e os resultados positivos se mantiveram muito depois de pagos os custos iniciais. Claro que nem todos esses resultados podem ser creditados diretamente ao sistema ERP. Redução de gastos e outras melhorias costumam ser decorrentes de uma combinação de pessoas, processos e tecnologia. Contudo, o ERP pode ser um eficiente catalisador, principalmente para as empresas pequenas. Quando associado à implementação de melhores práticas, de

2 Pág. 2 de 8 Progresso medido em relação a metas possíveis: Foi solicitado aos entrevistados que classificassem o progresso (numa escala Nenhum progresso até Metas alcançadas) de cada uma das seguintes metas possíveis: Melhor visibilidade da gestão das operações, desde a cotação até o recebimento Crescimento sustentado sem pessoal efetivo adicional Redução da substituição de efetivo de pessoal Redução nos custos operacionais Redução nos custos administrativos Redução de custos de estoque Redução de estoque obsoleto Melhor utilização de recursos internos Redução do tempo de decisão (melhor processo decisório) Impacto positivo sobre o lucro final Redução de desperdício Mais valor para os clientes Incremento da produção padronização e de rígidas normas de medição, ele gera significativa economia nos gastos, além de outros aprimoramentos não menos expressivos. Então, por que o número de pequenas empresas que se valem desses benefícios não é maior? Embora apenas as menores desse grupo de empresas dependam exclusivamente de planilhas e processos manuais, encontramos evidências de que muitas lutam com sistemas carentes de uma solução ERP integrada e dotada de recursos tecnológicos de ponta. Talvez elas pensem que têm a solução "suficientemente adequada" ou, quem sabe, não estejam dispostas a empregar mais dinheiro, tempo e esforços ou, ainda, acreditem que esse tipo de sistema não está a seu alcance. Neste artigo, queremos demonstrar não apenas uma "média" em termos da redução de gastos e das melhorias alcançadas por essas empresas, mas também destacar os resultados obtidos por aquelas que contam com o que denominamos implementações de ERP de "primeira linha". Sim, um sistema ERP tem custo e requer esforços. Mas ele também traz ROI que, além de cobrir os custos iniciais, continua gerando economias depois de entrar em operação. ERP DE "PRIMEIRA LINHA" NAS PMES Neste artigo, quando usamos a expressão "primeira linha", estamos nos referindo à implementação de ERP. Reunimos os números relativos à redução de gastos des de a instalação da solução ERP atual e conciliamos esses resultados com o progresso medido em relação a um conjunto de metas possíveis. É claro que nem todas as empresas têm os mesmos propósitos; mas, quanto maior o número de objetivos definidos e maior o progresso obtido em relação a eles, maior será a probabilidade de que a implementação seja classificada como "primeira linha". Por último, contrabalançamos os resultados com algumas medidas universais de desempenho. Cada empresa recebe uma "pontuação" que agrega as três medidas e as 20% melhores do ranking são classificadas como "primeira linha". de primeira linha com aquela obtida por todas as outras, na Figura 1. Figura 1: Economia medida desde a implementação do sistema ERP Custos operacionais Primeira linha Custos administrativos Todas as outras Custos de manutenção de estoques* * Apenas para produtores e distribuidores Estoques OBSOLETOS*

