X PRÊMIO SUL-MATO-GROSSENSE DE GESTÃO PÚBLICA CATEGORIA PRÁTICAS E IDEIAS INOVADORAS NA GESTÃO ESTADUAL

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1 X PRÊMIO SUL-MATO-GROSSENSE DE GESTÃO PÚBLICA CATEGORIA PRÁTICAS E IDEIAS INOVADORAS NA GESTÃO ESTADUAL APRIMORAMENTO DA GESTÃO PÚBLICA COM ÊNFASE EM RESULTADOS E IDEIAS INOVADORAS 1. NOME DA PRÁTICA OU IDEIA INOVADORA: Implantação e Implementação do Sistema de Informação Rede SUAS/MS. 2. CARACTERIZAÇÃO DA SITUAÇÃO ANTERIOR: A Secretaria de Estado de Trabalho e Assistência Social (SETAS), com base na Norma Operacional Básica do Sistema Único de Assistência Social (NOB/SUAS), no que tange aos incentivos à gestão do Estado na Assistência Social, para fortalecer a capacidade de atuação, inclusive no desenvolvimento e implementação de sistemas, apresentou em 2009 o Projeto: Implantação e Implementação do Sistema de Informação Rede SUAS/MS, partindo da premissa de que um sistema de informação on-line constitui ferramenta essencial à implementação do Sistema Estadual de Assistência Social SUAS/MS. O Estado de Mato Grosso do Sul, em cumprimento às competências estabelecidas na Lei Orgânica de Assistência Social (LOAS) de cofinanciar, monitorar e avaliar a Política de Assistência Social e assessorar os municípios para seu desenvolvimento, executava suas ações com registros pontuais e manuais, resultando num acúmulo de documentos e burocracia na liberação de recursos para o atendimento aos usuários. A iniciativa para elaboração do Projeto deu-se pela necessidade de informatizar os diversos instrumentais de gestão existentes, assim como, agilizar o processo de cofinanciamento do Fundo Estadual de Assistência Social para os municípios e o monitoramento do cumprimento das exigências do nível de gestão municipal do SUAS. Outro diferencial para sua implantação foi a aprovação do Pacto de Aprimoramento da Gestão do SUAS, firmado com o Governo Federal em 2008, que dentre as metas estabelecidas e recursos disponibilizados, previa a instalação e coordenação do Sistema Estadual de informação, monitoramento e avaliação das ações de assistência social, de âmbito estadual e regional, por nível de proteção básica e especial, em articulação com os sistemas municipais, validado pelo Sistema Federal.

2 O Projeto trouxe em seu bojo o propósito de Mato Grosso do Sul colocar-se à disposição da Secretaria Nacional de Assistência Social SNAS/MDS, para ser, na época, o Estado piloto na implementação do Sistema de Informação em Gestão Social SIGS/SUAS, com base nos elementos apresentados em sua fundamentação. O Sistema de Informação Rede SUAS/MS teve por finalidade precípua, empreender ações para desenvolvimento de práticas voltadas para gestão por resultados, contribuindo para o processo de consolidação de uma administração participativa e democrática nos Órgãos Gestores Estadual e Municipais, por meio da modernização tecnológica, transformando o Estado, de fato, em referência nacional na área da gestão da informação, para a Política de Assistência Social. 3. DESCRIÇÃO DA PRÁTICA OU DA IDEIA INOVADORA: 3.1. Objetivos que se propõe e resultados visados: Como objetivo geral, o Projeto previa a criação de um Sistema de Informação que possibilitasse a mensuração da eficiência, eficácia e efetividade das ações do Sistema Estadual de Assistência Social, auxiliando os processos de tomada de decisão estadual e municipal em consonância com o Sistema Rede SUAS/SNAS/MDS. Já os objetivos específicos focavam monitorar e avaliar os órgãos gestores de assistência social dos 78 municípios do Estado (quantitativo da época. Hoje já são 79 municípios), auxiliando no planejamento, controle, coordenação e análise da gestão social e financeira dos mesmos; trabalhar dados operacionais e gerenciais, visando à criação de indicadores de processos e resultados e as análises daí decorrentes; integrar as bases de dados de interesse para o campo socioassistencial. Como resultados visados, a utilização da Tecnologia da Informação como fator estratégico contribuiu para que o Sistema Estadual de Assistência Social SUAS/MS, agilizasse e otimizasse processos/fluxos e oportunizasse a maximização de níveis de eficiência, eficácia e efetividade das ações de assistência social, com parâmetros claros e comuns de produção, tratamento e disseminação da informação pública transformada em informação social válida e útil, que efetivamente incida em níveis de visibilidade social. Para além do compromisso com a modernização administrativa, o desenvolvimento tecnológico, associado à preocupação determinante com o processo de democratização da

