Curso de Engenharia de Computação VANTAGENS DA IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA ERP: UM ESTUDO DE CASO NA OSG FERRAMENTAS

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1 Curso de Engenharia de Computação VANTAGENS DA IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA ERP: UM ESTUDO DE CASO NA OSG FERRAMENTAS Paulo Augusto Tittanegro Campinas São Paulo Brasil Dezembro de 2007

2 Curso de Engenharia de Computação VANTAGENS DA IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA ERP: UM ESTUDO DE CASO NA OSG FERRAMENTAS Paulo Augusto Tittanegro Monografia apresentada à disciplina de Trabalho de Conclusão do Curso de Engenharia de Computação da Universidade São Francisco, sob a orientação do Prof. Adalberto Nobiato Crespo, como exigência parcial para conclusão do curso de graduação. Orientador: Prof. Adalberto Nobiato Crespo Campinas São Paulo Brasil Dezembro de 2007

3 VANTAGENS DA IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA ERP: UM ESTUDO DE CASO NA OSG FERRAMENTAS Paulo Augusto Tittanegro Monografia defendida e aprovada em 10 de Dezembro de 2007 pela Banca Examinadora assim constituída: Prof. Adalberto Nobiato Crespo (Orientador) USF Universidade São Francisco Campinas SP. Prof. Luiz Sérgio Carvalho Conceição USF Universidade São Francisco Campinas SP. Prof. Márcio Henrique Zuchini USF Universidade São Francisco Campinas SP.

4 Dedicatória Dedico este trabalho a todos aqueles que são importantes na minha vida: meus pais, minha família, meus amigos e meus mestres.

5 .Agradecimentos Agradeço a meus colegas de trabalho e meus professores que me acompanharam em meu aprendizado e me incentivaram na elaboração deste trabalho. Agradeço também ao Prof. Adalberto Crespo, que me auxiliou em todas as fases deste trabalho. v

6 Sumário Lista de Siglas...vii Abstract...ix 1 Introdução Definição ERP: História do ERP: Principais ERP s: Definição de EDI (Eletronic Data Interchange) Objetivo Histórico da Empresa Histórico do departamento de TI na empresa: Objetivos da Empresa com a Implantação do sistema ERP: Principais Motivações das implantações de sistemas ERP Critérios utilizados para a Escolha do Software ERP: Classificação das vantagens: Principais vantagens alcançadas Problemas encontrados na implantação do ERP CONCLUSÂO: Contribuições Trabalhos futuros Referências bibliográficas...23 Anexo I Site da empresa Datasul (Divulgação do caso de sucesso)...25 Anexo II Revista da Datasul (Divulgação do caso de sucesso) vi

7 Lista de Siglas CRM (Customer Relationship Mangement) nova tecnologia de banco de dados que possibilita gerenciar melhor os processos, segmentos de mercado e principalmente os relacionamentos com os clientes. EDI (Electronic Data Interchange) - troca estruturada de dados através de uma rede de dados qualquer ERP Enterprise Resource Planning: sistema de banco de dados desenvolvido para gerenciar a empresa como um todo (produção, estoque, vendas, financeiro, custos, compras, preços, cobranças, caixa, qualidade e auditorias). MRP Material Requirements Planning: sistema de planejamento e gerenciamento das etapas de produção. ROI (Return Of Investment) Retorno de investimento TI Tecnologia da Informação vii

8 Lista de tabelas Tabela 1 - Tabela de classificação dos ERP s... Pág. 06 Tabela 2 - Plano de ação para revitalização do departamento de TI... Pág.10 Tabela 3 - Principais motivações para implantação de um ERP... Pág.13 Tabela 4 - Critérios utilizados para a escolha do software ERP... Pág.13 Tabela 5 - Módulos implantados na empresa... Pág.14 Tabela 6 - Classificação de benefícios relacionados a sistemas... Pág.17 viii