3 Pág. 3 de 8 Sem dúvida que as categorias de custos operacionais e administrativos são bem amplas e podem representar diferentes recursos e funções, dependendo do tipo de organização considerada. Uma definição precisa é menos importante quando a economia é medida como percentual do custo total. Considere seus custos operacionais e administrativos e, caso você seja produtor ou distribuidor, inclua os custos de manutenção de estoques. Tome 5%, 9% ou 10% e faça as contas. Seu ROI deve estar nessa faixa. Essa é a economia média gerada por implementações que não são de "primeira linha". Depois, pegue os mesmos 5% a 10% e multiplique por dois, três ou quatro. Você encontrará a economia média produzida por implementações de "primeira linha". Se 5% é um número significativo, 21% é extraordinário. Não chega a ser surpreendente que 57% das implementações de ERP de "primeira linha" feitas nas PMEs gerem 100% de retorno sobre os investimentos, em um a dois anos (Figura 2). Figura 2: ROI efetivo alcançado (100% de retorno sobre os investimentos) Primeira linha Todas as outras < 1 ano 1-2 anos 2-3 anos 3-4 anos 4-5 anos > 5 anos Mesmo considerando que nenhum de nossos entrevistados relatou ter obtido 100% de ROI em menos de um ano, nós incluímos essa condição na Figura 2, pois um percentual expressivo dos participantes da pesquisa (30%) esperava obter tal resultado dentro de um ano. Projetar um retorno total sobre os investimentos em ERP em menos de um ano é irreal. Levando em conta que o marco de tempo médio para a "entrada em operação" é de 6 meses e 33 dias, não resta tempo suficiente para recuperação total do valor investido. Ao mesmo tempo que a economia de custo é um parâmetro importante para justificativa de investimentos e rentabilidade, ela também é o foco do sistema ERP. Para manter vantagem competitiva, você também precisa gerar resultados que possam ser percebidos por seus clientes (e constatados em seus serviços). Para mensurar esse tipo de sucesso, empregamos diversas métricas, que são apresentadas na Figura 3. Em relação à medida da economia de custos, deixando de lado a rentabilidade, avaliamos as melhorias desde a implementação do sistema ERP.

4 Melhoria ERP de primeira linha para pequenas empresas? Você não pode deixar de ter! Pág. 4 de 8 Métricas definidas Atendimento de pedidos e de entregas pontuais 100% concluídas, no prazo ou antes da data de entrega prometida Retenção de cliente é o percentual de clientes mantidos no ano anterior Duração de ciclo para distribuidores: recibo do cumprimento de pedidos Fabricantes: início da produção do principal produto Resultado total de medidas de produção ou volume unitário volume Figura 3: Outras melhorias, avaliadas desde a implementação do sistema ERP Rentabilidade YOY Primeira linha Implantação Fidelização completa e do cliente dentro do prazo Todas as outras Duração do processo* *Apenas para produtores e distribuidores ** Apenas para produtores Incremento da produção** A rentabilidade é uma exceção, principalmente em função da grande maturidade das implementações de ERP. Entre os entrevistados, 29% implementaram a solução ERP atual nos últimos dois anos, enquanto 12% estão operando com implementações feitas há mais de dez anos. Embora a rentabilidade seja um parâmetro legítimo para medir desempenho, ela também está sujeita a influências adversas externas, como condições de economia e mercado. É possível que empresas que implementaram o ERP antes da mais recente recessão econômica tenham observado impacto negativo sobre a lucratividade, forçando a adoção de ações de recuperação. Por outro lado, implementações novas podem ter sido feitas na fase de rentabilidade ascendente. Qualquer que seja a situação, o incremento da rentabilidade deve ser um objetivo sustentável. Assim sendo, adotamos o aumento da lucratividade nos dois últimos exercícios fiscais como forma de normalizar a medida. As demais métricas são interdependentes. A completude e a pontualidade da implantação são medidas essenciais, quer você esteja implementando um produto físico ou um serviço, e podem ter impacto direto sobre o grau de fidelização dos clientes. Para produtos físicos sujeitos a