3 política, requer insumo para construção de indicadores de impacto, implicações e resultados da ação da política e das condições de vida de seus usuários. Dessa forma, é imprescindível combinar a adoção de estratégias de intervenção com a utilização de ferramentas tecnológicas adequadas. Assim, é de fundamental importância à implantação de sistemas informatizados de gestão, financiamento, controle social, rede socioassistencial e usuários da Política de Assistência Social do Estado de Mato Grosso do Sul, que possibilitasse o monitoramento e avaliação, baseado em indicadores de processo, de resultado e de impacto Público alvo da prática inovadora: O público alvo do Sistema de Informação Rede SUAS/MS envolve a gestão e o controle social do Estado e de todos os Municípios, ou seja, a SETAS, as Secretarias Municipais de Assistência Social, os Conselhos Estadual e Municipais de Assistência Social, e brevemente, os Conselhos Municipais de Direitos da Criança e do Adolescente e Conselhos Tutelares Concepção e trabalho em equipe: A concepção e elaboração do Sistema de Informação Rede SUAS MS deu-se pela Coordenadoria de Apoio à Gestão do SUAS (CAGSUAS), ligada à Superintendência da Política de Assistência Social (SUPAS) da SETAS, mediante o grande volume de documentos e informações de gestão, trabalhados e arquivados por meio físico (papel). Na primeira etapa de desenvolvimento do Sistema, a Comissão Intergestores Bipartite (CIB/MS) instalou uma Câmara Técnica para discutir com técnicos da SETAS e representantes dos municípios, estes contemplados por diferentes portes populacionais e regiões do Estado, as demandas e sugestões para o esquema de criação do Rede SUAS MS apresentado no Projeto.

4 Esquema de criação do Sistema de Informação Rede SUAS MS No processo de desenvolvimento dos módulos do Sistema Rede SUAS MS foram envolvidos diversos agentes da SETAS, cuja área de atuação estivessem diretamente ligada ao produto, sob supervisão e coordenação geral da CAGSUAS. O desenvolvimento lógico do Sistema ficou sob a responsabilidade de analistas de sistemas da Unidade Gestora de Sistemas Departamentais UGSD, da Superintendência de Gestão da Informação SGI, diretamente ligada à Secretaria de Estado de Fazenda SEFAZ. Atualmente conta com um analista de sistemas da SGI, responsável pelo gerenciamento e desenvolvimento dos módulos do Rede SUAS/MS Ações e etapas de implementação: A fase preliminar do Projeto contou com: I. Levantamento de dados para análise situacional; II. Elaboração da versão preliminar do Projeto; III. Levantamento de custos; IV. Encaminhamento da versão preliminar do Projeto à Câmara Técnica da CIB/MS e para a Assessoria da Gestão Interna da Informação/SNAS/MDS, para críticas e sugestões; V. Readequação do Projeto; VI. Pactuação do Projeto pela Comissão Intergestores Bipartite CIB/MS; VII. Apreciação e aprovação do Projeto no Conselho Estadual de Assistência Social CEAS/MS. O período de implantação contou com as seguintes etapas: I. Estabelecimento de parceria com a SGI para o desenvolvimento do Sistema;

5 II. Autorização do Governo do Estado para utilizar o Sistema de Informação em Gestão Social (SIGS) como provedor do Módulo Rede SUAS MS; III. Desenvolvimento e implantação gradativa dos Módulos do Sistema Rede SUAS MS; IV. Aquisição de equipamentos de informática para a utilização do Sistema Rede SUAS MS pela equipe técnica da CAGSUAS e a substituição do servidor central no SGI. V. Acompanhamento e alimentação do Sistema em sua fase de implantação e correções necessárias; VI. Elaboração do Manual de utilização do Sistema Rede SUAS MS e do Termo de Responsabilidade do Usuário; VII. Treinamento e cadastro dos usuários do Sistema Rede SUAS MS: técnicos da SETAS e dos Municípios; VIII. Cedência de um microcomputador completo para cada Secretaria Executiva dos Conselhos Municipais de Assistência Social, para acessar e alimentar o Sistema. Atualmente, o Rede SUAS MS recebe acompanhamento diário da CAGSUAS, tanto na alimentação como no aprimoramento e desenvolvimento de novos Módulos.