9 Resumo As vantagens da implantação de uma um Sistema de Gestão Empresarial (ERP), mais as mudanças organizacionais e estruturais necessárias para superar este desafio, são o objeto do presente estudo. Além disso, atingindo os objetivos estabelecidos, a empresa foi reconhecida como um dos principais casos de sucesso de implementação do sistema Datasul. PALAVRAS-CHAVE: sistemas integrados de gestão, mudança organizacional, integração, sistemas de informação. Abstract The advantages of an Enterprise Resource Planning (ERP) implantation, further organizational and structural changes necessary to overcome this challenge are the subject of this study. Furthermore, reaching the established goals, the company was recognized as one of the success main cases of Datasul system implantation. KEY WORDS: integrated systems, organizational change, integration, systems of information. ix

10 1 INTRODUÇÃO Com o objetivo de aumentar a competitividade e lucratividade, diversas empresas estão, neste momento, implantando ou negociando a aquisição de sistemas de gestão empresarial, também conhecidos como sistemas ERP (Enterprise Resource Planning). Também incentivadas pela queda considerável de preço e pelas excelentes opções de software, inclusive no mercado nacional, as empresas buscam esta ferramenta com o objetivo de integrar os processos empresariais, planejar, controlar e fornecer suporte a todos os processos operacionais, produtivos, administrativos e comerciais da empresa. O que muitas destas empresas não sabem, é que esta aquisição obriga a empresa a repensar toda a sua estrutura operacional e organizacional, inclusive mudando conceitos e quebrando paradigmas que possam comprometer a utilização do sistema e resultar na perda de muito dinheiro. Todo este trabalho de busca e implantação de um sistema adequado se torna praticamente impossível sem a ajuda de uma consultoria ou de profissionais especializados, mesmo para aquelas empresas que possuem grandes departamentos dedicados à Tecnologia da Informação - TI. Entende-se como departamento, uma área, divisão ou um segmento distinto de uma empresa sobre o qual um administrador (seja diretor, gerente, chefe, supervisor, etc.) tem autoridade no sentido do desempenho de atividades específicas, conforme classificação proposta por Chiavenato (1987, p. 295). Diante deste cenário, muitas empresas desenvolvem projetos de implantação de sistemas ERP sem a utilização correta de metodologias, deixando muitas vezes de focar a efetividade empresarial. A OSG Ferramentas de Precisão Ltda., empresa do ramo metalúrgico, com unidades em Bragança Paulista SP, Curitiba PR, São Paulo SP e Manaus AM, decidiu implementar um sistema ERP, tendo em mente ampliar seus horizontes de negócio, promover a integração tanto dos seus departamentos como das suas unidades e a melhoria contínua dos processos internos. Sem critérios para escolha e sem análise de viabilidade, optou pelo software ERP Microsiga. Como não houve nenhum planejamento de implantação, uma definição de equipe de suporte e uma consultoria adequada, as etapas de 1

11 implantação não foram cumpridas dentro dos prazos estipulados e dos custos estimados. Após a experiência obtida, maturação nos conceitos, aquisição de hardwares adequados, entre outros, outro sistema foi analisado com o uso de planejamento e todos os benefícios esperados foram alcançados. Após implantação do sistema e, conseqüentemente, conclusão do sucesso desta aquisição, a OSG Ferramentas foi amplamente divulgada pela Datasul. A marca OSG Ferramentas de Precisão foi difundida no site e revista da Datasul como um caso de sucesso (como mostra o Anexo I e II). Através deste material, é que surgiu a idéia de apresentar em um trabalho cientifico, o quanto pode render a parceria de uma multinacional engajada, com uma empresa de software com soluções inteligentes No capítulo 1 deste trabalho descreveremos a definição de ERP, sua origem, os principais ERP s disponíveis no mercado e a definição da tecnologia EDI. O capítulo 2 abordará todo histórico da empresa (deste estudo de caso), bem como o histórico do departamento de TI e o plano de ação para revitalização deste departamento, objetivos da empresa com a implantação do sistema e os critérios que foram utilizados para a escolha do software. Será abordado também, as principais motivações das implantações de sistema ERP. A seguir, trataremos no capítulo 3, a classificação e as principais vantagens da utilização deste software e do sistema EDI, que agiliza a comunicação entre clientes e fornecedores utilizando-se da troca eletrônica de informações. O capitulo 4 finaliza com os principais problemas encontrados na implantação do sistema, seguido das conclusões gerais obtidas através deste estudo de caso Definição ERP: ERP é a sigla de Enterprise Resourse Planning (Planejamento dos Recursos Empresariais). São softwares capazes de armazenar, automatizar, integrar, compartilhar e uniformizar as informações de uma empresa. Reuni e processa as informações de todas as áreas da empresa auxiliando a tomada de decisões. Para o autor Colangelo Filho, o sistema ERP: 2