deslocamentos (como produtores ou distribuidores), os prazos podem afetar não só sua capacidade de entregar o prometido como de atender às demandas do cliente. E, sem dúvida, a condição de incrementar o nível de produção é fundamental para o crescimento das empresas de manufatura. Conforme observamos em nosso relatório anterior, um sintoma da necessidade de um (novo) sistema ERP é a falta de possibilidade de atender às demandas dos clientes, mesmo aumentando os níveis de estoque e pessoal. Embora o retorno sobre os investimentos possa ser gerado por inúmeras fontes e esteja sujeito a variações de uma empresa para outra, essas métricas não são apenas bons indicadores de desempenho, como também podem sofrer impacto direto de implementações de ERP bem-sucedidas. De fato, sem uma boa e robusta solução ERP, é muito difícil, senão impossível, alcançar o desempenho sustentável

5 Pág. 5 de 8 característico das empresas bem administradas. Esse efeito é um dos principais motivos pelos quais as implementações medianas de ERP obtêm níveis extraordinários de melhorias. Os resultados das implementações de "primeira linha" superam todas as expectativas. ESSES RESULTADOS ESTÃO FORA DE SEU ALCANCE? Se você não pode se vangloriar com um tipo de resultado como esse, talvez sua implementação de ERP seja sofrível ou, pior, nem tenha uma implantada. Os dados levantados pela pesquisa da Mint Jutras indicam que o índice geral de adoção dos sistemas ERP fica na casa de 66% e um pouco acima (76%) no setor de manufatura. Contudo, consideramos que esse número esteja superestimado, porque algumas empresas acreditam que sua solução atual seja ERP, quando, na verdade, está bem longe disso. Parte do problema reside na definição de ERP. Esse acrônimo é usado de forma bastante genérica por provedores de soluções e observadores e consumidores do setor de software. A Mint Jutras define ERP como um pacote integrado de módulos que oferecem um sistema de registro operacional e transacional para sua empresa. No entanto, soluções mais efetivas de ERP fazem hoje muito mais do que isso e, portanto, aquelas que oferecem menos não podem ser classificadas como tal. Ainda assim, essa definição abrange um escopo muito amplo de soluções. Todas as empresas, grandes e pequenas, e mesmo aquelas sem fins lucrativos e os organismos governamentais, têm necessidades contábeis básicas. Porém, se sua solução cobre apenas as atividades contábeis, ela não é ERP. Todas as companhias fazem compras e controlam seus pedidos. Muitas recebem pedidos de venda ou lidam com contratos para fornecimento de mercadorias ou serviços. Um sistema ERP deve ter recursos para administrar os processos de negócios básicos que cobrem do suprimento ao pagamento e da entrada do pedido ao recebimento, além de registrar todas as transações no livro Razão, de forma integrada. Para aqueles que manipulam mercadorias fisicamente, também está envolvida a gestão dos estoques e para os fabricantes, a gestão da produção. Talvez seja possível administrar aspectos básicos, embora ineficientemente, sem contar com um sistema ERP integrado. Todavia, você estará classificando de "ERP" um sistema que na verdade é um aglomerado de aplicativos, comerciais ou desenvolvidos internamente, dependentes de processamento em lotes ou mesmo com interfaces de tempo real. A Figura 4 indica quais são os sistemas ERP que as soluções atuais substituem. Nota: apenas em uma pequena minoria ocorreu a substituição de um ERP por outro. No entanto, são poucas as empresas que só contavam com processos manuais e planilhas antes da implementação da solução atual. As soluções mais encontradas foram as "personalizadas", que, na maioria das vezes, eram desenvolvidas na própria empresa e careciam dos valiosos recursos de ERP disponíveis atualmente.