6 4. RECURSOS UTILIZADOS: 4.1. Descrição dos recursos humanos, financeiros, materiais, tecnológicos, entre outros: Durante a concepção do Projeto, bem como a implantação do Sistema Rede SUAS/MS que ocorreu em 2009, foi utilizado, primordialmente, o recurso humano (técnicos) da Coordenadoria de Apoio à Gestão do SUAS (CAGSUAS), com o apoio dos demais técnicos da Coordenadoria de Proteção Social Básica (CPSB) e Coordenadoria de Proteção Social Especial (CPSE). Todo o processo foi monitorado pela Superintendência da Política de Assistência Social (SUPAS). Em referência ao desenvolvimento do Sistema, o mesmo foi desenvolvido por analistas de sistemas da Unidade Gestora de Sistemas Departamentais (UGSD), setor este vinculado à Superintendência de Gestão da Informação (SGI). O aporte financeiro para a implantação do Sistema Rede SUAS MS foi viabilizado via recurso federal, por meio da Portaria MDS nº 432/ Incentivo Financeiro ao Aprimoramento da Gestão dos Estados e do Distrito Federal (IGE), que foi destinado para aquisição de equipamentos, conforme quadro demonstrativo abaixo: Descrição Quantidade Vr. Unit. Valor Total Microcomputador Intel Core2 e monitor LCD , ,00 Microcomputador M Giganews , ,00 Estabilizador de voltagem 95 48, ,00 Roteador Wireless ,00 750,00 Nobreak NHS Mini 600VA , ,00 Projetor Multimidia Datashow , ,00 Quadro branco 02 94,50 189,00 Poltrona giratória , ,94 Poltrona fixa , ,00 Notebook , ,00 Estação de Trabalho em X com suporte CPU , ,00 Condicionador de ar BTUS ,00 930,00 Condicionador de ar BTUS , ,00 Câmara Digital 7.2 MP , ,01 TOTAL: ,95 Dos recursos investidos na operacionalização do Projeto, podemos afirmar que o Governo do Estado disponibilizou a mão de obra técnica já existente nos órgãos e a modernização dos equipamentos de informática e mobiliários adquiridos com recursos do Governo Federal, que na ocasião, de forma inédita, foram destinados para a área de gestão. Quanto ao aspecto tecnológico, a SGI possui toda infraestrutura necessária para hospedagem e desenvolvimento do SIGS Rede SUAS/MS. Os computadores possuem

7 configuração compatível com a tecnologia desenvolvida e o link de internet suporta o acesso de todos os usuários do Estado. Atualmente, todos os agentes envolvidos com o Sistema RedeSUAS MS na SETAS, possuem equipamentos novos, compatíveis com a linguagem de programação que é necessária à realização dos trabalhos com mais agilidade e eficiência. O maior aporte financeiro para aquisição e manutenção dos equipamentos é proveniente dos recursos oriundos do Índice de Gestão Descentralizada Estadual (IGD-E), disponibilizados pelo Governo Federal, via Fundo Nacional de Assistência Social Por que considera que houve utilização eficiente dos recursos na prática ou ideia? Antes da implantação do Rede SUAS/MS, todo o acompanhamento da Política de Assistência Social no Estado era desenvolvido por meio de relatórios, ofícios, telefonemas e s. Para cumprimento da legislação vigente, os instrumentais de gestão eram todos impressos e encaminhados via correio, acarretando num número elevado de documentos para análise, e posterior, arquivamento. Isso tornava qualquer processo muito mais oneroso, burocrático e moroso. A utilização eficiente dos recursos oriundos do governo federal, possibilitou investimentos de baixo custo na construção do Sistema Rede SUAS/MS. Atualmente, a manutenção do Sistema resume-se praticamente a substituição de equipamentos, quando necessário. 5. CARACTERIZAÇÃO DA SITUAÇÃO ATUAL: 5.1. Mecanismos ou métodos de monitoramento e avaliação de resultados e indicadores utilizados: O monitoramento do Sistema Rede SUAS MS é executado por meio de um exame contínuo, realizado pelo analista de sistemas do SGI e pelos técnicos da CAGSUAS, para verificar como estão sendo executadas as atividades no dia a dia, tanto pelos técnicos municipais, quanto pelos próprios colaboradores da SETAS. Com o monitoramento das informações sobre recursos, atividades, produtos e ocorrências no preenchimento, fica muito mais fácil efetuar uma boa avaliação da política desenvolvida no Estado.