12 Não há definição precisa e inquestionável do que seja um sistema ERP. Para nossos propósitos, vamos considerá-lo um software aplicativo 1 que permite às empresas: 1) Automatizar e integrar parcela substancial de seus processos de negócios, abrangendo finanças, controles, logística (suprimentos, fabricação e vendas) e recursos humanos. 2) Compartilhar dados e uniformizar processos de negócios. 3) Produzir e utilizar informações em tempo real (COLANGELO, 2001, P. 18). Os projetos de implantação de Sistemas ERP são considerados caros, demorados e complexos, o que os torna naturalmente arriscados, principalmente pelo investimento feito em tempo e dinheiro. Também pode ser considerado como regra geral para esse tipo de projeto, custar e demorar mais do que se espera, sendo alta a taxa de fracasso (BERGAMASCHI e REINHARD, 2003 apud SOARES) Os Sistemas ERP são um fenômeno de mercado. Ter um Sistema ERP como sistema de informação tornou-se para o mercado uma referência de controle e eficiência dos processos de negócio. Esta visão estende-se desde os acionistas até fornecedores e clientes aumentando o valor de mercado de uma empresa (OKAMOTO, 2004). 1.2 História do ERP: De acordo com Colangelo Filho, foi na década de 1960 que os computadores passaram a ser utilizados no suporte a processos de negócios, principalmente com aplicações financeiras. Os equipamentos possuíam capacidade limitada e um custo muito alto. Alem disso, iniciava-se a oferta de software no mercado, obrigando muitas empresas a desenvolver suas próprias aplicações. O uso da informática era quase que exclusivamente limitado a controles de estoque que antes eram realizados manualmente. Na década de 1970, os computadores tornaram-se mais poderosos e baratos. Surge o MRP (Materials Requirements Planning), voltados para aplicações manufatureiras. Sistemas que controlavam planejamentos de produção necessidades de estoque e capacidades de fabricação. Os sistemas MRPII (manufacturing Resources Planning) surgiram na década de 1 Caracteriza uma unidade de um software, sendo assim, um software é composto por um conjunto de aplicativos. 3