6 Pág. 6 de 8 Figura 4: O que a sua solução atual de ERP substituiu? Solução única desenvolvida pelo cliente Diversos aplicativos desconexos desenvolvidos pelo cliente Pacote com um único aplicativo comercial Processos manuais e planilhas Outra solução ERP, oferecida por um fornecedor diferente Pacote com múltiplos aplicativos comerciais Uma solução ERP diferente, oferecida pelo mesmo fornecedor PME Quer sejam sistemas comerciais ou desenvolvidos internamente, se você está operando com um conjunto desarticulado de aplicativos empresariais fragilmente conectados, não chega a ser surpreendente que não consiga obter resultados semelhantes aos descritos neste artigo. É bem provável que nem esteja executando um sistema ERP. PREPARADO PARA A MUDANÇA? FAÇA UMA ESCOLHA CONSCIENTE Muito já se falou sobre a escolha de um sistema ERP e não faltam consultores independentes aptos a ajudar nesse processo. Saiba que o software em si, embora essencial, não será o único fator determinante do sucesso ou fracasso do empreendimento. O suporte disponibilizado pelo provedor de sua solução ERP e pelos parceiros dele também é fundamental, assim como o suporte interno de sua empresa, que deve partir dos níveis mais altos da organização. Não se engane; uma nova implementação de ERP é uma empreitada de grande porte. Afinal de contas, o sistema será utilizado na gestão de seus negócios. Portanto, cuidado ao fazer sua escolha! A escolha de um software com a melhor adequação e funcionalidade sempre foi a prioridade dos comitês de seleção; mas, a facilidade de uso vem ganhando mais espaço pois os usuários de ERP se habituaram com as interfaces intuitivas e com os aplicativos de simples utilização. Embora o "nível empresarial" prevalecesse sobre a "classe de consumidor", a predominância dos aplicativos voltados ao consumidor disponíveis atualmente para os equipamentos móveis, inverteu essa relação. Ninguém espera ser obrigado a ler um manual para poder navegar nas telas; contudo, a facilidade de uso abrange mais do que a simples navegação. Os processos precisam modelar seus negócios efetivamente e, além disso, melhorar sua eficiência. Certifique-se de que os fluxos de trabalho possam ser configurados para atender às suas necessidades e não negligencie o treinamento. Caso contrário, você vai subutilizar a solução.

7 Pág. 7 de 8 A Tabela 1 exibe as prioridades relativas atribuídas pelos entrevistados a diversos critérios de seleção importantes a serem considerados. A tabela é classificada em ordem decrescente de importância, de acordo com as respostas das PMEs. Mas a diferença em termos de prioridade para aqueles que partiram para o desenvolvimento de implementações de primeira linha também oferece grandes ensinamentos. Tabela 1: Critérios de seleção priorizados Prioridades dos critérios de seleção Foi solicitado aos entrevistados que classificassem a prioridade de cada item na escala de 0 a 4: 4 Imprescindível /Muito importante 3 Importante 2 Pouco importante 1 Seria bom ter 0 Sem interesse Total Primeira Todas as linha outras Facilidade de uso 3,48 3,26 3,54 Adequação e funcionalidade 3,30 2,97 3,38 Qualidade e disponibilidade dos serviços de suporte do fornecedor 3,21 3,15 3,23 Facilidade e rapidez de implementação 3,20 3,06 3,24 Flexibilidade para lidar com a dinâmica das necessidades empresariais 3,15 3,12 3,16 Tecnologias e recursos de integração 3,09 3,32 3,03 Capacidade para personalizar funções sem programação 3,08 3,21 3,05 Deve ser uma solução completa e integrada (preferível em relação a soluções multiponto) 3,04 3,03 3,04 Custo total de propriedade 3,03 3,03 3,04 Custo do software 3,01 3,00 3,01 Nível da experiência setorial oferecida 2,99 3,15 2,96 Disponibilidade de sua opção preferida de implementação 2,80 2,91 2,77 Possibilidade de escolha entre diferentes opções de implementação 2,65 2,97 2,56 Disponibilidade de acesso a dados e funções do sistema ERP via equipamento móvel 2,63 3,03 2,53 A primeira diferença que observamos é que as características tradicionais de facilidade de uso, adequação e funcionalidade não são a principal prioridade para as implementações de "primeira linha". Na verdade, adequação e funcionalidade estão em 11º lugar para as PMEs de primeira linha. Podemos daí concluir que esses fatores não são importantes? Não necessariamente. A maior parte das funcionalidades centrais de um sistema ERP evolui ao longo do tempo e uma solução abrangente, baseada em tecnologia moderna e pronta para uso, deve atender às necessidades da maioria das PMEs. De fato, 43% das PMEs concordam que 80-85% de suas necessidades básicas são satisfeitas por qualquer solução e, desse modo, priorizariam a instalação de um sistema nesses moldes, por cujo serviço pagassem mensalmente, podendo assim canalizar mais recursos para ações voltadas à diferenciação da empresa no mercado. Esse percentual salta para 74% no caso das implementações de primeira linha. Portanto, tais implementações enfatizam outros critérios. O principal deles é a integração entre tecnologia e recursos. Embora um sistema ERP deva proporcionar uma solução completa para administração dos negócios, é bastante improvável que ele seja o único aplicativo de sua empresa. Mesmo que você não tenha necessidade de manter integração com outros aplicativos empresariais adquiridos, é quase certo que precisará interoperar com clientes e/ou fornecedores. E essa interoperabilidade depende dos recursos de integração disponíveis.