8 5.2. Resultados quantitativos e qualitativos concretamente mensurados: Após a implantação do Sistema, a Política de Assistência Social no Estado avançou muito, proporcionando aos seus usuários maior segurança e precisão nas informações. Dentre os resultados obtidos, podemos destacar: Desburocratização, redução de custos e tempo na formalização do processo, repasse fundo a fundo e prestação de contas dos recursos do Fundo Estadual para os Fundos Municipais de Assistência Social, proporcionando maior controle dos gastos do recurso estadual; Melhoria no acesso às informações estaduais e municipais da Política de Assistência Social, proporcionando relatórios mais precisos e rápidos, com menor esforço, por meio da informatização dos instrumentais de gestão; Melhoria na orientação e assessoramento estadual fornecido aos municípios do Estado; Auxílio nos processos de tomada de decisão na esfera estadual e municipal, por exemplo, nos critérios adotados para partilha dos recursos estaduais destinados ao cofinanciamento dos serviços socioassistenciais e concessão dos benefícios eventuais. Melhoria na estrutura organizacional, otimizando o fluxo de informações com os municípios e dentro da própria SETAS. 6. LIÇÕES APRENDIDAS: 6.1. Soluções adotadas para a superação dos principais obstáculos encontrados: Dentre os problemas encontrados na implantação do Sistema de Informação da Política de Assistência Social no Estado, podemos destacar o gerado pela resistência dos colaboradores às transformações que inevitavelmente são impostas, o que nos levou a refletir sobre possíveis soluções para minimizá-los. Constatou-se, então, a necessidade de gerenciar a implantação do Rede SUAS/MS não apenas no aspecto tecnológico, mas principalmente no que diz respeito à participação dos colaboradores. Assim, foram realizadas capacitações para conscientização da importância do Sistema de Informação, bem como a elaboração de manuais de utilização, além de oficinas práticas para manuseio do sistema. Outro fator a destacar é a constante atualização da legislação que rege a Política de Assistência Social. Para driblar esse percalço, o aprimoramento das ferramentas disponíveis

9 no Rede SUAS/MS é constantemente realizado, como forma de acompanhar as evoluções implantadas, bem como atender as novas demandas apresentadas. A informatização do processo de cofinanciamento estadual (Plano de Ação e Demonstrativo Sintético Físico Financeiro), CMAS, Relatório de Gestão, e recentemente, o Relatório de Monitoramento e Plano de Providências, puderam otimizar e agilizar o trabalho técnico da SETAS e dos municípios. Assegurando seu preenchimento por meio de pactuações na CIB/MS e utilização de dados para diversas ações, tais como: CapacitaSUAS, partilha de recursos do FEAS, regionalização dos serviços socioassistenciais, dentre outros Fatores críticos de sucesso: Com a informatização dos instrumentais de gestão houve uma grande revolução no processo de trabalho interno da SETAS, pois reduziu a incidência de erros no preenchimento dos mesmos, otimizando o tempo demandado para análise e assessoria aos municípios. Em destaque, a experiência no trabalho realizado no cofinanciamento dos municípios, via Rede SUAS/MS, foi um marco na história da Política de Assistência Social em Mato Grosso do Sul, encurtando drasticamente o tempo de repasse dos recursos, informatizando e desburocratizando o cofinanciamento das ações e respeitando os municípios como entes federados autônomos. Dessa forma, o recurso do Governo do Estado chega de forma mais rápida e desburocratizada para as entidades de assistência social (governamental e não governamental), melhorando os serviços prestados aos usuários Por que a prática pode ser considerada uma inovação? A implantação do Sistema de Informação Rede SUAS possibilitou apoio às decisões e suporte gerencial, bem como o processamento das transações financeiras da Assistência Social do Estado e dos municípios de MS, cumprindo dessa forma, a meta estabelecida no Pacto de Aprimoramento da Gestão do SUAS, firmado junto ao Governo Federal. O Rede SUAS/MS compreende uma série de componentes integrados que, ao interagir, coletam (entrada), armazenam (processo) e disseminam os dados e informações (saída). O Sistema engloba desde 2009, toda a rede socioassistencial cofinanciada pelo Fundo Estadual de Assistência Social FEAS, com critérios de partilha e sistemática de financiamento, contemplando 100% dos municípios do Estado. Os critérios de partilha possibilitam aos órgãos gestores municipais aplicar os recursos na proteção social básica e

10 especial, por pisos de proteção, de acordo com as especificidades locais, respeitando a autonomia do ente federado e conselhos municipais de assistência social. Desde 2012 a prestação de contas do FEAS também passou a ser on-line, via Rede SUAS/MS. Com isso, a burocracia e o prazo no repasse de recursos mensais e na prestação de contas anual dos mesmos diminuíram consideravelmente. Hoje o Rede SUAS/MS associa instrumentos e condições tecnológicas para a coleta e tratamento das informações, como as operações de gestão, financiamento e controle social. Permite, ainda, reforçar e ampliar os instrumentos de produção de indicadores sociais, no sentido de apoiar as decisões dos gestores municipais e estadual e orientar a formulação e reformulação dos programas, projetos e serviços da política de assistência social no atendimento da população vulnerável do Estado de Mato Grosso do Sul. Assim, o Rede SUAS/MS torna-se cada dia mais, um instrumento de inovação tecnológica de suma importância, por ser um recurso organizacional estratégico que atua como suporte para o desenvolvimento do Sistema Único de Assistência Social, no Estado de Mato Grosso do Sul.