13 1980, como uma ampliação dos MRP s. Possuía os recursos do MRP s e tratava os aspectos financeiros e de custos de produção. Também nesta época os microcomputadores estavam difundindo-se. Com fim da guerra fria e o início da chamada globalização o ambiente de negócios se tornou extremamente competitivo e os softwares de MRP II passaram a cobrir o setor de finanças e de Recursos Humanos e assim foram denominados de ERP (Enterprise Resources Planning) Principais ERP s: Alguns dos principais ERP comerciais utilizados no mercado hoje são desenvolvidos por empresas como SAP (www.sap.com), RM Sistemas (www.rm.com.br), Microsiga (www.microsiga.com.br), DataSul (www.datasul.com.br), Primavera BSS (www.primaverabss.com), Logocenter (www.logocenter.com.br), SSA Global (www.ssaglobal.com) e Oracle (www.oracle.com), como mostra a tabela abaixo: Tabela 1 Classificação dos ERP S (Participação no mercado): Empresa - Faturamento Anual <US$40 US$40 a US$70 a US$150 a > US$300 Empresas milhões US$70 US$150 US$300 milhões Fornecedoras milhões milhões milhões Total SAP 0% 0% 5% 7% 88% 100% DataSul 8% 25% 62% 3% 2% 100% JD Edwards 10% 18% 30% 12% 30% 100% Microsiga 40% 23% 32% 4% 1% 100% BAAN 24% 20% 25% 8% 23% 100% SSA 5% 0% 45% 50% 0% 100% Peoplesoft 0% 0% 5% 10% 85% 100% QAD 15% 10% 20% 30% 25% 100% Oracle 0% 18% 4% 8% 70% 100% RM Sistemas 60% 15% 10% 10% 5% 100% Outros 14% 18% 25% 21% 22% 100% Total 10% 11% 25% 12% 42% 100% Fonte: Peoplesoft (2000) apud Baucia (2007). A Tabela 1 mostra como os grandes fornecedores de software como SAP e Peoplesoft, focalizam seu mercado em corporações de grande porte. Já empresas 4

14 como RM Sistemas e Microsiga, focalizam em pequenas organizações. O que faz com que uma grande parcela das pequenas empresas esbarrarem na barreira de custos de implementação de sistemas ERP. (BAUCIA, 2007) 1.4 Definição de EDI (Eletronic Data Interchange) De acordo com Mendes et al. (1997) citado por Santos & Pontes (2006) o EDI é o intercâmbio de informação entre parceiros autônomos que se associam, computador a computador, de todo o tipo de documentos comerciais formatados, segundo padrões ou normas. Este processo é ao mesmo tempo técnico e organizacional, uma vez que consiste na transformação de dados estruturados entre empresas através de meios eletrônicos e protocolos que obedecem mensagens normalizadas e estabelecidas por organismos internacionais. 1.5 Objetivo Neste trabalho será apresentado o resultado de um estudo de caso em uma implantação de sistema ERP, comparando o referencial teórico e a prática adotada na empresa com os benefícios mais expressivos em cada departamento da empresa. Também serão apresentados os fatores críticos e a fases utilizadas nesta implantação que é considerada um caso de sucesso pela empresa Datasul. 5

15 2 - HISTÓRICO DA EMPRESA A matriz do grupo OSG foi fundada em Março de 1938 no Japão pelo Sr. Hideo Osawa. Foi em 1968 que a OSG expandiu suas fronteiras para fora do Japão estabelecendo em Illinois, em Chicago (EUA), com a empresa OSG Taps & Die Corporation, iniciando suas atividades no Brasil em Sua linha de produtos compreende: machos de roscar, fresas de topo, brocas, alargadores, escareadores e cossinetes, fabricados com a mais alta tecnologia. As letras do nome OSG significam: O - Osawa (nome do fundador), S - Screw (rosca), G - Grinding (retificada). Segundo Kotler (1998, p. 28), produto é algo que pode ser oferecido para satisfazer a uma necessidade ou desejo. Nesse contexto, a OSG ferramentas de precisão desenvolve produtos e soluções específicas para o mercado. Durante a década de 70 a OSG ganhou uma posição sólida no mercado americano, continuando no Japão como empresa líder no seu segmento, nestes 66 anos de dedicação na fabricação de ferramentas de corte, a OSG sempre procurou o caminho revolucionário na usinagem de metais. Há 30 anos no Brasil, a marca OSG e conhecida e respeitada pelos usuários inclusive de toda América latina.. Neste século, a OSG quer colaborar com os usuários e o meio ambiente e para isso instituiu o "Tool Communication", palavra chave para o nosso Grupo no mundo, objetivando assim alinhar tecnologia, homem e natureza. A OSG é uma empresa que deseja manter a Terra preservada para as gerações futuras. No Brasil foi fundada em 12 de Novembro de 1974 no bairro do Brooklin em São Paulo. Em 1975 foi lançada a pedra fundamental da fábrica em Bragança Paulista, dando início a construção em um terreno de m 2, situado em um bairro residencial para manter a precisão e ajustes das maquinas, pois, não trafegaria caminhos pesados na região. Em 1977 iniciou a produção de machos para roscar, é considerado o carro chefe da empresa até os dias atuais. Em 1981 seu escritório muda para o baixo da Luz. Em 1983 Foi incrementada duas novas linhas: cossinete e fresa de topo. Em 1987, mais um pavilhão é construído dobrando a área fabril. 6