8 Pág. 8 de 8 As implementações de primeira linha também dão maior destaque à possibilidade de personalização de funções, sem que seja necessário recorrer à programação. Tradicionalmente, esse recurso tem sido implementado dentro do código-fonte e, com muita frequência, acabam se transformando em obstáculos para a implantação de novas versões. Uma solução baseada em tecnologia moderna deve proporcionar a maioria das "personalizações", se não todas, por meio de opções de adaptação e configuração. Quer você queira personalizar a aparência ou o fluxo dos processos de negócio, procure uma solução que lhe proporcione esse nível de configuração, sem qualquer mudança no código subjacente. Isso significa poder modificar a camada de apresentação, criar fluxos de trabalho e definir regras de negócio. Observe que as implementações de primeira linha priorizam a experiência setorial. Embora todas as soluções ERP atuais cubram as necessidades básicas, certos setores demandam funções específicas. Seu conhecimento do setor pode se refletir na própria solução, bem como influenciar o desempenho da equipe disponível para ajudar na implementação e no treinamento. CONCLUSÃO E RECOMENDAÇÕES Que tipo de recurso você utiliza atualmente para administrar sua empresa? Ele é de fato um ERP ou não pode ser classificado como tal? Qualquer que seja o caso, o sistema está gerando o tipo de resultado descrito aqui, quanto a redução de custos e outras melhorias que afetam a qualidade do serviço que você oferece a seus clientes? O incremento de rentabilidade é sustentável ano após ano? Você está conseguindo fidelizar seus clientes e conquistar novos? Muitas PMEs pensam que um sistema ERP só está ao alcance das grandes corporações. Entre elas, não são poucas as que enfrentam problemas decorrentes do uso de planilhas e aplicativos desconexos. Outras, veem-se às voltas com sistemas obsoletos e desatualizados que não atendem às suas necessidades. Talvez considerem os aplicativos disponíveis "suficientemente adequados" ou, quem sabe, não acreditem que esse tipo de recurso possa fazer alguma diferença para a empresa. Mas, o que pensariam da possibilidade de dar um passo enorme e ter um sistema ERP que se pagasse no período de um a três anos? De fato, a decisão de comprar uma nova solução ERP não é simples. Ela pode e deve ter um grande impacto sobre seus negócios, mas, felizmente, o impacto é positivo. Em vez de pensar apenas em quanto você pagará pela solução ERP, avalie qual será o preço de não ter uma solução ERP de primeira linha. Você consegue apontar economias de custo de 5% a 10%? Você pode, de fato, competir com aqueles que contam com o sistema e alcançam melhorias de 23% a 29%? Se sua resposta a qualquer uma dessas perguntas for "Não", isso indicará que está pagando um preço bem maior do que imagina. Sobre a autora: Cindy Jutras é mundialmente reconhecida como especialista em análise do impacto de aplicativos empresariais sobre o desempenho dos negócios. Lançando mão de sua experiência corporativa de mais de 35 anos e de sua especialização em produção, cadeia de suprimento, atendimento ao cliente e gestão do desempenho empresarial, Cindy desenvolveu, nos últimos 7 anos, testes de benchmarking relativos ao desempenho de soluções de software no contexto dos benefícios empresariais da tecnologia. Em 2011, Cindy fundou a Mint Jutras LLC (www.mintjutras.com), empresa especializada em analisar e divulgar o valor que os aplicativos empresariais agregam aos negócios.

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