16 Sempre pensando no treinamento e qualificação de seus colaboradores, bem como no bem estar dos mesmos, em 1989 é inaugurada o Centro de Treinamento, campo de futebol, duas quadras poli esportivas, uma área com salão de festa e churrasqueira e um confortável alojamento para visitantes na Fundação OSG. Neste mesmo ano foi comprada uma colônia de férias no Guarujá litoral sul de São Paulo. Em 1996, buscando a qualidade contínua de seus produtos, recebeu a certificação da ISO9001:1994, atualmente está adequada e qualificada na versão ISO9001:2000. Em 1996, mais uma expansão predial, para tratamento térmico a vácuo, processo altamente sofisticado e confiável que proporciona um resultado muito superior ao dos processos convencionais, além de ser um processo extremamente limpo, onde não há geração de resíduos que possam contaminar o meio ambiente. Com esta expansão a OSG chega a uma estrutura de m2 de área construída. Em 1998 a área administrativa, até então situada em São Paulo, foi transferida para sua sede em Bragança Paulista. Em 2000 a OSG começou a desenvolver uma nova linha de produtos em metal duro, está nova linha visa atender clientes com alta performance e ferramentas especiais e é o mercado promissor para o futuro. Em 2001, o escritório comercial e assistência técnica mudam para o Tatuapé em um prédio próprio moderno e funcional de 850m 2. Visando a expansão para região Sul do Brasil e a proximidade aos clientes, em 2002 foi inaugurado a filia de São José dos Pinhais PR situada na área industrial e próximo da capital. Esta nova unidade foca as ferramentas especiais em Metal duro e prestação de serviço de re-afiação. Em 2002 com o fechamento da unidade fabril da Geórgia nos EUA houve um incremento na capacidade produtiva em Bragança que começou o fornecimento de ferramentas para América do Norte. Também em 2002 recebeu a certificação ISO14001 comprovando que toda nossa tecnologia não é geradora de resíduos ou poluição que possam agredir o meio ambiente. Em 2004 iniciou uma reengenharia na infra-estrutura computacional e a implantação de um sistema informatizado (ERP Enterprise Resouser Plain) em 7

17 parceria com a Datasul, objetivando a base para expansão das unidades e um melhor sistema de informação gerencial. A Datasul 2 é uma empresa brasileira de capital nacional, sediada em Joinville SC, pioneira no desenvolvimento e comercialização de soluções integradas de softwares de gestão empresarial, com 28 anos de presença no mercado. Os softwares desenvolvidos pela Datasul destinam-se a automatizar e gerenciar processos críticos de seus clientes, tais como: finanças, recursos humanos, logística, manufatura, dentre outros. Em Junho de 2006 foi inaugurada a mais nova empresa do grupo OSG. A OSG da Amazônia. Esta unidade também irá produzir ferramentas especiais em metal duro e foi aberta estrategicamente na Zona Franca de Manaus para poder atender com qualidade e rapidez os clientes do pólo industrial. De acordo com o que afirma Lacombe e heilborn (2003, p. 459), qualidade: Condiz com todas as propriedades ou características de um produto ou serviço (SIC) relacionadas à sua capacidade de satisfazer as necessidades explícitas ou implícitas dos que a utilizam, isto é, dos clinetes, sem prejudicar os que são afetados pelo uso do produto ou serviço (SIC) Histórico do departamento de TI na empresa: Departamento de Tecnologia da Informação Há alguns anos atrás este departamento ficava abaixo da controladoria e era chamado de CPD (Centro de Processamento de dados), apenas com três pessoas administrando a infra-estrutura e os sistemas desenvolvidos internamente em COBOL 3. Em 2004 a diretoria estava vendo um grande crescimento na empresa e sabia que os sistemas desenvolvidos internamente não conseguiriam suportar a necessidade abertura de filiais e muito menos as auxiliar nas analises gerenciais. A partir deste momento a diretoria disponibilizou recurso para a criação de uma nova infra-estrutura e a implantação de um sistema integrado. 2 Disponível em: 3 COBOL - Common Business Oriented Language (Linguagem Orientada aos Negócios) é uma linguagem de programação de Terceira Geração, amplamente utilizada., que define seu objetivo principal em sistemas comerciais, financeiros e administrativos para empresas e governos. 8

18 Foi então elaborado um plano de revitalização (Tabela 2) da infra-estrutura de informática e uma reformulação departamental, criando assim a área de TI (Tecnologia da Informação), desvinculada das demais áreas da empresa, com o objetivo de servir a todos os setores igualmente, buscando excelência de serviços e sempre estando prontamente apta a atender às mais complexas necessidades da empresa, seja nas plantas industriais como no escritório de vendas. Um novo espaço para a TI foi criado na unidade industrial de Bragança Paulista, equipado com novos equipamentos e mobiliário, novos colaboradores foram contratados e um novo conceito criado. Para que este objetivo fosse alcançado, o departamento traçou um cronograma de reestruturação total do departamento: 9

19 Tabela 2 - Plano de Ação para revitalização do departamento de TI: Descrição Detalhe Objetivo Estruturar o Departamento de TI Reestruturar sistema de manutenção e desenvolvimento dos sistemas atuais em Cobol Implantação do ERP Remodelar os serviços de internet Estruturar o departamento de TI, criar normas, procedimentos, classificar funções e determinar responsabilidades; Criar o espaço físico necessário.(contratação e treinamento dos analistas) O sistema de desenvolvimento e manutenção apresenta falhas e é necessário sua reestruturação e reorganização. Projeto de substituição do sistema atual pelo ERP DATASUL em todas as funcionalidades cobertas pelo sistema atual. (Levantamentos de necessidades e aquisição de licenças) Reorganizar a estrutura de serviços de internet visando melhor aproveitamento dos recursos de comunicação de dados. (Aquisição de servidores, Links de internet,etc. ) Criar toda a estrutura de um novo departamento para TI Tornar mais confiável a manutenção dos sistemas atuais. Evoluir de um sistema interligado para um sistema integrado. Melhorar comunicação de dados entre filiais, melhorar velocidade de acesso e baratear os custos. Reestruturar a rede de dados Finalizar a implantação do Microsiga no Depto de RH Reorganizar toda a estrutura física da rede de dados para melhorar o desempenho. (Aquisição de Switches, Hacks e troca de cabeamento). Interagir com a Microsiga visando terminar o processo de implantação dos Módulos do RH. (Planejar Integração entre os sistemas) Dar sustentação tráfego de dados do sistema de ERP Finalizar a implantação do Microsiga no RH Desenvolver política de backup Desenvolver política de compras Desenvolver política de segurança e acesso a informações Reorganizar telefonia fixa Substituição de PC antigos Fonte: Elaborado pelo Autor. Desenvolver, testar e implantar política de backup dos dados da empresa Desenvolver uma política de compras de equipamentos de informática Descrever uma política de segurança e acesso as informações de forma eficiente e simples. Reorganizar a telefonia fixa a fim de maior eficiência e menor custo Substituir os PC s antigos por máquinas novas através de reorganização e prioridades. Maior segurança aos dados críticos da empresa Maior confiança no fornecedor Maior confiança no armazenamento das informações. Menor custo Rejuvenescimento do parque de computadores. Além de toda reformulação departamental executada, outras atividades foram necessárias durante a implantação. Foi necessário que todas as atividades desempenhadas fossem devidamente mapeadas, procedimentadas e adaptadas de acordo com as normas exigidas por auditoria. 10

20 Hoje a TI é o maior departamento administrativo, possui um data-center e um sistema compatível com grandes empresas. Podemos subdividir a TI em duas grandes atividades: Infra-estrutura Responsável pela administração de servidores, micros e notebooks, impressoras, telefonia, redes com fio, Wireless, Segurança e outras atividades. Sistemas Equipe que tem como missão atuar como gestores de negócios na empresa, ou seja, administram os sistemas corporativos, implantam novas funcionalidades, propõe melhoria para as áreas e dão o suporte e treinamento sempre que necessário Objetivos da Empresa com a Implantação do sistema ERP: Entre outros fatores, os principais objetivos estratégicos qualitativos necessários ao cumprimento da meta de crescimento e liderança no mercado foram: Aumentar a capacidade operacional, agilidade de resposta ao mercado e produtividade da empresa, melhorando processos internos, o gerenciamento de informações e aperfeiçoamento da qualidade de informação gerada para tomada de decisão gerencial; Aumentar a competitividade da empresa bem com sua lucratividade, melhorando seu entendimento sobre o seu mercado para direcionar adequadamente o desenvolvimento de produtos e serviços diferenciados e buscando parcerias estratégicas; Evolução da marca e posicionamento estratégico de referência do mercado, oferecendo inúmeras soluções em ferramentas de usinagem e comunicandose de forma mais eficiente com o mercado. 11

21 2.3 - Principais Motivações das implantações de sistemas ERP. As principais motivações de uma empresa para realizar a implantação de um sistema de ERP podem ser classificadas em vários quesitos, como mostra a tabela 3: Tabela 3 Principais motivações das implantações de sitemas ERP: Fonte: BERGAMASCHI E REINHARD (2003) apud SOARES H Critérios utilizados para a Escolha do Software ERP: Após anos utilizando um sistema desenvolvido pela equipe interna da empresa, sem a velocidade de atualização e a confiança necessária, a empresa se deparou com mais um problema. Uma nova exigência do governo, o PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário), obrigava as empresas a enviar informações atualizadas de seus colaboradores. O sistema legado não possuía as informações e os requisitos necessários para atendimento desta exigência, então o departamento de recursos humanos foi o primeiro a buscar uma solução mais adequada a sua realidade de trabalho. Utilizando como único critério a indicação de uma empresa próxima, o software da Microsiga foi escolhido. 12

22 Sem nenhum planejamento, definição de equipe de suporte e uma consultoria adequada, as etapas de implantação não foram cumpridas dentro dos prazos estipulados e dos custos estimados. Após a experiência com o insucesso de projeto, a empresa verificou que para a correta implantação de um ERP seria necessária uma etapa de planejamento. Após uma pesquisa de mercado e contando com o suporte de consultoria especializada, a empresa optou pelas propostas mais coerentes a sua realidade e possibilidade de investimentos. Dentre as empresas pesquisadas, a Datasul e a Microsiga apresentaram propostas e levantamentos que aparentemente correspondiam às expectativas da gerência da empresa. As empresas foram contatadas para demonstração de seu produto e propostas de serviços. Esta apresentação foi acompanhada pelos gestores de todas as áreas da empresa. Segundo Bergmashi & Reinhard (2003), entre as empresa de soluções em software, podemos dividi-los de acordo com os módulos mais procurados pelos consumidores (figura 4). Tabela 4 Módulos mais utilizados nas empresas. Módulos Freqüência % Empresas Financeiro 36 83,7 Compras 36 83,7 Contábil 34 79,1 Industrial 31 72,1 Vendas 29 67,4 RH 16 37,2 Projetos 13 30,2 Outros 11 25,6 Manutenção 10 23,3 Marketing 7 16,3 Transporte 7 16,3 Serviços 5 11,6 Fonte: BERGAMASCHI E REINHARD (2003) apud SOARES H. Com posse de um formulário que continha uma avaliação de aderência do produto, cada gestor foi entrevistado e pode relatar quais benefícios e possíveis problemas poderiam ter com o produto apresentado e se o mesmo atendia o modelo de processo da empresa. 13

23 As propostas apresentadas pelas empresas possuíam um valor muito semelhante, porém, o que foi determinante para a escolha do produto foi o nível de compatibilidade as regras de negócio da empresa, a qualidade de suporte e a consultoria oferecida. A dificuldade encontrada no desenvolvimento de específicos na implantação prévia do Microsiga também favoreceu a Datasul, pois em ambos os produtos apresentados, haveria a necessidade de diversos programas específicos. Com a escolha pelo sistema da Datasul, pode-se implantar módulo a módulo cada departamento da OSG, detalhando-se sua configuração no modo padrão ou de rotinas específicas, como mostra a tabela 5. Tabela 5 - Módulos implantados na Empresa: Produto Módulo Tipo EMS Avaliação de Crédito Padrão EMS Caixa e Bancos Padrão EMS Compras Padrão EMS Contabilidade Padrão EMS Contas a Pagar Padrão EMS Contas a Receber Padrão EMS Controle de Compras Padrão EMS Controle de Contratos de Compras Padrão EMS Controle de Estoque Padrão EMS Controle de Investimentos Padrão EMS Controle de Qualidade Padrão EMS Custos Padrão EMS Engenharia Padrão EMS Estoque Padrão EMS Faturamento Padrão EMS Fluxo de Caixa Padrão EMS Importação Padrão EMS Obrigações Fiscais Padrão EMS Patrimônio Padrão EMS Planejamento Padrão EMS Produção Padrão EMS Recebimento Padrão EMS Exportação Rotinas Específicas EMS Orçamentos Rotinas Específicas EMS Pedidos Rotinas Específicas * Tratamento Térmico Módulo Específico Fonte: Elaborado pelo Autor. 14

24 3 - VANTAGENS Segundo (SEDDON, 2000) os benefícios gerados por um projeto de implantação de Sistemas ERP podem ser avaliados em cinco dimensões, onde cada dimensão contém um conjunto de sub-dimensões que especificam os tipos de benefícios Classificação das vantagens: As dimensões são descritas a seguir e sumarizadas na Tabela 6. Os benefícios apresentados foram classificados considerando-se a visão gerencial, sem considerar custos. Descrição das Dimensões da Tabela 6: Dimensão 1: Benefícios Operacionais A tecnologia da informação historicamente é utilizada para cortar custos e automatizar processos básicos e operações repetitivas. Existem evidencias que investimentos em TI para otimizar processos e automatizar transações provêem benefícios de negócio melhorando a performance de processos e o volume de operações. Como os Sistemas ERP automatizam processos de negócio e promovem a mudança de processos, eles oferecem os seguintes tipos de benéficos nessa dimensão: redução de custo, ganho de performance e produtividade, melhora da qualidade, melhora dos serviços a clientes. Dimensão 2: Benefícios Gerenciais Com um banco de dados centralizado e com sua capacidade de construir dados de análise, os Sistemas ERP são capazes de oferecer benefícios gerenciais através da disponibilização de informações. Benefícios de informação auxiliam a organização a obter melhores recursos gerenciais, melhorando o planejamento, a tomada de decisão e a performance operacional em diferentes divisões da organização. Os seguintes tipos de benefícios são oferecidos nessa dimensão: melhores recursos de gerencia, melhora no planejamento e tomada de decisão, melhora de performance. Dimensão 3: Benefícios Estratégicos 15

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